Unidad 5 Supervisión y Revisión Del Proyecto

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Unidad 6 Supervisión y Revisión del Proyecto Proyecto Las fases de planificación y programación son cruciales, sin embargo, pocas veces los planes se cumplen al pie de la letra; los materiales llegan tarde, el trabajo lleva más tiempo del previsto, etc. Llamamos seguimiento al proceso de recopilación de datos sobre el funcionamiento real del proyecto y su incorporación al programa, así como la obtención de los informes pertinentes para que el director y el personal implicado esté informado de los cambios ocurridos frente a la programación de trabajos inicial. Llamamos control a la función que utiliza los datos proporcionados por el seguimiento para llevar la ejecución real del proyecto de acuerdo con los planes previstos. La evaluación es una fase posterior al control. En la fase de evaluación es donde haremos juicios sobre la calidad y efectividad del proyecto. En definitiva, controlar implica tomar las medidas correctivas necesarias cuando los hechos difieren de lo previsto más de lo que se considera admisible para cada proyecto. Para establecer un seguimiento adecuado del proyecto, necesitaremos conocer qué información es la que se necesita para realizar un control efectivo del mismo. Así, dependiendo de las características del proyecto se actualizará el programa semanal, mensualmente, etc. El último paso de la Gestión de Proyectos es la Evaluación. Cuando hemos acabado tenemos la oportunidad de aprender de nuestros errores. El análisis de los mismos hará las decisiones futuras más realistas. Por ejemplo, debemos preguntarnos si hemos infraestimado la duración de las actividades, si las prelaciones establecidas han sido correctas, si hemos asignado el trabajo al personal adecuado o si ha habido retrasos en la recepción del material, así como si la calidad era apropiada.

6.1 Administración de Recursos Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos. Los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto generalmente se clasifican en cuatro tipos:  

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Humanos:

Para poner en marcha cualquier tipo de proyecto de debe disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las actividades y tareas previstas. Físicos: Los recursos físicos tradicionalmente comprenden varios aspectos como terrenos, edificios, maquinaria, equipos, infraestructura, bibliografía, documentación, medios de transporte, tecnología, etc. Sin embargo, este tipo de recursos no siempre deben ser adquiridos, pero sí puede ser cubiertos o sustituidos con lo que se tiene. Técnicos: En caso de que el proyecto contemple herramientas o recursos específicos, es necesario establecer las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar. Cuando un proyecto contempla la adopción de innovaciones tecnológicas, es bueno tener presente, que muy probablemente, la adopción de la innovación no se va a producir en un su totalidad. Financieros: Los recursos financieros hacen referencia al presupuesto necesario para la operación del proyecto. Se sabe que cualquier acción tiene un costo que es asumido por todas las partes comprometidas en su puesta en marcha. Los recursos no necesariamente tienen que provenir de entidades especializadas en financiar proyectos.

Sin los Recursos un proyecto no podría ser ejecutado. Uno de los aspectos de mayor complejidad en la Gestión de Proyectos es el manejo (o Administración) de los Recursos asignados a él (en especial si éstos son humanos). La Administración de Recursos en la Gestión de Proyectos no consiste sólo en “asignar” un recurso a una tarea, sino que involucra además conocer las características caracter ísticas (destrezas, (destre zas, por ejemplo, en el caso de recursos humanos) de esos recursos para realizar su asignación de la manera más inteligente de forma tal de garantizar que la tarea pueda realizarse con los parámetros de eficiencia ideales.

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Por razones obvias, en la Gest ión de Proyectos el Recurso humano es el que ofrece mayores “particularidades” y es por ello se resume a continuación algunos aspectos que deben ser tomados en cuenta cuando se trata con este tipo de recurso en un proyecto: Tomar en cuenta las destrezas y costo del Recurso para asignarlo a la tarea adecuada. Mientras más experimentado sea el recurso mayor será su costo, por lo tanto es importante considerar si la tarea se puede realizar, en el mismo tiempo, empleando un recurso de alta experiencia o varios recursos de mediana a baja experiencia, siempre tratando de optimizar los costos/tiempo. Optimizar el número de recursos asignados a la tarea.  A mayor cantidad de recursos asignados a una determinada tarea, mayor tenderá a ser el costo de ejecución de ésta. Evitar exceder las horas diarias de trabajo del Recurso, para no caer en el pago de horas Extra. Generalmente, el costo de una hora extra es mayor que el costo de una hora de trabajo “Normal” y, sin lugar a dudas, la optimización de costos es otro de los aspectos a tomar en cuenta en la Gestión de Proyectos. Durante la fase de seguimiento del proyecto realizar las re-asignaciones de recursos necesarias que permitan mantenerlos en el máximo de su productividad. Evitar subutilizar al Recurso, asignándolo a otras tareas cuando esté disponible. El éxito o fracaso de un proyecto esta medido en función del logro de sus objetivos y posteriormente por la administración de los recursos asignados al mismo. Cuando se habla de recursos, se hace referencia a los requerimientos necesarios para lograr la realización de un proyecto: a) Tiempo b) Personas c) Dinero d) Equipo e) Instalaciones o instrumentos. En muchas organizaciones la asignación de recursos responde a una sola variable: “Disponibilidad”. No obstante, el establecimiento de un plan adecuado permite asegurar que todos los recursos necesarios para el establecimiento del coste del proyecto estén debidamente asignados. Se precisa aplicar tres procesos para la gestión de los recursos al asignarlos al proyecto. Estos procesos se presentan a continuación: Planificación de Recursos. Identificación del tipo de recursos materiales requeridos, la cantidad precisa y el período de necesidad en el proyecto. Comprende la identificación de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta las tecnologías disponibles, la utilización de recursos internos y de recursos existentes en el mercado, etc., así como las restricciones existentes para el uso de tales recursos (por ejemplo, disponibilidad, seguridad, consideraciones ambientales y culturales, acuerdos de trabajo, regulaciones gubernamentales, inversiones necesarias, impacto en el medio ambiente, etc.).  Asignación de Recursos. Obtención de los recursos materiales, su asignación al proyecto y su retirada durante la desactivación del proyecto. La adquisición de recursos externos -si fuera precisa- se efectuará de acuerdo con los procesos de gestión de adquisiciones del proyecto. La asignación a cada tipo de recursos, es parte de la gestión del proyecto, focalizada por la planificación estratégica. Partiendo del análisis de qué recursos se tienen, definir cuáles falta y establecer el plan de acción para conseguir los que faltan. Es entonces ahí, donde el concepto de administración estratégica entra en juego. Al principio puede ser genérica (por ejemplo, cantidad de ingenieros senior), pero a medida que avanza el proyecto debe ser más específica (por ejemplo, disponibilidad de cierto especialista, asignación de nombres propios a los recursos, actividades reservadas a personal con experiencia previa en el proyecto, etc.). Identificación de recursos de plena disposición y compartidos (con qué otras actividades o proyectos y características de los mismos). Se tendrán en cuenta las 2

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capacidades corporativas existentes en los Centros de Servicio de la organización (por ejemplo, tratamiento de textos, traducción, reproducción, servicios informáticos, servicios administrativos, etc.). Control de Recursos. Comprobación del uso apropiado de los recursos materiales. Las desviaciones respecto al plan de recursos deben ser identificadas y analizadas, para proponer las acciones subsiguientes necesarias. Las decisiones y acciones deben ser tomadas sólo tras tener en cuenta las implicaciones sobre otros procesos y objetivos del proyecto. El control adecuado permitirá: • Que el proyecto coincida o se acerque a los estimados con precisión; • Consistencia con los objetivos técnicos y de plazo de ejecución del proyecto, y • Consideración de un presupuesto de coste razonable en función de los logros del proyecto.

6.2 Administración del Tiempo La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.  Algunas características del tiempo son:      

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

6.3 Evaluación y Ajustes del Proyecto La evaluación es un proceso que procura determinar, de la manera más sistemática y objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de actividades a la luz de objetivos específicos. Constituye una herramienta administrativa de aprendizaje y un proceso organizativo orientado a la acción para mejorar, tanto las actividades en marcha, como la planificación, programación y toma de decisiones futuras. La evaluación de proyectos es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su planificación. Es decir, se intenta conocer qué tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qué tanta capacidad poseería para cumplirlos. En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la asignación de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación no es un fin en sí misma, más bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos. La evaluación de proceso e impacto es un componente fundamental de la planeación de programas sociales. El seguimiento y la evaluación son absolutamente necesarios, no sólo para establecer si los objetivos propuestos están siendo logrados, sino también para obtener información que permita modificar o reorientar a tiempo los programas.

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Instituto Tecnológico Superior de Huatusco Gestión de proyectos de software CRITERIOS UTILIZADOS PARA EVALUAR PROYECTOS

La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En función del campo, empresa u organización de que se trate, es que se emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los objetivos estratégicos que se persigan. No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en función de la naturaleza de cada proyecto pero existe cierto consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los proyectos. Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades identif icadas y los intereses de la población e instituciones (consenso social). Se observa especialmente en la evaluación exante pero también en los demás tipos de evaluación. Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se observa en las evaluaciones de tipo continuas y ex-post. Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado los recursos disponibles en la implementación del proyecto. Este criterio es usual en el análisis costo-beneficio realizado en la evaluación ex-ante.

Sostenibilidad: Establece que es la medida en que la población y/o las instituciones mantienen vigentes los cambios logrados por el proyecto una vez que este ha finalizado. Suele considerarse en las evaluaciones de impacto. Es fundamental considerar la evaluación desde las propias necesidades, y alcances de las acciones para con la población meta.

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