U6_TIPOS DE ORGANIZACION.pdf

Unidad 6. Tipos de organizaciones Introducción Las relaciones formales más importantes en una organización son la autoridad y la responsabilidad; éstas permiten reunir y coordinar a los recursos humanos y materiales para lograr los objetivos planteados. En este contexto nos vamos a encontrar diferentes tipos de organizaciones, las cuales iremos describiendo; esto nos permitirá contar con un mejor conocimiento de los parámetros bajo los cuales están constituidas y funcionan. Hoy en día estas empresas se enfrentan a situaciones cambiantes y sumamente flexibles con la globalización, situación que abordan de mejor manera si funcionan correctamente.

Organizaciones formales e informales En la administración se distinguen dos tipos de organizaciones, aquellas que son formales y las informales.

Organización formal La organización formal es aquella que cuenta con una estructura bien establecida, con roles y funciones claros sobre las actividades que desempeñará el personal dentro de ella. Toda organización formal se podrá apoyar en un organigrama a efecto de tener una mejor comprensión de la jerarquía del puesto, por ejemplo el siguiente organigrama1:

1

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización.

Organización de empresas

1

Toda organización formal deberá tener presente el ser flexible y tomar en cuenta a todos los integrantes de la estructura organizacional, considerando el capital intelectual, la creatividad y capacidad para innovar, esto le ayudará a ser más competitiva. ¿Sabías qué la organización formal es la estructura intencional de roles en una empresa formalmente organizada?

En las organizaciones formales podemos encontrar distintos tipos o modelos de estructuras organizacionales, las cuales dependerán de los factores tales como:

El giro

Recursos

Objetivos

Tamaño

Volumen de producción

Para apoyarnos en la compresión de lo que es la organización formal, tenemos herramientas que nos permiten tener una organización racional. A continuación mencionaremos algunas de ellas.

Organización de empresas

2

Organigrama

Münch (2008), menciona que los organigramas, conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse:

A continuación haremos una descripción cada uno de ellos.

Estructurales

Por su objeto Funcionales

Especiales

Indican en el cuerpo de la gráfica, Se destaca alguna caMuestran sólo la estructura además de las unidades y sus rela- racterística específica en administrativa de la empreciones, las principales funciones de la jerarquía sa los departamentos Por su área Generales

Departamentales

Representan a toda la organización, se llaman Representan la organización de un departatambién cartas maestras mento o sección

Organización de empresas

3

Con relación a los organigramas, existen tres formas de representarlos.     l    a    t    n    o    z    i    r    o    H

   o    t    x    i    M

A continuación se muestran ejemplos de las formas de organigramas: Organigrama vertical

Organigrama Horizontal

Organización de empresas

4

Organigrama Mixto Subgerencia

Subgerencia

Gerencia

Subgerencia

Subgerencia

Manuales

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser de:

Políticas

Departamentales

Bienvenida

Organización

Procedimientos

Contenido múltiple

Técnicas

Puesto

Son de gran utilidad ya que uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa, delimitan actividades, responsabilidades y funciones, aumentan la eficiencia de los empleados e indican lo que debe hacer y cómo se debe hacer. Son una fuente de información pues muestran la organización de la empresa, ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad, son una base para el mejoramiento de sistemas y reducen costos al incrementar la eficiencia.

Organización de empresas

5

Los diagramas de flujo

Se conoce también, como gráfica de flujo. Se puede definir como la representación simbólica y gráfica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y puestos de trabajo, que intervienen en un procedimiento detallado. ¿Sabías que los diagramas de flujo nos ayudan a comprender dentro de la empresa cada una de las actividades de un procedimiento?

La importancia que tienen los diagramas de flujo se basa en que registran y transmiten acciones, muestran su seguimiento y analizan su aplicación y evaluación, con respecto al funcionamiento de las actividades de un departamento o área de la empresa, representado un procedimiento de trabajo. A su vez ayudan a la sistematización de las actividades, facilitan la coordinación de las áreas responsables de cada una de las actividades, se evita duplicación del trabajo, uniforman y controlan el cumplimiento de las actividades y facilitan la comunicación formal entre los empleados. Diagramas de procesos

De acuerdo a George Terry mencionado por Münch (2008), los diagramas de procesos son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas permiten tener mayor simplificación del trabajo, determinan la posibilidad de combinar las secuencias de las operaciones para una mejor circulación física, mejoran las operaciones combinándolas con otras partes del proceso, eliminan demoras y se da una mejor distribución de la planta o cualquier otra parte de la empresa.

Organización informal La organización informal es aquella que no tiene un carácter oficial dentro de la estructura, están consideradas todas las relaciones espontaneas y no previstas dentro de la organización y está conformada por grupos informales, con creencias, actitudes y expectativas. La empresa se ve como una organización social compuesta por diversos grupos sociales de carácter informal, cuya estructura no coincide con la organización de la empresa.

Organización de empresas

6

Los grupos informales definen sus propias reglas de comportamiento, formas de recompensas o sanciones sociales, objetivos, escalas de valores sociales, creencias y expectativas, que cada uno de sus miembros va asimilando e integrando a sus actitudes y a su comportamiento (Chiavenato 2006). Características de la organización informal

De acuerdo a Chiavenato (2006), la organización informal presenta las siguientes características: Relación de cohesión o de antagonismo

Las personas que trabajan en las empresas crean relaciones de simpatía (identificación) o de antagonismo (antipatía).

Estatus

Las personas interactúan en grupos informales en los que adquieren cierta posición social o estatus en función del papel que desempeñan en cada grupo, independientemente de la posición que ocupan en la organización formal.

Colaboración espontánea

La organización informal es un reflejo de la colaboración espontánea de las personas.

Posibilidad de oposición a la organización formal

La organización informal puede oponerse a la organización formal y estar en desacuerdo con los objetivos de la empresa, cuando la dirección es incapaz de propiciar un clima de buenas relaciones humanas con el personal.

Patrones de relaciones y actitudes

Los grupos informales desarrollan con espontaneidad patrones de relaciones y actitudes aceptados y asimilados por sus miembros, pues reflejan los intereses y aspiraciones del grupo.

Cambios de nivel y modificaciones de los grupos informales

Las personas participan en grupos informales en virtud de las relaciones funcionales que mantienen con otras en diversos niveles y sectores de la empresa. Los grupos informales tienden a modificarse con los cambios de la organización formal.

La organización informal trasciende la organización formal

Organización de empresas

La organización informal está constituida por interacciones y relaciones espontaneas cuya duración y naturaleza trasciende las interacciones y relaciones formales. Mientras que la organización formal está circunscrita al área física y al horario de trabajo de la empresa, la or-

7

ganización informal supera esas limitaciones.

Estándares de desempeño en los grupos informales

Los estándares de desempeño y de trabajo establecido por el grupo informal no siempre corresponden a los establecidos por la administración. Pueden ser más o menos amplios, pueden concordar u oponerse, dependiendo del grado de motivación del grupo frente a los objetivos de la empresa. En la organización informal, el individuo se preocupa por el reconocimiento y la aprobación social del grupo al que pertenece. Su adaptación social refleja su integración al grupo.

Los grupos informales, también denominados grupos de amigos, se van organizando por adhesión espontánea de personas que se identifican con ellos. Estos grupos informales se encuentran dentro de la organización formal y los conforman elementos de diferentes grupos y niveles  jerárquicos de la empresa. La  jerarquía2 funcional de la organización formal casi nunca prevalece en los grupos informales.

Chiavenato (2006) afirma que son cuatro los factores que condicionan a los grupos informales: 1. 2. 3. 4.

Los "intereses comunes" que reúnen a las personas La interacción provocada por la organización formal La fluctuación del personal en la empresa Los periodos de descanso

Los "intereses comunes" reúnen a las personas. Al estar juntas en los sitios de trabajo la mayor parte de su tiempo, identifican intereses comunes en cuanto a política, deportes, actividades, etc. La interacción provocada por la organización formal. El cargo de las personas en la empresa exige contactos y relaciones con otras personas. La interrelación derivada de las funciones del cargo va más allá de los momentos de trabajo y propicia los contactos informales. Así las relaciones establecidas por la organización formal originan una vida grupal intensa fuera de ella. Jerarquía: Criterio que permite establecer un orden de superioridad o de subordinación entre personas, instituciones o conceptos.

Organización de empresas

8

La fluctuación del personal en la empresa altera la composición de los grupos sociales informales. La rotación3, el movimiento horizontal y vertical del personal, las transferencias, producen cambios en la estructura informal pues cambian las interacciones y, con ellas, los vínculos humanos. Los nuevos empleados son integrados por los más antiguos con el propósito de adoptarlos y someterlos a los estándares sociales del grupo. Este proceso de inducción de los nuevos busca el fortalecimiento de la organización informal. Los periodos de descanso permiten la interacción de las personas, la cual define y fortalece sus vínculos sociales. Aunque la persona no trabaja en los periodos de descanso o tiempo libre, permanece en contacto con otras personas en los alrededores de su área de trabajo.

Organizaciones Descentralizadas y Centralizadas Otro tipo de organizaciones son las conocidas como descentralizadas o centralizadas; en principio, se puede afirmar que cuando el poder para tomar decisiones se centra en un único punto de la organización, la estructura será esencialmente centralizada; por el contrario, cuando ese poder se reparte a lo largo de la pirámide jerárquica, estaremos ante estructuras descentralizadas (Cuervo, 2005). La descentralización no tiene que ver únicamente con la adopción de decisiones sino también con el control de las acciones subsiguientes. El proceso de decisión está más descentralizado cuando el superior no hace más que controlar la elección y el resultado de las acciones emprendidas. La razón fundamental para descentralizar está en la coordinación. La descentralización de da por falta de capacidad para manejar y procesar información y para una adecuada toma de decisiones. El poder de decisión no supone, por sí mismo, ni la información ni la capacidad cognitiva necesaria para adoptar decisiones adecuadas. Una segunda razón se puede encontrar en que la descentralización permite a la organización reaccionar con rapidez ante las condiciones del entorno próximo. La transmisión de información a centros situados en niveles superiores de la jerarquía lleva un tiempo, y la respuesta a problemas locales puede demorar en el tiempo. Si la decisión es adoptada por quien está directamente vinculado con el problema, la solución es la más rápida.

Rotación: Movimiento de trabajadores de un empleo a otro y de una empresa a otra.

Organización de empresas

9

Se puede afirmar que la razón básica de descentralización surge por la necesidad de que el poder para tomar decisiones se localice allí donde se tiene la información y el conocimiento suficiente para llevar a cabo las tareas correspondientes. Otra razón es que la descentralización constituye un estímulo o una motivación. Las personas y los puestos creativos necesitan una amplia libertad de acción. La organización sólo puede aprovechar estas circunstancias de creatividad cuando les ofrece un amplio poder de decisión. Los puestos profesionales y los directivos no se podrán entender sin tener en cuenta esta variable. Los términos de descentralización y centralización, responden a una filosofía organizativa, y no han de entenderse en su sentido más estricto y absoluto. No existen formas estructurales totalmente centralizadas ni descentralizadas, cabe hablar de un continuo de formas organizativas que van de la centralización a la descentralización. Cuervo (2005), nos dice que la descentralización puede ser básicamente de dos tipos: Selectiva

Cuando el poder para adoptar decisiones se asigna en función de la naturaleza de ésta (se puede descentralizar producción y centralizar comercial)

Paralela

Cuando la naturaleza de las decisiones determina el nivel en donde se aplican (las políticas típicas se adoptan, por ejemplo, a nivel de director de división)

Montana (2006), menciona que en la centralización la importancia de los subordinados está reducida al poder de la empresa y la responsabilidad de la toma de decisiones está centrada en el administrador. Los gerentes son responsables de la toma de decisiones y se deben asumir esas decisiones. Los subordinados deben delegar la responsabilidad con la justa autoridad para lograr la tarea asignada. A continuación se mencionarán algunas ventajas y desventajas de la centralización de acuerdo a Montana (2006).

Organización de empresas

10

Ventajas y desventajas de la centralización:

Los aspectos de centralización y descentralización implican el principio de delegación de autoridad. Cuando se delega una cantidad limitada de autoridad en una organización, se considera como centralizada, cuando se delega una cantidad significativa de autoridad a niveles inferiores en la organización, la empresa se encuentra descentralizada. La centralización y descentralización son opuestas y existen grados en cada una de ellas.

En una empresa altamente centralizada, los empleados de los niveles inferiores tienen un rango limitado de autoridad para tomar decisiones. Sin embargo, el enfoque de autoridad para la toma de decisiones en las organizaciones descentralizadas como contraste, es muy amplio para los empleados de nivel bajo. No se puede decir que todas las formas de centralización son eficaces o ineficaces. Lo mismo se aplica a la descentralización. Cada una tiene sus ventajas y desventajas. A continuación mencionaremos algunas consideraciones a tomarse en cuenta:  



La magnitud y complejidad de la empresa pueden afectar la delegación de autoridad Si la organización es extremadamente grande y diversificada, las limitaciones de la experiencia llevarán a la descentralización de la autoridad La dispersión geográfica también favorece la descentralización

Organización de empresas

11

Por otra parte, algunas organizaciones tienen sistemas de comunicación excelentes y veloces que favorecen la centralización de la autoridad. En situaciones en las que no hay personal idóneo disponible, las organizaciones centralizan la autoridad. Daft (2011), nos dice que la tendencia en los años 30 en Estados Unidos y Canadá consistió en una descentralización mayor en las organizaciones. Se piensa que la descentralización alivia la carga de los altos directivos, permite un mayor uso de las habilidades y capacidades de los empleados, asegura que las decisiones las tomen las personas informadas y cercanas a la acción y facilita una respuesta más rápida a los cambios externos. No obstante, esta tendencia no significa que cada organización deba descentralizar todas las decisiones. Los administradores deben diagnosticar la situación organizacional y elegir el nivel de toma de decisiones que satisfaga mejor las necesidades de la organización. De acuerdo a Daft (2011), los factores que suelen influir en la descentralización frente a la centralización son:

Los cambios importantes y la incertidumbre en el entorno suelen estar asociados con la descentralización

Por ejemplo con la descentralización después del huracán Katrina les ayudó a lidiar con los cambios rápidos, otro caso es el de Mississippi Power en Estados Unidos que restauró la electricidad en sólo 12 días, en gran parte gracias a su sistema administrativo descentralizado, que facultó a las personas en las subestaciones eléctricas para tomar decisiones rápidas.

Por ejemplo con Johnson & Johnson, confiere casi una autoridad completa a sus 180 empresas operadoras para desarrollar y comercializar sus productos. La descentralización encaja con la estrategia corporatiLa cantidad de centralizava de empowerment (delegación de facultades de decisión), que hace ción o descentralización que cada división esté cerca de los clientes de manera que pueda debe de ajustarse a la esadaptarse rápidamente a sus necesidades. Con un enfoque contrario, trategia de la empresa Procter & Gamble volvió a centralizar parte de sus operaciones para aprovechar las capacidades de la gigantesca empresa a través de sus unidades de negocio. En tiempo de crisis o de riesgo de fracaso de la empresa, la autoridad debe centralizarse en la parte superior

Organización de empresas

Cuando Honda no pudo llegar a un acuerdo entre las divisiones sobre sus nuevos modelos de automóviles, su presidente Nabuhiko Kawamoto tomó la decisión.

12

Organizaciones sin fines de lucro Otro tipo de organizaciones que encontramos, son aquellas denominadas sin fines de lucro; como ejemplo tenemos en Estados Unidos, al Ejercicito de Salvación, Nature Conservancy 4, Parkland Memorial Hospital 5, el Museo de Arte del Condado de los Ángeles, las Niñas Exploradoras y la Orquesta de Cleveland entre otras. En México podemos mencionar a la Cruz Roja Mexicana, la Lotería Nacional, el Hospital General, algunas fundaciones y Universidades Públicas. Las funciones de planear, organizar, dirigir y controlar aplican tanto para las empresas sin fines de lucro, como para las organizaciones de negocio (con fines de lucro) y los gerentes en esas organizaciones utilizan habilidades similares y desempeñan actividades equivalentes. La principal diferencia es que los gerentes en las empresas con fines de lucro dirigen sus actividades por la idea de ganar dinero, mientras que los gerentes en las organizaciones sin fines de lucro dirigen sus esfuerzos por la idea de generar algún tipo de impacto social. Las características y necesidades únicas de las organizaciones sin fines de lucro les plantean desafíos únicos a los gerentes. Los gerentes de negocios se enfocan a mejorar los productos y servicios de la organización con el fin de incrementar sus ingresos por ventas. Una diferencia es que en las organizaciones sin fines de lucro, los servicios se proporcionan a clientes que no pagan y un reto importante para muchas organizaciones es obtener flujo continuo de fondos con el fin de seguir operando. Los gerentes de las organizaciones sin fin de lucro, comprometidos a servir a los clientes con recursos limitados, deben de mantener los costos de la organización tan bajos como sea posible. Los administradores en todas las organizaciones, grandes corporaciones, pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro, integran y ajustan cuidadosamente las funciones administrativas y los roles gerenciales, para enfrentarse a los retos dentro de sus propias circunstancias y mantener saludable a la organización (Daft, 2011).

Funciones básicas de la empresa De acuerdo a Münch (2008), las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos.

Natural Conservancy: Conservación Natural Parkland Memorial Hospital: El Hospital ParkLand

Organización de empresas

13

Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas; las más usuales y comunes a toda empresa industrial son:  producción 6, mercadotecnia 7, recursos humanos y finanzas. La clasificación descrita se apega más a una mediana o gran empresa industrial; pero este modelo puede servir de base para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Por otra parte, es necesario conceptualizar a la empresa como un sistema que comprende las cuatro funciones, ya que darle mayor importancia a cualquiera de éstas podría ocasionar que la empresa se convirtiera en una serie de secciones heterogéneas sin ningún propósito u objeto consolidado. La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, las cuales iremos describiendo en semanas posteriores y que son:

Finanzas

Producción

Marketing

Para finalizar se recomienda revisar los siguientes recursos para consolidar los conocimientos adquiridos: Las organizaciones sin fines de lucro la ley http://www.usembassy-mexico.gov/bbf/dossiers/bfdossierS_Fondos_ley.htm 

Producción: Actividad económica que aporta valor agregado por creación y suministro de bienes y servicios. Mercadotecnia: conjunto de principios y prácticas que se llevan a cabo con el objetivo de aumentar el comercio, también conocida como Marketing.

Organización de empresas

14

Referencias Bibliográficas 



Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración.  México: Edit, McGraw-Hill Interamericana. Cuervo, A. (2005). Introducción a la administración de empresas. España: Edit. Civitas, España.



Daft, L. (2011). Introducción a la administración. México: Edit. CENGAGE Learning.



Reyes Ponce, A. (2004). Administración moderna. México: Editorial Limusa.



Montana, P. (2006).  Administración. México: Edit. CECSA.



Münch, G. (2008). Fundamentos de administración. México: Edit. Trillas.











The Levin Institute. (2013). Qué es la globalización.  Recuperado http://www.globalization101.org/que-es-la-globalizacion.

de:

Bernúes, S. (2011). Sergio Bernúes, Consultor-Formador-Speaker-Autor . Recuperado el 04 de 05 de 2011, de http://sergiobernues.com/blog/comunicacion-vertical-en-laempresa/ Fonseca, M., (2000). Comunicación Oral Fundamentos y Práctica Estratégica. México: Edit. Pearson Education. Kuhlman, F. y Alonso, A.,(1997), Información y telecomunicaciones. México: F.C.E. Martínez Posadas, C. (Abril de 2009). Tu Revista. Recuperado el 25 de Abril de 2011, de http://www.turevista.uat.edu.mx/Volumen%203%20Numero%204/comunicacion%20or ganizacional.htm



Robbins, C. (2005).  Administración. México: Edit. Pearson Education.



Stoner, F., (1999)  Administración. México: Edit. Prentice Hall.

Organización de empresas

15