Ultimo Informe de pasantias (Laura e Iván)

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA UNEFA NÚCLEO LARA

INFORME DE PASANTÍA PROFESIONAL REALIZADA EN LA C.A. ENERGÍA ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR) DEL ESTADO LARA

AUTOR(ES): Laura V. González C. Iván Miguel Pérez T. TUTOR(A): Ing. Mary Fernández

Barquisimeto, Septiembre 2009

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REINGENIERÍA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGÍA ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR) Trabajo presentado como requisito parcial para optar al título de Ingeniero de Sistemas

AUTOR(ES): Laura V. González C. Iván Miguel Pérez T. TUTOR(A): Ing. Mary Fernández

Barquisimeto, Septiembre 2009

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Fecha: /

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APROBACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO

Señor coordinador de la carrera de Ingeniería de Sistemas, mediante la presente comunicación hago de su conocimiento que ante la solicitud realizada por los Bachilleres: Laura Verónica González Canelón titular de la cédula de identidad Nro. 18.105.374 e Iván Miguel Pérez Torres titular de la cédula de identidad Nro. 17.853.619, apruebo el informe de pasantía titulado:

REINGENIERÍA

AL

SISTEMA

DE

CONTROL

DE

ARCHIVOS

Y

CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGÍA ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR)

NOMBRES Y APELLIDOS: _Ing. Mary Fernández_ C.I: __________13.855.977_____________________ FIRMA: ____________________________________

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Fecha: /

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APROBACIÓN DEL JURADO EXAMINADOR DEL INFORME

Señor coordinador de la carrera de Ingeniería de Sistemas, mediante la presente comunicación hacemos de su conocimiento que hemos evaluado el Informe Final de Pasantías Industriales presentado por los Bachilleres:

Laura Verónica González Canelón de C.I: 18.105.374

Iván Miguel Pérez Torres de C.I: 17.853.619

Así mismo, le hacemos saber que el informe presentado fue:

Aprobado: _____________________ Reprobado: _____________________ JURADOS EXAMINADORES: 1). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________

2). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________

3). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________

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DEDICATORIA

A Dios por ser mi guía espiritual, a mis padres, hermanos, sobrino, abuelas, demás familiares y amigos por brindarme su protección y cariño. (Laura V. González C.)

Dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a Dios mi guía espiritual, a mis padres, abuela, hermana, a mi novia, demás familiares y amigos por brindarme su apoyo y amor. (Iván M. Pérez T.)

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AGRADECIMIENTOS

A Dios, por darnos la perseverancia para llevar a cabo nuestras metas. A la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Bolivariana (UNEFA), Núcleo Lara, donde encontramos los conocimientos y valores necesarios para lograr nuestra meta. A toda la familia de ENELBAR, por ser tan receptivos y darnos la oportunidad de seguir enriqueciendo nuestros conocimientos. Al personal de la Gerencia de Sistemas y Tecnología de la Información, por su apoyo incondicional. A los Ingenieros Mariela Colmenárez y Héctor Bracho, por su valiosa ayuda y colaboración. A nuestra tutora, Mary Fernández; por prestarnos todo su apoyo y comprensión. A la MSc.Ing. Mayibe Agüero, por su oportuna ayuda y grandiosa solidaridad. Al T.S.U Gregorio Escalona, por brindarnos todo su apoyo y contagiarnos su alegría y optimismo durante nuestra estadía en ENELBAR. A todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron en la realización de este proyecto.

¡GRACIAS!

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REINGENIERÍA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGÍA ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR) Autores: Laura V. González C. Iván Miguel Pérez T. Tutor(a): Ing. Mary Fernández Año: 2009 RESÚMEN El presente trabajo se encuentra enmarcado dentro de la modalidad de proyecto especial, apoyado en una investigación de campo de carácter descriptiva; el cual tiene como objetivo principal la aplicación de reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en la C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto, estado Lara y para lograrlo, se realizó un estudio donde se demuestra la necesidad que tiene la empresa de actualizar y mejorar el sistema que hoy día utiliza. El proyecto consta de tres (03) fases que están en correspondencia con los objetivos específicos del trabajo: En la primera, se realizó un diagnóstico de manera exhaustiva interactuando con los usuarios principales del sistema, en ésta fueron aplicados como instrumentos de recolección de datos el cuestionario y la entrevista, donde los usuarios del sistema explicaron las deficiencias presentadas por el mismo y los nuevos requerimientos; en la segunda, se determinó cuáles eran los requerimientos y necesidades de los usuarios con respecto al SCAC; en la tercera, se llevó a cabo el rediseño del sistema para plantear el modelo solución y se dio inicio a la programación. Como conclusión de los resultados obtenidos, se recomienda la culminación del sistema y su implantación, con el fin de poder observar los beneficios de la reingeniería en éste.

Descriptores: Sistemas de Información, Sistema automatizado, Reingeniería.

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ÍNDICE GENERAL

Pág. DEDICATORIA..........................................................................................

v

AGRADECIMIENTOS...............................................................................

vi

RESÚMEN...................................................................................................

vii

ÍNDICE GENERAL....................................................................................

viii-x

LISTA DE CUADROS................................................................................

xi

LISTA DE GRÁFICOS...............................................................................

xii

INTRODUCCIÓN.......................................................................................

1-2

MARCO ORGANIZACIONAL..................................................................

3-6

ACTIVIDADES REALIZADAS.................................................................

7-11

CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema.................................................

12-15

Objetivos de la Investigación...............................................

15

Objetivo General......................................................

15

Objetivos Específicos...............................................

15

Justificación.........................................................................

15-16

Alcance y Limitaciones........................................................

16-17

II MARCO REFERENCIAL Antecedentes de la investigación.......................................... 18-21 Aspectos Teóricos................................................................

21-29

Aspectos Conceptuales.........................................................

29-31

Aspectos Legales..................................................................

32-33

8

Pág. III METODOLOGÍA Diseño de la Investigación.................................................... 34-35 Población y Muestra.............................................................

35-36

Técnicas de Recolección de Datos.......................................

36

Instrumentos para la Recolección de Datos.........................

36-37

Validez del Instrumento.......................................................

37-38

Confiabilidad del Instrumento..............................................

38-40

Técnica de análisis de los Datos...........................................

40

Interpretación de los Datos...................................................

41

Fases del proyecto................................................................. 41-42

IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS... 43-55

V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................ 56-58

VI REDISEÑO DEL SISTEMA.......................................................

59-65

ANEXOS A. Instrumento de recolección de Datos: Cuestionario................... 67-70 B. Matriz de Evaluación del instrumento por parte de los Expertos...................................................................................... 71-80 C. Cuadro de cálculo de las varianzas para el coeficiente de confiabilidad de Kurder y Richardson.......................................

81-82

D. Cuadro de cálculo de las varianzas para el coeficiente de confiabilidad de Cronbach.........................................................

83-84

E. Control de entrada y salida de los pasantes................................

85-95

F. Certificados de pasantías............................................................

96-98

9

Pág. BIBLIOGRAFÍA.........................................................................................

99-102

ABREVIATURAS.......................................................................................

103

GLOSARIO DE TÉRMINOS.....................................................................

104-107

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LISTA DE TABLAS O CUADROS

No.

Nombre

Pág.

1 2

Cronograma de actividades………………………………………... Criterios para el análisis de confiabilidad (Coeficiente de Kurder y Richardson)………………………………………………………… Criterios para el análisis de confiabilidad (Coeficiente de Cronbach)………………………………………………………….. Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual trabajan……………………………………………………………... Unidades Organizativas con el SCAC implantado………………… Usuarios que saben manipular el SCAC…………………………. Uso del SCAC…………………………………………………… Cantidad de suarios que ingresan al sistema con Usuarios Propios.. Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas………….. Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC…... Necesidad de actualizar el SCAC………………………………….. Aspectos a mejorar del SCAC……………………………………... Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web…………. Migración del SCAC a Plataforma Web…………………………... Resultados y conclusiones de la entrevista…………………………

7-8

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

11

39 40 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 55

LISTA DE GRÁFICOS O ILUSTRACIONES

No.

Nombre

Pág.

1 2

Organigrama de la empresa………….…………………………….. Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual trabajan…………………………………………………………….. Unidades Organizativas con el SCAC implantado………………… Usuarios que saben manipular el SCAC…………………………… Uso del SCAC……………………………………………………... Cantidad de Secretarias con Usuarios Propios…………………….. Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas……………. Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC…... Necesidad de actualizar el SCAC………………………………….. Aspectos a mejorar del SCAC……………………………………... Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web…………. Migración del SCAC a Plataforma Web…………………………... Administración de Correspondencias (Dpto. de Documentación y Correspondencia)………………………………………………… Consulta de Correspondencias (Dpto. de Documentación y Correspondencia)………………………………………………… Administración de Correspondencias (Unidades Organizativas)….. Consulta de correspondencias (Unidades Organizativas)…………. Mantenimiento de Correspondencias (Dpto. de Documentación y Correspondencia)………………………………………………… Bandeja principal del Sistema……………………………………... Administración de correspondencias (Unidades Organizativas)…...

6

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

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44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 60 60 61 62 62 63 64

INTRODUCCIÓN

La actualización permanente de los sistemas de comunicación e información permite comprender como funcionan los procesos y al mismo tiempo previene, ante la posibilidad de reaccionar frente a situaciones que puedan presentarse; de allí, la necesidad de contar con una herramienta de actualización de dichos sistemas que asegure que las organizaciones realicen las actividades de manera correcta. En estos momentos, en los cuales el mundo empresarial presenta muchos retos que deben ser enfrentados por la gerencia para poder sobrevivir en el mercado; se requiere automatizar y mejorar los sistemas existentes con la finalidad de optimizar el sistema de envío y recepción de archivos y correspondencias y así crear una ventaja competitiva para diferenciarse de las demás empresas del mismo ramo. Las organizaciones deben adoptar sistemas de comunicación más eficientes cada día, integrando las actividades que pudieran afectar sus procesos y la satisfacción de sus clientes. Para lograr el objetivo de actualizar y mejorar constantemente los sistemas de comunicación y transmisión de datos, es necesario utilizar un grupo de conceptos y métodos con un propósito común, de tal forma que el cambio se traduzca en la eficacia y eficiencia del desempeño global de la organización. Durante mucho tiempo se ha venido usando en ENELBAR el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), el cual presenta numerosas deficiencias y fallas con respecto a su funcionamiento y proceso; ésto revela la creciente necesidad de la empresa de mejorar el dicho sistema; es por ello que se requiere la aplicación de reingeniería a éste. Tomando en cuenta el planteamiento anterior y conocida la necesidad de adecuación del sistema en La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto (ENELBAR), se desarrolla el presente proyecto cuya finalidad es diseñar y aplicar un plan de mejora que optimice el desarrollo de los sistemas de comunicación en el Departamento de Documentación y Correspondencia y en las distintas Unidades Organizativas pertenecientes a la empresa donde se encuentra implantado el Sistema

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de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), basándose en las actividades que incluye la reingeniería de sistemas como lo son: el análisis de inventarios, la reestructuración de documentos, la ingeniería inversa, la reestructuración de programas y datos y la ingeniería directa. El proyecto está dividido en seis (06) capítulos: En el Capítulo I, se presenta el planteamiento del problema, los objetivos tanto general como específicos, la justificación, el alcance y las limitaciones existentes; en el Capítulo II, se describe el marco referencial por medio de los antecedentes de la investigación, donde se mencionan los trabajos referentes al tema en estudio, consultando varios autores; además, se tienen los aspectos teóricos, conceptuales y legales del proyecto; mientras que en el Capítulo III, se presenta la metodología a utilizar, se hace referencia al tipo y diseño de la investigación, validación y confiabilidad del instrumento de recolección de datos, técnicas e instrumentos para recopilar información, y las fases del proyecto; en el Capítulo IV se desarrolla el análisis e interpretación de los resultados; en el Capítulo V se presentan las conclusiones y recomendaciones; y por último, en el Capítulo VI se describe de manera más clara y específica el rediseño del sistema realizado.

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MARCO ORGANIZACIONAL

Visión:

Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la presentación de servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, con conciencia de servidor público y comprometido con la conservación del ambiente, que promueve la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo venezolano.

Misión:

Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido social

y sostenibilidad financiera en todo el Territorio

Nacional, a través de la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización del sistema eléctrico nacional, integrado a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir con el desarrollo político, social y económico del país.

Objetivo:

La C.A Energía Eléctrica de Barquisimeto tiene como objetivo principal ser una empresa de servicio público, responsable de satisfacer la demanda de energía eléctrica que requiere el desarrollo económico y social del Estado Lara, mediante la prestación de un servicio eficiente y confiable, que permite mejorar la calidad de vida de la población.

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Estructura Organizacional:

La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto está estructurada por las siguientes unidades organizativas: Una Asamblea de Accionistas, una unidad de Auditoría Interna donde se controlan los procesos internos de la organización, una Junta administradora, luego viene la Presidencia la cual se divide en siete (07) vicepresidencias y una Gerencia de Consultoría Jurídica. Las vicepresidencias están conformadas a su vez por Gerencias y se dividen de la siguiente manera: 

La Vicepresidencia de Asistencia a la Presidencia, se encarga de prestar ayuda a las actividades que realiza la Presidencia; además de reforzar la imagen de la empresa en el público externo e interno, a través de la publicidad radial, escrita y televisiva. Está conformada por la Gerencia de Comunicaciones Corporativas y por la Gerencia de Desarrollo Social.



La Vicepresidencia de Ingeniería la cual se encarga de desarrollas, planificar y controlar todo lo relacionado a las funciones y servicios de la organización. Esta unidad organizativa está conformada por la Gerencia de Planificación y Desarrollo, la Gerencia de Producción y la Gerencia de Transmisión y Subestaciones.



A la Vicepresidencia de Distribución, se encarga de controlar que la distribución de energía se logre de manera correcta hacia los clientes; la conforman tres (03) gerencias: Gerencia de Redes Región I, Gerencia de Redes Regiones II al V y la Gerencia de Ingeniería y Construcción de Distribución.



La Vicepresidencia de Servicio al Cliente, esta unidad organizativa

se

encarga de atender los requerimientos de los clientes, inspecciona que se esté prestando el servicio de manera correcta y legal, controla las mediciones, administra los medidores de electricidad, realiza cobranza al sector público y comercia y está conformada por la Gerencia de Servicio al Cliente Centro

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Norte, Gerencia de Servicio al Cliente Regiones, Gerencia de Medición de Energía y la Gerencia de Servicios Comerciales. 

La Vicepresidencia de Administración y Finanzas, la cual se encarga de administrar eficientemente los recursos financieros de ENELBAR. Ésta posee cuatro (04) Gerencias: Gerencia de Tesorería, Gerencia de Materiales y Suministros, Gerencia de Contabilidad y Gerencia de Servicios Generales.



Vicepresidencia de Planificación Corporativa y Sistemas, ésta es la unidad organizativa donde los autores realizaron las actividades correspondientes a su período de pasantías; ésta se encarga de crear, ampliar y mantener los sistemas y equipos informáticos y equipos de ENELBAR, manteniendo un respaldo de la información electrónica perteneciente a toda la organización en sus servidores, debe estar pendiente del correcto funcionamiento de cada uno de los sistemas informáticos de la empresa. A esta Vicepresidencia la conforman: la Gerencia de Sistemas y Tecnología de la Información, la Gerencia de Planificación Corporativa, la Gerencia de Asuntos Regulatorios y Proyectos Corporativos. Y la Gerencia de Telecomunicaciones.



Y por último, la Vicepresidencia de Recursos Humanos, la cual se encarga de gestionar la captación del recurso humano de la empresa, administra con eficiencia los procesos de: selección, capacitación, remuneración, desarrollo profesional, evaluación de desempeño del personal que desea formar parte de ENELBAR. Dicha vicepresidencia está conformada por: la Gerencia de Administración y Servicios al Personal, la Gerencia de Seguridad y Salud en el Trabajo y la Gerencia de Gestión del Talento Humano.

A continuación se presenta el organigrama de la empresa:

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Ilustración 1. Organigrama de la empresa:

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA NACIONAL UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA UNEFA – LARA Cuadro 1. Cronograma de actividades

SEMANA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ACTIVIDAD Realizar especificaciones técnicas partiendo de una base de datos de un sistema de préstamo de la organización. Depurar la base de datos del Sistema de Directorio Telefónico de ENELBAR. Evaluación de las características del Sistema de Control de Archivos y Correspondencia (SCAC), para la aplicación de reingeniería a dicho sistema. Desarrollar propuesta de reingeniería del Sistema de Archivos y Correspondencia, y emitirla al Jefe del Departamento de Sistema y al Jefe de Proyectos. Desarrollar Instrumento para aplicarlo en el levantamiento de información o requerimientos del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). Levantamiento de información exhaustivo, interactuando con los usuarios del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) en los diversos departamentos de la organización. Continuar la Fase de levantamiento de información exhaustivo reuniéndose con el personal del Departamento de Archivos y Correspondencia. Continuar reuniones con el personal de los departamentos que implementan el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). Analizar los diversos requerimientos emitidos por parte de los usuarios finales del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). Diseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) mediante las

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SE CUMPLIÓ SI/NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

11 12 13 14 15 16

herramientas UML existentes en el Área de Sistemas. Continuar con la fase de Diseño del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). Seguir en la fase de Diseño del (SCAC). Codificación del Diseño del Sistema. Codificación del Diseño del Sistema. Codificación del Diseño del Sistema. Codificación del Diseño del Sistema.

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SI SI SI SI SI SI

A continuación se presenta una explicación más detallada acerca de las actividades realizadas en cada semana por los Bachilleres durante su desempeño laboral en La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto (ENELBAR) estado Lara. 

Semana N° 1 (Desde el 27/04/09 hasta el 30/04/09): Esta semana consistió en conocer el lugar de trabajo, cada departamento que conforma la Gerencia de Tecnología de la Información y al personal que labora en cada uno de estos. Además, en la empresa se está desarrollando un Sistema de Préstamo Para el Hogar (SPH), el cual será de beneficio para los empleados fijos de la organización; en esta semana se realizó una serie de especificaciones técnicas partiendo de una base de datos del SPH.



Semana N° 2 (Desde el 04/05/09 hasta el 08/05/09): Hace poco se implantó un Sistema de Directorio telefónico de ENELBAR, donde se encuentran publicadas y organizadas todas las extensiones telefónicas existentes en la empresa; en esta semana se realizó una depuración de la base de Datos de dicho sistema debido a que existía duplicidad de datos.



Semana N° 3 (Desde el 11/05/09 hasta el 15/05/09): Se comenzó a realizar la evaluación de las características del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) para observar la situación actual. Esta evaluación consistió en interactuar con el SCAC para verificar la existencia de posibles deficiencias y fallas.



Semana N° 4 (Desde el 18/05/09 hasta el 22/05/09): Luego de haber realizado la evaluación de las características del SCAC, se redactó una propuesta para aplicar reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias. Se realizó una reunión con la Jefe del Departamento de Proyectos de Tecnología de la Información donde se explicaron los motivos de la propuesta, luego de ésta ser aprobada, la Jefe de departamento dio a conocer los requisitos para poder realizar el proyecto.



Semana N° 5 (Desde el 25/05/09 hasta el 29/05/09): Después de haber estudiado el SCAC se procedió a desarrollar el instrumento de recolección de 21

datos para poder realizar el levantamiento de información con los usuarios del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias. El instrumento desarrollado fue un cuestionario para aplicarlos a las secretarias de las distintas Unidades Organizativas donde se encuentra implantado el SCAC. 

Semana N° 6 (Desde el 01/06/09 hasta el 05/06/09): Se comenzó la fase de levantamiento de información, donde se interactuó con los usuarios principales del sistema (Departamento de Documentación y Correspondencia y con distintas Unidades Organizativas) para tomar en cuenta sus opiniones referentes al sistema. Los usuarios dieron a conocer cuál es el funcionamiento del sistema de transmisión de correspondencias implantado en la empresa.



Semana N° 7 (Desde el 08/06/09 hasta el 12/06/09): Para esta fecha, se programaron y realizaron reuniones con el Departamento de Documentación y Correspondencia para definir las deficiencias y fallas del sistema (SCAC). Es aquí, donde los usuarios expresaron sus sugerencias y requerimientos con respecto al SCAC.



Semana N° 8 (Desde el 15/06/09 hasta el 19/06/09): Se continuó con el levantamiento de información por medio de entrevistas aplicadas al Departamento de Documentación y Correspondencia.



Semana N° 9 (Desde el 22/06/09 hasta el 26/06/09): Se hizo una revisión de los cuestionarios aplicados en las distintas unidades organizativas, y de las entrevistas con el Departamento de Documentación y Correspondencias; se compararon estos datos con los recolectados en la semana 3 con la finalidad de determinar los requerimientos del SCAC.



Semana N° 10 (Desde el 29/06/09 hasta el 03/07/09): En esta semana se comenzó a rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias con la ayuda de las herramientas UML existentes en el Área de Sistemas. Esto se hizo acorde a la información recolectada con los usuarios principales. Para esta fase se usó como herramienta de diagramación el BoUML.



Semana N° 11 (Desde el 06/07/09 hasta el 10/07/09): Se inició la fase de rediseño del sistema (SCAC); para esta fase se utilizó como lenguaje de 22

programación Java acompañado del framework ZK. Por ser ZK un framework nunca usado por los autores de la investigación, se realizó un período de prácticas y familiarización con éste. 

Semana N° 12 (Desde el 13/07/09 hasta el 17/07/09): Se continuó con el rediseño del SCAC después de haberse familiarizado con las herramientas de programación.



Semana N° 13 (Desde el 20/07/09 hasta el 23/07/09): Continúa la fase de rediseño del sistema; además de esto, se comienza a introducir programación al prototipo.



Semana N° 14 (Desde el 27/07/09 hasta el 31/07/09): Se continúa la fase de rediseño sistema. También en esta semana, se presentó el prototipo del sistema nuevo al Departamento de Proyectos de Tecnología de la Información; en esta reunión surgieron nuevas ideas por parte del personal del Departamento antes mencionado.



Semana N° 15 (Desde el 03/08/09 hasta el 07/08/09): Sigue la fase de rediseño y codificación tomando en cuenta las sugerencias nuevas; además se realizó una reunión con el personal de la Gerencia de Sistemas y Tecnologías de la Información donde se hicieron recomendaciones con respecto al nuevo Sistema de Control de Archivos y Correspondencias.



Semana N° 16 (Desde el 10/08/09 hasta el 14/08/09): Se le realizaron las modificaciones al prototipo final y luego se programó y realizó una reunión con los usuarios principales del Sistema (Departamento de Documentación y Correspondencia) donde se les presentó el modelo del prototipo final del nuevo Sistema de Control de Archivos y Correspondencias de ENELBAR.

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CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema La crisis social y económica que atraviesa el mundo, ha provocado una gran preocupación a los industriales y empresarios, quienes se han visto en la obligación de adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y a estar al día con los cambios tecnológicos y así buscar un lugar en el futuro; es por eso, que el sector empresarial debe hacer uso eficiente y constante de la tecnología, la cual, según Casalet y Otros (1998), la tecnología es: “un conjunto de conocimientos específicos y procesos para transformar la realidad y resolver algún problema”. (p.07). Las organizaciones para obtener las bondades de la tecnología, necesitan mantenerse actualizados, utilizando gran variedad de métodos y técnicas para mejorar sistemas ya existentes en ellas, implementando herramientas como la reingeniería de sistemas, en donde Alarcón (1999), la plantea como una modificación de un sistema (producto software) , o de ciertos componentes, usando para el análisis del sistema existente técnicas de Ingeniería Inversa y, para la etapa de reconstrucción, herramientas de Ingeniería Directa, de tal manera que se oriente este cambio hacia mayores niveles de facilidad en cuanto a mantenimiento, reutilización, comprensión o evaluación. (p.58). La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto (ENELBAR), no escapa a la utilización de la tecnología para poder proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente y confiable a sus clientes, donde la comunicación entre dichos clientes y la organización juega un papel importante. La comunicación puede ser definida como

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un proceso en el cual los seres vivos intercambian o transmiten información con sus semejantes. El problema a plantear se enfoca en la comunicación escrita que ENELBAR lleva a cabo tanto dentro como fuera de la organización. Este tipo de comunicación, es aquella que se realiza por medio de memorandos, cartas, correo electrónico, transmisiones de fax, entre otros. Actualmente, en el edificio sede y otras dependencias de ENELBAR, se lleva a cabo el control de envío y recepción de archivos y correspondencias mediante un sistema de escritorio llamado “Sistema de Control de Archivos y Correspondencias” (SCAC), el cual no está a la par con la tecnología utilizada en los sistemas implementados hoy en día en las organizaciones de esta envergadura. Este sistema se encuentra desarrollado bajo el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic 6.0. Trayendo consigo una gama de problemas, careciendo de robustez, limitándolo a ser un sistema simple de escritorio, reduciendo o minimizando la escalabilidad, portabilidad y mantenibilidad que todo sistema robusto debe proporcionar. El motivo principal de la aplicación de reingeniería al sistema de control de archivos y correspondencias es que éste, presenta una serie de debilidades en cuanto al rendimiento de los procedimientos que lleva a cabo, estas debilidades son descritas a continuación: el sistema no permite utilizar las bondades que proporcionan los sistemas web, ni los recursos de redes que próximamente se estarán implementando en la organización, como por ejemplo, el proyecto de la INTRANET CORPORATIVA, la cual trae consigo la capacidad de acoplar sistemas en sucursales geográficamente separadas, teniendo una sincronización entre ellas y elevando la productividad de las operaciones, en este caso de las entidades pertenecientes a La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto. El sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), presenta algunas deficiencias operativas, entre las cuales se menciona que no es un sistema multiusuario en el sentido que dentro de un departamento se envían las correspondencias una a una y no de manera simultánea, lo cual incide directamente en la eficiencia de los empleados al momento de emitir dichas correspondencias.

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Por otro lado, la base de datos presenta varios inconvenientes en cuanto al diseño; por ejemplo, ausencia de índices, trayendo como consecuencia una gran disminución en los tiempos de respuesta al momento de realizar operaciones de inserción, modificación, eliminación y consultas de datos. Es bueno tomar en cuenta, que el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias, no posee procedimientos de búsqueda efectivos al momento de generar reportes o solicitar consultas a su base de datos; además, es propenso a permitir errores por parte de los empleados que lo utilizan, en vista de que carece de validación bien estructurada y de manuales de usuario detallado y bien establecido; ya que, los existentes no explican de manera clara el funcionamiento del sistema. Por ello, es necesario trabajar en estos aspectos para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado, satisfacer a sus usuarios, y a estar al día con los cambios tecnológicos. Un aspecto importante en todo el sistema, es el apartado gráfico, el cual debe ser agradable para los usuarios del sistema. El SCAC, en cuanto a interfaz es deficiente; ya que, no posee interfaces interactivas, amigables y agradables, donde el usuario se sienta cómodo al momento de implementar el sistema en sus actividades laborales. La reorganización del sector eléctrico venezolano surge como una necesidad nacional de transformar nuestro país, en una potencia energética mundial, capaz de desarrollar fuentes primarias y secundarias de producción de energía y de esta manera aumentar la calidad de vida de los habitantes del país. Todo esto se logra de la mano con la tecnología, es por ello, que esta idea de aplicar reingeniería al sistema de control de archivos y correspondencias, tiene como principal objetivo, mejorar una parte importante de los procesos que se llevan a cabo día a día por la totalidad de los departamentos dentro de la organización. De lo planteado en el párrafo anterior, surgen las siguientes interrogantes en función de abordar a profundidad dicho planteamiento, las cuales pretenden ser aclaradas en el transcurso de la investigación: ¿Cuál es la situación actual del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR?

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¿Cuáles son los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias? ¿Será necesario rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Aplicar reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR. Determinar los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). Rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).

JUSTIFICACIÓN

Actualmente, con los avances tecnológicos en el área de la información y comunicación; no es posible comprender por qué algunas de las grandes empresas no tienen implantados sistemas automatizados para mejorar la gestión de sus procesos, mientras que otras que los poseen, no los mantienen actualizados. Por lo antes expuesto, es muy importante aplicar reingeniería a los sistemas existentes en las organizaciones.

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Según Stair y Otros (2000), la reingeniería puede reducir los tiempos de entrega, elevar la calidad de productos y servicios, acrecentar la satisfacción del cliente e incrementar los ingresos y la rentabilidad. (p.51). Es por ello, que el aplicar reingeniería al sistema de control de archivos y correspondencias, traería grandes beneficios a la C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto; ya que le permitirá optimizar recursos como tiempo y costos en el levantamiento de información, diseño y codificación, fases necesarias para migrar el sistema a una plataforma web, mejorar su productividad y aumentar los niveles de calidad; todo esto aunado al proyecto de la INTRANET CORPORATIVA, que garantiza el correcto funcionamiento de la actual plataforma tecnológica empleada por ENELBAR. Esta investigación se desarrolló bajo la línea de investigación de Ingeniería, Tecnología e Innovación (INTEI) incluida en el área estratégica de Tecnología y Comunicaciones; la cual tiene como propósito principal desarrollar y promover conocimientos científicos y tecnológicos que tienden a la solución de problemas existentes en la sociedad.

ALCANCE Y LIMITACIONES

Alcance

La aplicación de reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) está compuesta por cinco (05) fases; pero debido al factor tiempo, en el presente proyecto sólo se abarcarán tres (03) fases, distribuidas de la siguiente manera: -

Fase I. Levantamiento de información.

-

Fase II. Determinación de los requerimientos.

-

Fase III. Rediseño del sistema y parte de la programación.

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Limitaciones

En cuanto a las limitaciones, la dificultad que se presentó durante la ejecución del proyecto, fue al momento de rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC); porque la Jefe del Departamento de Proyectos de Tecnología de la Información dio a conocer una serie de requisitos para lograr aplicar reingeniería a dicho sistema. Entre los requisitos presentados se tienen: La programación y el rediseño del sistema: se realizó con Java como lenguaje de programación acompañado del framework ZK, debido a que éstas son las herramientas de programación que tienen en el departamento como estándar para todos los proyectos que se están realizando. Rediseñar el sistema con herramientas UML: Para rediseñar el sistema aplicando herramientas UML se utilizó como software el BoUML; pues es éste el usado por el personal del departamento a la hora de realizar diagramas. Estos requisitos se nombran como limitaciones, debido a que eran herramientas nunca usadas por los investigadores y se tuvo que dedicar tiempo para aprender a utilizarlas y poder así obtener el máximo provecho. Sin embargo, esto no impidió que se lograran los objetivos del proyecto.

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CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

El proyecto tiene como antecedentes otras investigaciones realizadas en el área de Tecnología y Comunicaciones como herramienta de gestión tanto en empresas públicas como privadas. En el mismo contexto se revisaron trabajos de grado y se realizaron consultas en otras Universidades del País e Internet. Es importante aclarar que se encontraron algunos trabajos referidos al tema en estudio. A tal efecto, como primer punto en el marco teórico se presentan los antecedentes de la investigación que dan sustento bibliográfico y referencial a la misma, a fin de obtener experiencias de utilidad para el estudio propuesto.

Antecedentes de la investigación

En este punto se reflejan exclusivamente otros trabajos de investigación con títulos similares o relacionados al tema que se está desarrollando, es decir información documental de primera mano. Entre los estudios detectados figura el de Blanco (2005), que realiza una investigación titulada “Sistema automatizado para el control de envío y recepción de la correspondencia del BBVA Banco Provincial”. Entre los objetivos específicos presentados por la autora, se encuentran realizar un análisis del contexto mediante un Informe de la situación actual, para definir los requerimientos de las entradas y salidas del sistema, elaborando un informe del nuevo sistema, para luego hacer un diseño preliminar donde se especifique los módulos del sistema en general y así poder implementar el sistema previamente diseñado.

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A tal efecto, la investigación estuvo enmarcada dentro de un estudio de campo de carácter descriptivo, puesto que se desarrolló con fuentes primarias procesadas por medio de la aplicación de dos encuestas tipo cuestionario, a los usuarios y beneficiarios. Asimismo, se realizó el análisis e interpretación de la información recabada y procesada en consistencia con los objetivos y las interrogantes planteadas en el estudio. Esta investigación sirve de apoyo al proyecto de reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias, respecto a la manera de cómo debe ser un sistema automatizado de este tipo en una organización. Vale la pena aclarar que el autor, no menciona en su investigación la palabra reingeniería, pero a pesar de esto si la aplica; ya que, al implantar el Sistema Automatizado para el Control de Envío y Recepción de la Correspondencia del BBVA Banco Provincial se transformó el procedimiento que se llevaba a cabo anteriormente en la organización. Antes de la transformación, el proceso se llevaba de manera manual mientras que al aplicar reingeniería pasó a ser automático. Por su parte, Hernández, C. (2007), efectuó una investigación titulada “Reingeniería de la Auditoría Interna y su Incidencia en la Gestión Óptima de Servicios Municipales”, cuyo objetivo principal se centró en establecer mediante la reingeniería de procesos de la auditoría interna, los mecanismos de control más eficaces que faciliten la optimización de la gestión de servicios municipales. A tal efecto, la investigación estuvo enmarcada en un estudio descriptivoexplicativo, debido a que presenta la realidad actual de la actividad de auditoría interna de los servicios municipales y explica la forma como obtener la eficiencia y eficacia en del trabajo de los auditores internos. Entre las conclusiones más importantes que el autor presenta acerca de su investigación se tiene que para lograr que la auditoría interna se convierta en una herramienta facilitadora de la gestión óptima de los servicios municipales se le debe aplicar reingeniería cuando sea conveniente y así sacarle el máximo provecho a los procesos.

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El vínculo de esta investigación con la aplicación de reingeniería al SCAC en ENELBAR, se debe a que ambos aplican reingeniería dentro de una organización con el fin de mejorar y optimizar las funciones de los sistemas y procesos existentes en éstas. De la misma manera, Hernández, O. (2007), realizó una investigación cuyo título es “Reingeniería de un proceso asistencial. Reducción de la lista de espera de varices”; donde el autor definió como objetivo general rediseñar el proceso variz para conseguir una reducción de la lista de espera de varices en un servicio de cirugía vascular. La investigación es de tipo campo de carácter descriptiva, ya que se describen los datos y características del fenómeno en estudio (la lista de espera pendiente de intervención por varices). Además, aunque la descripción de datos es real y precisa, la investigación no puede describir lo que provocó una situación. Concluye el autor, que existen diversos mecanismos para el abordaje de estas listas de espera de varices, dentro de estas medidas, las técnicas de reingeniería de procesos son una herramienta de fácil alcance que puede ayudar en la gestión apropiada de dichas listas. La aplicación de un programa de reingeniería al proceso asistencial ha permitido una reducción de la lista de espera de varices de una manera efectiva. Esta investigación aporta a la aplicación de reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias implantado en ENELBAR, las herramientas necesarias al momento de aplicar reingeniería a un sistema implantado en una organización. Además de esto, es útil para darse cuenta de los grandes beneficios que se obtienen al momento de la aplicación de esta herramienta en las organizaciones. De lo anteriormente expuesto y a través de estudios realizados por diferentes investigadores, confirma una vez más que aplicar reingeniería a sistemas como herramienta de apoyo para la gestión de las organizaciones son de vital importancia; pues, permiten un control mas efectivo en cuanto a las actividades que se realizan en las organizaciones; además que facilitan la detección de las fallas en los procesos en las cuales el ente está incurriendo, garantizando así un ambiente laboral de

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productividad y bienestar dentro de las organizaciones que adoptan la reingeniería como herramienta de control. Aspectos teóricos

Para dar la solidez teórica a la investigación, a continuación se presentan las bases teóricas que la sustentan. Se considera necesario iniciar el referencial teórico con una conceptualización de lo que es la tecnología de la información y comunicación, por ser éste el tema que da inicio al presente estudio y las implicaciones que tiene éste, en cuanto a la aplicación de reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias. Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son conocidas como un conjunto de técnicas,

desarrollos

y dispositivos

avanzados

que integran

funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos. Tienen como fin la mejora de la calidad de vida de las personas dentro de un entorno, y que se integran a un sistema de información interconectado y complementario. La experiencia demuestra que mientras más eficaz sea la comunicación entre las distintas unidades organizativas de una empresa más eficiente será la utilización de los recursos (como: tiempo, recursos humanos y materiales, entre otros) y por lo tanto, la organización será más productiva. De Pablo (2004), define tecnologías de la información y comunicación como “un sistema integrado de equipamiento en red y software que permiten un efectivo procesamiento de datos y facilitan la comunicación de la empresa” (p.37). Las Tecnologías de la Información y Comunicación aportan muchos beneficios para la sociedad, debido a que facilitan la comunicación entre las personas e instituciones no sólo a nivel de la comunidad o el estado, sino que también a nivel mundial; con lo que ha conseguido eliminar barreras espaciales y temporales, que no hace demasiado tiempo se consideraban infranqueables. Sin embargo; Ceinos (2005) defiende la postura de que las Tecnologías de la información y Comunicación sólo

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aportan beneficios a aquellas personas que poseen la formación necesaria para hacer uso de las mismas (p.247). Finalmente, se puede decir que las Tecnologías de la Información y Comunicación, son un conjunto de sistemas necesarios para administrar la información, y especialmente los computadores y programas necesarios para convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla. Debido a la revolución tecnológica que vive en la humanidad actualmente, los individuos depende cada día más de las TIC; como por ejemplo: la televisión, el Internet, la telecomunicación móvil y el Sistema de Posicionamiento Global (GPS).

Sistema de Información:

No son más que un conjunto de elementos que interactúan entre sí con la finalidad de proporcionar información. Este tipo de sistemas son muy comunes en empresas u organizaciones; ya que les permiten manejar y controlar la información necesaria en éstas, además son bastante útiles para la toma de decisiones. Con el uso de los Sistemas de Información (SI) y de las Tecnologías de la Información (TI), se logran importantes mejoras, esto se debe a que éstos automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra reducir la ventaja de los rivales. Para lograr en una organización tomar una decisión de manera adecuada y controlar las operaciones de ésta mediante un sistema de información, se deben tomar en cuenta tres (03) actividades: la primera es Insumo, la cual consiste en recolectar datos primarios dentro de la organización o de su entorno para procesarlos en un sistema de información. La segunda actividad es el procesamiento, ésta es simplemente convertir el insumo en algo más sencillo de entender por todas las personas. Por último está el producto, es aquí donde se transfiere la información procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado.

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Sistema Automatizado:

Es importante saber distinguir entre un Sistema Automatizado y un Sistema de Información. Según Arbones (1992), un Sistema Automatizado es “un conjunto que, después de haber recibido instrucciones suministradas por un operador, decide y actúa, sustituyendo así al hombre”. (p.67). Un sistema automatizado es un conjunto de partes que funcionan relacionándose entre sí con un objetivo común; sus partes son: hardware, software y los usuarios. Mientras que los sistemas de información no necesariamente necesitan de un hardware o del software para poder lograr su objetivo; debido a que los sistemas de información pueden ser manuales o automatizados.

Reingeniería:

Cuando se habla de reingeniería, se está haciendo referencia a un rediseño o a un cambio drástico; ya sea de un proceso o de un software. Existen diferentes tipos de reingeniería, entre ellas se tienen: reingeniería de software, reingeniería organizacional y reingeniería de procesos. En el presente trabajo se hace referencia directa a la reingeniería de software. Según Pressman (2002), la reingeniería de software “abarca una serie de actividades entre las que incluye el análisis de inventarios, la reestructuración de documentos, la ingeniería inversa, la reestructuración de programas y datos y la ingeniería directa”. (p.555). Estas actividades tienen como objetivo principal crear versiones de los programas existentes que mejoren la calidad y la mantenibilidad. El análisis de inventario permite que las empresas estimen cada uno de los sistemas con los que cuentan, para así saber cuáles de ellos necesitan aplicarles reingeniería. La reestructuración de documentos consiste en crear un marco de todos aquellos documentos que pueden ser útiles al momento de aplicar la reingeniería. La ingeniería inversa es el proceso de análisis un sistema para extraer información acerca de los datos, arquitecturas y procedimientos; luego se tiene la ingeniería directa que

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reconstruye el programa empleando las practicas de ingeniería actualizadas del software y toda la información obtenida durante la ingeniería inversa. La reingeniería de software, es una forma de modernización para mejorar las capacidades y mantenibilidad de los sistemas de información heredados mediante la aplicación de tecnologías y practicas modernas. Esta reingeniería ofrece una disciplina de preparación para migrar un sistema de información heredado hacia un sistema evolucionable. El proceso aplica principios de ingeniería para un sistema existente para encontrar nuevos requerimientos. Los objetivos que se desean conseguir con una reingeniería de sistemas son los siguientes: 

Mejorar la calidad, rendimiento y capacidad de los sistemas existentes.



Desarrollar sistemas adaptables y amigables.



Reducir los errores y costos del mantenimiento.



Facilitar las peticiones de mantenimiento.



Proteger y extender la vida de los sistemas.

Lenguaje de programación:

Es un lenguaje artificial que puede ser usado para controlar el comportamiento de una máquina, específicamente un computador. Estos se componen de un conjunto de reglas sintácticas y semánticas que permiten expresar instrucciones que luego serán interpretadas. Cerrada (2001) define lenguaje de programación como una notación formal para describir algoritmos o funciones que serán ejecutadas por un ordenador (p.339). Es importante tomar en cuenta que lenguaje de programación no es lo mismo que lenguaje informático; este último posee una definición más amplia, puesto incluye otros lenguajes como son el HTML o PDF que dan formato a un texto y no es programación en sí misma.

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Actualmente existen distintos lenguajes de programación, tales como: Basic, Pascal, Visual Basic, C, Java, PHP, C++, Fortran, Matlab, entre otros. Específicamente se definirán dos (02): Visual Basic y Java (usado en la programación orientada a Web).

Visual Basic:

Es un lenguaje de desarrollo para Windows. Tiene su base en un dialecto de BASIC, pero con añadidos. Es un lenguaje basado en objetos y no orientado a objetos. El sistema de desarrollo Microsoft Visual Basic es la herramienta más productiva para crear soluciones para Windows. El entorno de desarrollo de aplicaciones, completo y efectivo, ayuda a los programadores a crear y a distribuir aplicaciones cliente / servidor. Las versiones de Visual Basic para Windows son muy conocidas, pero Microsoft Visual Basic 6.0, es una de las más usadas en la actualidad; ya que es la herramienta de desarrollo rápida de aplicaciones (RAD) cliente servidor, así como aplicaciones de negocios. Microsoft Visual Basic 6.0 Incluye las herramientas para crear bases de datos visuales integradas. Asimismo, la recopilación del código nativo proporciona aplicaciones más rápidas. Visual Basic 6.0 ofrece las ediciones Learning (aprendizaje), Profesional (profesional), y Enterprise (empresarial).

Java:

Es un lenguaje de programación orientado a objetos; es decir, es menos abstracto que otros lenguajes como por ejemplo: pascal. Fue desarrollado por James Gosling al principio de la década de los 90. Java fue proyectado con la finalidad de obtener un producto de pequeñas dimensiones, simple y portátil sobre diferentes plataformas y sistemas operativos, sea a nivel de código fuente que a nivel de código binario; lo que significa que los programas Java pueden ser ejecutados sobre cualquier computadora en la cual sea

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instalada la máquina virtual. Una de las principales aportaciones de Java es que agrega dinamismo y diseño a las páginas de Internet.

Sistema de Gestión de Base de datos (SGBD):

Es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulación de los datos contenidos en la base. Un SGBD tiene como funciones principales la descripción, manipulación y utilización de los datos. La descripción como su nombre lo indica consiste simplemente en hacer la descripción de los elementos de datos, su estructura, sus interrelaciones, sus validaciones; Mientras que la manipulación permite Buscar, Añadir, Suprimir y Modificar los datos contenidos en la Base de Datos. Cuando se habla de manipulación se está haciendo referencia a definir un criterio de selección, definir la estructura lógica a recuperar, acceder a la estructura física; por último se tiene la utilización, ésta permite acceder a la base de datos, no a nivel de datos sino a la base como tal, para lo cual reúne las interfaces de los usuarios y suministra procedimientos para el administrador. En tal sentido, menciona Bertino y Otros en 1995 que: Los SGBD son sistemas de software centralizado o distribuido que ofrecen facilidades para la definición de base de datos, para la selección de las estructuras de datos necesarias para el almacenamiento y búsqueda de los datos, lo mismo interactivamente que mediante un lenguaje de programación. (p.02). Una de las características de los SGBD, es que son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan; además de esto, ofrecen la posibilidad de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización. Hoy día, existen diversos SGBD, entre ellos se tienen: MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, Oracle, entre otros.

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PostgreSQL: Es un sistema de gestión de bases de datos objeto-relacional; ya que incluye características de la orientación a objetos, como puede ser la herencia, tipos de datos, funciones, restricciones, disparadores, reglas e integridad transaccional. Entre las principales características de PostgreSQL se tienen que soporta distintos tipos de datos: además del soporte para los tipos base, también soporta datos de tipo fecha, monetarios, elementos gráficos, etc. También permite la creación de tipos propios. Incorpora funciones de diversa índole: manejo de fechas, geométricas, orientadas a operaciones con redes, etc. Aparte de esto, también permite la declaración de funciones propias, así como la definición de disparadores que soporta el uso de índices, reglas y vistas. Incluye herencia entre tablas (aunque no entre objetos, ya que no existen), por lo que a este gestor de bases de datos se le incluye entre los gestores objeto-relacionales. Finalmente, una de las características más importantes es que permite la gestión de diferentes usuarios, como también los permisos asignados a cada uno de ellos.

UML:

Son las siglas en inglés de Unified Modeling Language que quiere decir Lenguaje Unificado de Modelado. UML es un popular lenguaje de modelado de sistemas de software. Se trata de un lenguaje gráfico para construir, documentar, visualizar y especificar un sistema de software. En concreto, UML se usa para definir un sistema de software. UML es capaz de crear un modelo del sistema, pudiendo modelar los procesos de negocios, funciones, esquemas de bases de datos, expresiones de lenguajes de programación, entre otros. Para lograr esto, utiliza diversos diagramas. Dichos diagramas se dividen en tres (03) categorías: Diagramas de estructura, Diagramas de comportamiento y Diagramas de interacción. Entre los Diagramas de estructura se encuentran: Diagramas de clases, Diagramas de componentes, Diagramas de objetos, Diagramas de estructura compuesta (UML 2.0), Diagramas de despliegue y los

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Diagramas de paquetes; luego están los Diagramas de comportamiento: Diagramas de actividades,

Diagramas

de

casos

de

uso

y

los

Diagrama de estados; finalmente se tienen los Diagramas de interacción: Diagramas de secuencia, Diagramas de comunicación, Diagramas de tiempos (UML 2.0) y los Diagramas de vista de interacción (UML 2.0). Algunos de los software gratuitos para modelar en UML son: ArgoUML, Dia, BoUML, gModeler, MonoUML, StarUML, TCM, Umbrello Herramienta, UMLet.

Diagramas de Casos de Uso:

Es una representación gráfica de parte o el total de los actores y casos de uso del sistema, incluyendo sus interacciones. Los diagramas de casos de uso muestran los distintos requisitos funcionales que se esperan de una aplicación o sistema y cómo se relaciona con su entorno (usuarios u otras aplicaciones). Pues según Campderrich (2003), “los diagramas de casos de uso sirven para mostrar funciones de un sistema de software desde el punto de vista de sus interacciones con el exterior y sin entrar ni en la descripción detallada ni en la implementación de estas funciones”. (p.83). Los diagramas de casos de usos están compuestos por cuatro (04) elementos: 

Sistema



Actores: son aquellos que interactúan con el sistema, Un actor es algo con comportamiento, como una persona (identificada por un rol), un sistema informatizado u organización,



Casos de uso: se conocen porque son los servicios que el sistema ejecutará. Un caso de uso es una descripción de la secuencia de interacciones que se producen entre un actor y el sistema, cuando el actor usa el sistema para llevar a cabo una tarea específica.



Relaciones entre casos de uso: Un caso de uso, en principio, debería describir una tarea que tiene un sentido completo para el usuario. Sin embargo, hay ocasiones en las que es útil describir una interacción con un alcance menor como caso de uso. La razón para utilizar estos casos de uso no completos en 40

algunos casos, es mejorar la comunicación en el equipo de desarrollo, el manejo de la documentación de casos de uso. Entre las utilidades más significativas de los diagramas de casos de uso está la de representar comportamientos generales del sistema. En cuanto a Diagramas de Casos de Usos, Deitel (2004) expone que: “Este diagrama modela las interacciones entre los clientes externos del sistema y los casos de uso del mismo. Cada caso de uso representa una herramienta distinta que el sistema proporciona a sus clientes” (p.598).

Software Libre:

Cuando se habla se software libre se está haciendo referencia a es la denominación del software que respeta la libertad de los usuarios sobre su producto adquirido y, por tanto, una vez obtenido puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. El software libre suele estar disponible gratuitamente, o al precio de costo de la distribución a través de otros medios; sin embargo no es obligatorio que sea así, por lo tanto no hay que asociar software libre a software gratuito, ya que, conservando su carácter de libre, puede ser distribuido comercialmente (software comercial). Análogamente, el software gratis o gratuito incluye en ocasiones el código fuente; no obstante, este tipo de software no es libre en el mismo sentido que el software libre, a menos que se garanticen los derechos de modificación y redistribución de dichas versiones modificadas del programa. Para Munilla y Otros (2003), hay que contar con la ventaja que puede suponer tener actualizaciones sin coste alguno o a un coste infinitamente menor que el del software propietario (p.253).

Aspectos Conceptuales:

Automatizar: Convertir en automáticos o involuntarios determinados procesos. Aplicar procedimientos automáticos a un aparato, proceso o sistema. Es el uso de sistemas o

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elementos computarizados para controlar maquinarias y procesos substituyendo a operadores humanos.

Base de datos: También conocida como BD’s y no es más que una colección de información organizada de forma que un programa de computadora pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Cabe destacar que una base de datos es un sistema de archivos electrónico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros.

BoUML: Es un software libre, que además de gratuito, es sencillo, para crear los diagramas del proyecto que se desee realizar. Con esta herramienta se pueden crear diagramas de casos de uso, diagramas de clases, entre otros. Es una herramienta que puede ser redistribuida o modificada bajo los términos de Licencia Pública General (GNU). Permite especificar y generar código en C++, Java, Php y IDL.

Datos: Son los hechos que describen sucesos y entidades. Cualquier forma de información, ya sea en forma electrónica o sobre papel. En forma electrónica, “datos” se refiere a archivos, bases de datos, documentos de texto, imágenes y, voz y video codificados en forma digital.

Hardware: En computación, término inglés que hace referencia a cualquier componente físico tecnológico, que trabaja o interactúa de algún modo con la computadora. No sólo incluye elementos internos como el disco duro, CD-ROM, disquetera, sino que también hace referencia al cableado, circuitos, gabinete, etc. E incluso hace referencia

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a elementos externos como la impresora, el mouse, el teclado, el monitor y demás periféricos. Herramienta: Conjunto de estos instrumentos. Objeto que se utiliza para trabajar en diversos oficios o realizar un trabajo. Se conoce también como un subprograma o módulo encargado de funciones específicas y afines entre sí para realizar una tarea. Una aplicación o programa puede contar con múltiples herramientas a su disposición.

Lenguaje de programación: Sistema de caracteres y reglas con los que se programa un ordenador. es el medio que utilizan los programadores para crear un programa de ordenador; un lenguaje de marcas es el medio para describir a un ordenador el formato o la estructura de un documento; entre otros.

Migrar: Cambiar algo de un lugar a otro. Cambiar un sistema de un lenguaje a otro. Traslado de una aplicación de un ordenador a otro en condiciones de compatibilidad. Migrar es también elevar una versión de un producto software a otra de más alto nivel, o bien el movimiento de una arquitectura a otra, por ejemplo, de un sistema centralizado a otro con una estructura basada en el modelo cliente/servidor.

Software: Se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de un computador digital, y comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware).

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Aspectos Legales:

La normativa legal seleccionada para la aplicación de reingeniería del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR son las siguientes: 

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999).



Gaceta Oficial Nº 36.955 (2000).



Gaceta oficial N° 38.095 (2004).

Para considerar los basamentos legales de la investigación, se debe considerar la Constitución Bolivariana de Venezuela publicada en Gaceta Oficial el 30/12/1999, en su artículo 110, el cual establece: “El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional…”. Este artículo está vinculado con la investigación, debido a que hace referencia de la importancia que tiene para el Estado el interés público con respecto a la tecnología, la ciencia e innovación; pues estos aspectos son fundamentales para lograr el desarrollo económico, social y político de nuestro país. Además, es muy Importante tomar en cuenta el Artículo 1 del Decreto 825, publicado en Gaceta oficial N° 36.955 de fecha 22/05/2000; en el cual se establece lo siguiente: “Se declara el acceso y el uso de Internet como política prioritaria para el desarrollo cultural, económico, social y político de la República Bolivariana de Venezuela”. Por otra parte, esta misma Ley, en su Artículo 2 establece que: “Los órganos de la Administración Pública Nacional deberán incluir en los planes sectoriales que realicen, así como en el desarrollo de sus actividades, metas relacionadas con el uso de Internet para facilitar la tramitación de los asuntos de sus respectivas competencias”.

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Este Decreto es fundamental porque establece el uso y promoción de la Internet en entes de la Administración pública; adicional a esto, dispone de directrices que deberán seguir los órganos de la Administración Pública Nacional para la inserción de tecnología de información en todos los ámbitos de la nación. También se considera, el Decreto 3.390, publicado en Gaceta oficial N° 38.095 de fecha 28/12/2004 en su Artículo 1, el cual establece lo siguiente: La administración pública Nacional empleará prioritariamente Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes de la Administración Pública Nacional iniciarán los procesos de migración gradual y progresiva de éstos hacia el Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos. Una manera de cumplir con este decreto es la migración del SCAC a software libre; ya que, en la actualidad existen herramientas y lenguajes de programación bastante robustos y eficientes que son excelente opción para el desarrollo de sistemas.

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CAPITULO III

METODOLOGÍA

Diseño de la investigación El diseño de investigación estipula la estructura fundamental y especifica la naturaleza global del estudio; también debe especificar los pasos que habrán de tomarse para recabar los datos y precisar el ambiente en que se realizará el estudio; esto quiere decir, que el investigador debe decir dónde habrán de llevarse a cabo las intervenciones y la recolección de datos. Según Balestrini (1998), el diseño de la investigación constituye el plan o estrategia global en el contexto de estudio propuesto, el cual permite orientar desde el punto de vista técnico, así como en todo el proceso de investigación, desde la recolección de los datos, hasta el análisis e interpretación, de los mismos en función de los objetivos definidos en este trabajo. (p.120). La presente investigación, está enmarcada bajo la modalidad de proyecto especial; pues este tipo de proyectos busca soluciones a problemas demostrados. Adicional a esto, son aquellos proyectos que incluyen el desarrollo de software, prototipos y de productos tecnológicos en general. En relación al tipo de datos recabados, el presente trabajo se realiza apoyado en una investigación de campo, debido a que se recopila información directamente de la realidad estudiada o de su escenario natural, es decir en ENELBAR, específicamente en cuanto al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). Este estudio, de acuerdo con los objetivos planteados, es de carácter descriptivo, puesto que se abordan las características del uso del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), con el fin de emitir un diagnóstico acerca del mismo,

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basándose en la información suministrada por una población determinada. Arias (1997), indica que el estudio descriptivo, “consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento”. (p.48). Finalmente, se puede afirmar que el presente trabajo es de tipo cuantitativo cuyo objetivo principal es aplicar reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias implantado en ENELBAR; además, está enmarcado bajo la modalidad de proyecto especial, apoyado en una investigación de campo de carácter descriptiva.

Población y Muestra

Población

Se define como un

conjunto de elementos o eventos afines en una o más

características tomados como una totalidad y sobre el cual se generalizan las conclusiones de la investigación. La población está representada por los usuarios del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) que pertenecen a todas las unidades organizativas de ENELBAR; además se toma en cuenta el personal del Departamento de Documentación y Correspondencia, para una población total de sesenta y dos (62) personas.

Muestra

La muestra está representada por un subgrupo de la población antes determinada, la misma es de tipo no probabilística, debido a que en el procedimiento de selección se desconoce la probabilidad que tienen los elementos de la población para integrar la muestra. La muestra de estudio está constituida por quince (15) personas, éstas representan el 24% de la población, estableciéndose así una porción de muestra representativa que

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se considera suficiente para obtener la información necesaria para el estudio de la situación problemática. La misma está conformada por secretarias de diferentes unidades organizativas de la empresa; puesto que son estas personas las que manejan los datos requeridos proporcionando así la información para la realización de la investigación.

Técnicas de recolección de datos

Para la recolección de los datos, la técnica a emplear depende en gran medida del tipo de investigación a desarrollar y el problema planteado. Tal y como indica Flames (2001), “son una directriz metodológica que orientan científicamente la recopilación de informaciones, datos u opiniones” (p. 35). En tal caso y a los efectos de la presente investigación se seleccionó la encuesta, que según Flames (2001) “es la obtención directa de las personas y/o fuentes primarias de las informaciones, datos, puntos de vista o aspectos relevantes de un tema objeto de estudio (p.36).

Instrumentos para la recolección de datos

Para recabar información en el proyecto, fue necesario emplear ciertos instrumentos de recolección de datos, los cuales son:

Instrumento 1. Cuestionario: Para determinar el grado de conocimiento en forma general de las personas que constituyen la muestra en lo referente al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias de la organización, se diseñó una encuesta tipo cuestionario que contiene once (11) preguntas cerradas que hicieron posible el diagnóstico de la situación. (Ver Anexo A).

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Instrumento 2. Entrevista: Se realizó una serie de entrevistas no estructuradas para recabar información y de esta manera realizar el diagnóstico de la situación del Departamento de Documentación y Correspondencia; las mismas fueron aplicadas a la jefe del Departamento de Documentación y Correspondencia, a la jefe del Área de Archivo y a uno de los encargados de registrar las correspondencias en el SCAC, por considerarse como las personas más adecuadas para comentar las no conformidades que se presentan en el trabajo rutinario de dicho Departamento.

Validez del Instrumento

Para que la investigación tenga mayor credibilidad y confiabilidad, deberá contar con la validación del instrumento utilizado. Basado en ello, tenemos como un concepto de validez, el expresado por Hernández y otros (2005), quienes afirman que: “La validez, es el grado en el que un instrumento en verdad evalúa la variable que se busca medir”. En este sentido, el procedimiento para determinar la validez del instrumento se realizó mediante la técnica del criterio de Juicio de Expertos, para lo cual se seleccionó a una (1) metodólogo, una (1) Ingeniero de Sistemas de la Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada (UNEFA) y a una (1) Ingeniero en Informática de La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto. Estos expertos revisaron el instrumento y se les solicitó responderlo y opinar sobre la claridad de los ítems, pertinencia y exactitud; así como también sobre la congruencia en las opciones de respuesta. De esta manera, se determinó la relación del ítem seleccionado con los objetivos del proyecto. Para tal fin, se utilizó un formato estructurado anexo, en donde se evaluó cada uno de los ítems, el cual señala: dejar, modificar, incluir otra pregunta o eliminar. (Ver Anexo B). Con los resultados obtenidos en el procedimiento de validación, se hicieron las modificaciones que dieron lugar para finalmente considerarlos válidos para realizar el diagnóstico.

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Una vez concluido este proceso de recolección de datos, se efectuó la corrección en el cuestionario prototipo, y se editó la versión definitiva para la aplicación de una prueba piloto.

Confiabilidad del Instrumento

Para determinar la confiabilidad del instrumento basado en la consistencia interna de cada una de los ítems se aplicó el coeficiente de Küder Richardson (KR20) y el coeficiente alpha de Cronbach. El primer modelo se aplicó a las preguntas número: uno (01), dos (02), tres (03), ocho (08), diez (10) y once (11) del cuestionario, por tratarse de preguntas dicotómicas (Sí ó No), mientras que el segundo fue aplicado a las preguntas número: cuatro (04), cinco (05), seis (06) y siete (07) del cuestionario. Cabe destacar que a la pregunta número nueve (09) no se le aplicó ninguno de los dos coeficientes debido a que es de tipo abierta. La confiabilidad estuvo representada por un coeficiente de correlación " r tt " y sus valores oscilaron entre 0 y 1. A continuación se presenta la fórmula y el resultado de la confiabilidad de las preguntas dicotómicas, para esto se usó el coeficiente de Küder Richardson (KR20)

r

tt

= [ N / ( N-1) ] * [ ( Vt - ∑p*q ) / ( Vt ) ]

Donde: N= número de ítem de la escala.

r

tt

= Coeficiente de Confiabilidad del instrumento.

Vt= Varianza total de la prueba. p= proporción de sujetos que pasaron un ítem sobre el total de sujetos. q= 1 - p. ∑p*q = Sumatoria de la varianza individual de los ítems.

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Cuadro 2: Criterios para el análisis de confiabilidad (Coeficiente de Küder Richardson). RANGOS

MAGNITUD

0.81 a 1.00

Muy Alta

0.61 a 0.80

Alta

0.41 a 0.60

Moderada

0.21 a 0.40

Baja

0.01 a 0.20

Muy baja

Fuente: Ruíz (1998). En nuestra investigación: N= 6 Vt= 2,66667 ∑p*q= 1,5544 Al sustituir los valores en la fórmula, el coeficiente de confiabilidad que resulta es igual a 0.50. Al observar el Cuadro N° 1 esta parte del instrumento es de magnitud moderada. Cabe destacar que es normal que este coeficiente de bajo cuando N