UFCD 0497 – Desenvolvimento de conceitos para projetos de organização de eventos.ppt

Crso de !rganização de "ventos e "mpreendorismo

UFCD 0497 – Desenvolvimento de conceitos para projetos de organização de eventos 50 horas

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Estrutura dos projetos de organização de eventos • Gestão de projeto nos eventos  – “A língua portuguesa define a palavra Evento como um acontecimento, algo ue o!teve sucesso, ou uma eventualidade" A partir desses significados podemos compreender ue um Evento pode referir#se tam!$m % comemoração de uma data específica, ou cele!ração de algo& ou ainda referir#se a alguma atividade ue ten'a saído da rotina, ue ten'a sido realizada diferente de costume, ou ue não possua uma periodicidade"( )ilva, A" in 'ttp*++"infoescola"com+comun 'ttp*++"infoescola"com+comunicacao+eventos+ icacao+eventos+ -

.esde sempre ue os eventos foram planeados de forma mais ou menos !em sucedida/ 0ara isso !astava apenas um pouco de talento para a organização" 0orue razão dizemos atualmente ue não !asta o talento para fazer essa organização"  sector dos eventos est2 sujeito %s seguintes press3es*  –4ecessidade de sucesso&  – Aumento da concorr5ncia concorr5ncia no mercado&  –6euisitos de ualidade mais e7igentes&  –rçamentos mais reduzidos&  –8aior profissionalismo" 9

0or isso j2 não $ suficiente organizar eventos com !ase apenas na intuição e no improviso" : necess2rio gerir o processo de planeamento da organização recorrendo a m$todos comprovados e o sector de eventos virou#se para m$todos de gestão profissional" ! #e signi$ica %estão pro$issional &de eventos'(  – A utilização de m$todos e ferramentas de organizacionais eficazes&  –;ma liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos&  – desenvolvimento de processos eficazes para atingir os o!jetivos" <

Estrutura dos projetos de organização de eventos • 8$todos de gestão profissional  –  A gestão profissional caracteriza#se pelas seguintes medidas* )* + tilização de m,todos e $erramentas de organização e$icazes-

• E7istem diferentes tipos de modelos organizacionais no sector dos eventos" 0or e7emplo* • =ongressos # normalmente geridos como organizaç3es de funcion2rios em lin'a& • >eiras comerciais # normalmente geridas como organizaç3es matriciais& • 0euenas ag5ncias de eventos # normalmente geridas como organizaç3es de projeto ou de euipa" ?

Estrutura dos projetos de organização de eventos • 8$todos de gestão profissional  –  A gestão profissional caracteriza#se pelas seguintes medidas* .* /iderança e organização e$icazes das pessoas e recrsos envolvidos

• Em todas as 2reas do sector de eventos $ necess2rio uma liderança e organização eficazes para coordenar os recursos disponíveis, incluindo os recursos 'umanos, para atingir os o!jetivos" @

Estrutura dos projetos de organização de eventos • 8$todos de gestão profissional  –  A gestão profissional caracteriza#se pelas seguintes medidas* * Desenvolvimento de processos e$icazes para atingir os o1jetivos

 – .urante a organização de um evento, as diferentes atividades s serão eficazes se se enuadrarem e contri!uírem para os o!jetivos gerais" )ão por isso necess2rios m$todos de gestão para seuenciar e relacionar os diferentes aspetos do tra!al'o" B

Estrutura dos projetos de organização de eventos • Eventos como projetos  – )er2 um evento um projectoC u dito de outra forma, ue características de um projecto e7istem tam!$m num eventoC  –  As características ue definem um projecto são as seguintes* •  A unicidade& •  A definição de tarefas com riscos con'ecidos& •  A definição clara de tarefas, o!jetivos e responsa!ilidades no cumprimento dos o!jetivos do evento& • ;m período de tempo limitado Dinício e fim definidos& • .isponi!ilidade limitada de recursos& • .iferentes tarefas interdependentes& •  A organização depende de um plano" plano" F

 A ;nicidade • )e na sociedade atual tudo o ue $ novo, e7traordin2rio, diferente e Hnico $ atraente, na indHstria de eventos estes adjetivos são uma a!soluta necessidade" s eventos são acontecimentos ue não se repetem e os seus o!jetivos são Hnicos na medida em ue eles t5m de ser especificamente conce!idos para cumprir os reuisitos do pH!lico#alvo a ue o evento se dirige" I

.efinição de tarefas com riscos con'ecidos • Em todos os eventos e7istem riscos, por e7emplo*  – Javer2 um nHmero suficiente de participantesC  –  cliente cumprir2 com as suas responsa!ilidades financeirasC  –  tema escol'ido despertar2 o interesse do pH!lico#alvoC

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.efinição clara das tarefas, o!jetivos e responsa!ilidades para atingir os o!jetivos do evento

•  A definição de tarefas, o!jetivos Dresultados a serem alcançados e das funç3es e responsa!ilidades individuais são claramente estipulados no contrato" s o!jetivos devem ser formulados de forma clara e precisa por motivos associados ao contrato e % lei" 11

;m período de tempo limitado • Lodos os projetos começam com o contrato, mesmo ue o rganizador de =onfer5ncias 0rofissional j2 ten'a gerido um evento semel'ante no passado" .e facto, o início e fim a!soluto de um evento Dcom a ela!oração do relatrio final e o pagamento da Hltima tranc'e são fi7ados no contrato" 1-

.isponi!ilidade de recursos limitada • Mualuer organizador de eventos gostaria de ter um orçamento ilimitado ou nHmero ilimitado de funcion2rios" A realidade $, por$m, ue todos os projetos de organização de eventos t5m recursos 'umanos e materiais limitados"

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Larefas diferentes e interdependentes • Estas tarefas na fase de preparação e gestão poderão incluir*  – .efinir o programa do congresso&  – !ter e gerir os recursos financeiros&  –  N

• Estas tarefas são interdependentes" !ter recursos financeiros suficientes depende da ualidade do programa proposto e as receitas o!tidas da venda de !il'etes, dos patrocínios, etc" dependem da ualidade do programa" 1<

 A organização organização depende depende de um um plano • .evido % unicidade dos projectos de eventos acima referida, a forma como cada evento ser2 organizado $ tam!$m necessariamente Hnica, e7igindo por isso um plano ue indiue claramente o ue $ necess2rio fazer e uem $ respons2vel por realizar cada uma das actividades de forma a ue, os o!jectivos gerais do evento sejam atingidos" : necess2rio, por isso, ajustar a composição da euipa de organização a cada evento Dpor vezes apenas marginalmente para ue os diferentes aspectos sejam devidamente geridos" A composição da euipa ser2 influenciada pelos seguintes aspectos* 1?

•  As diferentes tarefas ue $ necess2rio necess2ri o realizar& •  As diferentes capacidades capacidades e talentos talento s dos mem!ros da euipa& •  tempo disponível para realizar as tarefas& •  A disponi!ilidade disponi!ilidade de elementos elementos para formar a euipa& •  N

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"m resmo-

•.evido a press3es sociais e outras, a forma como os eventos são organizados tem evoluído nos Hltimos anos no sentido da adopção de m$todos de gestão profissional& •.evido % pressão para uma a!ordagem variada e inovadora, todos os eventos t5m características Hnicas& •=ada evento $ por isso um acontecimento Hnico para o ual os m$todos de gestão profissional são adeuados& •0or outro lado, devido % necessidade de sinergias entre os diferentes aspectos de um evento, o repertrio de uma gestão de projectos $ particularmente adeuada"

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2!D"/! D+3 CC! F+3"3 • Durante a organização de eventos, é necessário realizar uma série de atividades individuais: • Desenvolvimento de Conceitos para Projetos de Organização de Eventos      

!denti"cação da ideia #tema, slogan, etc$%& Planeamento orçamental& '(uisição de recursos& Planeamento do processo& )iderar a e(uipa do projecto& *

• Para gerir de +orma pro"ssional um evento é necessário ordenar todas as atividades individuais$ ' eperi-ncia mostra (ue todo o processo de planeamento e organização deverá ser desenvolvido numa se(u-ncia de cinco +ases ou etapas, a (ue se convencionou c.amar /o modelo de cinco +ases/$ 1F

8.EO .A) =P4= >A)E) >A)E)

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1 # 0laneamento >undamental • Durante a +ase de conceptualização e planeamento +undamental é necessário considerar todas as tare+as gerais do evento, nomeadamente: a% De"nir os o0jetivos& 0% !denti"car o p10lico2alvo& c% De"nir o en+o(ue do evento& d% Estruturar as lin.as gerais do programa do evento& e% De"nir o design do evento& +% De"nir a e(uipa de projeto& g% 'nalisar a via0ilidade do evento& .% O0ter aprovação para avançar$ avançar$ -K

1"1 # .efinir os o!jetivos • Os o0jetivos de uma reunião ou congresso são geralmente de"nidos pela organização responsável pelo evento, por eemplo, uma empresa ou departamento governamental$ • 3uitas vezes estes o0jetivos não são muito claros ou precisos, e é necessário de"nir os o0jetivos do evento de +orma mais rigorosa, (uer em termos do seu conte1do (uer da +orma como o evento será realizado, para (ue a a0ordagem utilizada seja consistente com os o0jetivos e estilo da organização an"triã$ 4odas as atividades durante o processo de organização devem ser orientadas para estes o0jetivos " -1

1"1 # .efinir os o!jetivos • Promoção • 'presentação • Divulgação • Entretenimento • EtcN

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1"- # Pdentificar o pH!lico#alvo • O p10lico2alvo a (ue o evento é dirigido tem de ser claramente identi"cado e é necessário uma análise detal.ada para con.ecer as suas necessidades, interesses e atitudes$ • ' de"nição precisa do p10lico2alvo tem uma in5u-ncia muito importante no conte1do e programa do evento, na escol.a do local, data e design do evento e ainda nas medidas de mar6eting, (ue devem ser ade(uadas 7 natureza do p10lico2alvo$ -9

1"- # Pdentificar o pH!lico#alvo • 8eral • Dirigido #tendo em conta a categoria pro"ssional% • Espec9"co #tendo em atenção as carater9sticas%

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1"9 # .efinir o enfoue do evento • O conte1do do evento depende essencialmente dos o0jectivos do p10lico2alvo$ 'ssim, os principais temas e muitas vezes o slogan do evento são de"nidos durante a +ase do planeamento +undamental$ uma +ase posterior são analisados os conte1dos do programa detal.ado e os métodos de transmissão$ transmissã o$ -?

1"< # Estruturar as lin'as gerais do programa do evento • O conte1do do evento é seu elemento /central/ e deve ser de"nido na +ase do planeamento +undamental$ Em torno deste elemento central poderão ser organizados outros eventos, por eemplo:  ;ma eposição de acompan.amento&  ;ma +esta do evento&  ;m jantar de gala&  ;ma ecursão&  ;ma a0ertura o"cial