Understanding and Modeling Organizational Systems

 

UNDERSTANDING AND MODELING ORGANIZATIONAL SYSTEMS OLEH: 1. ARIEF KURNIAWAN 15105310 2. INDAH SALMA FI TRA 1510531047 3. BERLI MULIA TAMA 15105320

 

Organisasi Sebagai Sistem •

•

Organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain –  lain – lain. lain. Tujuan disini dapat di definisikan sebagai sebagai output, dan untuk menjadi output di perlukan input. i nput. Input dapat berupa raw material, sumber daya manusia, uang, informasi dan lain  –  lain. Sistem sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.

Organisasi dan anggotanya dapat dikonseptualisasikan sebagai sistem yang dirancang untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya melalui orang-orang dan sumber daya lain yang mereka gunakan.

 

Keterkaitan dan Saling Ketergantungan dari Sebuah Sistem

 

Organisasi Virtual dan Tim Virtual •

•

Virtual Organisasi merupakan sekelompok grup, orang, atau institusi dengan beberapa tujuan yang sama melakukan sharing sumber daya komputer untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sebetulnya, hal itu sama saja dengan definisi organisasi. Hanya, di dunia virtual konsep tersebut lebih memanfaatkan media internet dan gadget sebagai perantara untuk melakukan aktivitas dalam organisasi tersebut.

Tim virtual adalah tim orang yang terutama berinteraksi secara elektronik dan yang mungkin tatap muka Contoh timproyek virtual yang termasuk tim orang yang bekerja dibertemu lokasi geografis yangsesekali. berbeda dan tim anggotanya telecommute.

 

Ada beberapa potensi keuntungan bagi organisasi virtual, seperti: 1. Kemungkinan mengurangibiaya fasilitas fisik  2. Respon yang lebih cepat terhadap kebutuhan pelanggan, 3. Membantu karyawan virtualuntuk memenuhi kewajiban keluarga mereka untuk menumbuhkan anak-anak atau orang tua yang menua.

 

Sistem Enterprise: Melihat Organisasi sebagai Sistem •

•

Sistem enterprise, sering disebut sebagai enterprise resource planning (erp) systems, merupakan merupaka n istilah digunakan untuk menggambarkan menggambarkan sistem informasi perusahaan (enterprise) terpadu. Secara khusus, erp adalah perangkat lunak yang membantu arus informasi antara area fungsional dalam organisasi.

Produk ini kemudian disesuaikan agar sesuai dengan persyaratan perusahaan tertentu. Biasanya, vendor membutuhkan komitmen organisasi dalam hal pelatihan pengguna atau analis khusus.

 

SISTEM PERANGKAT LUNAK GRAPHICALLY Berbagai model grafis yang digunakan dalam sebuah sistem: 1. Data Flow Diagram atau DFD 2. Sistem dan Model Hubungan Entitas

 

1. Data Flow Diagram atau DFD Aliran data diagram berfokus pada data yang mengalir masuk dan keluar dari sistem dan pengolahan data. Komponen dasar setiap program komputer ini dapat dijelaskan secara rinci dan digunakan untuk menganalisa sistem untuk akurasi dan kelengkapan. Aliran data diagram hanya menggunakan 3 simbol:

(1) Sebuah persegi panjang dengan sudut membulat, digunakan pada Sebuah proses berarti beberapa tindakan atau kelompok tindakan terjadi.

(2) sebuah persegi dengan dua tepi yang diarsir, digunakan untuk sebuah Entitas baik orang, kelompok, Departemen, atau sistem yang itu Baik menerima atau berasal Informasi atau data.

(3) anak panah, Aliran data menunjukkan informasi tersebut Sedang dilewati dari atau ke sebuah proses.

 

◦

Berikut contoh dari DFD:

 

2. Sistem dan Model Hubungan Entitas Hubungan adalah asosiasi yang menggambarkan Interaksi antar entitas. Seperti contoh berikut:

 

◦

Berbagai jenis entitas yang digunakan dalam E-R diagram:

 

Use Case Model •

•

Model use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih l ebih aktor (pengguna) dengan sistem yang akan dibuat. Model use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Yang ditekankan pada diagram ini adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”

Use case model menyed menyediakan iakan sarana komunikasi yang efektif efektif antara tim bisnis dan tim pengembang. Dari sudut pandang aktor, use case model harus menghasilkan suatu nilai. Oleh karena itu, analis tersebut harus menentukan apa yang penting bagi pengguna, dan ingat untuk mengikutsertakan itu dalam diagram use case. Contohnya, dengan memasukan kata sandi, ini mungkin disertakan jika pengguna memiliki kekhawatiran tentang keamanan atau jika ini penting untuk kesuksesan proyek.

 

•

Use Case Symbol, model use caseberisi simbol aktor dan use case, beserta garis penghubungnya. Aktor mirip dengan entitas eksternal (mereka berada di luar sistem), istilah aktor disini mengacu pada peran tertentupengguna sistem.

Aktor dapat dibagi menjadi dua kelompok. 1. Aktor utama memasok data atau menerima informasi dari sistem beberapa pengguna yang langsung berinteraksi dengan sistem (system players), bisa saja aktor utama mungkin juga merupakan merupakan pelaku bisnis yang tidak berinteraksi berinteraksi llangsung angsung dengan sistem namun memiliki saham di dalamnya. 2. aktor pendukung membantu menjaga agar sistem tetap berjalan atau menyediakan layanan lainnya.Ini adalah orang-orang yang menjalankan help desk, para analis, programmer, dan sebagainya.

 

•

Use Case Relationship, memiliki empat jenis dasar hubungan perilaku;

1. (communicates)berkomunikasi, 2. (includes) mencakup, 3. (extends) memperluas, dan 4. (generalizes) umum.

 

Pentingnya menggunakan use case ialah, tidak masalah metode apa yang Anda gunakan untuk mengembangkan sistem Anda metode SDLC tradisional, metode tangkas(agile approach), atau metode berorientasi objek (Objected-Oriented (O-O)) Diagram use case akan mengidentifikasi semua aktor dalam domain masalah, dan analis sistem si stem dapat berkonsentrasi berkonsentrasi pada apa yang manusia inginkan dan butuhkan untuk menggunakan sistem, memperluas kemampuan mereka, dan menikmati interaksi mereka dengan teknologi.Tindakan yang perlu diselesaikan juga ditunjukkan dengan jelas pada diagram use case. Ini I ni tidak hanya memudahkan memudahk an analis untuk mengidentifikasi proses, tapi juga membantu komunikasi dengan analis lain di tim dan eksekutif bisnis.

 

Level of Management

 

Ada beberapa perbedaan pengambilan keputusan antaraa tingkatan manajemne di atas : 1. Manajemen stratejik memiliki beberapa keputusan (multiple decision making) smentara manajemen operasi hanya sekali (single ones) 2. Seringkali sulit bagi manajer stratejik untuk mengidentifikasi masalah, namun mudah untuk manajer operasi 3. Manajer strategis dihadapkan pada masalah semistructured, sedangkan lowerlevel Manajer kebanyakan menangani masalah terstruktur  4. Solusi alternatif untuk menghadapi menghadapi masalah manajer strategis seringkali sulit untuk diartikulasikan, tapi alternatif yang digunakan oleh manajer operasi biasanya mudah untuk dihitung 5. Manajer strategis paling sering membuat keputusan satu kali, sedangkan keputusan dibuat oleh manajer operasi cenderung berulang-ulang.

 

Sistem Informasi pada level Operasional, Manajemen, dan Statistik

 

1. Level Op Operasional Contoh SI pada Level ini : ● Transaction Processing Systems (TPS) / Sistem Pemrosesan Transaksi. Sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan menyimpan data transaksi rutin harian yang diperlukan untuk kelangsungan organisasi. INPUT

: Transaksi, Kegiatan

PROSES

: Meng-Update (memperbaharui)

OUTPUT

: Laporan rinci

USER PENGAMBILAN KE KEPUTUSAN

: Staf Operasional, Supervisor   :S Sa angat te terstruktur 

CONTOH

: Sistem Penggajian

 

2. Level Manajemen Contoh SI pada Level ini : a. Decision Support System (DSS) / Sistem Pendukung Keputusan. Sistem Informasi pada level manajemen yang menggabungkan antara data dan model analisis mutakhir atau peralatan untuk menganalisis data yang mendukung m endukung proses pengambilan keputusan semi-terstruktur maupun tidak terstruktur. INPUT

: Data bervolume rendah

PROSES

: Simulasi, analisis

OUTPUT

: Analisis keputusan

USER

: Staf manajer, professional

PENGAMBILAN PENGAM BILAN KEPUTUSAN KEPUTUSAN : Semi-terstr Semi-terstruktur  uktur  CONTOH

: Analisis wilayah penjualan

 

b. Manajemen Information System (MIS)/ Sistem Informasi Manajemen. Sistem manusia-mesin yang terpadu Sistem Manusia-Mesin yang terpadu, guna menyediakan informasi yang mendukung proses, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. INPUT

: Data bervolume tinggi

PROSES

: Model sederhana

OUTPUT : Laporan ringkas USER : Middle managers PENGAMBILAN PENGAMBIL AN KEPUTUSAN : Terstruktur yang mengarah pada semi-terstruktur  semi- terstruktur  CONTOH

: Membuat anggaran tahunan

 

3. Level Strategik  Contoh SI pada Level ini : •

Executive Support Systems (ESS) / Sistem Pendukung Eksekutif.

Sistem pada pengambilan keputusan yang tidak terstruktur melaluiinformasi tampilanyang grafikmengarah dan komunikasi. INPUT

: Data menyeluruh, internal dan eksternal

PROSES

: Interaktif

OUTPUT USER

: Proyeksi : Senior managers

PENGAMBILA ILAN KE KEPUTUSAN

: Sa Sangat ttiidak te terstruktur 

CONTOH

: Rencana operasional 5 tahun

 

BUDAYA ORGANISASI Budaya organisasi merupakan determinan penting tentang bagaimana orang menggunakan menggun akan informasi dan sistem informasi. Budaya organisasi selalu dapat ditemukan melekat dalam sistem informasi. Budaya suatu organisasi akan mempengaruhi mempengaruhi bagaimana pengambilan keputusan. Hal ini tergantung pada kualitas dari informasi. Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila dapat bermanfaat, bernilai tinggi, serta tidak adanya kesalahan atau dapat dikatakan bahwa informasinya benar. Dengan terpenuhinya beberapa kriteria tertentu, yaitu: 1. Relevan 2. Tepat Waktu 3. Akurat 4. Lengkap

 

Semoga Bermanfaat