Unidad V

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO 5.1 DIRECCIÓN 5.1.1

CONCEPTO, IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS

En esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación. La ejecución de los planes de acuerdo la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo socialcon a través de la motivación, la comunicación y la supervisión son la tarea de la dirección. Conceptos

Burt K. Scanlan Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Leonard J. Kazmie La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Robert B. Buchele Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización (mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. Joel J. Lerner y H.A. Baker  Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión. Importancia de la dirección   Pone en marcha todos todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. - A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional   La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.   Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.   A través de ella se establece la comunicación comunicación necesaria para que la organización funcione.

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Principios de la Dirección 1. De la armonía del objetivo la dirección será eficiente en tanto se se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa2. Impersonalidad de mando Se refiere a que la autoridad autor idad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. 3. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. 4. De la vía jerárquica: Postula importancia formal, de respetar canales información establecidos por lalaorganización de tal los manera que de al

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondiente, con el fin de evitar conflictos. 5. De la resolución del conflicto: Indica Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan. 6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Etapas de Dirección

 5.1.  5.1.2 2 Toma de deci s i ones . Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y la responsabilidad respon sabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones.  A plic plicar ar la decis deci s i ón.  Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. misma . El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión. Integración  El administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos, estos últimos, son los más importantes para su ejecución. Sus reglas son, que debe estar el hombre adecuado en el puesto adecuado, toda persona debe tener la provisión de los elementos adecuados para realizar sus funciones, el proceso de inducción debe ser adecuado.  Motiv ación  Motivaci ón  La motivación no es un concepto sencillo, surge de diversos impulsos, deseos, necesidades, anhelos y otras fuerzas. Los administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los miembros de la organización a contribuir. La cadena de necesidad-deseo-satisfacción en cierta forma se ha simplificado opuestos. de manera exagerada. Ciertamente con frecuencia los motivos son

Teorías de la motivación 1. La Pirámide de Maslow Comenzaremos con la que probablemente sea la más conocida por todos: La pirámide de Maslow  Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades nece sidades humanas y defiende que conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte ( parte superior de la pirámide).

 

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La base: Fisiología. Lo primero que el ser humano necesita cubrir son sus necesidades ne cesidades básicas: comida, bebida, descanso, respiración, etc

Segundo escalón: Seguridad. Una vez cubiertas las necesidades básicas, se pasa al escalón de la seguridad. Esto implica un techo donde cubrirse, saber que se está protegido y tener recursos asegurados.

Tercer escalón: Afiliación. El ser humano necesita relacionarse, sentirse aceptado y participar en una sociedad.

Cuarto escalón: Reconocimiento. Tener éxito y ser respetado por los demás.

La cúspide de la pirámide: Autorrealización. Creatividad, moralidad, resolución de problemas. El ser humano llegará aquí a quí cuando haya visto satisfechas el resto de sus motivaciones.

2. La teoría de Motivación-Higiene Motivación-Higiene de Herzberg: La segunda teoría motivacional que estudiaremos es la teoría de motivaciónhigiene de Herzberg:  Frederick Irving Herzberg (1923-2000) fue un renombrado psicólogo que se convirtió en uno de los hombres más influyentes en la gestión administrativa de empresas. «Teor ía de los dos factores», también conocida como la Herzberg propuso la «Teoría «Teoría de la motivación e higiene». Según esta teoría, las personas están influenciadas por dos factores:

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO   La satisfacción que es principalmente el resultado de los factores de motivación (ver dibujo). Estos factores ayudan a aumentar la satisfacción del individuo pero tienen poco efecto sobre la insatisfacción.   La insatisfacción es principalmente el resultado de los factores de higiene (ver dibujo). Si estos factores faltan o son inadecuados, causan insatisfacción, pero su presencia tiene muy poco efecto en la satisfacción a largo plazo.

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3. La teoría teoría X y la teoría Y de McGregors: McGregors: La siguiente teoría que vamos a ver es la teoría X y teoría Y de McGregors Es una teoría que tiene una amplia amplia difusión en la empresa. La teoría X supone que los seres humanos son perezosos que deben ser motivados a través del castigo y que evitan las responsabilidades. La teoría Y supone que el e l esfuerzo es algo natural en el e l trabajo y que el compromiso con los objetivos supone una recompensa y, que los seres humanos tienden a buscar responsabilidades.

 

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Tenemos aquí un “problema de observación” ya que cuando somos preguntados

con cuál nos identificamos la gran mayoría responde que con el modelo Y, sin embargo al ser preguntados por otras personas, componentes del equipo, compañeros de trabajo, etc la mayoría asume que un gran porcentaje responde al modelo X. Esto es falso, el modelo X no existe, es un prejuicio que tenemos sobre las demás personas, llegamos a una conclusión errónea de la naturaleza humana sin tener en cuenta los factores de entorno/contexto que pueden estar afectando a estas personas, realizando de esta manera un juicio precipitado y falso.

4. La teoría teoría motivacional motivacional de McClelland: McClelland: McClelland enfoca su teoría básicamente hacia tres tipos de motivación: Logro, poder y afiliación:

 

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  Logro:  Es el impulso de ser el mejor, de desmarcarse del resto, de tener éxito. Lleva a los individuos a imponerse a ellos mismos metas muy elevadas. Las personas movidas por este motivo tienen deseo de la excelencia, apuestan por el trabajo bien realizado y aceptan responsabilidades.

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  Poder: Necesidad de influir y controlar a otras personas y/o grupos, necesidad de ser reconocidos por estos. Habitualmente luchan por que predominen y se respeten sus ideas.   Afiliación: Deseo de tener relaciones interpersonales amistosas y cercanas, estar en contacto con los demás, prefieren el trabajo en grupo al individual.

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Comunicación  La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados. Para poner p oner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo.

 

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Comunicación interna y comunicación externa en las empresas La comunicación interna es clave para un buen funcionamiento de la empresa y la correcta gestión de los recursos humanos. Existen elementos de comunicación que favorezcan una comunicación interna más efectiva, como los tablones de anuncios, emails, intranet, revista corporativa, corpo rativa, manuales de empleado, en definitiva, muchos de los mencionados en el apartado anterior. La comunicación externa  es un elemento importante para promocionar, dar a conocer, ofrecer una buena imagen y resolver cualquier tipo de incidencia en la empresa. Se trata de ofrecer una imagen transparente que ofrezca confianza a los  clientes y potenciales clientes. los

Comunicación formal e informal La comunicación formal se dirige desde un integrante de un nivel jerárquico de la empresa a otro de nivel superior, igual e inferior pero utilizando los canales formalmente establecidos por la empresa.

La comunicación informal consiste en un mensaje que circula por la empresa sin conocer el origen ni seguir canales formalmente establecidos . Puede ser un rumor o cualquier comunicación no formal en la empresa. En ocasiones es necesario combatir una comunicación c omunicación informal que puede dar lugar a consecuencias negativas con una comunicación formal que informe a los trabajadores de la empresa en cualquier momento en que sea necesario y en cuestiones que le afecten, como alguna crisis o cambios en la empresa.

Comunicación oral y escrita en las empresas La comunicación interpersonal se produce entre dos personas frente a frente a frente, aunque se puedan utilizar medios de comunicación como el teléfono para comunicarse, la comunicación intrapersonal permite a las personas recibir y enviar mensajes.

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO La comunicación multigrupos es aquella que se produce cuando pequeños grupos interdependientes que desempeñan tareas compartidas para lograr metas en común se comunican. La comunicación también puede ser escrita, cuando se utilizan documentos escritos o porque se necesita dejar constancia, u oral cuando se realiza con la voz por parte p arte de emisor y receptor. La comunicación oblícua consiste en la necesidad de coordinación intergrupal entre personas de distintos departamentos por la razón que sea.

 S uper upervi viss i ón  La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel aplica por lo general a niveles  jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos. Liderazgo  Es la influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo.

Componentes del liderazgo:   Capacidad para usar el poder con eficacia y de un modo responsable.   Capacidad para comprender que los los seres humanos tienen diferentes fuerzas de motivación en distintos momentos.   Capacidad para inspirar.

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  Capacidad actuar de formaytalfomentarlas. que desarrolle un ambiente ambiente que conduzca a responderpara a las motivaciones   Delegación: Es en la la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección t el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es hacer a través de otros, la delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad respo nsabilidad para actuar.

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Delegación Es la acción ejercida por un superior al transferir funciones, tareas, autoridad y responsabilidad a personas en posiciones jerárquicamente inferiores, para que actúen en el propósito de alcanzar los objetivos y metas planteadas.

Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección t el ejercicio de la autoridad, ya que, si administrar es hacer a través de otros, la delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO Sus ventajas, son que permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, comparte responsabilidad, capacita a sus subordinados.

 Mando  El ejercicio del mando asume dos formas, las ordenes, que son el ejercicio de autoridad a través de la cual un supervisor transmite tra nsmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada y las instrucciones, son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo, los medio más convenientes de transmitirlas son circulares o instructivos.

5.1.3 Factor Humano El administrador tiene sus metas a cumplir al igual que su objetivo, pero también los empleados tienen necesidades y objetivos que son importantes para ellos. Por esa razón los administradores tienen que ayudar al empleado al logro de esos eso s objetivos y así poder utilizar todo su potencial para que puedan contribuir a las metas de la empresa, los administradores deben entender los roles asumidos por las personas, sus individualidades y personalidades de la gente.   Las personas son muy importantes en los planes de la administración, son más que un factor productivo, porque también son miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones como por ejemplo son los consumidores de bienes y servicios como sabemos sin esto una organización no seria grande si sus productos no se consumieran o no se vendieran en el mercado, además pues son miembros de familias, escuelas, etc. En resumen los administradores y las personas que dirigen son miembros que interactúan en un amplio sistema social, esto es a lo que se le llama multiplicidad de roles.  La personas actúan en diferentes roles, pero también son diferentes entre ellos, como sabemos no hay una persona promedio.  En las empresas se desarrollan reglas, procedimientos, programas de trabajo, normas de seguridad, descripción del puesto, entre otras, todo esto con el fin de que se supone que todas las personas pers onas son iguales, pero sabemos que las personas son únicas, actitudes tienen diferentes necesidades, cada tiene susasípropias ambiciones, diferentes, diferentes deseos de quien responsabilidad, como diferentes conocimientos o habilidades y diferente potenciales entre otras muchas más cosas. A menos de que los gerentes comprendan la complejidad individual de las personas pueden generalizar más acerca de la motivación, el liderazgo y la comunicación, en una empresa no todas las necesidades de los individuos se pueden satisfacer por completo, pero los administradores deben de tener considerable aptitud para hacer arreglos de la empresa y la organización y que esto lleve a un ambiente mejor entre los trabajadores y el para que así se pueda cumplir las metas de la empresa y que el trabajador este conforme con esto.  

Como administrar incluye el alcanzarpero los objetivos de esto la empresa, ya quesabemos el obtener resultadostambién positivos es importante, para lograr no hay

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO que violar la dignidad de las personas esto quiere decir que toda persona debe ser tratada con respeto sea cual sea su posición en la organización, ya que todos son de suma importancia, ya sea el presidente, vicepresidente, el gerente, supervisor, trabajador, todos estos contribuyen al cumplimiento de las metas en la empresa, cada uno aporta lo necesario para que esto se pueda conseguir y pues el trabajo que realiza cada persona en su puesto es importante para el desarrollo de la empresa y aparte toda persona es un ser humano con capacidades diferentes diferentes al igual que aspiraciones y por lo tal se debe de tratar con respeto.   No podemos hablar de la naturaleza de las personas a menos de que se considere a la persona como un todo, no solo características distintas, habilidades o rasgos de la personalidad, ya que una persona los tiene claro que todos tienen diferentes grados. El ser humano es una persona totalmente influida por los factores externos que son los que afectan la integración del personal en varios grados y esto hace que las personas no puedan despojarse del esfuerzo de estas fuerzas cuando van al trabajo, para esto los administradores deben identificar estos hechos y estar preparados para hacerles frente . 

5.1.4 Relación entre el proceso administrativo y la toma de decisiones La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier o organización. rganización. Una decisión puede variar e en n trasce trascendencia ndencia y connotación. Sea cuales la decisión es necesaria: 1. Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. 2. Analizar el problema. Una vez determinado el p problema roblema es necesario desglosar sus c componentes, omponentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución. 3. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco específico de la organización. La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.

5.2

CONTROL 

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Concepto  Burt K. Scanlan El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. George R. Terry El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Henry Fayol Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Elementos del concepto

Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Importancia del Control   Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente.   Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.   Determina y analiza rápidamente las las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 

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Principios del Control 1. Equilibrio. A cada grupo grupo o delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente. 2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. 3. De la oportunidad. El control control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. 4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO justificar el 5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. 6. De excepción. El control debe aplicarse, aplicarse, preferentemente, a las las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo. 7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el control no deben estar involucradas con la actividad a controlar.

Etapas del Control Establecimiento de estándares Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos definidos de la organización. establecer un sistema de control Implantación de un sistema de control Antes de establecer se requiere:   Contar con objetivos y estándares que sean estables.   Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.   

  Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación relación con los objetivos.   Evaluar la efectividad de los controles: eliminando eliminando aquellos que no sirven, simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos.

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5.2.2 Proceso de control  A fin de identificar los errores o desvíos para así corregirlos y evi evitar tar su repetición, el Control tiene un proceso o fases a seguir: 1. Establecimiento de estándares: establece los criterios de evaluación o comparación. Existen cuatro tipo de estándares: a. Estándares de cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo. b. Estándares de calidad: establece la calidad del p producto, roducto, sus especificaciones. c. Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto. d. Estándares de costos: establece los c costos ostos de producción, administración, costos de ventas. 2. Evaluación del desempeño: ttiene iene como fin evaluar lo que se está haciendo. 3. Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado. 4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran: Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.   Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.   Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.

 

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5.2.3 Técnicas cuantitativas y cualitativas Las técnicas del control, son herramientas o instrumentos utilizados para facilitar y llevar a cabo el control. Estas técnicas también son utilizadas en la planeación, dado que, estos dos procesos (el control y la planeación) son complementarios, sobresalientemente en la toma de decisiones. Dichas técnicas se dividen en tres grupos:

a) Técnicas cuantitativas  Tiene como punto de partida y resultado cifras numéricas, utilizando por lo general, reglas matemáticas. Entre las técnicas cuantitativas se encuentran las siguientes: 1. Pronósticos. Aplica un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos anteriores para predecir resultados futuros. 2. PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas). Con su correspondiente técnica de apoyo CPM (Método de la Ruta Crítica), el PERT es un sistema de análisis de redes tiempo-evento tiempo-e vento en el que se identifican los diversos eventos en un programa o proyecto, proyecto , para cada uno de los cuales se establece un período planeado. Estos eventos se organizan con una red que revela sus sí. 3. Gráfica de relaciones GANT. Es entre una técnica propiamente gráfica, en la que se muestra visualmente cuando se supone que se deben realizar las tareas y las compara contra el avance real de cada una. u na. Es una herramienta sencilla pero importante que permite a los administradores detallar con facilidad qué es lo que falta hacerse para terminar una tarea o un proyecto y evaluar si una actividad está adelantada, a tiempo o atrasada o de acuerdo con el programa. 4. Programación Lineal. Es una técnica que da respuesta a la incógnita que se hace la mayoría de las empresas, en cuanto a que si pueden vender todo lo que producen. Es decir, qué número de cierto producto se debe producir para obtener el máximo de utilidades. Así, la programación lineal permite resolver el dilema de asignación de recursos recurs os que lleve a la optimización. 5. Teoría de Probabilidad. Consiste en el uso de estadísticas para para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo de planes futuros.

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO 6. Simulación. El modelo de un ffenómeno enómeno del mundo real que contiene una o más variables que pueden manipularse con el fin de evaluar su impacto. 7. Arboles de Decisión. Tipo de red empleada para esquematizar el conjunto de alternativas para la toma de decisiones. 8. Análisis Costo Beneficio. Esta técnica persigue la mejor proporción de beneficios y costos, esto significa, por ejemplo, determinar el medio menos costoso para el cumplimiento de un objetivo. 9. Análisis de Riesgos. Técnica de análisis d de e problemas, que pondera los riesgos de una situación al incluir probabilidades para obtener una evaluación evaluac ión más exacta de los riesgos existentes.

b) Técnicas cualitativas  Estas técnicas o medios están basados en juicios subjetivos e intuiciones, en algunos casos de manera sistematizada. 1. Pronósticos Cualitativos. Técnica que transforma juicios, opiniones y conocimientos en estimaciones cuantitativas. 2. Técnica Delfos. Consiste en la emisión de opiniones de grupos con el fin de obtener visualizaciones de posibilidades futuras. 3. Dramatizaciones. Representación de situaciones. 4. Análisis de criterios múltiples. Técnica en la que un jurado de expertos evalúan distintas alternativas de criterios clave, identificados por medio de consenso. 5. Lluvia de ideas. El propósito de este método es facilitar la la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas soluciones. Lo que se busca en una sesión de lluvia de ideas es precisamente una multiplicación de ideas. Las reglas son las siguientes: no criticar ninguna idea, mientras más extremosas sean las ideas es mejor, alentar la cantidad de ideas producidas y estimular el progresivo mejoramiento de las ideas. 6. Sináptica. Se con conforma forma un equipo con aptitudes de resolución de problemas. El líder del grupo desempeña un papel muy importante en la aplicación de este método. De hecho, sólo él conoce la naturaleza específica del problema. p roblema. Su función consistedel enque estrechar dirigir cuidadosamente discusión sin revelar el problema se trata. tra ta.y El principal motivo de ellolaes impedir que el grupo llegue a una solución soluc ión prematura. Este sistema supone una compleja serie de interacciones para el surgimiento de una solución.

c) Técnicas Heurísticas Son métodos basados en el ensayo y error para buscar la solución de un problema. Si bien no garantiza obtener soluciones, puede acelerar el proceso para hallarlas. Contrasta con el método algorítmico, donde se señalan todos y cada uno de los pasos a seguir para la resolución de problemas y de los cuales no puede desviarse. Las técnicas o métodos heurísticos pueden ser a su vez cuantitativos y cualitativos. Los métodos heurísticos están relacionados con la capacidad creativa del individuo para darle solución a problemas, sin embrago cabe destacar que la creatividad a la

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO que nos referimos como capacidad, tiene poco que ver con aquella que es espontánea, por el contrario está basada en el conocimiento y experiencias experienc ias previas.

5.3

Análisis de costos

El nivel de control existente en una organización se ve reflejado en sus Costos Totales. Sea por defecto o por exceso, una organización, con o sin fines de lucro, se ve expuesta a costos que pueden llegar a ser muy elevados. La cuestión fundamental es encontrar ese punto medio en materia de control que hace ha ce mínimos los costos directa o indirectamente por él generados. La representación gráfica de los costes correspondientes a los diversos niveles de control tiene la forma de U, indicándonos que a nulos o bajos niveles de control tenemos altos costos, y que otro tanto se da con altos o elevados e levados niveles de control. Con nulos o bajos niveles de control la organización sufre los costos de la falta de prevenciones, los elevados niveles de desaciertos o malas decisiones, los fraudes, malversaciones y altos niveles de desperdicios. La falta de calidad, no sólo de los productos, sino también de los procesos, las numerosas actividades de reprocesamiento, tanto de productos como de insumos e información interna, la pérdida de clientes, la comisión de delitos y la falta o ausencia de control presupuestario y de gestión, elevan en gran forma los costos de la organización. Entre otros ejemplos tenemos las pérdidas generadas por los problemas de cobranza y la incobrabilidad de deudores, resultantes de un óptimo sistema de control en materia crediticia. Otro caso son los resultados negativos de la contratación de personal sin la adopción de las suficientes medidas de prevención. Por otro lado, el exceso de controles, manifestados por las inspecciones de productos e insumos adquiridos, los gastos de inspección de los procesos y productos, el exceso de trámites burocráticos, la lentitud para la toma de decisiones en materia comercial, terminan alejando buenos negocios, desaprovechando posibilidades y desperdiciando recursos por el exceso de controles, acompañado siempre ello de un exceso en la centralización de las decisiones. Como en el cuerpo humano, tanto la falta de determinados minerales como su exceso pueden llegar a ser se r muy dañinos, de igual forma tanto la falta f alta como el exceso de controles son manifiestamente perjudiciales para las organizaciones. La organización no puede carecer de controles, pero tampoco puede ser presa del exceso. Cómo hacer para llegar al nivel que permita un u n óptimo de control al mínimo coste? Algunas posibles alternativas son las siguientes:

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO Trasladar el control de los insumos, tanto en calidad como en cantidad, a sus proveedores. Implementar sistemas de cómputos que generen controles automáticos e informen por excepción. Instaurando sistemas “a prueba de errores”.  

 Aplicando una política de delegación de funciones y responsabilidades, otorgando la suficiente y necesaria cuota de poder a los empleados y obreros (empowerment). Mediante la implementación de sistemas de administración y toma de decisiones por excepción, aprovechando de tal forma la mayor estandarización posible a la hora de adoptar decisiones.  Aplicando el análisis paretiano a la hora de efectuar controles y análisis de actividades y procesos, de manera tal de concentrar c oncentrar los recursos en aquellos puntos con mayor incidencia en los costos. Evaluando manera de continua y sistemática, tanto mediante el personal interno, como con de la opinión clientes y consultores externos, acerca del grado de complejidad burocrática en los procesos de la empresa. Simplificar los sistemas de autorización mediante la aplicación de la Administración por Presupuestos. Aprobados dichos presupuestos, los gastos y sus pagos se harán por personal designado, dentro de los límites de los diversos conceptos, y ateniéndose a los plazos. Evaluando el costo horario de las distintas actividades gerenciales. Si un Gerente Financiero recibe un salario de $ 10.000.- mensuales mens uales y destina un 20% de su tiempo a la firma de cheques, no sólo se está generando un “cuello de botella” a la hora de

autorizar los mismos, sino que además el costo de dicho proceso es elevado, más allá del valor de los cheques. Mucho más sabio es darle más poder al Tesorero y a cierto delegado financiero del Controller, haciendo uso de un Sistema de Control Presupuestario (computarizado). Está claro luego de lo analizado que las mayorías de las empresas tienen mucho para hacer a la hora de reducir los costos generados por los excesos de controles. Cuanto más controles se exigen, más lenta se vuelve la toma de decisiones y resolución de problemas, más papeles y firmas se requieren, más funcionarios destinados a una tarea improductiva se tienen, más lenta es la respuesta a los requerimientos de los clientes, más tiempo se tarda en adoptar medidas innovativas, y mayor son los recursos y tiempo perdidos en trámites burocráticos.

 

MATERIA: TALLER DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD V DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRA ADMINISTRATIVO TIVO ope raciones son métodos La desburocratización, el teletrabajo y la tercerización de operaciones que ayudan en ésta ímproba tarea de reducir costos, volviendo más competitiva y rentable a la organización.

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