Tugas Resume PMBOK Chapter 5

MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI (RI1217) Dosen : Ir. R. Adi Wardoyo, M.MT

TUGAS RESUME PMBOK KELOMPOK 3 Fajar Nuur Alfie R3813100030 Timotius Disa3813100035 Annisa Enggar A.3813100036 Emilia Fajarsari3813100039

FTSP - Desain Interior Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2016 CHAPTER 5: PROJECT SCOPE MANAGEMENT (MANAJEMEN LINGKUP PROYEK)

Di dalam manajemen lingkup proyek ini meliputi proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek telah mencakup semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Berikut adalah gambaran mengenai proses Project Scope Management, diantaranya:

5.1

Plan Scope Management (Inisiasi) - Proses membuat manajemen lingkup dengan mendokumentasikan bagaimana project scope akan didefinisikan, divalidasi, dan dikontrol. Kunci keberhasilan proses ini adalah menyediakan petunjuk dan arahan bagaimana scope akan diatur selama proyek. Masukan :    

Project Management Plan Project Charter - menyediakan informasi tentang deskripsi proyek dan karakteristik produk. Enterprise Environmental Factors – meliputi kultur organisasi, infrastruktur, tenaga administrasi personalia, dan kondisi pasar. Organizational Process Assets – meliputi kebijakan, prosedur, informasi historis, lesson learned.

Keluaran :    

Scope Management Plan Proses untuk mempersiapkan pernyataan project scope yang rinci Proses pembuatan WBS dari pernyataan project scope;  Proses yang menentukan bagaimana WBS akan dijaga Proses yang menentukan bagaimana penerimaan dari deliverables proyek yang telah selesai akan diperoleh

 

Proses yang mengatur bagaimana pemrosesan permintaan perubahan pekerjaan. Requirements Management Plan Bagian dari project management plan yang mendeskripsikan bagaimana requirements dianalisis, didokumentasi, dan dikelola.

5.2 Collect Requirements

- Proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan stakeholders dan persyaratan-persyaratan agar mencapai objektif dari proyek. Kunci keberhasilan proses ini adalah mampu menyediakan dasar untuk mendeskripsikan dan mengelola project scope. Persyaratan Klasifikasi : 

 

  

Business requirements = menggambarkan kebutuhan-tingkat yang lebih tinggi dari organisasi secara keseluruhan, seperti masalah bisnis atau peluang, dan alasan mengapa proyek telah dilakukan Stakeholder requirements = kebutuhan stakeholders (pemegang saham , pemangku kepentingan Solution requirements = functional requirements (proses, data, interaksi dengan produk) dan nonfucntional requirements (ketahanan, keamanan, performance, dll) Transition requirements = menggambarkan kemampuan sementara, seperti persyaratan konversi data dan pelatihan Project requirements = tindakan, proses, atau kondisi lainnya dari proyek yang diperlukan. Quality requirements = kondisi atau kriteria yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek yang sukses atau deliverable proyek atau pemenuhan requirements lainnya.

Masukan :  

  

Scope Management Plan Requirements Management Plan - menyediakan proses yang akan digunakan dalam proses collect requirements untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder Stakeholder Management Plan Project Charter - menyediakan deskripsi proyek sehingga dapat mengembangkan requirements Stakeholder Register - mengidentifikasi stakeholders yang dapat menyediakan informasi pada requirements.

Teknik dan Alat :  



Interviews = wawancara untuk mendapatkan informasi dari stakeholders Focus Groups = focus groups discussion berisikan para stakeholders untuk mempelajari ekpekstasi dan sikap mereka terhadap sebuah produk Facilitated Workshops = diskusi bersama stakeholders untuk menentukan product requirements.



     



Group Creativity Techniques = meliputi brainstorming, nominal group technique, idea/mind mapping, affinity diagram, multicriteria decision analysis Group Decision-Making Techniques - meliputi unanimity, majority, plurarity, dan dicatorship. Questionnaire & Surveys Observations Prototypes - mendapatkan informasi/umpan balik dari suatu model dari produk sebelum produk tersebut benar-benar dibuat. Benchmarking - membandingkan proses yang dilakukan dengan organisasi lain untuk mendapatkan ide untuk perbaikan, dsb. Context Diagrams - menggambarkan product scope dengan menunjukkan sistem (proses, peralatan, dsb.) dan bagaimana orang dan sistem lainnya berinteraksi dengan sistem tersebut. Document Analysis - menganalisis dokumen-dokumen proyek seperti business plans, agreements, dsb. untuk mendapatkan requirements.

Keluaran :





Requirements Documentation  business requirements  stakeholders requirements  solution requirements  project requirements  transition requirements  requirements assumption, dependencies, and constraints Requirements Traceability Matrix  business needs, opportunities, goals, and objectives  project objectives  project scope / WBS deliverables  product design  product development  test strategy and test scenarios  high level requirements

5.3 Penentuan Ruang lingkup

Penentuan Ruang lingkup adalah proses pengembangan penjelasan yang rinci tentang proyek dan produk. Manfaat utama dari proses ini adalah hal ini menggambarkan proyek, layanan, atau batas-batas hasil dengan mendefinisikan mana dari persyaratan yang dikumpulkan yang akan dimasukkan dan dikecualikan dari ruang lingkup proyek. Karena tidak semua persyaratan yang diidentifikasi dalam Pengumpulan Persyaratan dapat termasuk dalam proyek, proses Penentuan Ruang Lingkup memilih persyaratan proyek final dari dokumentasi persyaratan yang disampaikan selama proses Pengumpulan Persyaratan. Hal ini kemudian mengembangkan sebuah penjelasan rinci tentang proyek dan produk, layanan, atau hasil. Penyusunan pernyataan ruang lingkup proyek yang rinci bersifat penting untuk keberhasilan proyek dan dibangun berdasarkan besar kiriman, asumsi, dan kendala yang didokumentasikan selama inisiasi proyek. Selama perencanaan proyek, ruang lingkup proyek didefinisikan dan dijelaskan dengan spesifikasi yang lebih besar seiring informasi lebih lanjut tentang proyek ini dikenal. Risiko, asumsi, dan kendala dianalisis untuk kelengkapan dan ditambahkan atau diperbarui sesuai kebutuhan. Proses Penentuan Ruang Lingkup dapat sangat berulang. Dalam proyek-proyek dengan siklus berulang, visi-tingkat tinggi akan dikembangkan untuk keseluruhan proyel, tetapi ruang lingkup yang rinci ditentukan satu iterasi dalam satu waktu dan perencanaan yang rinci untuk iterasi berikutnya dilakukan sebagai pekerjaan berlangsung pada ruang lingkup proyek saat ini dan pengiriman.

5.4 Pembuatan WBS

Pembuatan WBS adalah proses membagi deliverable proyek dan pekerjaan proyek menjadi lebih kecil, dengan komponen lebih mudah dikelola. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan visi terstruktur dari apa yang akan disampaikan. WBS adalah dekomposisi hirarki dari total ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan kiriman yang diperlukan. WBS mengatur dan mendefinisikan ruang lingkup total proyek, dan merepresentasikan pekerjaan yang ditentukan dalam pernyataan lingkup proyek yang telah disetujui saat ini. Pekerjaan yang sudah direncanakan terkandung dalam tingkat terendah dari komponen WBS, yang disebut paket pekerjaan. Sebuah paket pekerjaan dapat digunakan untuk mengelompokkan kegiatan di mana pekerjaan dijadwalkan dan diperkirakan, dipantau, dan dikendalikan. Dalam konteks WBS, kerja mengacu pada produk kerja atau kiriman yang merupakan hasil dari kegiatan dan bukan aktivitas itu sendiri.

5.5 Validate Scope

- Mengesahkan Lingkup adalah proses formalisasi penerimaan penyampaian proyek yang telah selesai. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia membawa objektivitas ke proses penerimaan dan meningkatkan kemungkinan produk akhir, layanan, atau hasil penerimaan oleh

memvalidasi setiap deliverable. Masukan 

Project Management Plan  scope management plan (menentukan berapa penerimaan formal dari deliverable proyek selesai akan diperoleh ) & scope baseline (termasuk versi menyetujui pernyataan ruang lingkup, rincian kerja struktur (WBS), dan kamus WBS yang terkait, yang dapat diubah hanya

   

melalui prosedur perubahan kontrol formal dan digunakan sebagai dasar untuk perbandingan). Requirements Documentation  Persyaratan dokumentasi daftar semua proyek, produk, dan jenis lain dari persyaratan untuk proyek dan produk, bersama dengan kriteria penerimaan mereka. Requirements Traceability Matrix  link persyaratan traceability matrix untuk asal mereka dan melacak mereka sepanjang siklus hidup proyek. Verified Deliverables  deliverables proyek yang telah selesai dan diperiksa dalam proses kontrol kualitas. Work Performance Data  Data kinerja kerja dapat mencakup tingkat kepatuhan terhadap persyaratan, jumlah ketidaksesuaian, keparahan dari ketidaksesuaian, atau jumlah siklus validasi yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu.

Keluaran 

  

Accepted Deliverables  deliverables yang telah memenuhi kriteria ditandatangani dan disetujui oleh customer/sponsor. Persetujuan ini didokumentasikan lalu dokumennya dilanjutkan untuk digunakan dalam tahap penutupan proyek Change Requests  deliverables yang belum disetujui mungkin perlu dilakukan beberapa perubahan untuk memperbaiki kekurangan. Work Performance Information  perkembangan proyek seperti deliverables mana yang telah dimulai, perkembangannya, yang telah selesai, atau yang telah disetujui. Project Documents Updates  dokumen yang melaporkan perkembangan penyelesaian pekerjaan.

5.6 Control Scope - Proses pemantauan status proyek dan lingkup produk dan mengelola perubahan lingkup dasar. Kunci keberhasilan proses ini adalah dapat memelihara lingkup dasar sepanjang proyek. Proses ini menjamin semua perubahan yang diminta dan tindakan preventif/korektif yang direkomendasikan terlaksana melalui proses perform integrated change control.

Masukan 

Project Management Plan  lingkup dasar, rencana pengelolaan ruang lingkup, rencana manajemen perubahan, rencana manajemen konfigurasi, rencana pengelolaan persyaratan. Requirements Documentation  persyaratan yang terdokumentasi dengan baik membuat lebih mudah untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari lingkup proyek yang telah disetujui. Requirements Traceability Matrix  membantu untuk mendeteksi akibat dari perubahan scope baseline pada objektif proyek. Work Performance Data  dapat berupa jumlah permintaan perubahan yang diterima, jumlah deliverables yang telah selesai, dll. Organizational Process Assets  scope (jangkauan), kebijakan, prosedur, petunjuk, metode pemantauan dan pelaporan, dll.

   

Teknik dan Alat Variance Analysis  Teknik untuk menentukan penyebab dan derajat perbedaan antara baseline dan performance aktual. Hal penting lainnya dari proses scope control (selain menentukan penyebab dan derajat perbedaan) adalah menentukan tindakan preventif atau korektif yang dibutuhkan. Keluaran     

Work Performance Information - informasi bagaimana project scope dilaksanakan dibandingkan dengan scope baseline. Change Requests - dapat berupa tindakan preventif/korektif, perbaikan kerusakan, atau permintaan perbaikan. Project Management Plan Updates - scope baseline updates, other baseline updates. Project Document Updates - requirements documentation, requirements traceablity matrix. Organizational Process Assets Updates - penyebab perbedaan yang terjadi, tindakan korektif yang dipilih beserta alasannya, lesson learned lainnya (dari project scope control).

KESIMPULAN CHAPTER 5 Project scope management adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan requirement. Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan Project Scope Management, yaitu :







  

Plan Scope Management (Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek. Mengumpulkan Requirement, adalah kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder. Pada tahap ini, input yang diperlukan diantaranya : Scope management plan, requirement management plan, stakeholder management plan, Project Charter, dan Stakeholder Register. Input ini kemudian diproses dengan beberapa cara seperti interview, analisis dokumen, dan membuat prototype. Output yang diperoleh pada tahap ini adalah requirement documentation dan requirement traceability matrix. Mendefinisikan Scope (ruang lingkup). Pada tahap ini, dilakukan pemilihan requirement berdasarkan requirement yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk, atau layanan Membuat WBS (Work Breakdown Structure). Pada tahap ini, dilakukan pemecahan pekerjaan agar lebih mudah dilakukan. Memvalidasi Scope. Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor. Mengontrol Scope, adalah proses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan pada scope