Unidad 1 y 2 Compras

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD SANTO TOMÁS LICENCIATURA EN RELACIONES COMERCIALES

INVESTIGACION SOBRE UNIDAD 1 Y 2: 

INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACION DE LAS COMPRAS  PLANEACION DE COMPRAS

MATERIA: COMPRAS ALUMNO: MAQUEDA RAMIREZ CESAR PROFESOR: GOMEZ LEON JESUS 4RM10 08 DE SEPTIEMBRE DEL 2016

ÍNDICE 1.1 INVESTIGACION SOBRE CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS.........................................4 1.1.2 INVESTIGACION SOBRE OBJETIVOS DEL ÁREA....................5 1.1.3 INVESTIGACION SOBRE ORGANIGRAMA............................5 1.1.4 INVESTIGACION SOBRE FUNCIONES..................................6 1.1.5 INVESTIGACION SOBRE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PUESTO.................................................................................. 6 1.2 INVESTIGACION SOBRE RELACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.................8 1.2.2 INVESTIGACION SOBRE VENTAS Y DISTRIBUCIÓN..............9 1.2.3 INVESTIGACION SOBRE INVENTARIO Y ALMACÉN.............11 INVENTARIOS Y ALMACÉN......................................................11 1.2.4 INVESTIGACION SOBRE FINANZAS..................................12 1.2.5 INVESTIGACION SOBRE CONTABILIDAD...........................13 1.2.6 INVESTIGACION SOBRE MERCADOTECNIA.......................14 1.3 INVESTIGACION SOBRE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS.......................................................................15 1.3.2. INVESTIGACION SOBRE COMPRAS DESCENTRALIZADAS. 18 1.3.3 INVESTIGACION SOBRE COMPRAS MIXTAS.....................19 CONCLUSIÓN......................................................................... 20 UNIDAD 2.............................................................................21 2.1 INVESTIGACION SOBRE PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS.............................................................................21 2.1.1 INVESTIGACION SOBRE DETECCIÓN DE NECESIDADES POR ÁREA DE LA EMPRESA............................................................21 2.1.2 INVESTIGACION SOBRE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. 22 2.1.3 INVESTIGACION SOBRE DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO: RESTRICCIONES Y LIMITACIONES.....................23 2.1.4 INVESTIGACION SOBRE PROGRAMA GENERAL Y ESPECÍFICO........................................................................... 24 2.2 INVESTIGACION SOBRE PRONÓSTICO DE COMPRAS...........24 2.2.1 INVESTIGACION SOBRE ELEMENTOS DEL PRONÓSTICO. . .24

2.2.2 INVESTIGACION SOBRE TIPOS DE PRONÓSTICOS DE COMPRAS: PROMEDIOS MÓVILES VARIABLES, MÍNIMOS CUADRADOS, E-PROCUREMENT Y EL USO DE PROJECT..............25 2.3 INVESTIGACION SOBRE EL MANUAL DE COMPRAS.............26 2.3.1 INVESTIGACION SOBRE OBJETIVO E IMPORTANCIA..........31 2.3.2 INVESTIGACION SOBRE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. .31 2.3.3 INVESTIGACION SOBRE FUNCIONES...............................33 2.3.4 INVESTIGACION SOBRE ORGANIGRAMA..........................36 2.3.5 INVESTIGACION SOBRE DIAGRAMAS DE FLUJO GENERAL DE LA EMPRESA.........................................................................37 CONCLUSIÓN......................................................................... 38 FUENTES CONSULTADAS........................................................39

1.1 INVESTIGACION SOBRE CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS. CONCEPTO Acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido, Actividad y área que se propone suministrar en las mejores condiciones posibles, a cada uno de los sectores de una empresa, de materiales (materias primas, materiales, productos semielaborados, productos terminados, bienes y servicios) para lograr los objetivos propuestos por la misma administración de manera oportuna. OBJETIVO Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras

Satisfacer una necesidad específica relacionada a las operaciones internas o de producción de una empresa mediante la adquisición de materiales al mejor costo, con la mejor calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios post venta Características del área de compras • Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. • Localizar nuevos materiales y productos. • Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos. • Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa. • Desarrollar óptimos procedimientos y controles. • Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos. • Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización. • Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales. • Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa

1.1.2 INVESTIGACION SOBRE OBJETIVOS DEL ÁREA •Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca el mínimo coste. •Mantenimiento del nivel de calidad •Garantizar la continuidad en el abastecimiento •Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva en el mercado o con sus competidores. •Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.

1.1.3 INVESTIGACION SOBRE ORGANIGRAMA Estructuras organizacionales • Centralizada (Responsabilidad y decisiones tomadas por un solo representante). • Descentralizada (División de decisiones y funciones). • Mixta (Ciertas funciones centralizadas y otras repartidas). • Lineal (Estructura vertical, de arriba hacia abajo). • Funciones (Especialización en un tipo de función o compra). • Staff especializado (Especializados en varias áreas).

1.1.4 INVESTIGACION SOBRE FUNCIONES 1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas. 2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas. 3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su

obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

1.1.5 INVESTIGACION SOBRE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PUESTO DESCRIPCIÓN DE PUESTOS. GERENTE DE COMPRAS. Su objetivo es realizar las mejoras compras posibles para la empresa. Es el encargado de vigilar que el departamento de compras esté trabajando como debe y así alcanzar los objetivos del departamento y de la empresa. Da prioridad a los asuntos más importantes a tratar y los resuelve. Responde ante el gerente administrativo. Pide asesoría al gerente administrativo, cuando tenga un problema grave. Revisa periódicamente la que no falte mercancía en la empresa ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES Las funciones de la gerencia de compra son:  Estudiar el mercado, proveedores y precios  Pronosticar cuales son las existencias de mercancía mejor equilibradas y como mantenerlas así.  Negociar contratos de compras.  Actualizarse en precios con la competencia. POLÍTICAS DE COMPRAS  Checar inventarios  Hacer la requisición  Compras directas con distribuidores  El pedido debe entrar oportunamente para poder ser surtido en tiempo y forma. Contabilizar las facturas para que sean liquidadas en cuanto compras a crédito.

REGLAMENTO INTERNO DEL TRABAJO  La hora de entrada será a las 8:45 a.m. como máximo 9:00 a.m., así como la salida será a las 7:00 p.m. de lunes a sábado.  La limpieza se efectuará a las 8:30 a.m.  Se efectuará el pago de nóminas funcionalmente y se realizará a la hora de la salida cada quincena.  No llegar con aliento alcohólico al desempeño de sus labores.  Mantener limpia el área de trabajo.  Para el caso de chóferes contar con licencia para manejar y los permisos respectivos  Con una falta injustificada se le descontarán tres días de sueldo.  Con tres retardos se les descontará medio día.  Contará de vacaciones escalonadas, los puestos en que puedan darles vacaciones corridas.  En las áreas restringidas no podrán entrar los clientes.  Cada empleado gozará de 2 periodos de ½ hora para tomar sus alimentos. POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA  No dar crédito  Compras a crédito  Promoción coda fin de mes dependiendo del producto que este a bajo costo.  No aceptar cheques personales  Las personas que se necesitan en los puestos serán personas capacitadas y con experiencia.  La edad para laborar en la empresa será de 20 a 30 años  Capacitación de personal de nuevo ingreso.  Los empleados se sujetarán a un reglamento interior de trabajo.  Las decisiones se tomarán por acuerdo del representante legal de la empresa.  Precios bajos competitivos durante todo el año.  Domingos no se labora1 1

1.2 INVESTIGACION SOBRE RELACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN El área de compras como parte integral de una empresa, tiene relación con todas las áreas de la misma; sin embargo, tiene vinculación directa, por razón obvia de sus actividades, con los siguientes departamentos.

1.2.1 INVESTIGACION SOBRE INGENIERÍA Y PRODUCCIÓN Ingeniería Este departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del producto. Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da información importante como son las especificaciones, tolerancias,

partes estandarizadas y otras características del material como son: resistencia, dureza, tensión, dimensiones etc. El departamento de compras hace recomendaciones para la variación o cambio de diseño para lo cual requiere de una reunión entre los involucrados que son; Ingeniería, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.2 Producción Es de suma importancia que el departamento de compras obtenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precio más bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad para que producción pueda transformarlas en artículos que coloquen competitividad a su empresa en el mercado, de ahí la importancia de la coordinación con el departamento de compra. 3 1.2.2 INVESTIGACION SOBRE VENTAS Y DISTRIBUCIÓN Ventas En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participación en el establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas. En una empresa industrial ya se explicó la forma de abastecer lo que se necesita para vender.

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Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadeo hace promociones para apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del año, con el propósito de alcanzar metas. Algunas promociones se diseñan orientadas a los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que algunas veces se incluyen aparatos electrodomésticos para obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos artículos a los consumidores finales, como podrían ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de baño, cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc. El Gerente de Marca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de artículos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaños, etc. Una vez realizada la negociación, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le dé seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las órdenes de compra de acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y verá que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se están recibiendo los artículos solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega. Distribución Una de las actividades muy importantes dentro de logística del abastecimiento es el transporte, o sea el movimiento hacia nuestra empresa, de lo comprado. Ese movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del manejo que debe tener un producto, según la naturaleza del mismo. Si la empresa tiene su propia flota para el

transporte del producto, se debe contar con personal capacitado para el buen manejo de los productos, ya sean terminados o MP y el resto de materiales. Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y la responsabilidad del Depto. de Compras es de seleccionar la empresa de transporte idónea para el manejo de los productos a transportar. Se debe tener presente que un producto se puede dañar por su mal manejo o podría ocasionarse daños a terceros lo que daría lugar a demandas para la empresa compradora. Si se daña el producto, se corre el riesgo del desabastecimiento para poder producir o vender y el mercado quedaría sin la presencia del producto y las ventas no se alcanzarían y lo peor sería que la competencia de apodere de nuestros consumidores. La responsabilidad de la empresa transportista contratada es dar el mejor servicio posible en el manejo de los productos que va a trasladar; el personal que utilice deberá ser un personal bien capacitado, conocedor de las mejores técnicas para el cuidado de los productos y que ese servicio sea con la prontitud deseada, es decir que no se atrasen por cuestiones ajenas al buen servicio.

1.2.3 INVESTIGACION SOBRE INVENTARIO Y ALMACÉN INVENTARIOS Y ALMACÉN Garantizamos el suministro oportuno de los productos y servicios, cumpliendo los requisitos de calidad para mantener la continua operación del sistema. Las Áreas de Compras y Almacén proveen de los insumos requeridos a la empresa para el desarrollo de los diferentes procesos internos, principalmente para el proceso de mantenimiento. Los bienes y servicios comprados cumplen con los mejores estándares de calidad y se abastecen oportunamente para garantizar

la ejecución de los trabajos. El almacén permite una permanente disponibilidad de los insumos y el fácil acceso para su utilización. 4 Almacén: Este departamento mantiene al de compras con información constante sobre la existencia reales de materia prima, mercancía o materiales mediante controles minuciosos (control de inventarios); además, es el área donde se originan las requisiciones que pone en movimiento al departamento de compra para su debido “resustimiento “o “reaprovisionamiento” y de esa manera estar en posibilidades de proveer oportunidades a producción o alguna otra área de la empresa 5 1.2.4 INVESTIGACION SOBRE FINANZAS Fijación de las políticas financieras, requerimientos de fondo y

presupuestos.6

Un Presupuesto de Ventas se hace oficial después de que las altas autoridades y el Depto. de Mercadeo y Ventas hacen un análisis del mercado, sobre la participación que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas de crecimiento, por lo tanto las cantidades a vender están dentro de la estrategia de la empresa y por tanto el plan de compras gira alrededor de ese presupuesto. 7 Una organización debe trabajar en equipo para alcanzar esas metas de las ventas, pues de ahí depende la existencia de la empresa, es 5 6 7

decir esos objetivos son por los cuales debe trabajar toda la organización. El Depto. de Compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para poder vender lo establecido en el Presupuesto, por tanto el Depto. de Finanzas debe aceptarlo sin hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos. Lo que sucede en algunas empresas. El Depto. de Compras remite su plan de compras al Depto. Finanzas con el propósito de que ellos elaboren su Presupuesto de Efectivo (Cash Flow) para el período correspondiente. Si en alguno de esos meses se detecta que no habrá efectivo para pagar compromisos, la gestión que deben hacer es conseguir el dinero, ya sea por medio de financiamiento bancario (Capital de Trabajo) o de ver si se recupera la mora de clientes que se tenga. Ahora bien, cuando el proveedor ha entregado el producto en su totalidad y que ha cumplido con lo que establece la Orden de Compra, el Depto de Compras, remite al Depto. de Finanzas los documentos necesarios para que programen el pago correspondiente. Esta operación de pago debe hacerse de acuerdo a lo pactado con el proveedor. Si nos ha dado crédito pagarle al vencimiento del plazo establecido, pues eso nos dará prestigio ante el proveedor y nos mantendrá con el crédito abierto y si se ha pactado pago al contado contra entrega, también se debe cancelar lo más pronto posible. 1.2.5 INVESTIGACION SOBRE CONTABILIDAD Control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las compras. Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras.

Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artículos comprador por el departamento de compras están sujetos a la inspección en el área de adquisición.8

1.2.6 INVESTIGACION SOBRE MERCADOTECNIA Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente. En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participación en el establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas. En una empresa industrial ya se explicó la forma de abastecer lo que se necesita para vender. Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadotecnia hace promociones para apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del año, con el propósito de alcanzar metas. Algunas promociones se diseñan orientadas a los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que algunas veces se incluyen aparatos electrodomésticos para obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos artículos a los consumidores finales, 8

como podrían ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de baño, cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc. El Gerente de Marca, llama a proveedores de artículos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaños, etc. Una vez realizada la negociación, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le dé seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las órdenes de compra de acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y verá que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se están recibiendo los artículos solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega.

1.3 INVESTIGACION SOBRE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS9 La empresa requiere de los elementos de una sociedad, y su objetivo es ofrecer a la sociedad donde existen los satisfactores que ella requiera. Estos satisfactores irán a llenar tanto necesidades primarias como secundarias de la sociedad. Al organizar el departamento de compras es conveniente observas el principio del objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persiguen el departamento.

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Principio de la Ubicación

Principio de la armonia

• Los departamentos deben tener una relacion positiva

• El dpartamento de compras debe adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa.

Pincipio de la fexibilida d

• Define la posicion del departamwento de compras dentro de la structura organizacional de la empresa.

Principio de • Debe ser sencilla para Sencillez cumplir con el objetivo

Organización Lineal Es aquella en la cual la autoridad y responsabilidad se transmiten por una sola línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica. El crecimiento de la estructura de una organización es consecuencia de la asignación de autoridad proyectada hacia los niveles inferiores.

Organización Funcional Creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la administración científica y se basa en la especialización de funciones y la división del trabajo que consiste en dividir labores de la Dirección de modo que cada individuo tenga que realizar el menor número de funciones si es posible.

Organización de Staff Proporciona asesoramiento y servicio técnico y cuerpos especializados para cada función a la autoridad de lineal, de ésta conserva la autoridad y responsabilidad íntegramente transmitida a través de un solo jefe para cada función.

1.3.1 centralizadas10 En una estructura organizativa centralizada, la autoridad para la toma de decisiones se concentra en la parte superior y sólo unas pocas personas son los responsables de la toma de decisiones y la creación de políticas de la organización. En una organización descentralizada, 10

la autoridad se delega en todos los niveles de gestión y en la organización. Un grado de organización de centralización o descentralización depende del grado de poder de decisión que se distribuye a lo largo de todos los niveles. Características La estructura de una organización y su grado de centralización o descentralización depende de una serie de factores, incluyendo el tamaño de la organización y su dispersión geográfica. 1.3.2. INVESTIGACION SOBRE COMPRAS DESCENTRALIZADAS. Las compras descentralizadas son aquellas que efectúan los departamentos que directamente van a utilizar lo comprado. Entre sus ventajas podemos señalar: Permite una relación directa con las exigencias de las actividades productivas. Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro. Permite también en ocasiones reducir los gastos de transporte. Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores generando intercambios de información técnica producto del progreso industrial. 11 A pesar de lo anterior también reúne algunas desventajas que pueden acarrear consecuencias más o menos graves con el tiempo, por ejemplo: las políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro; se produce una subdivisión de las partidas de compra en perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades de pago, etc., lo cual ocasiona un mayor gasto en los transportes en relación con las cantidades menores de las compras. 12

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1.3.3 INVESTIGACION SOBRE COMPRAS MIXTAS. Las compras centralizadasdescentralizadas, también llamadas mixtas, son aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma corporación. En esta clasificación la oficina matriz de las compras efectúa las adquisiciones comunes a todas las fábricas, por ejemplo, tratándose de materia prima y suministros para la producción, dejando a las fábricas (oficinas) filiales, la facultad de comprar lo que ellas necesiten en forma más exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades, pero siguiendo siempre las políticas generales de la matriz. Con frecuencia en el tipo de empresa que nos ocupa, una sola persona es suficiente para llevar adecuadamente la función. Sin embargo, deberá conocer perfectamente bien el mercado de los productos que interesen a la empresa, lo cual no siempre es fácil, sobre todo si dicha persona asume otras responsabilidades. De cualquier forma es importante centralizar la función de compras y responsabilizar a una sola persona. De esta manera todos los elementos de compras quedan bajo un solo control y con ello se pueden permitir a la centralización de abastecimientos el beneficio de las fluctuaciones del mercado y asegurar el enlace con la administración de existencias.

Una vez que la organización de las compras ha llegado a la etapa de la delegación de autoridad en una sola persona es necesario recoger el método de abastecimiento que se va a seguir. CONCLUSIÓN A lo largo de toda la primera unidad, hemos estudiado la estructura organizacional a grandes rasgos (teniendo en cuenta que la estructura de cada empresa es distinta) de los departamentos que estarán a cargo de las compras; cada compañía llevará las compras de acuerdo a las necesidades de éstas y en cada situación se pueden encargar uno o más departamentos en realizar las adquisiciones pertinentes. Entendemos ahora la parte trascendental de las compras, será el eje que proveerá de los materiales requeridos a cada escalafón de la empresa para poder llevar a cabo las determinadas tareas. Esto teniendo en cuenta la optimización de recursos financieros. El departamento de compras debe estar comunicado constantemente con muchas áreas de la empresa, ya sea ventas para calcular las materias primas que se han de adquirir y correr el riesgo de un inventario rezagado, las finanzas para autorizar pagos, o con distribución ya sea para adquirir flotas de envío o comprar propias, todas estas por citar algunos ejemplos. Pensemos en la empresa como una maquina compleja llena de engranes, que llevará un proceso estructurado y bien coordinado para poder desarrollar un movimiento.

UNIDAD 2 2.1 INVESTIGACION SOBRE PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS Un programa integral de planificación y control de utilidades, incluye la planificación y control de las materias primas y partes componentes

que se utilizan en la fabricación de los artículos terminados. Esta fase de la actividad productiva entraña un problema de coordinación ya que ha de planificarse y controlarse: 1) las necesidades de materiales y partes componentes para la producción, 2) los niveles del inventario de materias primas y partes, 3) las compras de materias primas y partes. Cuando se especifican en el plan de producción las cantidades requeridas de cada producto que habrá de fabricarse, el siguiente paso en la planificación del programa de manufactura implica la consideración de las distintas necesidades y costos de la producción

2.1.1 INVESTIGACION SOBRE DETECCIÓN DE NECESIDADES POR ÁREA DE LA EMPRESA Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán relativamente constantes período tras período.

2.1.2 INVESTIGACION SOBRE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Con la información recogida y sistematizada en la etapa de detección de necesidades se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir. Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar

su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.

1. Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión. 2. Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa. 3. Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. 4. Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto. 5. Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. 6. Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). 7. Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su

parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

2.1.3 INVESTIGACION SOBRE DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO: RESTRICCIONES Y LIMITACIONES El presupuesto generalmente esta acatado por las políticas presupuestarias que se manejan en cada empresa. Los puntos a considerar para su evaluación, son los siguientes:  Costo bruto unitario del producto  Descuentos aplicables como rappels o descuentos por volumen  Costo adicional por fletes y embalajes  Ofertas  Impuestos ( estos influyen en el cálculo del presupuesto) Lo anterior servirá para determinar el presupuesto por área y global, incluso es conveniente considerar la estancia de los precios de la materia prima y la inflación que el presupuesto de compras sea lo más preciso posible. También es conveniente considerar eventualidades y un margen de seguridad, para prevenir contingencias o eventualidades.

2.1.4 INVESTIGACION SOBRE PROGRAMA GENERAL Y ESPECÍFICO Debe de escribir de manera sintética en que se va a gastar el presupuesto. Contablemente corresponde a la proyección de un ejercicio señalado solo en las cuentas principales que será ejecutado el presupuesto. El programa específico de compras contiene a detalle no solo la lista de las cuentas en las que será ejecutado el presupuesto, sino también el detalle de las actividades, tiempo y responsable de los encargados de ejecutar dicho programa de compras.

2.2 INVESTIGACION SOBRE PRONÓSTICO DE COMPRAS Son una herramienta que ayuda no solo a la planeación del área, sino de toda la empresa, pues es la clave para lograr las utilidades esperadas y sirve además para proyectar el crecimiento de la empresa, el capital de trabajo requerido y el nivel óptimo de inventarios. Para hacer un buen pronóstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes elementos:  Proyección de la oferta y la demanda del producto  Tendencias del mercado  Plan de mercadotecnia de la empresa  Programa presupuestal de compras  Los pronósticos de compras pueden ser de corto a mediano plazo para materias primas y perecederas y de mediano a largo plazo para bienes de capital. 2.2.1 INVESTIGACION SOBRE ELEMENTOS DEL PRONÓSTICO Los elementos más importantes del pronóstico de compras son: 1. Ingreso disponible 2. Presupuesto asignado 3. Costos destinados 4. Fluctuaciones por tendencias cíclicas o estacionarias 2.2.2 INVESTIGACION SOBRE TIPOS DE PRONÓSTICOS DE COMPRAS: PROMEDIOS MÓVILES VARIABLES, MÍNIMOS CUADRADOS, E-PROCUREMENT Y EL USO DE PROJECT  Método de móviles variables Consiste en un método de pronóstico de compras sencillo en el cual se promedian datos relevantes. Funciona de la siguiente manera:  Se promedian las compras anteriores  Conforme se van agregando los datos, se descarta el más antiguo y se agrega el más nuevo para obtener el promedio. Por lo anterior este método es denominado con ese nombre, porque se van reemplazando datos nuevos por viejos y la información estará

siempre actualizada. Otra variante de este método es el promedio móvil ponderado que concede mayor importancia a los últimos datos y resta importancia a los datos más viejos.

 Método de mínimos cuadrados Es un método que se ocupa para separar la parte fija y la parte variable de los costos semivariables y se utiliza para tomar decisiones buscando ser un artículo más competitivo en el mercado procurando lograr menor costo de producción o servicio. Lo anterior se logra aplicando la fórmula de costeo directo, que consiste en considerar dentro del costo de producción o de servicio solo los costos variables de producción o servicio y los fijos se lleven directamente a los resultados contra la utilidad.  E- Procurement Es un método de pronóstico de compras cada vez más usado por las empresas, pues se basa en programas informáticos cuyos sistemas de información enlazan los datos de inventarios, producción, ventas y compras. 2.3 INVESTIGACION SOBRE EL MANUAL DE COMPRAS El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar las políticas a seguir en relación al buen desenvolvimiento de las mismas. Este es uno de los manuales más importantes a cumplir dentro de la organización; ya que su no cumplimiento o su cumplimiento a medias origina una serie de fallas administrativas que repercuten en otros departamentos de la empresa como son: Almacén, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Tesorería, entre otros. Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las compras, ya que el consumidor (en este caso,

la Empresa), se decide a ejercer una acción de compra movido por cuatro elementos que siempre están presentes en mayor o menor intensidad en la decisión de compra. El elemento de respuesta a un estímulo (la razón para comprar) El elemento económico (lo que cuesta comprar) El elemento de aprobación social. (la conveniencia o inconveniencia de comprar). El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra). Estos elementos tendrán mayor o menor influencia, dependiendo del producto o servicio que se compra, pero siempre están interactuando los cuatro. Tomando en cuenta los elementos antes expuestos y habiendo hecho un análisis de la mercancía o servicio que sea necesario para el momento de efectuar la compra se procederá de la siguiente manera: PASO No. 1: Debe existir una requisición del departamento de almacén en relación al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras. (Ver Forma Nº 1). PASO No. 2: Deben existir como mínimo tres (3) cotizaciones de los proveedores implicados. PASO No. 3: Luego de tener las cotizaciones se procederá a escoger el proveedor que va a suministrar la mercancía solicitada, tomando en cuenta los siguientes aspectos: a) Mejores Precios b) Mejores condiciones de crédito c) Mejor Calidad d) Tiempo de Entrega

PASO No. 4: Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden de Compra, ésta debe cumplir con las siguientes normas: a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar por lo menos de cinco (5) partes, que son: (Ver Forma Nº 2) Original: Proveedor Copia 1: Contabilidad Copia 2: Cuentas por pagar Copia 3: Archivo de compras Copia 4: Ciega para el departamento que recibe. PASO No. 5: Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse un informe diario de ordenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos: (Ver Forma Nº 3). a) Fecha (día en que se elaboró la O/C) b) Proveedor (nombre del proveedor a quien se le solicitó la mercancía) c) Unidad d) Tipo de Material (material solicitado) e) Cantidad f) Costo (precio al cual se está comprando) g) I.S.V. (tasa de 16.5 % sobre el costo) h) Total Bs. (suma del costo más el I.S.V) Esto debe hacerse al final del día, cuando se hallan emitido todas las órdenes de compra necesarias. PASO No. 6: Refiriéndonos al caso de una empresa por departamento, de igual forma que el informe diario de órdenes de compra emitidas, debe realizarse un informe diario de compras emitidas por departamento el cual debe seguir los siguientes lineamientos: (Ver Forma Nº 4)

a) Departamento (nombre del departamento que solicitó la mercancía) b) Proveedor c) Costo d) I.S.V. e) Total Bs. PASO No. 7: Todos los almacenes de cada departamento deben tener la copia 4 de la orden de compra, la cual debe ser ciega, es decir, no debe llevar las cantidades de material solicitado ni el costo, cuando la mercancía es despachada por el proveedor el encargado del departamento de almacén debe llenar esta copia con las cantidades que esté recibiendo, habiendo revisado con detalle que la mercancía esté en buen estado. PASO No. 8: Inmediatamente que se realice el proceso de recepción de material se debe proceder a entregar a la persona encargada del departamento de compras, las copias No. 4 de las órdenes de compra recibidas, acompañadas de la factura o nota de entrega correspondiente a cada una de ellas. PASO No. 9: Una vez recibidas las órdenes liquidadas del almacén en el departamento de compras, se debe chequear con las requisiciones de material para determinar si se recibió toda la mercancía solicitada al proveedor, de lo cual en esta oportunidad se pueden presentar dos situaciones: 1. Sí se ha recibido todo lo solicitado: Si ha sido recibida toda la mercancía solicitada, el departamento de compras procede a la elaboración de los informes correspondientes (detalle en próximos pasos) y deja cancelada la orden de compra. 2. No se ha recibido todo lo solicitado: Si no se ha recibido toda la mercancía solicitada, el departamento de compras toma nota de la mercancía que no fue recibida para proceder a reclamar al proveedor

el material faltante y por consiguiente dejar la orden de compra abierta hasta la recepción total del material. PASO No. 10: En ambas situaciones, el departamento de compras deberá elaborar el informe diario de órdenes de compra recibidas, el cual va a ser llenado de la misma forma que el informe diario de órdenes de compra emitidas. PASO No.11: Al finalizar cada mes la persona encargada del departamento de compras elaborará un informe mensual de órdenes de compra, tomando en cuenta tanto las emitidas como las recibidas, y así mismo los ajustes realizados, para determinar la variación existente entre lo que se solicitó y lo que se recibió. (Ver Forma Nº 5). PASO No. 12: Una vez realizado todo este proceso, la persona encargada del departamento de compras deberá hacer entrega a la persona encargada del departamento de Contabilidad las copias Nº 1 y 2 de las Órdenes de Compra, para su revisión y posterior pago. Esta entrega debe hacerse a través de la Relación de Entrada de Almacén. (Ver Forma Nº 6), esta forma debe constar de los siguientes datos: a) Fecha (día en que se recibió la mercancía) b) Entrada de Almacén No. (No. de la Orden de compra) c) Proveedor d) Entregado por (persona encargada de compras) e) Recibido por (persona encargada de cuentas por pagar) f) Monto Bs. (monto total de la Orden de Compra) g) Acumulado Bs. (lo que va acumulado en ese mes) PASO No. 13: La persona encargada del Departamento de Contabilidad, una vez recibidas las órdenes de compra por día, procederá a revisarlas tomando en cuenta que se haya recibido únicamente lo que se pidió, comparándolas con la requisición de material y con la cotización que emite el proveedor. Luego que las órdenes de compra son sometidas a revisión, tomando en cuenta las

condiciones de pago de cada proveedor, se decide en que momento le corresponde la emisión del cheque para la cancelación de la compra efectuada. (En este momento se realizan todas las operaciones necesarias por el departamento de cuentas por pagar, que no indicaremos por pertenecer al Manual de Cuentas por Pagar). PASO No. 14: Dependiendo del sistema de inventario que lleve la empresa, se procederá a hacer los asientos correspondientes. a) Continuo:  Inventario (débito)  I.S.V. Crédito Fiscal (débito)  Cuentas por Pagar (crédito)

b) Periódico:  Compras (débito)  I.S.V. Crédito Fiscal (débito)  Cuentas por Pagar (crédito) De esta manera, habiendo realizado todas las operaciones correspondientes con precisión habrá culminado el proceso de compra. 2.3.1 INVESTIGACION SOBRE OBJETIVO E IMPORTANCIA El objetivo general del manual de compras es el de informar, instruir, orientar, y capacitar de forma sencilla al personal del área de compras respecto de las funciones, políticas y procedimientos que deberán aplicarse en todas las adquisiciones que realice nuestra empresa y así alcanzar los objetivos de la misma. El del manual de compras es realizar y exponer los pasos de los aspectos importantes en las compras y parámetros a realizar en la

relación de proveedor – comprador para contribuir a la reducción de los costes de la materia prima y a la mejora de la calidad de los bienes y servicios adquiridos y vendidos. También llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales más importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras, definiendo las operaciones de la misma. Su importancia es que incluye aspectos sumamente importantes de las áreas fundamentales de una empresa: Estrategias, Procesos, Organización, Personal, Cultura, Situaciones Inestables, Sistemas de Información, etc.

2.3.2 INVESTIGACION SOBRE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Las políticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean conscientes y contribuyan al logro de las metas. Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga de responsabilidades. Las políticas tienden a determinar y a evitar de antemano los análisis repetidos y a dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control,

asimismo constituyen una parte de la planeación, establecen los límites de la supervisión y señalan los lineamientos de la acción administrativa. Es indispensable en toda empresa el establecimiento de las políticas como medios de soporte y significación de los objetivos. La elaboración y la emisión de las políticas no deben ser estáticas, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes lo que provoca continuos ajustes y acoplamientos. El gerente de Compras como responsable de la dirección de su área, es el encargado de emitir las políticas de compras que deben de estar acorde con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:    

Deben estar claramente expuestas Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica Indicar los factores limitativos y determinantes Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas  Niveles que deben abarcar

Las políticas de compras deben contener:       

Fuentes de abastecimiento Especificaciones Precio y Calidad Investigación y desarrollo Compras recíprocas Ética Compras anticipadas

 Venta de material excedente y desperdicio  Procedimientos De la misma manera de las funciones propias de control de los materiales tienen que agruparse en unidades de organización, así también tienen que disponerse en procedimientos ordenados. Los procedimientos para el control de los materiales se clasifican para quedar determinado el orden que se seguirá en la descripción del procedimiento aplicado a un Departamento de Compras: Nacimiento del pedido Elaboración, registro y seguimiento del pedido Recepción, supervisión y colocación en los almacenes del artículo solicitado. Controles afectados por la recepción del artículo Conciliación de documentos y chequeo de operaciones para su pago. Los órganos responsables de la contratación, por medio de la Gerencia Administrativa, en coordinación con las Unidades Administrativas requirentes, deben programar con anticipación suficiente la adquisición de los bienes necesarios para satisfacer las necesidades del servicio. 2.3.3 INVESTIGACION SOBRE FUNCIONES Coadyuvar con la información necesaria para la conformación de Adquisiciones. Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas respectivas. Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes. Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén. Levantar semanal, mensual o anualmente según sea el caso el inventario físico. Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse. Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva. Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo. Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia. Departamento de Calidad  Proporcionar planeaciones con la finalidad que el control de calidad sea responsabilidad de cada departamento.  Validar procesos de producción y de bienes y servicios adquiridos  Establecer criterios necesarios para la revisión y aprobación  Informar al gerente de compras la calidad máxima y mínima de productos.  Relación con otros departamentos

Para Compras Nacionales: El responsable del departamento adquiere bienes o servicios dentro del país. El encargado establece los compromisos, relación e intercambio de información del departamento Nacional para los requirentes y de estos el departamento de compras. Sus responsabilidades exclusivas son: obtener los materiales de la mejor calidad, condiciones, buen precio y las mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado. Para Compras Internacionales: Las funciones de este departamento es realizar adquisición de bienes y servicios fuera del territorio nacional. Se consideran: Compras de Importación y Compras para Exportar. Es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago. Depto. De Recibo: El acuse de recibo deberá ser elaborado el mismo día que se haya realizado la entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de compras, para que este pueda detectar cualquier desviación. El encargo su función es rastrear y llevar el control de la requisiciones aceptadas y entregadas. Depto. De inventarios y Almacén: El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

2.3.4 INVESTIGACION SOBRE ORGANIGRAMA Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño, tenemos que en el manual de compras de debe de cantar con un organigrama que cumpla con las delegaciones de las diferentes actividades asignadas a cada uno de sus miembros.

2.3.5 INVESTIGACION SOBRE DIAGRAMAS DE FLUJO GENERAL DE LA EMPRESA Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso

en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

CONCLUSIÓN Al igual que cualquier actividad en las empresas u organizaciones, las compras no se realizan de manera desarticulada y aleatoria, las compras han de llevar una estructura y comenzarán con la detección de necesidades en cada sector de la empresa. Las compras deben ser bien pensadas para evitar gastos innecesarios que representen grandes pérdidas a la empresa Las compras han de llevar una calendarización de lo que habrá de adquirirse teniendo un análisis preventorio a futuro para no tener pérdida y tener una constante calidad de productos adquiridos que ayudarán a optimizar cualquier tipo de recurso con los que se cuenta. Ha de tomarse en cuenta los recursos económicos con los que se cuentan y adaptarse lo mejor posible al presupuesto, los procedimientos de compra aquí se vuelven trascendentales para llevar una misma línea de adquisición. Una planeación óptima será el mejor cimiento que se tendrá para trabajar con una base sólida en las siguientes etapas como la ejecución de actividades específicas de cada área, la organización de cada sector y el control para poder llegar a los objetivos que se hayan puesto en la mira desde el primer momento.

FUENTES CONSULTADAS Cruz Mancinas, Leonel, Compras un enfoque estratégico. Mc Graw Hill 2007 Del Río, González Cristóbal. Adquisiciones y abastecimientos. Ed. Cengage Learning. México 2010, 5ta. Edición. Klein, Miguel Jorge, La Función de compras. Ed. Macchi 1994 Leenders, Michiel. Administración y compras de materiales. Ed. Patria Cultural. 11ª. Edición. México 2005.

Mecinas, Cruz Leonel. Compras, un enfoque estratégico. Ed. Mc Graw Hill, México 2007, 1ra. Edición. Montoya Palacio Alberto. Conceptos modernos de administración de compras, Grupo Editorial Norma 2da edición. Bogotá. 2002. Pag. 120-121-122