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MICROSOFT WORD 2007
MALA DIRETA Danielle Rimolo Rossi
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Microsoft Word 2007 – Mala Direta de Danielle Rimolo Rossi
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SUMÁRIO
MALA DIRETA ................................................................................................................................. 4 MALA DIRETA UTILIZANDO ENVELOPES .................................................................................. 15 MALA DIRETA UTILIZANDO ETIQUETAS................................................................................... 21 EDITAR LISTA DE DESTINATÁRIO ............................................................................................. 36
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MALA DIRETA
O Recurso de mala direta do Word é muito útil quando você desejar enviar uma correspondência para muitas pessoas, sendo que esta correspondência tem o mesmo tipo de informação, como por exemplo uma propaganda, um comunicado, entre outros . Cada documento tem o mesmo texto e formato, no entanto o conteúdo é personalizado, podendo conter, por exemplo, o nome de cada cliente.
Durante o processo de criação da mala direta você vai trabalhar com três documentos: • O Documento Principal • A Fonte de Dados • O Documento de Mesclagem. Documento Principal: Este documento será o modelo que conterá o texto padrão que você deseja que aparecá em todos as correspondências, assim como o formato geral do mesmo. Este documento pode ser uma carta, um envelope ou uma etiqueta.
+
Fonte de dados:
Documento de Mesclagem:
Este documento será seu banco de dados, que conterá as informações que serão personalizadas de uma carta para outra, como por exemplo, o nome, endereço, etc.
Por último você irá mesclar o Documento Principal com sua Fonte de Dados, criando assim um terceiro documento. Será este documento que você vai enviar para as pessoas.
=
Como exemplo para você aprender a trabalhar com a mala direta, iremos criar uma carta de cobrança que será enviada para cinco pessoas. 4 Todos os Direitos reservados Copyright © 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica
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O 1˚ passo para criação da Mala Direta é definir que formato terá o seu Documento Principal, ou seja, se ele será uma carta, um envelope, uma etiqueta ou outra coisa. Como fazer: 01) Abra o Microsoft Word 2007
02
Clique na guia
Correspondências
03
Clique no botão Iniciar Mala Direta.
04 Clique na opção Cartas
Com este comando você definiu que o Documento Principal (folha em branco na tela) será uma carta.
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ATENÇÃO
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O Documento Principal, será aquele que conterá as informações padrão que aparecerão em todas as cartas, como por exemplo, o texto geral da carta, o formato, o tipo de letra que será usado, o tamanho da fonte, o logotipo da empresa, etc.
Por enquanto vamos deixar a nossa carta em branco, mais adiante voltaremos a trabalhar com ela. O segundo passo é a criação do documento Fonte de dados: 05
Clique no botão Selecionar destinatários
06
Selecione a opção Digitar Nova Lista...
A seguinte caixa de diálogo se abre: 07
Nesta etapa você deverá inserir os dados das pessoas que receberão sua mala direta. Mas antes disso você precisa definir quais as informações terão no seu banco de dados, como por exemplo nome, endereço, telefone, etc. Para isso clique no botão Personalizar Coluna...
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Observe que nesta janela aparecem algumas sugestões de itens (campos) que poderão aparecer na sua Fonte de Dados, mas você pode adicionar novos itens ou excluir os já existentes.
No exemplo a seguir você vai remover alguns itens (campos) que não serão necessários para a nossa carta de cobrança. 09 Clique no campo Nome da empresa. 10 Clique no botão Excluir.
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A seguinte caixa de diálogo aparece:
11
Clique no botão Sim.
Repare que o campo foi excluído da lista. 12) Usando o mesmo procedimento exclua também os seguintes campos da lista: • • • • •
Título Linha de endereço2 País ou região Telefone comercial Endereço de email.
13) Agora vamos adicionar um novo campo a nossa lista: 14 Clique em 15 Adicionar... Digite aqui o nome do novo campo: Data Vencimento.
16 Clique em OK
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Observe que o novo campo foi adicionado a sua lista. 17) Clique no botão OK. A seguir você vai preencher as informações da sua Fonte de Dados:
18 Observe que o cursor está piscando no campo Nome. Digite o seguinte nome neste campo: Fernando.
19) Aperte a tecla Tab (ela fica em cima da tecla Caps Lock ou Fixa) no teclado, para passar o cursor para o campo Sobrenome. 20) Digite: da Silva 21) Aperte a tecla Tab novamente e siga preenchendo o restante dos campos: Linha de endereço 1, Cidade, Estado, CEP, Telefone residencial e Data Vencimento.
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Quando terminar de preencher o primeiro registro, clique no botão Nova Entrada para preencher os dados de outra pessoa. Preenchar os dados de mais 4 pessoas.
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Quando terminar, clique no botão OK.
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A caixa de dialogo Salvar lista de endereços aparecerá:
24
Digite o seguinte nome para a sua Fonte de Dados: Meus clientes, depois clique no botão Salvar.
Pronto, você terminou de preencher seu banco de dados (Fonte de Dados) e ele já está salvo. Agora você vai terminar de preencher o Documento Principal, ou seja, o documento em branco aberto na tela. Neste documento iremos digitar o texto padrão que aparecerá em todas as cartas. 25) Digite: Caro(a) e aperte a tecla de espaço no teclado. 26
Clique na seta do botão Inserir Campo de Mesclagem.
27 Clique no campo Nome
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Realizando esta operação você está dizendo para o Word que os nomes dos clientes deverão aparecer naquele local da folha. 28) Aperte mais uma vez a barra de espaço. 29) Clique novamente no botão Inserir Campo de Mesclagem e selecione o campo Sobrenome. 31) Aperte a tecla Enter no teclado. Seu texto deve estar como mostrado abaixo: Caro(a) «Nome» «Sobrenome» 32) Continue digitando a sua carta de cobrança conforme modelo abaixo: 33
Aqui você deve inserir o campo Data vencimento.
Caro(a) «Nome» «Sobrenome» Informamos que a prestação de seu financiamento cuja data de vencimento é «Data vencimento» consta em aberto no nosso sistema, favor entrar em contado conosco para regularizar a situação o mais breve possível. Caso o pagamento já tenha sido efetuado desconsidere este aviso. Atenciosamente, João da Silva
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34) Após preencher a carta de cobrança, salve este documento com o nome de Modelo Carta de Cobrança. 35
Clique no botão Concluir e Mesclar.
36
Selecione a opção Editar Documentos Individuais...
A seguinte caixa de diálogo aparece:
37
Selecione a opção Todos.
38
Clique em OK
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Observe que o Word criou um terceiro documento (Documento de Mesclagem) contendo todas as cartas preenchidas com os nomes dos clientes que foram inseridos no seu banco de dados.
39) Use a barra de rolagem para visualizar as outras cartas.
A mala direta automatiza muito a vida de quem precisa enviar muitas correspondência. Imagine se você tivesse que preencher manualmente 1.000 cartas, trocando nome por nome antes de enviar.
40) Salve este documento com o nome de Cartas. 41) Feche o Microsoft Word. 14 Todos os Direitos reservados Copyright © 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica
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MALA DIRETA UTILIZANDO ENVELOPES Imagine que após terminar sua carta de cobrança você deseja imprimir num envelope o endereço de cada um dos clientes.
Como fazer: 01) Abra o Microsoft Word 2007 02 Clique na guia Correspondências
03 Clique no botão Iniciar Mala Direta. 04 Clique na opção Envelopes...
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A seguinte caixa de diálogo aparece: 05 Clique nesta seta e selecione o tamanho do envelope que você usará.
06
DICA
Clique na guia Opções de impressão.
Se o tamanho do envelope que você está usando não aparecer na lista, clique na opção Tamanho personalizado..., bem no final da lista e digite as medidas desejadas.
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08
Selecione o modo como o envelope será colocado na impressora.
Clique no botão OK
A seguir você vai utilizar a mesma fonte de dados que criou para digitar a carta de cobrança:
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Clique no botão Selecionar destinatários
10
Selecione a opção Usar Lista Existente...
A seguinte caixa de diálogo aparece: 11
Clique no nome da fonte de dados criada anteriormente: Meus Clientes
12 Clique em Abrir.
Agora vamos inserir os campos nos locais desejados do envelope: 18 Todos os Direitos reservados Copyright © 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica
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13 Clique na seta do botão Inserir Campo de Mesclagem.
14
Clique no campo Nome
15) Continue adicionando os campos como mostra o exemplo abaixo:
16
Clique no botão Concluir e Mesclar.
17
Selecione a opção Editar Documentos Individuais...
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A seguinte caixa de diálogo aparece:
18
Selecione a opção Todos.
19
Clique em OK
Pronto seus envelopes estão prontos para serem impressos. 20) Feche o Microsoft Word 2007
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MALA DIRETA UTILIZANDO ETIQUETAS
Você também pode usar a mala direta para gerar um conjunto de dados e imprimí-los em etiquetas adesivas. Por exemplo, digamos que você precise imprimir em um conjunto de etiquetas o nome dos produtos de sua loja, assim como seus respectivos códigos e valores. No exemplo abaixo vamos desenvolver este projeto
COMO FAZER: 01) Abra o Microsoft Word 2007 02
Clique na guia Correspondências
03
Clique no botão Iniciar Mala Direta. 04 Clique na opção etiquetas.
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05 Clique no botão Nova etiqueta...
A seguinte caixa de diálogo aparece para você definir as medidas de suas etiquetas.
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Estas medidas normalmente constam no pacote de folhas a onde estão guardadas as etiquetas que você comprou. Se você não possuir o pacote utilize uma régua e meça cuidadosamente as dimensões de sua etiqueta. Veja o exemplo abaixo
Imagine que a folha de etiquetas que será usada é igual ao desenho abaixo, sendo que esta folha está no tamanho Carta, ou seja 21,60 cm de largura por 27,90 cm de altura, do fabricante Pimaco.
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Primeiro você vai definir o tamanho da folha de sua etiqueta, para isso clique nesta seta e selecione Carta 216 x 279 mm, pois este é o tamanho da folha que estamos usando no nosso exemplo.
Agora vamos definir a medida da Margem superior e da Margem Lateral da sua etiqueta, conforme mostra figura abaixo:
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Clique nas setas para cima ou para baixo mudando os valores contidos na caixa Margem superior até ficar com a medida de 1,27 cm.
08
Faça a mesma coisas com a margem lateral até ficar com a medida 0,48 cm.
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Agora você vai definir a Altura da etiqueta, Largura da etiqueta, Etiquetas por linha e Linhas por página. Observe o desenho abaixo para entender melhor.
Largura da etiqueta
Linhaspor página= 10
Altura da etiqueta
Etiquetas por linha = 3
09) Coloque as seguintes medidas nos itens citados acima: • • • •
Altura da etiqueta = 2,54 cm Largura da etiqueta = 6,67 cm Etiquetas por linha = 3 Linhas por página = 10
10) Clique no botão OK. 26 Todos os Direitos reservados Copyright © 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica
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Por último você vai definir a Densidade vertical, que é a distância entre a etiqueta da linha de cima com a etiqueta da linha de baixo. Quando as etiquetas não possuírem espaço entre elas, a medida da densidade vertical será a mesma da altura da etiqueta. Vamos definir também a Densidade horizontal que é a largura de cada etiqueta somada com o espaço à direita desta, conforme mostrado na ilustração a seguir: Densidade horizontal Densidade vertical
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11
Altere a medida da Densidade Vertical para 2,54 (mesma medida da largura da etiqueta)
12
13
Altere a medida da Densidade horizontal para 6,98 cm (que é a soma de 6,67 da largura + 0,31 do espaço a direita da etiqueta.
Clique em OK
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Sua folha deve ficar semelhante a ilustração abaixo:
DICA
O Word usa uma tabela para organizar as etiquetas. Se você não vir linhas separando as etiquetas como mostrado na figura acima, clique na guia Layout na parte superior da tela, e em seguida, clique no botão Exibir Linhas de Grade (
)
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Esta folha de etiquetas é o seu Documento Principal. Agora você vai criar o documento Fonte de dados, que conterá as informações que serão impressas nas etiquetas. 14
Clique no botão Selecionar destinatários
15
Selecione a opção Digitar Nova Lista...
A seguinte caixa de dialogo se abre: 16
Nesta etapa você deverá inserir os dados dos produtos. Vamos então personalizar o nome dos campos. Para isso clique no botão Personalizar Coluna...
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Observe que nesta janela aparecem algumas sugestões de itens (campos) que poderão aparecer na sua Fonte de Dados, mas você pode adicionar novos itens ou excluir os já existentes.
No exemplo a seguir você vai remover os itens (campos) que não serão necessários para a nossa lista de produtos.
18
Clique no campo Título.
19
Clique no botão Excluir.
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A seguinte caixa de diálogo aparece:
20
Clique no botão Sim.
Repare que o campo foi excluído da lista.
21) Usando o mesmo procedimento exclua todos os outros campos de sua lista, deixando-a vazia. 22) Agora vamos adicionar um novo campo a nossa lista: 23 24
Digite aqui o nome do novo campo: Nome do Produto.
Clique em Adicionar...
25 Clique em OK
Observe que o novo campo foi adicionado a sua lista. 32 Todos os Direitos reservados Copyright © 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica
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26) Usando o mesmo procedimento adicione mais dois campos a sua lista: • Código • Preço 27) Quando terminar de adicionar, clique no botão OK. A seguir você vai preencher as informações da sua Fonte de Dados:
28 Observe que o cursor está piscando no campo Nome do Produto. Digite um nome. Logo após clique no campo Código preencha um código e depois clique no campo Preço e digite o preço.
29
Clique no botão Nova Entrada para preencher os dados de outro produto. Preenchar os dados de mais 10 produtos.
30
Quando terminar, clique no botão OK.
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31) Logo após aparece uma janela perguntando se deseja salvar esta lista, digite o nome Lista de Produtos e clique no botão Salvar. 33
32
Clique no botão Inserir Campo de Mesclagem.
Clique no campo Nome_do_Produto.
34) Aperte a tecla Enter 35) Insira o campo Código, depois aperte a tecla Enter 36) Por último insira o campo Preço. 37) Clique no botão ( 38
Clique no botão Concluir e Mesclar.
) 39 Selecione a opção Editar Documentos Individuais...
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A seguinte caixa de diálogo aparece:
40
Selecione a opção Todos.
41
Clique em OK
Pronto suas etiquetas estão prontas para serem impressas. 42) Feche o Microsoft Word 2007
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EDITAR LISTA DE DESTINATÁRIO
É possível acrescentar ou excluir um novo registro em sua Fontes de dados mesmo após ela já ter sido salva. No exemplo a seguir você vai editar a Lista de Produtos criada anteriormente.
Como fazer: 01) Clique na guia Correspondência. 02) Clique no botão Selecionar destinatário(
)
03) Marque a opção Usar lista existente. 04) Dê um duplo clique no nome do arquivo que contém os dados que você deseja editar (Lista de Produtos) 05
Clique no botão Editar Lista de Destinatários.
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06
Clique no nome do seu arquivo.
07
Clique no botão Editar...
08
Quando você quiser inserir novas informações no seu banco de dados, clique no botão Nova Entrada.
09
Quando quiser excluir um registro, selecione o registro desejado na sua lista e clique no botão Excluir Entrada.
10) Quando terminar, clique no botão OK, escolha a opção Sim e depois clique em OK novamente. 37 Todos os Direitos reservados Copyright © 2009 www.autoditadaeditora.com.br/concursos/informatica
Este material é parte integrante do Kit Informática para Concursos da Autodidata Editora.
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