Unidad 6 Plan Gestion Obras

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD

Plan de Gestión de Obra UNIDAD 6

SISTEMA DE GESTION// Objetivo//

OBJETIVO Difundir la importancia de la Planificación y Gestión de la Obra en cada proyecto.

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SISTEMA DE GESTION// Alcance//

ALCANCE Es de aplicación en toda obra de JJC Contratistas Generales, Consorcios donde se aplique su Sistema de Gestión ,Control y sus Subcontratistas.

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SISTEMA DE GESTION// Introducción//

INTRODUCCION Estimado colaborador, hemos llegado a la etapa final, en esta unidad abarcaremos ampliamente la Gestión de cada Obra, con la correspondiente elaboración del Plan de Gestión que toda obra necesita. Realizaremos un recorrido por cada actividad que debemos considerar en el desarrollo de un plan de obras, conjuntamente con un caso real, que fue la Obra de reasentamiento de la Ciudad de Morococha. La idea amigo colaborador, es que puedan reconocer la importancia de mantener el SGC en cada Obra, la necesidad de establecer los controles operativos, los puntos de inspección y ensayos, los procedimientos a aplicar y la normativa a cumplir, esta unidad será más interesante aún.

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SISTEMA DE GESTION// Términos y Definiciones//

TERMINOS Y DEFINICIONES Siempre empezamos revisando definiciones que utilizaremos ahora.

algunos

términos

y

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad Plan de Gestión de Obra: Documento por el cual se planifica la Gestión de una obra o proyecto. Plan de puntos de inspección y ensayos: Documento en el cual se establecen las inspecciones y ensayos a realizar en una obra.

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SISTEMA DE GESTION// Plan de Gestión de Obra//

PLAN DE GESTION DE OBRA Esta unidad está muy referida a la elaboración del Plan de Gestión de Obra, pero para qué necesitamos elaborar un Plan de Gestión de Obra, veamos entonces lo que nos pide la Norma, en el capítulo 7.1, 7.2 y 7.5 “Capitulo 7.1 Planificación de la realización del producto La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.”

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PLAN DE GESTION DE OBRA Es importante al momento de brindar un servicio, planificarlo, porqué necesitamos hacerlo dentro de un contexto, de cumplimiento de requisitos, de recursos, de tiempo, y por lo tanto debemos organizarlo para que al momento de realizar el servicio lo hagamos según lo planificado. Por ello, al momento de ejecutar una obra, ya hemos planificado como realizarla. “Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente:

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PLAN DE GESTION DE OBRA a) Los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto,” Cuando sea apropiado, podremos fijarnos objetivos en cuanto a la calidad que me permitan cumplir o superar las necesidades y expectativas de nuestro cliente, definir claramente los requisitos de la Obra, que sí están definidos en el expediente de obra y en las normas que determinemos cumplir.

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PLAN DE GESTION DE OBRA b) La necesidad de establecer procesos y documentos, y de proporcionar recursos específicos para el producto, Amigo colaborador, aquí es necesario resaltar lo siguiente: muchas veces creemos que la generación de documentos es un obstáculo en el desempeño de nuestras actividades, por el contrario, es muy necesario tener claramente definido los procesos a realizar y la forma de realizarlo, frente a la cantidad de personal que debe manejar cada obra, se hace aún más indispensable documentar los procesos a través de procedimientos de trabajo, instructivos, planes, etc.

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PLAN DE GESTION DE OBRA Por otro lado, los recursos que debemos proporcionar para la realización de la obra, las facilidades de infraestructura, ambiente de trabajo, recurso humano, etc., nos permite realizarla dentro de lo estimado, por esta sencilla razón cada obra contiene un presupuesto, debidamente aprobado, para la realización de la misma.

c) las actividades requeridas de verificación, validación seguimiento y medición, inspección y ensayo/prueba específicas para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo.

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PLAN DE GESTION DE OBRA El objetivo de este requisito es que la realización de la obra cumpla las condiciones y requisitos acordados, las normativas legales y reglamentarias, en este sentido, la construcción pasa por varias etapas constructivas donde en cada una de ellas se demostrará mediante pruebas de inspección y ensayos, que las actividades se han realizado cumpliendo los requisitos, más aún en este tipo de negocio, una obra debe ser realizado cumpliendo los estándares de construcción por cuanto la seguridad de las personas que la utilizan es vital. Por lo tanto, la norma no sólo nos pide la realización de dichas actividades, sino el criterio que se ha establecido para aceptar o rechazar un producto o prueba o ensayo.

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PLAN DE GESTION DE OBRA d) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos. Una vez más resaltamos la importancia de generar y mantener registros, son la única evidencia de que hemos realizado las actividades en la obra, las pruebas de laboratorio, los informes diario de obra, el avance del trabajo, las valorizaciones, los registros de no conformidades, la solicitud de requerimientos de materiales, la calibración de los equipos, etc., son nada menos que registros que evidencia el desarrollo de la obra en un determinado período; por ello es tan importante mantener estos registros, conservarlos, protegerlos, etc., pues con ello demostraremos al cliente las veces que sea necesario, las acciones que hemos realizado frente a la obra solicitada.

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PLAN DE GESTION DE OBRA “El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la metodología de operación de la organización. Nota 1: un documento que especifica los procesos del sistema de gestión de la calidad (incluyendo los procesos de realización del producto) y los recursos a aplicar a un producto, proyecto o contrato específico, puede denominarse plan de la calidad. Nota 2: la organización también puede aplicar los requisitos citados en el apartado de desarrollo de los procesos de realización del producto.

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PLAN DE GESTION DE OBRA En JJC hemos definido los siguientes documentos como parte del SGC de una Obra: Mapa de procesos de Obra Plan de Gestión de Obra Mas adelante analizaremos con detalle el desarrollo de estos documentos en una obra específica.

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PLAN DE GESTION DE OBRA “7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto La organización debe determinar: a)

b) c) d)

los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma, los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido, los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto, y cualquier requisito adicional que la organización considere necesario.

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PLAN DE GESTION DE OBRA Nota: las actividades posteriores a la entrega incluyen, por ejemplo, acciones cubiertas por la garantía, obligaciones contractuales como servicios de mantenimiento y servicios suplementarios como el reciclaje o la disposición final.

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PLAN DE GESTION DE OBRA En este capítulo debemos resaltar que el cliente puede o no haber especificado los requisitos, pero nosotros sí debemos tenerlo claramente definido. En el caso de una obra, los requisitos generalmente están muy claramente definidos en el expediente o PDT o alcance del trabajo del proyecto, se definen las etapas a realizar, el alcance, los entregables, etc., tanto requisitos de carácter técnico, como administrativos y sobretodo los requisitos legales, dónde están definidos estos requisitos en una obra?, en qué parte lo podemos encontrar?, para ello tenemos el Plan de Gestión de Obra.

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PLAN DE GESTION DE OBRA 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo, envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos) y debe asegurarse de que: a) estén definidos los requisitos del producto, b) estén resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y las expresadas previamente, y

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PLAN DE GESTION DE OBRA c)

la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos

Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma. Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados. Nota: en algunas situaciones, tales como las ventas por internet, no resulta práctico efectuar una revisión formal de cada pedido. En su lugar, la revisión puede cubrir la información pertinente del producto, como son los catálogos o el material publicitario.

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PLAN DE GESTION DE OBRA La norma exige que seamos capaces de cumplir los requisitos y especificaciones del cliente, no tendría sentido aceptar alguna oferta y después no cumplirla, pues estaríamos en contra de las necesidades del cliente y en contra a nuestro propio Sistema de Gestión de la Calidad; por lo tanto es necesario revisar cuidadosamente, según sea el caso, los requisitos, especificaciones y normas que debemos cumplir, generalmente establecidas en algún contrato.

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PLAN DE GESTION DE OBRA 7.2.3 Comunicación con el cliente La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a: a) la información sobre el producto, b) las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y c) la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.

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PLAN DE GESTION DE OBRA Durante la ejecución del proyecto la comunicación con el cliente resulta imprescindible a la hora de determinar cambios, escuchar sus reclamaciones o consultas, o como un medio para coordinar actividades o consultar sobre aspectos técnicos, debemos por lo tanto tener mecanismos claros y conocidos de comunicación, puede ser medios escritos, vía teléfono o personalmente, las comunicaciones por correo y las personas con quienes se coordinarán deberán conocer estos mecanismos para evitar malos entendidos. Más adelante veremos gráficamente cómo se establecen los mecanismos de comunicación con el cliente.

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PLAN DE GESTION DE OBRA 7.5 Producción y prestación del servicio 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable: a) b) c) d) e)

la disponibilidad de información que describa las características del producto, la disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario, el uso del equipo apropiado, la disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición, la implementación del seguimiento y de la medición,

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PLAN DE GESTION DE OBRA e) La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega del producto. La ejecución del proyecto en nuestro caso, debe llevarse a cabo según lo programado, efectuándose las actividades planificadas de acuerdo a las condiciones establecidas en su inicio, estas son las condiciones controladas; por lo tanto, será necesario en muchos casos disponer de procedimientos de trabajo, instructivos, contar con equipos apropiados para el desarrollo normal del proyecto, realizar el seguimiento y medición necesarias a cada etapa del proyecto (lo hemos visto con mayor alcance en las unidades anteriores), así como la manera en que se liberará alguna actividad o etapa del proyecto, cómo se realizará la entrega de Obra, la entrega de la documentación final, el dossier de calidad, etc.

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PLAN DE GESTION DE OBRA De aquí en adelante analizaremos como JJC tiene establecido el SGC para cada obra o proyecto. Como cada proyecto es único, es necesario establecer un propio SGC para cada obra o proyecto. JJC cumple todos estos requisitos formulando un Plan de Gestión de Obras para cada obra que realice. Un plan de gestión de obra contiene lo siguiente: Mapa de procesos Plan de inspección y ensayos Normas legales, técnicas y especificaciones externas Procedimientos específicos de calidad y registros Programa de inspección y ensayos

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PLAN DE GESTION DE OBRA MAPA DE PROCESOS DE LA OBRA DE MOROCOCHA

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PLAN DE GESTION DE OBRA Qué significa este mapa de procesos? Es muy sencillo, determina los procesos necesarios para poder realizar una adecuada gestión de obra, desde los procesos estratégicos a cargo de la Dirección, los procesos operativos propios del proyecto u obra, hasta los procesos de gestión y apoyo que permiten realizar las obras. Expliquemos primero los procesos estratégicos: Toda organización cuenta con una planificación estratégica, que define los objetivos principales y el rumbo de la organización, en este sentido, en JJC tenemos definidos los procesos de planificación estratégica cuya misión,

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PLAN DE GESTION DE OBRA visión, objetivos estratégicos enrumban el destino de la empresa, así como la revisión periódica del SGC por la Dirección, que permitirá tomar acciones de mejora producto del análisis de los resultados de las obras que vayamos gestionando, con la finalidad de aumentar la satisfacción de nuestros clientes, hecho que se refleja en la evaluación de su satisfacción. Estos mecanismos nos permiten organizar, gestionar y dirigir cada obra con objetivos claros y concretos, definiendo claramente los procesos a seguir tal y como lo vemos en el mapa de procesos, en esta obra, tenemos diversos procesos operativos que nos llevaran a cumplir los requerimientos de nuestro cliente; sin embargo, esto no sería posible sin la participación activa de

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PLAN DE GESTION DE OBRA los procesos de gestión y soporte, procesos como la Gestión de recursos humanos, el control de los activos, la logística, necesaria para suministrar los materiales y equipos que requiere la obra, el soporte informático del cual nos valemos para comunicarnos y resguardar la información del proyecto, así como la gestión administrativa, inherente a cualquier organización; estos procesos también forman parte del SGC y del éxito de cada proyecto, por lo que entendemos entonces que todo los procesos están relacionados y se deben manejar como un sistema propio.

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PLAN DE GESTION DE OBRA Este proyecto “Nueva Ciudad de Morococha” ha tenido diferentes etapas y procesos para su consecución, desde el trazo y replanteo, hasta los acabados de la ciudad, todo debidamente documentado y especificado, actividades que se han realizado en coordinación estrecha con logística, almacenes, control de gestión, recursos humanos, administración y finanzas, sin olvidar la parte legal y el soporte informático. Como resumen en esta primera parte necesitamos: Elaborar el Mapa de Proceso de la Obra a ejecutar, definiendo claramente la secuencia de los procesos que se deben realizar, conocer los procesos estratégicos , de gestión y de soporte con los interactuaremos.

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PLAN DE GESTION DE OBRA Conocer claramente los requisitos del cliente, revisar los cambios si los hubiere y establecer los mecanismos de comunicación.

PLAN DE INSPECCION Y ENSAYOS Veamos el siguiente plan de gestión de la obra de Morococha:

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PLAN DE GESTION DE OBRA

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PLAN DE GESTION DE OBRA En el plan se establece los criterios para la realización de inspecciones de acuerdo a procedimientos o protocolos de inspección, también se determina el marco normativo y legal, los procedimientos de obra que serán utilizados en el proyecto, los equipos de medición y ensayo así como el listado de proveedores y subcontratistas principales. El objeto de mencionar lo anterior es el de definir nuestro plan de gestión de obra, tener definido qué inspecciones voy a a realizar, bajo que protocolos, cuales son los procedimientos constructivos, la normativa legal a la que me debo acoger, qué equipos voy a utilizar y su estado de calibración, incluso quienes serán mis proveedores y subcontratistas, tener esto

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PLAN DE GESTION DE OBRA claro nos indica que lo tenemos planificado, que no habrá improvisaciones, que es necesario trabajar planificada mente que “apagando incendios” pues de por si todo proyecto tiene sus particularidades y situaciones que podrán no estar contempladas pero serán excepcionales y no lo rutinario. El plan hace mención a un programa específico de inspección y ensayos, el documento FO-JJC-PGO-0102-B-03 Puntos de inspección y ensayo, contiene lo siguiente:

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PLAN DE GESTION DE OBRA En este caso, podemos visualizar las inspecciones y ensayos a realizar para el Movimiento de tierra, se indica la norma o especificación, el formato donde irá registrada la inspección realizada, el criterio de aceptación o rechazo, el equipo de prueba a utilizar y los niveles de medición, verificación y liberación. Estas inspecciones están determinadas para cada tarea que forma parte del proceso de Movimiento de tierras, y así habrá para cada procesos constructivo. Veamos otro ejemplo: Plan de puntos de inspección y ensayos para los Pavimentos de concreto

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PLAN DE GESTION DE OBRA Las normas que se indican en el plan, también están especificadas en el siguiente documento: FO-JJC-PGO0102-B-1.1 Normas y especificaciones externas aplicables al proyecto, veamos el siguiente:

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PLAN DE GESTION DE OBRA Aquí vemos todas las normas técnicas y legales, que hay que cumplir para la ejecución del proyecto, tenemos por ejemplo las especificaciones para viviendas, las memorias descriptivas para las redes sanitarias y edificaciones; para la iglesia, para el coliseo, para el paradero, la cuna guardería y local comunal, el centro educativo, etc. Dónde encontramos dichos documentos?, En la oficina de ingeniería del proyecto o en el Laboratorio, según sea el caso, es allí donde podremos acceder a dichos documentos para velar por su cumplimiento. Este listado esta disponible para todo el personal de obra que intervenga en el desarrollo de estas etapas., ya hemos visto en las unidades anteriores la importancia de administrar estos documentos para que esté accesible en el lugar donde se utiliza.

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PLAN DE GESTION DE OBRA PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DE OBRA Cada proyecto tiene sus etapas, sin embargo, estas etapas se llevan a cabo de una determinada manera, por lo que es necesario establecer un procedimiento de trabajo para cada actividad, mas aún tratándose de proyectos donde intervienen una cantidad bastante regular de personas, es necesario unificar criterios para la construcción, por ello resulta imprescindible en este sector, la elaboración de procedimientos constructivos que aplicaremos al proyecto específico. Veamos el listado de procedimientos y registros de la obra Morococha:

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SISTEMA DE GESTION// Plan de Gestión de Obra//

PLAN DE GESTION DE OBRA Cada procedimiento está identificado con su nombre y código, muestra el estado de revisión, así como los registros asociados. Aquí radica la importancia del control de documentos, como podemos ver, cada obra contiene una cantidad considerable de procedimientos y registros a utilizar, si no tuviésemos un control sobre estos documentos, cómo podríamos administrar la obra?, cómo accederíamos a estos documentos?, cuáles serían los vigentes?. Un SGC nos permite tener un orden documentación de cada obra o proyecto.

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SISTEMA DE GESTION// Plan de Gestión de Obra//

PLAN DE GESTION DE OBRA Cada procedimiento está identificado con su nombre y código, muestra el estado de revisión, así como los registros asociados. Aquí radica la importancia del control de documentos, como podemos ver, cada obra contiene una cantidad considerable de procedimientos y registros a utilizar, si no tuviésemos un control sobre estos documentos, cómo podríamos administrar la obra?, cómo accederíamos a estos documentos?, cuáles serían los vigentes?. Un SGC nos permite tener un orden documentación de cada obra o proyecto.

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SISTEMA DE GESTION// Plan de Gestión de Obra//

PLAN DE GESTION DE OBRA HOJA DE CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICIÓN Y ENSAYOS DEL PROYECTO

Este tema lo tratamos en la unidad 3: medición y ensayo, solo resaltamos la importancia de mantener un registro que indique la relación de los equipos que serán utilizados en el proyecto así como su estado de calibración.

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SISTEMA DE GESTION// CONCLUSIONES//

CONCLUSIONES Amigo colaborador, la importancia del SGC es que pueda ayudarle a gestionar mejor sus proyectos, que éste no se salga de control y que al contrario usted siempre lo dirija, en el puesto que le toque estar, podremos mejorar lo que podemos controlar, y establecer el Plan de Gestión de Obra es una forma de controlar nuestro proyecto. Así como es importante controlar que se cumpla el cronograma del proyecto, es importante que cada una de las fases o etapas de construcción se cumplan DE ACUERDO A LO PLANIFICADO. El cliente decide si el proyecto que hemos ejecutado es de calidad o no, él nos dará la conformidad de obra, por lo que es vital cumplir los procedimientos y normas técnicas y legales.

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SISTEMA DE GESTION// CONCLUSIONES//

CONCLUSIONES Los registros guardan evidencia de nuestro proyecto, se debe mantenerlos de tal manera que no se deterioren ni se pierda la información contenida. Los equipos deben proporcionar confianza en la medición, el programa de equipos y su estado de calibración le permite controlar este aspecto. Los puntos de inspección y ensayo le asegurará que la obra cumple los requisitos y especificaciones de construcción contractuales, realícelo. Difunda la importancia de mantener un SGC para CADA OBRA O PROYECTO.

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