Zeitmanagement präsentation

Zeitmanagement

Freie Universität Berlin WS 2012/13 Soft Skills Katharina Stenin 20.11.2012

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Inhalt 1. 2. 3. 4. 5.

Definition Zielsetzung Planung Optimierung und Effizienz Management von Abweichungen

Zeitmanagement • Folge von Schritten um mit der Zeit besser zurechtzukommen • Organisation von Aufgaben und Terminen innerhalb begrenzter Zeit • Erfolgreiche Gestaltung des beruflichen und privaten Lebens • Vermeidung von negativem Stress

Kreislauf der Ziellosigkeit

„Zeitmanagement: TaschenGuide“ Prof. Dr. J. Knoblauch, H.Wöltje

Zielsetzung • • • • • •

Klare Definition der Eigenschaften Positiv motivierend Erreichbar Messbar Machbar Schriftliche Festhaltung

Planung

80/20- Regel nach Pareto

„Zeitmanagement: TaschenGuide“ Prof. Dr. J. Knoblauch, H.Wöltje

Optimierung und Effizienz

• Bündelung gleichartiger Aufgaben • Wichtiges zuerst bearbeiten • Selektion von Aufgaben – unnötiges weglassen

Prioritäten setzen: Eisenhower-Prinzip 1. 2. 3. 4.

A: wichtig und dringend B: wichtig C: dringend D: weder noch

Balance finden • • • •

Druckpunkte Konflikte Arbeitssituation Beziehungen

Motivation • mind. 15 min pro Tag Auszeit • Burn-out vorbeugen • Ausgleich zur Arbeit schaffen • Sitzende Tätigkeit => Sport • Körperliche Belastung => Erweiterung des geistigen Horizonts

Planung der Aufgaben und der Zeit

„Zeitmanagement: TaschenGuide“ Prof. Dr. J. Knoblauch, H. Wöltje

Planung der Aufgaben und der Zeit

„Zeitmanagement: TaschenGuide“ Prof. Dr. J. Knoblauch, H. Wöltje

Tagesplanung • To-do-Liste •

Planung am Vorabend

•

Prioritäten vergeben

•

Kleine Aufgaben zusätzlich

•

Separate Liste für ungelöste Aufgaben

•

Planung nach Kieselsteinprinzip

Checklisten

„Zeitmanagement: TaschenGuide“ Prof. Dr. J. Knoblauch, H. Wöltje

Wann Checklisten? • • • •

Projektplanung Bewerbungsgespräch Kontrolle durchführen (z.B. Projektkosten) Urlaub fahren

Weitere Zeitplaner • Einfache Zeitplanbücher • Kalender mit Platzhaltern für Einträge

• Professionelle Zeitplanbücher • Mit Vorlagen für Wochen- und Jahresplanung • erweiterbar

Weitere Zeitplaner • Smartphones • Intergrierte Aufgabenplanung • Kalender mit Tagesplanung

• Microsoft Outlook • E-Mails • Kalenderfunktion • Aufgabenverwaltung

Zeitfresser

„Zeitmanagement: TaschenGuide“ Prof. Dr. J. Knoblauch, H. Wöltje

Störungen vorbeugen • • • •

„stille Stunden“ anlegen leise Musik als Ablenkung von Lärm/Gesprächen nach Unterbrechung ohne „Umschweife“ nach Plan weiter Bei Small Talk - gleich zum Thema, konsequent bleiben

 Aufschieben unangenehmer, schwieriger Aufgaben vermeiden

Störungen vorbeugen

„Zeitmanagement: TaschenGuide“ Prof. Dr. J. Knoblauch, H.Wöltje

Schreibtisch- Ordnung • • • • •

Unordnung = Ablenkung Papierkorb nutzen Thematische Ablage Mappen beschriften Nach Priorität sortieren

Zeit einsparen beim .. • Lesen • nur das nötige

• E-Mails checken/schreiben • • • •

Ordner anlegen Betreffzeile ausfüllen Keine langen Formulierungen Kürzel benutzen

Gewohnheiten ändern • Innere Einstellung, Motivation • Analyse der Situation  Zeitfresser vermeiden

Quellen •

„Zeitmanagement“ von Eva Engelmeyer, Rolf Meier,Rolf Meier

•

„Zeitmanagement: TaschenGuide“ von Prof. Dr. J. Knoblauch,Jörg Wöltje

•

http://www.tempus.de

•

http://www.arbeitsratgeber.com/zeitmanagement_0213.html

•

http://www.studis-online.de/Studieren/Lernen/zeitmanagement.php

Viel Erfolg!

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