Unidad 1 - Introducción A La Teoría de Sistemas

 

Introducción a la Teoría de Sistemas Sistema Un sistema es un conjunto de componentes que se relacionan con al menos algún otro componente; puede puede ser material o cconceptual. onceptual. Todos los sistemas sistemas tienen composición composición,, estructura y entorno. Bunge, Mario. Diccionario de filosofía, México, Siglo XXI, 1999, p. 196.   Los sistemas reciben datos, energía o materia del ambiente y proveen información, energía o materia. Tipos de Sistemas a)  Físicos o Concretos, como equipos, maquinaria, objetos y elementos reales. b)  Abstractos, Se componen de conceptos, planes, ideas; es decir son intangibles. c)  Sistemas Cerrados, No reciben influencia del ambiente ni influyen en él. d)  Sistema Abierto. Es aquel que mantiene un intercambio de transacción con el ambiente y conforma constantemente el mismo estado, a pesar de que la materia y la energía que lo integran se renueva de modo continuo (equilibrio dinámico u homeostasis). Jerarquía de los sistemas 1.  Estructura estática. estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia. 2.  Sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo. 3.  Mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula. 4.  Autoestructura Autoestructurado. do. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. A nivel célul célula a 5.  Genético-social. Está caracterizado por las plantas. 6.  Sistema animal. Es de creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia. 7.  Sistema humano. Es el nivel del ser individual, con un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos. 8.  Sistema social o sistema de organizaciones humanas. Considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas. 9.  Sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones. Chiavenato,, Ildalberto. Proceso de selección. México 1997. Chiavenato

Elementos de un sistema a)  Entradas

 

Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos humanos o información. Las entradas entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades necesidades operativas. Las entradas pueden pueden ser:   en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.   aleatoria: Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.   retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo. 

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b)  Proceso El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc. En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede puede ser diseñado por el administrador. E En n tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas,deporque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones entradas entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar originar diferentes diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una "caja negra". c)  Caja Negra La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos qué elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas entradas corresponden corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido.

 

  d)  Salidas Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito propósito para para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten convierten en entrada de otro, otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose repitiéndose este ciclo ciclo indefinidamente. indefinidamente. e)  Relaciones Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo. Podemos clasificarlas en:   Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre sí.   Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al 

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desempeño deldesistema. Sinergia significa "acción Sin para la teoría los sistemas el término significacombinada". algo más que elembargo, esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semindependientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.   Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.

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Teoría General de Sistemas La Teoría General de Sistemas (TGS) tiene su origen en los mismos orígenes de la filosofía y la ciencia. La palabra Sistema proviene de la palabra systêma, que a su vez procede de synistanai (reunir) y de synistêmi (mantenerse juntos). Específicamente Específicamente se le atribuyen a George Wilhem Friedrich Hegel (1770 – 1831) el planteamiento de las siguientes ideas:

       

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El todo es más que la l a suma de las partes El todo determina la naturaleza de las partes Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada del todo Las partes están dinámicamente interrelacionadas interrelacionadas o son interdependientes

La Teoría General de Sistemas Sistemas (TGS) es un esfuerzo de estu estudio dio interdisciplinario que trata trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, entidades, los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que son objeto de disciplinas académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye a Ludwig Von Bertalanffy.

Para él, lay TGS debería en un un mecanismo de integración entre las ciencias naturales sociales y serconstituirse al mismo tiempo instrumento básico para la formación y preparación de científicos. La Teoría General de los Sistemas (T.G.S.) aparece como una metateoría, una teoría de teorías, que partiendo del muy abstracto concepto de sistema busca reglas de valor general, aplicables a cualquier sistema y en cualquier cualquier nivel de la realidad (isomorfismo). Isomorfismo se define como aquel principio que se aplica igualmente en diferentes ciencias sociales y naturales, por ej: En la evolución de las lenguas y en la evolución de los seres vivos se verifican isomorfismos, a partir de una lengua (o un ser vivo) en común, evolucionaron en forma paralela e independiente una de otra varias otras lenguas (o especies vivientes). Von Bertalanffy Bertalanffy destaca destaca este paralelismo evolutivo entre lenguas, o entre especies animales, y con ello busca ilustrar la presencia de isomorfismos. La T.G.S. Se fundamentan en tres premisas básicas: a)  Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de células, las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de los órganos y así sucesivamente. sucesivamente. b)  Los sistemas son abiertos. Cada sistema que se examine, examine, recibe y descarga descarga algo en los otros sistemas, sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.

 

c)  Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. Conceptos básicos de la Teoría General de Sistemas 1.  Ambiente Se refiere al área de sucesos y condiciones que influyen sobre el comportamiento de un sistema. En lo que a complejidad se refiere, nunca un sistema puede igualarse con el ambiente y seguir conservando su identidad como sistema. La La única posibilidad posibilidad de relación entre un sistema y su ambiente implica que el primero debe absorber selectivamente aspectos de éste. Sin embargo, esta estrategia estrategia tiene la desventaja de especializar la selectividad selectividad del sistema respecto a su ambiente, lo que disminuye su capacidad de reacción frente a los cambios externos. Esto último incide directamente en la aparición o desaparición de sistemas. 2.  Energía La energía que se incorpora a los sistemas se comporta según la ley de la conservación de la energía, lo que quiere decir que la cantidad de energía que permanece en un sistema es igual a la suma de la energía importada menos la suma de la energía exportada. 3.  Entropía El segundo principio de la termodinámica establece el crecimiento de la entropía, es decir, la máxima probabilidad de los sistemas es su progresiva desorganización y, finalmente, su homogeneización con el ambiente. Los sistemas cerrados están irremediablemente condenados a la desorganización. desorganización. No obstante hay sistemas que, al menos temporalmente, revierten esta tendencia al aumentar sus estados de organización. 4.  Neguentropía Los sistemas vivos son capaces de conservar estados de organización improbables. Este fenómeno aparentemente contradictorio se explica porque los sistemas abiertos pueden importar energía extra para mantener sus estados estables de organización e incluso desarrollar niveles más más altos altos de improbabilidad. La neguentropía, entonces, se refiere a la energía que el sistema importa del ambiente para mantener su organización y sobrevivir. 5.  Homeostasis Tendencia de un sistema a permanecer en un cierto grado de equilibrio o a buscarlo cuando se enfrenta a variables críticas. La homeostasis es obtenida a través de mecanismo de retroalimentación que le permiten al sistema corregir y equilibrar los procesos internos a partir de datos obtenidos sobre su

 

funcionamiento y sobre los cambios en el ambiente. Este concepto está especialmente referido a los l os organismos vivos en tanto sistemas adaptables. Los procesos homeostáticos operan ante variaciones de las condiciones del ambiente, corresponden a las compensaciones internas al sistema que sustituyen, bloquean o complementan estos cambios con el objeto de mantener invariante la estructura sistémica, es decir, hacia la conservación de su forma. 6.  Modelo Los modelos son constructos diseñados por un observador que persigue identificar y mensurar relaciones sistémicas complejas. Todo sistema real tiene la posibilidad de ser representado en más de un modelo. La decisión, en este punto, depende tanto de los objetivos del modelador como de su capacidad para distinguir las relaciones relevantes con relación a tales objetivos. La esencia de la modelística sistémica es la simplificación. El metamodelo sistémico más conocido es el esquema entrada - salida (input - output). 7.  Límite de frontera En teoría de sistema, la frontera o límite de un sistema es una línea (real y/o conceptual) que separa el sistema de su entorno o suprasistema. La frontera de un sistema define qué es lo que pertenece al sistema y qué es lo que no. Lo que no pertenece al sistema puede ser parte de su suprasistema o directamente no ser parte del sistema. Permite saber también qué componentes deben incluirse como parte del sistema y cuáles no lo son. Las fronteras de los sistemas también nos permiten establecer jerarquías entre subsistemas, sistemas y supersistemas. El límite o frontera del sistema es por donde el sistema intercambia datos, energía o materia con su ambiente. Cuando un límite es permeable o abierto, significa que el propio sistema es abierto. Un sistema abierto permite intercambiar datos, energía y/o materia con el ambiente a su alrededor. Cuando el límite o frontera del sistema es cerrado o impermeable, significa que el propio sistema es cerrado. No hay intercambio de datos, energía ni materia con su ambiente.

 

Definición de proceso y su enfoque a sistemas Un proceso es un conjunto de actividades que están interrelacionadas y que pueden interactuar entre sí. Estas actividades transforman los elementos de entrada en resultados, para ello es esencial la asignación de recursos. Los procesos constan de:

  Elementos de entrada y salida, los cuales pueden ser tangibles o intangibles. Los

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resultados pueden ser también no intencionados como por ejemplo la contaminación ambiental.   Clientes y partes interesadas que tengan necesidades y expectativas en los procesos, ellos son los que definirán los resultados que requiere un determinado proceso.   Sistemas de medición para proporcionar información sobre el desempeño del proceso. Cualquier resultado debería ser analizado para poder determinar si existe necesidad de aplicar algún tipo de acción correctiva o de mejora.

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La ventaja principal del enfoque en sistemas reside en la gestión y control de cada una de las interacciones ente los procesos y las jerarquías funcionales de la organización. Los procesos deben servir para aportar valor a una organización, además deben estar alineados con los objetivos, alcance y grado de complejidad de la organización. Podemos hablar de proceso si se cumplen las siguientes característica características: s:   Se pueden describir entradas y salidas.   El proceso afecta a varios límites organizativos funcionales. Es capaz de cruzar vertical y horizontalmente la organización. Se habla de metas y fines en lugar de acciones y medios, es decir, el proceso responde al “¿qué?”, no al “¿cómo?”.     El proceso debe ser fácilmente comprensible por cualquier persona de la organización.   El nombre que se asigne al proceso debe ser representativo de los conceptos y actividades incluidos en el mismo. 

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Dos características esenciales de todo proceso son: Variabilidad del proceso Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en la secuencia de actividades realizadas que, a su vez, generan variabilidad en los resultados re sultados del mismo expresados a través de mediciones concretas. La variabilidad repercute en el destinatario del proceso, quien puede quedar más o menos satisfecho con lo que recibe del proceso. Las personas que realizan el proceso cuentan con una herramienta específica, el Gráfico de Control:

 

 

Cada punto del gráfico representa una medición de la característica del proceso:

  En la línea horizontal (línea de abscisas) se representa el número de la medición (observación realizada).    En la línea vertical (línea de ordenadas) se representa la escala de medición elegida para la característica que se trata de graficar.    Las líneas horizontales que marcan los límites de variabilidad del proceso. En todo proceso hay que trabajar para que los resultados estén dentro de los límites de variabilidad establecidos. 

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  La variabilidad fuera de límites supone rechazo de los resultados del proceso.

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Repetitividad del proceso Como elemento clave para su mejora. Los procesos se crean para producir un resultado y repetir ese resultado. Esta característica de repetitividad permite trabajar sobre el proceso y mejorarlo:

  Cuantas más repeticiones más experiencia.   Merece la pena invertir tiempo en mejorar el proceso, ya que los resultados se van

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a multiplicar por el número de veces que se repite el proceso. Al conjunto de actividades que, dentro de una organización, pretenden conseguir que las secuencias de actividades cumplan lo que esperan los destinatarios de las mismas y además sean mejoradas se le llama gestión y mejora de procesos. Cada uno de los procesos debe tener un responsable asignado, cuya función estribe en comprobar que se cumple la metodología definida para la realización del mismo y que los resultados obtenidos coincidan con los esperados. Los procesos deben satisfacer el ciclo PDCA, también conocido como círculo de Deming.   Tipología general de procesos de una organización Podemos elaborar distintos tipos de procesos: Según la perspectiva Podemos elaborar un macroproceso, constituido por varios procesos si tenemos una

 

visión global de la empresa y consideramos su relación con el entorno. Podemos elaborar procesos de detalle si observamos la fabricación de un determinado producto o la prestación de cierto servicio. Y, además, podemos considerar los subprocesos dentro de cada proceso. Por tanto, podemos hablar de tres niveles de procesos:

  Nivel macro: cuando nos referimos a macroprocesos que realiza una organización.

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  Nivel medio: cuando nos referimos a procesos de la organización, de la producción

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o del servicio como conjuntos de actuaciones que son propias de la fabricación o del servicio, respectivamente.

  Nivel micro: cuando nos referimos a subprocesos como partes diferenciadas del

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proceso.

Según su función Podremos agrupar los procesos en tres tipos principales:

o rganización. Ej.: definir   Estratégicos: son aquellos que orientan la acción de toda la organización.

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políticas, estrategias, planificación, objetivos e indicadores, organización y desarrollo de RR HH, gestión de calidad, acciones correctivas corr ectivas y preventivas, auditorías internas, etc.

  Clave: son aquellos relacionados con acción directa sobre usuarios. Ej.: admisión,

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diagnóstico, intervención, seguimiento, derivación, intervención grupal, intervención comunitaria, quejas y sugerencias, encuestas, etc. proceso s. Ej.: compras, mantenimiento   Soporte: son los que sirven para facilitar los otros procesos.

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de infraestructura, documentación, almacenamiento, etc.

Concepto de macroproceso La gestión por procesos significa ampliar la gestión de un proceso proc eso al conjunto de la organización. Para poder realizar los procesos, la organización debe proveerse provee rse de recursos que aportan los proveedores y/o subcontratistas y debe contratar personal que, en función de su competencia, aportará o no valor a la organización y a los recursos que ésta les pone a disposición. El personal de la organización constituye los departamentos de ésta y es el que proporciona los resultados a los “clientes”, internos o externos. Si estos resultados logran satisfacer las expectativas de los clientes, éstos volverán a solicitar a la organización sus productos y/o servicios.

 

La gestión por procesos de una organización constituye lo que se denomina “concepción horizontal” frente a la tradicional “concepción vertical” o pirámide funcional de acuerdo a principios de autoridad y jerarquía. Característicass de la organización vertical Característica  – El trabajo se divide en funciones, departamentos y tareas.  – La unidad base de consecución de resultados: la persona y su trabajo.  – Función del directivo: asignar tareas adecuadas, medir, evaluar, controlar y premiar resultados.

Se puede deducir que la principal ventaja de este tipo de organizaciones es la excelencia funcional y, su principal defecto, la coordinación entre tareas, tare as, departamentos y funciones. Características de la organización horizontal Características e n torno a varios procesos de negocio o flujos de trabajo.  – El trabajo se organiza en  – Los equipos asumen la responsabilidad de gestión (sistemas de equipos jerárquicos). gener ar resultados específicos.  – La información y la formación se proporcionan para generar  – El perfil profesional deseado es aquel capaz de realizar múltiples tareas, trabajar en equipo y mejorar continuamente. El sistema premia el desarrollo de capacidades c apacidades individuales y los resultados de equipo.