Unidad 5 Dinamica Del Proceso Administrativo

DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DIRECCION

CONCEPTO

Esta etapa del proceso administravo, administravo, llamada también EJECUCION, COMANDO o LIDERAZGO, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa. Esto es, en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen más representavamente representavamente las funciones administravas, administravas, de manera que todos los dirigentes pueden conciderarse conciderarse administradores. administradores. Consiste en dirigir las l as operaciones mediante la cooporacion del esfuerzo esfuerzo de los subordinados, pera obtener altos niveles de producvidad mediante la movacion y la supervision. IMPORTANCIA

La direccion es trascendental trascendental porque: 1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante durante la planeacion y la organizacion. 2. Atravez Atravez de ella se logra las formas de conducta mas deseables en los mienbros de la estructura organizacional. 3. La direccion eciente es determinante determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, consecuentemente, en la l a producvidad. 4. Su calidad se reeja en el logro l ogro de los objevos, la implementacion de metodos de organizacion, y en la ecacia de los sistemas de control 5.

A travez de ella se establece la comunicacion necesaria para que la organizacion funcione

PRINCIPIOS

1. De la armonia del objevo o coordinacion de intereses: intereses: La direccion sera eciente en tanto se encamine hacia el logro de los objevos generales generales de la empresa. 2. Impersonalidad de mando: Se reere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacion para obtener ciertos resultados.

3. De la supervision directa: se reere al apoyo y comunicacion que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucion de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. 4. De la via jerarquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacion establecidos por la organizacion formal, de tal manera que al emirse una orden sea transmida atravez atravez de los niveles jerarquicos correspondientes, correspondientes, a n de evitar conictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, asi como perdidas de empo. 5. De la resulocion del conicto: Indica la necesidad de resolver losproblemas que surgan durante la geson administrava, aparr del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decision en relacion con un conicto por insignicante que parezca, puede originar que este se desarrolle y provoque problemas graves colaterales. 6. Aprovechameinto Aprovechameinto del conicto: El conicto es un problema u obstaculo que se antepone a lo largo de las metas de organizacion pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias estrategias y emprender diversas alternavas. alternavas. TOMA DE DECISIONES

Una decision es la eleccion de un curso de accion entre varias alternavas. alternavas. La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo asi como “el motor de los negocios”; y , en efecto, de la adecuada seleccion de alternavas alternavas depende en gran parte el exito de cualquier organizacion. Esta etapa forma parte de la direccion por que constuye una funcion que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administravo administravo se toman decisiones y que algunos autores la concideran en la etapa de decision. Inicialmente, el tomar decisiones era algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que para tomar decisiones en los altos niveles se han desarrollado numerosas tecnicas fundamentalmente fundamentalmente a base de herramientas matemácas y de invesgación invesgación de operaciones. Una decisión puede variar en transcendencia y connotación; por ejemplo: la implantación de servicio de comedor no ene la misma importancia que el lanzamiento de un producto nuevo al mercado. Sea cual fuere su implicación, al tomar decisiones es necesario: 1. Denir el problema 2. Analizar el problema 3. Evaluar las alternavas 4. Elegir entre alternavas 5. Aplicar la decisión

FACTOR HUMANO

Aparr de la funcion de dirigir, dirigir, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden sasfacer sus propias necesidades necesidades y ulizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa. MULTIPLICIDAD DE ROLES:

Los individuos son mucho mas que un factor producvo en los planes de administracion. Son miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones; son los consumidores de bienes y servicios y asi inuyen de manera vital en la demanda; y son miembros de familias, escuelas, iglesias, asociaciones industriales y pardos policos. NO HAY UNA PERSONA PROMEDIO:

Las personas actuan en diferentes diferentes roles, pero tambien son diferentes entre ellos; no hay una persona promedio. No obstante en empresas organizadas, a menudo se asume que la hay. Las empresas desarrollan reglas, procedimientos, programas programas de trabajo, normas de seguridad y descripciones de puesto, todos con la suposicion implicita de que en escencia, todas las personas son iguales. LA IMPORTANCIA DE LA DIGNIDAD PERSONAL:

Administracion incluye alcanzar los objevos de la empresa. Obtener resultados es importante, por los medios nunca deben violar viol ar la dignidad de las la s personas. El concepto de la dignidad individual signica que las personas deben ser tratadas con respeto, no importa cual sea su posicion en la organizacion. CONSIDERACION DE LA PERSONA COMO UN TODO:

No podemos hablar de la naturaleza naturaleza de las personas a menos que se considere a la persona como un todo, no solo caracteriscas disntas y separadas como conocimiento, actud, habilidades o rasgos de la personalidad.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA TOMA DE DECISIONES EN LOS SISTEMAS

El proceso administravo está formado por 4 funciones: PLANEACION: determinar los objevos en los cursos de acción que van a seguirse. ORGANIZACIÓN: distribuir el trabajo entre los miembros del grupo, establecer y reconocer las relaciones necesarias. EJECUCIÓN: para los miembros del grupo que lleven a cabo las tareas prescritas. CONTROL: para que las acvidades se conformen con los planes. Dentro del proceso administravo es importante decidir o estar idencado con los objevos que se van a alcanzar. La toma de decisiones es un proceso de pensamiento que ocupa toda la acvidad que ene por n solucionar problemas. El autor de la decisión posee cierto fundamento de conocimiento y experiencia, de lo cual deduce información para delinear un conjunto de alternavas. Las alternavas son estrategias diferentes diferentes por las cuales pueden lograrse los objevos. Cada alternava conduce a uno o varios resultados predichos. Antes de que el autor de la decisión pueda hacer una elección entre las alternavas alternavas y sus correspondientes resultados, resultados, debe evaluarse cada una en términos del grado con el cual sasfacen el o los objevos. o bjevos. Se ja un valor a cada resultado con base en un criterio c riterio consistente. consistente. El proceso de elección consiste en elegir la mejor m ejor alternava entre las disponibles. Si se implanta la alternav a lternava, a, se originan salidas y resultados que deben sasfacer sasfacer las necesidades originales. El ciclo de la toma de decisiones generalmente se acva por la urgencia de sasfacer necesidades. La jerarquía de necesidades constuye una lista de prioridades. Las necesidades, expectavas y cambios, convergen hacia metas y objevos. Es obvio que el proceso de generar y buscar alternavas alternavas es central y crucial para el buen éxito en el logro de los objevos

CONTROL

CONCEPTO

Es una etapa primordial en la administracion ,pues, aunque una empresa cuente con magnicos planes una estructura organizacional adecuada y una direccion eciente; el ejecuvo no podra vericar cual es la situacion situac ion real de la organizacion si no existe un mecanismo que se serciore e informe si los hechos van deacuerdo con los objevos. IMPORTANCIA

El control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las acvidades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2.

Se aplica a todo : a las cosas, personas y a los actos.

3. Determina y analiza rapidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administracion, desde el momento en el que se establecen medidas correcvas. 5. Proporciona informacion acerca de la situacion de la ejecucion de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacion. 6.

Reduce costos y ahorra empo al evitar errores.

7. Su aplicacion incide directamente en racionalizacion de la administracion y consecuentemente consecuentemente en el logro de la producvidad de todos los recursos de la empresa. PRINCIPIOS

Del caracter administravo del control: Es necesario disnguir”LAS OPERACIONES” de control de “LA FUNCION” de control. La funcion es de caracter administravo y es la respuesta al principio de la delegacion: esta no se podria dar sin el control, como ya lo hicimos notar. notar. Cuanta mayor delegacion se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo el control como funcion solo corresponde al administrador. Parte de los estandares:

El control es imposible si no existen “ESTANDARES” de alguna manera, y sera tanto mejor, cuanto mas precisos y cuantavos cuantavos se han dicho estandares. Si el control es comparacion de lo realizado con lo esperado, es logico que, de alghuna manera, supone siempre una base de comparacion previamente jada. Del caracter medial del control:

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente constantemente este principio, el se deduce tambien espontaneamente espontaneamente una regla: un control solo debera usarse si el trabajo. Gasto, etc; impone, se juscan ante los benecios que de el se esperan. Del principio de excepcion:

El control administravo es mucho mas ecaz y rapido, cuando se concentran los casos en que no se logro lo previsto, previsto, mas bien en los resultados que se obtuvieron como se habian planeado. Este importante principio, ende a aprovechar los benecios que resultan de conciderar como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, evitar, como lo excepcional: asi estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencion. PROCESO DE CONTROL

Hay que disngir, disngir, ante todo, los pasos o etapas de todo control: a)

establecimiento de los medio de control

b)

operaciones de recoleccion y concentracion de datos

c)

interpretacion y valoracion de los resultados

d)

ulizacion de los mismos resultados

Entre la varidad de los medios de control hay que escoger los lo s que se puedan considerar como estrategias Los sistemas de control deben reejar, reejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacion: a)

La organizacion es la expresion de los planes, y a la vez un medio de control

b)

Los mismos controles pierden ecacia

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcion controlada, para aplicar el que sea mas ul Los controles deben ser exibles: cuando un control no es exible, un problema que exiga rebasar lo calculado en la prevision, hace que, o bien se enda a abandonar el control como irreversible. Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones: el control de po “historico”, “historico”, mira hacia el pasado. De ahi que, muchas veces, cuando reporta una desviacion o correcion, esta ya es imporsible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo mas que se pueda Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos: de ahi la necesidad de limitar “tecnicismos”. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en “especialistas”, “especialistas”, como un medio de hacer valer su puesto. Los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible los altos niveles administravos, administravos, que los han de ulizar por esta razon debe de encarecerce siempre la ulizacion de grcas para el control ya sean lineas, gracas de Gan, punto de equilibrio, etc. 5.2.3 técnicas cuantavas y cualitavas

Las técnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y soscadas. Algunas miden que tan bien esta la situación nanciera de la empresa, en tanto que otras indican la eciencia en la producción. Inclusive otras herramientas herramientas de control consideran las actudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las herramientas de control varían varían en gran medida en su diseño y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objevo: determinar variaciones de los estándares deseados de manera que la administración pueda tomar las medidas correcvas, la oportunidad de depender de la naturaleza de la acvidad que sé esta midiendo y de la propia herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden pretenden brindar a la administración la información necesaria para mantener el curso de actuación de la empresa. Estados fnancieros

La medición y el control de las acvidades de una empresa por lo general se logran en parte a través del análisis de estados nancieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la información i nformación contable contable bajo la forma de estados nancieros. Los principales estados nancieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de ujo efecvo. Estado de resultados

El estado de resultados mide el éxito que se alcanza al obtener una ulidad, por lo general durante el anterior año calendario scal.  scal. Sin embargo, en muchas organizaciones se presentan estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado por tres partes. Uno el ingreso que la compañía ha obtenido o btenido durante el anterior anterior periodo, así como el costo de los arculos vendidos, Dos. Los gastos incurridos por la empresa durante el periodo (3) L a ulidad que es derivada de las operaciones, si los gastos son mayores mayores que la ulidad bruta, la empresa incurre en una perdida neta.

El estado de resultados es úl para medir la actual rentabilidad de las o peraciones de la empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparación de las ulidades, ventas y gastos a través de varios periodos, la administración podrá determinar tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la empresa. Balance general.general.- El balance general reeja la posición nanciera de una empresa en una fecha determinada como podría ser el 31 de diciembre. Tres decisiones básicas comprenden comprenden el balance general: Los acvos de la empresa, sus pasivos y el capital contable. Los acvos se clasican como circulantes o jos. Los Lo s arculos circulantes son aquellos que se espera que sean converdos a efecvo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de un año. Algunos ejemplos comprenden al efecvo, los inventarios y las cuentas por cobrar. cobrar. Los acvos jos son a un plazo, mayor proporcionando proporcionando picamente a la empresa benecios a través de un periodo mas largo. Los terrenos, edicios y el equipo son ejemplo de acvos jos. Los pasivos representan obligaciones obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual que los acvos, los pasivos clasican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos circulantes podrán incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por pagar. pagar. El capital contable consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han inverdo mas cualquier ulidad retenida. Podrá representar representar una medida del valor aproximado de la empresa después de que se liquiden todos los pasivos. Una formula muy sencilla que reeja la ecuación contable será acvos pasivos = capital contable. Estado de ujo efecvo. efecvo.-- medir el ujo de entrada y de salida de efecvo de un negocio resulta ser la función del estado de ujo  ujo de efecvo. Mediante Mediante un análisis de ujo de efecvo, efecvo, la administración podrá predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efecvo efecvo y determinar que tan buena ha sido la administración de efecvo. efecvo. En caso de que hubiera faltantes en efecvo efecvo se podrán po drán hacer arreglos para adquirir mayores m ayores candades candades de efecvo por adelantado. Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes candades de efecvo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser ulizado para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa. Análisis de Razones

Los estados nancieros son determinantes para conocer diversos aspectos de la situación nanciera de una empresa. Estos estados son de interés no solo para el cuerpo de administración de la empresa, sino también para los posibles inversionistas inversionistas y acreedores quienes están considerando ya sea dar crédito a la empresa o colocar dinero en ella. Un uso de los estados nancieros tanto para los administradores administradores como para los acreedores potenciales e inversionistas, inversionistas, lo representa el análisis de razones, los cuales descansan en información picamente localizada dentro del estado de resultados y balance general de la empresa. Ejemplo de tales razones comprenden medidas relacionadas con la l a tasa de rendimiento, solvencia, posición de inventarios y comportamiento de las acciones de la empresa en el mercado.

El análisis de razones es úl como medida de la actuación de la empresa en el actual año. Los resultados del presente año se podrían comparar con los periodos anteriores a nteriores de manera que se puedan detectar las tendencias. Además, se podrán hacer comparaciones con otras empresas de la industria o con los promedios para la industria en conjunto. Una vez que se posean este po de información, los otorgantes otorgantes de crédito o prestamistas prestamistas y los inversionistas inversionistas podrían decidir mejor si desean o no colocar su dinero en la empresa. Para efecto efecto de control interno, la administración debería ulizar el análisis de razones para poder fortalecer punto débil y reverr tendencias que se están moviendo en una dirección o sendo negavo. Presupuestos

Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios. Dentro de los presupuestos por lo común ulizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto presupuesto de inversiones a largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efecvo. Algunos presupuesto se pueden expresar en términos disntos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de ulización de maquinaria de una empresa manufacturera. Sistema de Control Logísco

Ulizando un sistema de control logísco, la administración determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si exisera una acción especica que pudiera dar como resultado una eciencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto. Esto podrá signicar que intentos bien intencionados de reducir costos en una áreas de acvidad (Como es el control de inventarios), inventarios), podrán ser o no ser los mejores para el bien del sistema global.