Workflow y Groupware

Workflow El Flujo Flujo de trabaj trabajo o (workf (workflow low en inglés) inglés) es el estu estudi dio o de los los aspe aspect ctos os operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la info inform rmac ació ión n que que sopo soport rta a las las tare tareas as y cómo cómo se le hace hace segu seguim imie ient nto o al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri. Petri. Las redes de Petri representan una alternativa para modelar sistemas, sus características hacen que, para algunos problemas las redes de Petri funcionen de una manera natural. Las PN como como ahora ahora conoce conocerem remos os a las redes de Petri Petri (Petri (Petri Net) Net) fueron fueron inve invent ntad adas as por por el alem alemán án Karl Karl Adam Adam Petr Petrii en 1962 1962.. En su tesi tesis s doct doctor oral al “kommunikation mit automaten” (Comunicación con autómatas), establece los fundamentos para el desarrollo teórico de los conceptos básicos de las PN. Las PN son consideradas una herramienta para el estudio de los sistemas. Con su ayuda podemos modelar el comportamiento y la estructura de un sistema, y llevar el modelo a condiciones límite, que en un sistema real son difíciles de lograr o muy costosas. Ejemplo:

Se tiene una sola línea para atender a 100 clientes. Los tiempos de llegada de los clientes serán valores sucesivos de la variable aleatoria ta, los tiempos de serv servic icio io está están n dado dados s por por la vari variab able le alea aleato tori ria a ts, ts, y N es el núme número ro de servidores. Este modelo en su estado inicial tiene la cola vacía y todos los servidores en estado de espera. La red de Petri para este escenario se muestra en la figura 2.7. Figura 2.7: Ejemplo de una red de Petri

Los estados están etiquetados con letras mayúsculas y las transiciones con minú minúsc scul ulas as.. Las Las etiq etique ueta tas s de los los sitio sitios s tamb tambié ién n será serán n usad usados os como como las variables de cuyos valores son los tokens. Las Las aris arista tas s tiene tienen n etiq etique ueta tas s que que podrí podrían an repr repres esen enta tarr las las func funcio ione nes s de transición, las cuales especifican el número de tokens eliminados o agregados cuando una transición es activada. El estado A inicialmente contiene la llegada de 100 clientes; el sitio B evita que los clientes entren más de una vez; el sitio Q es la fila que realizan los clientes cuando tienen que esperar a que se les atienda. El estado S es donde los servidores ociosos esperan la oportunidad para trabajar, y el sitio E cuenta el número de clientes que abandonan el sistema. El estado inicial implica que los sitios tengan los siguientes valores: • A = 100 •B=1 •Q=0 •S=N •E=0 La transición a sirve para modelar a los clientes que entran al sistema y la transición b modela a los clientes cuando están siendo atendidos.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, información, una parte arte esen esenc cial ial del del softw oftwar are e para ara trabajo trabajo colaborativ colaborativo o (groupware) es justamente el flujo de trabajo. Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow (workflow)) automatiza la secuencia de acci accion ones es,, acti activi vida dade des s o tare tareas as util utiliz izad adas as para para la ejec ejecuc ució ión n del del proce proceso so,, incl incluy uyen endo do el segui eguim mient iento o del del esta estado do de cada cada una una de sus sus etap etapas as y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Se pueden distinguir tres tipos de actividad: •

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Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo. Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su prop propio io con conjun junto parti articu cula lar, r, establ tablec ecie iend ndo o los los mecan ecanis ism mos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final. Actividade Actividades s de coordinaci coordinación. ón. un conjun conjunto to de usuario usuarios s trabaj trabajan an en correlación sobre un punto en particular coordinando sus actividades.

Objetivos de un sistema de workflow •

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Reflej Reflejar, ar, mecan mecaniza izarr y automa automatiz tizar ar los métod métodos os y organi organiza zació ción n en el sistema de información. Esta Estab blece lecerr los los mecanis anism mos de contr ontrol ol y segui eguim mient iento o de los los procedimientos organizativos. Inde Indepe pend ndiz izar ar el méto método do y flujo flujo de trab trabaj ajo o de las pers person onas as que que lo ejecutan. Facilitar la movilidad del personal. Soportar procesos de reingeniería de negocio. Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

Sistemas de workflow El prop propós ósit ito o de los los sist sistem emas as de work workfl flow ow,, o BPMS BPMS (Bus (Busin ines ess s Proc Proces ess s Management Systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de workflow facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias. Existe Existen n en el merca mercado do varios varios produc productos tos como como ser FlowMi FlowMind, nd, openE openEDMS DMS,, wf.com.mx, cardiff, IBM, etc.

Groupware

Software Software colaborativ colaborativo o(gro (group upwa ware re en ingl inglés és)) se refi refier ere e al conj conjun unto to de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, trabajo, conectadas a través de una red (Internet o intranet). intranet).

Historia En su form forma a mode modern rna, a, el conc concep epto to ha sido sido prop propue uest sto o por por el prog progra rama ma informático de Lotus con la aplicación popular  Lotus Notes relacionado con un servidor  Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos como el NLS. NLS. Ejemplo: El progra programa ma informá informátic tico o que utiliz utiliza a Wikipedia es un prog progra rama ma informático informático colaborativo colaborativo que además además es software software libre por lo que ha sido diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en cuanto a tratos o sin las limitaciones de jerarquización social.

Tipos de colaboración El software colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboració colaboración-com n-comunica unicación, ción, herramientas herramientas de conferenc conferencia ia y herramient herramientas as de gestión colaborativa o en grupo. •

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Herramienta Herramientas s de comunicac comunicación ión electr electróni ónica ca que envía envían n mensa mensajes jes,, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo: Correo electrónico. electrónico. o Correo de voz. o Publicación en Web. o

Herram Herramien ientas tas de conferencia que que faci facili lita tan n la comp compar arti tici ción ón de información, de forma interactiva (colaboración sincrónica), como por  ejemplo: Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de o presentación compartido que cada usuario puede modificar.

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Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes. Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que comparten señales de audio o video. Salas de Chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes. Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias inte integr grad ado o en una una sala sala.. Esta Estas s sala salas s suel suelen en dis dispone ponerr de un avanza avanzado do sistem sistema a de sonido sonido y presen presentac tación ión que que permit permite e una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.

Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo: Cale Calend ndar ario ios s elec electr trón ónic icos os - para para acor acorda darr fech fechas as de even evento tos s o autom automátic áticame amente nte y enviar enviar notific notificaci acione ones s y record recordato atorios rios a los participantes. Sist Sistem emas as de gest gestió ión n de proy proyec ecto tos s - para para orga organi niza zarr y hace hacer  r  o seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza. Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y o docume documento ntos s en un proce proceso so organi organiza zado do de forma forma estruc estructur turada ada (burocracia). Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, o gestionar y compartir varios tipos de información. Sist Sistem emas as de sopo soport rte e a rede redes s soci social ales es - para para orga organi niza zarr las las o relaciones de colectivos.