Uredsko Poslovanje i Dopisivanje- Korespodencija

UREDSKO POSLOVANJE I DOPISIVANJE (KORESPODENCIJA /samo za internu upotrebu/

Pripremio: Rade Ivas Vodice, studeni 2007

1

SADRŽAJ PREDGOVOR PRVI DIO - UVOD U UREDSKO POSLOVANJE I. OPĆI POJMOVI 1. Uredsko poslovanje 2. Uredsko osoblje 3. Pravni izvori uredskog poslovanja 4. Načela uredskog poslovanja 5. Sredstva za rad II. ORGANIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA 1. Pisarnica 2. Osnovni pojmovi u uredskom poslovanju 3. Evidencija, kartoteke, dokumentacija i dokumentaristika 4. Pečati i žigovi 5. Štambilj III. RADNJE U UREDSKOM POSLOVANJU 1. Primanje akata i pregled akata 2. Otvaranje i pregled pošiljki 3. Postupak s aktima koji se moraju taksirati IV. PRIJEMNI ŠTAMBILJ V. RAZVRSTAVANJE I RASPOREĐIVANJE AKATA VI. UPISIVANJE AKATA U UREDSKE KNJIGE 1. Glavne (osnovne) knjige 2. Pomoćne uredske knjige 3. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj 4. Upisivanje akata u evidenciju 5. Omot predmeta (košuljica) 6. Povezivanje (združivanje) predmeta ili dosjea 7. Zaključivanje uredskih knjiga I kontrola rješavanja predmeta 8. Dostava akata u rad 9. Otpremanje akata 10. Razvođenje akata 11. Arhiviranje i čuvanje akata VII. UREDSKO POSLOVANJE SUDSKIH TIJELA 1. Uvod 2. Primanje podnesaka i drugih spisa 3. Bilješke o primitku 4. Upisnici i pomoćne knjige 5. Otpremanje i dostava sudskih pošiljki 6. Pourana i čuvanje spis 2

7. Oglasna ploča VIII. UREDSKO POSLOVANJE U POSLOVNOJ ORGANIZACIJI 1. Sustav evidencija i odlaganja dopisa IX. TAKSE 1. Pojam 2. Vrste taksi 3. Naplačivanje taksi 4. Takseni obveznik i taksena obveza, plačanje takes 5. Postupak s nebiljegovanim ili nedovoljno biljegovanim podnescima 6. Načelo legaliteta kod naplate takes 7. Oslobađanje od naplate takes 8. Poništenje taksenih maraka 9. Prisilna naplata i zastara na naplatu i povrat takes 10.Taksena tarifa DRUGI DIO - POSLOVNO DOPISIVANJE (KOMUNIKACIJAKORESPODENCIJA) I. OPĆI POJMOVI 1. Povjest dopisivanja (komunikacija) 2. Uvodne napomene 3. Pojam poslovnog dopisivanja (komuniciranja) 4. Subjekti dopisivanja 5. Sadržaj poslovnih komunikacija 6. Vrste poslovnih komunikacija 7. Funkcija poslovnih komunikacija 8. Osnovna načela poslovnih komunikacija 9. Tijek poslovnih procesa II. PISANA POSLOVNA KOMUNIKACIJA (DOPISIVANJE) 1. Predmosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije 2. Pisane poslovne komunikacije imaju nekoliko bitnih funkcija za sudionike III. POSLOVNI PAPIR 1. Bankpost 2. Sanitarni papir 4. Beskonačna traka-papir za matrični pisać 5. Papir za fotokopiranje 6. Pelir 7. Folije 8. Zaglavlje poslovnog papira 3

IV. V.

VI. VII.

9. Format papira 10 . Tiskanice 11. Margine 12. Rezovi 13. Omotnice 14. Tipizirana pisma 15. Adresiranje 16. Pismo u omotnici s prozorčićem 17. Tipizirano pismo u međunarodnom prometu 18. Savijanje papira prema veličini i obliku omotnice 19. Dopisnice VRSTE PISANE POSLOVNE KOMUNIKACIJE 1. Pisane Poslovne komunikacije na papiru 2. Elektronične pisane poslovne komunikacije STROJEVI ZA PISANJE 1. Mehanički pisaći strojevi 2. Elektronski pisaći strojevi 3. Računala VAŽEČA BIROTEHNIČKA PRAVILA ZA PISANJE TEKSTA ISTICANJE BITNOG 1. Isticanje nabrajanja

TREĆI DIO – TIJEK POSLOVNIH PROCESA I. POSLOVNE KOMUNEIKACIJE U FAZI INCIJATIVE 1. Ponuda 2. Upit 3. Javno nadmetanje II. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI ZAKLJUČIVANJA PRODAJNOG POSLA 1. Narudžba 2. Ugovor 3. Zaključnica 4. Prihvat narudžb III. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI REALIZACIJE REALIZACIJE POSLOVNOG POSSLA 1. Otpremnica 2. Komisijski zapisnik 3. Plaćanje IV. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U RJEŠAVANJU TEŠKOĆA U PRODAJI 4

1. Požurnice 2. Otklon 3. Opoziv narudžbe 4. Reklamacija 5. Opomena i odgovor na opomenu 6. Nagodbe i obavijest o knjiženju ČETVRTI DIO – SLUŽBENO DOPISIVANJE I. PODNESAK 1. Pojam 2. Bitni dijelovi podneska 3. Sporedni dijelovi podneska 4. Sastavljanje I oblikovanje podneska II. SLUŽBENI DOPISI 1. Pojam 2. Sastavni dijelovi službenog dopisa 3. Ovjeravanje prijepisa III. SASTAVLJANJE I OBLIKOVANJE SLUŽBENOG DOPISA IV. IZRADA AKATA V. ZAMOLNICA VI. POZIVNICA VII. RJEŠENJE 1. Pojam 2. Rješenje u upravnom postuplu 3. Rješenje u neupravnom postupku VIII. ZAKLJUČAK 1. Pojam 2. Zaključak u upravnom postupku 3. Zaključak u neupravnom postupku IX. POZIV 1. Pojam 2. Poziv u upravnom postupku 3. Poziv u neupravnom postupku X. ZAPISNIK 1. Zapisnik u upravnom postupku 2. Zapisnik u neupravnom postupku 3. Izvod iz zapisnika I.

PETI DIO – SUDSKO DOPISIVANJE UVOD 5

II. III.

I. II. III.

PROPISI O PODLOVANJU SUDOVA OSNOVNI POMOVI U SUDSKOM DOPISIVANJU 1. Pojam 2. Sudsko dopisivanje 3. Sastavljanje I izrada sudskog dopisa 4. Zamolnice 5. Pozivi 6. Zapisnici 7. Sudske odluke ŠESTI DIO – SASTANCI, POZIVI I ZAPISNICI SASTANCI 1. Priprema i orgsanizacija sastanka POZIV ZAPISNICI 1. Pun zapisnik 2. Sažet zapisnik 3. Promemorija 4. Struktura i oblikovanje sažetog zapisnika

6

UREDSKO POSLOVANJE I DOPISIVANJE

PREDGOVOR Ova skripta pripremljena je za potrebe studenata Veleučilišta u Šibeniku – Odjel upravni studiji. Cilj skripata je sakupiti i obraditi na jednom mjestu materiju uredskog poslovanja i dopisivanja, obrađenih u nekoliko udžbenika i od nekoliko autora, te na taj način olakša studentima pripremanje ispita. Tekst, u okviru plana i programa predmeta Uredsko poslovanje i dopisivanje maksimalno je prilagođen potrebana studebata, odnosno nastojala se naći ravnotežu između opširnosti i kratkoće, a pojedine konstatacije, ideje, misli i zaključke potkrijepiti pravnim propisima, praktičnim primjerima i dr. Korišteni su slijedeći udžbenici i propi: 1. M.Martinec: UREDSKO POSLOVANJE 2. B. Bukljaš: UREDSKO POSLOVANJE I KORESPODENCIJA 3. D. Foretić i K. Orešković: UREDSKO POSLOVANJE U PRAKSI 4. V. Ramljak: UREDSKO POSLOVANJE I DOPISIVANJE 1 5. S.Bezić i V.Ramljak: UREDSKO POSLOVANJE 2 6. S. Bezić: POSLOVNE KOMUNIKACIJE 7. Uredba o uredskom poslovanju (Nar.nov., 38/87, 42/88 i 75/93 8. Upustvo o izvršenju Uredbe o uredskom poslovanju (Nar.nov., 49/87, 38/88 i 75/93) 9. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske i registraturnog gradiva izvan arhiva (Nar.nov., 63/04) 10.Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralac i primalaca akata (Nar.nov., 38/88 i 75/93 – pregled klasifikacijskih oznaka)

7

PRVI DIO UVOD U UREDSKO POSLOVANJE I. OPĆI POJMOVI 1. Uredsko poslovanje Nemoguće je zamisliti bilo koji organ uprave u kojem se ne bi obavljali uredski poslovi. Naime ovi poslovi su neophodna pretpostavka koja omogućava uredno obavljanje njihovih osnovnih i sporednih djelatnosti. Za organe uprave ti osnovni zadaci su utvrđeni u ustavom, zakonima i podzakonskim propisima, a realiziraju se najčešće kroz vođenje odgovarajućeg postupka, donošenjem upravnih akata, obavljanjem upravnih radnji i dr. Sve to zahtijeva dobru organizaciju i stručno obavljanje uredskih poslova. Uredskim (kancelarijsko) poslovanjem zovemo onaj dio administrativnog poslovanja koji se, uglavnom, odnosi na rukovanje spisima. Korijen naziva kancelarijski, kancelarijsko – potječe iz latinskog jezika, od riječi cancelli , a to znači rešetka, ograda, pregrada. Budući mi u našem jeziku imamo riječ ured, to i poslovanje koje se u njemu obavlja nazivamo uredskim poslovanjem. U užem smislu, to poslovanje obuhvaća primanje, pregledavanje, raspoređivanje, upisivanje i dostavljanje spisa u rad, administrativnotehničku obradu spisa, otpremanje otpravaka, razvođenje spisa, te arhiviranje i čuvanje spisa. U širem smislu, ono obuhvaća uz to raspored prostorija, primanje stranaka, uporabu telefona, službu dežurstva, stručnu knjižnicu, štambilje, pečate i žigove, te djelomično uredsku mehanizaciju. Služba koja pretežno obavlja uredsko poslovanje jest pomoćna djelatnost uprave, ali nije zbog toga manje važna za uredno, stabilno i racionalno poslovanje uprave. Za tu službu važe tri glavna elementa: - osobni (da postoje potrebne kvalificirane stručne osobe,

- stvarni (da su osigurane odgovarajuće prostorije, uređaji pribor, materijal i sl.) i 8

- organizacijski (da je dobro uređena organizaciona struktura, radni procesi, prava i dužnosti sudionika i uopće postupanje i poslovanje). 2. Uredsko osoblje Uredsko poslovanje obavljaju u prvom redu službenici zaposleni u pisarnici, a osim toga i drugi službenici. Uredsko osoblje mora imati potrebno opće obrazovanje i mora biti stručno osposobljeno (osobito mora poznavati pravila uredskog poslovanja, mora znati rukovati knjigama i evidencijama, rukovati sa uredskim strojevima, poznavati pravila dopisivanja i dr.). 3. Pravni izvori uredskog poslovanja Izvori su sve ono odakle crpimo neko znanje ili spoznaje o nekom predmetu. Pravni izvori su pravni propisi koji sadrže pravna pravila koja se odnose na određeno područje Pod pravnim izvorima uredskog poslovanja razumjevamo pravna pravila, koja se primjenjuju pri radu tijela uprave, ustanova i pravnih osoba koje na osnovu zakona imaju javne ovlasti. Najvažniji, ali ne i jedini pravni izvori uredskog poslovanja jesu: - Uredbu o uredskom poslovanju („Narodne novine“, broj: 38/87, 42/88 i 75/93), - Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju („Narodne novine“, broj: 49/87, 38/88 i 75/93), Ostali izvori uredskog poslovanja jesu: - Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata („Narodne novine“, broj: 38/88 i 75/93), - Uredbe o natpisnoj ploči i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti („Narodne novine“, broj: 34/02), - Zakon o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske („Narodne novine“, broj: 33/95), - Pravilnika za primjenu zakona o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske („Narodne novine“, broj: 93/95), - Zakon o upravnim pristojbama („Narodne novine“, broj: 8/96.), - Pravilnik o izdavanju, rasparčavanju, povlačenju iz upotrebe i zamjeni državnih biljega („Narodne novine“, broj: 10/02). Ovi propisi omogućuju obradu akata u uredskom poslovanju pomoću klasičnih birotehničkih sredstava ili automatskom obradom dokumenata. 9

4. Načela uredskog poslovanja Osnovna načela uredskog poslovanja kod upravnih organa jesu: Jednostavnost. Cio radni proces u uredskom poslovanju mora biti što jednostavniji, a ne kompliciran i glomazan. Treba izbjegavati i napuštati nepotrebne spise, evidencije i radnje. Poslovanje mora biti takvo da ga, upravilu, može razumjeti svaki sudionik. To je osobiti važno danas kada građani u sve većem broju sudjeluju u upravljanju društvenim poslovima. Preglednost. Proces rada kao i pojedine radnje moraju biti organizirani i prikazani što jasnije i razumljivije, a tijek događanja i radnje moraju se nizati logičnim i lako uočljivim redom, uzevši u obzir sve sudionike. Točnost. Uprava mora djelovati na podlozi stvarnih činjenica i okolnosti utvrđenih na pouzdan način, po pravilima koja isključuju sumnju. Činjenice, okolnosti i podaci moraju se utvrditi jasno i precizno, a ne površno ili približno, i to najčešće pismeno, evidencijama i poslovnim knjigama. Točnost je u najužoj vezi s urednošću i dobrom organizacijom svakidašnjeg rada. Ekspeditivnost. Ovo načelo zahtijeva da se uredski poslovi obavljaju brzo, žustro i da se pri tom utroši što je moguće manje vremena i energije. Ne smije se nepotrebno i bez razloga zatezati rad niti zakašnjavati u rješavanju. Jednoobraznost. Ovo načelo traži da se poslovanje mora obavljati prema utvrđenim i propisanim pravilima, koja moraju biti proglašena i svim sudionicima lako pristupačna i poznata. Oblici radnje za sve jednake slučajeve moraju biti jedinstveni (jednoobrazni). Ta pravila daju poslovanju potrebnu čvrstoću i jedinstven oblik, ubrzavaju i olakšavaju rad, smanjuju mogućnost nedostatka i nesporazuma te povisuju ekonomičnost poslovanja. Ekonomičnost. Prema načelu ekonomičnosti treba u poslovanju uz ulaganje što manjih sredstava i troškova, energije i vremena, ostvariti što veću uspjeh. U novije vrijeme sve veća pažnja se posvećuje znanstvenoj organizaciji rada ili racionalizaciji administrativnog poslovanja. Racionalnost znači najveću moguću ostvarenu ekonomičnost rada. Pri poslovanju treba više upotrebljavati razum, a manje snagu, pronalaziti najbolje metode rada, utrošiti što manje energije, vremena, napora i materijala, ubrzavati tijek rada, smanjiti gubitke, postići poboljšanje i pojednostavljenja. 5. Sredstva za rad

10

Pri obavljanju raznovrsnih poslova osobama, stvarateljima i primateljima akata potreban je raznovrstan materijal, kao što su određene vrste papira, tiskanice, pisaće olovke, kartoni, registratori itd. Sredstva za rad - su predmeti potrebni za obavljan raznovrsnih poslova poput papira, tiskanica, olovaka, omota, kartoteka, registratora itd. Papir u osnovi imamo dvije vrste papira – drvni i bezdrvni. Drvni papir je slabije kvalitete, pa se dokumenti trajne vrijednosti pišu na bezdrvnom papiru koji je kvalitetniji. U pravilu se upotrebljava bijeli papir. Tiskanice to su unaprijed umnoženi primjeri nekog spisa, evidencije, kartice i sl. koji sadržavaju otisnute nepromjenjive dijelove, a ostali se dijelovi unose naknadno, pri sastavljanju odnosno upisivanju. Koristeči se tiskanicom ubrzavamo i olakšavamo rad te postižemo jednakost u radu. U uredskom poslovanju propisane su razne tiskanice, a osobito su važne one koje se odnose na uredske knjige, vođenje raznih evidencija, klasifikacija itd. Tiskanice mogu biti: 1. službenog izdanja, kojima je nadležno tijelo propisalo obrazac i mumnožavanje, pa se nabavljaju na određeni način. To su unificirane tiskanice i imaju oznaku UT i redni broj unifikacije, 2. tiskanice kojima je propisan obrazac, ali ih sami adresati mogu umnožavati, 3. tiskanice vlastite konstrukcije, koje tijela sama izrađuju za vlastite potrebe kako bi ubrzali i olakšali poslovanje. Pitanja: 1. Što je uredsko poslovanje? 2. Što su izvori znanja? 3. Koje izvore znanja uredskog poslovanja poznajete? 4. Koja su načela uredskog poslovanja? 5. Što su to sredstva za rad u uredskom poslovanju? II. ORGANIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA Uredsko poslovanje osoba, stvaratelja i primatelja akata mora biti organizirano tako da osigurava ostvarivanje njegovih glavnih zadataka. To je moguće ako tijela rade sa suvremenim sredstvima i pomagalima koja im omogućuju ostvarivanje načela uredskog poslovanja. 1. Pisarnica

11

Pisarnica je posebno organizirana služba u kojoj osobe, stavratelji i primatelji akata obavljaju uredske poslove. Uredsko poslovanje iznimno se može obavljati i u onim unutarnjim ustrojbenim jedinicama koje vode posebne urudžbene zapisnike, odnosno upisnike predmeta upravnog postupka ili imaju odgovarajuće baze dokumenata ako poslove obavljaju osobnim računalom. U pisarnici se obavljaju ovi poslovi: 1. primanje i pregled akata i drugih pošiljki 2. razvrstavanje i raspoređivanje akata 3. upisivanje i dostavljanje akata u rad 4. administrativno-tehnička obrada akata 5. otpremanje akata 6. stavljanje predmeta u arhivu (pismohranu) i čuvanje. Glavni odjeljci odnosno službe u pisarnici jesu: a) Prijemni ured - to je odjeljak u kojem se, svi podnesci i drugi spisi naslovljeni na tijela državne uprave, predaju, preuzimaju i upisuju u uredske knjige po predmetu i broju. b) Prijepis (daktilografski ured, daktilobiro) - to je odjeljak u kojem se pišu (prepisuju) čistopisi, prilozi, kopije i drugi spisi, prima diktat, te uspoređuje (kolacionira, sravnjuje) sve što je napisano. c) Otpravništvo (ekspedit) - to je odjeljak u kojem se riješeni, odobreni i prepisani spisi i prilozi moraju srediti, koji mora pribaviti potpis i pečat, opremiti spis prilozima i otpremiti ih. d) Dostavni ured - postoji u većim tijelima državne uprave. On dostavlja, odnosno uručuje otpravke i druge spise naslovnicima. e) Arhiv (registratura, pismohrana) - to je odjeljak i sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju svršeni predmeti, urudžbeni zapisnici, upisnici predmeta upravnog postupka i druge knjige evidencije, kao i ostali dokumentacijski materijal do predaje nadležnom arhivu ili do njihova uništenja. Pitanja: 1. Što je pisarnica? 2. Koji se poslovi obavljaju u njoj? 3. Koji su glavni odjeljci u većoj pisarnici? 2. Osnovni pojmovi u uredskom poslovanju

12

a). Akt (spis) je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja tijela državne uprave. S obzirom na dostupnost sadržaja spisi su: - OBIČNI, POVJERLJIVI I STROGO POVJERLJIVI. Povjerljivi i strogo povjerljivi spisi jesu oni koje tako označi pošiljatelj ili neki propis ili rukovoditelj organa kod kojeg se spis obrađuje. Povjerljiv ili strogo povjerljiv spis upisuje se u posebne povjerljive,odnosno strogo povjerljive uredske knjige koje se vode i čuvaju odvojeno od ostakih knjiga i pristupačni su samo određenom krugu osoba. S obzirom na redosljed u rješavanju spisi su: - REDOVNI I HITNI. Hitni spisi su oni koji se prema propisu hitni ili vezani uz rok ili koje takvim označi ovlaštena osoba. Voditelj urudžbenog zapisnika označuje štambiljem ili crvenom olovkom da je spi hitan i to jednom od ovih znaka: - riječju „Hitno“, - riječju: „Danas“ 15. 10. 2007, - riječju: „Rok“ do 15. 10. 2007. - tri paralelne crte u desnom gornjem kutu Redovi spisi se rješavaju prema redosljedu kako su pristizali u tijelo b) Prilog (privitak) je pisani sastav (spis, isprava, obrazac, tabela,

grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, razjašnjenja, ili dokazivanja sadržaja akta, c) Predmet je skup svih akata i dokumenti koji se odnose na isto

pitanje, slučaj i sl. i čine posebnu cjelinu. d) Dosje (dossier) je skup predmeta koji se odnose na istu materiju

ili na istu pravnu ili fizičku osobu. e) Fascikl (svežanj) je skup više dosje koji se poslije završenog

postupka čuvaju sređeni u istom omotu (kutiji, koricama i sl.). 3. Evidencije, kartoteka, dokumentacija i dokumentaristika a) Evidencija (očevidnost) je sređeni popis podataka o činjenicama i okolnostima nekih osoba, stvari, događaja i sl. U uredskom poslovanju vode se različite evidencije ovisno o poslovima. Tako se, na primjer, mogu evidentirati državljani, biraći, zemljišta, učenici itd. Evidencije se mogu voditi na različite načine: 13

1. po abecedi – vodi se na način da su predmeti sređeni po nazivu-abecedi. Tako su npr. knjige u knjižnici razvrstane u kazalu po prezimenu i imenu pisca ili po naslovu knjige, abecednim redom 2. po vremenskom redosljedu – u njih se upisuju događaji ili predmeti onako kako su stizali tijelu, npr. urudžbeni zapisnik u koji upisujemo predmete prema danu prispjeća ili kako su događaji nastali, bez obzira na to kad smo za njih saznali (npr. knjiga rođenih) 3. po strukama – podaci se unose razvrstani po strukama, a unutar svake struke sređuju se po abecedi ili vfremenskom redosljedu. Evidencije se mogu voditi: - u obliku knjige (očevidnik) s uvezanim i obrojčanim stranicama odnosno listovima; - u obliku kartoteka, tj. sustavna zbirka, odnosno niz pojedinačnih listova koji se slažu prema određenim osobinama ili podacima i razvrstavaju prema skupinama pomoću razdjelnih kartona, međaša, jahača i sl. b) Klasifikacija je podjela i razvrstavanje pojmova, predmeta, osoba i dr. na skupine, vrste itd. prema određenim pravilima. Tako se u uredskom poslovanju upotrebljava jedinstveni plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka osoba, stvaratelja i primatelja aka ta, koji je ustrojen na način da su predmeti razvrstani u određene skupine prema sadržaju na koje se odnose, prema vremenu, prema vrsti itd. Svakoj skupini kili grupi utvrđeni su određeni brojevi. Klasifikacije mogu biti različite, pa pojmove-predmete možemo klasificirati po: 1. abecednoj klasifikaciji – pojmovi se razvrstavaju u skupine po abecedi, što znači po prvom, drugom, tećem itd. slovu abecede 2. vremenskoj klasifikaciji – pojmovi se razvrstavaju u skupine po danu, mjesecu ili godini nekog događaja 3. simboličnoj klasifikaciji – pojmovi se razvrstavaju u srodne skupine, od kojih svaka ima određeni znak – simbol. To može biti grafički znak, npr. vaga za pravo, a može biti i određeno slovo abecede, npr. M (medicina)

4. brojčanoj klasifikaciji – koja može biti decimalna i centimalna 14

U decimalnoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju na bazi broja 10, od 0 do 9, uglavnoj grupi. Potom se svaka grupa razvrstava u niže grupe, opet na bazi broja 10. itd. Ovako je ustrojen jedinstveni plan klasifikacijskih oznaka. U centimalnoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju na bazi broja 100, od 00 do 99, u glavne grupe. Potom se svaka grupa razvrstava na nižu grupu također na bazi broja 100. Osim decimalnie i centimalne klasifikacije pojmovi i predmeti mogu se razvrstavati po rednim brojevima. Tako se urudžbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka vodi, osim po centimalnoj klasifikaciji, po rednim brojevima unutar svake klasifikacijske oznake. c) Dokumentacija Dokumentacija je ukupnost razlićitih dokumenata kao što su isprave, zapisi, predmeti itd. pri čemu se pod pojmom dokumenta razumjeva pisana isprava. d) Dokumentaristika Dokumentaristika to je služba koja se bavi obradom dokumenata i podataka. 4. Pečati i žigovi a) Pečati su predmeti okruglog oblika izrađeni od gume ili drugog odgovarajućeg materijala, a služe za otiskivanje na papir ili drugu podlogu te time potvrđuju vjerodostojnost službenog akta odnosno spisa. b) Žigovi su predmeti okruglog oblika izrađeni od metala ili drugog odgovarajućeg materijala, a služi za utiskivanje u papir ili drugu podlogu te time potvrđuju vjerodostojnost službenog akta odnosno spisa. Uporaba pečata i žiga propisana je: 1. Zakonom o državnom pečatu Republike Hrvatse („Narodne novine“, broj: 3/95) 2. Zakonom o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske („Narodne novine“, broj: 33/95) 3. Pravilnikom za primjenu Zakona o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske („Narodne novine“, broj: 93/95). 4. Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske upotrebljavaju Predsjednik Hrvatske, Ured predsjednika Republike Hrvatske, Hrvatski sabor, Vlada Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske

15

Republike Hrvatske, tijela državne uprave, sudovi i druga tijela državne vlasti, Ustavni sud Republike Hrvatske, oružane snage Republike Hrvatske, javni bilježnici, pučki pravobranitelj, tijela jednice lokalne i područne (regionalne) samouprave. Pečat i žig povjeravaju se na čuvanje i uporabu određenoj osobi koju čelnik odnosno odgovorna osoba pismeno odredi. Odgovorna osoba dužna je osigurati uvjete za sigurno čuvanje pečata i žiga s grbom Republike Hrvatske. Pečat i žig promjera su 38 mm. Kada bi upotreba tog pečata i žiga bila neprikladna, može se upotrebljavati pečat i žig promjera 25 mm ili 18 mm. 5. Štambilj Osim pečata i žiga, osobe, stvaratelji i primatelji akata koriste i štambilj. To je predmet različite veličine i oblika, a osnovna mu je zadaća da olakšavaju i ubrzavaju rad, pa sadržaji na njima mogu biti različite klauzule, odobrenja i sl. Osim štambilja, koji sadrži razne tekstove koji se otiskuju na papir u pisarnici tijela, koriste se i razni drugi štambilji, npr. prijemni štambilj, daktilografski štambilj itd. Pitanja: 1. Što je akt? 2. Što je prilog (privitak)? 3. Što je predmet? 4. Što je dosije (dossier)? 5. Što je fascikla? 6. Što je evidencija, a što klasifikacija? 7. Što je dokumentacija, a što dokumentaristika, 8. Što je pečat, štambilj, žig – razlika?

III. RADNJE U UREDSKOM POSLOVANJU

16

U užem smislu Uredsko poslovanje obuhvaća rukovanje sa spisima, prema redosljedu radnji u uredskom poslovanju kako slijedi: - primanje i pregled akata, - razvrstavanje i raspoređivanje akata, - upisivanje u evidencije, - dostava akata u rad, - administrativno-tehnička obrada, - otpremanje, razvođenje, arhiviranje i čuvanje. Uredsko poslovanje u širem smislu obuhvača i raspored prostorija, primanje stranaka, službu dežurstva, stručnu knjižnicu, te popis pečata, žigova i štambilja. 1. Primanje akata i pregled akata Primanje akata i drugih pošiljki (podnesaka i drugih akata, novčanih pisama, paketa, telegrama i sl.) vrši se u pravilu na određenom mjestu u pisarnici. Iznimno, za unutarnje organizacijske jedinice koje vode poseban urudžbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, ili imaju osnovane odgovarajuće baze dokumenata u slučaju automatske obrade podataka, rukovoditelj organa uprave ili organizacije može odrediti da se akti upućeni ovim organizacijskim jedinicama primaju u tim jedinicama. Pošiljke se primaju u redovno radno vrijeme, a prima ih određeni radnik pisarnice. Izvan radnog vremena, pošiljke prima dežurni radnik, ako je kod organa uprave ili organizacije organizirana služba dežurstva. Osobna ili neposredna dostava Pošiljke se mogu predati tijelu osobno u zatvorenoj ili otvorenoj omotnici, poštanskom službom ili usmeno na zapisnik. Zatvorena omotnica. Ako je pošiljka zatvorena, a primatelj nije ovlašten da je otvori, pregledati će samo omotnicu. Ako je sve u redu, na omotnicu će staviti otisak prijamnog štambilja u koji će upisati datum i vrijeme primitka te primitak pošiljke upisati u knjigu primljene pošte. Ako je potrebno potvrditi primitak akta, radnik ovlašten za primanje akata i drugih pošilji odmah će potvrditi prijem stavljanjem datuma, potpisa i službenog pečata i odmah dostavnicu vratiti pošiljatelju. Preporučena pošiljka, novčana pisma te pošiljke čiji se prijem potvrđuje podnositelju evidentira se u knjigu primljene pošte. Obične pošiljke ne evidentiraju se u knjigu prijemne pošte. Format 210x297 mm 17

Redni Broj

Datum Primitka

1

2

KNJIGA PRIMLJENE POŠTE Broj Pošiljatelj Org. Potvrda primitka Akta Preporuke Prezime Mjesto jedinica i ime Datum Potpis 3 4 5 6 7 8 9

Knjigom primljene pošte, radnik ovlašten za prijem, predati će pošiljku radniku ovlaštenom da otvori pošiljku. Otvorena pošiljka. Stranke mogu osobno svoje akte, podneske i drugu pošiljku predavati tijelu i bez omotnice-otvorena pošiljka. Ako radnik ovlašten za primanje pošte utvrdi da je podnesak adresiran na tijelo, a očigledno je da se ne odnosi na to tijelo, vratiti će podnesak podnositelju i uputiti ga gdje se nalazi adresant. Ako tijelo uprave nije nadležno za rješavanje podneska, radnik koji neposredno mprima akt upozoriti će na to podnositelja i uputiti ga na nadležno tijelo. Inzistira li podnositelj da se njegov podnesak primi, radnik ga je dužan primiti stavljajući na kraju akta bilješku o upozorenju. Na takav podnesak tijelo će donijeti zaključak kojim će odbaciti podnesak zbog nenadležnosti. Protiv takvog zaključka dopuštena je posebna žalba. Ako podnesak sadrži neki formalni nedostatak koji sprečava postupanje po njemu (mpr. Nema potpisa, adrese podnositelja itd.) ili je podnesak nerazmljiv ili nepotpun, ovlašteni radnik upozoriti će na to podnositelja. Ako podnositelj ukloni nedostatak u određenom roku koje mu je odredilo tijelo, smatrat će se da je podnesak bio od početka uredan. Ako ih ne otkloni pa se zbog toga ne može postupati po podnesku, smatrat će se da ponesak nije ni podnesen, o čemu tijelo donosi zaključak protiv kojeg se može izjaviti posebna žalba. Stranka može svoj podnesak predati i usmeno na zapisnik. Radnik koji prima akt uputiti će podnositelja određenom radniku tijela koji će takav podnesak primiti u zapisnik. Ako tijelo nije nadležno primiti usmeno priopćenje (podnesak) u zapisnik, radnik koji prima akt upozoriti će na to podnositelja. Ako podnositelj i dalje inzistira da se njegovo usmeno priopćenje primi u zapisnik, radnik ga je dužan primiti. Potvrda o primitku akta. Na zahtijev podnositelja koji neposredno predaje akt bez obzira na način podnošenja, radnik koji prima akte mora izdati potvrdu o primitku.

18

To se radi tako da se na kopiji akta ili na komadiću papira stavi otisak prijamnog štambilja, u koji se unese oznaka satuma podnošenja, urudžbeni broj iz urudžbenog zapisnika ili upisnika predmeta upravnog postupka. Primitak putem poštanske službe. Primanje pošiljki koje se tijelu uprave, ustanovama i pravnim osobama dostavljaju putem poštanske službe, kao i podizanje pošiljki iz poštanskog pretinca obavlja se na način utvrđen postojećim propisima za obavljanje poštanskih, telegrafskih i telefonskih usluga. Na početku godine tijelo određuje jednu ili više osoba koje će biti ovlaštenje preuzimati pošiljke iz poštanskih pretinaca. Prilikom primanja odnosno podizanja pošiljki ovlašteni radnik ne smije podići pošiljku ako utvrdi da je oštećena. U takvom slučaju mora zahtijevati od nadležne poštanske službe odnosno poštonoše da se stanje i sadržaj pošiljke komisijski utvdi i tek tada će preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu Primanje akta od drugog organa uprave ili druge organizacije koje ovi dostavljaju putem dostavljača, potvrđuje se stavljanjem datuma i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima. Pitanja: 1. Na koji se način primaju i pregledavaju akti i druge pošiljke u pisarnici? 2. Objasnite postupak primanja pošiljke ako je dostava osobna i neposredna, o otvorenoj omotnici i o otvorenoj pošiljci? 2. Otvaranje i pregled pošiljki Otvaranje i pregled pošiljki obavlja se u prijamnom uredu. Sve obične pošiljke primljene u zatvorenim omotnicama (kovertama) otvara određeni radnik pisarnice Povjerljive i strogo povjerljive pošiljke otvara rukovoditelj tijela državne uprave i organizacije odnosno radnik kojega on za to pismeno ovlasti. Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara radnik odgovoran za materijalno-financijsko poslovanje organa uprave i organizacije odnosno radnik kojeg on odredi, ako nije drugačije regulirano aktom organa uprave i organizacije. U organu uprave i organizaciji u kojoj postoji služba dežurstva, telegrame i druge pošiljke otvara dežurni radnik. Ako su pošiljke povjerljive

19

prirode, dežurni ih radnik neće otvarati, osim ako za to ima posebno ovlaštenje. Format 210x297 mm Datum 1

Trajanje od 2

KNJIGA DEŽURSTVA Podaci o primljenoj pošti, telefonskim priopčenjima i drugi važni događaji do 3 4

Pošiljke primljene u svezi s raspisanim licitacijama, natječajima i sl. otvara komisija, koja je posebno za to određena. Ukoliko je na omotnici označeno ime službene osobe, kojoj se pošiljalac obraća, radnik koji otvara pošiljke, otvoriti će u pravilu i takve pošiljke, pa što više ukoliko se radi i o rukovoditelju organa. Prilikom otvaranja omotnici treba paziti da se ne ošteti sadržaj, da se prilozi raznih akata ne pomiješaju, da pojedini akt ili prilog ne ostane u omotnici i sl. Uz primljeni akt treba priložiti omotnicu u svim slučajevima kada datum predaje poštanskoj službi može biti od važnosti za računanje rokova, ili kad se iz samog akta ne može utvrditi mjesto odakle je akt poslan ili ime i prezime podnositelja, a ti su podaci označeni na omotnici. Nedostatke i nepravilnosti utvrđene prilikom otvaranja pošiljki treba konstatirati kratkom bilješkom, koja se stavlja neposredno uz otisak prijamnog štambilja Ako se u omotnici nađe akt naslovljen na drugi organ ili fizičku osobu, na njega će se staviti bilješka, na primjer „Pogrešno dostavljen“, a zatim ga treba na najpogodniji način poslati onom kome je upućen Ako je uz akt priložena dostavnica, treba na njoj potvrditi prijem stavljanjem datuma, potpisa i službenog pečata i odmah je vratiti pošiljatelju. 3. Postupak s aktima koji se moraju taksirati Za spise i radnje pred osobama, stvarateljima i primateljima akata plaćaju se upravne pristojbe. Zakon o upravnim pristojbama i Tarifom upravnih pristojbi utvrđeno je za koje se spise i radnje plaća pristojba, u kolikom iznosu te je li na temelju tog Zakona stranka oslobođena plaćanja pristojbi. Prilikom preuzimanja akata i drugih pošiljki s obzirom na način na koji se akti mogu podnositi i preuzimati, radnik pisarnice postupa na slijedeći način:

20

- kod osobne ili neposredne predaje (otvorena omotnica) radnik ne smije primiti podnesak ako nije biljegovan ili je nedovoljno biljegovan. Takav podesak dužan je vratiti stranci i upozoriti je na obvezu biljegovanja, i na visinu, - ako je stranka oslobođena od obveze plaćanja pristojbe, navesti će zakonsku osnovu za oslobođenje, i to bilješkom uz otisak prijamnog štambilja, - ako podnesak stigne poštom, a nije biljegovan ili je nedovoljno biljegovan, a nema zakonske osnove za oslobađanje od plaćanja pristojbe, radnik pisarnice će to zabilježiti uz otisak prijamnog štambilja. Ovlaštena osoba pozvati će pristojbenog obveznika pismenom opomenom da u roku od 15 dana od dana primitka opomene plati pristojbu i pristojbu za opomenu. Ako pristojbeni obveznik uplati pristojbu, smatrat će se da je pristojba plaćena uredno od početka, a ne plati li dužnu pristojbu, pristojba će se naplatiti prije uručivanja zatraženog rješenja ili druge isptave. Pristojbe se plaćaju u državnim biljezima ili gotovu novcu. Biljezi se poništavaju službenim pečatom tijela tako da otisak pečata zahvati biljeg. Pitanja: 1. Na koji način i tko obavlja prijam i pregled pošiljki dostavljenih poštanskom službom? 2. Koja se pošiljka ne smije preuzeti iz poštanskog pretinca? 3. Kakav je postupak s oštećenom pošiljkom? 4. Kada se omotnica prilaže spisu? 5. Kako se postupa s aktima koji podliježu plaćanju upravnih pristojbi?

IV. PRIJEMNI ŠTAMBILJ Nakon završenog pregleda prispjele pošiljke, radnik tijela koji otvara i pregledava primljene akte, stavlja na svaki primljeni akt koji će biti upisan u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka otisak prijamnog štambilja Otisak prijemnog štambilja stavlja se u pravilu u gornjem desnom uglu prve strane akta. Ako tu nema dovoljno mjesta, štambilj treba staviti na pogodno mjesto prve strane akta, vodeći pritom računa da tekst ostane potpuno čitak i razumljiv Ako na prvoj strani akta nema mjesta prijemni štambilj treba staviti na poleđinu akta u gornjem lijevom uglu. Ako su

21

stranice akta potpuno popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja se na komad papira, koji se pričvršćuje uz akt. U otisak prijemnog štambilja radnik unosi slijedeće podatke: - brojčanu oznaku i naziv tijela državne uprave odnosno pravne osobe, - datum primitka, - brojčanu oznaku organizacijske jedinice organa, - klasifikacijsku oznaku, - urudžbeni broj, .-broj priloga i - vrijednost Ispred naziva tijela državne uprave odnosno pravne osobe stavlja se brojčana oznaka tog tijela državne uprave (npr. 515 Ministarstvo uprave). U rubriku „organizacijska jedinica“, upisuje se brojčana oznaka organizacijske jedinice tog tijela državne uprave koja se utvrđuje planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata. U rubriku „urudžbeni broj“ upisuje se brojčana oznaka stvaratelja akta, tj pošiljatelja tog akta, godina nastajanja akta te redni broj akta unutar tog predmeta. Npr. Ako je akt poslala stranka, urudžbeni broj tog akta bit će: 15-88-0003, gdje je 15 brojčana oznaka za građane (Čl. 4 Pravilnika), 88 je godina u kojoj je akt nastao, a ooo3 znači da je taj akt treći po redu u predmetu evidentiranom kod primatelja. U rubriku „prilog“ i „vrijednost“ upisuje se broj priloga odnosno iznos vrijednosti. Podaci uneseni u prijemni štambilj daju slijedeće informacije: - u koju organizacijsku jedinicu (ako ona postoji), u koje tijelo - državne uprave ili pravne osobe se akt raspoređuje na rad, - kad je akt zaprimljen, - koja je klasifikacijska oznaka tog akta, - koji sadržaj određuje akt, - u kojoj godini je nastao predmet tog sadržaja, - u koji broj dosjea unutar te klasifikacijske oznake je predmet svrstan, - redni broj predmeta u dosijeju, - tko je sačinio akt, tj. tko je pošiljatelj akta, - da li ima priloga i koliko - da li ima vrijednost i kolika.

Format 7x40 mm PRIJAMNI ŠTAMBILJ 22

Republika Hrvatska ŠIBENSKO KNINSKA ŽUPANIJA 2140-01 Ured za gospodarstvo Primljeno Klasifikacijska oznaka

Org.jed.

Urudžbeni broj

Pril

Vrij.

DAKTILOGRAFSKI ŠTAMBILJ Primljeno Primljeno Sravnjeno Otpremljeno

Pitanja: 1. Kako se i kada upotrebljava prijamni štambilj?

V. RAZVRSTAVANJE I RASPOREĐIVANJE AKATA Svi spisi koji stignu tijelu uprave, organizaciji ili pravnoj osobi koja na osvovi zakona ima javne ovlasti najprije se razvrstavaju na spise upravnog postupka i na spise neupravnog postupka, a zatim se raspoređuju na unutarnje organizacione jedinice ili referente kojima će poslije upisivanja u upisnik upravnog postupka ili u urudžbeni zapisnik akt biti dostavljen u rad. Primljene akte razvrstava i raspoređuje u pravilu, radnik pisarnice organa uprave i organizacije koji otvara i pregledava primljene pošiljke. Izuzetno rukovoditelj organa uprave i organizacije može odrediti da razvrstavanje i raspoređivanje akata stalno ili privremeno obavlja i drugi djelatnik. Akti se raspoređuju na unutarnje organizacijske jedinice stavljanjem brojčane oznake unutarnje organizacione jedinice u rubriku „Ustr.jed.“ prijamnog štambilja, a označuje se dvoznamenkastim arapskim brojevima, počevši od 01 do 09, zatim 10, 11 itd.

23

Nakon završetka raspoređivanja akti se predaju određenom radniku pisarnice radi upisivanja u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka. Telegrami, akti s određenim rokovima i drugi hitni akti raspoređuju se i predaju na ispisivanje odmah nakon prijema. Voditelj tijela rješenjem utvrđuje oznaku za svaku organizacijsku jedinicu na osnovi plana klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akta na početku kalendarske godine. RASPOREĐIVANJE – to je postupak pri kojem se spisi razvrstavaju na one upravnog i one neupravnog postupka. RAZVRSTAVANJE – to je postupak pri kojem se poslovi dijele na unutarnje ustrojbene jedinice ili referente kojima će, nakon upisa predmeta u upisnik upravnog postupka ili urudžbeni zapisnik, akti biti dostavljen u rad.

24

25

Pitanje: 1. Objasnite postupak razvrstavanja i raspoređivanja akata?

VI. UPISIVANJE AKTA U UREDSKE NJIGE Primljeni, razvrstani i raspoređeni akti upisuju se u uredske njige. Uredske knjige koje moraju voditi osobe, stvaratelji i primatelji akata, propisane su i vode se na određenom obrascu (tiskanici). Uredske knjige se vode kao glavne (osnovne) i pomoćne, a za pojedine vrste akata mogu se voditi i druge propisane evidencije. 1. Glavne (osnovne) uredske knjge Glavne uredske knjige su: - Upisnik predmeta upravnog postupka (prvog i drugog stupnja) i - Urudžbeni zapisnik. U upisnik predmeta uprvnog postupka upisuju se predmeti upravnog postupka prvog i drugog stupnja, a u urudžbeni zapisnik neupravni predmeti. Za neupravne predmete po stupnju povjerljivosti, vode se povjerljivi i strogo povjerljivi urudžbeni zapisnik. 2. Pomoćne uredske knjige Pomoćne knjige u uredskom poslovanju vode se o primljenim i vlastitim aktima tijela državne uprave i drugim državnim tijelima, tijelima jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i pravnih osoba s javnim ovlastima, radi njihova primanja, dodjele u rad i praćenja u radu, otpremi, čuvanju i arhiviranju te drugim propisanim radnjama u uredskom poslovanju. U uredskom poslovanju koriste se sljedeće pomoćne uredske knjige: - Registar (kazalo) Registar (kazalo) vodi se radi lakšeg i bržeg pronalaženja klasifikacijskih oznaka predmeta, te urudžbenog broja. Podaci u registru upisuju se iz urudžbenog zapisnika i upisnika predmeta upravnog postupka, i to prema predmetu, a po potrebi i prema pošiljatelju. Prema predmetu se upisivanje obavlja po abecednom redu početnog slova prezimena fizičke osobe odnosno naziva pravne osobe ili prema početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta.

26

Mj ese c

Predmetpošiljatelj

Mjesto Pošilja telja

1

2

3

REGISTAR PošiljateKlasifi. ljpredmett Oznaka 4

Urudž beni Broj

Strana Urudž. Zapis.

6

7

5

- Dostavna knjiga a) Dostavna knjiga za mjesto služi za upisivanje akata koji se trebaju hitno otpremiti u isto mjesto gdje je sjedište tijela koje otprema, a otpremaju se vlastitom dostavnom službom. U tu knjigu upisuju se i pozivi te druge pošiljke koje se strankama uručuju uz dostavnicu, iako stranka primitak tih pošiljki potvrđuje na dostavnici. Redni Broj

Datum upisa

1

2

DOSTAVNA KNJIGA ZA MJESTO Broj akata Primatelj Klas. Urudž. Prezime Adresa Oznaka broj i ime 3 4 5 6

Potvrda primitka Datum Potpis 7

8

b) Dostavna knjiga za poštu služi za upisivanje akata o izvršenoj otpremi akata poštanskom službom i troškova poštarine. Upisivanje akata koji se otpremaju poštom određuje se slijedećim redosljedom: obične pošiljke, poštanski pretinac i preporučne pošiljke Datum Otpreme 1

DOSTAVNA KNJIGA ZA POŠTU Broj akta Primatelj Klas. Urudž. Prezime i Mjesto oznaka Broj ime 2 3 4 5

Poštarina

Broj Preporuke

6

7

c) Interna dostavna knjiga služi za upisivanje i dostavu akata u rad unutar tijela državne uprave ili drugog tijela po unutarnjim ustrojstvenim jedinicama. INTERNA DOSTAVNA KNJIGA Mjesec Datum Broj akta Potvrda Referent Vrač.pisarn. PrimjUpisa Klas. Urudž. primitka Datum Potpis Datum Potpis edba Oznaka Broj 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

27

- Arhivska knjiga Arhivska knjiga služi za upisivanje arhivskog materijala nakon arhiviranja rješenih predmeta i ujedno predstavlja inventarni pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz prijašnjih godina. Redni Broj

Datum upisa

1

2

ARHIVSKA KNJIGA Arhivski materijal Godina Opis 3

4

Ukupni Broj 5

Primjedba 6

- Kontrolnik poštarine Kontrolnik poštarine služi za upisivanje i pravdanje troškova poštarine odnosno financijskih sredstava plaćenih na ime poštarine primljenih i poštom otpremljenih akata. Prilikom odobravanja financijskih sredstava za poštarinu zaključuje se prethodno stanje i zajedno s dostavnom knjigom predaje osobi zaduženoj za financijsko-materijalno poslovanje, radi kontrole i odobravanja novih iznosa za poštarinu. Datum 1

KONTROLNIK POŠTARINE Opis Vrijednost Primljeno Utrošeno 2 3 4

Ovjera Stanje 5

6

- Popis pečata, štambilja i žigova Popis pečata, štambilja i žigova vodi se kao pomoćna knjiga za upisivanje pečata i žigova s grbom RH i štambilja radi kontrole njihove upotrebe. U knjigu popisa pečata, žigova i štambilja upisuje se sadržaj pečata, žiga i štambilja, otiskuje se sadržaj i potpisuje osoba koja je na temelju posebnog rješenja čelnika tijela ovlaštena za čuvanje pečata, štambilja i žiga.

Redni broj

1

EVIDENCIJA PEČATA, ŽIGOVA I ŠTAMBILJA Nabavljen Na upotrebi Redni Počepo aktu Otisak Stavljen Org. Potpis broj tak Broj Datu pečata, Izvan Jedin. Djelatn peča-ta upotrem žiga i upotrebe ika be štam. 2 3 4 5 6 7 8 9

Primje -dba 10

28

- Rokovnik Rokovnik služi za ulaganje predmeta koji su vezani uz rok, a kao rokovnik mogu se koristiti fascikli ili ormar s pregradama na kojima su označeni datumi. Predmeti se u rokovnik slažu po datumima, a unutar određenog datuma prema redosljedu prva tri broja klasifikacijske oznake. Predmeti koji se ulažu urokovnik označavaju se oznakom „R“ (rok) i naznakom roka. Iz rokovnika predmeti se uzimaju na određeni dan i dostavljaju u rad internom dostavnom knjigom. Pitanja: 1. Gdje se i na koji način moraju voditi uredske knjige? 2. Koje vrste uredskih knjiga se koriste u uredskom radu? 3. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj Upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik, kao glavne knjige, vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva. a) Klasifikacijska oznaka – kao brojčana oznaka predmeta, određuje se u trenutku nastanka prvog vlastitog akata ili zaprimanja prvog primljenog akta u predmetu prema planu, a u skladu s Pravilnikom o klasifikacijskim i brojčanim oznakama stvarateljam i primatelja akta, s prilogom ili bez. Primljeni akt u predmetu označava se u prijamnom štambilju, a vlastiti akt u zaglavlju akta. Prvim primljenim ili vlastitim aktom nastaje i otvara se predmet, a upisani i označeni akt stavlja se u omot predmeta, na koji se nakon stavljanja prvog akta u omot, upisuje klasifikacijska oznaka predmeta i kratka naznaka sadržaja predmeta. Time nastaje predmet određene klasifikacijske oznake, koja se ne mijenja obavljanjem pojedinih pisanih radnji u tom predmetu. Svi akti koji se odnose na isti predmet, određene klasifikacijske oznake, ulažu se u isti omot i označavaju se urudžbenim brojem, kao brojčanom oznakom stvaratelja odnosno primatelja akta, godinom nastanka i rednim brojem svakog pojedinog akta u tom predmetu. Stvaratelj akta ili mjesto nastanka akta, vrijeme nastanka svakog pojedinog akta i redni broj akta u istom predmetu, kao sastavni dijelovi urudžbenog broja, mijenjaju se sa svakom pisanom radnjom u predmetu. Klasifikacijska oznaka kao brojčana oznaka predmeta, označava se riječju KLASA, a na akte predmeta upravnog postupka stavlja se oznaka UP,

29

tako da klasifikacijska oznaka glasi KLASA: UP/I, odnosno KLASA: UP/II za predmete drugostupanjskog upravnog postupka. Urudžbeni broj označavamo URBROJ. Struktura klasifikacijske oznake može se objasniti pomoću slijedećeg crteža: XXX - XX/XX XX/XX (1)(2)(3) (4) (5) (6) (7) 1) glavna grupa; 2) grupa; 3) podgrupa; 4) djelatnost unutar grupe, 5) godina otvaranja predmeta; 6) broj dosjea; 7) broj predmeta; Klasifikacijska oznaka sastoji se od tri dijela: - klasifikacija prema sadržaju, sastoji se od brojčane oznake glavne grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe. Ova grupa brojčanih oznaka sastoji se od pet brojeva koji su kosom crtom odvojeni od grupe brojeva koji označavaju klasifikaciju prema vremenu. Određuje se na osnovu sadržaja akta, koristeći pritom Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akta. Klasifikacija prema sadržaju ostaje uvijek ista. Primjer: Dio klasifikacijske oznake prema sadržaju za zasnivanje radnog odnosa (službe) na neodređeno radno vrijeme je 112-02/, za državne stručne ispite 133-02/, za komunalne djelatnosti je 363-02/ ili za kounalnu naknadu je 363-03/, itd. - klasifikacija prema vremenu, sastoji se od brojčane oznake koja označava godinu stvaranja predmeta. Označava se s posljednja dva broja godine u kojoj je neki predmet otvoren. Ovaj broj ostaje konstantan i on nam daje informaciju u kojoj u kojoj godini je predmet nastao. Primjer: Dio klasifikacijske oznake za predmet koji je nastao u 2005. godini u određenoj djelatnosti unutar podgrupe, označava se kao 05. - klasifikacija prema obliku, sastoji se od: 1. broj dosjea koji se označava sa dva broja i 2. broja predmeta unutar klasifikacijske oznake određenog predmeta prema sadržaju i vremenu nastanka koji se označava sa dva broja. Broj dosjea označava pripadnost skupine predmeta istoj materiji ili istoj fizičkoj ili pravnoj osobi, a označava se s dva ili više brojeva, od 01 pa 30

nadalje. Broj dosje određuje se Planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata, uz pojedinu kalsifikaciju prema sadržaju. Na ovaj način, svi predmeti istog sadržaja, mogu se stavljati u isti dosje i označavati sa 01, ako je manji broj predmeta u kalendarskoj godini unutar klasifikacijske oznake prema sadržaju (npr. 112-02 – zasnivanje radnog odnosa na neodređeno vrijeme). Međutim, ako je broj predmeta tog sadržaja veći , može se otvoriti poseban dosje za predmete unutar djelatnosti radni odnosi (primjerice, za zasnivanje radnog odnosa na neodređeno vrijeme, prema vrstama stručne spreme i to dosje (01) za prvu vrstu (VSS), (02) za drugu vrstu (VŠSS), (03) za treču vrstu (SSS) itd. Isto tako, može se otvoriti više dosjea za pojedine vrste komunalnih djelatnosti – 363-02 ili pojedinih vrsta radnji, odnosno vrsta obveznika komunalne naknade 363-03 i slično. No, ako nije predviđeno više dosjea za isti sadržaj predmeta, tada se svi predmeti stavljaju u isti dosje, koji se u klasifikacijskoj brojčanoj oznaci predmeta označava kao (01). Redni broj predmeta određuje se prema redosljedu upisanih predmeta iste klasifikacijske oznake sadržaja predmeta i istog dosjea u trenutku njegovog nastanka, odnosno upisa u glavnu knjigu, u istoj kalendarskoj godini, a označava se rednim brojem od 1 na dalje. Primjer: KLASA: 363-02/05-01/56 – klasifikacijska je oznaka neupravnog predmeta iz područja komunalnih djelatnosti (363-02/), koji je nastao u 2005. godini (05). Ako se radi o predmetu upravnog postupka, tada se stavlja i oznaka UP/I ili UP/II, pa tako primjerice, klasifikacijska oznaka predmeta prvostupanjskog upravnog postupka za komunalnu nakladu glasi: KLASA: UP/I 363-03/05-01/750. Isto tako, ako se u radni odnos (službu) prima službenik treče vrste (SSS), a određeni su dosjei za svaku od pojedine vrste zvanja, klasifikacijska oznaka predmeta o prijemu na neodređeno vrijeme službenika treće vrste (SSS) glasi: KLASA: UP/I 112-02/05-03/25. b) Urudžbeni broj Urudžbeni broj je brojčana oznaka stvaratelja i primatelja akata, a sastoji se od brojčane oznake akta po mjestu nastanka akta, godine nastanka akta i rednog broja akta unutar predmeta. Mjesto nastanka akta sastoji se od brojčane oznake stvaratelja odnosno primatelja akta, određene planom sukladno članku 5. Pravilnika o klasifikacijskim i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata. Struktura brojčane oznake mjesta nastanka vlastitog akta sastoji se od brojčane oznake jedinice, brojčane oznake tijela (upravnog ili

31

predstavničkog i izvršnog), brojčane oznake referenta (službene osobe) unutar tog tijela i ustrojstvene jedinice koja je stvaratelkj tog akta. Brojčane oznake županija, gradova i općina i brojčane oznake pravnih osoba s javnim ovlastima određene su rješenjem župana na području svake županije u RH. Brojčane oznake upravnih i drugih tijela tih jedinica, određuju se rješenjem župana, gradonačelnika, odnosno općinskog načelnika, a brojčane oznake unutarnjih ustrojbenih jedinica upravnih tijela jedinice i brojčane oznake referenta (službenika), kao stvaratelja i primatelja akta, planom klasifikacijskih i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akta, prema redosljedu upravnih tijela, odnosno ustrojbenih jedinica,utvrđenih odlukom o ustrojstvu upravnih tijela i pravilnikom o unutarnjem redu. Brojčane oznake tijela jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i ustrojstvenih jedinica unutar tih tijela, određuje se dvoznamenkastim brojevima od 01 na dalje. Ako u upravnom tijelu ima više oblika ustrojstvenih jedinica (odsjeci, odjeli ili slično) uz brojčane oznake upravnih tijela, određuju se brojčane oznake svih ustrojstvenih jedinica, opet prema redosljedu utvrđenom odlukom o ustrojstvu upravnih tijela i pravilniku o unutrašnjem redu upravnih tijela svake jedinice od 01 na dalje. Primjer: 04-01 – označava upravni odjel za gospodarstvo (04) i odsjek za komunalno gospodarstvo (01) ili o4-02 – označava upravni odjel za gospodarstvo (04), odsjek za poljoprivredu (02) i slično. Istim redosljedom unutar upravnih tijela i ustrojstvenih jedinica, određuju se brojčane oznake pročelnika upravnih tijela (01) i službenika od (1) pa nadalje, prema radnim mjestima utvrđenim pravilnikom o unutarnjem redu, na koja su raspoređeni. Brojčane oznake pročelnika upravnog tijela, odnosno službenika, označava se uz pripadajuću brojčanu oznaku upravnog tijela u koju je referent raspoređen, tako da se broj upravnog tijela i brojčana oznaka pročelnika upravnog tijela, odnosno broj pripadajuće ustrojstvene jedinice i broj službenika, odvajaju kosom crtom. Primjer: 04/1 – označava upravni odjel za gospodarstvo (04) i pročelnika upravnog odjela za gospodarstvo (/1) ili 04-02/4 – označava upravni odjel za gospodarstvo (04), odsjek za komunalne poslove (02) i Josipa Josipovića stručnog suradnika za komunalne poslove, koji nosi oznaku broj 4, jer je četvrti referent po redu u pravilniku o unutrašnjem redu (/4).

32

Brojčane oznake središnjih tijela državne uprave i drugih središnjih tijela sukladno čl. 4. Pravilnika o jedinstvenim oznakama… određuje središnje tijelo državne uprave nadležno za opću upravu. Brijčane oznake ustrojsvenih jedinica središnjih državnih tijela i brojčane oznake čelnika tijela i službi u tim tijelima prema uredbi o ustrojstvu i pravilniku o unutarnjem redu, određuje se planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata, koji donosi čelnik tijela ili po njegovoj ovlasti čelnik ustrojstvene jedinice u kojoj se obavljaju poslovi uredskog poslovanja. Godina nastajanja akta označava se s poslijednje dvije znamenke godine u kojoj je svaki pojedini akt kao pisana radnja nastao unutar predmeta, bilo da je primljen ili je nastao kao vlastiti akt tijela. Redni broj akta označava redosljed akta (vlastitih i primljenih), kao pisanih radnji unutar istog predmeta upisanih u urudžbenom zapisniku ili upisniku predmeta upravnog postupka, odnosno odgovarajućoj bazi podataka (ako se uredsko poslovanje vodi informatičkim sredstvima). Primjeri: URBROJ: 2158/1-05/1-05-1 je urudžbeni broj koji označava Osječko baransku županiju (2158/1), Upravni odjel za upravno pravne poslove i pročelnika tog odjela (05/1) i redni broj akta u predmetu označen kao prvi (1) akt. URBROJ: 2158/1-06-02/3-05-2 je urudžbeni broj koji označava Osječko baranjsku županiju (2158/1), Upravni odjel za gospodarstvo (06), Odsjek za komunalno gospodarstvo i stručni suradnik za komunalno gospodarstvo Josip Josipović (02/3), godina nastanka akta 2005. označena kao (5) i redni broj akta u predmetu označen kao drugi akt (2). URBROJ: 515-12-02/1-05-1 je urudžbeni broj koji označava stvaratelja akta Središnji državni ured za upravu (515); Sektor upravne inspekcije (12), Odjel i načelnik odjela za inspekcoije (02/1), godinu nastanka akta (05) i redni broj akta unutar predmeta (1). Pitanja: 1. Objasnite značenje i strukturu klasifikacijske oznake? 2. Objasnite značenje urudžbenog broj te njegove sastavne djelove? 3. Tko može i mora isticati klasifikacijsku oznaku i urudžbeni broj?

33

4. Upisivanje akata u evidenciju Prijemni, razvrstani i rspoređeni akti upisuju se u propisane glavne i pomoćne uredske knjige istog dana kada su i zaprimljeni. Akti se u glavne i pomoćne knjige upisuju prema sustavu jedinstvenih klasifikacijskih oznaka i urudžbenog broja određenih planova svakog tijela. a) Upisivanje u glavne i pomoćne uredske knjige U upisnik predmeta prvostupanjskog upravnog postupka upisuju se slijedeći podaci: - klasifikacijska oznaka predmeta, - urudžbeni brojevi akata, - datum primitka zahtijeva i drugih akata u postupku, - ime i prezime, odnosno naziv i mjesto podnositelja zahtijeva, odnosno drugih pošiljatelja akata, - kratak sadržaj predmeta, odnosno pojedinih akata u predmetu, - odluku o zahtijevu i datum odluke, - rad prvostupanjskog tijela po žalbi i datum odluke, - administrativno izvršenje i datum izvršenja i razvođenja, odnosno bilješka o obustavi postupka. UPISNIK PREDMETA PRVOSTUPANJSKOG UPRAVNOG POSTUPKA KlasifiUrudžbeni Datum Ime i prezime odnosno Kratki sadržaj kacijska Broj primitka naziv i mjesto zahtijeva oznaka zahtijeva podnositelja zahtijeva 1 2 3 4 5

Strana….

34

8

Ne

9

10

Žalba dostavljena dru

Zahtjev usvojen

7

Da

Rješenje zamijenjeno no novim

Zahtjev odbijen

6

U roku iz čl. 218 ZUP-a

Rad prvostupanjskog tijela po žalbi i datum odluke Žalba odbačena

Zahtjev odobren

Odluka o zahtjevu i datum Odluke

11

12

13

Administrativno izvršenje i datum izvršenja Razvođenje Zaključak Prisilno o dozvoli izvršenje izvršenja

14

15

16

U upisnik predmeta drugostupanjskog upravnog postupka upisuju se slijedeći podaci: - klasifikacijska oznaka predmeta, - urudžbeni brojevi akata, - datum primitka žalbe i drugih akata u postupku, - ime i prezume, odnosno naziv i mjesto podnositelja žalbe i drugih pošiljatelja akata, - naziv tijela koje je donijelo ili nije donijelo prvostupanjsko rješenje, - odluku ožalbi i datum odluke, - razlog usvajanje žalbe, - razvođenje i bilješku o obustavi postupka. UPISNIK PREDMETA DRUGOSTUPANJSKOG UPRAVNOG POSTUPKA Klasifikacijska Urudžbeni Datum primitka Ime i prezime Naziv tijela Oznaka Broj Žalbe odnosno naziv i koje je donijelo mjesto žalitelja ili nije donijlo prvostup. Rj. 1 2 3 4 5 Strana … Žalba Odluka o žalbi i datum odluke

U roku (čl.247 ZUP-a)

Razlozi usvajanja žalbe

35

Žalba odbijena

izmijenjenoRješenje

Rješenje poništeno

7

8

9

ništavimRješenje proglašeno

Žalba odbačena 6

10

da

ne

11

12

Povreda Pogrešno Pogrešna pravila ili primjena Razvo postupka nepotpunu materijalnog Đenje utvrđeno prava činjenično stanje 13

14

15

16

b) U urudžbeni zapisnik upisuju se akti neupravnog postupka prema slijedećem sadržaju podataka: - klasifikacijska oznaka, - urudžbeni broj, - kratak sadržaj predmeta, odnosno pojedinog akta, - datum primitka akta, datum nastanka akta, - organizacijska jedinica, - datum i oznaka razvođenja. U urudžbenom zapisniku u gornjem lijevom uglu upisuje se odgovarajući dio klasifikacijske oznake (u pravilu do broja dosijea). Međutim, ako se očekuje manji priliv predmeta u određenoj glavnoj grupi, grupi i podgrupi ili djelatnosti unutar podgrupe, upisati će se samo dio klasifikacijske oznake prema sadržaju (primjer: 112-02 – radni odnos na određeno vrijeme). Ako se u nekom predmetu očekuje veći broj akata (podbrojeva unutar istog predmeta) u gornji lijevi ugao upisuje se cijela klasifikacijska oznakas uključujući i redni broj predmeta, pa se u rubliku 1 ne upisuje ništa, a urudžbeni brojevi akata unutar predmeta, upisuju se u nizu jedan iza drugoga, kako slijede pojedine pismene radnje, odnoso akti u predmetu. Ovakav način vođenja urudžbenog zapisnika može se koristiti u predmetima iz upravnog podrućja financija (grupe računa za režijske troškove), statistike (prikupljanje statističkih podataka po djelatnostima ili vrstama propisanih statističkih izvješćaja) i sl.

Klasifikacijska oznaka

Predmet

URUDŽBENI ZAPISNIK Urudžben Datum Datum Organii broj Primitka nastanka zacijska akta jedinica

Razvođenje Datum

Oznaka

36

1

2

3

4

5

6

7

8

Prijenos Prijenos

c) Upisivanje akata u pomoćne knjige obavlja se prema sadržaju i vrstama tih knjiga, radi obavljanja propisanih radnji u uredskom poslovanju, kao što su prijem pošte, dostava u rad, otprema, čuvanje u rokovniku, brzo pretraživanje predmeta u registru i sl. U urudžbeni zapisnik i internu dostavnu knjigu ne upisuju se akti koji ne predstavljaju službenu pisanu komunikaciju

5. Omot predmeta (košuljica) Kad se u odgovarajuću glavnu knjigu upiše prvi akt kojim se osniva predmet, akt se stavlja u poseban omot (košuljicu), u koji se kasnije ulažu i ostali akti istog predmeta. Omot predmeta vodi se na propisanim formularima, tiskanicama veličine 230x310 mm. Omot predmeta upravnog postupka uočljivo se razlikuje od predmeta neupravnog postupka S lijeve strane pri vrhu omota ispisuje se naziv tijela, odnosno unutarnje ustrojbene jedinice kojoj se akt dostavlja na rješavanje, prema jedinstvenom planu klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata, godina primitka te urudžbeni broj akta. Ako je riječ o predmetu upravnog postupka, ispisuje se i oznaka UP/I ili UP/II, ovisno jeli postupak o tome prvostupanjski ili drugostupanjski, te podaci koji se odnose na to do kada, do kojeg datuma treba predmet riješiti. U omotu se akti slažu prema datumu njihova prijema, tako da se odozgo nalazi akt koji je primljen pod najnovijim datumom.

37

OMOT SPISA

38

________________________________ (naziv tijela – žig)

Signatura org.jedinice ___________________ Klasifikacijska oznaka ___________________ Predmet _______________________________

(prva strana-upravni postupak) OMOT SPISA

39

Up

______________________________ (naziv tijela – žig)

Signatura org.jed. ___________ Klasifikacijska oznaka _______ Predmet ___________________ __________________________

Rok za rješenje ZAHTJEV a) odbačen b) odbijen c) usvojen Dana ŽALBA PO PRVOSTUPANJSKOM TIJELU a) odbačena b) rješenje zamijenjeno novim c) žalba dostavljena drugostupanjskom tijelu DANA ŽALBA PO DRUGOSTUPANJSKOM TIJELU a) odbačena b) odbijena c) rješenje izmijenjeno d) rješenje poništeno 1 povreda pravila postupanja 2 pogrešno ili nepotpuno utvrđeno činjenično st. 3 pogrešna primjena materijalnog prava e) rješenje proglašeno ništavim

R

2 i 3 unutarnja strana obrasca 15 i 16 Urudžbeni Datum Spisak akta Broj primitka (kratka oznaka sadržaja

Dana

Prilozi Naziv

Količina pril. list

Primjedba

6. Povezivanje (združivanje) predmeta ili dosjea Ako se predmet ili dosje vodi pod dvije klasifikacijske oznake, te ako se više predmeta s posebnim klasifikacijskim oznakama rješava jednim

40

(zajedničkim) aktom, povezivanje tih predmeta izvršiti će se na način da se povežu te klasifikacijske oznake. Povezivanje klasifikacijskih oznaka u urudžbenom zapisniku, obavlja se na način da se uz prije upisani predmet i dosje upisuje klasifikacijska oznaka i stranica poslije upisanog predmeta ili dosje. Po izvršenom povezivanju, akti tih predmeta čine cjelinu i dalje se vode pod posljednjom upisanom klasifikacijskom oznakom, a povezivanje se upisuje i u oznaku „veza“ na samom aktu. Međutim, u praksi ima predmeta koji nastanu kao neupravni predmeti (zapisnik o inspekcijskom nadzoru s prijedlogom mjera, predstavka o nezakonitom rješenju s prijedlogom za ukidanje po pravu nadzora), a tijekom postupka, sukladno posebnom zakonu, predmet postane upravni predmet (rješenje o poduzimanju mjera protiv nadzornog tijela ili ukidanje rješenja po pravu nadzora). Ti predmeti otvaraju se nao neupravni jer je unaprijed neizvjesno hočeli stranka, na temelju obavljenog inspekcijskog nadzora, postupiti po zapisniku i naloženim mjerama, odnosno hočeli predstavka biti, prema ocjeni inspekcije, osnovana za postupanje i na temelju postupanja biti osnova za poništenje rješenja. Ako predmeti budu dovršeni na način da nadzirano tijelo po naloženim mjerama, odnosno ako u provedenom postupku nema mjesta za ukidanje rješenja po pravu nadzora, predmeti su i dovršeni kao neupravni predmeti. Ako, ipak slijedom postupka dođe do donošenja akta o poduzimanju mjera (rješenje o zabrani donošenja rješenja u upravnom postupku službeniku koji ni u ostavljenom roku nije položio državni stručni ispit, nakon što je zapisnikom upravne inspekcije naložena mjera i utvrđeni rok u kojem je bio dužan položiti ga) ili poništavanje rješenja po pravu nadzora, otvara se novi predmet, predmet upravnog postupka. Iako se radi o istoj upravnoj stvari ti se predmeti ne mogu povezati na opisani način (predmeti se mogu povezati samo u istoj vrsti postupka i upisivati u istu vrstu glavne knjige. Zbog toga se za rješenje o poduzimanju mjera ili rješenje o ukidanju rješenja po pravu nadzora otvara (novi) predmet upravnog postupka, a kao veza s predmetima iz neupravnog postupka, ulažu se preslike neupravnih akata iz kojih je vidljiv slijed neupravnog u upravni postupak 7. Zaključivanje uredskih knjiga i kontrola rješavanja predmeta Na kraju godine svesci urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka uvezuju se u jednu ili više knjiga s tim da 41

jedna knjiga, u pravilu, ima najviše 200 araka. Uz ove sveske povezuju se popisi akata kao njihovi sastavni dijelovi, a također i ovjereni primjerak plana arhivskih znakova za tu godinu. Na prednjoj strani korica knjige ispisuje se krupnim slovima naziv organa uprave ili organizacije, a ako se u organu uprave ili organizacije vodi više urudžbenih zapisnika ili upisnika predmeta upravnog postupka i naziv unutarnje organizacijske jedinice koja vodi poseban urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka. Ispod naziva stavlja se oznaka godine te prvi i posljednji broj. Ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata, iz mikrofilmskih rola formira se mikroprojacket urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka. Kontrola rješavanja predmeta za proteklu godinu redovito se obavlja početkom siječnja tekuće godine, kad su razvedeni arhiviraju se svi rješeni predmeti iz prethodne godine te izlistaju popisi ukupno rješenih i nerješenih predmeta po referentima 8. Dostava akata u rad Nakon upisivanja akata u glavne uredske knjige (urudžbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka) svi akti se dostavljaju istog dana u rad unutarnjim ustrojbenim jedinicama. Dostavljanje akata u rad obavlja se in ternom dostavnom knjigom. Ovlaštena službena osoba ustrojbene jedinice raspoređuje akte na pojedine referente. Primanje akata u rad službene osobe (referenti) potvrđuju potpisom i oznakom datuma primitka, 9. Otpremanje akta Svi akti preuzeti tijekom dana na otpremu, moraju biti otpremljeni tog istog dana. Akti primljeni poslije zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremiti će se idućeg radnog dana. Na primjerku akta koji ostaje u arhivi stavlja se u otisak daktilografskog štambilja datum otpreme i potpis radnika koji obavlja otpremanje akta. Ukoliko se neki od tih akata šalje preporučeno, u tu omotnicu (preporučenu) stavljaju se i ostali akti koji bi se inače otpremali kao obična pošiljka. Omotnica u kojoj se otpremaju službeni akti ima svoj specifični način upisivanja teksta. Najprije, u gornjem lijevom kutu prednje strane upisuje se točan naziv i adresa pošiljaoca, kao i oznaka svih osnovnih brojeva akata koji se nalaze u omotnici. Naziv primaoca pošiljke treba ispisati čitko i

42

velikim štampanim slovima, te se ispod toga stavlja ulica i kućni broj ili broj poštanskog pretinca, odredišna pošta i poštanski broj. Svi dokumenti, neponištene taksene marke i druge vrijednosnice, povjerljiva i strogo povjerljiva pošta, otpremaju se preporučeno, ili u zatvorenim omotnicama ako se dostavljanje ne vrši preko poštanske službe nego preko dostavljača. Ukoliko se u omotnici nalazi povjerljiva ili strogo povjerljiva pošta treba omotnicu zapečatiti ili na koji drugi pogodan način osigurati. 10. Razvođenje akata Poslije izvršenog otpremanja, akti se razvode u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka, i to prema uputama dobivenim od referenta koji je radio na predmetu (uputa za pisarnicu). Iznimno, prije otpremanja akata razvode se „izvorno riješeni akti“, u produžetku primljenog akta bez primjerka za arhivu. Razvođenje ostalih akata obavlja se na način da se u glavnim uredskim knjigama upisuje datum razvođenja i odgovarajuća oznaka: - „aa“ – ako je rad na predmetu potpuno završen i treba ga staviti u arhivu, stavlja se i arhivski znak (na primjer: a/a-16). Ako predmet treba čuvati, stavlja se „“aa-16-10 godina“ ili „aa-16-trajno kao arhivska građa), - „R“ – (što znači rok) i datum do kada se pretpostavlja da će se po traženju postupiti ili kada predmet treba ponovno uzeti u rad (na primjer: „R-15.11.2005“), - ako se akt ustupa unutarnjoj organizacionoj jedinici istog organa, staviti će se u ovu rubriku oznaka unutarnje organizacijske jedinice kojoj se akt ustupa, - ako se vrši razvođenje akta koji se rješava „izvorno“ treba u ovu rubriku staviti najprije oznaku „Izvorno“, a ispod toga točan naziv i sjedište organa kome je akt otpremljen. Sve ovo što je rečeno za predmete neupravnog postupka analogno se primjenjuje i na razvođenje predmeta upravnog postupka, dakako u odgovarajućim rubrikama upisnika predmeta upravnog postupka. 11. Arhiviranje i čuvanje akata Svi riješeni predmeti stavljaju se u arhivu i čuvaju. Unutarnje organizacione jedinice ili organizacije, koji vode posebne urudžbene zapisnike odnosno upisnike predmeta upravnog postupka, mogu držati svoje predmete u svojoj pisarnici najduže dvije godine, poslije kojeg roka predaju te predmete zajedno s odgovarajućim urudžbenim zapisnicima

43

odnosno upisnicima predmeta upravnog postupka i drugim pomoćnim knjigama na daljnje čuvanje arhivi pisarnice organa uprave i organizacije. Ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata, riješeni predmeti snimiti će se na mikrofilm i čuvati u obliku „jacketa“ i mikrofilmske role, dislocirano od pisarnice u drugoj zgradi. U izvornom obliku na papiru čuvaju se samo oni dokumenti za koje je to utvrđeno propisima o izlučivanju arhivske građe. Postupak prije stavljanja u arhivu Prije stavljanja u arhivu treba u svakom predmetu kronološkim redom složiti brojeve i priloge i tom prilikom provjeriti jeli predmet dovršen, dali se u predmetu nalaze neki prilozi ili dokumenti koji bi trebali biti vraćeni strankama, dali su uz njih greškom pripojeni neki drugi predmeti odnosno njihovi pojedini akti ili prilozi itd. Arhiviranje predmeta Radnici unutrašnjih organizacionih jedinica organa uprave ili organizacija dužni su dovršene predmete odmah vratiti u pisarnicu, ako nije drugačije određeno (čl. 13. s.2. Uredbe) Dovršeni predmeti odlažu se u arhivu prema klasifikacijskim oznakama. Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata za pojedini organ uprave odnosno organizaciju utvrđuje rukovoditelj organa uprave odnosno organizacije na osnovu Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata. Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi Za svaku klasifikacijsku oznaku treba predvidjeti u arhivi, u pravilu, poseban fascikl u kojem će se predmeti slagati po broju predmeta unutar dosjea. U arhivi se posebno odlažu predmeti neupravnog, a posebno predmeti upravnog postupka. Na svaki fascikl se stavlja naziv organa uprave ili organizacije i klasifikacijska oznaka. Dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici odnosno upisnici predmeta upravnog postupka i druge evidencije kao i ostali materijali organa uprave ili organizacije, moraju se čuvati u sređenom stanju do predaje nadležnom arhivu ili do uništenja. Rukovanje predmetima stavljenim u arhivu Predmetima stavljenim u arhivu rukuje određeni radnik pisarnice. Ako predmet stavljen u arhivu treba priključiti aktima primljenim poslije njegova arhiviranja, predmet će se izdati bez potvrde. 44

U svim ostalim slučajevima predmeti iz arhive izdaju se samo uz potvrdu. Potvrda mora sadržavati: klasifikacijsku oznaku predmeta, urudžbeni broj, datum uzimanja predmeta, rok vračanja predmeta i potpis referenta koji preuzima predmet uz oznaku unutarnje organizacijske jedinice u kojoj radi. Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati osobama izvan organa uprave ili organizacije samo uz pisano odobrenje nadležnog rukovoditelja. Arhivska knjiga Pisarnice organa uprave i organizacija dužne su voditi arhivsku knjigu (obrazac br. 12) kao opći inventarni pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz prijašnjih godina. Upisivanje u arhivsku knjigu vrši se na slijedeći način: - u rubriku „redni broj“ stavlja se redni broj pod kojim se određeni arhivski materijal upisuje u arhivsku knjigu. Arhivska se knjiga krajem godine zaključuje, i redni brojevi se produžavaju bez obzira kada se vrši upis, tj. koje godine. - u rubriku „datum upisa“ upisuje se datum, - u rubriku „godina“ stavlja se godina na koju se odnosi arhivski materijal koji se upisuje u arhivsku knjigu, - u rubriku „opis“ stavlja se oznaka iz čega se sastoji arhivski materijal, - u rubriku „ukupan broj“ stavlja se količina odgovarajućeg dijela arhivskog materijala. Na primjer, ako upisnik predmeta upravnog postupka ima 3 knjige upisuje se brojka 3; a ako akt predmeta upravnog postupka ima 36 fascikla, upisuje se brojka 36 itd.), - u rubriku „primjedba“ upisuje se i to olovkom podaci o mjestu gdje se nalaze, drže odnosno čuvaju arhivski materijal. Pitanja: 1. Objasnite postupak upisivanja akata u evidencije. 2. Što je to omot predmeta? 3. Objasnite pojam povezivanja (združivanje) predmeta. 4. Objasnite postupak razvođenja akata. 5. Objasnite postupak Arhiviranja i nčuvanje akata?

VII. UREDSKO POSLOVANJE SUDSKIH TIJELA

45

1. Uvod Sudska pisarnica je unutarnja ustojena jedinica u sustavu sudbenog tijela u kojoj se obavljaju uredski poslovi, a u sudovima s većim opsegom poslova može se organizirati u više ustrojstvenih jednica, npr. - priavna - kaznena - parnična - ostavinska itd. Radom sudske pisarnice upravlja upravitelj sudske pisarnice koji vodi brigu za pravodobno i uredno obavljanje uredskih poslova, poslova prijepisa, rasporeda daktilografa. Ako sudska pisarnica ima više ustrojstvenih jedinica, radom pojedinih jedinica upravlja voditelj pod nadzorom upravitelja sudske pisarne. U sudskoj pisarnici obavljaju se ovi poslovi: 1. primanje podnesaka i drugih spisa neposredno od stranaka, preuzimanje podnesaka i drugih pošiljki na pošti, otvaranje podnesaka i drugih pošiljki, 2. obračunavanje sudskih pristojbi, 3. upis spisa u upisnike, imenike i ostale knjige, 4. dostava spisa u rad određenom sucu ili drugom službeniku u sudu, 5. prijepis odluka i drugih spisa, 6. otprema i dostava sudskih pošiljki, 7. ulaganje spisa u arhiv i čuvanje arhivskog materijala. Pitanja: 1. Što je sudska pisarnica ? 2. Tko upravlja sudskom pisarnicom, a to ustrojstvenom jedinicom? 3. Koji poslovi se obavljaju u sudskoj pisarnici? 2. Primanje podnesaka i drugih spisa Neposredna predaja a. službenik sudske pisarnice prima sve podneske i druge spise koje stranke predaju neposredno. b. Ako sud nije mjerodavan za primanje podneska, službenik će upozoriti na to podnositelja i uputiti ga mjerodavnom tijelu. Ako podnositelj i nakon toga traži da se njegov podnesak primi, službenik će primiti takav podesak pa će ispod štambilja o primitku staviti bilješku o obavljenom upozorenju. Takav se

46

podnesak upisuje u odgovarajući upisnik za razne predmete i nakon toga dostavlja mjerodavnom tijelu, c. Stranku koja želi dati usmenu izjavu, koja se daje podneskom, na zapisnik, službenik pisarnice uputiti će za to određenom sucu, sudskom savjetniku ili drugom službeniku suda, ako se prema odredbama postupka takva izjava može dati na zapisnik kod suda. Ako sud nije mjerodavan da na zapisnik primi usmeno propćenje koje stranka želi dati, službenik će na to upozorioti stranku i uputiti je mjerodavnom tijelu. Prilikom neposrednog primitka podneska službenik pisarnice upozoriti će podnositelja na neurednost podneska (nedovoljan broj primjeraka, priloga i prijepisa za sud i stranke, nedostatak adrese stranaka i drugih osova, nedovoljno plaćena pristojba itd.) i odmah zatražiti da se nedostaci otklone. Ako podnositelj ne otkloni odmah uočene nedostatke, primiti će se i takav neuredan ili nepotpun podnesak. Ispod bilješke o primitku olovkom u boji službenik će staviti napomenu o kakvom je nedostatku riječ, kao i bilješku o obavljenom upozorenju. Pitanja: 1. Tko prima sudske podneske? 2. Kako se postupa s podneskom kad sud nije mjerodavan za postupanje po istom? 3. Moželi stranka usmeno dati podnesak – ako može, na koji način? 4. Što je neuredan podnesak? Preuzimanje pošiljaka na pošti Poštanske pošiljke preuzima za sud, prema posebnim propisima, za to određena službena osoba. Službenik određen za preuzimanje pošte ne smije pruzeti preporučene pošiljke i one na kojima je označena vrijednost, ako je omot takvih pošiljki oštećen. U takvim slučajevima tražiti će od mjerodavnog tijela poštanske službe da se stanje sadržaj pošiljke utvrdi komisijski, pa će nakon toga preuzeti pošiljku zajedno sa zapisnikom. Otvaranje pošiljki.

47

Obične Pošiljke primljene u zatvorenim omotnicama otbvara određeni službenik sudske pisarnice. Službenik koji otvara pošiljke neće otvoriti povjerljive i strogo povjerljive pošiljke kao i pošiljke upućene osobno predsjedniku suda ili na njegove ruke ili na ruke suca pojedica. Takve pošiljke predaju neotvorene. Prije predaje službenik će na omotnicu staviti bilješku o primitku. Omotnica se otvara tako da se ne oštete poštanski pečati i žigovi. Svakom podnesku uvjek se prilaže omotnica u kojoj je podnesak stgao. Prilikom otvaranja omotnice treba pripaziti: - da se podnesci ne oštete, - da se prilozi raznih pisama ne pomješaju, - da neki podnesak ili nalog ne ostane u omotnici i sl. - osobito treba provjeriti slažuli se brojevi napisani na omotnici s brojevima primljenih podnesaka. Službenik pisarnice prilikom otvaranja pošiljke mora paziti: - postojili sumnja o neovlaštenom ili zlonamjernom otvaranju pošiljke, - da u omotnici nedostaje podnesak označen na njoj, - jesuli primljeni samo prilozi bez popratnog dopisa i sl. Pitanja: 1. 2. 3. 4.

Tko može preuzimati poštanske pošiljke? Kako se postupa s oštečenim pošiljkama? Tko otvara pošiljke? Na što treba pripaziti porilikom otvaranja omotnice?

3. Bilješka o primitku Na primjerak podneska određenog za sud stavlja se bilješka o primitku, u pravilu na prvoj stranici u sredini gornjeg dijela lista. Bilješka o primitku sadržava naziv i mjesto suda, dan, mjesec i godinu primitka te podatke o načinu primitka, broju primjeraka i priloga, jeli i kako na podnesak plaćena pristojba, jeli stiglo poštom otvoren uz pošiljku i slično. Bilješka o primitku stavlja se i na sve pošiljke i dostavnice koje su vraćene sudu zbog neobavljenog uručenja pošiljke adresatu. Bilješku potpisuje službenik koji je primio podnesak

48

_______________________ sud u _________________________ Primljeno neposredno – preko pošte (obično – preporučeno ___________________ 20 __ g. u ____ primjeraka s ________ priloga i_____________ rubrika. Podnesak stigao poštom otvoren – s oštećenom omotnicom. Predan na poštu preporučeno dana _________ 20__ g. Plaćena pristojba ______ kuna u državnim biljezima – manje. Plaćeno _______ kuna – podnesak primljen bez pristojbe. Primljene vrijednosti (novac, državni biljezi i sl.) ________________ ________________________________________________________ Potpis zaposlenika

Na ostale primjerke podneska staviti će se skraćena bilješka, koja sadržava samo naziv i mjesto suda, te dan, mjesec i godina primitka. Službenik koji je primio podnesak ili drugi dopis dužan je na zahtijev podnositelja izdati potvrdu o primitku: - stavljanjem otiska prijemnog štambilja na kopiju podneska, - potpisom i pečatom suda u predajnoj knjizi donositelja, - izdavanjem potvrde o primljenom podnesku - potpisom i pečatom na priloženoj dostavnici. Pitanja: 1. Što sadržava bilješka o primitku podneska? 2. Gdje se sve stavlja bilješka o primitku? 4. Upisnici i pomoćne knjige Opće odredbe o vođenju upisnika Sudovi moraju voditi upisnike i pomoćne knjige propisane Sudskim poslovnikom. Upisnici služe za upisivanje podnesaka kojima se osniva sudski spis za određeni predmet i za upisivanje tijeka postupka i pojedinih postupkovnih i upravnih radnji obavljenih u određenom predmeu. Upisnici se vode odvojeno za pojedine vrste predmeta prema granama sudovanja. Upisnici se sastoje od potrebnog broja araka propisanih tiskanica koji su uvezani u knjige s tvrdim koricama. Na korice se stavlja oznaka upisnika

49

i godina na koju se upisnik odnosi (npr. Upisnik „Su“ 2007., upisnik „P“ 20007. i sl.). Upisnik se vodi za svaku godinu posebno. Prije upisa primljeni podnesci se moraju razvrstati prema vrsti upisnika u koji ih treba upisati. U odgovarajući upisnik upisuje se prvi podnesak kojim se pokreće postupak ili traži obavljanje neke druge radnje pred sudom. Podnesci koji se odnose na već upisane predmete kojima se izjavljuje pravni lijek (žalba, revizija, prigovor i sl.) upisuju se u odgovarajući odjelak u upisniku tog predmeta. Ostali podnesci ulažu se u odgovarajući spis bez posebnog unošenja u upisnik, s tim da se upisuje u popis podnesaka spisa na koji se odnosi. Svaki predmet vodi se u odgovarajućem upisniku pod istim rednim brojem do dovršenja postupka u prvom stupnju, bez obzira na dužinu trajanja postupka, a najdulje za vrijeme od dvije kalendarske godine. Prijenos broja predmeta Ako u upisniku kod prijašnjeg predmeta nema dovoljno prostora za upisivanje daljnjih podnesaka koji se odnose na isti predmet, nastaviti će se upisivati u prvom slobodnom vodoravnom redu koji slijedi iza zadnjeg ispunjenog rednog broja tog upisnika. Da bismo povezali predmet, olovkom u crvenoj boji napisati ćemo redni broj predmeta iza kojeg slijedi nastavljeni upis, npr. 50/202 što znači da se nastavljeni spis koji se odnosi na predmet upisan po rednim brojem 50 nalazi iza predmeta upisanog pod rednim brojem 202. Nakon izvršenog upisa u upisnik upisujemo nove predmete primljene poslije pod slijdećim rednim brojem prkinutog niza upisivanja, npr. iza broja 50 upisanog olovkom u crvenoj boji upisuje se novi slijdeći predmet pod rednim brojem 203. Prijenos starih predmeta Ako postupak o jednom predmetu traje duže od dvije godine, prenose se u trećoj kalendarskoj godini zajedno sa svim potrebnim upisima i prijašnjim oznakama u upisnik za istu godinu i upisuju prije novih predmeta. Prijenos se obavlja prema vremenskom redosljedu primitka tako da se najprije upisuju ranije primljeni predmeti, a kao datum primitka označuje se datum primitka prvog podneska, odnosno osnutka spisa (npr. P-57/96.-20. siječnja 1996.). Nakon izvršenog prijenosa u upisnik iz kojeg se izvršio prijenos stavlja se bilješka o prijenosu u novi upisnik, a redni broj tog predmeta zaokružuje se olovkom u boji.

50

Pogrešni upis Pogrešno obavljen upis ne smije se brisati ili poništiti na neki drugi način kao što je ljepljenjem, korektorom i sl. Pogrešno obavljen upis u pojedinim odlomcima upisnika ispravlja se tako da se povuće tanka vodoravna crta preko pogrešno obavljenog upisa kako bi precrtani dio ostao vidljiv i iznad toga se obavi točan upis. Ako je neki predmet pogrešno upisan u upisnik, precrtati će se cijeli upis olovkom u crvenoj boji, kosom crtom od lijevog donjeg prema gornjem kutu. U odlomku za primjedbe zabilježiti će se tintom ili kemijskom olovkom „pogrešan upis“. Oznaćavanje dovršenog predmeta Kad se prema propisima postupka smatra postupak u određenom predmetu dovršen kod tog suda, redni broj tog predmeta obilježava se u upisniku olovkom u crvenoj boji znakom konačnog rješenja „I_____“. Zaključavanje upisnika Upisnici se zaključaju na kraju svake godine tako da se iza poslijednjeg upisanog rednog broja stavlja bilješka koja sadržava: - dan, mjesev i godinu zaključenja, - redni broj posljednjeg upisa u upisnik, - broj i oznaku poništenja spisa, - broj rješenih predmeta, - broj i točan popis predmeta koji su na kraju godine ostali nerješeni. Pitanja: 1. Gdje se upisuju podnesci kojima se osniva sudski spis? 2. Kako se vode upisnici? 3. Što je prijenos broja i kako se on obavlja? 4. Kako i kada se obavlja prijenos starih predmeta? 5. Na koji način se obavlja ispravljanje pogrešnih upisa u upisnicima? 6. Kako se zaključuje upisnik?

5. Pomočne knjige Pomočne knjige služe za upisivanje podataka na osnovu kojih se mogu brže i lakše pronaći pojedini spisi, kao i za upisivanje podataka koji se ne upisuju u upisnicima.

51

Predmeti koji se upisuju u pojedine upisnike upisuju se istodobno u odgovarajuće imenike. Imenici se vode prema nazivu pravne osobe ili prezimena i imena fizičke osobe na koju se postupak odnosi ili o čijem se interesu radi. Ako se u jednom poredmetu postupak odnosi na više osoba, svaka će se osoba upisati posebno pod odgovarajuče slovo u isti, odnosno odgovarajući imenik. Osim imenika sudovi vode i ostale pomoćne knjige propisane Sudskim pravilnikom. U svim sudovima za uredsko-tehnički rad vode se, uz ostale, ove pomočne knige: - primopredajna knjiga za unutarnju dostavu, - dostavna knjiga za poštu, '-dostavna knjiga za mjesto, - popis izdanih spisa iz arhive itd. Pitanja: 1. Čemu služe pomoćne knjige? 2. Kako se vode pomoćne knjige, 3. Navedi neke pomoćne knjige koje se vode u sudovima? 6. Omot spisa i popisi spisa Podnesak kojim se osniva novi spis, nakon upisa u odgovarajući upisnik, stavlja se u omot spisa i upisuje u popis podnesaka koji je tiskan na unutarnjoj strani omota spisa. Omot spisa izrađuje se u tri boje: - žuti za spis u kaznenom predmetu, - zeleni za spis u parničnom postupku, - bijeli za ostale spise.

52

53

54

Pitanja: 1. Kako se ulaže podnesak kojim se osniva spis? 2. U kojim bojam se izrađuje omot spisa? 7. Otprema i dostava sudskih pošiljaka Pozivi, odluke i drugi otpravci namijenjeni strankama i drugim osobama dostavljaju se prema propisima o o sudskim postupcima na način određen dostavnom naredbom. Otpremu obavlja službenik koji nije radio na prepisivanju i izradi otpravaka. Pripremljeni otpravci predaju se službeniku određenom za otpremanje pošiljki koji će sve pošiljke upisati u odgovarajuče knjige za otpremu i dostavljanje te obaviti njihovo otpremanje preko dostavne knjige za poštu odnosno dostavne knjige za mjesto. Odluke, pozivi i drugo za što je potreban dokaz o primitku dostaviti će se strankama i drugim osobama uz dostavnicu ili će se staviti u omotnicu sa povratnicom. Odluke, pozivi i drugo što treba predati u vlastite ruke naslovniku, otpremiti će se uz dostavnicu odnosno omotnicu s povratnicom plave boje, a ostali dopisi uz dostavnicu, odnosno omotnicu s povratnicom bijele boje. Kad se dostavlja pozivi za raspravu i ročište ili odluke protiv kojih se može podnijeti pravni lijek, iznad teksta dostavnice, odnosno povratnice staviti će se datum iz popisa rokova. Ostale pošiljke kao i obične kratke obavijesti strankama, kad nije potreban dokaz o obavljenoj dostavi, mogu se otpremati običnom poštanskom dostavom.

55

56

57

Pitanja: 1. U koju omotnicu se stavlja odluka, poziv i sl. koju treba predati neposredno u ruke naslovniku? 8. Pohrana i čuvanje spisa Spisi se ulažu u arhiv na osnovi dostavne naredbe o ulaganju u arhiv. Prije stavljanja u arhiv treba provjeriti jesuli obavljene sve potrebne radnje u svezi s dostavom, prikupljanje dostavnica i povratnica o obavljenoj dostavi, kao i radnje koje se odnose na izvršenje kazni, naplatu troškova postupka isplačenih i predujmljenih iz proračunskih sredstava ili naplatu sudskih pristojbi. Prije stavlja u arhiv iz spisa će se izdvojiti svi priloženi spisi i izvornici isprava koje treba vratiti strankama, a na njihovo mjesto, prema potrebi, uložiti ovjereni prijepis. Spisi u kojima je postupak pravomoćno dovršen u tekućoj i prethodnoj kalendarskoj godini čuvaju se u priručnom arhivu koji se nalazi u sastavu pisarne. Pojedini spisi slažu se u svežnjeve prema rednim brojevima oznake spisa, tj od broja 1 pa dalje. Za veći broj predmeta u istom upisniku može se, prema potrebi, osnovati veći broj svežnjeva, time da se s vanjske strane svežnja označi službeni broj spisa uloženih u taj svežanj. Na prednjoj strani omota svežnja stavlja se oznaka upisnika i godište iz kojih potječu odnosi spisi. Opći arhiv je zajednički za sve vrste spisa i drži se odvojen od sudsje pisarnice u posebnoj prostoriji. U uložene spise u općem arhivu ćuvaju se i odgovarajući upisnici i pomoćne knjige iz priašnjih godina. Čuvanje arhivske građe Spisi stavljeni u arhiv slažu se u odgovarajuće police, ormare i slično, tako da budu zaštičeni od vlage, pžara, prašine, gubitka i oštećenja. Spisi u općem arhivu čuvaju se u sudu do određenog roka, ako nije predviđeno da se trajno čuvaju ili predaju na čuvanje ovlaštenom arhivu. Nakon isteka propisanih rokova, a po odobrenju nadležnog arhiva i višeg tijela sudske uprave, spisi se izdvajaju iz općeg arhiva i izručuju arhivu, odnosno trgovačkom društvu za prikupljanje i preradu papirnatih otpadaka ili se uništavaju.

58

Pitanja: 1. Kakav je postupak prije stavljanja spisa u arhiv? 2. Što je priručni arhiv i gdje se nalazi? 3. Do kada se čuvaju spisi u arhivu?

9. Uporaba pečata, žigova i štambilja Na otpravke odluka i na dopise koji se dostavljaju strankama, državnim tijelima, trgovačkim društvima ili drugim pravnim osobama te na potvrde sudska pisarnica stavlja okrugli pečat s otiskom u crnoj tinti, tamnoplavoj ili ljubičastoj boji. Sudski pečat istog sadržaja i jednakog oblika označiti će se arapskim brojem počev od broja 1. Za novčano poslovanje upotrebljavati će se pečat manjeg oblika s otiskom u crvenoj boji. Za pečaćenje voskom upotrebljavati će se žig izrađen od kovine. Pečati i žigovi izrađuju se, naručuju i uništavaju prema posebnim propisima. Za pojedine kratke bilješke, potpise oznake, naredbe i upute za rad u sudskoj pisarnici, a koji se često pojavljuju, mogu se upotrebljavati i štambilji. U sudskoj pisarnici upotrebljavaju se ovi štambilji: „Hitno“, „Maloljetnik“, „Pritvor“, „Uzdržavanje“, „Smetanje posjeda“, „Osiguranje dokaza“ i td. O svim pečatima, žigovima i štambiljima, vodi se popis pečata, žigova i štambilja u koji se unosi njihov naziv i podaci o tome kod koga se nalaze.

59

10.Oglasna ploča Za objavljivanje sudskih odluka i priopćenja putem javnog oglašavanja, koja se obavljaju prema odredbama pojedinih sudskih postupaka, služi oglasna ploča koja se postavlja na vidnom mjestu u sudu. Osim sudske ploče trgovački sudovi imaju i posebnu stečajnu oglasnu ploču na kojoj objavljuju sve odluke u svezi sa stečajem. Upravitelj sudske pisarnice brine se za pravodobno i uredno stavljanje oglasnih primjeraka na oglasnu ploču i njihovu skidanju s nje kad im istekne rok. Pitanja: 1. Na koje isprave se utiskuje ili otiskuje pečat? 2. Kako se izrađuju, naručuju i uništavaju pečati? 3. Koja je namjena oglasne ploče? 4. Tko vodi brigu i na koji način o stavljanju i skidanju oglasnih primjeraka na oglasnu ploču?

60

VIII. UREDSKO POSLOVANJE U POSLOVNOJ ORGANIZACIJI 1. Sustav evidentiranja i odlaganja dopisa Evidencija i kretanje pošte u poslovnoj organizaciji obavlja se u dva smjera: - ulazno, - izlazno. Završna faza uvjek je arhiva (pismohrana), tj. pohranjivanje pošte. a) Ulazno kretanje pošte Pošta koja dolazi u poslovnu organizaciju prolazi kroz mnog ruke, može se izgubiti ili ostati nerješena, a oba slučaja nanose štetu organizaciji. Da bi se one negativne posljedice izbjegle, pristigla pošta se evidentira. Postupak evidentiranja Postupak evidentiranja pratiti ćemo kroz četire radnje: a) otvaranje i pregled pošte, b) otiskivanje prijamnog štambilja, c) upisivanje u knjigu prijemne pošte, d) rješavanje pošte. Otvaranje i pregled pošte Prijam pošte obavlja se, u pravilu, na određenom mjestu u poslovnoj organizaciji. Poslovne organizacije unutarnjom organizacijom ovlaste tj. zaduže jednog ili više radnika za evidentiranje pošte. Prva radnja pri pregledavanju pošte je otvaranje omotnica, pri čemu posebnu pozornost treba usmjeriti na sadržaj, tj. da se sadržaj ne ošteti i prilozi ne pomješaju te da pojedini prilog ne ostane u omotnici. Prijemni štambilj Na svaki poslovni dopis stavlja se otisak prijamnog štambilja. Otisak se stavlja u gornji desni kut, a ako nema dovoljno mjesta stavlja se na pogodno mjesto na prvoj stranici dopisa, vodeći računa da tekst dopisa ostane čitljiv. Svaka poslovna organizacija izrađuje svoj prijamni štambilj koji se razlikuje od ostalih. Elementi prijemnog štambilja su: - datum prijema pošte, - broj pod kojim se dopis vodi u knjizi prijemne pošte i pod kojim se pohranjuje, - signo – oznaka pod kojom se razlikuju organizacijske jedinice u poslovnoj organizaciji. Razvrstavanje pošte

61

prema organizacijskim jedinicama naziva se signiranje pošte, - potpis – potpisuje se ovlašteni radnik koji je preuzeo poštu i koji njome manipulira. Upis u knjigu primljene pošte Dopisi pristigli u poslovnu organizaciju upisuju se u knjigu prijemne pošte i prate se do konačnog rješavanja i pohranjivanja. Knjiga prijemne pošte nije unificirana, tj. jednaka u svim poslovnim organizacijama. Sve više poslovnih organizacija evidentira prijem pošiljaka s pomoću računalnog programa. Knjiga prijemne pošte ima slijedeće elemente: - redni broj – upisuju se brojevi po redu za svaku tekuču godinu, - datum prijema – upisuje se datum, mjesec i godina prijema dopisa, - broj – upisuje se poslovni broj dopisa. To je broj uz nadjevak dopisa, - pošiljatelj – upisuje se tvrtka, odnosno ime i prezime pošiljatelja, - organizacijska jedinica – to je signo oznaka, - napomena – upisuje se ime osobe koja rješava dopis, a pri završenom rješavanju i pohranjvanju stavljamo oznaku a.a.

62

Rješavanje pošte. Pošta uvedena u knjigu ili računalo dostavlja se ovlaštenom radniku na rješavanje. Pod rješavanjem pošte najčešeće se razumjeva korespondiranje (odgovaranje). Što sve može biti odgovor odnoso rješavanje pošte, teško je predvidjeti, ali najčešći odgovori obrađeni su u poglavlju zaključivanje i realizacija prodajnog posla. b) Izlazno kretanje pošte Postupak evidentiranja izlaznog kretanja pošte pratiti ćemo kroz četire radnje: a) upisivanje u knjigu izlazne pošte, b) izrada dopisa, c) otprema dopisa d) arhiviranje Upisivanje u knjigu izlazne pošte Kao i knjiga prijamne pošte i knjiga izlazne pošte nije unificirana u svim poslovnim organizacijama. Računala su u mnogim poslovnim organizacijama zamjenila negdašnje knjge izlazne pošte.

63

Izrada dopisa Dopis sastavljaju korespodenti na temelju prethodnih dopisa i obavljenih radnji u poslovnom postupku, vodeći se poslovnom politikom svoje tvrtke. Pri oblikovanju dopisa, potrebno je posebnu pozornost obratiti na broj dopisa, potpis i čečat. Broj dopisa to je poslovni broj pod kojim se dopis vodi u knjizi izlaznih dopisa i pod kojim je njegova kopija pohranjena u arhivu ili se nalazi na drugom mjestu, što je navedeno u bilješci pod tim brojem. Broj se sastoji od nekoliko dijelova koje odvajamo znakovima – ili / : - prvi dio je oznaka izlazne pošte. To može biti slovo I (I kao izlazno, U kao ulazno) ili broj, npr. 1, 01 i sl.. - zatim broj organizacijske jedinice ili signo, npr. 04, - redni broj pod kojim je dopis napisan, - godina u kojoj je dopis napisan. Npr. broj: I-04/256/04 - nam ukazuje da je riječ o izlaznoj pošti, tj. da je naša poslovna organizacija pošiljatelj, zatim da dopis šalje komercijalni odjel (04), to je 256. pismo u 2004. godini, a broj: U-04/256/04 - nam kazuje da je riječ o ulaznoj pošti, dopis je namijenjen komercijalnom odjelu (04), u knjizi ulazne pošte je pod rednim brojem 256 u 2004. godini. Potpisi to je ime i prezime ispisano ručno na uobičajan način kako se potpisuje potpisnik. Pečat – otisak pečata stavlja se lijevo od potpisa, i to u sredini dopisa. 64

Otprema dopisa Dopisi se danas bez iznimke pišu s pomoću računala. To nam omogućuje i neograničeni broj primjeraka i mogućnost pohranjvanja u računalu ili nekom drugom podatkovnom mediju. Otprema preko pošte ili drugih tvrtki sa sličnom djelatnošću još se najčešće upotrebljava, posebno u korespodenciji s fizičkim osobama, iako ih faks i elektronička pošta sve više zamjenjuju. Arhiva (pismohrana) Svrha pravilno organizirane arhive je prikladno čuvanje i kolanje dokumenata te mogućnost njihova brzog nalaženja radi ponovne upotrebe. Pitanja: 1. Navedi radnje u postupku evidentiranja primljene pošte? 2. Koji su elementi prijemnog štambilja? 3. Opiši postupak upisivanja u knjigu primljene pošte? 4. Opiši postupak izlaznog kretanja pošte? 5. Što je pismohrana

IX. TAKSE 1. Pojam Taksa predstavlja propisima utvrđenu pristojbu koja se naplaćuje od fizičkih i pravnih osoba za određene spise i radnje kod upravnih organa. Ova naknadu u obliku takse ima neke elemente protuvrijednosti za rad obavljen povodom zahtijeva stranke. No, ne bi se moglo decidirano tvrditi da to predstavlja zapravo cijenu koja se plaća za rad organa. Naime, bjelodano je da organi ne mogu ni približno pokriti sve troškove svog funkcioniranja od prihoda s naslova takse, pa kao što je opće poznato postoje drugi modaliteti putem kojih oni osiguravaju svoju normalnu djelatnost (u kojima opet građani participiraju), a to su buđeti-proračuni. 2. Vrste taksi Takse (pristojbe) za rad tijela uprave i drugih državnih tijela te pravnih osoba koje na osnovi zakona imaju javne olasti dijelimo na: - administrativne takse – koje se plaćaju kod poslova u svezi s vrijednosnim papirima,

65

- upravne takse – koje se plaćaju za spise i radnje pred tijelima državne uprave, upravnim tijelima jedinice lokalne, samuprave i uprave te pravnim osobama koji na osnovu zakona imaju javne ovlasti, - sudske takse – koje se plaćaju u postupcima pred sudovima, - javnobilježničke takse – koje se plaćaju za rad javnog bilježnika 3. Naplaćivanje takse Taksa se plaća po taksenoj tarifi koja važi za rad organa koji rješava po zahtjevu stranke, bez obzira kojem je organu podnesen zahtjev. Taksa se plaća u administrativnim odnosno sudskim taksenim markama. 4. Takseni obveznik i taksena obveza, plaćanje takse Takseni obveznik je fizička osoba (bilo fizička ili pravna) na zahtjev koje se pokreće postupak odnosno obavljaju radnje predviđene u taksenoj tarifi. Ako pak za isti spis ili radnju postoje dva ili više taksenih obveznika, njihova je obveza solidarna, to će reći da se taksa u cijelosti može naplatiti od bilo kojeg od njih. Kad više osoba podnosi zajednički zahtjev, plaća se jedna taksa, ako je taj zahtjev u nedjeljivom interesu svih podnositelja. Ako svaki podnositelj zahtjeva ima poseban interes za donošenje upravnog akta, taksu plaća svaki pojedini podnosilac zahtjeva. Taksena obveza jest dužnost plaćanja takse taksenog obveznika. Ukoliko taksenom tarifom nije drugačije propisano, taksena obveza nastaje: - za podnesak - u času kad se predaju, a za podneske dane u zapisnik, kad se zapisnik sastavlja, - za rješenja i druge isprave - u času podnošenja zahtjeva za njihovo izdavanje, - za upravne radnje - u času podnošenja zahtjeva za izvršenje tih radnji. U pravilu taksa se plaća u času nastanka taksene obveze, međutim u pojedinim slučajevima može biti i drugačije propisano. Ako je taksenom tarifom propisano da se taksa plaća prema vrijednosti predmeta, kao osnovica za odmjeravanje takse uzima se vrijednost označena u podnesku ili ispravi ili vrijednost utvrđena na način propisan u taksenoj tarifi. U rješenju i drugoj ispravi za koju se taksa plaća mora se naznačiti da je taksa plaćena, u kojem iznosu i po kojem tarifnom broju. Analogno tome u ispravama koje se izdaju bez takse mora se naznačiti u koju se svrhu izdaju i na temelju kojeg propisa su oslobođeni od takse. 66

5. Postupak s netaksiranim ili nedovoljno taksiranim podnescima

Netaksirani ili nedovoljno taksirani podnesci i drugi spisi ne smiju biti primljeni neposredno od stranke. Ako netaksirani ili nedovoljno taksirani podnesak stigne poštom, organ nadležan za odlučivanje o zahtjevu pozvat će taksenog obveznika pismenom opomenom da u roku od 10 dana od dana primitka opomene plati redovnu taksu, a isto tako i taksu za opomenu. Ako takseni obveznik uplati taksu u roku od 10 dana, smatra se da je podnesak od početka bio uredno biljegovan. Ako pak takseni obveznik tako ne postupi i ogluši se o opomeni, sam će snositi posljedice takvog svog ponašanja i smatrat će se da podnesak nije ni podnesen. Kad netaksirani ili nedovoljno taksirani podnesak stigne poštom iz inozemstva onda se taksenom obvezniku šalje opomena. Naime u tom slučaju naplata takse će se izvršiti prije uručenja zatraženog rješenja ili druge isprave, odnosno prije prve obavijesti taksenom obvezniku o izvršenju zatražene radnje. 6. Načelo legaliteta kod naplate takse Administrativne takse mogu se naplaćivati isključivo za one spise i radnje i u onom iznosu koji je određen u taksenoj tarifi. Ovdje je isključeno bilo kakvo disponiranje službene osobe i tu nema nikakvih diskrecionih ovlaštenja. Taksa se dakle ne može zahtijevati i naplatiti ukoliko nije taksenom tarifom predviđena, a također ne može se naplatiti ni u većem iznosu od onog koji je u tarifi određen. Načelo legaliteta osigurava stranci i mogućnost i pravo povrat plaćene takse ukoliko ju nije bio dužan platiti, ili je taksu platila u iznosu većem od propisanog. Štoviše, stranka ima pravo na povrat takse ukoliko organ iz bilo kojih razloga nije izvršio radnju za koju je taksa plaćena, također joj ovo pravo pripada i s obzirom na taksu plaćenu za žalbu koju organ uvaži. Postupak za povrat takse pokreće se na zahtjev stranke. Rješenje o povratku takse donosi porezni organ na čijem je području sjedište odnosno prebivalište taksenog obveznika, a ako je taksa plaćena u gotovom novcu, rješenje o povratku takve takse donosi porezni organ na čijem području se nalazi sjedište organa za čiji je rad taksa bila naplaćena. 7. Oslobađanje od plaćanja takse Obveza plaćanja takse je opća, a oslobađanje od njezina plaćanja iznimak je od tog pravila. Svako oslobađanje od plaćanje takse mora se temeljiti na zakonu. Oslobađanja od taksene obveze dijelimo u dvije osnovne skupine: 67

a) osobna oslobađanja koja su vezana striktno uz određena osobna

svojstva podnositelja. Dakle, dok oni imaju takva svojstva do tada su i oslobođena, ali čim izgube to svojstva, prestaju i oslobađanja po toj osnovi. Osobna oslobađanja mogu biti: - Neograničena oslobađanja – to su ona koja se odnose na sve taksene obveze i predmete, a osobe na koje se odnosi neograničeno takseno oslobađanje jesu Republika Hrvatska i tijela državne vlasti, te jedinice lokalne samouprave i uprave i njihova tijela. Građani slabog imovinskog stanja, uz obvezu dokazivanja takvog stanja, uživaju neograničeno takseno oslobađanje, - Ograničena oslobađanja – odnose se na određene osobe utvrđene zakonom za određene predmete, odnosno kod obavljanja svoje djelatnosti. b) predmetna oslobađanja su takva koja se vezuju uz određeni predmet i neovisno od bilo koje osobe. Dakle, nije pitanje o kojoj se osobi u konkretnom slučaju radi, nego prije svega valja vidjeti o kakvom je predmetu riječ. 8. Poništavanje taksenih maraka Poništavanje onih taksenih maraka koje se lijepe na podnesku vrši organ nadležan za prijem podneska, a u ostalim slučajevima organ koji donosi ili uručuje stranci rješenje ili drugu ispravu, odnosno koji vrši radnju za koju se plaća taksa. Poništavanje taksenih maraka vrši se pečatom organa ili na drugi odgovarajući način, na primjer uredskom zumbom, tj. spravom koja sadrži naziv „poništeno“ koji se onda utiskuje preko taksene marke 9. Prisilna naplata i zastara prava na naplatu i povrat takse

Od taksenog obveznika koji taksu ne plati u propisanom roku, taksa će se naplatiti prisilno. Prisilna naplata vrši se po propisima o prisilnoj naplati poreza od građana odnosno od pravnih osoba. Ako taksu treba naplatiti prisilno, organ koji vodi postupak o tome pismeno obavještava nadležni porezni organ. Pravo na naplatu takse zastarijeva za dvije godine nakon isteka one godine u kojoj je određenu taksu trebao platiti, a pravo na povrat takse zastarijeva također za dvije godine nakon isteka godine u kojoj je taksa naplaćena.

68

Tok zastare prava na naplatu takse prekida se svakom službenom radnjom nadležnog poreznog organa, izvršenom naplatom, koja je stavljena do znanja taksenom obvezniku, odnosno svakom radnjom taksenog obveznika poduzetom kod nadležnog poreznog organa radi povratka takse, prekida se tok zastare prava na povrat neopravdano naplaćene takse. Međutim, ovdje je ustanovljen objektivni rok od pet godina koji nastupa protekom ovog vremenskog perioda računajući od isteka godine u kojoj se taksa trebala platiti, i njegovim protekom u svakom slučaju nastupa zastara (apsolutna). 10.Taksena tarifa Taksena tarifa je sastavni dio zakona ili odluke kojom se propisuje plaćanje takse, a u kojem su sadržani iznosi novčanih jedinica za taksiranje pojedinog spisa ili radnje. Svaka taksena tarifa podijeljena je na tarifne brojeve. U tarifnim brojevima navode se tarifni predmeti za koje se ima platiti taksa i visina te takse. Uz tarifni broj mogu se nalaziti i pojedine napomene. Njihova je svrha da predstavljaju pojašnjenje uz odnosni tarifni broj kako bi se taksena tarifa mogla pravilno primjenjivati, a također upućuje i na drugi tarifni broj koji eventualno treba kumulativno primjenjivati u datoj situaciji. Tarifni brojevi mogu biti razvrstani u pojedine grupe, na primjer grupa – podnesci, uvjerenja, rješenja i sl. Pitanja: 1. Što je to taksa? 3. Koje vrste taksi imamo? 4. Što znači načelo legaliteta? 5. Koje vrste oslobađanja od plačanja taksi razlikujemo? 6.Tkoje to takseni obveznik?

69

DRUGI DIO POSLOVNO DOPISIVANJA (KOMUNIKACIJAKORESPODENCIJA I. OPĆI POJMOVI 1. Povjest dopisivanja ( komunikacija) Koristeći se uobičajenim izrazima za povijesnu građu kao što su: - usmena predaja (priče, bajke i legende), - materijalni spomenici (sva arheološka građa koja je izvor spoznaje o kulturi i organizaciji života određenog područja kojem pripada), - pisani spomenici (natpisi na nadgrobnim pločama, kućama i crkvama, zapisi i dokumenti), dolazimo i do spoznaje o razvoju komunikacije od početka do današnjih dana. Želeći svojim mislima dati trajnu formu koja bi se mogla očuvati i iskazati u nekom drugačijem komunikacijskom obliku od verbalne komunikacije (usmene predaje – razgovora) čovjek se počeo izražavati osobnim likovnim izrazima, tj. crtežom ili urezivanjem slika na kamenu. Prateći razvoj pisane komunikacije otkriveno je da prvi oblici «pisanja» nastaju primjenom tzv. tekstilne ornametike – čvorovima na konopu različite debljine, veličine i broja. Uobičajeno je da se povijest jednog naroda proučava od vremena pojave prvih pisanih spomenika jer vrijeme koje prethodi pisanim spomenicima nazivamo pretpovijest. U epohi kasnog neolita i metala na područjima velikih rijeka, gdje su se formirale i prve velike države, nalazimo i prva pismena. Pismenost se pojavila u Egiptu oko 3500 godina prije Krista. Egipčani su pisali uglavnom na papirusu. Papirusnu stabljiku su razrezivali po slojevima na trake koje su lijepili redajući jednu preko druge i tako stvarali svitke duge i do 40 m. Ispisivan papirus motali su u tube i vezivali vrpcem. Egipčani su na kamenoj podlozi pisali znakovima koji su imali oblike crteža, tj. hijeroglifima, a na papirusu izvedenim tipovima pisma, i to hieratskim i demotskim pismom Pismenost u Mezopotamiji, koju su razvili Sumerani, a preuzeli Asirci i Babilonci, prikazivali su na glinenim pločicama na čiju su se površinu štapićem urezivalo riječi. Prvobitno je pismo podsječalo na crteže, a s vremenom crteži su se pretvorili u skupine crta poput klinova različite debljine. Koristili su se s više od 500 znakova koji su označavali stvari i pojmove.

70

Pismenost se nadalje razvijala na europskom području, gdje nastaje feničko, staroitalsko i etursko pismo, a dalje, u tom dugom i teškom razvojnom putu pisama, susrećemo starohebrejski, grčki te rimski alfabet. Vještina pisanja u povijesti javljala se slijedećim redoslijedom: - PIKTOGRAFSKO PISMO – nalazi se u obliku crteža na zidovima pečina, - IDEOGRAFSKO PISMO – pismo u slikama je razvijeniji oblik od piktografskog pisma, - SIMBOLIČNO PISMO – prelazno pismo od ideografskog do alfabetskog pisma, sastoji se od velikog broja znakova koji predstavljaju riječ, - ALFABETSKO PISMO – grčka i rimska slova koja poznajemo i danas, a u kojima znak ili više znakova predstavljaju glas. Grci su upotrebljavali drvene pločice presvučene voskom i po njima pisali metalnim pisaljkama (stilusima). Rimljani su nastavili tradiciju grčkih voštanih pločica i često su dvije ili više pločica spajali na male «teke». U Pergamu, gradu u povijesti poznatom po knjižnici, razvila se proizvodnja podloga za pisanje od obrađene kože. Koristila se koža domaćih životinja koja se dobro ostrugala, sušila, trljala mljevenom kredom i glačala. Tako se dobio pergament. Pergament je bio pogodniji od papirusa i pločica jer se moglo brisati, ali bio je i preskup. Kada je čovjek započeo bilježiti slova i na predmetima koji se lako prenose, pojavilo se PISMO. Rimljanima možemo zahvaliti za nastanak do danas najčešćeg prijenosa komunikacije, a to je pošta. Stari Rim je razvio poštansku službu počinjući od glasnika pješaka do organizacije Cursus publicus za prijenos vijesti, robe i ljudi. Cursus publicus se organizirala do savršenstva, djeluje redovito i organizirana je hijerarhijski. Na čelu je vrhovnik sa sjedištem u Rimu, a u pokrajinama upravnici s organiziranom službom. Od VIII. Stoljeća počinje se zapadnom Europom širiti latinsko pismo. Germani su prvi preuzeli rimsko pismo i proširili ga za uporabu vladara i svečenstva. Za podlogu odabiru kamen te izvore za proučavanje njihove pismenosti nalazimo na nadgrobnim spomenicima i kamenim pločama. Nadalje, širenje pismenost i knjiga možemo pratiti u samostanima koji su bili rasadišta pisane riječi. Posredstvom Arapa, papir iz Kine, gdje je izumljen, stiže u Europu u XII, stoljeću. Zatvorena skupina ljudi organizira poštansku službu u srednjem vijeku, a tek prerastanjem katoličke crkve u veliku crkvenu 71

organizaciju i potreba komunikacije među samostanima, crkvama i biskupijama zahtijeva razvijeniju poštansku službu koju su održavali svećenici. Za razvoj prijenosa komunikacije zahvaljujemo i trgovačkim interesima, tj. poslovnoj komunikaciji koja je tijekom povijesti doprinijela razvoju pismenosti, a posebno nastojanju što bržeg prijenosa informacije. Do XI. Stoljeća tiskarstvo se razvijalo po cijeloj Europi, što je omogućilo i masovniju pismenost, te pisana komunikacija postaje najrašireniji oblik komuniciranja do danas. Početak pismenost u Hrvatskoj veže se uz pojavu slavonskog bogoslužja. Najstariji sačuvani jezični spomenici potječu s kraja X. I početka XI. Stoljeća. Poznata Baščanska ploča pronađena je u Baškoj na Krku, a potječe iz vremena oko 1100. godine. Predstavlja darovnicu kralja Tomislava samostanu sv. Luce. Pisana je glagoljicom, što dokazuje da je to pismo bilo u živoj upotrebi, a sačuvalo se u Senjskoj i Krčkoj biskupiji te Dalmaciji do suvremenih dana u crkvenom bogoslužju. Za vrijeme kralja Tomislava Hrvatska, koja se nalazila između Bizanta na istoku i Rima na zapadu, prihvaća latinicu. Latinsko pismo smatrano je pismom znanosti i trgovine. Prva knjiga štampana latinicom je «Lekcionarij Bernardina Splićanina», tiskana 1495. godine u Mlecima. Prije toga, Hrvati u Dalmaciji pisali su glagolicom. Posebno mjesto treba posvetiti utemeljitelju I začetniku poslovne komunikacije BENKU KOTRULJIĆU (1400.-1468) koji je još 1458. godine napisao djelo Della mercatura et del mercante perffeto (O trgovini I savršenom trgovcu). Kotruljić je na vrlo razvijenoj trgovini Dubrovačke Republike utemeljio trgovinu na novčanim osnovama, nasuprot načelima naturalne razmjene. U svom djelu on opisuje savršenog trgovca i savjetuje poslovne ljude da se drže rokova isporuke, piše o sigurnosti prijevoza, davanju na veresiju I izgledima za dobit Procvat industrije i tehnologije donosi nam krajem XVIII. Stoljeća optički telegraf. Kroz cijelo XIX. stoljeće telegraf se usavršavao i širio svijetom te postao značajno sredstvo komuniciranja. Pojava telefona u drugoj polovici XIX. stoljeća prava je revolucija u razvoju komunikacija. Pojavom interneta otvoreno je novo poglavlje u komunikacijama. 2. Uvodne napomene Nema područja društvenog života u kojem komunikacija nije važna. Komunikacija ima posebnu ulogu u stvaranju povoljnih ili nepovoljnih 72

dojmova što potiče naše buduće ponašanje. Komunikacija je razmjena informacija, ideja i osjećaja verbalnim i neverbalnim sredstvima prilagođena društvenom okruženju u tijeku komuniciranja. Pisana i govorna komunikacija. Kreiranje pisane poslovne komunikacije počinje određivanjem stila pisanja. Za operativno poslovanje najbolji je racionalni stil, dok stil promocije ima zadatak dobiti povratnu informaciju od poslovnog partnera s kojim komuniciramo. Kod govorne poslovne komunikacije treba voditi računa o specifičnostima u izravnoj komunikaciji. Osim određivanja svrhe, mogučih pitanja itd.- kod razgovora licem u lice, sastanka i prezentacije – bitan čimbenik je neverbalna komunikacija (govor tijela, šarm, nastup I dr.). Kad je riječ o telefonskim razgovorima treba također paziti na niz elemenata kao što su: veseli ton glasa, primjeren način pozdravljanja, jasno predstavljanje punim imenom i prezimenom sebe i organizacije, pripremljena pitanja I podaci, maksimalno trajanje razgovora do 5 minuta, ne prekidati poslovnu vezu telefonom, uzvratiti poziv, dati točnu informaciju. Svaka kvalitetna poslovna komunikacija treba jasno, sažeto i potpuno dati do znanja o čemu je riječ, uljudnost i pravodobnost se podrazumjeva, a poslovna atraktivnost i individualnost privuči će dodatnu pozornost na poslovnu komunikaciju. Poslovna pisma pišu se na poslovnom papiru organizacije, a mogu imati svrhu poslovnih poziva, rutinskih zahtijeva ili odgovora, potvrda pratećih ili naknadnih dopisa i zahvala. Memorandumi uglavnom služe za kratke interne informacije, dok se telefaks poruke koriste kao eksterna poslovna komunikacija. Suvremeni način komunikacije Elektronička pošta upotrebljava se u internom i eksternom komuniciranju, a poželjno je: pisati kratko, izravno i jednostavno, čitati poruke i odgovarati redovito, povezati s web komunikacijama (mogu biti prezentacijske ili komercijalne stranice). Chat je, kao izravna pisana komunikacija, pogodna za poslovne sastanke koji su važni za upravljanje tijekom i izvršenjem poslovnih procesa. Korištenje tzv. I-telefoniranja najfunkcionalnije je za međunarodno telefonsko komuniciranje, a na obje strane zahtijeva PC s dodatnom odgovarajućom opremom te registraciju kod davatelja ove vrste interne usluge. Programi za govorno/pisano komuniciranje (VDF programi) konvertiraju poslovne komunikacije iz oblika standardnih datoteka u slikovni faks zapis za slanje u obliku faksimila. Video konferencijski programi u realnom vremenu omogućuju prijenos audio i video zapisa. 73

Multimedijsko mobilno komuniciranje predviđeno je za slanje i primanje multimedijskog sadržaja u boji (isti uređaj I e-mail), putem mobilnog uređaja. Prigodna komunikacija i poslovni pokloni Prigodne komunikacije su poslovna pisma posebnog sadržaja s obilježima prijateljskog i neformalnog dopisivanja. Prigodnim komunkacijama bivše poslovne partnere podsjećamo na zajedničku poslovnu suradnju s nadom da će se takva suradnja obnoviti Prigodne komunikacije različitog su sadržaja i karaktera, a najčešće se pojavljuju kao: - Čestitke – to su dopisi kojima se izražavaju dobre želje za uspješan rad povodom blagdana, državnih praznika, jubileja neke poslovne organizacije ili zapaženog poslovnog uspjeha, - Podsjetnici – svojim sadržajem, a često i izgledom, podsjećaju na opću ponudu. Obično su u obliku kataloga ili cjenika. Dostavljaju se poslovnim partnerima s kojima je nastao zastoj u poslovanju da ih se podsjeti na asortiman i uvjete poslovanja, - Zahvale – pravila uljudnog ponašanja, zahtijevaju da se u posebnim prilikama poslovnim suradnicima zahvalimo. Razlozi za upučivanjem zahvale mogu biti različiti: zbog izrazite susretljivosti i uslužnosti poslovnog suradnika, ali u praksi one se najčešće upotrebljavaju kod velikh narudžbi ili uspješno realiziranog poslovnog posla, - Poslovni pozivi – to su svi pozivi kojima se saziva sastanak ili bilo koji skup radu boljih poslovnih rezultata, odnosno prezentacija, svečanih skupova povodom jubileja i sl. Ovakvi pozivi su slični čestitkama, pišu se na finom papiru, izrazito kvalitetnim tiskom i posebnim prigodnim dizajnerskim rješenjem, - izvješća o kupcu – to je skup dokumenata kojima nam poslovni subjekt potvrđuje svoje zakonito poslovanje i financijsku stabilnost. Poslovni poklon je sastavni dio poslovnog komuniciranja i kao takav nosi posebnu poruku. Možemo ga gledati kao: maketinški alat, način komuniciranja, nešto čime postižemo ugled tvrtke i nešto što je izraz brige za kupce itd. Darivanje je dio korporativne kulture, a na zapadu kompanije često donose i posebne pravilnike o darivanju, s namjerom da se izbjegne darivanje ili primanje mita. Vrijednost poklona ovisi o zaslugama i važnosti te međunarodnim odnosima i poslovnim partnerima.

74

3. Pojam poslovnog dopisivanja ( komuniciranja) Poslovno (komuniciranje) dopisivanje je proces razmjene misli poslovnih partnera, odnosno skup svih pismenih akata koje proizlaze iz glavne ili sporedne djelatnosti poduzeća odnosno privrednog ili neprivrednog subjekta. U ovom pojmu treba razlikovati: - aktivnu komunikaciju pod kojem podrazumijevamo sve one akte i dopise koje poduzeće, organizacija, šalje svojim poslovnim partnerima. i - pasivnu komunikaciju pod kojem podrazumijevamo sve one akte i dopise koje prima poduzeće odnosno organizacija od svojih poslovnih partnera. Iz komunikologije kao opće znanosti o optimalnom komuniciranju proizlazi i poslovna komunikologija kao posebna disciplina koja proučava optimiranje poslovnog komuniciranja među poslovnim partnerima Poslovne komunikacije su interdisciplinarne jer se u njima isprepliće ekonomija, pravo, birotehnika, informatika, psihologija (lingvistika) i još mnogo drugih znanosti, ovisno o djelatnosti poslovne organizacije. Tako će se tvornica strojeva u svom poslovnom komuniciranju uz navedene znanstvene discipline, često koristiti tehničko-strojarskim znanostima, a škole – pedagoškim znanostima. Samo dopisivanje staro je tisuće godina i stalno dobiva na značenju, a posebno danas u uvjetima modernog života kad bi bez ovog instrumenta bilo nemoguće zamisliti normalno funkcioniranje suvremenog društva. Sva privreda, politika i kultura, država i međunarodna sfera prožeta je korespodencijom. Efekti koji se polučuju korespodencijom predmet su preciznih proučavanja i statističkih analiza. Sve se to može empirijski izraziti i potkrijepiti brojčanim podacima o upravnim aktima, sačinjenim ugovorima, ponudama, narudžbama, reklamacijama – već prema tome iz koje branše dopisivanje dolazi. Takva proučavanja služe za unapređenje ove oblasti tj. iznalaženje novih metoda i puteva za obavljanje svih tih najraznovrsnijih poslova putem korespodencije. 4. Subjekti dopisivanja (komunikacija) Dopisivanje se uvijek odvija između najmanje dvaju subjekata (osoba). Ona osoba koja pismo piše naziva se korespodent ili dopisnik i ona je ujedno i pošiljalac pisma ili adresant. Druga osoba ili osobe su primaoci pisma ili adresati. Subjekti između kojih se dopisivanje obavlja mogu biti i jesu veoma različiti. To mogu biti privatne osobe, državni organi, radne i druge 75

organizacije, kulturne institucije, udruženja građana i najraznovrsniji drugi subjekti. Danas u većini privrednim organizacijama, državnim organima i službama rade osobe koje se profesionalno bave dopisivanjem, dakle obavljaju to kao svoju profesiju. To su osobe koje su stručno osposobljene za ove poslove i logično, poznaju i sve ono što spada u pravila struke kojom se bave. Međutim, osim korespodenata kojima je to profesija, pisma pišu i druge osobe unutar tih organizacija i organa, te i one nužno moraju poznavati barem osnove ove discipline. 5. Sadržaj poslovnih komunikacija S obzirom na to primjenjuju li se pisane poslovne komunikacije unutar poslovne organizacije ili se šalju primatelju izvan poslovne organizacije, one mogu biti: - INTERNE PISANE KOMUNIKACIJE – odnose se na dopisivanje unutar same poslovne organizacije i obično su to različita izvješća, priopćenja, napuci, analize, planovi, pozivi, zapisnici, odluke, rješenja itd. Ukratko to su svi dopisi od osnivanja, tj. registriranja organizacije do svagdašnjih dopisa tekućeg poslovanja. Prema sadržaju razlikujemo: opće, pravne, financijskoračunovodstvene i ostale-ovisno od predmeta poslovanja. - EKSTERNE PISANE KOMUNIKACIJE – su dopisi namijenjeni čitateljima izvan organizacije pošiljatelja, tj. poslovnim partnerima. Njihov sadržaj razlikuje se prema fazama poslovnog kontakta: A. Početna incijativa Faza nastajanja i uspostavljanja poslovnog kontakta (Ponudom, upitom ili javnom nabavom B. Operativna Faza konkretnog dogovaranja i sklapanja pravnog posla (narudžbom, ugovorom, zaključnicom i sl.) C. Faza realizacije Dokumentacija koja prati robu (dostavnice, teretnice, certifikati, fakture, virmani) D. Interventni dopisi Rabimo ih samo u slučajevima kad tijek poslovne transakcije nije tekao uobičajno, već se pojavio problem (požurnice, otkloni, opozivi, reklamacije, modifikacije, opomene, podsjetnici) E. Prigodni dopisi )čestitke, zahvale, pozivnice). 76

6. Vrste poslovnih komunikacija

Prema obliku poslovne komunikacije dijelimo na: A. Verbalne poslovne komunikacije Pod verbalnim poslovnim komunikacijama podrazumijevamo dogovore, uvjeravanja, sastanke, seminare, pregovore. Verbalne komunikacije su osnovni oblik komuniciranja i obično prethode ili su posljedica pisane komunikacije. B. Pisane poslovne komunikacije Pisane poslovne komunikacije nazivamo poslovnim dopisivanjem i poslovnom korespondencijom. Pisano poslovna komunikacija nastaje iz potrebe za dokumentiranošću verbalne komunikacije, jer svaki ozbiljniji poslovni odnos zahtijeva pisani trag. Ono što je napisano uvijek obvezuje više od izrečenog. C. Vizualne poslovne komunikacije Vizualne poslovne komunikacije rezultat su kombinacije različitih oblika i sredstava komuniciranja, npr. promocije, prezentacije, reklame, kampanje, propagandne poruke i sl. Prema djelatnosti I predmetu poslovanja poslovne organizacije, možemo razlikovati: - proizvođačke poslovne komunikacije, - trgovinske poslovne komunikacije, - špediterske poslovne komunikacije, - ugostiteljsko-turističke poslovne komunikacije, - agencijske poslovne komunikacije, - bankovne poslovne komunikacije, - poslovne komunikacije osiguravajućih društava, - poslovne komunikacije u prosvjeti, - poslovne komunikacije medicinskih ustanova, - poslovne komunikacije športskih ustanova itd. Osim poslovnog dopisivanja razlikujemo i: A. PRIVATNO DOPISIVANJE – to je upučivanje pisane poruke privatnog sadržaja prijatelju, znancu ili obitelji, B. SLUŽBENO DOPISIVANJE – to je svaki dopis koji državno tijelo uputi fizičkoj ili pravnoj osobi unutar svog djelovanja na zakonom temeljenom pravu I obvezi tog tijela. Službenim dopisom, u širem smislu, smatra se svaki dopis fizičke ili pravne osobe (podnesak) upučen državnom tijelu s namjerom da ostvari neka svoja prava ili smanji, tj. ukine obvezu.

77

7. Funkcija poslovnih komunikacija Poslovne komunikacije predstavljaju poslovnu organizaciju – omogućuju upoznavanje poslovnih partnera s našom ponudom, načinom i uvjetima poslovanja naše poslovne organizacije. U suprotnom smjeru omogućuju nam upoznavanje i ponudu drugih poslovnih subjekata i njihov način i uvjete poslovanj. Poslovne komunikacije nam omogućuju neprestalno upoznavanje s novinama u asortimanu, poboljšanju kvalitete, novim cijenama ili načinu plaćanja te svim ostalim elementima važnima za poslovnu suradnju. Poslovne komunikacije omogućuju širenje tržišta, upoznavanjem sve većeg broja potencjalnih korisnika i poslovnih suradnika. One omogućuju obavljanje prodajnog posla, tj. prodaju i nabavu. Prate cijeli tok komervijalnog poslovanja od inicijative, zaključivanja do realizacije prodajnog posla, a pisane poslovne komunikacije ga i dokumentiraju. Za zaključiti je da je funkcija poslovnog komuniciranja omogučavanje stvaranja i učvršćivanje postojećih poslovnih odnosa i veza. 8. Osnovna načela poslovne komunikacije Pisani poslovni iskaz je sadržajem i formom u funkciji izvršavanja poslovnog zadatka pa je neophodno da: - jezik bude jasan i jednostavan, - pravopisna točnost i sintaksa budu na visini, - se vodi računa o ekonomičnosti sadržaja. Za dobar poslovni dopis potrebno je: - misli izražavati logičnim redom i sažeto i pravilno, - pisati riječima koje najbolje izražavaju misao, - provjeriti značenje riječi da bi se izbjegla dvosmislenost, - izbjegavati opširna izlaganja, - pisati staloženo i bez emocija. Da bi ostvarili svoj cilj, poslovna komunikacija u bilo kojem svom obliku treba uvažavati slijedeća načela: A. JASNOČA Jasnoća podrazumijeva nedvosmisleni izričaj. Uvjet svake komunikacije je da nas čitatelj i slušatelj razumije, zato trebamo biti određeni i jasni te se koristiti uobičajenom terminologijom i izbjegavati riječi s više značenja. Posebnu pozornost treba pokloniti pravopisu i književnom jeziku.

78

B. TOČNOST I PRECIZNOST IZRAŽAVANJA, To je važno pravilo pisane, a i usmene komunikacije. Jezik i stil poslovnog dopisa treba učiniti sadržaj poruke preciznim, jasnim i stručnim. C. EKSPEDITIVNOST, Pod čime se podrazumijevamo da svaki poslovni iskaz se proslijedi i da se izvrši uvid u sadržaj i osigura povratna informacija u što kraćem roku. Ukoliko uslijed okolnosti nije moguće odmah odgovoriti potrebno je obratiti se partneru i nagovijestiti da će pun odgovor na njegovo pismeno obračanje uslijediti u određenom vremenu; D. ULJUDNOST Ovo načelo zahtijeva da svi sudionici pisanog poslovnog dopisivanja poštuju dostojanstvo jedni drugih. Posebno valja paziti na to da se nikada ne upotrebljavaju uvredljive riječi, te klevete i nepristojne riječi općenito. E. ČUVANJE POSLOVNE I SLUŽBENE TAJNE, Ono što se smatra službenom tajnom propisuje se zakonom. Može se reći da svi podaci poduizeća predstavljaju poslovnu tajnu, a posebno oni koji su označeni oznakama: povjerljivo, strogo povjerljivo, poslovna tajna i sl. F. OBRADA ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA, Podrazumijeva: pripremu, ekspediciju, čuvanje i odlaganje svih vrsta pisanog poslovnog komuniciranja. Posebna pažnja treba se posvetiti arhiviranju dokumenata. G. UREDNOST I ESTETSKI IZGLED POSLOVNOG DOPISA Je ogledalo onoga ko ga šalje. Preko poslovnog dopisa može se steći utisak o poslovnom partneru bolje nego na osnovu drugih izvora. 9. Tijek poslovnih procesa Na svom putu od dobavljača materijala za poslovanje proizvodnih organizacija do potrošnje, roba se kreće određenim tijekom. Taj tijek je predmet proučavanja poslovne logike, i to svih aktivnosti kretanja robe u procesu reprodukcije, od dobavljača do korisnika. Djelatnost koja obavlja aktivnost tijeka robe od dobavljača do kupca naziva se trgovina. Trgovina je, prema Zakonu o trgovini, kupnja i prodaja te obavljanje trgovačkog poslovanja na domaćem i inozemnom tržištu. Sve te aktivnosti u konkretnim uvjetima poslovanja prati i poslovna komunikacija. Poslovne komunikacije prate tijek poslovnog procesa te se javljaju kao: a) INICIJATIVE – to su ponude, upiti ili javna nabava, b) ZAKLJUČIVANJE POSLOVNOG POSLA – to su narudžbe, ugovori, zaključnice i sl. 79

c) d)

FAZA REALIZACIJE – to su dostavnice ili otpremnice, teretnice, certifikati, fakture, virmani i sl. INTERVENTNI DOPISI – to su požurnice, otkloni, opozivi, reklamacije, modifikacije, opomene, podsjetnice.

Pitanja: 1. Što je poslovno dopisivanje? 2. Tko je sve subjekt dopisivanja? 3. Što su to interne, a što eksterne komunikacije? 4. Kako dijelimo poslovne komunikacije prema obliku? 5. Što sadrži privatno, što poslovno, a što službeno dopisivanje? 6. Koja su osnovna načela poslovne komunikacije 7. Objasnite pojam prigodne komunikacije i poklona? II. PISANA POSLOV NA KOMUNIKACIJ A (DOPISIVANJE) Poslovno (dopisivanje) komuniciranje u kojima su sredstvo prenošenja poruke napisane riječi, nazivamo pisanim poslovnim komunikacijama. Pisane poslovne komunikacije odvijaju se najmanje unutar dvaju subjekata (osoba). Ona osoba koja pismo piše naziva se korespodent ili dopisnik i ona je ujedno i pošiljalac pisma ili adresant. Druga osoba ili osobe su primaoci pisma ili adresati. Pisane poslovne komunikacije mogu se izvoditi u papirnatom ili elektroničkom obliku. Pisano poslovno komuniciranje, za razliku od usmenog, ostavlja pisani trag u poslovnim aktivnostima. Bitna prednost pisanog poslovnog komuniciranja je u tome što ostavlja dokument koji se može čuvati i koji služi kao dokaz u ostvarivanju prava, ili u međusobnom odnosu poslovnih subjekata. Poslovni iskaz se može dotjerivati i dopunjavati sve dok definitivno ne bude poslan poslovnom partneru. Suprotno tome u usmenom poslovnom komuniciranju svaka ispravka ili dopuna je primjetna, posebno su primjetni neverbalni znakovi komuniciranja. 80

U pisane poslovne komunikacije na papiru ubrajamo: - poslovna pisma i - memorandum. U elektronične pisane poslovne komunikacije ubrajamo: - e-mail, - web, - chat komunikacija. Postoji i skupina kombiniranih komunikacija u kojoj su pisane komunikacije prenose elektroničnim putem, nju čine telefaks komunikacije. Od pisanih poslovnih komunikacija jedino se chat komunikacija ubraja u izravne jer se u njoj obje strane komunikacijskog procesa prisutne u istom trenutku. Izrada pisanih poslovnih komunikacija provodi se u nekoliko koraka. - u prvom koraku poslovna komunikacija se planira tako da se određuje svrha, analiziraju činjenice te izabire kanal i medij komuniciranja. - u drugom krugu komunikacija se piše uz razradu organizacije i sastavljanja poruke. - konačno komunikacija se popravlja uz nekoliko ponovnih čitanja te odašiljavanje primatelju. 1. Prednosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije a) Prednost pisane komunikacije u usporedbi sa usmenim izražavanjem su: - efikasno i jeftino – ostvarivanje komunikacije na veliku daljinu uz male financijske izdatke, - povoljnost za pošiljatelja poruke – ima vremena da o pojavama i stvarima dobro razmisli i osmisli ih kako je za njega najpovoljnije (živa riječ traži brzo usklađivanje jezika i mišljenja, pa ostavlja prostora greškama), - pogodnost za primatelja poruke – mogućnost čuvanja i podsjećanja na sadržaj ili pak pozivanja na dokaz i slično b) Nedostaci pisane komunikacije u odnosu na živu riječ: - sporost razmjene informacija – nemogućnost brzog dijaloga na licu mjesta, što usmeno komuniciranje omogućava, - izostanak efekta neverbalne komunikacije – (geste, mimika i slično), - opasnost od nesporazuma – (dvosmislenost, apsolutna ili relativna nejasnoća i slično),

81

- izostanak izvanjezičnik efekata – smanjena mogućnost uspostavljanja prisnijih kontakata među komunikatorima i nemogućnost djelovanja izvanjezičnih činilaca tipa: šarm, osmjeh, odjevanje i slično, - nepovoljnost za pošiljatelja poruke – povećana odgovornost i prema sadržaju (trajnost i dokumentiranost pisanog iskaza) i prema formi jezika i slično, - nepovoljnost za primatelja poruke – onemogućena naknadna objašnjenja od hoc pojašnjenja, postavljanje pitanja i slično. 2. Pisane poslovne komunikacije imaju nekoliko bitnih funkcija za sudionike: - održavanje poslovnih veza – pomoću komunikacija poruka se brzo prenosi na sve udaljenosti što olakšava poslovnim partnerima međusobno poslovanje. Stvaraju se nove poslovne veze, te održavaju i učvršćuju postojeće tako što se putem komunikacija poslovni partneri sporazumijevaju o kupnji, prodaji, prijevozu, plaćanju i slično, - predstavljanje poslovnog partnera – zato pisana poslovna komunikacija mora biti bezprijekorna i uredno oblikovana te sadržajno pravilno sastavljena, - značaj dokaznog sredstva u sporu – posao sklopljen u pisanom obliku veće je jamstvo ugovornim strankama. U sudskom sporu poslovne komunikacije služe kao dokumentacija za rješavanje sporova, - značaj knjigovodstvenog dokumenta – poslovne komunikacije i drugi pisani sastavci služe i kao temeljnica za knjiženje, npr. Račun, izvješće o odobrenju, ili o zaduženju, priznanica i slično, - promotivna funkcija – poslovne komunikacije koje sadrže prospekte, kataloge, cjenike i dr. omogućuju poslovnim partnerima da svojim proizvodima, cijenama i uslugama upozna široki krug kupaca. Dakle oni su sredstvo ekonomske promidžbe, - sredstvo-analiza – analizom poslovnih komunikacija dobivaju se podaci o uvjetima kupnje, o stanju na tržištu, o zadovoljstvu kupca i potrošača proizvodima ili uslugama, o njihovim reklamacijama te o tome koji su nedostaci proizvoda. Analizom komunikacija omogućuje se brzo uočavanje nedostataka poslovanja. Pitanja: 1. Što je pisana poslovna komunikacija? 82

2. Nabrojite pisane poslovne komunikacije na papiru, odnosno elektroničke pisane poslovne komunikacije? 3. Koje su prednosti, a koji nedostaci pisane poslovne komunikacije? 4. Koje su bitne funkcije pisane poslovne komunikacije za sudionike? III. POSLOVNI PAPIR Pisana poslovna komunikacija kao svoje prijenosno sredstvo ima poslovni papir. Svaka moderna poslovna organizacija u svojem poslovanju svaki dan upotrebljava velike količine papira u raznim oblicima Papir za današnje tehnologije tiskanja razlikujemo prema stroju kojim tiskamo i to: 1. papir za pisaći stroj 2. papir za matrični pisač 3. papir za ink-jet pisač 4. papir za laserski pisač i fotokopirni stroj. 1. Bankpost. Papir koji se najčešće koristi pri pisanju na pisačem struju je bankpost. To je listovni papir težine 70 g/m2 s vidljivim vodenim žigom. Ovaj papir zbog svoje kvalitete može se koristiti i za laserski pisač i matrični pisač. 2. Sanitarni papir To je bezdrvni glatki papir težine 6o g/m2. On je malo lošije kvalitete od bankposta. Uglavnom se koristi za skripte i zapisnike. Koristi se za pisaće strojeve, a rijetko za matrične pisače i laserske pisače. 3. Beskonačna traka-papir za matrični pisač To je traka duga od 500 do 4000 listova papira formata A4 koji su međusobno povezani, ali i perforirani (izbušene rupice radi odvajanja). Na lijevom i desnom rubu postoje trake koje su povezane s papirom i perforirane. Na trakama se nalaze rupice namijenjene automatskom povlačenju papira kod matričnih pisača. Prema tome, format A4 na beskonačnoj traci ima četiri perforirana spoja: na lijevom i desnom rubu s trakom, a na gornjem i donjem rubu sa susjednim listom. Beskonačni papir, osim u jednom sloju koji se označava kao 1+0, postoji i u više samokopirajućih slojeva, i to 1+1, s kojim dobivamo uz original i jednu kopiju,n te 1+2 i 1+3 s originalom i dvije tj. tri kopije. S obzirom na boju izrađuje se bianco (bijela) papir zebra (presvučen zelenim crtama). 4. Papir za ink-jet pisače 83

To je papir presvučen je specijalnim slojem, a u usporedbi s običnim papirom boja ostaje u specijalnom sloju i ne upija se u unutarnji sloj papira. Rezultat je visok kapacitet primanja tinte, briljatne boje i brzo sušenje. Spadaju u težu vrstu poslovnih papira, teže od 8o g/m2 do 160 g/m2. 5. Papir za fotokopiranje To je specijalni papir visoke kvalitete, težine 8o g/m2, namijenjen za fotokopirne aparate, a pogodan za laserske pisače. Glavna mu je karakteristika visoki sjaj, glatka površina I termička izdržljivost, kako se grijanjem ne bi iskrivio dok prolazi kroz stroj. 6. Pelir To je tanki papir težine 40 g/m2 služi za pisanje u kopijama na pisaćim strojevima. Koristi se zajedno s indigom. Zbog tankoće je vrlo osjetljiv i rijetko se danas koristi. 7. Folije: Osim papira u poslovnoj komunikaciji i to na prezentaciji i predstavljanju, koristi se folija. Folije su formata A4 i na tržištu se javljaju u dva osnovna oblika: a. presvučene specijalnim slojem-namijenjene ink.-jet pisačima, b. termo otporne-namijenjene laserskim pisačima i aparatima za fotokopiranje. Folije se koriste za grafoskop. Otisak na folijama može biti u boji ili u nijansama sive boje. 8. Zagljavlje poslovnog papira Poslovni papir je papir koji gospodarski subjekti koriste za dopise namjenjene čitateljima izvan svoje organizacije. Poslovni papir sadrži dva dijela: 1. zaglavlje papira sa oznakom i podacima o pošiljatelju, 2. prostor za sadržaj dopisa. Pojam i sadržaj zaglavlja poslovnog papira, u praksi se često naziva memorandum, određen je u nekoliko pravnih kata. S obzirom na to da svaki propis regulira poslovni papir, tj. podatke koje mora sadržavati otisnuto zaglavlje, sa svog specifičnog stajališta navesti ćemo temeljne odredbe koje obvezuju sve gospodarske subjekte.: a) Poslovni papir s optisnutim zaglavljem obvezno je koristiti svaka pravna i fizička osoba koja samostalno trajno obavlja gospodarsku 84

djelatnost radi ostvarivanja dobiti proizvodnjom, prometom robe ili pružanjem usluga na tržištu – trgovačka društva, trgovac pojedinac, obrtnik i osobe koje izvode samostalnu djelatnost, b) Zakon o trgovačkim društvima određuje da se na poslovnim papirima s otisnutim zaglavljem pišu poslovna pisma (dopisi), računi i narudžbe, c) Poslovna pisma moraju se pisati na papiru čije otisnuto zaglavlje sadrži slijedeće podatke: - tvrtku, - sjedište, - trgovačka društva – navode sud kod kojeg je upisan u sudski registar i broj pod kojim je to učinjeno (MBS); obrtnici – upisuju podatke o nadležnom uredu državne uprave u županiji, odnosno uredu Grada Zagreba, u čiji su obrtni registar upisani, - tvrtka i sjedište institucije kojd koje drži račun i broj toga računa. Za prve poslovne kontakte i za svaku narudžbu, uz navedene podatke, zaglavlje društva kapitala (dioničko društvo, društvo s ograničenom odgovornošću, javno trgovačko društvo) treba sadržavati: - iznos temeljknog kapitala društva s naznakom je li u cijelosti uplačen, - ukupan broj izdanih dionica i njihov nominalni iznos – kod dioničkog društva, - prezime i najmanje početno slovo imena članova uprave društva, a kod dioničkog društva i predsjednika nadzornog odbora. Osim podataka utvrđenih pravnim propisima gospodarski subjekti u zaglavlju navode i: - brojeve telefona ili telefonske centrale, - brojeve faksova, - e-mail, - podružnice. Zaglavlje se tiska preko gornjeg dijela poslovnog papira. Otisak je u pravilu reprezentativan, u boji ili čak reljefno izveden. Njačešće počinje zaštitnim znakom i logotipom tvrtke. Zakonski 9. Format papira

Propisani formati papira određeni su normom HRN ISO 216 (NN, broj 55/96). Državni Zavod za normizaciju prihvatio je 18. rujna 1996. godine međunarodnu normu – ISO 216:1975. “Papir za pisanje i određeni

85

razredi tiskanica – formati listovnog papira – nizovi formata A i B” bez ikakvih preinaka, tako je ISO norma dobila status hrvatske norme. Početni format papira je pravokutnik koji se sastoji od niza formata. Svaki slijedeći format, u odnosu na početni, tvori se dijeljenjem dulje stranice pravokutnika na dvije polovice i tako dolazimo do manjeg formata. Prema tome, površine dviju uzastopnih formata odnose se kao omjer 2:1. Danas se upotrebljavaju ovi formati papira: 1. A – format veličine 1189 mmx841 mm 2. B – format veličine 1414 mmx1000 mm 3. C – format veličine 1297 mmx917 mm A – format služi za tiskanje knjiga, novina, poslovnih dopisa, B – format služi za izradu tiskanica, C – format služi za izradu vrećica, omotnica. Poslova pisma danas se pišu na formatima: - A4 format veličine 210mmx279mm, namijenjen je kao normalni format papira za dopisivanje. On je osnovni za tiskanice, kataloge itd. - A5 format veličine 148mmx210mm, namijena je slična kao I formatu A4, kad je format A4 prevelik, - A6 format veličine dopisnica, namijenjen je za razglednice I dopisnice.

86

87

88

10. Tiskanice Radi brzine i racionalizacije poslovanja, kao pomoćno sredstvo u poslovnoj komunikaciji koriste se tiskanice, tj. već unaprijed otiskani dijelovi dopisa (standardni tekst), a ispisuju se samo specifični podaci. Poslovne organizacije za svoje potrebe tiskaju tiskanice sa svojim zaštitnim znakom i logotipom (Logotip je vizualni identitet tvrtke.

Najpoznatiji svjetski logotip je COCA-COLA.

Uz logotip je uobičajen i zaštitni znak, a to je estetski dodatak tvrtki, koji uz propagandni cilj ima zadaću da mu postane simbol kvalitete.) Postoje i unificirane tiskanice koje štampaju «NN». 11. Margine Svaka stranica pisanog teksta ima margine, a to je «praznina» između ruba teksta i ruba stranice. Na papiru postoje 4 margine: lijeva, desna, gornja i donja. Margine imaju funkcionalni i estetski efekt. Funkcionalni efekt – lijeva margina služi za spoj više papira u skriptu, knjigu, za uvezivanje, bušenje ili lijepljenje; gornja margina služi za logotip, a desna za listanje. Estetski efekt – ispisana stranica od jednog do drugog ruba bila bi vrlo neestetska, tehnički vrlo teško izvodiva, pa se takav način pisanja nikada ne koristi. 12. Rezovi

Na papiru formata A4 možemo napisati od lijevog do desnog ruba 80 pika slova što znači da jedan red na formatu A4 ima 8o slovnih mjesta. Ta slovna mjesta zovu se rezovi, pa prema tome jedan red formata A4 ima 80 rezova. Uobičajeni način pisanja prema pravilima birotehnike je od 10-tog do 75-og reza kod pisanja na mehaničkim i električnim pisačima, dok kod elektronskih pisaća pišemo od 10-og do 70-tog reza, iz razloga da nam tekst bude u centru. Mjereno u centimetrima format A4 ima 21 centimetar, pa se piše od 2,5 centimetra do 18,5 centimetra.

89

13. Omotnice Omotnice, ili koverte, služe za otpremu dopisa, tj. za ispisivanje adrese pošiljatelja, adrese primatelja i načina otpreme dopisa. Svrha omotnice je čuvanje dopisa od oštećenja, prljanja, te čuvanja poslovne tajne. Prema tehnici izrade omotnice mogu biti: 4. obične i 5. s prozorčićem. Obične omotnice izrađene su od neprozirnog materijala i mogu biti: trgovačke (plave), reprezentativne (bijele) i avionske Omotnice s prozorčićem su također od neprozirnog materijala, a imaju na sebi prozorčić od prozirnog materijala 90

Pravilnikom o općim uvjetima za obavljanje poštanskih usluga propisani su uvjeti koje trebaju ispunjavati pojedine vrste pošiljki. Cjenikom poštanskih usluga utvrđene su znatno niže cijene za tipizirane pošiljke, a znatno više za netipizirane. 14. Tipizirano pismo Propisano je Pravilnikom o općim uvjetima za obavljanje poštanskih usluga i člankom RE 902 Pravilnika za izvršenje Svjetske poštanske konferencije. Ti uvjeti odnose se na: - vrstu, oblik i veličinu omotnice, te masu pisma - namjenu, veličinu i raspored prostora na omotnici - adresiranje Pismo u običnoj omotnici (bez prozorčića) Tipizirano pismo mora biti zatvoreno u omotnici pravokutnog oblika, s time što duljina uže strane mora biti u omjeru prema duljini šire strane najmanje 1x1,4. Veličina i masa tipiziranog pisma mora biti u slijedećim granicama: - najmanje dimenzije 90x140 mm - najveće dimenzije 120x235 mm - najveće debljine 5 mm - najveća masa 20 g Namjena, veličina i raspored prostora na omotnici Prostor na omotnici predviđen je za: - adresu primatelja - frankiranje i stavljanje otiska žiga - za stavljanje naljepnice i upisivanje službenih podataka - za kodiranje - za adresu pošiljatelja A. Adresa primatelja treba biti na prednjoj strani omotnice u pravokutnom prostoru koji je udaljen: - najmanje 40 mm od gornjeg ruba omotnice - najmanje 15 mm od bočnog desnog roba omotnice - najmanje 15 mm od donjeg ruba omotnice - najviše 140 mm od bočnog desnog ruba omotnice B. Frankiranje i stavljanje otiska žiga Na prednjoj strani omotnice u gornjem desnom kutu, propisan je prostor u obliku pravokutnika, koji je namijenjen za frankiranje i stavljanje otiska žiga, a određen je slijedećim dimenzijama: - visine 40 mm računajući od gornjeg ruba omotnice 91

- najmanje 74 mm od bočnog desnog ruba omotnice C. Kodiranje Za kodiranje je predviđen prostor u donjem dijelu omotnice, ispod prostora propisanog za adresu primatelja koji se nalazi: - 15 mm od donjeg ruba omotnice - 15 mm od desnog ruba omotnice - 15 mm od lijevog ruba omotnice U tom prostoru nije dopušteno upisivanje nikakvih podataka osim onih koji su određeni za kodiranje. D. Adresa primatelja Adresa primatelja, ako se stavlja na prednju stranu omotnice, treba biti u lijevom gornjem kutu. Adresa pošiljatelja može se upisati i na poleđini omotnice

92

15. Adresiranje Adresiranje je ispisivanje adrese primatelja i adrese pošiljatelja na omotnici. Adresa mora biti čitljiva i mora sadržavati sve propisane podatke. Adresa primatelja i pošiljatelja mora biti u točno određenom prostoru omotnice, u protivnom se smatra netipiziranim pismom. Adresa pošiljatelja u pravilu je već otisnuta na omotnici i sadrži logotip tvrtke i zaštitni znak, te poštanski broj, mjesto, ulicu i kućni broj. Može se koristiti i štambilj koji će se otisnuti na omotnicu. Adresa primatelja razlikuje se prema tome je li primatelj fizička osoba i pravna osoba

93

Fizička osoba: Oslovljavanje-malim slovom; ime i prezime-VERZALOM ulica i kućni broj- malim slovima mjesto i poštanski broj-VERZALOM

Pravna osoba: tvrtka – VERZALOM djelatnost – malim slovima ulica, kućni broj - mala slova mjesto i poštanski broj VERZALOM

Adresiranje za inozemstvo: prilikom pisanja adrese pisama za inozemstvo, ispred poštanskog broja prijema pošte piše se kod države prema ISO normi 3166, a u slijedeći red naziv države.

94

ISO 3166 određuje kodove za označavanje imena zemlje.

16. Pismo u omotnici s prozorčićem Omotnice s prozorčićem su duguljaste omotnice na kojima nije potrebno ispisivati adresu, jer je adresa primaoca već na dopisu i vidljiva kroz prozorčić. Za pismo s omotnicom s prozorčićem primjenjuju se isti uvjeti oblika i veličine omotnice, mase, prostora za frankiranje i stavljanje otiska žiga, te prostora za adresu pošiljatelja i ostalo. Prozorčić mora biti u prostoru: - najmanje 40 mm od gornjeg ruba omotnice - najmanje 15 mm od: bočnog desnog ruba omotnice bočnog lijevog ruba omotnice donjeg ruba omotnice. 95

Prozirni dio omotnice ne smije biti obrubljen vrpcom niti uokviren u obojeni rub, te mora omogućiti lako čitanje adrese. Kroz prozorčić treba biti vidljia samo adresa primatelja. Prozorčić se može nalaziti na lijevoj ili desnoj strani omotnice. Važno je da se nalazi u prozorčiću propisanih dimenzija. 17. Tipizirano pismo u međunarodnom prometu. Pravilnikom o izvršenju Svjetske poštanske konvencije propisani su uvjeti za unutrašnji promet i dodatni uvjeti za tipizirane pošiljke u međunarodnom prometu. Tako se ne smatraju tipiziranim pismom: - pismo zatvoreno spajalicom, metalnim rupicama ili savinutim kukicama - pismo u omotnici izrađenoj od materijala čija su temeljna fizička svojstva različita od papira, - pismo koje sadrži izbočene predmete. Isto tako na tipiziranim pismima ne smije se nalaziti nikakav ispis ili suvišni grafički znak: - ispod adrese primatelja - desno od adrese, računajući od prostora za frankiranje i stavljanje otiska žiga do donjeg ruba omotnice - lijevo od adrese, u prostoru širine najmanje 15 mm od prvog reda adrese do donjeg ruba omotnice - u prostoru 15 mm visine, računajući od donjeg ruba omotnice i 14o mm duljine, računajući od desnog ruba omotnice. Naljepnice za adresiranje To je danas je najčešći način adresiranja. Jednostavan i brz način adresiranja računalom postiže se specijalnim softerom ( software-om) za ispisivanje naljepnica. 18. Savijanje papira prema veličini i obliku omotnice Poslovni dopisi formata A4 savijaju se na 4 dijela za spremanje u male omotnice, u dva dijela savijaju se za spremanje u srednje omotnice, a u tri dijela savijamo ih za spremanje u duguljaste omotnice. 19. Dopisnice Osim otpreme dopisa putem omotnice, upotrebljava se i dopisnice za prijenos pisanih poruka čiji sadržaj nije poslovna tajna.

96

Pitanja: 1. Nabrojite vrste poslovnog papira? 2. Navedi obvezni sadržaj zaglavlja poslovnog papira prema članku 21. Zakona o trgovačkim društvima? 3. Koje formate papira upotrebljavamo i za što služi koji format papira? 4. Što su tiskanice? 5. Što su margine, a što rezovi? 6. Što su omotnice? 7. Što je tipizirano pismo? IV. VRSTE PISANE POSLOVNE KOMUNIKACIJ E 1. Pisane poslovne komunikacije na papiru A. Poslovno pismo Poslovno pismo najčešći je oblik poslovnog komuniciranja. Ono se sastavlja i šalje posebno svakom poslovnom partneru. Poslovno pismo je dokument o određenom poslu. Njegov sadržaj ovisi o predmetu poslovanja. Ono predstavlja najmasovniji oblik pisanog poslovnog komuniciranja. Njegova osnovna karakteristika je da ono pretpostavlja odgovor. Sam sadržaj poslovnog pisma je raznovrstan i on ovisi o vrsti poslovnog odnosa i o konkretnom zahtjevu koji se ispostavlja. Najčešće je upućeno jednom poslovnom partneru, ali može biti poslano i na različite adrese. a) Podjela i načela poslovnog pisma Poslovna pisma možemo podijeliti u slijedeće skupine: - poslovni poziv, - rutinski zahtjev, upiti i narudžbe, - rutinski odgovori, - potvrde, - prateći dopisi, - naknadni dopisi, - zahvale Načela poslovnog pisma su: 97

- jedna svrha, - fokusiranje na čitatelja, - poslovni ton, - zanimljivost, - potpunost, - točnost, - suvislost, - sažetost, - jasnoća, - pravovremenost. b) Struktura poslovnog pisma Pod strukturom poslovnog pisma razumjevamo podjelu dopisa na pojedine dijelove, i to prema redosljedu i načinu njihova pisanja. Osnovna je podjela na: - bitne (glavne) i - sporedne dijelove. Iz poslovnog pisma ne može biti izostavljen ni jedan glavni dio. Sporedni dijelovi se unose u poslovno pismo prema potrebi. Bitni (glavni) dijelovi poslovnog pisma su: BITNI (GLAVNI) DIJELOVI 1. zaglavlje 2. adresa primatelja 3. broj 4. mjesto i nadnevak 5. predmet (naslov) 6. sadržaj 7. pozdrav 8. potpis

SPOREDNI DIJELOVI 1. oslovljavanje 2. prilozi 3. oznaka načina otpreme 4. raspored kopija

Zaglavlje – sadrži sve bitne elemente kojima se pošiljatelj poslovnog pisma odlikuje. Zaglavlje sadrži bitne dijelove (naziv firme, djelatnost i odredište-ulicu i broj, poštanski broj mjesta i naziv mjesta poslovanja, sud kod kojeg je trgovačko poduzeće upisano u registar), i sporedne dijelove (broj telefona i telefaksa, broj žiro-računa, zaštitni znak, godina osnivanja i drugo). Zaglavlje se piše u vrhu poslovnog pisma, na sredini najčešće, tako da je jasno označeno i upadljivo. Naziv firme, mjesto i adresa moraju biti uočljivi.

98

Mjesto i datum – Pišu se odmah iza zaglavlja. Oznaka mjesta nam govori gdje je, a datum kada je pismo napisano Uobičajeno je da se pišu u istom redu sa pozivnim brojem. Mogu se pisati i na više načina: Vodice, 1. ožujka 2007. godine, ili Vodice, 1. 03. 2007. godine. Datum je posebno važan jer se od tog datuma utvrđuju nastale poslovne obveze,

99

Adresa primatelja – sastoji se od naziva firme, njene djelatnosti i odredišta (ulica, broj, poštanski broj, naziv mjesta). Pisma koja se šalju u inozemstvo moraju imati odredišnu zemlju, a adresa mora biti prilagođena zemlji u koju se šalje. Adresa omogućuje pošti da pismo uruči označenom primatelju. Adresa se u domaćem predmetu sastoji od: - tvrtke, - predmeta poslovanja ili djelatnosti, - ulice i kućnog broja, - poštanskog broja i mjesta 100

VODICE d.o.o Društvo s ograničenom odgovornosti za građevinarstvo Obala Juričev Ive Cota br. 10 22211 VODICE

Seulskom konvencijom potpuna adresa sadrži slijedeće elemente: ZA FIZIČKE OSOBE oslovljavanje ime i prezimke naslovnika ulicu i kućni broj kod države, poštanski broj i mjesto naziv zemlje naziv kontinenta

ZA PRAVNE OSOBE tvrtku djelatnost ulicu i kućni broj ili poštanski pretinac kod države, poštanski broj i mjesto naziv zemlje naziv kontinenta

Gosp. Ivan Ivić

LEDO d.d. za proizvodnju i promet sladoleda

Hrvatskih boraca 15 HRV – 22211 V O D I C E

Ul. M. Čavića 9 HRV – 10000 Z A G R E B

HRVATSKA

HRVATSKA

EUROPA

EUROPA

Uz naznačene bitne dijelove adrese primatelja u mnogim se prilikama javlja potreba da se uz naziv tvrtke navede i organizaciona jedinica kojoj je dopis namijenjen.

101

U slučajevima kad je dopis namijenjen određenoj osobi to se i naznačuje. U praksi se javljaju tri slučaja posebnog naznačivanja, i to: - na pozornost – koristi se kod slanja dopisa faxom ili računalom. Ti dopisi nisu u omotnici, nemaju osobni ni povjerljivi sadržaj, a namjenjeni su određenoj osobi - za gosp. ili na ruke – osobno ili na ruke (n/r) određenoj osobi je naznaka koja se ispisuje na omotnici, a podrazumjeva da omotnicu može otvoriti i pročitati sadržaj samo naznačena osoba. - povjerljivo – je službena naznaka i odnosi se na pravo i obvezu da sa sadržajem dopisa budu upoznate određene mjerodavne osobe. Broj – je pozivna oznaka pod kojom se pismo vodi u knjizi izlazne pošte pošiljatelja i pod kojim je njegova kopija pohranjena u pismohrani pošiljatelja. Predmet ili sažetak – predstavlja kratak sadržaj poslovnog pisma. Ispisuje se ispod adrese, prije sadržaja pisma s lijeve strane. Sažetkom se definira sama tema pisma, Sadržaj pisma – je glavni dio pisma kojim se daje poslovna informacija. On također ima uobičajenu formu. To je: 1. početak ili otvaranje pisma, 2. uvođenje u poruku (kratko i racionalno), pozivanje na ranije dopisivanje, poslovnu vezu, telefonski razgovor, oglas i sl., 3. poruka ili suština to je sama jezgra pisma i u njemu se obrazlaže razlog obraćanja koji je naznačen u uvođenju u poruku. Poslovnu pažnju treba obratiti na stil pisanja; jasan, kratak i precizan. Voditi računa o pravopisu. Ako se u pismu ističe više stvari onda svaku treba obraditi u posebnom odlomku, 4. završni dio je zaokruživanje poruke, sa naglašenim optimizmom i željom za daljnju suradnjuPozdrav – Uljudni oproštaj sa poslovnim partnerom riječima kao: Pozdravljamo Vas, Primite naše pozdrave, S poštovanjem, S osobitim poštovanjem, Uz srdačni pozdrav i sl. Potpis – To je sastavni dio pisma, koji ono dobiva značaj službenog dokumenta. Poslovno pismo potpisuje ovlašteno lice koje zastupa firmu

102

(direktor ili vlasnik). Potpis se sastoji od naziva firme, vlastoručnog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlaštenog lica sa titulom. Za razliku od potpisa paraf je skraćenica potpisa, ali koji mora biti vlastoručan i sadrži inicijale ili nekoliko slova imena i prezimena. Faksimil je mehanički otisak (najčešće u obliku štambilja) vlastoručnog potpisa. Elektronski potpis zakonom se definira kao skup podataka u elektroničnom obliku koji služi za identifikaciju potpisnika i potvrdu vjerodostojnosti potpisanog elektroničkog zapisa pravne i fizičke osobe. Sporedni dijelovi poslovnog pisma su: Oslovljavanje – kad poslovno pismo upućujemo jednoj osobi u našoj praksi najčešće se koristi izraz gospođa ili gospodine, te doktore ili profesore. Na početku oslovljavanja obično se doda predmetak poštovani ili cijenjeni (Cijenjeni direktore, Poštovani gospodine, Cijenjeni doktore i slično) Prilozi – su dokumenti koji se prilažu uz pismo (prospekti, kalendar i sl.) koji se navode ispod sadržaja pisma i posebno se označavaju (prilog br. 1. prilog br. 2 itd) Način otpreme – Kada se pismo šalje običnom poštom onda nema potrebe da se to posebno označi. Ali kad se šalje preporučeno ili na neki drugi poseban način onda se to obavezno označava na kraju pisma poslije priloga, Raspored kopija – Pismo se piše u više kopija. Orginal se šalje poslovnom partneru, a kopije se raspoređuju prema potrebi. U rasporedu kopija navodi se koliko je primjeraka poslovno pismo umnoženo i kome su kopije dostavljene. Kao: Dostavljeno: - imenovanom, - računovodstvu, - arhivi B. Oblikovanje poslovnog pisma Posebnu pozornost pri pisanju poslovnog pisma treba pokloniti oblikovanju pisma. Oblikovanje poslovnih pisama je estetski i funkcionalni razmještaj elemenata poslovnog pisma na papir. Važno je svaki element poslovnog dopisa ispisati točno, uredno i na pravilnom mjestu.

103

Za kreiranje poslovnih pisama papir dijelimo na sedam (7) vodoravnih dijelova za svaki element dopisa: Zaglavlje poslovnog pisma Adresa primatelja Mjesto, nadnevak i broj predmeta Predmet-naslov Sadržaj Potpis Prilog Način otpreme, raspored kopije Prema okomitom rasporedu elemenata poslovnog dopisa koriste se slijedeći oblici: - Stari ili europski oblik, - Blok ili američki oblik, a) obični američki oblik, b) moderni američki oblik, c) puni američki oblik - Novi ili kombinirani oblik, d) običan kombinirani oblik, e) kombinirani oblik s proredom 1. Stari ili europski oblik Ne znači da je ovo zastarjeli oblik, već da je to najstariji oblik po svom postanku, koji je nastao još u vrijeme ručnog pisanja (oko 15 stoljeća), ali se i danas upotrebljava. Da bi poslovni dopis oblikovali europskim oblikom potrebno je odrediti razmake na papiru i to: Razmaci te rezovi za pisaći stroj: - pišu se između 10. I 75. reza, a 20. I 45. rez za uvučene elemente dopisa Razmaci u centimetrima za sučelje worda: - piše se od 0 do 16 cm, a za uvučene dijelove 2,75 cm i 9 cm (margine su već unaprijed postavljene, po 2,5 cm s lijeve i desne strane)

104

E

MJESTO PISANJA

Adresa primatelja I. dio II. dio Broj Mjesto I nadnevak Predmet (naslov) Sadržaj

WORD 2,75 cm 9 cm 0 9 cm 0 2,75 cm

Potpis Prilog Raspored kopija

9 cm 0 0

PISAĆI STROJ od 20-tog reza od 45-tog reza od 10-tog reza od 45-tog reza od 10-tog reza početak svakog odlomka piše se uvlačenjem prvog rfetka od 20-tog reza od 45-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza

105

106

2. Blok ili američki oblik Rezultat su primjene pisaćih strojeva, nastaju početkom ovog stoljeća u Americi. Karakterizira ih brzina, racionaliziranost i preglednost teksta. Javlja se u tri oblika: - obični američki oblik - moderni američki oblik - puni američki oblik a) Obični američki oblik – kod ovog oblika upotrebljavaju se dva razmaka i to: mali razmak i razmak potpisa. Ovdje se počinje pisati od malog razmaka i to: adresa primaoca, broja, predmeta-naslova, oslovljavanja, sadržaja, priloga, načina otpreme i raspored kopija. Mjesto i datum, te potpis pišu se od razmaka potpisa ili 45 reza na pisaćem stroju, odnosno 9 cm kod worda.

ELEMENTI DOPISA

MJESTO PISANJA

adresa primatelja I. dio II. dio Broj mjesto i nadnevak Predmet (naslov) Sadržaj

WORD 0 0 0 9 cm 0 0

Potpies Prilog Raspored kopija

9 cm 0 0

PISAĆI STROJ od 10-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza od 45-tog reza od 10-tog reza piše se od 10-tog reza, a između odlomaka ostavlja se jedan prazan rez od 45-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza

107

108

b) Moderni američki oblik – razlikuje se od običnog američkog oblika u pisanju adrese. Adresa primaoca pisma piše se na desnoj strani od 45-tog reza na pisaćoj mašini, odnosno 9 cm kod worda ELEMENTI DOPISA adresa primatelja I. dio II. dio Broj Mjesto i nadnevak predmet (naslov) Sadržaj

WORD 9 cm 9 cm 0 9 cm 0 0

Potpies Prilog raspored kopija

9 cm 0 0

MJESTO PISANJA PISAĆI STROJ od 45-tog reza od 45-tog reza od 10-tog reza od 45-tog reza od 10-tog reza piše se od 10-tog reza, a između odlomaka ostavlja se jedan prazan red od 45-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza

109

110

c) Pun američki oblik – je najjednostavniji oblik. Svi elementi pišu se od 10-og reza, tj. od 2,5 cm od ruba lista ili od nultog centimetra u slučaju Worda. Puni američki oblik je neekonomičan zbog velike potrošnje papira. Koristi se u pisanju telegrafom, a rijetko u pisanju poslovnih dopisa ELEMENTI DOPISA

WORD

adresa primatelja I. dio II. dio Broj mjesto i nadnevak predmet (naslov) Sadržaj

0 0 0 0 0 0

Potpies Prilog raspored kopija

0 0 0

MJESTO PISANJA PISAĆI STROJ od 10-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza od 20-tog reza piše se od 10-tog reza, a između odlomaka ostavlja se jedan prazan rez od 10-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza

111

112

3. Novi ili kombinirani oblik Rezultat su kombinacije europskih i američkih oblika. Nisu funkcionalni ni racionalni ako američki, ali estetska komponenta je razlog njihova korištenja, posebno kad se piše kraći tekst. a) Obični kombinirani oblik predstavlja kombinaciju običnog američkog i običnog europskog oblika pisma, a oblikuje se na način da se svi njegovi dijelovi pišu od malog razmaka, osim mjesta i nadnevka, potpisa i sadržaja. Mjesto i nadnevak te potpis upisuju se od razmaka potpisa, a sadržaj se počinje pisati od velikog razmaka s tim što kad se priđe u novi redak pisanja počinje od malog razmaka sve dok se ne završi misao odnosno stavak (odlomak). Između svakog dijela pisma (kao i kod ostalih oblika) ostavlja se prazan prored, ali se taj prazan prored ne ostavlja u sadržaju, odnosno između pojedinih odlomaka sadržaja. ELEMENTI DOPISA

WORD

adresa primatelja I. dio II. dio Broj mjesto i nadnevak predmet (naslov) Sadržaj

0 0 0 9 cm 0 2,75 cm

Potpis Prilog raspored kopije

9 cm 0 0

MJESTO PISANJA PISAĆI SGTROJ od 10-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza od 45-tog reza od 10-tog reza početak svakog odlomka piše se uvlačenjem prvog retka od 20-tog reza od 45-tog reza od 10-tog reza od 10-tog reza

113

114

f) Kombinirani oblik s proredom ELEMENTI MJESTO PISANJA DOPISA WORD PISAĆI STROJ adresa primatelja I. dio 0 od 10-tog reza II. dio 0 od 10-tog reza Broj 0 od 10-tog reza mjesto i nadnevak 9 cm od 45-tog reza predmet (naslov) 0 od 10-tog reza Sadržaj 2,75 cm početak svakog odlomka piše se uvlačenjem od 20-tog reza, a između odlomaka ostavlja se jedan prazni red Potpis 9 cm od 45-tog reza Prilog 0 od 10-tog reza raspored kopija 0 od 10-tog reza

115

116

C.Memorandum Memorandumi su kratke interne poruke. Uobičajeno su neformalnog karaktera i kraći su od jedne stranice te se odnose na jednu temu. Čitatelji memoranduma uobičajeno poklanjaju manje pažnje nego poslovnim pismima i e-mailu. Memorandum sadrži prostor za unos datuma, imena primatelja i pošiljatelja, predmet poruke te prostor za pisanje poruke. Memorandumi se ne moraju potpisivati jer im je ime pošiljatelj istaknuto na početku, no trebaju biti: pisani pozitivnim tonom, sa određenom svrhom, jasnim jezikom, sažeti, suvisli i zanimljivi. Zbog uporabe e-maila u internom poslovanju, pisani memorandumi sve više gube na značenju. 2. Elektronične pisane poslovne komunikacije a. E-mail E-mail ili elektronička pošta je pisana poslovna komunikacija koja se rabi u internom i eksternom komuniciranju. Poslovni e-mail se sastoji od: - zaglavlja ili protokola koji obuhvaća: • e-mail adresu pošiljatelja, • e-mail adresu primatelja, • adrese kopija, • predmet kopije, • listu priloga • datum i vrijeme prijenosa koje se dodjeljuje automatski - teksta poruke koje obuhvaća: • potpunu adresu primatelja koja omogućuje razlikovanje poslovnog i osobnog e-maila, a sastoji se od naziva poduzeća primatelja, predmeta poslovanja i sjedišta, • ponovljeni predmet, • oslovljavanje, • sadržaj koji obuhvaća, bit, završetak, pozdrav i potpis (potpis se sastoji od naziva poduzeća-pošiljatelja i mjesta poslovanja, funkcije te punog imena i prezimena osobe koja upućuje email. Komuniciranje e-mailom pogodno je za sve faze poslovnog procesa, a osobito je pogodno za komuniciranje sa stalnim poslovnim partnerom. Uporabom e-maila tijekom cijelog poslovnog procesa uklanja se posao

117

povezivanja prethodnih komunikacija jer se prethodna komunikacija može automatski uključiti u komunikaciju odgovora. Preporuke pri korištenju e-maila u poslovne svrhe - ograničiti se na jednu temu i pišite kratko, a duga objašnjenja i dokumente pošaljite kao prilog poruci, - budite izravni, - koristite se jednostavnim, manje formalnim jezikom nego za pisanje, - koristite se mogućnošću povezivanja e-maila sa Web komunikacijama, - izbjegavajte uporabu velikih slova jer ona označavaju vikanje, a i uporabu tzv. emotikona i net-kratica jer ih većina ljudi ne razumije, - e-mail poruke čitajte redovito i odgovarajte brzo, - ne služite se e-mailom kako biste izbjegli telefonske razgovore jer čete tako ostaviti dojam da osobu namjerno izbjegavate, - ne šaljite e-mail koji ste sastavili dok ste bili ljuti jer e-mail se uvijek čini grubljim nego što zapravo jest. b) Telefaks Telefaks je eksterna poslovna komunikacija u kojoj se kombiniraju prednosti papirnate i elektroničke komunikacije. Telefaks se u poslovnim procesima najčešće rabi u poslovanju sa stalnim poslovnim partnerima i to u fazi operativnog poslovanja. Telefaks se može koristiti i u fazi promocije za slanje ponuda kao odgovora na upit (najčešće se radi o ponudama u obliku predračuna). Ako se telefaks želi intezivno koristiti za slanje ponuda, potrebno je dobiti suglasnost poslovnog partnera. Telefaks komunikacija treba sadržavati komunikacijske podatke: - o primatelju koji obuhvačaju: naziv, adresu, broj telefaksa i ime kontakt osobe, - o pošiljatelju koji obuhvaćaju: naziv poduzeća, adresu, broj telefaksa i ime kontakt osobe, - o samoj komunikaciji koji obuhvaćaju: datum izrade i broj stranica, te predmet komunikacije. Preporuke za telefaks komunikaciju: - koristite faks kada poruka zahtijeva hitnu pozornost, - uz popratnu poruku, faks poruke pošaljite u obliku poslovnog pisma ili memoranduma, - ne koristite faks uređaj za dokumente kojima je važan vanjski izgled, - na faks porukama izbjegavajte tamne slike jer povečavaju dužinu prijenosa, - koristite jednostavan tip slova, 118

- izbjegavajte ručno pisane bilješke jer se dobro ne vide kod prijenosa, - pišite barem veličinom slova 12, - da provjerite kvalitetu ispisa, kopirajte dokument koristeći faks uređaj kojim čete slati komunikaciju. c). Web Poslovne Web komunikacije poduzeća provode na jedan od dva načina: - izrada i održavanje prezentacijskih WWW stranica i, - izrada i održavanje komercijalnih WWW stranica. Prezentacijske WWW stranice su one kojima se poduzeće predstavlja javnosti. Na njima se nalaze osnovni podaci o poduzeću, opisuje se djelatnost poduzeća, glavni proizvodi, tu se mogu naći i slike poduzeća, i sl., prema tome što se odluči prezentirati vanjskom svijetu. Preporuka je da se stranice izrade barem na dva jezika zbog toga što jednom kreirana WWW stranica postavljena na WWW poslužitelj postaje dostupna ljudima širom svijeta. Komercijalne WWW stranice su one kojima trgovačko društvo nudi određenu robu te putem interneta prikuplja narudžbe i zatim vrši isporuku. U ovome slučaju WWW stranice služe kao katalog proizvoda, kao ponuda i poziv na kupnju, te kao obrazac za narudžbu proizvoda. Uštede korištenjem Web komuniciranja se ogledaju u skraćenju vremena naručivanja, ukidanja administrativnih troškova naručivanja i obrade narudžbe jer se obrada narudžbe i pohrana podataka u bazu vrši automatski, itd. d) Chat Chat je izravna pisana komunikacija koja poslovnu primjenu nalazi u održavanju sastanaka između dislociranih sudionika. Razgovor između sudionika mrežnog sastanka odvija se u pismenom obliku u realnom vremenu što znači da svi sudionici sastanka komuniciraju praćenjem sastanka na ekranu te pisanjem komentara pomoću tipkovnice. Za chat se koristi specijalizirani programi ili Web aplikacije, a za vrijeme mrežnog sastanka svi sudionici trebaju biti istovremeno uključeni u mrežu i prisutni on-lin. Kako bi se pospješila njihova učinkovitost, mrežni sastanci trebaju se planirati kao sastanci licem-u-lice. Poslovni sastanci korištenje chat tehnologije su značajni za upravljanje tijekom i izvršenjem poslovnih procesa. Očekuje se da će ova vrsta komunikacija dobiti na značenju tek kad dođe do značajnijeg povećanja razine informatičke pismenosti u 119

poduzećima, te kad brzine prijenosa u međunarodnom prometu budu povećane. Pitanja: 1. Što je poslovno pismo? 3. Opiši strukturu poslovnog pisma? 4. Oblikovanje poslovnog pisma-opiši? 5. Navedi razliku između parafa i potpisa? 6. Što je elektronički potpis? 7. Što je memorandum? 8. Nabroji elektroničke pisane poslovne komunikacije? V. STROJEVI ZA PISANJE Prva sredstva kojima se pisalo bili su drveni štapići, šiljasta kamenja, prelomljene kosti, primitivna djetla, a kasnije se izrađuju štapići od metala ili slonove kosti. Svi ti predmeti nazivaju se pisaljke. Upotreba pergamenta i papira zahtijevala je jeftinije i savršenije pisaljke, pa su se počeli upotrebljavati gušća perja. Prvo tvorničko pero potječe iz 1826. godine. U početku su se poslovna pisma pisala ručno. Veliki napredak u dopisivanju postignut je pronalaskom pisaćeg stroja. Prvi praktični pisaći stroj proizveden je u tvornici «Remington», a konstruirali su ga dva Amerikanca. Današnja tehnologija omogućava nam upotrebu različitih strojeva za pisanje. Najviše se koriste: - mehanički pisaći strojevi - elektronski pisaći strojevi - računala 1. Mehanički pisaći strojevi po svojoj konstrukciji imaju dugi vijek trajanja i pouzdanost u radu. Mogućnosti mehaničkih pisaćih strojeva za pisanje su vrlo male jer 44 tipke omogućuju ispis samo 88 znakova. Fiksna slova omogućuju otisak samo jednog pisma i to pika pisma. Od drugih karakteristika, na ovim strojevima moguće je isticanje teksta: - VERZALOM – ispisivanjem velikih slova - S p a c i o n i r a n o – razmaknuto pisanje - Podcrtavanje – tekst koji želimo nakon ispisivanja naglasiti podcrtamo crtom.

120

- centriranjem – pisanjem teksta u sredini papira na način da se s lijeve i desne strane teksta ostavlja jednak razmak. Na mehaničkim pisačem struju centriranje je dosta komplicirano. 2. Elektronski pisaći strojevi imaju slijedeće prednosti u odnosu na mehaničke pisaće strojeve: - dizajn tipkovnice je ugodniji za rad - korekturna traka omogućuje brisanje greške - lagan pritisak na tipke - mogućnost bržeg pisanja - memoriranje - kvalitetan otisak slova - poravnanje lijevog i desnog ruba - display - automatsko isticanje teksta. Tekst se ističe automatskim odabirom jedne ili više mogućnosti: - VERZALOM – upotrebom stalno velikih slova - S p a c i o n i r a n o – komandom za automatsko razmaknuto pisanje - Podcrtano – komandom za automatsko podcrtavanje - Boldirano – podebljanim otiskom znakova - Promjeno lepeze – mijenjamo veličine ili oblik slova. 3. Računala predstavljaju idealni pisaći stroj s mogućnostima i prednostima daleko većim od elektronskog pisaćeg stroja. Neke od prednosti računala: - memoriranje velike količine teksta s mogućnošću ispisa cijelog ili dijelova teksta - lako biranje i umetanje te razmještanje teksta (u stupce, uvlačenje i sl.) - grafičke mogućnosti - potpuna automatiziranost - otisak u boji - neograničen broj primjeraka - upotreba više od 500 pisama veličine znakova od 8 do 72 točke po inču. Poslovna pisma inače pišu se u veličini znakova od 10 ili 12 točaka.

121

Računalo putem svog pisaća otiskuje informaciju prikazanu na ekranu. Pisačem možemo tiskati na papiru, folijama, omotnicama i naljepnicama. Danas na tržištu razlikujemo tri osnovne skupine pisaća: - matrični pisać - ink-Jet pisać - laserski pisač Matrični pisač je pisać koji za ostavljanje otiska ima traku preko koje udaraju iglice a glave pisača. 9-iglični pisač ostavlja grub otisak, a 24-iglični pisači su kvalitetniji Ink-Jet iili tintni pisač rade na principu prskanja tinte kroz malene otvore. Laserski pisač je najskuplji ali i najkvalitetniji pisač velike brzine ispisa, te najkvalitetnijeg ispisa VI. VAŽNA BIROTEHNIČK A PRAVILA ZA PISANJE TEKSTA Dosta vježbe i vremena potrebno je za ovladavanje vještine strojopisa. Pojava osobnih računala gotovo je u potpunosti izbacila upotrebu pisaćih strojeva, a kako se računala danas upotrebljavaju gotovo u svim profilima zanimanja, istisnula se potreba za velikim brojem profesionalnih daktilografa. Zasigurno da veliki broj korisnika računala ne poznaju desetoprsno slijepo pisanje, no svaki korisnik računala mora poznavati neke zakonitosti pri pisanju teksta, kako bi poslovno pismo bilo u skladu s birotehničkim pravilima pisanja teksta. Obrada teksta jedan je od najčešćih oblika korištenja osobnog računala, pa su stoga tekst procesori uvijek sadržani u korisničkim softwareima. Kao jedan od najšire korištenih tekst procesora mje MICROSOFT WORD. Datoteke kreirane u MS Wordu zovemo dokument. Novi dokument je dokument koji ne sadrži nikakve podatke (prazni papir) ili je riječ o predlošku u koji treba unijeti podatke.

122

Oblikovanje izgleda stranice podrazumijeva podešavanje margine, veličine papira, izvora papira itd. Za naše potrebe istaknuti ćemo neka važna birotehnička pravila za pisanje teksta. INTERPUNKCIJSKI ZNAKOVI – su točka, zarez, uskličnik, upitnik, dvotočje, točka sa zarezom. Pišu se nakon zadnjeg slova u riječi, a nakon interpunkcije obavezno se stavlja razmak Datoteka, kreirana u programu za tabelarne proračune, naziva se radna knjiga, a svaka tabela predstavlja jedan radni list te knjige

DECIMALNE VRIJEDNOSTI – odjeljuju se od cijelih brojeva zarezom. U tom slučaju iza zareza ne stavlja se razmak. U većini zemlja cijeli brojevi odjeljuju se od decimalnih točkom, a zarez služi za grupiranje cijelih brojeva po tri znamen 2.000.234,98 - pravila u pravopisu hrvatskog jezika 2,000,234.98 - pravilo u dopisivanju s inozemstvom

ODVAJANJE ODLOMAKA – treba biti uočljivo, te se to može oblikovati na dva načina: - AMERIČKI NAČIN: svaki novi odlomak od prethodnog se odvaja s jednim praznim redom između odlomaka Za prijem pošte korisnik ne mora biti priključen na svoj server. Njegov sustav radi 24 sata dnevno, 365 dana u godini s sve poruke koje su poslane spremaju se u poštanski sandučić Na korisniku je da ih preuzme u doba kada mu odgovara.

EUROPSKI NAČIN: novi se odlomak u odnosu na prethodni naglašava prvim retkom koji se piše od 2,75 cm prema gornjem označavanju mjesta na papiru, a ostali redovi od 0-nultog centimetra (2,5 cm na papiru). -

Za prijem pošte korisnik ne mora biti priključen na svoj server. Njegov sustav radi 24 sata dnevno, 365 dana u godini s sve poruke koje su poslane spremaju se u poštanski sandučić Na korisniku je da ih preuzme u doba kada mu odgovara.

CRTA ZA PODCRTAVANJE – Ispisuje se u istom retku sa slovima uključujući razmak među riječima i interpukciju. 123

Cijena 1 kg boje iznosi 43,50 kn

CRTICA – Prilikom pisanja koristi se na 5 načina, i to: a) crtica kao stanka označava stanku veću od one označene zarezom ili zagradama, te se uvijek pravi razmak prije i poslije crtice: Tko rano rani – dvije sreće grabi. On će – naravno – uraniti. b) crtica između dijelova polusloženica piše se radi spajanja

polusloženica bez razmaka: A-vitamin Exsport-import

50-godišnjica format A-4

c) crtica kao zamjena za prijedlog DO koristi se za zamjenu

prijedloga DO i ispred i iza nje ostavlja se razmak: uredovni sati: 09:00 – 12:00

17:00 – 20:00

Kad se crtica koristi u zgradama između dva broja koja obično označavaju godine ne pravi se razmak August Šenoa (1838.-1881.) d) crtica kao tire koristi se u dijalogu umjesto navodnika, a iza crtice

obvezatno se ostavlja razmak Antigona reče Edipu: - Vidim onoga stranca kako dolazi bez pratnje! Suze mu teku iu očiju. - Je li on? – zapita Edip e) alineja se koristi pri pisanju retka kod nabrajanja. Ako tekst koji

nabrajamo ne odvajamo slovima a), b), ili rednim brojevima 1. 2. 3. možemo koristiti alineju: Znakovi za naglasku jesu: - kratkosilazni (brzi) - kratkouzlazni (spori) - dugosilazni (silazni) - dugouzlazni (uzlazni)

124

VII. ISTICA NJE BITI Kad pošiljatelj dopisa želi posebno naglasiti neki dio sadržaja koji smatra bitnim ističe ga na slijedeći način: - ostavlja prazan red od prethodnog teksta - centrira i podcrta tekst koji ističe - ostavlja prazan red do nastavka teksta U svim oblicima za pisanje poslovnih dopisa bit se jednako ističe. Napomena: ako tekst koji ističemo prelazi dužinu jednog retka, tj. Tekst je dugačak dva, tri ili više redaka, a nije nabrajanje, cijeli tekst se centrira, a podcrta se samo zadnji redak istaknute biti Primjer: Početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx × xxxxxxxxx xxxx xxx × xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. ili Početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxx x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

125

Primjer:

Danas smo vam prema narudžbenici broj: N-257/07. otpremili robu vlastitim kamionom na adresu vašeg centralnog skladišta u Šibeniku. Uz dopis prilažemo fakturu broj: R-346/07 na iznos od 28.346,00 kn i otpremnicu broj: O-346/07

1. Isticanje nabrajanja Kod nabrajanja koja predstavlja izražajnu bit teksta: - ostavljamo jedan slobodan red od prethodnog teksta, - navode označavamo brojevima 1. 2. 3.), slovima a) b) c), alinejama-, točkama, kvadratom i sl, - početak svakog navoda uvlačimo od 25-tog reza - ostavljamo prazan red do nastavka teksta Primjer: Početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx × 1. xxxx x xx 2. xx xxxx 3. xxxx xx xxx 4. x xxxxx xxx ×

126

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. ili Početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. × • xxxx xxx xxxx • xx xxxxx xxxx • xxxx xxxxx xxx • xx xxxxxxxxxx × početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Primjer Putne aranžmane možete samostalno izabrati, a mi vam kao prijedlog nudimo sljedeće koji su do sada bili najtraženiji u našoj praksi od grupe sličnih vašoj: Split – Opatija – Zagreb – Split – opatija – Bled – Zagreb – Split Split – opatija – Venecija – Poreč – Crkvenica – Split Split – Zagreb – Beč – Zagreb – Split Putovanja mogu trajati pfrema vašoj odluci, a upobičajno je od 4 do 8 dana.

127

TREČI DIO TIJEK POSLOVNIH PROCESA Na svom putu od dobavljača materijala za poslovanje proizvodnih organizacija do potrošnje, roba se kreće određenim tijekom. Taj tijek je predmet proučavanja poslovne logike, i to svih aktivnosti kretanja robe u procesu reprodukcije, od dobavljača do korisnika. Djelatnost koja obavlja aktivnost tijeka robe od dobavljača do kupca naziva se trgovina. Trgovina je, prema Zakonu o trgovini, kupnja i prodaja te obavljanje trgovačkog poslovanja na domaćem i inozemnom tržištu. Sve te aktivnosti u konkretnim uvjetima poslovanja prati i poslovna komunikacija. Poslovne komunikacije prate tijek poslovnog procesa te se javljaju kao: 1. INICIJATIVE – to su ponude, upiti, javna nabava, 2. ZAKLJUČIVANJE POSLOVNOG POSLA – to su narudžbe, ugovori, zaključnice i sl. 3. FAZA REALIZACIJE – to su dostavnice ili otpremnice, teretnice, certifikati, fakture, virmani i sl. 4. INTERVENTNI DOPISI – to su požurnice, otkloni, opozivi, reklamacije, modifikacije, opomene, podsjetnice. I. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI INICIJATIVE U poslovne komunikacije u fazi incijative ubrajamo: PONUDU, UPIT, JAVNA NABAVA 1. Ponuda Ponuda je prijedlog prodavatelja potencijalnom kupcu da kupi njegove proizvode, odnosi da se koristi njegovim uslugama. Ponuda je upoznavanje tržišta a asortimanom prodavatelja. Zakon definira ponudu: Ponuda je prijedlog za sklapanje ugovora učinjen određenoj

128

osobi, koji sadrži sve bitne sastojke ugovora tako da bi se njihovim prihvačanjem mogao sklopiti ugovor. S obzirom na broj potencijalnih kupaca, proizvodi, tj. usluge mogu biti namjenjene: - svima – broj mogućih kupaca je vrlo širok pa se roba (usluge) nudi svim (npr. prehrambreno-konzumni artikli, higijenska sredstva, aparati za kućanstvo i sl.) - posebnoj kategoriji potencijalnih kupaca – roba nije namijenjena tako širokom krugu kao prethodna kategorija, već određenoj specifičnoj skupini )npr. školske knjige nude se učenicima, glazbeni instrumenti glazbenicima i sl.) - ciljna-kategoriji potencijalnih kupaca – broj mogućih kupaca je malen, to su obično specijalizirane poslovne organizacije (npr. ponuda brodova, aviona, vlakova i sl.). Ponudu, kao poslovnu komunikaciju, upučujemo potencijalnim kupcima, s obizrom na način i sredstva: - individualnim poslovnim dopisom, letkom, katalogom, cjenikom (pisana poslovna komunikacija), - neposrednim telefonskom komunikacijom, - radioaparatom i TV-om, - tiskom, - računalnim prijenosom podataka, - osobnim kontaktom (sajmovima, prezentacijama i sl.), - plakatima. Svaku ponudu u obliku pisane poslovne komunikacije, tj. poslovnog dopis treba karakterizirati: - izazivanje pozornosti čitatelja, - izazivanje želje i interesa čitatelja, - stvoriti uvjerenje da mu je ponuđeni proizvod (usluga) dostupna. Ponuda sadrži ove elemente: - naziv proizvoda, - oznaku kvalitete, - cijenu i način plaćanja, - način otpreme, - rok, način i mjesto isporuke. Prema sadržaju ponude razlikujemo: A. Opću ili generalnu ponudu, Općom ili generalnom ponudom ponuditelj nudi sve svoje proizvode tj. cijeli svoj asortiman. Opća ponuda se dostavlja novim 129

poslovnim partnerima radi početka ili bivšim poslovnim partnerima radi nastavka poslovne suradnje. Najčešće se šalje u obliku prospekta, kataloga ili cjenika.

130

131

B. Posebnu ili pojedinačnu ponudu, Posebna ili pojedinačna ponuda je ponuda pojedinog proizvoda ili skupine srodnih proizvoda. Sličnost s općom ponudom je što se i posebnom ponudom nude proizvodi proizvedeni serijskim načinom proizvodnje koje ponuditelj vjerojatno ima na skladištu. Posebna ponuda se dostavlja novim i bivšim poslovnim partnerima s istim ciljem kao i opća. Karakteristika ove ponude je detaljan opis ponuđenog proizvoda uz navođenje elemenata za narudžbu (rok, način i mjesto isporuke, rok i način plaćanja, oznake kvalitete, raspoložive količine). Posebna ponuda je uvijek individualan dopis koji kao prilog može imati uzorak, prospekt, katalog, cjenik i sl. Spada u obvezujuće dopise te je obveza primatelja da odgovori na ponudu.

132

133

C. Protuponudu, Ovom dopisu, koji piše kupac, prethodi ponuda dobavljača. U slučaju kad kupac nije potpuno zadovoljan elementima navedenim u ponudi – sastavlja protuponudu. Protuponuda je modificiranje ponude, tj. mijenjanje jednog ili više bitnih elemenata ponude (npr. roka ili mjesta isporuke, načina ili roka plaćanja, cijene itd). Ako dobavljač prihvati protuponudu, smatra se da protuponuda ima značenje narudžbe, tj. postaje temelj za sklapanje posla.

134

135

D. Ponudu kao odgovor na upit Ponuda kao odgovor na upit ima sve elemente ponude, razlikuje se samo u inicijatoru za pokretanje posla. Naime, upit kupca, tj. njihova incijativa povod je pisanja ove vrste ponude. Ponuditelj će navesti, uz detaljan opis proizvoda, elemente potrebne za narudžbu. Odgovor mora biti žuran, a u prilogu obvezatno ima tiskanicu narudžbenice ili predračun. Takva ponuda je obvezujuća i u obliku je individualnog dopisa, a brzina odgovora je važna jer se kupac najvjerojatnije obratio i konkurentskim tvrtkama.

136

137

E. Ponudu kao prijavu na javno nadmetanje. Ponuditelji su pravne osobe koje se jave ponudom na javno nadmetanje. Ponuditelj se pri izradi ponude mora pridržavati uvjeta nadmetanja. Ponuda mora biti sukladna dokumentaciji za nadmetanje te mora dokazati: - pravnu osobnost, - poslovnu sposobnost, - financijsku i gospodarsku sposobnost, - tehničku sposobnost, - stručnu sposobnost, - strukovnu ovlast-članstvo u strukovnoj udruzi ili registru kao nužan uvjet za obavljanje predmetne nabave.

138

139

2. Upit Upit je radnja kupca kojom od dobavljača traži informaciju o proizvodu i uvjetima kupnje. To je akcija koju kupac usmjerava prema većem broju dobavljača radi istraživanja tržišta i odabiranja najpovoljnijeg dobavljača. Upit može poslati krajni korisnik, obrtnik ili trgovačko društvo čija je djelatnost trgovina. Potencijalnom dobavljaču, Upit, kao poslovna komunikacija može biti upućena: - poslovnim dopisim, - neposredno telefonskom komunikacijom - novinskim oglasom. Upit se sastoji od: - uvoda – upoznavanje dobavljača s poslovnom organizacijom i pokazivanje interesa za njegove proizvode (usluge), - biti – taksativno navođenje pitanja, npr. o kvaliteti, cijeni, roku, načinu isporuke, plćanje itd., - završetka – izražavanje uvjerenja u uspješnu i dugu poslovnu suradnju - pozdrav – završavanje dopisa. S obzirom na opseg informacija koje se uputom traže razlikujemo: • opći upit – to je upit kupcu koji nije upoznat s načinom poslovanja i asortimanom eventualnog dobavljača te od njega traži informaciju u obliku opće ponude (uz katalog, cjenike ili prospekte), • točno definirani upit – to je upit kojim kupac traži informacije o točno određenom proizvodu ili usluzi • ponovljeni upit – on se u praksi javlja u dva slučaja: - ako kupac nije dobio odgovor na upit od prodavatelja, - ako kupac nije dobio potpun odgovor od prodavatelja

140

141

142

3. Javna nabava Javna nabava je postupak nabave roba i usluga te ustupanje radova, koju provode naručitelji, ako procijenjena vrijednost nabave, bez poreza na dodatnu vrijednost, iznosi: - iznad 300.000,00 kuna za robe i usluge, - iznad 500.000,00 kuna za radove. Razlikujemo: 1. UGOVOR O JAVNOJ NABAVI – to je ugovor s financijskim interesom sklopljen u pismenom obliku između jednog ili više ponuditelja i jednog ili više naručitelja i čiji je predmet nabave izvođenje radova, isporuka roba ili pružanje usluga. 2. UGOVOR O JAVNIM RADOVIMA – to je ugovor o javnoj nabavi čiji je predmet nabave: - izvođenje radova, ili oboje, projektiranje i izvođenje radova koji se odnose na jednu ili više djelatnosti (navedenih u Dodatku I. Zakona o javnoj nabavi), ili - posao ili realizacija posla bilo kakvim sredstvima posla koji odgovara zahtjevima što ih je naveo naručitelj. Pojam „posao“ znači rezultat gradnje ili građevinskih radova uzetih u cjelini koji je sam po sebi dovoljan da ispuni gospodarsku ili tehničku funkciju. 3. UGOVOR O JAVNOJ NABAVI ROBE – to je ugovor o javnoj nabavi čiji je predmet nabave kupnja robe, najam robe, zakup robe ili leasing sa ili bez opcije kupnje robe. Ugovor čiji je predmet nabave isporuka robe, a koji uključuje i poslove postavljanja i instalacije, smatra se ugovorom o javnoj nabavi robe. 4. UGOVOR O JAVNIM USLUGAMA – to je ugovor o javnoj nabavi čiji su predmet nabave usluga (u smislu Dodatka II.A i II.B. Zakona o javnoj nabavi). OSNOVNA NAČELA JAVNE NABAVE Osnovna načela javne nabave jesu: 1. sloboda kretanja roba, 2. sloboda poslovnog nastanka, 3. sloboda pružanja usluga, 4. načela koja iz toga proizlaze: - tržišnog natjecanja, - učinkovitosti, - jednakog tretmana, - zabrane diskriminacije, - uzajamnog priznavanja, - razmjernosti, 143

- transparentnosti. TEMELJNI POJMOVI U JAVNOM NADMETANJU 1. okvirni sporazum – to je sporazum između jednog ili više naručitelja i jednog ili više gospodarskih subjekata svrha kojeg je utvrditi uvjete pod kojim se sklapaju ugovori koji se dodjeljuju tijekom određenog razdoblja, a posebice u pogledu cijene i, prema potrebi, predviđenih količina. 2. dinamički sustav nabave – je potpuno elektronički način provedbe postupka javne nabave. Upotrebljava se za uobičajene predmete nabave koji posve ispunjavaju zahtjeve naručitelja u obliku u kojem su dostupni na tržištu, a ograničena je trajanja i otvoren tijekom čitavog razdoblja svoje valjanosti svakome gospodarskom subjektu koji zadovolji uvjete i koji je dostavio indikativnu ponudu koja je u skladu s specifikacijom. 3. elektronička dražba – je način provedbe postupka koji se ponavlja i koji uključuje elektronički sustav za predstavljanje novih cijena, izmijenjenih naniže, i/ili novih vrijednosti koje se odnose na određene elemente ponuda, a odvija se nakon početne potpune procjene ponude i omogućava njihovo rangiranje pomoću automatskih metoda procjene. 4. elektroničko sredstvo – znači korištenje elektroničke opreme za obradu i pohranu podataka koji se šalju, prenose i zaprimaju žičanom vezom, radiovezom, optičkim sredstvima ili drugim elektromagnetskim sredstvima. 5. gospodarski subjekti – su fizičke ili pravne osobe koji na tržištu nude izvođenje radova, isporuku robe ili pružanje usluga. 6. ponuditelj – je gospodarski subjekt, ili udruženje gospodarskih subjekata, koji je dostavio ponudu, 7. natjecatelj – je gospodarski subjekt, ili udruženje gospodarskih subjekata, koji je voljan sudjelovati u postupku javne nabave i svoju je volju iskazao zahtjevom za sudjelovanje. 8. naručitelj- je: 1. javni naručitelj – to je naručitelj koji je obveznik primjene Zakona o javnoj nabavi, 2. naručitelj koji obavlja djelatnost na području vodoopskrbe, energetike, prometnih i poštanskih usluga, koji gospodarskim subjektima ima namjeru dati ili ugovorom daje nalog za izvršenje nabave. 9. središnje tijelo za nabavu – to je naručitelj koji na temelju ovlasti naručitelja iz Zakona o javnoj nabavi: 144

- za naručitelja stječe određenu robu ili uslugu, - za te naručitelje sklapa ugovore ili okvirne sporazume o radovima, nabavi robe ili usluge. 10. otvoreni postupak javne nabave – to je postupak u kojem svaki zainteresirani gospodarski subjekt može podnijeti ponudu. 11. ograničeni postupak javne nabave – to je postupak u kojem svaki zainteresirani gospodarski subjekt može zatražiti da sudjeluje u postupku, pri čemu samo oni gospodarski subjekti koje naručitelj pozove mogu podnijeti ponudu. 12. natjecateljski dijalog – to je postupak u kojem svaki zainteresirani gospodarski subjekt može zatražiti da sudjeluje u postupku, pri čemu naručitelj s natjecateljima primljenim u taj postupak vodi dijalog s ciljem razvijanja jednog ili više prikladnih rješenja koji mogu udovoljiti njegovim zahtjevima, a i na temelju kojih su izabrani natjecatelji pozvani da podnesu ponude. 13. pregovaračku postupak javne nabave – to je postupak u kojem se naručitelj obraća gospodarskim subjektima po vlastitom izboru i dogovara uvjete ugovora s jednim ili više gospodarskih subjekata. 14. natječaj – to je postupak koji omogućava dobivanje plana ili projekta koji je odabrao ocjenjivački sud, uglavnom u području prostornog planiranja, arhitekture i graditeljstva, inženjerstva ili obrade podataka, nakon provedenog natjecanja, s dodjelom ili bez dodjele nagrade. 15. neprihvatljiva ponuda – to je ponuda koja ispunjava uvjete propisane Zakonom o javnoj nabavi za isključenje. 16. neprikladna ponuda – to je ponuda čija cijena prelazi planirana sredstva naručitelja. 17. nepravilna ponuda – to je ponuda koja ne ispunjava uvjete vezane za svojstva predmeta nabave, te time ne ispunjava u cijelosti zahtjeve naručitelja određene u dokumentaciji za nadmetanje. 18. procijenjena vrijednost nabave – to je ukupan iznos nabave, uključujući sve opcije i moguća produženja ugovora, bez poreza na dodatnu vrijednost. POSTUPCI JAVNE NABAVE Naručitelji mogu slobodno birati između otvorenog postupka javne nabave, ograničenog postupka javne nabave ili pregovaračkog postupka javne nabave s prethodnom objavom pod uvjetima da je poziv za nadmetanje objavljen sukladno članku 117. Zakona o javnoj nabavi.

145

Pregovarački postupak javne nabave bez prethodne objave naručitelj smije primijeniti samo u posebnim slučajevima i okolnostima propisanim u članku 116. Zakona o javnoj nabavi. NABAVA MALE VRIJEDNOSTI Ako procijenjena vrijednost nabave, bez poreza na dodatnu vrijednost, iznosi: - 300.000,00 kuna i manje za robe i usluge, - 500.000,00 kuna i manje za usluge, Primjenjuju se odredbe Zakona o javnoj nabavi male vrijednosti. Prilikom sklapanja ugovora o nabavi male vrijednosti naručitelj koristi otvoreni postupak nabave, ograničeni postupak javne nabave, pregovarački postupak javne nabave, okvirni sporazum i elektroničku dražbu. Za procjenu vrijednosti nabave do 70.00,00 kuna, bez poreza na dodatnu vrijednost, naručitelj može, ali nije obvezan provoditi postupak nabave propisan Zakonom o javnoj nabavi. Pitanja: 1. Tko pokreće prodajni posao i kako? 2. Navedi karakteristike ponude u obliku poslovnog dopisa? 3. Koji su elementi ponude? 4. Navedi obilježja posebne ponude? 5. Što je protuponuda? 6. Navedi razliku općeg i točno definiranog upita? 7. Tko obvezatno provodi postupak javne nabave? 8. Što je javna nabava? 9. Nabroji postupke javne nabave? 10.Navedi načela javne nabave? 11.Kad se provodi postupak nabave male vrijednosti?

II. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI ZAKLJUČIVANJA PRODAJNOG POSLA Zaključivanju prodajnog posla prethodi izbor najpovoljnijeg dobavljača usporedbom ponuda. Koji je dobavljač najpovoljniji ovisi o mnogim faktorima: kvaliteti, cijeni, roku isporuke, servisu, načinu plaćanja itd. 146

U većini poslovnih transakcija pri nabavi (prodaji) vode se pregovori. Pregovorima se nastoji uz razmjenu informacija, stajališta i prijedloga ostvariti što uspješnija transakcija. Svakoj strani i pregovaranju cilj je da za sebe postigne što povoljnije uvjete. Zaključivanje prodajnog posla može biti u usmenoj ili pismenoj formi. Ako zaključivanje poslovnog posla dokumentiramo, što je preporučljivo i česta je praksa u poslovanju gospodarskih subjekata – robu (usluge ili radove) naručujemo pisanim ugovorom, zaključnicom, narudžbom ili narudžbenicom 1. Narudžba Naručivanje je nalog kupca oridavatelju da mu isporući robu ili obavi uslugu pod određenim uvjetima. Naručiti robu ili uslugu možemo: - usmeno – telefonski ili dogovorom u izravnom kontaktu, - pismeno – narudžbom ili narudžbenicokm Narudžba je pisana forma naručivanja tj. pisana poslovna komunikacija koja se upotrebljava radi dokumentiranosti naručivanja. Prema čl. 21. st. 8. Zakona o trgovačkim društvima narudžbom se smatraju poslovnim pismima koje se trebaju slati na poslovnom papiru čije zaglavlje obvezno treba sadržavati podatke: - tvrtku i sjedište pošiljatelja, - sud kod kojeg je upisan u trgovački registar i broj pod kojim je to učinjeno, - tvrtka i sjedište institucije kod kojeg ima račun i broj tog računa. Društvo kapitala (dioničko društvo, društvo s ograničenom odgovornošću, javno trgovačko društvo) moraju uz navedene podatke navesti i: - iznos temeljnog kapitala društva s naznakom je li u cijelosti uplaćen, - ukupan broj izdanih dionica i njihov nominalni iznos-kod dioničkog društva, - prezime i najmanje početno slovo imena članova uprave društva, a kod dioničkog društva i predsjednika nadzornog odbora. Temelj za narudžbu može biti: ponuda, ugovor ili ranija nabava. U svom sadržaju narudžba obično sadržava:

147

-

-

-

temelj narudžbe – navodi se broj i datum ponude ili ugovora, oglasa itd. ovisno o tome na temelju čega se naručuje, naziv robe ili usluge – navodi se točan naziv artikla, odnosno točan opis usluge, količina – izražava se odgovarajućim mjernim jedinicama i točno je određena, način i rok plaćanja – ako nije temelj ugovor, narudžba najčešće ima zakonski rok i način plačanja (virmanom u roku od 15 dana); za sve narudžbe kojima je temelj ugovor, volja stranaka izražena je u ugovoru određuje način i rok plaćanja, rok isporuke – preporučljivo je odrediti točan datum isporuke, način plaćanja – navodi se prijevozno sredstvo (npr. kamionom, hladnjačom, brodom, avionom), mjesto isporuke – točna adresa gdje robu treba dostaviti, način ambalažiranja – najčešće je riječ o uobićajnoj ili propisanoj ambalaži, a ko ugovorom nije određena posebna.

148

149

Narudžbenica U praksi se radi ekonomičnosti i racionalizacije poslovanja mnogo češće koriste narudžbenice od narudžbi. Narudžbenica je tiskanica koja sadržava otisnute osnovne podatke za naručivanje, a kupac popunjava specifične podatke za svako naručivanje posebno. Narudžbenice mogu izrađivati poslovne organizacije za svoje potrebe, a mogu se koristiti i tiskanice na tržištu i najčešće se koriste opće narudžbenice koje su prikladne za nabavu različite robe ili usluga koje sadrže: - zaglavlje naručitelja – u zaglavlju narudžbenice bilježe se svi elementi koje treba sadržavati i zaglavlje narudžbe, - podaci o dobavljaču i uvjeti isporuke – adresa dobavljača, datum i broj narudžbenice, mjesto i rok isporuke, način otpreme i način plaćanja, - raster – to je tabela sastavljena od 6 kolona i 15-20 redaka u kojoj se navodi redni broj, naziv robe ili usluge, jedinica mjere, količina cijena i iznos.

150

151

2. Ugovor Ugovor je dokument kojim se prodavač (dobavljač) obvezuje da će isporučiti robu ili izvršiti uslugu pod određenim uvjetima kupcu, a ovaj da će je preuzeti i podmiriti obvezu Zaključivanje ugovora o nabavi (kupnji) odnosno prodaji robe ili usluga rezultat je suglasnosti naručitelja i dobavljača Zakonodavac je odredio da ugovor mora biti u pisanoj formi u slijedećim slučajevima: - u prometu nekretninama, - u prodaji s obročnim otplatama, - u građenju i građevnim radovima, - davanju licencije kod trgovinskih zastupanja, - usluge turističkih agencija, - osiguranja, - bankarskih poslova. S pravnog stajališta ugovor je sklopljen kad se stranke dogovore o bitnim elementima. Koji će dijelovi ugovora biti bitni, određuju stranke, a za uspješno sklapanje ugovora bitno je da se stranke dogovore o svim dijelovima. Elemente ugovora možemo podijeliti na bitne i nebitne: Bitni elementi ugovora su: 1. oznaka stranaka – svaki ugovor počinje s preciznim određenjem prodavatelja i kupca, točnim određenjem tko ima kakve obveze, a kakva prava, 2. predmet ugovora – to je naziv robe, radova ili usluga. Iskazuje se jasno i točno da se bez dvojbe zna što je predmet ugovora, 3. oznaka kvalitete – određuje se prema uzorku, zaštitnom znaku, standardima ili «uobičajenom kvalitetom». Uobičajena kvaliteta je kvaliteta koja mora odgovarati svojstvima koja se u mjestu prodavatelja redovito traže za takvu robu ili usluge, 4. količina robe – se izražava odgovarajućim uobičajenim mjernim jedinicama (tona, vagon, hektolitar itd). Količina mora biti određena, a u iznimnim slučajevima odrediva, 5. cijena robe – mora biti fiksno naznačena, tj. točno određena, a može biti vezana za stanje na tržištu na dan isporuke. Cijena se izražava u valuti RH. Uz cijenu treba navesti i popuste kao što je rabat ili cassasconto. Rabat je trgovački popust odobren zbog naručivanja veće količine robe. Cassa-sconto je financijski popust za prijevremeno plaćanje.

152

Nebitni elementi ugovora su: 1. rok plaćanja – može biti različito određen. Ugovoreni rok plaćanja u odnosu na rok isporuke može biti prije izvršenja, istodobno ili poslije. Zakonski rok je 15 dana od nastanka dužničko-vjerovničkog odnosa, ali ugovornom odredbom stranke mogu dogovoriti i duži rok uz osiguranje instrumentima plaćanja, 2. način plaćanja – u pravilu je bezgotovinski – nalogom za prijenos (virmanom) sa žiro-računa kupca na žiro-račun prodavatelja, 3. rok isporuke – se određuje nedvojbeno. Rok isporuke može biti iskazan i uobičajenim trgovinskim izrazima, npr. početkom mjeseca, u sredini ili krajem mjeseca. 4. mjesto isporuke – određuje se transportnim klauzulama. To može biti skladište kupca, skladište prodavatelja ili neko međumjesto, 5. ambalaža i pakiranje – štiti kvalitetu i količinu robe, olakšava transport i skladištenje. Ugovornom odredbom određuje se vrsta ambalaže, vlasnišgtvo, rok za povrat, cijena i sl. 6. preuzimanje robe – roba se preuzima komisijski na temelju dokumenata koji prate robu (dostavnice, otpremnice, račun). Preuzimanje se obavlja u dva dijela i to: - kvalitativno preuzimanje, koje djelimo na: 1. Organoleptičko utvrđivanje kvalitete odnosno osjetilno uočavanje kvalitete i to prema izgledu, mirisu, okusu ili opipu, 2. Stručno utvrđivanje kvalitete to je mišljenje stručnjaka o kvaliteti pojedine robe utvrđeno tehničkim pomagalima ili kemijskim sredstvima. - kvantitativno preuzimanje – to je utvrđivanje stvarno dopremljene količine robe u odnosu na navode u dokumentaciji koja prati robu, - npr. Prema otpremnici ili računu. 7. jamstvo – služi u reklamne svrhe jer proizvođać na taj način ističe kvalitetu svojih proizvoda. Jmstveni rok ovisi o vrsti proizvoda, a najčešće je od 6 do 24 mjeseci. Jamstvom se jamac obvezuje da će prema vjerovniku ispuniti pravovaljanu i dospjelu obvezu ako je ne ispuni glavni dužnik 8. osiguranje – ugovornim odredbama određuje se protiv kojih će se rizika osigurati roba u transportu i osigurana vrijednost. 9. raskid ugovora – ugovor može biti raskinut višom silom, sporazumno ili sudskom odlukom. Dijelovi ugovora su: - zaglavlje – sadrži određenje stranaka i nadnevak sklapanja ugovora, 153

- naziv ugovora – posebno se ističe riječ –ugovor- verzalom, centrirano, - sadržaj ugovora – razdjeljen je po numeriranim odredbama tj. člancima, - potpis stranaka, broj i pečat poslovnih organizacija. Tipizirani ugovori – poslovne organizacije koriste i tipizirane ugovore ako to njihov način poslovanja zahtijeva. Tipski ugovori su ustvari tiskanice s uvjetima prodaje dobavljača, a od kupca se očekuje da prihvati odredbe ugovora u potpunosti. Primjer: “KIFLIĆ” društvo s ograničenom odgovornošću za proizvodnju kruha, peciva I slastica Split, Poljičkia cesta 201, žiro-račun 2330003-1100011785, MB 5234589, upisano u sudski registar Trgovačkog suda u Splitu, MBS 090002315, temeljni kapital 2.900.000,00 kn uplačenog u cijelosti, kojeg zastupa direktor Nikola Katušić, kao prodavatelj, u daljunjem terkstu “KIFLIĆ” i Hotel “AGAVA”, društvo s ograničenom odgovornošću za hoteljersko-ugostiteljske usluge, Split, Put Žnjana bb, MB 4544567, žiro-račun 2330003-2200039521, upisano u sudski registar Trgovačkog suda u Splitu, MBS 278676567, temeljni kapital 20.900.000.000,00 kn uplačenog u cijelosti, kojeg zastupa direktor Marko Vidaković, kao kupac, u daljnjem tekstu “AGAVA” dana 15. 12. 2002 zaključuju slijedeći UGOVOR O PRODAJI ROBE PREDMET UGOVOR I CIJENA Članak 1. „Kiflić“ prodaje, a „AGAVA“ kupuje robu iz proizvodnog i trgovačkog programa „KUFLIĆ“ po maloprodajnim cijenama navedenim u Ugovoru, te uz odobreni rabat prema niže navedenim stopama Proizvodi Vrijeme Ugovorena Cijena Rabat Isporuke količina Kruh – bijeli dnevno 70 kg 3,50 7% kruh - raženi dnevno 20 kg 3,80 5% kruh - kukuruzni dnevno 20 kg 3,80 5% kruh - integral dnevno 40 kg 4,00 5% KVALITETA Članak 2.

154

„KIFLIĆ“ se obvezuje da će kruh iz članka 1. ovog Ugovora biti uobičajne kvalitete uz primjenu hrvatskih standarda. „AGAVA“ se obvezuje čuvati isporučenu robu u skladištu s važećim propisima. ROK, NAČIN I MJESTO ISPORUKE Članak 3. „KIFLIĆ“ će „AGAVI“ isporučivati robu kamionom u restoranu hotekla svakog dana do 06:00 sati. ROK I NAČIN PLAČANJA Članak 4. „AGAVA“ se obvezuje platiti isporučenu robu prodavatelju općim nalogom za prijenos na temelju zbirne mjesečne fakture u roku od 8 dana. PREZUIMANJE ROBE I REKLAMACIJA Članak 5. Isporučenu robu „AGAVA“ je dužna preuzeti i prilikom preuzimanja izvršiti kvantitativni i kvalitativni prijem robe. Reklamacija na kvalitetu i kvantitetu se priznaje samo ako je sastavljena odmah prilikom preuzimanja robe i to u pismenom obliku. Uz reklamaciju treba biti priložen komisijski zapisnik supotpisan od prijevoznika-vozača, te s reklamacijom mora odmah upoznati prodavatelja. KAMATA I CASSA-SCONTO Članak 6. Za prekoračenje rokova plaćanja „AGAVA“ se obvezuje „KIFLIĆU“ platiti kamatu u visini stope zatezne kamate koja je određena važećim propisima. Za prijevremeno plaćanje i plaćanje prema predračunu „KIFLIĆ“ će „AGAVI“ odobriti financijski popust – cassa-sconto prema dogovoru. PRIMJENA VAŽEĆIH PROPISA Članak 7 Za sve što nije ovim ugovorom utanačeno stranke ugovaraju primjenu Općih uzansi za promet robom. RASKID UGOVORA Članak 8. „KIFLIĆ“ pridržava pravo jednostranog raskida ugovora s otkaznim rokom od 3 (tri) dana ukoliko „AGAVA“ ne izvršava ili neuredno izvršava ugovorom utvrđenu obvezu.

155

Za slučaj nepridržavanja odredaba ovog Ugovora, neizvršavanja ili neurednog izvršavanja Ugovorom preuzetih obveza, ugovorene strane se obvezuju naknaditi stvarnu štetu i izmaklu dobit. RJEŠAVANJE SPOROVA Članak 9. Svi sporovi koji bi mogli nastati u svezi s ovim Ugovorom rješavati će se sporazumno, a ukoliko to neće biti moguće nadležan sud. BROJ PRIMJERAKA UGOVORA I STUPANJE NA SNAGU UGOVORA Članak 10. Ovaj Ugovor sastavljen je u 4 (četiri) istovjetna primjerka od kojih po 2 (dva) za svaku ugovorenu stranu. Ovaj ugovor stupa na snagu 01. 01. 2002. i važi do 31. 12. 2003. Kupac Hotel „AGAVA“, d.o.o. Direktor: Marko Vidaković Broj: U-07/04-342/02

Prodavatelj: „KIFLIĆ“. D.o.o. Ditrektor Nikola Katušić Broj: U-268/02

3. Zaključnica Zaključnica je pisana poslovna komunikacija u obliku tiskanice koju koriste opunomoćeni trgovački predstavnici poslovnih organizacija za zaključivanje prodajnog posla. Zaključnica se zaključuje u neposrednom kontaktu ovlaštenih trgovačkih predstavnika i kupaca, a po elementima slična je ugovoru. Odredbe zaključnice nije moguće mijenjati.

156

MB 5234589 Žiro-račun: 2330003-1100011785 ________________________________________________________________________ ZAKLJUČNICA br. 4259/02 Split. 12.12. 2002 Prodavatelj „KIFLIĆ“ iz Splita, Poljička cesta 201, prodaje, a KUPAC: Hotel „AGAVA“, društvo s ograničenom odgovornošću za hotelijersko-ugostiteljske usluge, Split, Put Žnjana bb, MB 4544567, žiro-račun 2330003-1100039521, upisano u sudski registar Trgovačkog suda u Splitu, MBS 278676567, temeljni kapital 20.900.000.000,00 kn uplaćenog u cijelosti Kupuje po navedenim uvjetima slijedeću robu: GRUPA VRSTA ROBE JED.MJERE Bijeli Gg KRUH Polubijeli Kg Crni Kg Raženi Kg Kukuruzni Kg integralni Kg Bijelo Kom S lanom Kom PECIVA S kimom Kom Sa sezamom Kom integralni Kom Slani Kom Krempita Kom Ekler Kom Mediteran Kom Krafna-marmelada Kom Krafna-čokolada Kom Krafna-vanilija Kom Krafna sa šlagom Kom PRODAVATELJ: Stjevan Avelin

KOLIČINA 150 100 70 20 20 50 50 30 20 50 40 20 20 20 20 30 30 25 15

CIJENA 4,00 4,00 3,80 4,30 4,30 4,30 1,80 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 3,50 3,50 3,50 2,00 2,20 2,200 2,40

Kupavc: Ante Vidan

157

4. Prihvat narudžbe Dobar poslovni običaj svakog dobavljača je obavijest naručitelja o pristigloj narudžbi u što skorije vrijeme. Svrha obavijesti o primitku narudžbe je obavijestiti naručitelja o pristigloj narudžbi i mogućnostima dobavljača da dostavi traženu robu pod uvjetima navedenim u narudžbi. Prema mogućnostima dobavljača obavijest o primitku narudžbe može biti: - prihvat narudžbe, - preinaka narudžbe, - otklon narudžbe, 1. Prihvat narudžbe – je obavijest dobavljača naručitelju da u potpunosti može udovoljiti svim elementima narudžbe. Prihvat narudžbe sadržava: - uvod-dobavljač potvrđuje da je primio narudžbu, - ponovljene elemente narudžbe, - potvrdu dobavljaća da će robu dostaviti prema narudžbi kupcu, - pozdrav 2. Preinaka narudžbe – je obavijest dobavljača naručitelju o nemogućnosti udovoljavanja svim elementima narudžbe te mu predlaže određene izmjene. Preinaka narudžbe sadrži: - uvod-dobavljać potvrđuje da je primio narudžbu, - ponavljane elemente narudžbe sa istaknutim preinakama, - zahtijev naručitelja da obavjesti dobavljača o prihvaćanju preinačene narudžbe, - pozdrav.

158

159

3. Otklon narudžbe – je obavijest naručitelja o nemogućnosti izvršenja

narudžbe. Otklon narudžbe sadrži: a. uvod-dobavljač potvrđuje da je primio narudžbu, b. obavijest dobavljača da nije u mogućnosti udovoljiti zahtjevima naručitelja, c. izražavanje žaljenja dobavljača naručitelju uz napomenu o mobućnosti buduće suradnje, d. pozdrav

160

161

III. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI REALIZACIJA PRODAJNOG POSLA Zaključivanje poslovnog posla, temeljenog na narudžbi ili ugovoru, obvezuje dobavljača na realizaciju, tj. dostavljanje robe kupcu ili obavljanje usluga. Prvi zadatak komercijalnog odjela u realizaciji prodajnog posla je dostavljanje naloga skladištu da otpremi naručenu robu prema svim dogovorenim elementima (kvalitete, kvantitete). Skladištar temeljem dobivenog naloga otprema robu uz obveznu dokumentaciju – otpremnicu. 1. Otpremnica – je dokument o robi koji dostavljač dostavlja uz robu kupcu. Otpremnica je po elementima sadržaja istovjetna sa narudžbom, a da bi posao bio valjan i količini i vrsti robe te načinu otpreme. Osim što se otpremnica dostavlja kupcu, ona se dostavlja i: 1. komercijalnom odjelu dobavljača – kao izvješće o izvršenoj otpremi; 2. knjigovodstvenom odjelu – kao izvješće o stanju u skladištu; 3. fakturnom odjelu – kao temelj za slanje fakture. U praksi se otpremnica piše na tiskanicama ili računalno ispisuje. Tiskanica se najčešće sastoji od: 1. zaglavlja s podacima o tvrtke, 2. naziv dopisa – OTPREMNICA i broj; 3. podacima o načinu i mjestu otpreme; 4. raster s a) nazivom robe, b) jedinicom mjere, c) količinom robe, d) cijenom 5. nadnevak otpreme,; 6. podacima o preuzimatelju; 7. vozaču i skladištaru. Osim otpremnice popratna dokumentacija uz robu je: 1. tovarni list – u željezničkom, riječnom i zračnom prometzu, 2. konosman ili tovarni list – u pomorskom prometu, 3. prijevoznica ili tovarni list – u kamionskom prijevozu, 4. dispozicija – nalog prodavatelju da otpremi robu navedenom primatelju.

162

163

2. Komisijski zapisnik – to je dokument u kojem se utvrđuje činjenično stanje pristigle robe prema kvaliteti, kvantiteti i cijeni, te služi kao temelj za knjiženje, za eventualnu reklamaciju i kao dokazni materijal za slučaj spora. Prema važećim uzansama komisijski zapisnik treba imati slijedeći sadržaj: 1. zaglavlje – naziv kupca, mjesto kontrole, vrijeme, članove komisije, predmet preuzimanja, 2. bit – popratnu dokumentaciju, nalaz i mišljenje komisije, 3. završetak – broj primjeraka zapisnika, vrijeme završetka preuzimanja i potpise.

164

165

3. Plaćanje Za svaki prodani proizvod (ili obavljenu slugu) prodavatelj je dužan izdati račun. Račun se obavezno izdaje u dva primjerka, od kojih se jedan uručuje kupcu, a drugi služi izdavatelju kao isprava za knjiženje u poslovnim knjigama. Račun je financijski dokument kojim dobavljač potražuje od kupca novčanu protuvrijednost za dostavljenu robu ili izvršenu uslugu. Odredbe o sadržaju I ispostavljanju računa sadržane su u: e. zakonu o trgovačkim društvima-čl. 21., f. Zakonu o porezu na dodatnu vrijednost-čl.15, g. Pravilniku o porezu na dodatnu vrijednost-čl.78-81, h. Pravilnik o porezu na dobit-čl.29. Prema propisima razlikujemo dvije vrste računa: 1. račun za bezgotovinsko plaćanje i 2. račun za gotovinsko plaćanje. Račun za bezgotovinsko plaćanje - sadržava slijedeće podatke: 1. tvrtku pošiljatelja, 2. sjedište i adrersu pošiljatelja, 3. matični broj tvrtke pošiljatelja – pravne osobe ili jedinstveni matični broj građana – fizičke osobe, 4. sud kod kojeg je pošiljateljn upisan u sudski registar i broj pod kojim je to učinjeno, 5. tvrtka i sjedište institucije kod koje pošiljatelj drži račun i broj tog računa, 6. tvrtku adresu i MB ili JMBG primatelja (kupca), 7. mjesto izdavanja, broj i nadnevak računa, 8. količinu i uobičajen trgovački naziv isporučenih dobara i količinu obavljenih usluga, 9. nadjevak isporuke dobara ili obavljenih usluga, 10.iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga, razvrstane po poreznoj stopi, 11.iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi. 12.zbrojni iznos naknade i poreza. Račun za gotovinsko plačanje – prema Zakonu o porezu na dodatnu vrijednost s računima za gotovinsko plaćanje izjednačavaju se isječci vrpce ili potvrdnice iz naplatnih uređaja. Ti računi trebaju sadržavati najmanje slijedeće podatke: 1. tvrtku (ime), adrersu i MB ili JMBG izdavatelja računa, 166

2. mjesto gdje je isporuka robe ili usluga obavljena, 3. broj i mjesto izdavanja, 4. količinu i uobičajeni naziv isporučene robe ili vrstu i količinu obavljenih usluga, 5. ukupan iznos naknade i poreza razvrstanih po poreznoj osnovi. Računi za gotovinski ili bezgotovinski promet moraju imati oznaku R-1 ili R-2. Račune s oznakom R-1 izdaje porezni obveznik koji porez plaća prema izdanim računima – što se odnosi na gotovinsko plaćanje. Račun s oznakom R-2 izdaje porezni obveznik koji porez plaća prema primljenim naknadama, tzv. Naplaćenoj realizaciji – što se odnosi na bezgotovinsko plaćanje.

167

168

Pitanja: 1. Koja su obilježja narudžbe? 2. Navedi razliku između narudžbe i narudžbenice? 3. Navedi razliku između otklona i opoziva narudžbe? 4. Što prethodi sklapanju ugovora? 5. U kojem slučaju ugovor mora biti u pismenoj formi? 6. Navedi elemente ugovora? 7.Kakav oblik preuzimanja robe poznaješ? 8. Što je otpremnica? 9. Koje podatke mora sadržavati račun za bezgotovinsko plačanje? IV.

POSLOVNE KOMUNIKACIJE U RJEŠAVANJU TEŠKOĆA U PRODAJI

Teškoće pri sklapanju ili realizaciji poslova u praksi su vrlo česte. Najčešći razlog svakog problema je nepredvidljivost u trenutku naručivanja ili sklapanja prodajnog posla. Iako se teškoče mogu pojaviti u bilo kojem dijelu prodajnog poslovnog procesa, najčešća su pri plaćanju, zatim pri dostavljanju radi kašnjenja, manjka, oštečene robe ili netočno dostavljene robe ili obavljenih usluga. Teškoće treba uvijek rješiti na zadovoljstvo svih poslovnih partnera, što zanči da se pri izradi poslovnih komunikacija kojma nastojimo mriješiti teškoće, najprije se moramo voditi načelima kulture poslovne komunikacije. Susretljivost pri rješavanju problema u prodajnom poslovnom procesu ubrzat će n jegovo rješavanje I omogućiti daljnju poslovnu suradnju. 1. Požurnice Temeljem sklopljenog ugo vora ili prihvaćanjem narudžbe za dobavljača I naručitelja nastaju dogovorene obveze. Za ispunjenje dogovorenih obveza utvrđuje se I njihov rok – nrp. Rok isporuke, rok vraćanja ambalaže, rok plaćanja. Međutim u praksi ima slučajeva nepoštivanja dogovorenog roka – kašnjenje. U takvim slučajevima kupac će za neisporučenu robu, a dobavljać za npr. Nepovračenu ambalažu, uputiti požurnicu. Požurnica– to je poslovni dopis kojim se od kupca ili dobavljača zahtijeva ispunjenje obveze. Požurnica koju šalje naručitelj ima slijedeći sadržaj: 1. uvod – navodi se narudžba ili ugovor temeljem čega je zaključen prodajni posao, 169

2. bit – upozorenje dobavljaču na dogovoreni rok uz zahtjev da se što žurnije izvrši isporuka, 3. završetak – izražavanje nade za uspješno obavljanje posla i buduću nesmetanu suradnju, 4. pozdrav. Sadržaj požurnice koju sastavlja dobavljač je: 1. uvod – navodi se narudžba ili ugovor temeljem čega je zaključen prodajni posao tj. Temelj obveze kupcu npr. Za vračanje ambalaže, 2. bit – navode se dokumenti koji dokazuju da je roba isporučena prema dogovoru sa zahtjevom da kupac što žurnije izvrši svoju obvezu, 3. završetak – izražava se nada za uspješno obavljanje posla i buduću nesmetanu suradnju, 4. pozdrav.

170

171

2. Otklon Otklon narudžbe je obavijest naručitelju o nemogućnosti obavljanja narudžbe. Otklonom dobavljač obavezno treba izraziti žaljenje zbog svoje nemogučnosti I ponuditi naručitelju mogućnosti buduće suradnje. Otklon narudžbe sadržava: - uvod, dobavljač potvrđuje da je primio narudžbu, - obavijest dobavljača da nije u mogućnosti udovoljiti zahtijevima naručitelja, - izražavanje žaljenja dobavljača uz napomenu mogućnosti buduće suradnje, - pozdrav.

172

173

3. Opoziv narudžbe Opoziv narudžbe je zahtjev naručitelja da dobavljač zanemari, tj. Poništi pristiglu narudžbu. Opoziv je prekid prodajnog posla. Za valjanost opoziva važno je vrijeme slanja, pa je naručitelju važno da opoziv pošalje što žurnije. Dobavljač će uvažiti opoziv ako isporuka nije započeta I pod uvjetom da nisu nastali nikakvi troškovi ni gubici za dobavljača.

174

175

4. Reklamacija Pri preuzimanju isporučene robe postoje slučajevi u kojima komisija utvrdi da isporučena roba (ili obavljena usluga) ne odgovara dokumentaciji koja prati robu (npr. Otpremnici) po količini i kvaliteti. Do pogreške može doći glede: - dokumentacije, roba je isporučena bez odgovarajuče popratne dokumentacije, - količine, dobavljač je isporučio više ili manje roba, - kvalitete, dobavljač nije isporučio robu prema tražrnju kupca, već je pogreškom isporučio druge artikle, isporučena je roba bolje kvalitete od tražene, isporučena je roba lošije kvalitete od tražene, - cijene, dobavljač je povisio dogovorenu cijenu, dobavljač nije odbio rabat ili kasa-skonto, - načinu isporuke, roba je ambalažirana i pakirana na neodogovoren način, dobavljač se koristio nedogov orenim transportom, - vrijeme isporuke, roba je stigla sa zakašnjenjem. Reklamacija – je protestna obavijest (prigovor) kupca dobavljaču zbog ustanovljene greške pri isporuci robe. Reklamacija se uvijek temelji na komisijskom zapisniku koji joj je obvezni prilog.. Rok za reklamaciju je u pravilu žuran. Tehnička roba ima rok za reklamaciju u slučaju greške u kvaliteti, prema odluci proizvođača, od 6 mjeseci do 36 mjeseci. Za investicijske poslove rok za reklamaciju navodi se posebnom klauzulom u ugovoru. Sadržaj reklamacije je: 1. uvod – kupac izvješćuje dobavljača o isporučenoj robi te navodi poratnu dokumentaciju, 2. bit – pozivajući se na nalaz komisije za preuzimanje robe detalno navodi grečke u isporuci, 3. uputa – kupac predlaže način i rok uklanjanja greške, 4. završetak – kupac izražava nadu za žurnim uklanjanjem nedostataka i buduću urednu poslovnu suradnju, 5. pozdrav.

176

177

5. Opomena i odgovor na opomenu U slučajevima kada kupac ne plati robu u dogovorenom roku, prodavatelj mora poslati opomenu te tako skrenuti pozornost kupcu da što prije podmiri dug prema prodavatelju. Opomena – je poslovni dopis kojim prodavatelj od kupca zahtijeva žurno podmirenje duga zbog proteka dogovorenog roka za plaćanje robe. Opomena se šalje na poslovnom papiru pošiljatelja i sadrži: 1. adrersu primatelja, 2. broj i nadnevak, 3. naziv dopisa – opomena, 4. uvod – nadnevak pregleda poslovnih knjiga, 5. specifikaciju neplaćenih računa, 6. zahtjev za žurno plaćanje računa, 7. pozdrav

178

179

Odgovor na opomenu – može biti: 1. potvrdan – dužnik (kupac) priznaje postojanje novčane obveze prema vjerovniku (prodavatelju): a. izvješćuje prodavatelja o podmirenju duga, b. moli vjerovnika za strpljenje jer nije u mogućnosti podmiriti dugovanje do traženog roka, c. predlaže vjerovniku nagodbu zbog nemogućnosti podmirernja iznosa dugovanja, 2. negativan – dužnik ne priznaje postojanje novčane obveze a) obvezu je podmirio prije dobivanja opomene, b) nije bio u poslovnom odnosu s prodavateljem.

180

181

6. Nagodba i obavijest o knjiženju Nagodba je rezultat dogovora između poslovnih suradnika koji u prodajnom poslu nastoje modificiranjem početnih elemenata ugovora ili narudžbe ipak realizirati početu transakciju. Potrebe izmjene već dogovorenih elemenata narudžbe ili ugovora razlog su izmjenjenih tržišnih prilika od trenutka zaključivanja prodajnog posla. Nagodbe mogu biti pismene ili usmene. Nagodbe u svezi s plaćanjem uvijek moraju imati pismeni oblik. Sadržaj nagodbe određuje svaki konkretni slučaj, a najčešće su nagodbe u svezi plaćanja – odgode, smanjenje iznosa, obročna isplata itd. Obavijest o knjiženju je knjigovodstveni dokument kojim se obavješćuje poslovnog partnera, o evidenciji naše poslovne organizacije u svezi s njihovim potraživanjem ili dugovanjima. Obavijest o knjiženju je dogovorena promjena među poslovnim partnerima da izmjene iznos računa na više ili manje. Obavijest o knjiženju potpisana od strane pošiljatelja I primatelja, postaje dokument s dokaznom snagom. O bavijest o knjiženju poslovna je pisana komunikacija za koju se rabe tiskanice poslovne organizacije ili unificirane u izdanju Narodnih novina.

182

183

Pitanja: 1. Koji su elementi požurnice? 2. Što je reklamacija? 3. Što je obvezatan prilog reklamacije? 4. Navedi razliku između opoziva I otklona? 5. Što je nagodba? 6. Tko potpisuje obavijest o knjiženju? 7. Što sadržava opomena? ČETVRTI DIO SLUŽBENO DOPISIVANJE I. PODNESAK 1. Pojam Podnesak je priopćenje kojim se pojedinci ili pravne osobe odnosno organizacije obračaju tijelima. Pod podneskom razumjevamo zahtijeve, tiskanice koje se upotrebljavaju za automatsku obradu podataka, prijedloge, prijave, molbe, žalbe i druga priopćenja različita sadržaja prema kojem su dobili poseban naziv. Pod zahtijevom razumjevamo podnesak kojim se zahtijeva priznanje nekog prava ili pravnog interesa (npr. Zahtijev za izdavanje osobne iskaznice itd.). Pod prijedlogom se razumjeva podnesak kojim se potiče ili zahtijeva izvršenje neke radnje (mpr. Prijedlog za povrat u prijašnje stanje, prijedlog o obnovi postupka itd.), Prijava je podnesak kojim se javljaju neki podaci, događaji i sl. i zahtijeva se ostvarenje nekog prava (npr. prijava boravka, promjena adrese stanovanja, prijava neseće na radu itd.). Pod molbom razumjevamo podnesak kojim tijelo molimo nešto. Udovoljenje molbi ovisi o ocjeni tijela (npr. molba za ponovno polaganje ispita, dodjelu socijalne pomoći itd.). Žalba je podnesak – redovni pravni lijek koji stranke ulažu protiv donesenog upravnog akta (rješenja, a iznimno i protiv zaključka kojim je nezadovoljna).

184

Način podnošenja podneska Podnesci se u pravilu predaju neposredno, šalju pismeno ili se usmeno priopćuju u zapisnik. Mogu se, ako nije drugačije propisano, priopćiti i telegrafski. Kratka i hitna priopćenja mogu se dati i telefonski, ako je to moguće, npr. u slučaju spriječenosti dolaska. Dakle, stranke su slobodne same odlučiti o načinu na koji će podnesak podnijeti. Podnesci se mogu predavati i elektroničkim putem ako stranka ima certifikat ili kvalificirani certifikat kojim potvrđuje indentitet te osobe.

Pitanja: 1. Što je podnesak? 2. Koje vrste akata razumjevamo pod podneskom? 3. Po čemu se podnesci međusobno razlikuju? 4. Što je zahtjev? 5. Što je žalba? 6. Na koji se način podnesci mogu predati? 7. Od koga ovisi način predaje podneska? 2. Bitni dijelovi podneska Podnesak mora biti razumljiv i sadržavati sve što je potrebno da bi se po n jemu moglo postupiti. Osobito treba sadržavati: - naziv tijela kojem se upućuje, - predmet na koji se odnosi, - zahtijev ili prijedlog, - ime i prezime i boravište (adresa) podnositelja, - ime, prezime i boravište (adresu) zastupnika ili opunomoćenika (ako ga ima) - vlastoručni potpis podnositelja, zastupnika ili opunomoćenika.

185

Ovi elementi podneska propisani su Zakonom o općem upravnom postupku. Zakon ne zahtijeva nikakve druge elemente, osim da podnesak bude razumljiv. Ako je podnesak nerazumljiv ili nepotpun pa iz njega nije vidljivo što stranka zahtijeva ili predlaže, tijelo će pozvati stranku da te nedostatke ukloni u određenom roku. Ne učinili to stranka, smatrat će se da podnesak nije ni podnesen. Stranka obrazlaže svoj zahtijev, prijedlog ili molbu, daje dokaze, navodi činjenice itd. Kojim će to redom uraditi ovisi o stranci. Sadržaj predmeta mora biti sažet i pregledno oznesen, a zahtijev konkretno postavljen kako bi tijelo moglo jednostavno i brzo postupati po njemu. Pitanja: 1. Što znači da podnesak mora biti razumljiv? 2. Što svaki podnesak treba sadržavati? 3. Kojim pravnim aktima je propisan sadržaj podneska? 4. Ako podnesak nije razumljiv, kako će tijelo postupiti? Naziv tijela kojemu se upućuje podnesak Podnesak se upučuje na točan i na potpun službeni naziv tijela i njegove adrese. Uredbom o natpisnoj ploći i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti (Nar.nov. 34/02), a u skladu sa Zakonom o izmjenama i dopunama Zakona o sustavu državne uprave (Nar.nov. 59/01), te Zakona o lokalno i područnoj (regionalnoj) samoupravi (Nar.nov. 33/01) prpisan je sadržaj naziva tih tijela. Razlikujemo: - tijela državne uprave: ministarstva, državne upravne organizacije i urede državne uprave u jedinicama područne (regionalne) samouprave, - tijela jedinica lokalne samouprave, - tijela jedinica područne (regionalne) samouprave, - tijela mjesne samouprave, - pravne osobe koje imaju javne ovlasti. Naziv tijela sadrži:

186

NAZIVI TIJELA KOJIM SE UPUČUJE PODNESAK: REPUBLIKA HRVATSKA MINISTARSTVO KULTURE ZAGREB

Primjerak naziva ministarstva

REPUBLIKA HRVATSKA MINISTARSTVO PRAVOSUĐA UPRAVA ZA IMOVINSKOPRAVNE POSLOVE ZAGREB

Primjer naziva upravne organizacije u sastavu ministarstva

REPUBLIKA HRVATSKA URED DRŽAVNE UPRAVE U ŠIBENSKO KNINSKOJ ŽUPANIJI SLUŽBA ZA GOSPODARSTVO ŠIBENIK

Primjer naziva ureda državne uprave u jedinicama lokalne (područne) samouprave

REOUBLIKA HRVATSKA DRŽAVNI HIDROMETREOLOŠKI ZAVOD ZAGREB

Primjer naziva državne upravne organizacije

REPUBLIKA HRVATSKA URED DRŽAVNE UPRAVE U ŠIBENSKO KNINSKOJ ŽUPANIJI SLUŽBA ZA GOSPODARSTVO ISPOSTAVA VODICE

Primjer naziva ispostave ureda državne uprave u jedinicama lokalne, područne (regionalne) samouprave

REPUBLIKA HRVATSKA ŠIBENSKO KNINSKA ŽUPANIJA ŽUPANIJSKO POGLAVARSTVO ŠIBENIK

Primjer naziva tijela jedinice lokalne, područne (regionalne) samouprave

Pitanja: 1. Što je naziv tijela kojim se podesak upučuje? 2. Koje vrste tijela u službeno-upravnom dopisivanju razlikujemo? 187

Podnosilac podneska Pojedinac ili pravna osoba odnosno organizacija osobe su, koji podnose podnesak odnosno obraćaju se tijelu radi ostvarivanja svojih prava i pravnih interesa. Iz podneska se mora vidjeti o kojoj je osobi. Ako je to pojedinac, treba naznačiti njegovo ime, prezime (rodno i porodično ime) i boravište. Ako stranka ima opunomoćenika ili zastupnika-njegovo ime, prezime i boravište. Oznaka boravišta (adresa) sadrži naziv mjesta, poštanski broj, ulicu i kućni broj. Ako je podnosilac zahtijeva pravna osoba, odnosno organizacija, navodi se pun naziv i oznaka sjedišta. Potpisivanje podneska Podnositelj mora potpisati podnesak kojim se obraća tijelu. To mora učiniti osobno. Potpisuje se punim imenom i prezimenom, nikako skraćenim potpisom (parafom). Ako podnesak podnose više pojedinaca, fizičkih osoba, potpisati se mora svaki od njih, a može ih potpisati i zajednički opunomoćenik. Podnesak za maloljetne osobe potpisati će njihov zakonski zastupnik (roditelj ili staratelj), kao i za osobe koje nisu poslovne sposobne. Ako je podnositelj nepismen ili se ne može potpisati, potpisati će ga druga pismena osoba stavljajući ime, prezime i adresu podnositelja, potpisujući svoje ime, prezime i adresu. Pravnu osobu ili organizaciju potpisuje njezin predstavnik, odnosno zakonski zastupnik – predstavnik, odnosno zakonski zastupnik pravne osobe ili organizacije. Primjer potpisivanja podnesaka: i. kad su osobni podaci podnositelja istaknuti u zaglavlu: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx potpis j. kad podnositelj osobne podatke ističe na kraju podneska: xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx Vodice, Artina 5a Potpis k. kad u ime malodobnog podnositelja podnesak podnposi zakonski zastupnik: 188

Za malodobnog xxxxxx xxxxxx Xxxxxx xxxxxx Vodice, Artina 5a Potpis l. kad podnesak podnosi pravna osoba ili organizacija: Direktor Xxxxxxxx xxxxxxx Potpis m. kad podnesak potpisuje u ime podnositelja njegov opunomoćenik: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Vodice, Artina 5a Po opunomoćeniku Xxxxxxx xxxxxxxx Vodice, Brunac 3 Potpis n. kad je podnositelj zahtijeva nepismena osoba: xxxxxx xxxxxxxx Potpisao:xxx xxxx Vodice, Artina 5 Potpis Pitanja: 1. Tko podnosi podnesak? 2. Koje podatke podnositelj mora istaknuti u podnesku? 3. Tko potpisuje podnesak? 4. Tko potpisuje podnesak maloljetne osobe i kako se potpisuje? 5. Tko potpisuje podnesak pravne osobe? 3. Sporedni dijelovi podneska Uz elemente podneska propisane zakonom, podnesci mogu imati i ostale sporedne elemente. Oni ne utječu na pravnu valjanost podneska. Ti elementi olakšavaju postupanje po podnesku, a samom podnesku daju poslovnu, odnosno službeni stil. To mogu biti: - zaglavlje, - datum, 189

- obilježavanje predmeta, - oznaka veze, - privitak. Zaglavlje se redovno piše kad podnesak sastavljaju državna tijela, ustanove i druge pravne osobe ili organizacije. Zaglavlje podneska državnih tijela propisano je Uredbom o natpisnoj ploći i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprve, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti. Zaglavlje podneska gospodarske organizacije, kao relatvno tajni podatak obično je tiskan na posebnom papiru, a redovito sadrži: 1. naziv pošiljatelja, gospodarske organizacije, 2. djelatnost ili predmet njezina poslovanja, 3. grad u kojem je sjedište pošiljatelja, 4. adresu. Pojedinac ili fizička osoba također mogu sastaviti zaglavlje. Tada se ono redovito sastoji od punog imena i prezim,ena, zanimanja i adrese. Datum sastavljanja podneska nije element koji zahtijeva Zakon o općem postupku. Datum kad je podnesak zaprimljen je bitan datum, jer od tog datuma počinju teći obveze za tijelo. Međutim, uredsko poslovanje zahtijeva da se u podnesku napiše kada je on sastavljen. Datum se može pisati na različite načine, npr. Vodice, 9. lipnja 2007. ili Vodice, o9.06.2007. Mjesec se u pravilu piše arapskim brojem ili imenom mjeseca. Obilježavanje predmeta sastoji se od dva dijela, osobnog i stvarnog. Iz tih dijelova vidimo na koju se osobu odnosi podnosak i što je predmet odnosno što se zahtijeva od tijela, npr. Xxxxx xxxx, adresa – stipendijatraži se. Može se sastojati samo od stvarnog dijela, npr. Cijepljenje pasa i ostalih kućnih ljubimaca. Oznaka veze služi povezivanju poslovnih i službenih akata, pa i podnesaka osobito ako je povezano s već pokrenutim postupkom ili već uspostavljenom poslovnom komunikacijom. Razlikujemo označavanje veze u upravnom, sudskom i poslovnom dopisivanju. U upravnom dopisivanju kad je postupak već pokrenut pozivamo se na broj predmeta pod kojim se vodi kako bismo tijelu olakšali postupanje po njemu. Na taj način tijelo će lakše pronaći predmet u koji treba uložiti naš podnesak. Oznaka veze je, npr. Klasa:UP/I u nastavku kojeg pišemo klasifikacijsku oznaku pod kojem se predmet vodi te Urbroj: npr. 2198/01..

190

Privitak je pisani sastav ili fizički predmet koji se dostavlja uz akt radi dopune objašnjenja ili dokazivanja sadržaja predmeta, a navodi se u podnesku pojedinačno, npr. Izvadak iz matice rođenih, ili brojčano, npr. Prilog 1.)

Pitanja: 1. Kad se zaglavlje redovito piše? 2. Kojim pravnim aktom je propisan sadržaj zaglavlja državnih tijela? 3. Što sadrži zaglavlje gospodarske organizacije? 4. Moguli fizičke osobe sastaviti zaglavlje – od čega se ono sastoji? 5. Je li datum sastavljanja podneska bitan? 6. Od kojeg datuma teku rokovi koji obvezuju tijelo? 7. Na koji način datum ističemo u podnesku? 8. Od kojih se elemenata sastoji oznaka predmeta? 9. Objasnite osobni i stvarni dio oznake predmeta? 10. Zašto je potrebno istaknuti oznaku veze? 11. Što je privitak i kako ga označujemo? 4. Sastavljanje i oblikovanje podneska Prilikom sastavljanja podneska mora se nastojati da bude razumljiv i da sadrži sve što je potrebno kako bi se po njemu moglo postupati. Ako podnesak nije razumljiv, tijelo će pozvati podnositelja da ga u određenom roku dopuni, ispravi i sl. kako bi se moglo odgovoriti na podnesak. Stranke nisu vezane nikakvim posebnim pravilima pri sastavljanju podneska, osim zahtijeva da bude razumljiv. Kako će podnesak biti sastavljen ovisi o tome tko ga sastavlja, jeli rijeć o pojedincu koji ima ili nema potrebna stručna znanja, ili podnesak sastavlja pravna osoba koja bi morala znati ne samo pravila postupka nego i materijalno-pravne propise kojima je regulirana materija i područje na koje se odnosi podnesak.. Postoje i područja u kojima je posebnim propisima utvrđen oblik i sadržaj podneska npr. porezna prijava, prijava promjene boravka itd. Za ta područja propisane su tiskanice ili obrasci na kojima stranke podnose svoje podneske. 191

Podnesci se pišu na standardnom formatu papira A-4, rjeđe na većem formatu A-3, ili na manjem formatu A-5. Pišu se osobnim računalom, pisaćim strojem, kemijskom olovkom ili tintom. Ako se pišu ručno, moraju biti čitko napisani. Stranke svoje podneske mogu oblikovati u tri osnovna oblika: a) europski oblik-stari ili klasični, podnesak u kojem se adresa naslovnika piše u dva dijela, b) američki oblik-blok ili pravokutni oblik, podnesak u kojem su svi elementi adrese naslovnika pišu od 10. reza c) kombinirani oblik-kombinacija američkog i europskog oblika,

Primjer pisanja podnesaka u europskom obliku

Ivo Ivić A.Šenoe 6 23000 Zadar Ekonomsko, birotehnička i trgovačka škola A.G. Matoša bb 23000 Zadar Predmet: Ivo Ivić, iz Zadra Molba za izdavanje potvrde za zdravstveno osiguranje - traži se – Učenik sam II. H razreda Ekonomsko-birotehničke i trgovačke škole u Zadru. Za ostvarenje prava na zdravstveno osiguranje preko roditelja, potrebna mi je potvrda da sam učenik ove škole. Molim naslov da mi istu izda. Hvala

192

Vlastoručni potpis U Zadru, 20. rujna 2002. godine

Primjer pisanja podneska u američkom obliku

Ivo Ivić A.Šenooe 6 Ekonomsko-birotehnička i trgovačka škola A.G.Matoša bb 23000 Zadar Predmet: Ivo Ivić, iz Zadra Molba za izdavanje potvrde za zdravstveno osiguranje - traži se Učenik sam II. H razreda Ekonomsko-birotehničke i trgovačke škole u Zadru. Za ostvarivanje prava na zdravstveno osiguranje preko roditelja, potrebna mi je potvrda da sam učenik ove škole. Molim naslov da mi izda istu. Hvala Vlastoručni potpis

193

U Zadr, 20. rujna 2002. godine

Primjer pisanja podneska u kombiniranom obliku Ivo Ivić A.Šenoe 6 23000 Zadar Ekonomsko-birotehnička i trgovačka škola A.G.Matoša bb 23000 Zadar Predmet: Ivo Ivić, iz Zadra Molba za izdavanje potvrde Za zdravstveno osiguranje - traži se Učenik sam II. H razreda Ekonomsko-birotehničke i trgovačke škole u Zadru. Za ostvarenje prava na zdravstveno osiguranje preko roditelja, potrebna mi je potvrda da sam učenik ove škole. Molim naslov da mi izda istu. Hvala 194

U Zadr, 20. rujna 2002. godine Vlastoručni potpis

PRIMJER PODNESKA – ZAHTIJEVA STRANKE

Anka Marić 23000 Zadar S.Radića 5 Republika Hrvatska Ured državne uprave u Zadarskoj županiji Služba za opću upravu 23000 Zadar Predmet: Zahtjev za promjenu Osobnog imena Molim cijenjeni naslov da mi odobri promjenu osobnog imena. Anka Marić u novo ime Ana Anić. Promjenu osobnog imena tražim zato što sam se rastala od Ante Marića, stoga želim vratiti djevojačko prezime Anić. Budući da sam među prijateljima poznata pod imenom Ana, želim da mi novo osobno ime glasi Ana Anić. Ana Marić U Zadru, 10. siječnja 2001. Prilozi: 195

1. Rodni listopad 2. Domovnica 3. Uvjerenje općinskog suda o nekažnjavanju 4. Potvrda porezne uprave o stanju poreznog duga 5. Preslika osobne iskaznice 6. Izjava 70 kn biljega.

PRIMJER PODNESKA – TISKANICE VLASTITE KONSTRUKCIJE – ZAHTIJEV

_______________ _______________ Republika Hrvatska Ured državne uprave u Zadarskoj županiji Služba za opću upravu Zadar Predmet:

Zahtjev za ispravak u matici rođenih vjenčanih, umrlih (zaokružiti)

Podnosim zahtjev da se donese rješenje o ispravku upisa u maticu rođenih, vjenčanih i umrlih (zaokružiti), koja se vodi u Matičnom uredu ___________ pod rednim brojem ________ za godinu ___________. Neispravni podaci: _______________________________________________________________________ ____ Ispravno treba glasiti:

196

Privitak HAHTJEVA ___________ ___________

PODNOSITELJ

_______________________

197

198

Pitanja: 1. Kako i u kojem obliku stranke mogu sastaviti podnesak? 2. Na kojem se formatu papira pišu podnesci? 3. Moguli se podnesci podnositi u rukopisu? II. SLUŽBENI DOPIS 1. Pojam Službeni dopis je pisani sastav – akt, koji može biti dio upravnog postupka, a može mu i prethoditi. Prilikom rada osoba, stvaratelja i primatelja akata, koje rješavaju u upravnim stvarima, nastaju nraznovrsni dopisi kojima se oni obraćaju fizičkim i pravnim osobama, ovisno o tome kojim se službenim poslovima ta tijela bave. Zato se ti dopisi i nazivaju službenim dopisima, njima se traže podaci, javljaju se i daju mišljenja, suglasnosti, prijedlozi te obavljaju razni drugi poslovi. Ti dopisi, ovisno o vrsti posla, mogu biti: - dopisi u vezi s upravnim postupkom, - dopisi u vezi s neupravnim postupkom. Temeljem ove podjele razlikujemo službene dopise u upravnom postupku i službene dopise u neupravnom postupku. Službeni dopis nije upravni akt. Upravni akti su rješenja i zaključci. Službenim dopisima se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja tijela. 2. Sastavni dijelovi službenog dopisa Sastavni dijelovi službenog dopisa propisani su Zakonom o općem upravnom postupku, ako drugim propisima nije što drugo određeno te Upustvom za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju. Službeni dopis mora imati ove dijelove: - zaglavlje, - naziv i adresu primatelja, - kratku oznaku predmeta, - tekst akta, - otisak službenog pečata, - potpis ovlaštene osobe. Osim ovih dijelova, radi lakšeg i bržeg rukovanja, akti tijela uprave i organizacije trebaju još sadržavati: 199

- vezu klasifikacijskih oznaka, - urudžbeni broj, - oznaku privitka, - naznaku kome se akt dostavlja

Pitanja: 1. Što je službeni dopis? 2. Što službeni dopis nije? 3. Koji su bitni dijelovi službenog dopisa koje oni moraju imati? 4. Osim b itnih dijelova koje službeni dopisi moraju imati, koji su ostali dijelovi dopisa? Zaglavlje – ono se redovito piše kad podnesak sastavljaju državna tijela, ustanove i druge pravne osobe ili organizacije. Zaglavlje podnesaka državnih tijela propisano je Uredbom o natpisnoj ploći i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave te pravnih posoba koje imaju javne ovlasti. Jedinice lokalne, područne (regionalne) samouprave (Županije, gradovi i općine) te kotari s posebnim samoupravnim položajem mogu u skladu sa zakonom koristiti u zaglavlju akta grb jedinice lokalne samouprave. Grb općine, grada, županije, stavlja se ispred naziva općine, grada odnosno županije. Pravne osobe koje na osnovi zakona imaju javne ovlasti nu zaglavlju akta koji su izdani temeljem javnih ovlasti ističu: - grb RH, - naziv Republika Hrvatska, - naziv pravne osobe, - klasifikacijska oznaka, - urudžbeni broj, - mjesto i datum izrade akta.

200

Primjeri:

Pitanja: 1. Kad se zaglavlje redovito piše? 2. Od kojih se dijelova zaglavlje sastoji? 3. Ističuli pravne osobe, koji na osnovu zakona imaju javne ovlasti, grb RH na svojim službenim aktima? 4. Na kojim aktima pravne osobe, koje na osnovu zakona imaju javne ovlasti, ističu grb RH i ističu li ga uvijek? Adresa primatelja Adresa primatelja sastoji se od punog naziva odnosno prezimena i imena te sjedišta odnosno prebivališta primatelja, ulice i kućnog broja (ili poštanski pretinac), mjesne odredišne pošte i poštanskog broja. Ispred adrese primatelja stavlja se brojčana oznaka primatelja akta prema Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akta, npr. 15. Ivo Ivić. U ovom primjeru broj 15 označava stranku prema Pravilniku. 201

Adresa se sastoji od: 1. dva dijela-ako je podnesak upućen primatelju u našoj zemlji, 2. tri dijela-ako je podnesak upućen primatelju izvan granica naše zemlje. Prvi dio adrese odnosi se na ime i prezime fizičke osobe, odnosno na naziv pravne osobe te na djelatnost kojom se ona bavi. Drugi dio adrese odnosi se na odredište, adresu (ulicu, kućni broj, ime grada i poštanski broj). Treći dio adrese odnosi se na državu u koju pišemo. Ako je ona na drugom kontinentu, tada navodimo i naziv kontinenta. Drugi dio adrese odnosno oznaku mjesta ili odredišta možemo istaknuti na više načina: a. sva slova pišemo verzalom (velikim slovima) b. naziv odredišta piše se spacionirano (razmak između slova), c. odredište se podcrta Ulica i kućni broj pišu se, u dopisivanju u državi ispred oznake mjesta, a u inozemnom dopisivanju ispred oznake mjesta neposredno iza imena i prezimena odnosno naziva pravne osobe i djelatnosti kojom se bavi. Primjer pisanja adrese: Ivo Ivić 22211 Vodice Ive Čače 8 Pitanja: 1. Od kojih se dijelova sastoji adresa? 2. Što se ističe u prvom dijelu adrese? 3. Kako pišemo drugi dio adrese? Predmet Službeni dopis mora imati oznaku predmeta, za razliku od podneska koji može, a i ne mora imati oznaku predmeta. Oznaka predmeta (riječ Predmet) stavlja se s lijeve strane ispod adrese primatelja. Sastoji se od dva dijela. Prvi dio označuje predmet kao cjelinu i sastoji se od dva dijela: - osobnog dijela, koji sadrži ime i prezime fizičke osobe te njezino prebivalište, odnosno naziva i sjedišta pravne osobe. Prezime i ime treba pisati verzalom (velikim slovima). Ako se akt odnosi na više fizičkih osoba, navode se samo prva navedena, odnosno prva potpisana osoba, zu dodatak „tj.“ I „dr.“. - stvarni dio, odnosi se na predmet na koji se akt odnosi. 202

Prvi dio oznake predmeta ostaje uvjek isti i od drugog dijela oznake predmeta odvaja se crticom (-). Drugi dio oznake predmeta sadrži bližu oznaku konkretnog akta i opisuje njegov sadržaj (npr. Traže se podaci, daje se mišljenje itd). Službeni dopis ne mora se u konkretnom slučaju odnositi ni na fizičku ni na pravnu osobu, i tada oznaka predmeta ima samo stvarni dio. Primjer pisanja predmeta: 1. Predmet: PREZIME I IME iz mjesta stvarni dio 2. Predmet: Ivo Ivić iz Šibenika naplata iznosa od 3.ooo,oo kuna 3. Predmet: Izdavanje koncesijskog odobrenja – traži se Pitanja: 1. Od kojih se dijelova sastoji oznaka predmeta? 2. Što sadrži osobni dio i kako se piše? 3. Što se ističe u stvarnom dijelu oznake predmeta? Veza Ispod oznake predmeta stavlja se oznaka veze. Oznaka veze služi povezivanju poslovnih i službenih akata kao i podnesaka, osobito ako ima veze s već pokrenutim postupkom. Odnosi li se službeni dopis na već pokrenuti upravni postupak, ispod oznake veze stavljamo oznaku klasifikacijskog i urudžbenog broja. Tekst sadržaja Tekst službenog dopisa je različit ovisno o sadržaju službenog dopisa. Već smo rekli da se službenim dopisom traže i javljaju podaci, daju mišljenja, suglasnosti, prijedlozi te obavljaju razni drugi poslovi. Njime se može pokrenuti, dopuniti, mijenjati, prekinuti ili završđiti neka službena radnja tijela. S obzirom na sadržaj neki službeni dopisi dobili su i svoj naziv, npr. Zamolnica, požurnica, prijedlog, poziv i dr. Sadržaj službenog dopisa mora biti jasan, sažet i čitak. Iz njega se mora vidjeti što se želi postići, koji je njegov cilj, kako bi primatelj – naslovnik mogao postupiti po njemu.

203

Pitanja: 1. Zašto je potrebno istaknuti oznaku veze? 2. Gdje se piše oznaka veze i piše li se uvijek? 3. Kako mora biti napisan sadržaj službenog dopisa? 4. Da li bi se, s obzirom na sadržaj, neke službene dopise moglo nazvati posebni nazivom? Potpis Službene akte potpisuje voditelj tijela uprave ili organizacije ili radnik koji je za to pismeno ovlašten. Potpisuje se ispod teksta, a za razliku od poslovnog dopisivanja kod kojeg se potpis stavlja između oznake funkcije i imena i prezimena osobe koja potpisuje, dopis u službenom dopisivanju potpisuje se ispod oznake funkcije i imena i prezimena osobe ovlaštene za potpisivanje. Na svakom službenom aktu osobe, stvaratelj i primatelj akta koji se otprema s lijeve strane potpisa službene osobe stavlja se otisak službenog pečata i to na način da jednim dijelom zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta. Ako se akt obrađuje i otprema osobnim računalom, ne moraju imati otisak pečata, a umjesto potpisa ovlaštene osobe može se staviti oznaka v.r. (vlastitom rukom). Primjerak akta koji ostaje za arhivu mora biti potpisan. Privitak Oznaka privitka piše se s lijeve strane ispod teksta tako da napišemo riječ „Privitak“ i navedemo što dostavljamo u njemu (npr. Privitak: Rodni list ili privitak označimo njihovim ukupnim brojem, npr. Prvitak:1). Privici zu akt moraju biti složeni po redu izlaganja u aktu. Ispod oznake privitka ističemo način otpreme akta, npr. Preporučeno i sl., osim ako se akt ne otprema običnom poštom.

204

Pitanja: 1. Tko potpisuje službene akte? 2. Gdje se stavlja otisak službenog pečata? 3. Stavlja li se uvijek otisak službenog pečata i potpisa? 4. Gdje se piše oznaka privitka? 5. Na koje načine možemo pisati oznaku privitka? 6. Kojim se redom slažu privici Oznake dostave akata (kome se sve akt dostavlja) Oznaka kome se sve akt dostavlja piše se na slijedeći način: Na kraju teksta s lijeve strane velikim slovima (verzalom) napiše se riječ DOSTAVITI, a ispod toga napiše se ime i prezime, odnosno naziv primatelja s njegovom adresom. Ako se akt dostavlja većem broju fizičkih osoba, ispred imena i prezimena te naziva piše se redni broj. Ako se akt istovrsnog sadržaja dostavlja istovrsnim tijelima ili organizacijama na određenom području, ispod naziva tijela piše se oznaka SVIMA, a ako se takav akt dostavlja raznim državnim tijelima, ustanovama i drugim pravnim osobama, na samom aktu naznačiti će se kome se sve taj akt dostavlja, i to na mjestu adrese primatelja. Ako je jednim aktom raspravljeno više predmeta navedenih u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta pod posebnim klasifikacijskim oznakama i urudžbenim brojevima, takav akt treba donijeti pod jednom klasifikacijskom oznakom, s tim da se povežu brojevi u urudžbenom zapisniku, a ispod teksta navedu svi zainteresirani pošiljatelji. 3. Ovjeravanje prijepisa Službeni akt, pa prema tome i dopis, može se izdavati i u ovjerovljenom prijepisu. Prijepis mora biti u cijelosti identičan izvorniku s tim što se umjesto potpisa osobe koja se potpisuje na izvorniku stavlja oznaka v.r. što znači vlastitom rukom. Nakon toga osoba koja je izdala prijepis potvrđuje svojim potpisom sukladnost prijepisa s izvornikom. To se radi tako da se napiše klauzula ovjere, nakon čega se ona potpiše Primjer: Da je ovaj prijepis sukladan s izvornikom, ovjerava Voditelj pisarnice Xxxxxxx xxxxxxx (potpis)

205

Pitanja: 1. Gdje se piše oznaka kome treba dostaviti akt i na koji način? 2. Ako se akt dostavlja istovrsnim tijelima, piše li se oznaka dostavljanja? 3. Kako se postupa ako je jednim aktom raspravljeno više predmeta navedenih u urudžbenom zapisniku, odnosno upisniku predmeta upravnog postupka? 4. Što je ovjerovljeni prijepis? 5. Kako se prijepis ovjerava? III. SASTAVLJANJE I OBLIKOVANJE SLUŽBENOG DOPISA Tekst službenog dopisa može biti različit, ovisno o njegovu sadržaju. Prije nego započnemo sastavljati službeni dopis moramo se upoznati sa svim spisima određenog predmeta, razmisliti što želimo postići, koji nam je cilj s tim dopisom. Kad smo o svemu razmislili, moramo to i napisati – izraziti riječima. Moramo biti jasni, sažeti i nedvosmisleno. Tekst moramo pisati čitko i standardnim književnim jezikom, stručno i iscrpno, bez nepotrebne opširnosti. Rečenice trebaju biti što jednostavnije i kraće. Treba se izražavati običnim riječima, ne koristiti nerazumljive riječi i izraze. Nazivi tijela ustanova i drugih pravnih osoba pišu se u punom službenom obliku. Isto tako pišemo puna imena i prezimena fizičkih osoba s tim da stručni naziv osobe pišemo iza imena i prezimena te osobe (npr. Xxxx Xxxx, liječnik), a akademske titule ispred imena (npr. dr.sc. Xxxx Xxxx, liječnik). Kratice se mogu koristiti samo ako su opće poznate i prihvaćene. Ako u dopisu navodimo zakone i druge propise, moramo pisati pun naziv propisa te naznačiti broj i godinu u kojoj su objavljeni u „Narodnim novinama“ – službenom glasilu RH. Datume u službenom dopisivanju pišemo arapskim brojkama, nikad rimskim.

206

Pitanja: 1. Kako moramo napisati tekst službenog dopisa? 2. Na koji se način pišu tijela ustanova te pravnih osoba, a na koji način imena i prezimena fizičkih osoba? 3. Smiju li se u službenom dopisu upotrebljavati kratice? 4. Kako se pišu datumi u službenom dopisivanju? IV. IZRADA AKATA Službeni akt izrađuju se u potrebnom broju primjeraka, a mogu se izraditi na v iše načina ovisno i o sredsvu kojim ich izrađujemo. Možemo ih izraditi koristeći se različitim sredstvima, pisaćim strojem ili osobnim računalom, a pri izradi kompliciranih i zahtijevnijih akata bit će potrebno i da u rukopisu napišemo tekst akta, a onda ga izradimo ili predamo na izradu pisarnici koja će ga napisati na pisaćem stroju ili na osobnom račiunalu. Izvorno rješenje ili rješenje u nastavku primljenog akta je takav način rješavanja akata kada se na primljenom dopisu ili orginalu u nastavku tog akta odgovara ispod teksta. Na taj način tijelu koji odgovara ne ostaju nikakvi tragovi – kopije za arhivu. Izvorno se može rješavati onda kad se izdaju akti o činjenicama o kojim se vodi evidencija, kao i oni akti koji se zbog nenadležnosti ustupaju drugom tijelu uprave, ustanovi ili pravnoj osobi. Izvorno se rješava tako da se ispod teksta i potpisa primljenog akta napiše s lijeve strane zaglavlje tijela koje rješava na taj način, s desne strane zaglavlja piše se riječ „IZVORNO“, a nakon toga se izradi dopis sa svim ostalim elementima. Čistopis s kopijom je oblik rješavanja kad se službeni dopis izrađuje pisaćim strojem u propisanom i konačnom obliku kao čistopis, ali se istodobno izrađuje kopija. Čistopis je utvrđen i odobren tekst dopisa koji je prepisan u „čisto“ i koji će se poslati naslovniku, a izrađuje se u onoliko primjeraka koliko ima naslovnika. Jedan primjerak ostavlja se za arhivu. Kopija je indentična čistopisu. Na kopiju se nakon dovršenog pisanja otiskuje daktilografski štambilj i upisuje uputa pisarnici. Na kopiju se ne otiskuje službeni pečat. Koncept odnosno nacrt akta nije propisan kao način izrade akta službenog dopisa. Koncept – nacrt akta može se pisati u rukopisu, ili pisaćim strojem. Piše se na 2/3 stranice s proredom, ostavljajući s lijeve strane prostor za eventualne izmjene i dopune. Nakon što referent sastavi koncept, daje ga na uvid voditelju koji ga pregledava i odobrava. Odobraje ga tako što na koncept stavlja oznaku 207

datuma i svoj potpis. Ako takav koncept ima sve elemente službenog dopisa, čubva se kao izvornik (orginal) i predaje daktilografu na prijepis. Uputa pisarnici je pismeni nalog koji izdaje referent pisarnici kako bi ona znala što treba uraditi sa spisom glede prijepisa i otpreme te poslije otpreme. Uputa pisarnice se piše na lijevoj strani ispod sadržaja teksta dopisa i mora biti potpisana i datirana. Uputa pisarnici sadrži naputak u koliko primjeraka treba izraditi dopis, kome se sve dopis treba uputiti. Nadalje, na koji se način treba dostaviti naslovnicima ili naslovniku: običnom poštom, preporukom ili možda s povratnicom. Na kraju, uputa mora sadržavati uputu treba li spis staviti u arhivu ili rokovnik. Ako je postupak u vezi sa spiskom dovršen, referent koji je izdao akt ili dopis dužan je uz oznaku za stavljanje spisa u arhivu („aa“) staviti oznaku koliko se godina akt treba čuvati, odnosno treba li ga čuvati kao arhivsku građu ili ne (npr. „aa“-5 godina). Prijepis teksta obavlja daktilograf. On mora doslovno prepisati tekst službenog dopisa od riječi do riječi. Ne smije sam kispravljati tekst niti ga mijenjati. Nakon prepisivanja, daktilograf je dužan pregledati prepisani tekst i otkloniti sve greške učinjene prilikom pisanja. Ako se akt izrađuje osobnim računalom, onda je postupak puno brži i lakši. Sravnjivanje teksta službenog dopisa, važnijih akata s njihovim prijepisom obavljaju, u pravilu, dva radnika. Oni uspoređuju tekst nacrta akta, odnosno dopisa s prijepisom, odnosno koncept s prijepisom. Poslije sravnjavanja, odnosno uspoređivanja, oba radnika u odgovarajući prostor daktilografskog štambilja stavljaju svoj potpis i datum kada su obavili tu radnju. Nakon što je pisarnica prepisala i sravnila, prije otpreme dopisa, dostavlja službeni dopis na potpis osobi ovlaštenoj za potpis. Na primjerku akta koji ostaje u arhivi potpisuje se i radnik koji je izradio akt (nacrt, koncept). Pitanja: 1. Na koji se način mogu službeni akti izrađivati? 2. Što je to izvorno rješavanje? 3. U kojim se stvarimamože izvorno rješavati? 4. Što je čistopis s kopijom? 5. Što je kopija? 6. Što je koncept i tko ga sastavlja? 7. Moželi se koncept čuvati kao izvornik? 8. Što je uputa pisarnici te što sadrži?

208

9. Što znači sravniti tekst? V. ZAMOLNICA Prilikom rada tijela uprave, ustanova i pravnih osoba koje na osnovu zakona imaju javne ovlasti nastaju raznovrsni dopisi kojima se one obračaju fizičkim i pravnim osobama, ovisno o tome kojim se kojim se službenim poslovima ta tijela bave. Stoga se ti dopisi nazivaju službenim dopisima ili aktima. Njima se mogu tražiti neki podaci, davati mišljenja, suglasnosti, prijedlozi te obavljati razni drugi službeni poslovi. Iz svih tih raznih službenih dopisa možemo izdvojiti neke s obzirom na njihov sadržaj i značenje. Tijala uprave, ustanove i pravne osobe koje na osnovu zakona imaju javne ovlasti dužne su međusobno pružati pravnu pomoć. Zakon o općem upravnom postupku ističeda će tijelo nadležno za rješavanje u upravnim stavrima moliti drugo tijelo uprave za izvršenje pojedinih radnji u postupku koje se trebaju poduzeti izvan područja nadležnog tijela (npr. saslušati svjedoka, dostaviti spis ili ispravu radi uvida itd.). Ta se pomoć zahtijeva posebnom molbom, a u praksi je nazivamo zamolnica. Zamoljeno tijelo dužno je postupiti po molbi u granicama nadležnosti, a najkasnije u roku od 30 dana od dana primitka molbe. Pri sastavljanju zamolnice m oramo biti jasni i određeni i navesti sve bitne podatke kako bi zamoljeno tijelo moglo postupati po njoj. Tako npr. ako tražimo da nam se dostavi rodni list za neku osobu, moramo osim njezina imena i prezimena naznačiti i datum rođenja, mjesto rođenja kao i ime i prezime te rodno ime roditelja. Osim tih podataka potrebno je navesti svrhu odnosno razlog zašto nam je potreban. Primjer zamolnice: REPUBLIKA HRVATSKA URED DRŽAVNE UPRAVE U ZADARSKOJ ŽUPANIJI SLUŽBA ZA OPĆU UPRAVU KLASA: UP/I-222-06/01-01/02 Urbroj: 2198-10-1-01-1 Zadar, 10. siječnja 2001 Matični ured Zadar ZADAR

209

Zamolnica: Uvjerenje iz MR - traži se – Molim dostavite nam uvjerenje iz matice rođenih o eventualno naknadnom upisz činjenice promjene osobnog imena za Ivanu Ivić iz Zadra, A.G.Matoša bb, JMBG1508963388937, rođenu dana 15. kolovoza 1963. godine u Zadru od oca Frane Ivića, Majke Katice Ivić rođene Jović. Imenovana je upisana u maticu rođenih matičnog ureda Zadar za godinu 1963 pod rednim brojem 550. Uvjerenje nam je potrebno u upravnom postupku radi promjene osobnog imena stranke (članak 10. st. 3. Zakona o osobnom imenu („Narodne novine“, broj 69/92. S poštivanjem. PREDSTOJNIK Mate Matić

VI. POŽURNICA Ako u roku od 30 dana od dana primitka posebne molbe odnosno zamolbe tijelo ne odgovori, dužni smo požuriti odgovor. Dopis kojim požurujemo odgovor nazivamo požurnicom. U njoj nije potrebno navoditi cijeli sadržaj zamolnice, dovoljno se pozvati na urudžbeni broj i datum ranijeg dopisa – zamolnice te ukratko iznijeti sadržaj. Požurnica se piše pod istim urudžbenim brojem. Najjednostavnijei primjerak: „ Molimo vas da nam hitno odgovorite na naš dopis od 10. siječnja 2001. Urbroj: 2198-10-1-01-3 Klasa: UP/I-222-02/01-01/09, u gornjem predmetu“.

Pitanja: 1. Što je zamolnica? 2. U kojem je roku zamoljeno tijelo dužno postupiti po zamolnici? 3. Što je požurnica? VII. RJEŠENJE 1. Pojam Osobe, stvaratelji i primatelji akata donose pravne akte među kojima se osobito ističu rješenja. Iz rješenja se mora vidjeti koje je tijelo donijelo rješenje, na koje se osobe ono odnosi te o kojem predmetu je riječ. Kako bi rješenje bilo pravilno i zakonito, potrebno je: - da organ ima ovlast za donošenje rješenja,

210

- da je rješenje doneseno nakon provedenog zakonom propisanog postupka, - da je u postupku pravilno i točno utvrđeno činjenično stanje, - da je materijalno-pravni propis pravilno primjenjen, - da je rješenje pravilno oblikovano i da ima sve dijelove propisano zakonom. Pravila o postupku pri izdavanju različitih vrsta rješenja sadržana su u Zakonu o općem upravnom postupku i u pravilu se primjenjuje i vrijedi za većinu slučajeva odnosno predmeta. Posebni upravni postupci primjenjuju se i vrijede samo za određene upravne grane ili za pojedinu vrstu upravnih stari, npr. za porezne stvari, mirovunsko osiguranje itd. Pravila tih postupaka nisu cjelovita pa se i na njih Primjenjuju odgovarajuće odredbe Zakona o općem upravnom postupku. Prema izloženom, osobe, stvaratelji i primatelji akta donose rješenja nakon provedenog upravnog postupka ili odgovarajućih postupaka. Ali oni donose i rješenja o stvarima koje nisu predmet upravnog postupka, pa se on i ne provodi. Stoga razlikujemo: A. rješenje u upravnom postupku, B. rješenje u neupravnom postupku Pitanja: 1. Što je potrebno da bi rješenje bilo pravilno i zakonito doneseno? 2. Koja se pravna pravila primjenjuju pri donošenju rješenja, a odnose se na postupovne odredbe? 2. Rješenje u upravnom postupku Rješenje u upravnom postupku je formalni pravni akt kojim se autoritativno odlučuje o stvari koja je predmet postupka, o pravima, obvezama ili mpravnim interesima fizičkih i pravnih osoba. Rješenje donosi nadležno tijelo uprave odnosno ustanove, a pravne osobe koje imaju javna ovlaštenja samo u stvarima koja se odnose na tu ovlast. Rješenje se redovito donosi pismeno, a iznimno se može donijeti i usmeno, i to samo u slučajevima predviđenim zakonom, a i tada se može izdati pismeno rješenje. Tijelo donosi rješenje na osnovi činjenica utvrđenih u postupku. Osoba ovlaštena da vodi upravni postupak sastaviti će i potpisati nacrt 211

rješenja ako sama nema ovlasti da donese rješenje, te će podnijeti nacrt rješenja tijelu koje ima ovlast za donošenje rješenja. Rješenje u upravnom postupku može donijeti i kolegijalno tijelo, mogu ga donijeti dva ili više tijela, a može se donijeti i uz prethodnu suglasnost drugog tijela. Ako rješenje donosi kolegijalno tijelo, ono ga može donijeti (rješavati) kad je nazočno više od polovice njegovih članova, a rješenje donosi većinom nazoćnih članova ako zakonom ili drugim propisima nije određeno drugačije. Rješenje se izdaje u ovjerovljenom prijepisu, a potpisujega predsjedavajući tijela. Ako rješenje donose dva ili više tijela, svako od njih dužno je riješiti tu stvar. Ta tijela će se sporazumjeti koje će tijelo izdati rješenje navodeći u njemu akt drugog tijela. Ako tijelo rješava uz prethodnu suglasnost drugog tijela, rješenje može donijeti tek kada je drugo tijelo dalo suglasnost. Ako tijelo rješava u suglasnosti s drugim tijelom, tijelo koje donosi ješenje sastavlja ga i šalje sa spisima predmeta na suglasnost drugom tijelu, koje može dati suglasnost potvrdom na samom rješenju ili posebnim aktom. U takvom slučaju rješenje je doneseno kad je drugo tijelo dalo suglasnost, a smatra se kao akt tijela koje ga je donijelo. Rješenje se može donijeti i uz prethodno pribavljeno mišljenje, potvrdu ili odobrenje drugog tijela i može se izdati tek nakon pribavljenog mišljenja, potvrde ili odobrenja. Pitanja? 1. Što je rješenje? 2. Koja tijela mogu donositi rješenja? 3. Na osnovu čega se donose rješenja? 4. Kada je doneseno rješenje koje donosi kolegijalno tijelo? 5. Što znači izraz „prethodna suglasnost“, a što izraz „uz prethodnu suglasnost“ Vrste rješenja U upravnom postupku vrijedi načelo dvostupnjevitosti, što znači da o svakoj upravnoj stvari rješenje donosi prvostupanjsko tijelo, a povodom žalbe drugostupanjsko tijelo. Što znači da razlikujemo prvostupanjsko i drugostupanjsko rješenje. Zakonom o općem upravnom postupku osim potpunog rješenja predviđeno je da rješenje može biti:

212

a. djelomično, kada se o jednoj stvari rješava u više točaka, ali su

samo neke dozrele za rješavanje, a svrsishodno je o njima riješiti posebnim rješenjem, nadležno tijelo može donijeti rješenje samo o tim točkama, b. dopunsko, ako nadležno tijelo nije rješenjem odlučilo o svim pitanjima koja su bila predmetom postupka, donijet će rješenje o pitanjima koja nisu bila obuhvaćena već donesenim rješenjem, i to na prijedlog stranke ili po službenoj dužnosti, c. privremeno, to je rješenje kojim se privremeno uređuju sporna pitanja ili odnosi na osnovi podataka koji postoje u trenutku njegova donošenja ako je to prema okolnostima slučaja potrebno, a prije okončanja postupka. Rješenje može biti: a) konačno – to je rješenje protiv kojeg nema redovnog pravnog lijeka, ili je pravni lijek iscrpljen, b) pravomoćno – to je rješenje protiv kojeg se ne može uložiti žalba, a niti se tužbom može pokrenuti upravni sport, c) izvršno – to je rješenje koje se može ostvariti prinudnim putem. Pitanja: 1. Koje načelo s obzirom na stupnjevitost vrijedi u upravnom postupku? 2. Kada se donosi drugostupanjsko rješenje? 3. Što je djelomično, što dopunsko, a što privfremeno rješenje? 4. Koje je rješenje konačno, koje pravomoćno, a koje izvršno? Sastavni dijelovi rješenja Prema Zakonu o općem upravnom postupku svako rješenje ima ove sastacne dijelove ako drugačije nije propisano: - zaglavlje, - uvod (preambula), - naziv akta, - dispozitiv (izreka), - obrazloženje, - uputu o pravnom lijeku, - odredbe o pristojbenoj obvezi ili njezinu oslobađanju, - završetak rješenja

213

214

Zaglavlje rješenja sastoji se od svih elemenata od kojih se sastoji i zaglavlje službenog akta. Nalazi se u gornjem lijevom kutu prve stranice rješenja. Iz zaglavlja mora biti vidljivo je li riječ o prvostupanjskom ili drugostupanjskom rješenju, što se označava ispred klasifikacijske oznake stavljanjem oznake UP/I ili UP/II.

Uvod rješenja prethodi dispozitivu odnosno izreci rješenja, a sadrži: naziv tijela koje je donijelo rješenje, propis o nadležnosti tog tijela, ime stranke i njezina zakonskog zastupnika ili opunomočenika, ako ga ima, te kratko označenje predmeta. Ako su rješenje donijela dva ili više tijela, ili je doneseno uz suglasnost, potvrdu ili po pribavljenom mišljenju drugog tijela, to ne navopdi u uvodu. Ako je rješenje donijelo kolegijalno tijelo, navodi se dan sjednice kolegijalnog tijela, ako se izdaje rješenje na temelju zaključka tog tijela. Naziv akta (rješenje). Svako rješenje mora se kao takvo označiti irrijekom. Izuzetno umjesto riječi „rješenje“ mogu se predvidjeti posebnim propisima drugi nazivi rješenja npr. Građevinska dozvola, dozvola za nošenje oružja itd). Dispozitiv (izreka) je najvažniji dio rješenja. Bez dispozitiva nema rješenja. Njime se rješava o predmetu postupka u cijelosti i o svim zahtijevima stranaka o kojima tijekom postupka nije posebno riješeno. 215

Dispozitiv mora biti kratak i određen, a kad je potrebno, može se podijeliti na više točaka. U dispozitiv ulazi: - odluka o predmetu postupka, - odluka o troškovima postupka (ako ih je bilo), utvrđen iznos troškova, tko je dužan podmiriti troškove, kome i i u kojem roku, ako se u dispozitivu ne odlučujen o troškovima, navodi se da će se o troškovima posebno odlučiti u zaključku, - rješenje kojim se može naložiti i izvršenje određene radnje i tada u dispozitivu određujemo rok u kojem se ta radnja mora izvršiti, - ne odgađa li žalbu izvršenje rješenja, tada se to mora navesti u dispozitivu rješenja. Obrazloženje mora imati svako rješenje. Potpuno obrazloženje mora sadržavati: - kratko izlaganje zahtjeva stranke, - utvrđeno činjenično stanje, - prema potrebi i razloge koji su bili odlučni pri ocjeni dokaza, - razloge zbog kojih nije uvažen koji od zahtjeva stranaka, - pravne propise i razloge koji s obzirom na utvrđeno činjenično stanje upučuje na onakvo rješenje kakvo je dano u dispozitivu, - ne odgađali žalbu izvršenje rješenja, u obrazloženju se navodi propis koji to predviđa, - obrazlaganje zaključka donesenih u postupku, a protiv kojih nije bila dopuštena posebna žalba, - ako je tijelo slobodno rješiti po slobodnoj ocjeni, navodi propis o tome te izlaže razloge kojima se pri donošenju rješenja rukovodilo. Drugostupanjsko rješenje ima opsežno obrazloženje. Ono mora biti formulirano tako da se u njemu poziva na razloge prvostupanjskog rješenja Obrazloženje se piše odvojeno od dispozitiva, i to na način da se istakne. Radi se to tako da se riječ obrazloženje napiše spacionirano i centrira u središtu akta. Uputa o pravnom lijeku je sastavni dio rješenja. Piše se nakon obrazloženja tako da se istaknu riječi Uputa o pravnom lijeku, a nakon toga se navodi može li se protiv rješenja izjaviti žalba ili pokrenuti upravni spor ili drugi postupak pred sudom. Kad se žalba može izjaviti, navodimo kojemu se tijelu žalba izjavljuje, u kojem roku, putem kojeg tijela se predaje, te kolika je biljegovna obveza. Treba navesti i to da li se žalba podnosi pismeno ili se može dati i na zapisnik, usmeno.

216

UPUTA O PRAVNOM LIJEKU 1. Protiv ovog rješenja može se izjaviti žalba Ministarstvu zdravstva Republike Hrvatske u roku od 15 dana od dana dostave. Žalba se predaje ovom Uredu pismeno, a može se izjaviti i usmeno u zapisnik. 2. Protiv ovog rješenja može se izjaviti žalba Ministarstvu pravosuđa Republike Hrvatske, Zagreb, Republike Austrije 16, u roku od 15 dana od dana njegova primitka Žalba se dostavlja ovom tijelu neposredno ili poštom, a može se izjaviti u zapisnik

Pristojbena obveza. Ispod upute o pravnom lijeku navodi se iznos b iljega kojima se mora biljegovati žalba, kao i to da je za rješenje podmirena obveza plaćanja pristojbi – biljega, npr. biljezi u iznosu od …. Po tar.br. upravnih pristojbi, priljepljena je i poništena na podnesku stranke. Ako je stranka oslobođena pristojbene obveze, to se također mora navesti u rješenju (npr. Rješenje i eventualna žalba oslobođeni su od plaćanja pristojbe na temelju čl. 7. tč. 12. Zakona o upravnim pristojbama) Završetak rješenja. Rješenje završava tako da s lijeve strane ispod teksta kao i kod službenog dopisa ispišemo podatke o prilozima, načinu dostave i komu se dostavlja rješenje, a s desne strane ističe se oznaka funkcije (položaja) te ime i prezime osobe koja ima ovlasti za potpisivanje rješenja. Ispod toga osoba se potpisuje i stavlja se otisak službenog pečata tako da jednim dijelom zahvati potpis. Ovjeren prijepis rješenja. Zakonom o općem upravnom postupku propisano je da se rješenje strankama mogu izdavati u izvorniku i ovjerovljenom prijepisu. Ako se rješenje izdaje u ovjerovljenom prijepisu, postupa se isto kao i kad se izdaje službeni dopis u ovjerovljenom prijepisu.

217

PRIMJER ZAVRŠETKA I POTPISA OVJEROVLJENOG PRIJEPISA RJEŠENJA -------------------------------------------------------------------------------------------PREDSTOJNIK Mate Gregov Privitak: 2 Preporučeno Dostaviti: 1. Ivo Ivić, M.Krleže 1 2. Josip Ivić, M.Krleže 1 2. Arhiva Ovaj je prijepis sukladan s izvornikom Voditelj pisarnice: Mate Matić Pitanja: 1. Koji su sastavni dijelovi rješenja? 2. Od kojih se elemenata sastoji zaglavlje rješenja? 3. Što sadrži uvod rješenja? 4. Kako može glasiti naziv rješenja? 5. Što je dispozitiv? 6. Od kojih se dijelova može sastojati dispozitiv prvostupanjskog rješenja i kako se piše? 7. Kakvo može biti obrazloženje rješenja? 8. Što je uputa o pravno lijeku i kako se piše? 9. Što se ističe u navodu o pristojbenoj obvezi? 10. Od kojih se elemenata sastoji završetak rješenja? 3. Rješenje u neupravnom postupku Pojam Osobe, stvaratelji i primatelji akata koji na osnovu zakona imaju ovlasti za donošenje rješenja ne izdaju rješenja samo u upravnom postupku nego i rješenja u neupravnom postupku. Rješenjima u neupravnom poistupku ne rješavaju se upravne stvari pa se na njih ne primjenjuju odredbe Zakona o općem upravnom postupku. Ta se rješenja raznovrsna i različitog sadržaja, različitih oblika, a nisu regulirana nekim općim pravilima. 218

Rješenja u neupravnom postupku nemoguće je sistematizirati jer su poslovi osoba, stvaratelja i primatelja akata raznovrsni. Kao primjer možemo navesti neke poslove kojima se te osobe bave i donose rješenja u neupravnom postiupku: d) o imovinskim poslovima (npr. nabava imovine, otpis dotrajalih predmeta, ugovaranje radova, popravaka itd.) e) o unutarnjim ustrojstvenim poslovima (npr. imenovanje komisije za utvrđivanje štete od elementarnih nepogoda, imenovanje komisije za izradu nacrta statuta ili nekog drugog akta itd.) f) o izbornim poslovima (npr. raspisivanje izbora, imenovanje ibornog povjerenstva, biračkih mjesta itd.) Sastavni dijelovi rješenja u neupravnom postupku Rješenje u neupravnom postupku mora biti sastavljeno tako da ga svaki adresant može razumjeti i u skladu s njme postupiti. Mnoga rješenja u neupravnom postupku regulirana su posebnim propisima pa su propisani i dijelovi tih rješenja. Međutim, za veći dio rješenja nema takvih propisa. Rješenje u neupravnom postupku nema sve djelove kao rješenje u upravnom postupku, no imo mora imati: - zaglavlje akta, koje ima iste sastavne dijelove kao i zaglavlje rješenja u upravnom postupku, tj. Grb RH, naziv RH, naziv tijela koje donosi rješenje, oznaku klase i urudžbeni broj te datum izrade odnosno donošenja rješenja, - Uvod (preambula), redovito sadrži samo naziv tijela koje je donijelo rješenje, te pravni propis na osnovu kojeg je to tijelo ovlašteno za donošenje rješenja u neupravnom postupku, npr. Na temelju članka 52. Statuta Ekonomsko, birotehničke i trgovačke škole u Zadru Upravni odbor donosi slijedeće R J E Š E NJ E

- Naziv akta, za razliku od rješenja u upravnom postupku, rješenje u neupravnom postupku, uz opći naziv „rješenje“ dodaju se riječi koje pobliže označavaju sadržaj akta, npr. R J E Š E NJ E o raspisivanju natjećaja za ravnatelja

- Dispozitiv, ovisi o materijalno-pravnim propisima koji reguliraju određenu materiju o kojoj se raspravlja i donosi rješenje. Tim propisima 219

reguliran je i sadržaj dispozitiva. Tako je npr. Zakonom o srednjem školstvu te Statutima škola utvrđeno tko raspisuje natječaj za ravnatelja. - Obrazloženje ne mora sadržavati rješenje u neupravnom postupku. I ovdje se praksa rukovodi materijalno-pravnim propisima na osnovi kojih se donosi rješenje u neupravnim postupcima. - Uputa o pravnom lijeku je dio rješenja kojeg nikad nema u rješenju u neupravnom postupku, i po tome se ono bitno razlikuje od rješenja u upravnom postupku. - Završetak akta. Rješenje u neupravnom postupku završava kao i rješenje u upravnom postupku. S lijeve strane ispod teksta navodi se oznaka kome se rješenje dostavlja, a s desne strane ispod teksta funkcije, ime i prezime osobe koja je ovlaštena potpisati rješenje te otisak službenog pečata. - Objavljivanje rješenja. Rješenja donesena u upravnom postupku ne objavljuje se u službenom glasilu, već se dostavljaju strankama. Samo iznimno, kad je to Zakonom predviđeno, rješenje u upravnom postupku se objavljuje u službenom glasilu, i to onda kad prelazi pojedinačne interese stranaka. Za razliku od njih, rješenja u neupravnom postupku objavljuju se u službenom glasilu. Koja će se rješenja objaviti, utvrđeno je pravnim aktima, poslovnicima tijela itd.

220

Pitanja: 1. Kada se donosi rješenje u neupravnom postupku? 2. Koje dijelove ima rješenje u neupravnom postupku? 3. Što sadrži uvod (preambula) rješenja u neupravnom postupku? 4. Kako glasi nazv akta, rješenja u neupravnom postupku? 5. Ima li rješenje u neupravnom postupku obrazloženje? 6. Objavljuje li se rješenje u neupravnom postupku i zašto?

221

VIII. ZAKLJUČAK 1. Pojam U upravnom postupku donose se dva pravna akta: rješenje i zaključak. Rješenjem se autoritativno odlučuje o glavnoj stvari, predmetu upravnog postupka, a zaključkom se odlučuje: - o pitanjima koja se tiču samog postupka, - o pitanjima koja se kao sporedna pojave u svezi s vođenjem postupka, a ne rješavaju se rješenjem. Zaključak donosi službena osoba koja obavlja onu radnju u postupku pri kojoj se pojavilo pitanje koje je predmet zaključka, ako Zakonom o općem upravnom postupku ili nekim drugim propisom nije drugačije određeno. Zaključak se priopćuje zainteresiranim strankama usmeno, a pismeno: a) na zahtjev osobe koja može protiv zaključka izjaviti žalbu, c) kad se može odmah zahtjevati izvršenje zaključka. Zaključak se donosi u upravnom i neupravnom postupku. Zaključak u upravnom postupku Zaključak u upravnom postupku ima iste sastavne dijelove kao i rješenje u upravnom postupku, a to su: - Zaglavlje zaključka koji se pismeno izdaje ima iste dijelove kao i zaglavlje rješenja. Ako se zaključak evidentira u zapisniku ili kao službena zabilješka, u spisu nema zaglavlja, - Uvod (preambula) zaključka sastoji se od naziva tijela koji donosi zaključak, pravnog propisa na osnovu kojeg se donosi te oznaku predmeta postupka. Uvod zaključka se ne piše ako se zaključak evidentira zapisnički ili kao službena zabilješka u spisu, - Naziv zaključak piše se spacionirano u sredini akta: Riječ zaključak ističe se i pri evidentiranju zaključka u zapisnik i u službenoj zabilješci u spisu, - Dispozitiv je najvažniji i bitan dio zaključka. Mora biti kratak, određen i jasan. Zaključkom se, kao što je rečeno, odlučuje o pitanjima koja se odnose na postupak (npr. zaključak o nenadležnosti, zaključak o obustavi postupka u slučaju smrti stranke itd.) ili se zaključkom odlučuje o sporednim pitanjima vezanim za postupak, a o njima se ne odlučuje u rjšenju (npr. zaključak o troškovima postupka, oslobađanje od snašanja trpškova itd.), - Obrazloženje mora imati zaključak protiv kojeg je po zakonu dopuštena posebna žalba. Ostali zaključci protiv kojih nije dopuštena žalba ne moraju imati pismeno obrazloženje, ali se ono ipak preporučuje, 222

- Pouka o pravnom lijeku. Ako je dopuštena žalba na doneseni zaključak, uputa o pravnom lijeku stavlja se na isti način kao i u rješenju - Završetak zaključka. Ako se zaključak sastavlja i izdaje stranci, završetak zaključka je isti kao i u rješenju.

223

224

2. Zaključak u neupravnom postupku Zaključak u neupravnom postupku redovito se donosi u radu kolegijalnog tijela. To su zapravo odluke kolegijalnog tijela na osnovu kojih se donosi formalno-pravni akt u obliku rješenja, npr. o raspisivanju izbora, imenovanju službenih osoba na određenu funkciju itd.) Pitanja: 1. O kojim se pitanjima odlučuje zaključkom? 2. Tko donosi zaključak? 3. Koji su sastavni dijelovi zaključka? 4. Koje sastavne dijelove zaključak nema ako se zapisnički evidentira ili ako se evidentira kao službena bilješka u spisu? 5. Na koji se način istiće naziv akta – zaključak? IX. POZIV 1. Pojam Poziv je, u najširem smislu, zahtijev upućen jednoj ili više osoba da dođu na određeno mjesto. Razlog zbog kojeg se osoba ili više njih poziva Razlikujemo dvije vrste poziva: A. poziv u upravnom postupku, B. poziv u neupravnom postupku 2. Poziv u upravnom postupku Tijelo koje vodi postupak ima ovlasti pozvati osobu čija je prisutnost u postupku potrebna. Poziv je zahtijev tijela upućen toj osobi i ona je dužna odazvati se pozivu kako bi sudjelovala u određenoj prostupanjskoj radnji. Sastavni dijelovi pojedinačnog poziva su: - pun naziv tijela koje poziva, - ime i prezime (rodno prezime) te točnu adresu pozivatelja, - mjesto (ulicu, kućni broj, kat, soba broj i sl.) kamo se poziva osoba, te dan, mjesec i sat kada treba doći, - predmet zbog čega se poziva, - u kojem se svojstvu osoba poziva (kao svjedok, stranka, vještak itd.) - koja pomoćna i dokazna sredstva pozvani treba donijeti, - u pozivu se mora navesti je li pozvana osoba dužna doći osobno ili može poslati opunomoćenika koji će je zastupati, - upozorenje da je osoba za slučaj spriječenosti dužna obavjestiti o tome tijelo koje ju je pozvalo, 225

- upozorenje na pravne posljedice ako se ne odazove pozivu, - funkciju, ime i prezime osobe koja je ovlaštena potpisati poziv, njezin potpis te otisak službenog pečata. Osim pojedinačnih poziva u upravnom postupku razlikujemo i opće ili javne pozive, upućene neodređenom broju osoba koje tijelu nisu poznate, ili se ne mogu odrediti. Opći ili javni poziv objavljuje se na oglasnoj ploči tijela, u dnevnom tisku i na drugi prigodan način. Pojedinačni pozivi u upravnom postupku redovito su pismeni, a njegovi dijelovi su propisani.

226

227

Pitanja: 1. Što je poziv? 2. Koje vrste poziva razlikujem? 3. Je li pozvana osoba dužna odazvati se pozivu? 4. Koji su sastavni dijelovi pojedinačnog poziva u upravnom postupku? 5. Kakav je to opći ili javni poziv? 3. Poziv u neupravnom postupku U neupravnom postupku razlikujemo: A. pozive za skupove raznih kolegijalnih tijela, npr. županijske skupštine, B. protokolarne pozive za razne svečane akademije, domjenke itd., C. pozive kojima se pojedinci pozivaju radi obavljanja određenih neupravnih poslova, npr. potpisivanje ugovora, davanje izjave i sl. Sastavni dijelovi poziva U neupravnom postupku sastavni dijelovi poziva nisu propisani. Ovisi o vrsti poziva i o karakteru posla koji se ima obaviti. No on mora biti sastavljen tako da se iz njega vidi: - tko poziva, - kome je poziv upućen, - na koje mjesto i u koje vrijeme pozvani treba doći, - u koju se svrhu poziva, odnosno što se od pozvanog zahtijeva, očekuje, npr. prisustvovanje sjednici određenog tijela itd.

228

229

X. ZAPISNIK 1. Zapisnik u upravnom postupku Pojam Zapisnik je javna isprava koja se sastavlja o usmenoj raspravi i drugoj važnoj radnji u tijeku postupka, kao i o važnim usmenim izjavama stranaka i drugih sudionika u postupku. Zapisnik je dokaz o tijeku i sadržaju radnje postupka i danih izjava. Dopušteno je dokazivati netočnost zapisnika. Sastavni dijelovi zapisnika Sastavni dijelovi zapisnika u upravnom postupku propisani su Zakonom o općem upravnom postupku i u drugim propisima. Zapisnik ima ove elemente: 1. službeni naziv i sjedište tijela koje obavlja postupovnu radnju te oznaku klase i urudžbeni broj, 2. naziv akta, tj. riječ „zapisnik“ uz eventualnu oznaku o kakvom je zapisniku riječ, 3. mjesto gdje se radnja odvija, 4. vrijeme početka i dovršetka radnje (dan i sat), 5. predmet o kojem je riječ odnosno o kojem se sastavlja zapisnik, 6. imena i prezimena osoba koje sudjeluju mu postupovnoj radn ji te njihov položaj u postupku, 7. zapisnik treba sadržavati ukratko i točno tijek i sadržaj u postupku obavljanja radnji i danih izjava. Pri tom se zapisnik treba ograničiti na ono što se odnosi na predmet postupka. Izjave stranaka, svjedoka, vještaka i drugih osoba koje sudjeluju u postupku, a koje su značajne za donošenje rješenja, upisuju se u zapisnik što točnije, a prema potrebi doslovno njihovim rječima, 8. u zapisnik se navode sve isptrave koje su u bilo koju svrhu upotrebljavane na usmenoj raspravi, a po potrebi se prilažu zapisniku u izvorniku ili u ovjerenoj kopiji, 9. u zapisnik se upisuju i svi zaključci donesenih u tijeku radnje, 10. ako se koje saslušavanje obavlja pomoću tumaća naznačiti će se na kojem je jeziku saslušani govorio i tko jebio prevoditelj, 11. prije zaključivanja zapisnika zapisnik se mora pročitati strankama i drugim sudionicima u postupku.

230

12. Zaključak zapisnika uz naznaku točnog vremena (npr.

završeno u 13 sati), 13. vlastoručni potpis sudionika, 14. ako zapisnik ima više stranica označuju se rednim brojem, a svaku stranicu potpisuje voditelj postupka te osoba čija je izjava upisana na kraju stranice, 15. ako neka osoba ne želi potpisati zapisnik ili se udalji prije zaključenja zapisnika, to se navodi u zapisnik, kao i razlog zbog kojeg je potpis uskraćen, 16. na već zaključen zapisnik može se staviti dodatak u kojem se upisuje ono što je trebalo upisati u zapisnik ranije, ali je bilo propušteno. Taj se dodatak stavlja na kraj zapisnika, datira se i ponovno potpisuje te ovjerava potpisom voditelja postupka i zapisničara. Sastavljanje i oblikovanje zapisnika Da bi zapisnik bio što pregledniji i uredniji, sastavljamo ga i oblikujemo prema dijelovima zapisnika na slijedeći način: U gornjem lijevom kutu piše se zaglavlje. Nakon toga ističemo naziv akta te riječ „Zapisnik“, koju centriramo u sredinu akta. U novom retku ispod riječi zapisnik pišu se podaci o mjestu, vremenu, upravnoj stvari o kojoj se sastavlja zapisnik. Potom se upisuju imena nazočnih osoba, i to tako da s lijeve strane pišemo imena službenih osoba, uz naznaku svojstva u kojem sudjeluju u postupku, a na desnoj polovici imena stranaka i drugih osoba koje su bile nazočne službenoj radnji. U zapisniku ne moramo uvijek isticati vrstu podneska, ali je to uputno da bi se odmah moglo vidjeti je li riječ o molbi, prijavi, žalbi i sl.

231

232

233

Pitanja: 1. Što je zapisnik? 2. Koje vrste zapisnika razlikujemo? 3. Koje elemente zapisnik u upravnom postupku ima? 2. Zapisnik u neupravnom postupku Pojam Tijela uprave, ustanove i pravne osobe koji na osnovu zakona imaju javne ovlasti ne rješavaju samo predmete koji se odnose na upravni postupak. Obavljaju i razne druge poslove utvrđene zakonom, poslovnikom, statutom i drugim propisima. Te poslove obavljaju na sjednicama, skupovima, odborima itd. O svim tim poslovima vode se zapisnici u neupravnom postupku. Zapisnik je dokument trajne vrijednosti o tijeku i sadržaju nekog skupa, a prema sadržaju razlikujemo: A. zapisnik o skupu, B. komisijski zapisnik. Zapisnik o skupu. Zapisnik o skupu može biti: - potpun ili stenografski zapisnik (fonografski sadrži cjelokupan tijek skupa upravo onim redom kojim se odvijao. Redovit ili potpun zapisnik pišu stenografi ili stenodaktilografskinje na samoj sjednici skupa. Upravilu je angažirano pet stenografa koji se izmjenjuju svakih 15 minuta s tim da je jedan odgovoran za izradu cijelog zapisnika. Taj se zapisnik dovršava odmah, neposredno nakon dovršetka skupa. Stenografski zapisnik trebaju autorizirati svi govornici koji su sudjelovali u raspravi tako da odobre tekst zapisnika koji se odnosi na dio koji su oni izlagali, stavljajući svoj potpis i datum. Ako tekst zapisnika nije autoriziran, to je onda stenografska bilješka, - redovni ili skraćeni zapisnik (najčešće pisani zapisnik) ima sve dijelove koje ima i potpuni zapisnik. Razlika je u tome što taj zapisnik ne pišu stenografi pa ne mogu zabilježiti cjelokupnu raspravu sudionika. U skraćenom zapisniku upravo se iz tog razloga mišljenja i stavovi sudionika u raspravi iznose jezgrovito navodeći bit diskusije. Ako je bilo više diskutanata, a mišljenja su im bila indentična ili su se suglasili s mišljenjem prethodnog sudionika, to se u skraćenom zapisniku samo evidentira tako da se napiše kako su se s diskusijom određene osobe suglasili i drugi sudionici te se navede koji. - Lakonski zapisnik ima sve dijelove kao i redovni ili skraćeni zapisnik, a razlika je u tome što se u razradi točaka dnevnog reda navode 234

samo zaključci ili odluke donesene po točkama, bez tijeka diskusije i bez prijedloga, - Promemorija je bilješka o bilo kojem važnijem problemu ili događaju o kojemu se raspravlja na nekom skupu. Promemorija najmanje sliči zapisniku. To je kratko izvješće koje sadrži samo najosnovnije podatke o skupu ili donesenim zaključcima. Piše je jedan čovjek i nitko je ne ovjerava, niti ona sama po sebi na što obvezuje. Promemoriju pišemo kad se o nekom skupu nije vodio zapisnik ili sudionik sastanka želi svoje nadrfeđene izvijestiti o točkama koje su za njega važne, te vodi svoj vlastiti zapisnik-podsjetnik. Sasatavni dijelovi zapisnika. Zapisnik kolegijalnog tijela redovito ima ove dijelove: 1. Uvod u kojem navodimo riječ „zapisnik“, redni broj i vrstu sjednice odnosno skupa, tko održava sjednicu, mjesto i datum održavanja te početak rada, npr. Zapisnik 3. sjednice Gradskoga vijeća Grada Vodica, održane u Gradskoj viječnici, 5. ožujka 2007. s početkom u 10 sati.

2. Imena nazočnih osoba, odsutnih i osoba koje su nazočne skupu radno ili kao gosti. Imena nazočnih osoba evidentirati ćemo poimenice ako skup ima 15 ili manje članova. Imali skup više od 15 članova, zapisniku ćemo priložiti evidenciju nazočnih, i to ćemo zapisnički konstatirati tako da navedemo broj osoba nazočnih sjednici i evidenciju priložimo zapisniku. 3. Ime i prezime zapisničara, 4. Ime i prezime predsjedatelja, 5. Prije početka rada tijela predsjedatelj otvara sjednicu, utvrđuje kvorum za donošenje odluka te predlaže dnevni red. Ako sjednici nije nazočan potreban broj osoba za donošenje odluka, sjednica se odgađa za 24 sata. Ako ni tada ne bude kvorum, nazočni će odlučiti kada će se sazvati idući skup, 6. Dnevi red je jratak sadržaj sjednice, predmet sastanka zbog kojeg je on i sazvan. Dnevni red se predlaže i daje na usvajanje. Na zahtijev nazočnih dnevni red se može dopuniti ili izmjeniti. Utvrđeni dnevni r3ed se u pravilu na samoj sjednici ne može mijenjati, osim u osobito hitnim i opravdanim slučajevima, o čemu odlučuju nazočni na sjednici. Svako pitanje koje se predlaže za dnevni r3ed sjednice mora biti objašnjeno i dokumentirano tako da se svi sudionici skupa mogu temeljito upoznati s činjeničnim stanjem o kojem će se raspravljati i na osnovi kojeg će se morati donijeti zaključak. 235

Usvajanjem dnevnog reda dovršavamo dio zapisnika koji je za sve vrste zapisnika isti. 8. Nakon usvajanja dnevnog reda predsjedatelj čita zapisnik s prethodne sjednice radi verifikacije, što može biti predviđeno i prvom točkom dnevnog reda. Ako na zapisnik ima primjedbi, one se moraju evidentirati tako da se istakne što piše u dijelu zapisnika na koji su stavljene primjedbe, a potom se napiše ispravan tekst, 9. Razrada točaka dnevnog reda počinje s oznakom točke dnevnog reda. Svaka točka dnevnog reda kad god je moguće sastoji se od tri dijela: - referata, prijedloga ili izvješća, - diskusije, - zaključka. Referat, izvješće ili prijedlog o pojedinoj točki dnevnog reda podnosi predsjedatelj, odnosno član koji je dužan pripremiti određenu točku dnevnog reda. Nakon podnošenja izvješća otvara se diskusija. To ćemo zapisnički konstatirati tako da navedemo imena i prezimena diskutanata, kratak sadržaj njihova izlaganja bilježeći ih redom. Riječ diskutantima daje predsjedatelj. Po završetku diskusije formuliraju se prijedlozi zaključaka o kojima će se glasovati. Glasovanje o pojedinim točkama dnevnog reda obavlja se u skladu s propisima, Statutom, odnosno poslovnikom tijela. Glasovanje se može provesti javno dizanjem ruku, tajno glasačkim listićima te osobnim izjašnjavanjem svakog sudionika. Zapisnik treba konstatirati koliko je članova tijela glasovalo, odnosno, koliko se izjasnilo „Za“, odnosno „Protiv“, te je li bilo suzdržanih, na osnovu čega predsjedatelj utvrđuje dali je zaključak usvojen. ZAPISNIK U NEUPRAVNOM POSTUPKU ZAPISNIK sa sastanka Odbora za statut i poslovnik Gradskog vijeća Grada Vodica, održanog 28. lipnja 2005. godine u Gradskoj vjećnici, s početkom u 14.00 sati. NAZOČNI: Članovi odbora: Ivo Ivić i Ante Antić. Nenazočan član Odbora: Mate Matić Tajnica Grada: Mara Marić Ivo Ivić, predsjednik Odbora (u daljnjem tekstu:PREDSJEDNIK) otvara sastanak, pozdravlja prisutne, utvrđuje kvorum za donošenje odluka te daje na glasovanje prijedlog dnevnog reda, nakon čega objavljuje da je jednoglasno utvrđen DNEVNI RED

236

1. Pročišćeni rekst Odluke o organizaciji i načinu naplate parkiranja na podrčju Grada Vodica. 3. Pročišćeni tekst Odluke o donošenju GUP-a Grada Vodica. AD/1 Nakon uvida u temeljnu Odluku o organizaciji i načinu naplate parkirališta na području Grada Vodica („Službeni vjesnik Šibensko kninske županije“, broj 5/01), te njezine izmjene i dopune („Službeni vjesnik Šibensko kninske županije“, broj: 2/02, 4/03, 9/04), Odbor za statut i poslovnik utvrđuje pročišćeni tekst Odluke o organizaciji i načinu naplate parkiranja na području Grada Vodica, koji je u prilogu ovog zapisnika. Pročišćeni tekst objaviti će se u narednom broju „Službenog vjesnika Šibensko kninske županije.“ AD/2 Nakon uvida u temelju Odluku o donošenju Generalnog urbanističkog plana grada Vodica („Službeni vjesnik Šibensko kninske županihje“, broj: 4/92) te njezine izmjene i dopune („Službeni vjesnik Šibensko kninske županije“, broj: 16/95 i 3/98.), Odbor za statut i poslovnik utvrđuje pročišćeni tekst Odluke o donošenju Generalnog urbanističkog plčana grada Vodica, koji je u prilogu ovog zapisnika. Pročišćeni tekst objaviti će se u narednom broju „Službenog vjesnika Šibensko kninske županije“. Odbor je završio rad u 14,30 sati. Ovaj zapisnik ima jednu sjednicu. KLASA: 011.01/00-01/01 URBROJ: 2189/01-1/1-00-1 Vodice,. 28. lipnja 2005 ZAPISNIK VODILA PREDSJEDNIK: Marija Marić (potpis)

Ivo Ivić (potpis)

Pitanja: 1. Koje vrste zapisnika u neupravnom postupku razlikujemo? 2. Kakav može biti zapisnik o skupu? 3. Što znači autoriziranje zapisnika? 4. Koji su sastavni dijelovi zapisnika u neupravnom postupku? 5. Kako se evideniraju nazočni na skupu?

237

3. Izvod iz zapisnika Zapisnik je važan dokument, te je često potrebno pozvati se na nj, citirati zaključke donesene na sjednici, načiniti izvadak iz zapisnika ili prijepis. Ako nam je potreban prijepis cijelog zapisnika, na prvoj stranici u gornjem desnom kutu napisati ćemo oznaku „Prijepis“ te prepisati cijeli zapisnik. Umjesto potpisa pored otipkanog imena i prezimena potpisnika zapisnika stavljamo kraticu v.r. – što znači da se na izvorniku akta potpisala upravo ta osoba. Na kraju prijepisa zapisnika napisati ćemo klauzulu ovjere, npr. „Da je ovaj prijepis točan, tvrdi.“ Nakon klauzule ovjere potpisuje se osoba koja je izradila prijepis. Ako nam nije potreban cijeli zapisnik, nego samo jedna točka dnevnog reda, izraditi ćemo izvadak iz zapisnika. Izvadak iz zapisnika je dokument koji sadrži sve sastavne dijelove kao i skraćeni zapisnik s time da se samo jedna točka dnevnog reda navodi, a ostale izbacuju kao nepotrebne. Izvadak iz zapisnika završavamo prepisujući završetak zapisnika, a umjesto potpisa stavljamo kraticu v.d. Izvadak završavamo klauzulom ovjere: „Da je ovaj izvadak iz zapisnika točan, ovjerava:“, nakon čega slijedi potpis, datum i pečat.

238

239

Pitanja: 1. Što je izvadak iz zapisnika? 2. Tko potpisuje izvadak iz zapisnika? PETI DIO SUDSKO DOPISIVANJE I. UVOD Ustav RH kao najviši opći pravni propis postavlja temelje sudbene vlasti. Prema Zakon o sudovima („Nar.nov.“, broj 3/94) sudbenu vlast u RH obavljaju: 1. Općinski sudovi, 2. Županijski sudovi, 3. Trgovački sudovi, 4. Visoki trgovački sud RH, 5. Upravni sud RH, 6. Vrhovni sud RH. Rad Ustavnog suda RH, kao i prekršajnih sudova te Visokog prekršajnog suda RH reguliran je posebnim zakonom. Sudovi odlučuju, ovisno o djelokrugu i ovlastima, u sporovima o osnovnim pravima i obvezama čovjeka i građanina, o pravnima i obvezama Republike, jedinica lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave i uprave, izriču kazne i druge mjere počiniteljima kaznenih dijela, prijestupa i prekršaja utvrđenih zakonom, odlučuju o zakonitosti pojedinačnih akata upravne vlasti i osoba koje imaju javne ovlasti, rješavaju sporove o osobnim odnosima građana, radne, trgovačke, imovinske i druge građanskopravne sporove te odlučuju o drugim pravnim stvarima kad je to zakonom određeno. Osim sudova, kojima je povjerena sudbena vlasti, u postupcima na različite načine mogu sudjelovati: A. odvjetništvo koje kao neov isna i samostalna služba osigurava pružanje pravne pomoći fizičkim i pravnim osobama u ostvarivanju i zaštiti njihovih prava i pravnih interesa, B. državno odvjetništvo kao samostalno i neovisno pravosudno tijelo ovlašteno je i dužno protiv počinitelja kaznenih i drugih kažnjivih djela, poduzimati pravne radnje radi zaštite imovine RH te podnositi pravna sredstva za zaštitu Ustava i zakona,

240

C. pučki pravobranitelj kao opunomočenik Hrvatskog sabora

štiti ustavna i zakonska prava građana u postupku pred državnom upravom i tijelima koje imaju javne ovlasti, D. javno bilježništvo i javni bilježnici čija se služba sastoji u službenom sastavljanju i izdavanju javnih isprava o pravnim poslovima, izjavama i činjenicama na kojima se temelju prava, u službenom ovjeravanju privatnih isprava, u primanju na čuvanje isprava, zatim novca i vrijednosnih predmeta radi njihove predaje drugim osobama ili mjerodavnim tijelima te u obavljanju, prema nalogu sudova ili drugih javnih tijela, postupaka određenih zakonom. Komuniciranje suda i subjekata, bilo fizičkih ili pravnih osoba, pismenim putem, dio su sadržaja sudskog dopisivanja. U sudskom dopisivanju poseban dio sudskih akata čine sudske odluke kojma sud poslije završenog postupka utvrđuje kako se treba primjenjivati pravni propis u konkretnom slučaju. One mogu biti, ovisno o vrsti sudskog spora: - presude, npr. u parničnom postupku, - rješenja, npr. u ovršnom postupku, - nalozi, npr. u kaznenom postupku. Iz svega izloženog možemo reći da pod sudskim dopisivanjem razumjevamo skup svih otpravaka akata koje sud upućuje drugim sudovima, državnim tijelima, pravnim i fizičkim osobama pri obavljanju posla iz svog djelokruga te skup svih izvornika odluka i ostalih akata suda koji se zadržavaju u odgovarajućem spisu. Pitanja: 1. Kojim sudovima je povjerena sudbena vlast u RH? 2. O čemu sudovi odlučuju? 3. Tko može sudjelovati u postupcima pred sudovima? 4. Što podrazumjevamo pod sudskim dopisivanjem? II. PROPISI O POSLOVANJU SUDOVA Unutarnji ustroj i poslovanje u sudovima propisano je Sudskim poslovnikom („Nar.nov. broj: 80/97), čime se osigurava uredno i pravodobno obavljanje poslova sudske uprave, uredskog poslovanja te drugih poslova važnih za unutarnje poslovanje sudova, koje je odvojeno od suđenja.

241

Sudski poslovnik u svom radu primjenjuju svi sudovi, osim ako pojedina pitanja nisu drugačije riješena posebnim propisima ili pravilnikom određenog suda. Sudski postupak donosi ministar pravosuđa. Državno odvjetništvo u svom unutarnjem poslovanju primjenjuje Pravilnik o unutarnjem poslovanju u državnim odvjetništvima. Javni bilježnici primjenjuju, uz ostale propise, Javnobilježnički poslovnik („Nar.nov. broj: 38/94) te Sudski poslovnik („Nar.nov. broj: 95/88) kad u svojstvu povjerenika suda obavljaju povjerene im poslove. Pučki pravobranitelj donio je Poslovnik o radu pučkog pravobranitelja kojim uređuje način rada pučkog pravobranitelja, organizaciju i unutarnji ustroj Ureda pučkog pravobranitelja. Pitanja: 1. Kojim propisom se osigurava uredno i pravodobno obavljanje poslova u sudu? III. OSNOVNI POJMOVI U SUDSKOM DOPISIVANJU 1. Pojam U sudskom dopisivanju nastaju razni dopisi, kao što smo već mogli uočiti (zamolnice, zapisnici, izvještaji, pozivi i sl.), te sudske odluke. Sudske dopise sastavljaju: A. predsjednici sudova, upravljajući sudskom upravom donose upravne akte, izrađuju naredbe i daju upute unutar svojih ovlasti pri obavljanju poslova sudske uprave pod kojima razumjevamo sve one poslove koji osiguravaju pravilan rad i poslovanje suda, a osobito: - pravodobno i uredno obavljanje poslova u sudu, - upravljanje sudskom zgradom i nekretnimana koje su dodjeljene sudu na korištenje, - financijsko-materijalno poslovanje suda, - poslove oko naplate sudskih pristojbi itd. B. predsjednici sudskog vijeća, suci pojedinci, kad se obračaju drugim sudovima i tijelima za pravnu pomoć i pribavljanje druih podataka i obavjesti u predmetima u kojima je postupak u tijeku, odnosno kad sud postupa u obavljanju sudbene vlasti, C. sudska pisarnica, kad obavlja poslove uredskog poslovanja, a prema nalogu i pod nadzorom suca mogu sastavljati i jednostavnije dopise (npr. naredbu o zakazivanju ročišta, rasprava i sl.) koje potpisuje sudac ili ovlašten radnik u sudu,

242

D. javni

bilježnici, kad kao povjerenici sudova obavljaju povjerene im poslove. Radom sudske pisarnice upravlja upravitelj sudske pisarnice koji vodi brigu za pravodobno i uredno obavljanje uredskih poslova. Za vođenje javnih knjiga: zemljišne knjige, sudskog registra i ostalih javnih knjiga, osniva se posebna služba kojom upravlja voditelj zemljišnoknjižne službe, odnosno voditelj sudskog registra. Pitanja: 1. Tko sve može sastavljati sudske dopise? 2. Tko upravlja sudskom upravom? 3. Što osiguravaju poslovi sudske uprave? 4. Tko sastavlja dopoise vezane uz obavljanje sudbene vlasti? 5. Tko upravlja radom sudske pisarnice? 2. Sudsko dopisivanje Sudsko dopisivanje dio je službenog dopisivanja pod kojim podrazumjevamo: skup svih otpravaka akata koje sud upučuje drugim sudovima, državnim tijelima, pravnim i fizičkim osobama pri obavljanju poslova iz svog djelokruga te skup svih izvornika akata i ostalih akata suda (zapisnika, službenih bilježaka i sl.) i javnih bilježnika kad postupaju kao povjerenici suda. Sudski dopisi mogu biti: - dopisi vezani uz poslove sudske uprave, - dopisi vezani uz obavljanje sudbene vlasti, - dopisi vezani uz uredsko poslovanje. Sasatavni dijelovi sudskog dopisa Sudski dopis mora kao i svaki drugi službeni dopis imati: a) zaglavlje, b) oznaku veze-oznaku upisnika i broj predmeta, c) naziv i adresu primatelja, d) kratku oznaku predmeta, e) tekst dopisa, f) potpis ovlaštene osobe, g) otisak službenog pečata. A. Zaglavlje Zaglavlje sudskog dopisa propisano je Sudskim poslovnikom. Način isticanja zaglavlja sudskog zapisnika ovisi o tome koja službena osoba sastavlja sudski dopis.

243

Dopisi sudske uprave kojom upravlja predsjednik suda u zaglavlju, u gornjem lijevom kugtu, obavezno ističu grb RH i naziv „Republika Hrvatska“ te naziv i sjedište suda. Ispod naziva i sjedišta suda ističu naziv „Ured predsjednika“ te oznaku veze, odnosno oznaku i broj predmeta i datum izdavanja akta. Zaglavlje sudskog dopisa, zamoljnice, potvrde, kao i pozivi, odnoso rješenja koja nemaju poseban uvod, a sastavlja ga predsjednik vijeća ili sudac pojedinac piše se u gornjem lijevom kutu i sadržava naziv i sjedište suda. Oznaka veze, odnosno oznaku spisa i broj predmeta stavlja se u gornjem desnom kutu, a datum sastavljanja sudskog spisa u sredini, ispod napisanog teksta.

244

Pitanja: 1. Po čemu razlikujemo sudske dopise? 2. Koje dijelove mora imati sudski dopis? 3. Kad se zaglavlje redovito piše? 4. Od kojih dijelova se sastoji zaglavlje sudske uprave? B. Oznaka veze-oznaka upisnika i broj predmeta Oznaka veze, odnosno oznaka upisnika i broj predmeta služi povezivanju sudskih dopisa, sudskih odluka i podnesaka koje stranke upućuju sudu, osobito ako ima veze s već pokrenutim postupkom. Oznaka veze oznaka je upisnika u koji je upisan podnesak pri osnivanju spisa i sastoji se od kratice naziva upisnika, rednog broja upisa i posljednja dva broja godine u kojoj je upisan u upisnik, te podbroja tj. rednog broja kojim se označuje pojedini podnesak, sudski dopis ili odluka prema redosljedu kojim je upisan u popis podnesaka npr. K-13/96-5 (K – Kazneni upisnik) ili P-55/99-6 (P – Parnični upisnik). 245

Oznaka veze ima posebnu važnost kad sud povjerava poslove javnim bilježnicima, koji su dužni voditi upisnike prema Javnobilježničkom poslovniku. Povjerene poslove javni bilježnici upisuju u poseban upisnik – Upisnik povjerenih poslova (UPP): Vodeći povjerene poslove na svim aktima i omotu spisa ističu i oznaku iz sudskog upisnika i oznaku iz UPP-a. Pitanja: 1. Zašto je potrebno istaknuti oznaku veze – što ona znači? 2. Od kojih dijelova se sastoji oznaka veze? 3. Po čemu se razlikuje oznaka veze kad sudski dopis sastavlja javni bilježnik kao povjerenik suda? C. Adresa primatelja Adresa primatelja sastoji se od punog naziva odnosno imena i prezimena te sjedišta, tj. prebivališta primatelja, ulice i kućnog broja (poštanskog pretinca), mjesne odredišne pošte i poštanskog broja. Adresa se sastoji od: - dva dijela, ako je podnesak upućen primatelju unutar naše zemlje, - tri dijela, ako je podnesak upućen primatelju izvan naše zemlje. Prvi dio adrese odnosi se na ime i prezime fizičke osobe, odnosno naziv pravne osobe te na djelatnost kojom se ona bavi. Drugi dio nadrese odnosi se na odredište, tj. pobližu adresu (ulica i kućni broj te ime grada i poštanski broj). Treći dio adrese odnosi se na državu u koju pišemu, a ako je ona na drugom kontinentu, navodimo i naziv kontinenta.

Pitanja: 1. Od kojih se dijelova sastoji adresa? 2. Što se istiće u prvom dijelu adrese? 3. Kako pišemo drugi dio adrese?

246

D. Predmet Sudskim poslovnikom propisano je da da dopisi sudske uprave ističu oznaku predmeta. Oznaka predmeta (riječ – Predmet) stavlja se s lijeve strane ispod adrese primatelja. Sastoji se od dva dijela. Prvi dio označava predmet kao cjelinu i sastoji se od - osobnog dijela, koji sadržava ime i prezime fizičke osobe te njezino prebivalište odnosno naziv i sjedište pravne osobe, - stvarnog dijela, obuhvaća stvar o kojoj je u dopisu riječ. Primjer: osobni dio Predmet: PREZIME I IME iz Mjesta,

stvarini dio Predmet: IVO IVIĆ iz Zadra Naplata iznosa od 3.000,00 kuna.

Pitanja: 1. Od kojih dijelova se sastoji oznaka predmeta? 2. Što sadrži osobni dio i kako se piše? 3. Što se ističe u stvarnom dijelu oznake predmeta? E. Tekst sudskog dopisa Tekst sudskog dopisa može biti različiti, što ovisi o njegovu sadržaju. Sudskim dopisom se traže i javljaju podaci, daju izvješća te obavljaju razni drugi poslovi. Njima se može pokrenuti, dopuniti, mijenjati, prekinuti ili završiti neka službena radnja. Sadržaj sudskog dopisa mora biti jasan, sažet i čitak. Iz njega se mora vidjeti što se želi postići, što je njegov cilj – kako bi primatelj – mogao postupiti po njemu. Ako tražimo neke podatke, potrebno je navesti razloge zašto su nam ti podaci potrebni, obrazložiti naše traženje itd. kako bi primatelj mogao odmah postupiti prema onom što tražimo. Datume u sudskom dopisu pišemo arapskim brojevima, nika rimskim, a oznaku mjeseca ističemonjegovim nazivom. Pitanja: 1. Kako moramo napisati tekst sudskog dopisa? 2. Kako se pišu datumi u sudskom dopisu? F. Potpis ovlaštene osobe i otisak službenog pečata Odluke i ostale sudske dopise sudske uprave te njegove otpravke i prijepise potpisuje predsjednik suda ili sudac koji ga zamjenjuje. Sudske dopise koji se odnose na predmete u kojima sud postupa u obavljanju sudbene vlasti potpisuje sudac koji rješava predmet. 247

Upravitelj sudske pisarnice ili drugi ovlašteni službenik potpisuje otpravke i prijepise, ako je dopis sastavljen na temelju pisane naredbe ili upute predsjednika vijeća, odnosno suca pojedinca. Otpravci i prijepisi potpisuju se tako da se pisaćim strojem ili osobnim računalom ime i prezime potpisnika izvornika napiše uz kraticu v.r. koja označava da je izvornik potpisan vlastoručno, a ispod toga stavlja se štambiljem, pisaćim strojem ili osobnim računalom potvrda o ovjeri i usporedbi otpravka s izvornikom, čiji tekst glasi: „Za točnost otpravka – ovlašteni službenik“ koju potpisuje upravitelj pisarnice odnosno ovlašteni službenik ispod tiskane oznake imena i prezimena. Službeni pečat otiskuje se lijevo od potpisa ovlaštene osobe tako da jednom trečinom zahvati potpis osobe koja je potpisala sudski dopis. Pitanja: 1. Tko potpisuje odluke i ostale dopise sudske uprave? 2. Tko potpisuje sudske dopisde koji se odnose na predmete u kojima sud postupa u obavljanju sudbene vlasti? 3. Tko i na koji naćin potpisuje otpravke? 3. Sastavljanje i izrada sudskog dopisa Sudski dopis i odluka izrađuje se u potrebnom broju primjeraka, a mogu se izraditi na više načina. Uvjerenja i drugi akti koji se izdaju u većem broju s istim osnovnim tekstom izrađuju se na propisanim obrascima, a umjesto obrasca mogu se izraditi i koristiti gumeni štambilj s odgovarajućim tekstom, a mogu se izraditi i koristiti obrasci, uvjerenja i drugih akata pisanih osobnim računalom. Koncept odnosno nacrt akta nije propisan način izrade sudskog dopisa. On može dobro poslužiti pri sastavljanju i izradi zahtijevnijih i složenijih dopisa o važnim i složenim pitanjima. Nacrt odluke, sastavci i bilješke koji su služili za izradu izvornika moraju se nakon izrade i potpisivanja izvornika, izdvojiti iz spisa, ako su izrađeni na posebnim listovima papira, a ako je izvornik odluke sastavljen prema nacrtu ili bilješci napisanoj na samom podnesku ili drugom dopisu koji ostaje u spisu, nacrt odluke će se precrtati olovkom u boji kosom crtom, uz utvrđivanje da je sastavljen izvornik. Tu tvrdnju potpisuje predsjednik vijeća odnosno sudac pojedinac. Naredba pisarnici, je pisana uputa za rad sudske pisarnice. Mora biti jasna i potpuna te sadržavati potrebne podatke na temelju kojih sudska 248

pisarnica može postupati. Naredba pisarnici piše se na lijevoj strani ispod sadržaja teksta dopisa i mora biti potpisana i datirana. Naredbom za dostavljanje predsjednik vijeća, istražni sudac, odnosno sudac pojedinac koji rješava predmet daje upute komu i na koji način treba obaviti dostavljanje, u koliko primjeraka treba izraditi dopis, odnosno odluku. Nakon primitka spisa pisarnica stavlja ispod izvornika naredbe bilješku o otpremanju (daktilografski štambilj), u otisak koji upisuje dan primitka u sudskoj pisarnici, a zatim obavlja sve ostale radnje prema izdanoj naredbi. Dakle, naredba pisarnici mora sadržavati sve podatke kako bi pisarnica znala što treba uraditi sa spisom, odnosno dopisom glede prijepisa, otpreme, te što učiniti poslije otpreme. Nakon što je pisarnica postupila prema naputku, na primjerku propisanog teksta koji ostaje u spisu ispod završetka teksta s lijeve strane stavlja otisak bilješke o otpremanju. Tekst prepisuje daktilograf. Nakon izvršenog prijepisa daktilograf je dužan pregledati prepisanoi tekst i otkloniti sve pogreške. Uspoređivanje teksta službenog dopisa, važnih akata s njegovim prijepisom obavljaju u pravilu dva zaposlenika. Oni uspoređuju nacrt akta ili dopisa s prijepisom, odnosno koncept s prijepisom. Ako je tekst nacrta ili koncepta diktirao sudac, sudski savjetnik ili drugi službenik, oni će u spisku staviti bilješku da su tekst diktata pregledali. Svi dopisi i odluke koji se ulažu u arhivu moraju imati potpise svih osoba koji su sudjelovali u njegovoj izradi. Pitanja: 1. Kako možemo napisati tekst sudskog dopisa? 2. Na koji se način izrađuju uvjerenja i drugi akti koji se izdaju u većem broju? 3. Što je koncept? 4. Zadržavali se koncept u spisu? 5. Što je naredba pisarnici? 6. Što znači uspoređivati tekst?

249

250

251

4. Zamolnica Zamolnica je pismena, molba kojom se obraćamo drugom, zamoljenom, sudu i tražimo od njega da provede određenu sudsku radnju (npr. izvođenje dokaza, saslušavanje stranaka, svjedoka i sl.) ili se zahtijeva od drugih državnih tijela, ustanova i pravnih osoba pribavljanje izvješća, isprava i drugih podataka. U zamolnici treba točno opisati stanje istrage, odnosno tijeka glavne rasprave, navesti sve bitne podatke te koju sudsku radnju treba provesti da bi traženju bilo uredno udovoljeno . Ako je potrebno obaviti pregled isprava ili izjava, načiniti će se njihov prijepis i priložiti zamolnici, a samo iznimno ako je potrebno da bude predočeno stranci, svjedoku ili vještaku, priložiti će se izvorne isprave ili dijelovi spisa zamolnici. U tome slučaju prijepisi će se držati na odgovarajućemu mjestu u spisu dok izvornici nde budu vraćeni. Državnom odvjetništvu, državnom pravobraniteljstvu, tijelima unutarnjih poslova u predmetima iz njihova djelokruga dostavljaju se spisi izravno na njihovo traženje unutar postojećih propisa samo ako se pravomoćno dovršeni. Drugim tijelima i pravnim osobama spisi se dostavljaju izravno ako je to izričito određeno posebnim propisima. Državnom tijelu i drugoj pravnoj osobi koje su stranke u postupku, odnosno njihovu zastupniku ili opunomoćeniku spis se neće dostavljati na uvid. Njima će se omogućiti uvid u spis unutar postojećih propisa. Sudac je dužan sam sastaviti zamolnicu.

252

Pitanja: 1. Što je zamolnica? 2. Kada se izrađuje prijepis izvornika? 3. Kada se spis izravno dostavlja i komu? 6. Poziv Poziv je, u najširem smislu, zahtjev upućen jednoj ili više osoba da dođu na određeno mjesto. Prilikom pozivanja mora se paziti da osobu čija je nazočnost potrebna pozovemo u vrijeme koje će tu osobu najmanje ometati u obavljanju njezina redovnog posla, a ako osobe stanuju izvan sjedišta suda, i na vremenske prilike te prometne veze, odnosno na udaljenost mjesta stanovanja od sjedišta suda. Pozvana osoba dužna je odazvati se pozivu. Ako je pozvana osoba zbog bolesti ili drugog opravdanog razloga spriječena doći, dužna je odmah po primitku poziva o tome obavijestiti sud koji je izdao poziv, a ako je razlog spriječenosti nastao poslije onda odmah nakon saznanja tog razloga.

253

Stranke i druge osobe pozivaju se na raspravu i ročišta sudskim pozivom na propisanoj tiskanici, koja se za svaku pozvanu osobu posebno ispunjava pisaćim strojem ili rukom, čitljivo. Sudski poziv ovjerava se pečatom suda i potpisom radnika sudske pisarnice koji je sastavio poziv. Potpis se stavlja ispod štambilja, tekstom pisanim verzalom koji sadržava porodično i rođeno ime predsjednika vijeća, odnosno suca pojedinca koji je naredio pozivanje i konstatacije „Za točnost otpravka“. Sudskih poziva ima više vrsta, a ovisno o postupcima u kojima se pozvani pojavljuju, pred sudom, npr.: - poziv svjedoku u parničnom postupku, - poziv vještaku, - poziv stranci, - poziv otkrivljeniku itd.

254

255

Pitanja: 1. Što je poziv? 2. U koje se vrijeme može pozvati osoba čija je nazočnost potrebna? 3. Je li pozvana osoba dužna se odazvati pozivu? 4. Kako se ovjerava sudski poziv? 6. Zapisnici Zapisnik je javna isprava koja se sastavlja o svakoj sudskoj radnji obavljenoj u tijeku postupka na raspravama ili ročištima, o važnijim izjavama i priopćenjima kje stranke ili drugi dusionici daju izvan ročišta, te ostalim radnjama suda kad je to posebnim propisima određeno. Zapisnik o sudskim radnjama vodi zašpisničar U zapisnik se unosi: naziv i sjedište suda, mjesto gdje se radnja obavlja, dan i točno vrijeme početka i svršetka određene sudske radnje, naznaka predmeta spora i imena nazočnih stranaka, odnosno trećih osoba i njihovih zakonskih zastupnika, odnosno opunomoćenika, te bitne podatke o sadržaju poduzete radnje. Zapisnik se mora voditi uredno, u njemu se ne smije ništa brisati, dodavati ili mijenjati. Zapisnik se sastavlja tako da predsjednik vijeća kazuje glasno zapisničaru što da unese u zapisnik. Zapisnik o glavnim raspravama, pripremnim i ostalim ročištima te zapisnici sastavljeni u svezi s obavljanjem drugih sudskih radnji (saslušanja u istražnom postupku i sl.) pišu se pisaćim strojem ili osobnim računalom na propisanim tiskanicama s dovoljno praznog prostora na obje stranice bez proreda, s odvojenim stavcima na obje strane lista. Osobni podaci okrivljenika, svjedoka, vještaka i drugih osoba koje daju svoj iskaz na zapisnik kod suda pišu se uvučeno za oko 4 cm od lijevog ruba stranice i odvojeno od teksta njihovih izjava, a ime i prezime ispisujese velikim slovima. Odluke donesene tijekom rasprave koje se odnose na upravljanje postupkom ili odluke o glavnoj stvari koje su proglašene na raspravi pišu se u zapisniku odvojeno od ostalog teksta i označuju nazivom, u posebnom redu, malim rastavljenim slovima. U završnom dijelu zapisnika zabilježiti će se vrijeme dovršenja radnji, uz oznaku sata i minute, ispod čega se u lijevom kutu zapisnika, neposredno ispod njegova teksta, unijeti bilješka o utvrđenoj visini sudske pristojbe, npr. 256

„Pristojba po Tbr… ZSP kuna…Stranka pozvana da pristojbu položi ili uplati u roku od tri dana i sl.“ Zapisnik potpisuje predsjednik vijeća, sudac pojedinac ili službenik koji provodi određenu radnju, u sredini ispod teksta zapisnika. Zapisničar se potpisuje ispod potpisa suca. Stranke, odnosno njihovi zakonski zastupnici ili opomunomoćenici i tumač, ako je to propisima postupka predviđeno, potpisuju se ispod zapisnika s desne strane. Svijedok i vještak potpisuju se neposredno ispod svog iskaza na zapisniku, s desne strane, kad se saslušavaju pred zamoljenim sucem ili predsjednikom vijeća. Tekst sudske rasprave može se bilježiti i stenografski. Stenografske bilješke moraju se u roku od 48 sati prenijeti na pbično pismo te pregledati i prepisati pisaćim strojem ili osobnim računalom te priložiti izvorniku zapisnika. Tijek glavne rasprave, ročišta i druge sudske radnje mogu biti snimljene magnetofonom, diktafonom ili slično, što ne oslobađa sud dužnosti da sastavi propisani zapisnik. Sudska radnja može biti i snimljena fotostereometrijski zatvorenim TV sustavom, fotografskom ili kinokamerom i sl. o čemu će se sastaviti zapisnik u kojem se unosi naziv tijela koje je naredilo snimanje, mjesto snimanja, kratak sadržaj snimke i gdje se snimka čuva. O vijećanju i glasanju sastavlja se poseban zapisnik koji potpisuju svi članovi vijeća i zapisničar. Isti se zatvara u poseban omot, kojeg može razgledati samo viši sud povodom pravnog lijeka.

257

258

259

260

Pitanja: 1. Što je zapisnik? 2. Koje vrste zapisnika razlikujemo? 3. Kako i tko potpisuje zapisnik? 4. Kako se ističu odluke donesene tijekom rasprave? 5. Na koji način možemo zabilježiti tijek sudske radnje? 7. Sudske odluke Sud donosi odluke presude ili rješenja, a u kaznenom postupku donosi i nalog. Presudom, sud odlučuje o zahtijevu koji se tiče glavne stvari i sporednih traženja, odnosno odlučuje o predmetu spora. Rješenje sud donosi, u pravilu, u svim slučajevima u kojima ne donosi presudu (npr. u postupku zbog smetanja posjeda, u ostavinskom, u ovršnom i dr. postupcima) Sudske odluke i ostali akti pišu se pisaćim strojem, odnosno osobnim računalom na papiru fromata A4 na cijelom listu. Izvornik sudske odluke piše se samo na jednoj stranici. Ako je odluka sastavljena od više listova, svi listovi spajaju se prošivanjem ili lijepljenjem. Na presudama kojima se postupak dovršava iznad uvoda na sredini lista – na vrhu stavlja se grb RH u izvornim brojevima, a ispod njega velikim rastavljenim slovima riječi: „U IME REPUBLIKE HRVATSKE“. Ispod naziva RH, a iznad uvoda piše se velikim razmaknutim slovima riječ „PRESUDA“. Na rješenjima kojima se postupak dovršava iznad uvoda na sredini lista – na vrhu se stavlja grb RH u izvornim brojevima, a ispod njega velikim rastavljenim slovima riječ „REPUBLIKA HRVATSKA“. Ispod naziva RH, a iznad uvoda piše se velikim razmaknutim slovima riječ „RJEŠENJE“. U gornjem desnom kutu u svim odlukama piše se oznaka spisa s podbrojem tj. poslovni broj u kojem je donesena odluka. Ako se odluka sastoji od više listova, oznaka spisa s podbrojem stavlja se na svaki list u gornjem desnom kutu.

261

U ostalim sudskim odlukama kojima se postupak ne dovršava, grb RH stavlja se u izvornim bojama u gornjem lijevom kutu, ispod njega naziv „Republika Hrvatska“ te naziv i sjedište suda.

262

U uvodu odluke se stavlja ime suca pojedinca koji je donio odluku, odnosno javnog bilježnika kao povjerenika suda, a ako je odluku donijelo vijeće, imena članova vijeća navode se redoslijedom, počev od predsjednika vijeća i prema položaju najstarijeg člana.

263

Ispod uvoda, a iznad teksta izreke, označiti će se u posebnom redu malim razmaknutim slovima, kakvu je odluku sud donio. Ispod izreke, a prije početka obrazloženja stavlja se naslov „Obrazloženje“ velikim početnim slovom, bez razmaka. Ispod teksta obrazloženja, na sredini stranice, stavlja se mjesto i datum objavljivanja odluke, odnosno donošenja, a na desnoj polovici stranice potpis predsjednika vijeća ili suca pojedinca, odnosno javnog bilježnika kao povjerenika suda, dok se na lijevoj polovici stranice stavlja potpis zapisničara, ako je to određeno odredbama postupka. Sudski pečat, odnosno javnobilježnički pečat stavlja se lijevo od potpisa predsjednika vijeća, suca pojedinca ili javnog bilježnika. Izvornikom se smatra odluka suda, nagodba, potvrda, isprava i sl. sastavljena u propisanom obliku koju je vlastoručno potpisao predsjednik sudskog vijeća, istražni sudac, sudac pojedinac ili drugi ovlašteni službenik, ako zakonom nije drugaćije određeno. Potvrde i isprave sastavljene kod suda strankama se izdaju u izvorniku, a za sudski spis zadržava se prijepis (kopija) izvornika. Ovjerovljeni prijepisi izvornika – otpravci sudskih odluka i odluka javnog bilježnika kao povjerenika suda, izrađuju se u potrebnom broju primjeraka radi dostavljanja strankama i drugim zainteresiranim osobama.

264

265

266

267

Pitanja: 1. Koje odluke donosi sud? 2. Kada se donosi presuda, a kada rješenje? 3. Kako se piše izvornik sudske odluke? 4. Koja je razlika između odluka kojim se postupak dovršava i odluka kojim se postupak ne dovršava? 5. Kojim redom se u uvodu ističu imena članova sudskog vijeća?

ŠESTI DIO VRSTE POZIVA, SASTANCI, ZAPISNICI I. SASTANCI Sastanci su oblik verbalne poslovne komunikacije. Prema broju sudionika razlikujemo: 1. sastanak ili sjednica – manji broj sudionika i najčešći oblik verbalne poslovne komunikacije, 2. konferencija – veći broj sudionika, 3. simpozij – masovniji skup s ciljem razmjene znanstvenih spoznaja, 4. kongres – masovni skup različitih sadržaja. Priprema i organizacija sastanka Tijek organizacijskih priprema poslovnog skupa je: 1. Predložiti dnevni red – znači pripremiti sadržaj skupa, tj. Teme o kojima će se na skupu raspravljati s ciljem donošenja najprikladnijih zaključaka i odluka za uspješno poslovanje poslovne organizacije. Dnevni red obično predlaže predsjedavatelj skupa, koji je ujedno i zadužen za pripremu popratnog materijala. 2. Odrediti nadnevak i termin održavanja skupa – treba obratiti pozornost na aktivnost poslovne organizacije i izabrati termin koji najviše odgovara svim sudionicima, 3. Odrediti mjesto održavanja – to je uobičajeno mjesto održavanja (osim u iznimnim prilikama), odgovarajuće po veličini i tehničkim zahtjevima za organizaciju skupa, 4. Pripremiti popratni materijal – sazivač skupa organizira pripremu popratnog materijala zadužujući stručnjake za izradu izvješća, planova, prijedloga, referata itd., 5. Angažira stručne osobe za tehničku pripremu skupa, što obuhvaća: 268

a) tiskanje i slanje poziva sudionicima skupa, b) umnožavanje popratnog materijala koji će biti distribuiran kao prilog uz poziv, c) rezerviranje prostorije za održavanje skupa, d) pripremanje prostorije – prostor treba biti čist i prozračan; veličinom, opremom i dekoracijom prilagođenm broju sudionika i vrsti skupa (npr. Svečana sjednica zahtijeva ukrašavanje prostora cviječem i oznakama skupa), e) određivanje zapisničara i po potrebi snimatelja za audio i audiovideo snimanje, f) provjera jesu li pozvani dobili pozive s popratnim materijalom i hoće li biti nazočni. II. POZIV Pozivom najavljujemo sastanak i popzivamo sudionike da budu nazočni. Najavom sastanka određujemo vrijeme i mjesto sastanka uz prijedlog dnevnog reda. Sadržaj poziva: 1. naziv tvrtke, tijela ili organizacije sazivača skupa, 2. brojčane oznake, 3. mjesto i nadnevak slanja poziva, 4. ime i prezime pozvane osobe te njezina funkcija, 5. riječ POZIV 6. egzistencijalni temelj za sazivanje skupa – izvor kojim se sazivaču daje pravo i obveza na sazivanje skupa (npr. Statut, pravilnik ili zakon) i naziv skupa koji se saziva (najčešće se piše redni broj skupa, npr. 6. sjednica ili 5. sastanak), 7. vrijeme i mjesto održavanja skupa – naznačuje se nadnevak te sat održavanja skupa. Za mjesto se navodi ulica i kućni broj mjesta održavanja te kat i broj sobe (dvorane), 8. dnevni red – po rednim brojevima navodi se prijedlog tema, 9. zamolba za nazočnost i uputa za kontakt telefon u slučaju spriječenosti, te približno određivanje završetka skupa, 10.potpis predsjedavatelja skupa, 11.prilozi – u pravilu je to popratni materijal (izvješća, planovi, nacrti itd.) koji su tema skupa.

269

III. ZAPISNICI Zapisnik je dokument o izlaganjima, raspravama i zaključcima sastanka. Svaka točka dnevnog reda treba završiti zaključkom, u protivnom nije dovršena. Cilj sastanka je donošenje zaključka po pojedinim točkama jer zaključci predstavljaju smjernice tj. stavove budućeg poslovanja.. Zbog potrebe za dokumentarnošću sastanka vodi se zapisnik. Zapisnik može biti potpun, sažet ili promemorija 1. Potpun zapisnik – vodi se od riječi do riječi, sve što je izrečeno na sastanku. Potpuni zapisnici bilježe se stenografski, zatim kao tonski zapis pomoću magnetofona ili audio-video snimka pomoću kamere. 270

2. 3. 4.

1. 2.

3.

4.

Nakon sastanka, na temelju izvora (stenograna, zapisa na magnetofonskoj traci ili video traci) ispisuje se potpuni zapisnik u obliku dokumenta. Sažeti zapisnik – piše zapisničar u tijeku trajanja sastanka u sažetom obliku, ispisujući samo bit diskusije i zaključke. Promemorija – zapisnik koji sadržava samo zaključke sa sastanka Struktura i oblikovanje sažetog zapisnika – U praksi se najčešće sastavlja sažeti zapisnik pa ga često nazivaju i redovnim zapisnikom. Zapisnik se sastoji: Riječi ZAPISNIK – koji se ispisuje centrirano i posebno istaknuto (podebljano, verzalom, većim slovima), I. DIJELA – u kojem se navodi: a) redni broj i naziv skupa, nadnevak i vrijeme te mjesto održavanja skupa, b) nazočne, c) nenazočne s napomenom o razlozima nenazočnosti, d) ime i prezime zapisničara, e) ime i prezime predsjedavajućeg skupa i dužnosti koju obavlja, f) utvrđivanje kvoruma, II. DIO – u kojem navodimo: a) naznaku: dnevni red, b) razradu dnevnog reda po točkama , c) zaključak svake točke. III. DIJELA – u kojem navodimo: a) vrijeme završetka sastanka, b) potpis zapisničara i predsjedavatelja, a prema dogovoru i ovjerovitelja zapisnika.

271

272

273

Pitanja: 1. Navedi tijek organizacijski priprema sastanaka? 2. Navedi sadržaj poziva? 3. Navedi razliku između potpunog I sažetog zapisnika? 4. Koji su elementi zapisnika?

274