UNIDAD 1 LA INFORMATICA Y LA ORGANIZACION

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ADMON. DE LA FUNCION INFORMATICA

UNIDAD 1 LA INFORMATICA Y LA ORGANIZACIÓN 1.1 IMPORTANCIA DE LA FUNCION FUNCION INFORMATICA Cuando se habla de la función informática generalmente se tiende a hablar de tecnología nueva, nueva, de nuevas nuevas aplicacio aplicaciones, nes, nuevos nuevos dispositi dispositivos vos hardware, hardware , nuevas formas de elaborar  información más consistente, etc. Sin embargo embargo se suele suele pasar por alto o se tiene muy implícita la base que hace posible posible la existencia de los anteriores elementos. Esta base es la información. Es muy importante conocer su significado dentro la función informática, informática, de forma esencial cuando su manejo esta basado en tecnología moderna, para esto se debe conocer que la información: información: 

Esta almacenada y procesada en computadoras

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Puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional

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Puede ser mal utilizada o divulgada

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Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes

Los primeros puntos nos muestran que la información esta centralizada y que puede tener un alto valor  y lo s últimos puntos nos muestran que se puede provocar la destrucción total o parcial de la información, que incurre directamente en su disponibilidad que puede causar  retrasos de alto costo. costo. Es necesario tener presente que el lugar donde se centraliza la información con frecuencia el centro de cómputo puede ser el activo más valioso y al mismo tiempo el más vulnerable. Es muy importante conocer el significado de dos palabras, que son riesgo y seguridad. seguridad .

Diagnostico de la función informática Objetivos La decisión de abordar un estudio en profundidad de análisis, diagnóstico y planificación sobre la función informática parte de la necesidad de conseguir unos objetivos de carácter general, que pueden resumirse en los siguientes puntos: 

Determinar la posición actual de los servicios informáticos en relación con: Solución a necesidades o Tecnología en uso o Métodos o Organización, Organización, puestos y perfiles o

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Plantear la adecuación de los sistemas actuales, desde el punto de vista organizativo y de servicio. Potenciar la eficacia de la organización, interna y externamente. externamente. Favorecer la mejora de la calidad profesional y de la gestión interna. Definir un horizonte hacia el que evolucionar a corto, medio y largo plazo.

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Resultados Al término del estudio se dispondrá de los siguientes resultados: 

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Juicio sistemático y consensuado por el equipo de análisis de la situación de la función informática, en los aspectos organizativos, funcionales, tecnológicos y de medios. Anális Análisis is y síntes síntesis is de los princi principal pales es probl problem emas as clave clave (base) (base),, con con el conjun conjunto to de acciones correctoras para la solución de los mismos.

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Plan de acciones priorizado y jerarquizado de las soluciones propuestas y de los beneficios que reportan. Detalle de los programas de los planes de acción prioritarios, con objetivos, recursos a emplear y resultados previstos. Mecanismos de control del plan de acción para la ejecución de los programas y el seguimiento del plan de acción.

1.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA Las Estrategias para la Informática La introducción de las TIC y de los Sistemas de información (SI) al interior de una organización puede conducir tanto a éxitos como a fracasos. Algunos de los fracasos tienen relación con costos y tiempos de desarrollo descontrolados de algunos proyectos informáticos, otros con la percepción negativa de los usuarios y empleados acerca del nuevo sistema también pueden deberse a un exceso de mecanismos de monitoreo y control de las actividades de clientes y empleados, o a la utilización de tecnologías no suficientemente maduras, entre otros factores. Peter Drucker atribuye el éxito de una organización a tres factores: -

conocimiento del medio externo de la organización desarrollo de estrategias (misiones) consistentes con el medio externo desarrollo de competencias de base, necesarias para cumplir con las misiones

Estos criterios deben servir también de guía en la búsqueda del éxito en la planificación de los proyectos y servicios informáticos. En consecuencia, la planificación informática debe ser  un proceso para decidir las estrategias óptimas que sustenten adecuadamente el conocimiento del medio externo, que apoyen el desarrollo de las estrategias organizacionales y que apoyen el desarrollo de sus competencias para cumplir las misiones. Esta debe ser la perspectiva que oriente un proceso exitoso de planificación informática en la organización. Adicionalmente, una eficiente administración de la informática debe apuntar a ejecutar adecuadamente las estrategias definidas para apoyar los planes de la organización. Para que las estrategias informáticas se definan en forma perfectamente alineada con las estrategias de la organización, es necesario iniciar el trabajo de planificación con un análisis de los procesos organizacionales y las oportunidades para mejoras, cambios o invención de nuevos procesos. En seguida, el análisis de las estrategias informáticas debe incluir un estudio detallado de las necesidades de: • Arquitectura de la información : para una adecuada recolección, organización, almacenamiento, comunicación y uso de la información en la organización (modelos de datos y de procesos, actuales y futuros); • Arquitectura de los sistemas de información: determinación del portafolio de aplicaciones (SI) existentes para ser operadas y mantenidas (perfeccionadas), junto con la definición del portafolio de aplicaciones (SI) nuevas a ser desarrolladas (construidas), compradas o arrendadas, para apoyar las diversas actividades de la organización; • Arquitectura de las TIC de base : estructura, estándares y capacidades de la infraestructura de base (hardware, software, redes de video, voz y datos) y de los servicios tecnológicos en la organización; (se debe incluir también un levantamiento de la infraestructura existente y proyección de sus ampliaciones.) El resultado práctico de la planificación informática será un documento (“plan informático”) que describe las estrategias en estas tres áreas. Dichas estrategias debieran establecer la consolidación y evolución de una infraestructura de largo plazo, que apoye efectiva y eficientemente las estrategias de la organización. En particular, dichas estrategias deben buscar la integración de recursos, productos y servicios, evitando la fragmentación, redundancia e inconsistencia en los sistemas informáticos de la organización. Una buena interoperabilidad de los sistemas informáticos reduce sustancialmente estos tres últimos defectos. Para ello es necesaria una visión transversal (no parcelada) de toda la organización.

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El Análisis de los Procesos Organizacionales El análisis de los procesos organizacionales, desde una perspectiva de necesidades informáticas, se debe realizar idealmente como la primera etapa de la planificación informática, inmediatamente después de la definición de las estrategias de la organización. Dicho análisis organizacional incluye lo siguiente: - estudio de los sistemas informales de la organización. - estudio de los objetivos generales y necesidades informáticas de la organización, tanto internas como para su relación con el entorno. - estudio de los procesos de negocio actuales y de alternativas, en cuanto a su manejo de información, para mejoras, transformación o re-invención de procesos.

El Proceso de Planificación Informática Hemos dicho que la planificación informática es el proceso de estudiar, analizar y decidir sobre las mejores estrategias de incorporación y uso de los sistemas de información (SI) y de las TIC en una organización; es decir, define los caminos a seguir en un cierto período de tiempo futuro, en forma perfectamente alineada con la misión y estrategias de la organización. En la siguiente figura se esquematizan los principales elementos que componen este proceso de planificación.

Figura 1: El proceso de planificación informática El análisis organizacional entrega información sobre los procesos de negocio actuales y sus necesidades/oportunidades de mejoras, re-diseños, innovaciones y apoyos informáticos. El análisis del entorno entrega información del ambiente externo de la organización, su estado actual y evolución, las necesidades/oportunidades para las cadenas de valor de abastecimiento, de clientes y para las relaciones con otras organizaciones. EL análisis de las TIC y SI en el mercado entrega información sobre el estado actual y emergente de las tecnologías, que podrían ofrecer nuevas oportunidades de mejoras, cambios e innovaciones para la organización. Como resultado del proceso de planificación, el plan informático define las estrategias, alineadas con los planes de la organización, con las cuales se introducen, operan, mantienen y evolucionan: la información, los sistemas de información y las TIC en la organización. Dichas estrategias deben definir un plan de largo plazo para la infraestructura informática y su evolución, de modo de soportar en forma eficiente y efectiva el funcionamiento de los sistemas y servicios informáticos. Por sobretodo se debe favorecer la integración e interoperabilidad (en redes Web/intranets y Web/extranets) de los sistemas informáticos y evitar su fragmentación, redundancia e inconsistencia.

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1.3 LA FUNCION INFORMATICA Y SU RELACION CON EL CICLO COMPETITIVO DE LAS ORGANIZACIONES El desarrollo tecnológico ha permitido que la computadora sea introducida en una gran cantidad de organizaciones las cuales concentran la función informática en departamentos, unidades o centros de procesamiento de datos que se encargan de proporcionar los servicios de cómputo necesarios a la organización. Dentro de estos centros de cómputo se encuentran, además del equipo y programas que se procesan la información, los recursos humanos especializados, el factor más importante, de cuya habilidad depende la satisfacción de las necesidades de cómputo de las organizaciones. Existen muchas y diferentes formas de organización de los centros de cómputo así como del enlace de las funciones de cada grupo personal que ahí labora.

La Informática y las organizaciones Se ha demostrado que la introducción de las nuevas tecnologías trae consigo grandes transformaciones no sólo infraestructurales sino, y mucho más preocupantes, psicosociales. Es decir, tienen un gran impacto sobre las personas, la vida social y la sociedad en general, de lo que no está ajeno el mundo de las organizaciones. Son múltiples y diversas las aplicaciones tecnológicas que están incidiendo sobre los procesos de trabajo y sobre las propias organizaciones de hoy día. Por lo que las nuevas tecnologías informáticas afectan todos los aspectos de la vida laboral, lo que se puede comprobar en los grandes cambios que han venido aparejados por su aplicación. De manera general podemos encontrar:

1- Impacto sobre el puesto de trabajo y desempeño . Se han visto afectadas las actividades y tareas que se realizan dentro de la organización (se requiere, entre otras cosas, mayor  flexibilidad), cambiando de esta forma los puestos de trabajo (más autonomía, nivel de desafío, etc.). Por ende, las competencias requeridas para esos puestos de trabajos no serán las mismas, hasta el entorno físico del trabajo se ve afectado, para bien, por esos cambios.

2- Impacto por el bienestar psicológico y calidad de vida laboral: Aquí entra con fuerza el concepto de “angustia tecnológica”. Esto surge a raíz de todas las transformaciones psicológicas de que son partícipes los trabajadores con la introducción de la informática (inseguridades, dependencias, desconocimientos, sensación de atraso, entre otras.

3- El impacto sobre las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo. Sobre este punto cabe destacar el valor y relevancia que ocupan la comunicación en el mundo de hoy, pues es a través de ésta que se ejerce mayor influencia sobre las personas y se propician los cambios.

4- Impacto sobre la estructura y procesos organizacionales. Es evidente que ya las organizaciones no son las mismas, por tanto, así como deben cambiar las personas también deben adaptarse a las nuevas condiciones la estructura organizacional, de manera que facilite la incorporación de estos cambios en el ambiente de trabajo. La “forma de hacer” las cosas, también debe asumir e incorporar a la tecnología como centro del proceso.

Sobre el Líder  Se ha demostrado que el líder solo inspirará confianza, base para lograr un seguimiento incondicional, a través de la integridad invariable de su persona. Para eso debe saber  dominarse a si mismo, conocer sus capacidades y limitantes y como hacer un uso adecuado de ambas. A través de este conocimiento interior es que se logra ser un líder eficaz, lo que se traduce en algo primordial para él: que la gente tenga confianza y esperanza.

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Analizando desde otra arista al liderazgo, encontramos a la Visión, elemento medular que identifica al líder. La visión juega un papel fundamental en el éxito de un buen liderazgo, pues constituye el motor principal que impulsa al hombre a buscar nuevos caminos y además es el punto de contacto con el resto de las personas. En definitiva, es la visión o sueño la que se comparte y por la que se decide caminar juntos, amén de las características personales del líder. Toda esta argumentación sobre el liderazgo demuestra que «la clave para crear y sostener la clase de organización triunfadora del siglo es el líder». El liderazgo es el factor que otorga mayor autonomía a la fuerza de trabajo y por lo que determina que una organización triunfe o no. Aunque falle la estrategia, la cultura o los procesos cambien, si la empresa tiene un buen liderazgo tiene la llave del progreso.

El líder y las organizaciones Toda organización dispone de mucha información, pero eso no significa que sepa buscar, recibir, procesar y filtrar esos datos lógicamente. Por eso un buen gerente debe saber distinguir  entre sociedad de la información y sociedad del saber, ya que con ésta última se incorpora el factor humano. A partir de los dones que le permiten al líder manejar eficazmente las organizaciones actuales, podemos adentrarnos en como el líder lo consolida y manifiesta en las organizaciones. 1- Racionalizador de negocios. Para lograr ser un buen racionalizador de negocios, el líder  debe ser capaz, en primer lugar, de establecer dos criterios básicos dentro de su organización que den sentido al trabajo, como es la calidad y la dedicación. El líder no sólo debe aceptar el riesgo, sino también debe comprometerse con él y con la innovación. Sin embargo, como negociante, nunca debe perder el miedo ni regodearse en su éxito, pues en la confianza está el peligro. 2- Inteligencia lingüística e Inteligencia interpersonal . Las organizaciones de hoy tienen la necesidad de construir un lenguaje común que cumpla las funciones identitarias del cuerpo, es decir, que represente el sistema unificador de todas las partes que conforman a la organización. Esa tarea está en manos del líder y sólo a través de la comunicación efectiva el líder puede lograr sintonizar a toda la organización con los objetivos de la misma.

Para eso, el líder debe explicar muy bien las razones del cambio y de por qué es necesario (hacerla clara para los demás), sólo así puede ser compartido y comprendido por todos, y no hablamos sólo de clarificar o explicar algo, sino de crear significados. 3- Inteligencia intrapersonal. Se plantea que el hombre es al mismo tiempo, actor y autor de su propia historia. Por tanto sólo asumiendo esta responsabilidad histórica en su existencia cotidiana, se encuentra consigo mismo y se realiza como persona. Es por eso que, como ser  libre, tiene que elegir hasta lo inevitable, única manera de hacer suyo cualquier proyecto humano, con capacidad para trasformar las condiciones impuestas. Esta transformación sólo tiene sentido a través de la adhesión y elección de determinados valores.

Los Factores Críticos de Éxito (FCE) El análisis de los factores críticos de éxito (FCE) se refiere a la identificación de aquellas áreas en que la organización es o puede ser superior a su competencia, creando o manteniendo un liderazgo, creando barreras (estándares de calidad) para la entrada de nuevos competidores o lanzando ofensivas estratégicas para lograr ventajas competitivas. Un FCE es un factor que se estima crucial para el éxito del negocio y por lo tanto requiere una atención especial de la administración y del apoyo informático. Es probable que la mayor  cantidad de los recursos informáticos sean destinados a estas áreas críticas. En general, se pueden identificar unos pocos FCE en cada organización (entre tres y ocho, según los expertos). Por ejemplo para una universidad, un FCE será la calidad de los servicios

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docentes que entrega a sus estudiantes, y definirá como estratégico el uso de las TIC para el apoyo a esta actividad. Así entonces, se decidirá invertir en TIC para crear ambientes de aprendizaje electrónico (“e-learning”) y de aprendizaje mezclado (“blearning”, combinación de actividades presenciales y virtuales), ofreciéndole mayores y mejores oportunidades a sus alumnos y estableciendo alianzas estratégicas con otras instituciones de educación. También en este análisis se consideran los factores críticos de fracaso, los cuales identifican aquellos aspectos de la organización que si no son administrados adecuadamente no sólo harán peder ventajas competitivas sino que también pueden llevar al fracaso general del negocio.

BIBLIOGRAFIA: http://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtml http://www.ibermatica.com/ibermatica/consultoria/ticdiagnostico http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/infolidor.htm http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes4enal/sec_6.htm

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“UNIDAD 1: LA INFORMATICA Y LA ORGANIZACION”

ALUMNOS: GAMERO RAMOS RUBEN 04041075 RAMIREZ SALAZAR ARMANDO 04041102

FECHA: 27-AGOSTO-2007