U2 Compras

Compras UNIDAD II Objetivo: Identificar la estructura del departamento de compras

Estructuración del departamento de compras.

Las Funciones del Departamento de Compras (Valencia, J. 2010) son las Siguientes 1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento abast ecimiento de materias primas, suministros y servicios servi cios a la empresa. 2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes. 3. Cotizar los precios, calidad y transporte. 4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes. 5. Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso. 6. Recepción, guarda y almacenaje. 7. Efectuar la clasificación de los recursos materiales.

Quien Compone el Área de Compras 

Dependiendo del tamaño de la empresa será el tamaño del departamento de compras, en las empresas medianas, este departamento puede estar constituido: 

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Gerente o jefe de compras, Asistente de compras (secretaria) Compradores, y posiblemente un mensajero .

Actividad (20 min) 

En los equipos de trabajo, realizar el proceso de compras (como flujograma) y describir el proceso indicando actividad, responsable y registro.

Sistema de compras

Modelo centralizado de Gestión de compras

Modelo descentralizado

Clasificación de productos por grupos •

Materias primas

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•

Suministro

•

•

Equipos

La materia extraída de la naturaleza y que se transforma para elaborar materiales que más tarde se transformarán en bienes de consumo. Por su origen son: Materias primas vegetales, Materias primas animales, y Materias primas minerales

El término menciona tanto a la provisión de víveres o utensilios de apoyo a la actividad principal

Un equipo es una colección de utensilios, instrumentos y aparatos especiales para un fin determinado. Una máquina es un conjunto de piezas o elementos móviles y fijos, cuyo funcionamiento posibilita aprovechar, dirigir, regular o transformar energía o realizar un trabajo con un fin determinado

Segmentación de productos/ servicios que la empresa compra MATRIZ DE KRALJIC: es un modelo clave para cualquier estrategia de compra + La estrategia de una empresa hacia un proveedor está determinada por la posición que ocupa su suministro en la matriz de Kraljic . Recíprocamente, determina qué puede esperar un proveedor de su cliente”

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+

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IMPACTO EN LA COMPRA Es la importancia estratégica de las compras en términos de valor añadido por línea de producto, relaciona los costes totales y su impacto en la rentabilidad.

Ej.: Volumen de gasto, volatilidad de precios, impacto en la rentabilidad y volumen unitario de compra. 

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RIESGO EN EL SUMINISTRO Es la complejidad de la oferta del mercado medida por la escasez de la oferta, el ritmo de la tecnología, la sustitución de materiales, los obstáculos de entrada y las condiciones de monopolio u oligopolio.

Ej.: Concentración de proveedores, amenaza de sustitución, potenciales nuevos proveedores, influencia del comprador, porcentaje del mercado, criticidad del tiempo de entrega, calidad y riesgo técnico, impacto en los costes por un fallo en el suministro.

Apalancados son productos que representan un alto porcentaje de las ganancias o resultados de la empresa compradora, y a la vez se cuenta con muchos proveedores disponibles

Los productos estratégicos Son productos que son cruciales para la empresa, siendo los más importantes en el proceso de compra y a la vez los de mayor complejidad y riesgo en el proceso de suministro

OFERTAS COMPETITIVAS

ALIANZA CON PROVEEDORES

Los productos rutinarios son productos fáciles de comprar y que también tienen un impacto relativamente bajo en los resultados financieros

Productos cuellos de botella Sólo pueden ser adquiridos a un proveedor o a escaso número de proveedores y tienen un impacto relativamente bajo en los resultados financieros.

EFICIENCIA EN SISTEMA DE CONTRATACIÓN

ASEGURAR EL SUMINISTRO

Objetivo

Estrategia Buscar precio

Minimizar  Contrato a largo plazo costos consorcios Tercerizar 

Socios Garantizar el suministro a precios Integración vertical competitivos Desarrollo de proveedores

Sistemas ágiles Optimizar la gestión

Catálogo electrónico Tercerización

Garantizar el Otras alternativas suministro Desarrollar proveedores

Actividad (15 min) 

En el caso de DANONE clasificar cada uno de los productos/ servicios que la empresa compra en la matriz Kraljic y definir las estrategias específicas de compra

Clasificación de proveedores   

2.3.1 Histórico 2.3.2 Tipo de producto 2.3.3 Volúmenes de compra

Histórico 

Proveedores Normales: Son proveedores los cuales no están registrados

en el Registro de proveedores, en donde se deben realizar 3 cotizaciones, una por cada proveedor.

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Proveedores Confiables: Son aquellos que según la evaluación, es

importante mantener, ya que reúnen características que consideramos claves para nuestro trabajo, como son los criterios de evaluación. Por  esto solo es necesario realizar solo una cotización.

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Proveedores Específicos: Son Proveedores cuyos productos que por su

nivel de especialización (Especificaciones Técnicas), se hace difícil encontrar alternativas. Por esto solo es necesario realizar una cotización.

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Proveedores Convenio: Son aquellos con los cuales se mantiene un

convenio de prestación de Servicios. Por esto no es necesario cotizaciones, pero solo mientras estén prestando el servicio.

Tipo de producto 

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Proveedor de Productos o Suministros: Entrega como resultado final un Producto Proveedor de Servicios o Contratista: Entrega como resultado final un Servicio Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la operación. Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio o producto de la empresa

Volúmenes de compra

Compras corporativas

Compras consolidadas

Actividad 

Compras recíprocas

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Compras personales

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Compras de salvamento

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Compras de excedentes

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Compras especiales

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Compras de bajo costo

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Compras corporativas

Flujo Grama de Compras Depto. Solicitante

Depto. de Compras

Requisición

Cumple normas

Devolución

No

 Archivo

Sello

Requisición Control

Requisición

Devuelve

Si Requisición  Acción

 Acepta Registra

Pedido Cotiza Escoge

Contraloría

No

Requisición Cotizada

Revisada

Correcta

Requisición  Autorizada

Si  Autoriza

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Requisición. Es el pedido que se le

realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio. Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero.

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Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar  adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio. El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar  de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas. Pedidos

u

órdenes

de

compras.

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Expedición. No es más que una confirmación

del pedido. Lo primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor  está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra. Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor  precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.

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La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se revisarán todos los bienes entregados, así  como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega. Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción. Esta acción repercutirá tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al responsable comprador. Control

de

calidad.

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Pagos. El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya

sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier  otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de la factura correspondiente. Controles complementarios. Algunas empresas funcionan únicamente con el concepto de control complementario a la disposición de emplear una persona o una sección para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores.

La Importancia del Almacén.

Pero que Es un Almacén 

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ALMACEN: Es todo espacio autorizado para

reunir los materiales considerados como necesarios para producir o atender la necesidad establecida suficientemente, hasta su posterior expedición. MISION: Deducir del compromiso planteado entre los costes, la solución más segura y satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndolas en la práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así  como de la importancia de los mismos. IMPORTANCIA: La verdadera importancia del Almacén consiste en la cantidad, calidad y valor de los materiales que se encuentran en el.

La Importancia del Almacén 

La administración del inventario es un asunto que interesa a cualquier  negocio; sin éste, no se podría llevar  a cabo ninguna operación. El hecho de que haya un inventario no agrega valor al producto, pero sí  añade utilidad en el uso; los inventarios agregan al mismo utilidad de tiempo, lugar y cantidad, ya que el artículo que no se encuentra en algún lugar determinado, en el tiempo requerido y en la cantidad solicitada, tiene pocas posibilidades de consumo

Ejemplo Con un valor de 80 millones de Reales 18 mil locales

 Aprox. 12 mil sku´s