Vrijeme i Faze Projekta

UNIVERZITET U SARAJEVU GRAĐEVINSKI FAKULTET ODSJEK ZA KONSTRUKCIJE Predmet: UPRAVLJANJE PROJEKTOM

Vrijeme i faze projekta Seminarski rad br. 1

Predmetni nastavnik: prof. dr. sc. Nenad Vukomanović Asistent: Ţanesa Handţar, dipl.ing.graĎ. Student: Emina Balić

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 1. Sadržaj 2.

Uvod ....................................................................................................................................... 2

3.

Pregled literature / usporedba različitih teorija ....................................................................... 4 3.1.

Definicija .......................................................................................................................... 4

3.1.1.

Vrijeme projekta ...................................................................................................... 5

3.1.2.

Faza projekta ............................................................................................................ 5

3.2. 4.

Historijski razvoj ............................................................................................................. 6

Kritički osvrt ......................................................................................................................... 13 4.1.

Karakteristike ţivotnog ciklusa projekta ....................................................................... 13

4.2.

Karakteristike faza projekta ........................................................................................... 15

4.2.1.

Faza uspostavljanja projekta ................................................................................. 18

4.2.2.

Faza planiranja projekta ......................................................................................... 19

4.2.3.

Faza izvršenja projekta .......................................................................................... 21

4.2.4.

Faza praćenja i kontrole projekta ........................................................................... 22

4.2.5.

Faza zatvaranja projekta ........................................................................................ 22

Ţivotni ciklus projekta i ţivotni ciklus proizvoda ......................................................... 23

4.3. 5.

Primjeri iz prakse .................................................................................................................. 25

6.

Zaključak............................................................................................................................... 30

7.

Literatura ............................................................................................................................... 32

1

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 2. Uvod [7] Upravljanje projektom sloţen je proces zbog čega je razvijena posebna disciplina UPRAVLJANJE PROJEKTIMA (PROJECT MANAGEMENT). Upravljanje projektom obavlja i kontrolira voditelj projekta. (project manager). To je ekspert ili grupa eksperata koji ima odreĎeno radno iskustvo u struci i potrebna znanja iz područja upravljanja projektima. Osnovne faze projekata izgradnje objekata su: koncipiranje (initiation), definiranje (development), izvoĎenje (construction). Da bi mogli razumijeti ţivotni vijek projekta potrebno je prvo definirati sam projekt. Projekt i projektiranje pojedini autori različito definiraju. Jedna od najčeščih definicija projekta je da je projekt svaki zaokruţen, cjeloviti, sloţen pothvata čije se karakteristike i cilj mogu definirati, a koji se mora ostvariti u odreĎenom vremenu, te zahtijeva kordinirane napore nekoliko sluţbi odnosno zaposlenih radnika u tim sluţbama. Pojednostavljeno se moţe reći da se projekt smatra jednokratnim procesom koji je ciljno usmjeren, koji ima odreĎeni početak i završetak i koji zahtijeva organizaciju izvoĎenja dok ne postigne zadani i konačni cilj. Za puno razumijevanje definicije projekta kao organiziranog načina rada za ostvarivanje jednokratno definiranog cilja vaţno je prepoznati neke bitne značajke: Projekat je privremena organizacijska forma koja traje od početka djelovanja na unaprijed odreĎenim poslovima ostvarenja postavljenog cilja, Projekat za ostvarenje ciljeva koristi ljudske i materijalne resurse, Projekat je u svojem ostvarenju omeĎen obimom posla kojeg treba obaviti, vremenom pretpostavljenim za dovršenje i raspoloţivim financijskim sredstvima, Projekat je skup meĎusobno povezanih aktivnosti s definiranim vremenom početka i završetka usmjerenih prema zajedničkom cilju. Kritični elementi projekta su:

2

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Resursi (ljudi, materijali, oprema), Vrijeme (predviĎeno za dovršenje projekta), Sredstva (na raspolaganju za projekat). Svaki projekat započinje idejom i ţeljom za promjenom i stvaranjem nečeg novog. On se ostvaruje prema zadanom planu s raspoloţivim resursima u odreĎenom vremenu. Provedba projekta je dugotrajan i sloţen posao koji se pokušava olakšati podjelom ţivotnog vijeka projekta na kraće i jednostavnije faze. Ključan trenutak u izradi projekta je donošenje financijskog plana na temelju kojeg se odlučuje da li će se nastaviti s projektom. Na kraju izvoĎenja bilo kojeg projekta, pa tako i eksploatacije nafte i plina, projekt mora rezultirati uslugom ili proizvodom kojeg moţemo vrednovati. Podjela ţivotnog vijeka projekta na faze nam omogućuje lakšu kontrolu nad projektom i bolju raspodjelu sredstava i radne snage. Projekti se najčešće provode s odreĎenom skupinom ljudi koju zovemo projektni tim. Svaki pojedinac koji sudjeluje u projektu je odgovoran za odreĎeni dio projekta, ali je takoĎer vaţno da svi zajedno dobro suraĎuju kako bi se projekt izvršio. Postoje osnovna zadaće za svaku fazu ţivotnog vijeka koje se mogu naučiti i slijediti u provoĎenju svakog projekta. MeĎutim, čak kada se osnovna pravila i nauče to ne znači da se postaje savršen voditelj ili suradnik. Zbog posebnosti svakog pojedinog projekta i mogućih komplikacija, potrebno je neprekidno ispravljati greške i unaprijeĎivati izvedbu zadataka kako bi projekt bio završen što bolje i uspješnije. Projekt se sastoji od više faza koj slijede jedna za drugom kao što je prikazuje slika 1. Ove faze su jako korisne u planiranju projekta je pruţaju okvir na kojem moţemo planirati financije, radnu snagu i raspodjelu sredstava. TakoĎer nam omogućuje postavljanje vremenskih rokova za ostvareivanje odreĎenih faza. Način podjele projekta po fazama se moţe razlikovati ovisno o projektu, ali su osnovne faze prikazane na slici 1. [7] uvijek prisutne.

3

Vrijeme i faze projekta 2011/2012

Slika 1.: Osnovne faze projekta [7]

3. Pregled literature / usporedba različitih teorija 3.1.Definicija Upravljanje projektima predstavlja aktivnost kojoj se poklanja posebna paţnja, kao garancija da će svi projekti koji se izvode biti uraĎeni na vrijeme i u okviru predviĎenog budţeta, zadovoljavajući pri tome najstroţije zahtjeve za kvalitetom. Upravljanje projektima izvodi se korištenjem metodologije i standarda koje preporučuje PMI - Project Management Institute i sadrţani su u knjizi PMBOK ( Project Management Book of Knowledge ).[1] Svaki projekat se radi sloţenosti i dugotrajnosti razvija kroz faze u kojima se mijenjaju organizacijski uvjeti. Sve faze čine vijek projekta. Veoma je vaţno tačno sadrţajno i vremenski odrediti kraj svake faze. [9]

4

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 3.1.1. Vrijeme projekta [2] Vrijeme projekta obuhvata strukturiranje, odreĎivanje redoslijeda, trajanje, procjenu i planiranje aktivnosti i/ili radnih paketa, uključujući dodjeljivanje resursa za izvršenje aktivnosti, uspostavljanje projektnih rokova te praćenje i kontrolu pravovremenog izvoĎenja. Ti aspekti moraju se prikazati na dijagramu kritičnog puta. Modeli ţivotnog vijeka projekta i njegovi vremenski okviri i faze specifični su za različite grane industrije

i

poslovanja.

Primjerice modeli koji se koriste

u

graĎevinarstvu

razlikuju se od modela u proizvodnji

ili

logistici.

Slično, modeli koji se koriste za

istraţivanje

i

razvoj

različiti su od modela koji se koriste za lanac nabave ili za ICT

(informacijsku

i

komunikacijsku tehnologiju) potporu. 3.1.2. Faza projekta [2] Faza projekta jest odreĎeno vremensko razdoblje slijeda projekta, koje je jasno odvojeno od ostalih razdoblja. Faza projekta uključuje i glavne projektne isporuke i odluke koje su temelj za iduću fazu. Faze imaju definirane ciljeve i mogu imati posebna vremenska ograničenja. Različiti modeli faza mogu se koristiti za korištenje različitih vrsta podprojekata, što povećava sloţenost u njihovoj koordinaciji. Ključni dogaĎaji (milestones) mogu se koristiti da bi se radilo prema odreĎenim ciljevima ili ograničenju faze ili intervalu izmeĎu toga. Jedna vrsta ključnih dogaĎaja je i

5

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 prijelaz iz jedne faze u drugu. U praksi faze projekta mogu se preklapati (concurrent stages, fast tracking). U programima se faze

normalno

primjenjuju

u

individualnim

projektima više nego na samom programu. Portfelji se

kontroliraju

putem

vremenskih

intervala.

Uobičajeno postoji godišnji krug sastanaka i tačaka donošenja odluka za planiranje portfelja za nadolazeću godinu, moţda s pogledom na više godina unaprijed, ovisno o vrsti poslovanja ili organizaciji. Portfelj takoĎer ima kontrolne točke za vrijeme tekućega kruga isporuka da bi se osiguralo da se cjelokupni portfelj projekata izvede na vrijeme, da su resursi prikladno dodijeljeni i da ima prostora za popravke ako bude potrebno. Cilj vremenskog planiranja je odrediti koje se aktivnosti trebaju izvršiti i kada, i postaviti te aktivnosti u logičan vremenski slijed. Vremensko planiranje uključuje sučelja izmeĎu podprojekata i meĎu radnim paketima, kao i trajanje i tempiranje aktivnosti. Vremenski planovi ovise o relativnim prioritetima posla, raspoloţivosti resursa odreĎenih kvalifikacija i ponekad kulturnim i klimatskim sezonama. Gdje postoji naizvjesnost o vremenskom okviru potrebnom za odreĎenu fazu ili aktivnost, potrebno je uključiti u plan vremenske rezerve („buffer“ ili „float“). 3.2.Historijski razvoj [4] Patel i Morris su izjavili da: "Ţivotni ciklus je jedina stvar koja jedinstveno razlikuje projekte od ne-projekata". Ako je to istina, onda bi bilo vrijedno istraţiti upravo ono koja je uloga tzv. ţivotnog ciklusa projekta u voĎenju projekta. A osim toga, da li se

to promjenilo tokom godina kao što

smo poboljšali naša razumijevanja sloţenosti upravljanja projektima. Dakle, što je ţivotni ciklus projekta? Prema istom izvoru "Slijed faza kroz koje će projekt evoluirati, što je apsolutno od temeljne vaţnosti za upravljanje projektima... To će značajno utjecati na to kako projekat je strukturiran.

Osnovni

ţivotni

ciklus

prati zajednički

slijed :

prilika,

dizajn

i

razvoj, proizvodnja, hand-over, i post-razvoj projekta. Tačno definisanje varira izmeĎu industrija

6

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 i organizacija. Trebalo bi da postoje procjene i tačke odobravanja izmeĎu faza često nazivanih kao 'vrata'. " Archibald je izjavio: „Karakter projekta se mijenja u svakoj fazi ţivotnog ciklusa U svakoj slijedećoj fazi projekta novi i različiti srednji rezultati su formirani, reztultati jedne faze formiraju ključne ulazne tačke slijedeće faze. Slika 2 pokazuje sveukupni proces. Ljudi, vještine, organizacija, i drugi izvori umiješani u projekat se mijenjaju u svakoj fazi ţivotnog ciklusa. Glavni pregled cijelog projekta se javlja na kraju svake faze.“

Slika 2.: Archibald-ov vremenski tok projekta[4]

Project

Management

Institute ("PMI"), SAD

utemeljen kao

neprofitabilna

organizacija

posvećena projektnom menadţmentu je pokrenut u Pennsylvaniji 1969. Njegov prvi sluţbeni udţbenik je

"Implementacija

Project

Managementa", koji

je

uredio dr. Linn Stuckenbruck (1981.). U njemu opisuje ţivvotni ciklus projekta kako slijedi: "Ţivotni ciklus projekta se sastoji od uzastopnih faza, kako je prikazano na slici 2. Ove faze su

7

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 vrlo korisne u planiranju projekta jer pruţaju okvir za izradu proračuna, radne snage i alokacija resursa, kao

i

za planiranje projektnih prekretnica i

projektna

izvješća. Način podjele projekta u faze se razlikuje od industrije do industrije, i od proizvoda do proizvoda, no faze prikazane na slici 3 su osnovne."

Slika 3.: Stuckenbruck-ov vremenski tok projekta [4]

Ova knjiga prvenstveno se bavi akcijama koje se odvijaju tokom provoĎenja projekta, koji je kombinacija koncept

ili faze

je korisno podijeliti projekt

inicijacije

u faze kao

što

i rasta je

ili

faze

prikazano na

slici

organizacije. Često 3.

i

4. Ova

shema faza uklapa projekte kao što su izgradnja, te plotanje faza u odnosu na ukupne napore, te nam daje veoma jasnu sliku gdje se novac troši.

8

Vrijeme i faze projekta 2011/2012

Slika 4.: Stuckenbruck-ov vremenski tok projekta uključujući i uloţene napore [4]

3.3.

Životni vijek projekta [7]

Projekt se odvija kroz odreĎeni vremenski period tokom kojeg se mijenjajuja razine napora potrebne u pojedinoj fazi projekta. Ţivotni vijek se moţe podijeliti na dva temeljna perioda: prije i poslije prihvaćanja financijskog plana. Slika 5. prikazuje glavne komponente ţivotnog vijeka projekta. Različiti autori različito definiraju faze kroz koje se provode projekti. Ovisno o vrsti projekta, ali i samom autoru javljaju se razlike u pojmovima i klasifikacijskim detaljima definiranja projektnih faza. Ipak, sve se te faze mogu svesti na četiri osnovne faze: 1. idejni projekt, 2. planiranje projekta (razvoj), 3. realizacija projekta (izvedba),

9

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 4. provjera/primjena projekta (završetak).

Slika 5.: Sumarna krivulja ţivotnog vijeka projekta [7]

Slika 6.: Podjela projekta na faze i podfaze [7]

10

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Idejni projekt [7] Izrada idejnog projekta je prva faza u kojoj nastaje ideja i potreba za pokretanjem nekog projekta. U ovoj fazi se kroz prethodna istraţivanja ili studije, analizom situacije i definiranjem problema te kritičkim razmišljanjima o problemu otkriva i definira problem. Taj problem bi se kroz ostale faze projekta trebao riješiti. Planiranje projekta [7] U ovoj fazi zadatak je definirati strategiju i načine riješavanja problema definiranog u prethodnoj fazi, ali i detaljno razraditi i opisati projekt. Ova faza se obično dijeli na više podfaza, najčešće na dvije: 1. osnovna studija 2. detaljna studija U osnovnoj studiji se projekt razmatra na općoj razini, problem se razraĎuje i dijeli na manje dijelove, definira se strategija za riješavanje problema, odreĎuje se vrijeme potrebno za realizaciju projekta, te se okvirno utvrĎuju troškovi projekta. Zatim se pristupa detaljnoj studiji u kojoj se izraĎuje detaljni projektni plan kojim se definiraju ciljevi, zadaci i vremenski rokovi pojedinih faza projekta. Na temelju toga se odreĎuje koliko je radne snage, opreme i sredstava potrebno da bi se projekt izvršio. Donosi se financijski plan koji predstavlja jedan od najvaţnijih koraka u projektu. U ovoj fazi se još procjenjuju rizici projekta, definiraju je se strategije za smanjenje tih rizika. Nakon što smo odredili problem, te izradili idejni projekt sada pristupamo rješavanju problema. Realizacija projekta [7] Ova faza projekta moţe se podijeliti u dvije podfaze: 1. izvoĎenje ili realizacija projekta, 2. uvoĎenje projekta.

11

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 U podfazi izvoĎenja ili realizacije projekt se provodi prema utvrĎenim pravilima, poštuju se dogovoreni rokovi i troškovi. Prilikom realizacije projekta moţe doći i do odreĎenih odstupanja od zacrtanog projekta iz prethodne faze. Do tih ostupanja obično dolazi zbog promjene uvjeta u kojima se projekt realizira, ali često i zobg neadekvatnog i lošeg plana projekta iz prethodne faze. Druga podfaza je uvoĎenje rezultata dobivenih projektom u postojeći sustav. Provjera (primjena) projekta [7] Ovo je završna faza u kojoj se prate rezulati dobiveni projektom, ali i njegovim uvoĎenjem u sustav kako bi se uklonili eventualni nedostatci nastali nepaţnjom kroz prethodne tri faze ili zastarjevanjem projekta. U ovoj fazi neprestano se prate učinci projekta te se po potrebi ispravljaju greške ili se pokreće novi projekt ukoliko je postojeći zastario. 3.4.

Životni ciklus projekta

Svaki projekat sadrţi odreĎeni stepen neodreĎenosti i nesigurnosti, budući da predstavlja jedinstveni poduhvat. Organizacija koja sprovodi projekte po pravilu ih dijeli u nekoliko faza u cilju obezbjeĎenja boljeg upravljanja kontrolom i vezama izmeĎu tekućih aktivnosti. Ukupno posmatrano, faze projekta se zovu životni ciklus projekta. [6] Projekti su često podijeljeni u više upravljivih komponenti koje nazivamo podprojektima. Podprojekte po pravilu izvršavaju druga preduzeća sa kojima glavni ugovarač sklapa poseban ugovor ili druge funkcionalne jedinice unutar preduzeća koje izvodi ili izvršava projekat. Jedan od tipičnih primjera podprojekta je postavljanje vodovodnih ili električnih instalacija u nekom graĎevinskom projektu.[5] Postoje dvije metodologije za kompletiranje projekta: prva, ţivotni ciklus projekta – faze projekta koji kaţe šta je potrebno da se uradi posao, tj. završi projekat, i druga metodologija za upravljanja projektima ili projektni procesi. Project manager (voĎa projekta) moţe podijeliti projekat na faze radi bolje kontrole projekta i postizanja boljih performansi. Te faze projekta se zovu i ţivotni ciklus projekta. [6]

12

Vrijeme i faze projekta 2011/2012

Slika 7.: Ţivotni ciklus projekta [6]

4. Kritički osvrt 4.1.Karakteristike životnog ciklusa projekta [1] Ţivotni ciklus projekta definiše faze projekta koje povezuju početak i kraj projekta. Definisanje ţivotnog ciklusa projekta će takoĎer odrediti koje su prelazne akcije na kraju projekta uključene, a koje nisu. Tranzicija iz jedne faze projekta u drugu obično uključuje odreĎeni transfer tehničkog znanja i potvrdu završetka prethodne faze da bi počela naredna faza. Najčešće izlazi jedne faze se pregledaju da bi se potvrdila njihova tačnost i kompletiranost, i potrebno ih je odobriti prije početka naredne faze. Ne postoji „najbolji način“ definisanja idealnog ţivotnog ciklusa projekta. Neke organizacije su ustanovile police koje standardizuju sve projekte sa jednim ţivotnim ciklusom projekta, dok druge dozvoljavaju projektnom timu da odabere najprikladniji ţivotni ciklus za njihov projekat. Ţivotni ciklus projekta uglavnom definiše:

13

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Koje tehničke poslove obaviti u svakoj fazi (npr. u kojj fazi je potreban arhitekta?)? Kada su isporuke definisane u svakoj fazi i kako se svaka isporuka izvještava, verifikuje i vrednuje? Ko je uključen u svaku fazu? Kako kontrolirati i dokazivati svaku fazu? Opisi ţivotnog ciklusa projekta mogu da budu veoma opšti, ali i veoma detaljni. Ovi drugi mogu imati veliki broj obrazaca, dijagrama, čeklista (ckecklists) koje omogućavaju i strukturu i konzistenciju projekta. Takav detaljan pristup, u modernoj terminilogiji, se zove metodologija upravljanja projektima. Mnogi ţivotni ciklusi dijele neke zajedničke karakteristike: Faze generalno slijede jedna drugu i obično su definisane nekom formom tehničkih informacija. Nivoi koštanja i sudionika su obično na početku niski, dostiţu vrhunac u srednjim fazama, da bi nakon toga brzo opadali kako se projekat pribliţava zaključku (kraju). Slika 8. pokazuje ovu karakteristiku.

Slika 8.: Nivoi koštanja i saradnici kroz ţivotni ciklus projekta [1]

Nivo nesigurnosti je najviši na početku, pa stoga, rizik od pada zbog ţelje dostizanja ciljeva, je najveći na početku projekta.

14

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Sposobnost zainteresiranih da utiču na krajnje karakteristike projektnog proizvoda i krajnja cijena projekta je najveća na početku, i progresivno se sniţava kako se projekat nastavlja. To moţemo vidjeti na slici 9. Ono što najviše doprinosi ovom fenomenu, je to što promene troškova i korekcije grešaka rastu kako projekat napreduje.

Slika 9.: Generički prikaz kretanja parametara projekta kroz vrijeme [1]

Iako većina ţivotnih ciklusa projekta posjeduju slične nazive faza sa sličnim rezultatima, nekoliko ţivotnih ciklusa su identični. Neki imaju četiri ili pet faza, dok drugi imaju devet i više. Područja primjene su poznata sa nekim značajnim varijacijama. Ţivotni ciklus razvoja softvera moţe imati samo jednu fazu, dok drugi moţe imati razdvojene faze za arhitektonski i detaljni dizajn. Podprojekti takoĎer mogu imati različite ţivotne cikluse projekta. Na primjer, arhitektonska firma koja je planirala projektovati novi poslovni objeka, najprije je uključena u vlasnikovu fazu definisanja kroz projektovanje, i u fazu implementacije zbog podrţavanja napredovanja konstrukcije. Arhitektonski projekat će bez obzira imati svoje vlastite serije faza od konceptualnog razvoja, kroz definisanje izvršenje, pa sve do kraja do zatvaranja. 4.2.Karakteristike faza projekta U svakom projektu, iz razloga veličine, kompleksnosti, nivoa rizika, kao i novčanih ograničenja, faze se mogu izdjeliti u podfaze. Svaka podfaza je izjednačena sa jednim ili više specifičnih rezulatata za monitoring i kontrolu. Većina izvršenja podfaza je u vezi sa primarnim fazama

15

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 izvršenja, i uglavnom su nazivani po izvršenjima tih faza: zahtjevi, dizajn, graĎa, testiranje, početak, povratak, kao i druga. Projektna faza je obično zaključena sa izvještajem cjelokupnog rada kao i izvršenja da bi se utvrdila prihvatljivost, i da li je neophodan dodatni rad, ili se faza moţe smatrati zatvorenom. Menadţmentskim izvještajem moţemo donijeti odluku o početku aktivnosti slijedeće faze bez zatvaranja prethodne, na primjer, kada menadţer projekta odabere brzo praćenje kao slijed aktivnosti. Drugi primjer je kada informaciona tehnološka kompanija odabere iterativni ţivotni ciklus projekta gdje moţemo dostići više od jedne faze. Zahtjevi za mjeru (modul) mogu biti sakupljeni i analizirani prije nego je modul dizajniran i konstruisan. Kako je analiza za tak modul završena, zahtjeve za naredni modul takoĎer moţemo početi paralelno sakupljati. Slično tomu, faza moţe biti zatvorena, bez odluke za pokretanje druge faze. Na primjer, projekat je završen ili rizik se smatra prevelikim da bi se projekat mogao nastaviti. Formalno završenje faze ne uključuje ovlašćenje narednih faza. [1]

Slika 10.: Tipičan redoslijed faza u ţivotnom ciklusu projekta [1]

[6]Projektni ciklus zbog specifičnosti karakteristika moţemo podijeliti na više faza i to: 1. Početna faza ili faza dizajniranja, 2. Faza implementacije ili provedba projekta,

16

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 3. Faza zaključivanja projekta. Učinkovitost projekta ovisi o svakoj fazi odnosno o svakoj karici lanca. Faze se donekle poklapaju i svaka ulazi s odreĎenim dijelom u slijedeću. Kako se uspješno radilo u prethodnoj fazi, tako će slijedeća biti dobra ili loša. [6]

Slika 11.: Klasični model ţivotnog ciklusa projekta – faze [11]

Upravljanje projektima predstavlja aktivnost kojoj se poklanja posebna paţnja, kao garancija da će svi projekti koji se izvode biti uraĎeni na vrijeme i u okviru predviĎenog budţeta, zadovoljavajući pri tome najstroţije zahtjeve za kvalitetom. Upravljanje projektima izvodi se korištenjem metodologije i standarda koje preporučuje PMI - Project Management Institute i sadrţani su u knjizi PMBOK ( Project Management Book of Knowledge ). [8] [8]Po predloţenoj metodologiji, projekat se odvija u slijedećim fazama : 1. Initiation Phase (faza inicijacije projekta), 2. Planning Phase (faza planiranja projekta), 3. Executing Phase (faza izvršenja projekta), 4. Monitoring and Control Phase (faza praćenja i kontrole projekta), 5. Closing Phase (faza zatvaranja projekta).

17

Vrijeme i faze projekta 2011/2012

Slika 12.: Ţivotni ciklus projekta - 5 faza vs. 3 faze [11]

4.2.1. Faza uspostavljanja projekta [8] Faza uspostavljanja, inicijacije projekta (engagement initiation) je pokretačka faza ukupnog odnosa s krajnjim korisnikom. Unutar ove faze, fokus je na uspostavljanju osnovnih odrednica prije pokretanja projekta, odnosno, povezivanje izmeĎu postojećih resursa ponuĎača usluge te dosega projekta krajnjeg korisnika. U ovom koraku završava se faza mogućnosti projekta (opportunity) i počinje s pripremanjem stvarnog angaţmana u projektu. Iako je upravitelj korisnika (account manager, što je različito od upravitelja projekta project managera) odgovoran za uspostavu projekta, ovo je ujedno i prilika za uspostavljanje odnosa izmeĎu cijelog, ponekad virtuelnog, tima. To uključuje prodaju, usluge, marketing sa strane ponuĎača s istovjetnim grupama sa strane krajnjeg korisnika.

18

Vrijeme i faze projekta 2011/2012

Šta je uspostavljanje projekta po PMBOK metodologiji? Postavljanje projekta; prema PMBOK metodologiji, sastoji se od procesa koji omogućuju formalnu autorizaciju i početak projekta ili, ako se radi o projektu gdje se i projektne faze promatraju kroz procese, pojedinu fazu projekta. Inicijacija se često izvodi čak i prije no što projekt stvarno počinje, i tu veliku ulogu ima sponzor projekta ili odreĎeni vanjski resurs koji radi pripremu projekta. 4.2.2. Faza planiranja projekta [8] Faza planiranja je faza u kojem se većina planiranja u projektu završava. Tokom ove faze, projektni tim priprema funkcionalnu specifikaciju, prolazi kroz proces dizajniranja te priprema radne planove, procjene troškova te vremenskog rasporeda raznih projektnih isporuka i kontrolnih tačaka.

19

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Proces dizajniranja pruţa timu sistematični način kako iz apstraktnih koncepata koji postoje u fazi uspostavljanja projekta (inicijacije ) napraviti zadatke specifične tehničke detalje zadataka - uz uslov da je moguće pratiti prijelaz izmeĎu zahtjeva korisnika i mogućnosti proizvoda. Rezultat ovakvog procesa dizajniranja dokumentira se u funkcionalnoj specifikaciji. Funkcionalna specifikacija opisuje u detalje kako će izgledati i kako će raditi pojedina mogućnost krajnjeg rješenja. TakoĎer, specifikacija opisuje arhitekturu i dizajn svih mogućnosti proizvoda ("features"). Funkcionalna specifikacija ima višestruku namjenu kao što su instrukcije developerima kako izgraditi program, osnova je za procjenu posla kojeg je potrebno napraviti, neformalni je ugovor s korisnikom o tome što točne treba izgraditi te točka sinhronizacije za cijeli projektni tim. Nakon što je funkcionalna specifikacija postavljena, počinje dio detaljnog planiranja. Svaki pojedini tim priprema planove za projektne isporuke koje odgovaraju njihovim ulogama u projektu i sudjeluju u sastancima na kojima se vrši planiranje. Kao grupa, tim radi pregleda ("reviews") i ustanovljava meĎuzavisnosti izmeĎu pojedinih planova. Svi planovi se sinhroniziraju i upotrebljavaju zajedno kao glavni projektni plan ("Master Project Plan"), što ne treba miješati s Microsoft Project datotekom projekta (.mpp datoteka). Broj i tipovi pojedinačnih projektnih planova koji će biti uključeni u glavni projektni plan ovisi o dosegu i tipu projekta. Članovi tima koji predstavljaju pojedinu ulogu u projektu stvaraju procjene ukupnog vremena projekta te vremenske rasporede kada se vrše isporuke projekta. Razne vremenske isporuke se sinhroniziraju i uključuju u glavni projektni plan. Na kraju faze planiranja, korisnici i članovi projektnog tima moraju se do detalja sloţiti što će se isporučiti i kada. Na pojedinoj kontrolnoj tački projekta, tim pregleda rizike projekta, mijenja prioritete projekta i zaključuje procjene potrebnog vremena i resursa.

20

Vrijeme i faze projekta 2011/2012

4.2.3. Faza izvršenja projekta [8] Faza izvršavanja projekta sastoji se od projektnih zadataka i akcija koje je potrebno izvesti tokom vremenskog ţivotnog ciklusa projekta. Na primjer, izvještavanje o statusu projekta, upravljanje zadovoljstvom korisnika itd. samo su neki od ponavljajućih zadataka koji se moraju izvršiti tijekom izvršavanja projekta. Faza izvršavanja takoĎer je i kontrolna tačka u ţivotnom ciklusu projekta kada se svi projektni planovi integrišu. U sloţenim projektima, elementi vizije se pretvaraju u elemente izvršavanja te se potom izvršavaju sve dok faza izvršavanja nije gotova. U uobičajenim projektima, ponekad se izvršavaju samo pod segmenti: na primjer, izvršavanje pregleda sigurnosti kao dijela faze

21

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 stabilizacije.

U većini metodologija, izvršavanje projekta odnosi 80% - 90% ukupnog učinka (effort) projekta. No, to ne znači da odnosi i isto toliko ukupnog vremena trajanja projekta. Jednostavno, u fazi izvršavanja sve već treba biti manje - više poznato, i sve što je ostalo je famozni "execution", odnosno izvedba projekta prema projektnom zadatku. Unutar faze izvršavanja projekta odvijaju se projektni procesi - uspostavljanje vizije, planiranje projekta, rad na projektu te njegovo postavljanje u produkciju organizacije. Faza izvršavanja projekta završava se kada su ispunjeni svi zadaci koji su postavljeni pred projektom. 4.2.4. Faza praćenja i kontrole projekta [8] Obuhvata sve aktivnosti koje obezbjeĎuju da voditelj projekta u svakom trenutku 'zna' gdje se projekat nalazi, koje su aktivnosti i akcije završene, koje nisu, da prati raspored resursa u projektu i moţe na vrijeme reagovati u slučaju odstupanja ili pojave problema. 4.2.5. Faza zatvaranja projekta [8] Faza zatvaranja projekta prilika je da se projekt završi na strukturirani način i time zatvori projekt prema krajnjem korisniku. No, bitno je znati da se sam projekt za krajnjeg korisnika moţe nastaviti i kao takav moţe ovisiti o uspješnoj predaji projektnih isporuka koje su kreirane tijekom faze izvršavanja projekta . TakoĎer je vrlo bitno osigurati da su ostvarena osnovna očekivanja korisnika koja su postavljena u uvjetima zadovoljstva korisnika (Conditions of Satisfaction), te da nije niti jedno vaţno pitanje ostalo otvoreno. Na kraju, to je mogućnost da se

22

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 ponovo utvrdi poslovna vrijednost vaših usluga te eventualno postojanje mogućnosti za dodatne usluge i rješenja koja bi mogli ponuditi krajnjem korisniku. Kao i kod uspostavljanja projekta, iako je voditelj projekta odgovoran za zatvaranje projekta, ovo je prilika da se sastane cijeli tim zaduţen za izvedbu projekta, uključujući i sve izvršne sponzore te tehničku ekipu projekta.

4.3.Životni ciklus projekta i životni ciklus proizvoda [1] Ţivotni vijek projekta takoĎer uključuje koje su prijelazne aktivnosti uključene ili nisu uključene na kraju projekta, u smislu da se poveţe projekat sa operacijama u toku učestvujuće organizacije. Primjeri bi bili kada jenovi proizvod pušten na proizvodnju, ili je neki novi softver okrenut na marketing. Moramo voditi računa o razlikovanju ţivotnog ciklusa projekta i ţivotnog ciklusa produkta. Na primjer, projekat proveden da donese novi desktop za kompjutere na trţište je samo jedan aspekt ţivotnog ciklusa proizvoda. Slika 12 pokazuje ţivotni vijek proizvoda koji počinje sa biznis planom, kroz ideju, do proizvoda, kroz operacije u toku, i proizvodno završavanje. Ţivotni vijek projekta prolazi kroz seriju faza da bismo na kraju dobili proizvod. Dodatni projekti mogu uključiti nadogradnju svojstava proizvoda. U nekim područjima, kao što je novi razoj proizvoda ili razvoj softvera, organizacije smatraju projektni ţivotni vijek dijelom proizvodnog ţivotnog vijeka.

23

Vrijeme i faze projekta 2011/2012

Slika 13.: Veza izmeĎu proizvodnog i projektnog ţivotnog vijeka [1]

24

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 5. Primjeri iz prakse [11] Faze graĎevinskog projekta (modifikacija, prema W. Hughesa) su: 1. Početna faza projekta, 2. Faza izrade predinvesticijskih studija i idejnih rješenja, 3. Faza projektiranja, 4. Faza ugovaranja, 5. Faza izvoĎenja, 6. Faza primopredaje i korištenja objekta.

Slika 14.: Faze graĎevinskog projekta (PMBOK) [12]

25

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Projekt broj 1. Dvoransko plivalište Kantrida s pratećim objektima [11]

Životni ciklus i faze projekta

1. i 2. faza

3. faza 4. faza

2002

2003

2004

2005

26

2007

12.07.2006. početak radova

Legenda: 1. i 2. faza

2006

5. faza

početna faza i faza izrade predinvest. studija i idejnih rješenja

3. faza

faza projektiranja

4. faza

faza ugovaranja

5. faza

faza izvođenja

2008

2009

30.06.2008. planirani završetak radova

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Projekt broj 2. Stambeno poslovna graĎevina Rujevica [11]

Životni ciklus i faze projekta 1. i 2. faza

3. faza 4. faza

2005

2006

5. faza

2007 08.12.2006. početak radova

Projekt broj 3. Tower centar Rijeka [11]

27

2008

2009

06.2008. planirani završetak radova

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Životni ciklus i faze projekta 1. i 2. faza

3. faza

4. faza

4. faza 4. faza

2001

2002

5. faza / 2. podfaza

5. faza / 1. podfaza

2003

promjena investitora

2004

2005

31.12.2003. početak radova 2. podfaze

5. faza / 3. podfaza

2006

2007

2008

6.12.2005. kraj radova 2. podfaze

16.6.2005. početak radova 3. podfaze

Na slici 13 dat je primjer jednog graĎevinskog projekta. Moţe se vidjeti da se osnovne faze projekta dijele na nove. Ove faze ne moraju vremenski da traju isto, niti da budu sastavljene iz istog broja aktivnosti po vrsti i intenzitetu. TakoĎer, u fazama 3, 5, 8, 9 i 10 dešava se veći broj aktivnosti. Ponekad se dešava da pojedine faze, kao što su u ovom slučaju zanatski radovi, budu apsolutno vremenski podudarne sa drugim aktivnostima (u ovom slučaju graĎevinski radovi). [10]

Slika 15.: Ţivotni ciklus graĎevinskog projekta [10]

28

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 Na slici 14. prikazan je ţivotni ciklus instalacije kompjutera. I na ovom primjeru potvrĎuju se prethodne postavke da u pojedinim fazama 5, 9 i 10 dolazi do podudarnosti aktivnosti. Naravno, postoje specifičnosti, koje su karakteristika svakog tipa projekta i svakog projekta pojedinačno. U primeru instalacije kompjutera karakteristično je da proces obuke i implementacije se potpuno podudaraju. U ovom slučaju faza obuke je duţa, jer su zahtjevi daleko sloţeniji, a sa obukom se počinje još prije nego što se kompjuterska tehnologija koristi. Razlog tome je jer se u vremenu od šest mjeseci kompjuteri usavršavaju i mijenjaju se gotovo čitave generacije. To vrijeme je u začecima informacione tehnologije iznosilo oko 10 godina. U uslovima kada se promjene dešavaju u sve kraćem vremenu, a

skokovi

u

napretku tehnologije bivaju sve veći, ostaje

mnogo

manje

vremena

za obuku i njenu primjenu. [10]

Slika 16.: Ţivotni ciklus instalacije kompjutera [10]

29

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 6. Zaključak Period od ideje do završetka realizacije projekta naziva se ţivotni ciklus projekta. U tom vremenu projekat prolazi kroz mnoge faze. Ako projekt definiramo kao dogaĎaj, koji je vremenski ograničen moţemo reći da se projekt raĎa, ţivi i umire, jednostavno rečeno ima svoj ţivotni ciklus, aktivnosti, odnosno faze razvoja. Početni ciklus je lanac aktivnosti, osnosno faze razvoja, koje se ne odvijaju linearno, niti su neke više neke manje vaţne. Svaka faza razvoja projekta ima svoje specifičnosti i pitanja na koje treba dati odgovore. Faze razvoja projekta i napredovanja, trebaju da budu jasno definisane radi kvalitetnijeg praćenja i upravljanja projektom. Postoji više podjela projektnog ciklusa. Klasična podjela ţivotnog cklusa projekta na tri glavne faze (IPMA): 1. Početna faza ili faza dizajniranja, 2. Faza implementacije ili provedba projekta, 3. Faza zaključivanja projekta. Svaki projekat se radi sloţenosti i dugotrajnosti razvija kroz faze u kojima se mijenjaju organizacijski uvjeti. Sve faze čine vijek projekta. Veoma je vaţno tačno sadrţajno i vremenski odrediti kraj svake faze. Svaka faza je odvojena od prethodne i ima svoje definisane ciljeve, ali vrlo često se pojedine i preklapaju, što je u zavisnosti od vrste projekta. Ovim se nedvosmisleno dobija na sloţenosti realizacije projekta a proces upravljanja na svojoj kompleksnosti. Po predloţenoj metodologiji, PMI - Project Management Institute - PMBOK ( Project Management Book of Knowledge ), projekat se odvija u slijedećim fazama : 1. Initiation Phase (faza inicijacije projekta), 2. Planning Phase (faza planiranja projekta), 3. Executing Phase (faza izvršenja projekta),

30

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 4. Monitoring and Control Phase (faza praćenja i kontrole projekta), 5. Closing Phase (faza zatvaranja projekta). Projekt mora imati unaprijed odreĎen (zadan) početak i kraj! Vremenski kraj projekta odreĎen je ţeljama naručitelja projekta. Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti. Nakon što je utvrĎen moţe se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

31

Vrijeme i faze projekta 2011/2012 7. Literatura [1] Project Management Institute. (2004). Project Management Body of Knowledge, Third Edition. Project Management Institute, Inc.; PMBOK Guide ( PMI 99-001-2004) [2] Hrvatski nacionalni vodič za temeljne sposobnosti upravljanja projektima verzija 3.0 [3] http://www.maxwideman.com/papers/life_cycle/life_cycle.pdf [4] http://www.maxwideman.com/papers/plc-models/plc-models.pdf [5] http://project-management-srbija.com/project-management/faze-projekta [6] http://student.foi.hr/~ivugrine/Seminar_final.htm#_Toc33859187 [7] http://rgn.hr/~drajkovi/nids_damirrajkovic/skripta/EOP_skripta.pdf [8] http://www.infonet.ba/index.php?option=com_content&view=article&id=89&Itemid=51 &lang=ba [9] Predavanja-Upravljanje projektima, prof. dr. sc. Mladen Radujković & dr. sc. Mladen Vukomanović [10] http://www.linkelearning.com/dlmaterijali/materijali//DLMP/sadrzajNJpdf/MP_02.pdf [11]http://www.google.ba/url?sa=t&rct=j&q=projekt%20broj%202.%20%20stambeno%20p oslovna%20graĎevina%20rujevica&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CBoQFjAA&url=http %3A%2F%2Fwww.gradri.uniri.hr%2Fadminmax%2Ffile [12]http://web.efzg.hr/dok/OIM/momazic//projektni%20menadzment%20-%202009/11%20%20implementacijska%20faza%20rada%20na%20projektu.pdf

32