Tugas Kelompok SIA Kelompok Absen 1 2 3 14 15 27

TUGAS KELOMPOK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

KELAS VII B STAR BPKP BATCH II

Anggota Kelompok: Adhitya Yudhatama (1) Adi Ismail Muztaba (2) Aditya Sri Yanto (3) Fatahar Rizky (14) Fedrie Yammar (15) Wisnu Ryan H. S. (27)

POLITEKNIK POLITEKNIK KEUANGAN KEUANGAN NEGARA NEGARA STAN 2015

Revenue Cycle Soal No. 24 (Hal 574-576) a. Flowchart of Plainsman Industries System

b. Kritik atas alur dokumen 1) Urutan dan Waktu Kejadian -

Schedule Log seharusnya diupdate pada saat barang telah diangkut oleh carrier bukan pada saat barang sampai di shipping dock 

-

Seharusnya final quality check yang dilakukan oleh shipping department dilakukan sebelum costumer copy dari invoice dikirim ke war room, untuk memastikan data yang ada pada invoice telah benar

2) Pengendalian -

Tidak adanya pengecekan saldo piutang dari costumer, hal ini berpotensi adanya costumer gagal bayar

-

Atas perakitan barang seharunya dapat memperhatikan kebutuhan waktu penyelesaian perakitan dengan tanggal pengiriman agar barang tidak perlu masuk gudang terlebih dahulu karena rentang barang selesai dan jadwal pengiriman barang terlalu lama

-

Penggunaan carrier belum disertai dengan penggunaan asuransi atas barang

c. Sistem yang efisien utuk masa depan -

Dibutuhkan pembagian tanggungjawab dengan membagi operasi perusahaan pada Sales Department, Credit Department, Billing Department, Warehouse, dan Shipping Department

-

Adanya pengecekan piutang atas konsumen

-

Perusahaan memiliki daftar harga barang yang direviu sesuai kebutuhan agar setiap invoice tidak perlu dibahas di war room untuk penentuan harga

Revenue Cycle Soal No. 14 (Hal 597-599) No

Kelemahan

Akibat

a.

Order langsung diteruskan ke Klerk

Adanya kemungkinan gagal bayar oleh

piutang dan Invoice dibuat oleh klerk

customer.

piutang, tidak adanya pengecekan saldo piutang yang dilakukan klerk piutang agar order disetujui yang selanjutnya baru diproses. b.

Tidak adanya back order akan

Menurunkan kepercayaan customer karena

membingungkan customer karena tidak

pesanan dibatalkan tanpa adanya

adanya pemberitahuan order tersebut

pemberitahuan

batal. c.

Klerk piutang tidak menerima stock

Hal ini dapat menyebabkan adanya selisih

release dari storeroom sehingga tidak

atas jumlah barang yang dikeluarkan

dapat dilakukan rekonsiliasi atas jumlah

storeroom dengan yang dicatat di bill of 

barang yang dikeluarkan storeroom

lading

dengan yang yang tercantum di bill of  lading d.

Penyimpanan sales register berdasarkan

Kesulitan untuk mencari piutang yang jatuh

numerik bukan berdasarkan tanggal jatuh

tempo

tempo e.

Pengecekan check dan remittance advice

Fungsi dari receptionist menjadi tidak efektif 

dilakukan tidak dilakukan oleh receptionist

karena hanya berperan meneruskan email ke klerk piutang.

f.

Cash receipt register seharunya diposting

Kemungkinan penyalahgunaan oleh klerk

oleh cashier. Credit memo juga

piutang

seharusnya dibuat oleh cashier

Expenditure Cycle (22)

No

Strength(s) or Weakness (es)

1

Strengths

Explanation of Why Finding Is

Recommendation

a Strength or Weakness

to Correct Weakness

Otorisasi dari pengguna sehingga material dan kuantitas telah sesuai dengan yang dibutuhkan pengguna. Penggunaan pre-numbered purchase orders sehingga semua PO dapat dilacak apabila terdapat PO yang masih beredar di pengguna.

2

3

4

5

Weakness

Salinan PO tidak boleh digunakan sebagai laporan penerimaan (receiving report) kecuali jumlah material telah dihapus atau dihitamkan.

Laporan penerimaan disiapkan setelah dilakukan penghitungan material dan identifikasi material yang diterima.

Weaknesses

Departemen pengguna mungkin tidak terlatih dalam teknik pembelian. Hal ini dapat menyebabkan kemahalan harga dalam pembelian.

Baik dari departemen pengguna maupun departemen pembelian harus terlibat dalam negosiasi dengan vendor.

Hal ini dapat meningkatkan potensi perjanjian kolusif.

Departemen pembelian harus menyetujui pembelian sebelum dibuat faktur pembelian bukan sebelum pembayaran dilakukan.

Daftar Pegawai yang memiliki otorisasi pembelian sudah tidak relevan lagi dan tidak dapat digunakan

Memperbarui daftar sesegera mungkin sebelum otorisasi pembelian terjadi.

Daftar Pegawai juga jarang digunakan

Payable clerk harus menggunakan daftar tersebut dan selalu memutakhirkan data setiap ada perubahan.

Weakness

Strength

Proses penomoran dan perekaman memberikan kontrol atas invoice dan untuk memastikan perekaman dalam pencatatan akuntansi.

Weakness

Tidak dilakukannya follow-up atas open invoice pada departemen operasi yang bersangkutan. Hal ini juga menunjukan tidak adanya reviu berkala atas open invoice tersebut.

Strength

Audit transaksi membantu meminimalkan kesalahan dan memastikan bahwa hanya transaksi yang diotorisasi yang dicatat.

Perlu adanya reviu secara periodik dan follow-up terus menerus terhadap open invoice.

6

Weaknesses

Penetapan pembayaran hanya pada tanggal 5 dan 20 mencegah adanya transaksi pada tanggal lain, padahal tanggal jatuh tempo tidak selalu berada pada tanggal tersebut.

7

Strength

Terdapat pemisahan fungsi yang tepat antara yang membatalkan dokumen dengan yang membuat dokumen

Tagihan yang belum dibayar harus dibayar pada saat tanggal jatuh tempo. Tagihan seharusnya juga di file kan menurut tanggal, baru selanjutnya secara alphabet.

Pembayaran hanya berdasarkan dokumen asli dan dokumen tersebut dibatalkan setelah pembayaran untuk menghindari pembayaran ganda. Namun seharusnya atas dokumen yang sudah dibayar diberikan tanda “ paid ” supaya tidak ada pembayaran ganda. 8

Strength

Cek kosong tersimpan aman dalam tempat terkunci dan hanya yang mempunyai otoritas yang dapat mengaksesnya.

Weakness

Akses yang tidak terbatas terhadap dokumen pencairan tunai (selain cek kosong) memungkinkan adanya perubahan yang tidak sah dari dokumen hutang. Hal ini dapat mengakibatkan hilangnya kontrol, akuntabilitas, dan aset. Hal ini juga dapat mengakibatkan pencatatan akuntansi yang tidak akurat atau bahkan terjadinya penghancuran catatan.

Dibutuhkan aturan yang membatasi akses dan pengamanan fisik terhadap dokumen utang. Namun melihat cost and benefit nya, untuk dokumen utang tidak perlu adanya pengamanan fisik.

Expenditure Cycle (32)

No

Weaknesses/Inefficiencies

Recommendations

1

Kuantitas material yang diterima tidak diverifikasi oleh manajer material.

Selain memeriksa kualitas semua material yang diterima, manajer material harus memverifikasi  jumlah material yang diterima melalui perhitungan fisik. Agar lebih menjadi efektif, perhitungan fisik dapat dilakukan hanya terhadap vendor yang sering bermasalah dan dibuat jadwal secara acak terhadap vendor. Verifikasi dilakukan dengan menghitung  jumlah material dan dituangkan dalam Berita Acara agar dapat dipertanggungjawabkan yang selanjutnya Berita Acara tersebut diserahkan kepada Departemen Pembelian untuk membandingkan  jumlah dengan Surat Pesanan Barang,

2

Dalam menyusun permintaan pembelian, Manajer material hanya mendasarkan pada jadwal produksi setiap 4 bulan, tetapi tidak berdasarkan permintaan dari departemen produksi. Jadwal produksi dapat menjadi tidak relevan dengan kebutuhan produksi sebenarnya. Produksi akan selalu menyesuaikan level produksi dengan tingkat penjualanan saat itu.

Untuk meningkatkan 3ating3 anggaran atas pengeluaran, Manager Material juga harus melihat permintaan dari departemen produksi. Hal ini berhubungan dengan perencanaan ke depan untuk memastikan pembelian material tersebut sesuai dengan proyeksi penjualan perusahaan.

3

Mayoritas kebutuhan bahan baku penting Lecimore hanya disediakan oleh satu vendor.

Langkah terbaik yang dapat dilakukan adalah dengan mencari sumber alternative lain untuk menyediakan bahan baku penting. Ha ini untuk menghindari terjadinya kekurangan material apabila vendor tersebut mengalami masalah persediaan.

4

Permintaan material yang bersifat mendesak yang dibuat oleh departemen produksi langsung dikirimkan ke departemen pembelian tanpa berkonsultasi pada manager material terlebih dahulu.

Seharusnya permintaan ini harus ditinjau oleh manager material untuk menentukan apabila terdapat permintaan yang dapat dipenuhi dengan persediaan yang ada.

5

Departemen Pembelian bertanggung jawab atas biaya pesanan khusus (special orders). Hal ini dapat menimbulkan moral

Hubungan langsung antara biaya pesanan khusus dengan departemen pemesan diperlukan agar perusahaan dapat melakukan pengendalian yang tepat. Maka dengan membebankan biaya tersebut

hazard dari departemen yang memesan barang tersebut apabila produksi batal dilaksanakan.

ke departemen pemesan sementara material tersebut batal digunakan, tentunya hal tersebut akan memotivasi departemen tersebut agar lebih berhati-hati dalam mengambil keputusan. Biaya yang berlebihan dalam laporan pertanggungjawaban biaya akan dapat disorot oleh p erusahaan sehingga dapat diambil tindakan korektif atas hal tersebut.

6

Perubahan mesin tidak didiskusikan dengan departemen lainnya.

Dibutuhkan SOP dalam melakukan perubahan mesin. Perubahan mesin harus direviu oleh departemen terkait produksi sebelum menerima pesanan. Perusahaan juga harus meninjau apakah terdapat biaya tambahan atau penghematan biaya yang diharapkan dari perubahan ini.

7

Departemen Pembayaran tidak diinformasikan oleh material manager terkait penerimaan barang parsial. Apabila tanda terima dari penerimaan barang ini tidak disampaikan ke departemen pembayaran, vendor tidak akan menerima pembayaran dikarenakan material dianggap belum 4datang.

Selain menginformasikan Departemen Pembelian, manajer material juga harus menginformasikan kepada departemen pembayaran agar faktur vendor dapat diproses.

8

Adanya material advance shipment dapat menyebabkan bertambahnya biaya penyimpanan dikarenakan barang belum digunakan dalam aktivitas produksi

Adanya penekanan kepada vendor agar melaksanakan perjanjian sesuai kontrak

9

Perulangan kegiatan pencocokan purchase order dengan invoice

Menyusun proses yang lebih efisien dengan menghapuskan kegiatan-kegiatan yang berulang

Production Cycle Soal No. 19 (Hal 493-494) a. Timing error ini berakibat pada: -

Nilai inventory lebih rendah dari seharusnya (understatement ). Hal ini dikarenakan belum dilakukan penjurnalan oleh Cost Accounting atas  completed  work orders tersebut dan juga   Inventory clerk  belum mengupdate   Inventory  Master Record .

-   Net Income dapat menjadi   understatement  ataupun   overstatement . Jika menganailis keterangan bahwa  cost  akan dirata-rata kembali sesuai dengan basis data yang baru maka dimungkinkan apabila   cost  dari order ini lebih besar dari rata-rata sebelumnya makan net income menjadi   overstatement , sementara apabila cost  dari order ini lebih kecil dari rata-rata sebelumnya maka  net income menjadi understatement. Hal ini dapat berpengaruh signifikan terhadap   cost  mengingat work orders ini sangat besar. -

Nilai Inventory pada   balance sheet  menjadi lebih rendah dari seharusnya (understatement ).

b. Koreksi atas eror ini harus dibuat retroaktif. Laporan Keuangan formal masih belum dipublikasikan sehingga langkah korektif masih dapat diambil agar laporan keuangan dapat mencerminkan kondisi yang sebenarnya.

Beccan Company Inventory System Design

Human Resources Cycle Soal No. 15 (Hal 526-527) Saran untuk meningkatkan Sistem Pengendalian Internal Kowal Manufacturing Company adalah sebagai berikut: a. Praktek memperkerjakan pegawai pabrik

-

Selain dengan interview , seharusnya prosedur dapat ditambah dengan mengecek latar belakang pelamar dengan menggunakan referesi dokumen pengalaman kerja, catatan kepolisan dan dokumen laiinnya yang menggabarkan track record  pelamar.

-

Terhadap

pelamar

yang

dipekerjakan,

pengawas

pabrik

memberikan

pemberitahuan secara tertulis nama lengkap, tingkat gaji kepada departemen penggajian. b. Prosedur penggajian

-

Persediaan dari time card  kosong harus ditiadakan. Pada setiap senin pagi. Departemen penggajian harus memberikan time card yang sudah diketik nama

Human Resources Cycle Soal No. 15 (Hal 526-527) Saran untuk meningkatkan Sistem Pengendalian Internal Kowal Manufacturing Company adalah sebagai berikut: a. Praktek memperkerjakan pegawai pabrik

-

Selain dengan interview , seharusnya prosedur dapat ditambah dengan mengecek latar belakang pelamar dengan menggunakan referesi dokumen pengalaman kerja, catatan kepolisan dan dokumen laiinnya yang menggabarkan track record  pelamar.

-

Terhadap

pelamar

yang

dipekerjakan,

pengawas

pabrik

memberikan

pemberitahuan secara tertulis nama lengkap, tingkat gaji kepada departemen penggajian. b. Prosedur penggajian

-

Persediaan dari time card  kosong harus ditiadakan. Pada setiap senin pagi. Departemen penggajian harus memberikan time card yang sudah diketik nama pekerja kepada pekerja yang bersangkutan dan dibuat tanda terimanya.

-

Time card  dikumpulkan setiap pekerja ke supervisor di akhir minggu. Mandor

harus membuat persetujuan atas time card yang telah diisi pekerja yang selajutnya diserahkan kepada petugas penggajian. -

Apabila terdapat time card  yang tidak kembali ke departemen penggajian maka harus dipertanggungjawabkan.

-

Dibutuhkan prosedur lain apabila dikemudian hari diketahui terdapat time card  pegawai yang hilang dalam hal pembayaran gaji sebagai dasar pembayaran. Misalnya seperti Surat Keterangan dari Supervisor bahwa pekerja yang bersangkutan benar hadir pada minggu tersebut. Namun atas kejadian ini pekerja harus mendapatkan sanksi agar lebih bertanggungjawab.

-

Pendistribusian  payroll check  seharusnya dilakukan oleh pihak lain yang lebih independen selain supervisor.

-

Payroll Check yang diberikan kepada pekerja harus dibuat bernomor agar mudah

dalam melakukan control, selain itu juga harus dilengkapi dengan tanda terima yang ditandatangani pekerja.

Soal No. 17 (Hal 530-532) Identifikasi kelemahan dari pengendalian dan rekomendasi yang dibutuhkan dalam prosedur penggajian dan proses komputerisasi Vane Corporation.

No

Kelemahan Pengendalian

Rekomendasi

Prosedur Penggajian 1

Time card tidak memadai

Time card seharusnya sudah tercetak nama

pegawai dan diberi nomor ( prenumbered ) 2

3

Lemahnya kontrol atas pengisian waktu

Mandor harus menyetujui pengisian tersebut

pada time card dan job time ticket 

dengan menandatangani time card dan job time

pekerja

ticket 

Pendistribusian gaji pekerja oleh

Check gaji dilakukan oleh petugas yang lebih

supervisor rentan atas penyalahgunaan

independen selain supervisor, misalnya staf  internal audit.

4

5

Dapat terjadi perbedaan antara pengisian

Dilakukan rekonsiliasi setiap hari antara bagian

pada time card dengan job time ticket 

akuntansi biaya dengan sistem penggajian.

Check gaji dibuat pada rekening regular

Dibuat rekening khusus untuk pembayaran gaji. Hal ini agar dapat memudahkan dalam hal melakukan rekonsiliasi dan meminimalkan kemungkinan adanya kecurangan.

Kelemahan Pengendalian berdasarkan eror dan inkonsistensi yang ditemukan:

No

Kelemahan Pengendalian

Rekomendasi

Prosedur Komputerisasi 1

2

Check tidak diproses secara benar saat

Time card sudah diberikan nomor dan nama

adanya pengalihan nomor pekerja.

pekerja tercetak yang dikeluarkan oleh sistem.

Tidak adanya prosedur pengujian batas

Dibutuhkan prosedur pengujian batas maksimal

maksimal dari proses penggajian dari

upah pekerja ke dalam program penggajian agar

upah kotor pekerja.

apabila terdapat upah kotor yang melebihi $800 prosesnya akan dihentikan dan perlu dilakukan verifikasi. Prosedur pengecualian atas hal ini juga dibutuhkan untuk menentukan apakah nilai sudah akurat dan benar.

3

Tidak adanya control untuk memastikan

Melakukan control dengan menambahkan

semua check telah diproses,

prosedur pembandingan jumlah check dicetak dengan jumlah pekerja.

4

a. Tidak adanya proteksi terhadap kemungkinan rusaknya master file b. Kecil kemungkinan untuk dapat

Setidaknya terdapat dua master file agar memiliki data cadangan apabila terjadi hal yang tidak disengaja.

merekonstruksi file kembali 5

Kurangnya verifikasi dari input jam kerja

Kesalahan dapat dihilangkan setelah dilakukannya rekonsiliasi input antara time card dengan job time ticket secara terintegrasi

6

Adanya record yang tidak direkam pada

Menambahkan tampilan jumlah record yang

master file mengindikasikan file tersebut

sudah direkam pada master file sehingga dapat

tidak valid

diketahui apabila terdapat data yang tidak terekam.

7

Perubahan yang tidak tepat dilakukan

Operator seharusnya tidak diperbolehkan untuk

oleh operator komputer

melakukan perubahan data. Perubahan seperti kenaikan tariff pajak seharusnya dilakukan oleh bagian pemrograman.

Siklus Pelaporan dan Buku Besar Soal No. 37 (hal 669-670)

Kelemahan Pengendalian Internal 1. Mail room tidak melakukan rekonsiliasi atas check dan remittance advice yang diterimanya. Untuk general bookkeeper tidak perlu dikirim advice dan list karena akan menerima deposit slip dan receipt record dari cashier dan account summary dari account receiveable clerk 2. Cashier tidak melakukan penyimpanan atas receipt record 3. Billing clerk seharusnya dapat langsung memposting sales journal pada general ledger sehingga bookkeeper tidak perlu menjurnal kembali 4. Account receiveable clerk tidak mengirimkan account summary ke general bookkeeper 5. Account receiveable clerk tidak membandingkan remittance advice dengan remittance list dalam memposting ke A/R subsidiary ledger

Soal No. 38 (hal 670-671)

a. Informasi yang dibutuhkan dalam : (1) Akuisisi Dalam akuisisi informasi yang dibutuhkan adalah terkait harga perolehan aset serta biaya- biaya yang harus ditambahkan dalam nilai mesin tersebut. Berikut ini adalah biaya-biaya tersebut : (a) Harga Pembelian (b) Biaya Pengiriman dan handling (c) Asuransi saat pengiriman (d) Biaya perakitan dan instalasi (e) Biaya yang dibutuhkan dalam uji coba mesin (2) Depresiasi Dalam menentukan depresiasi mesin, informasi yang dibutuhkan adalah: (a) Estimasi masa manfaat; (b) Estimasi nilai sisa aset; (c) Metode Depresiasi yang akan digunakan. (3) Penghentian penggunaan aset Aset yang dihentikan penggunaannya biasanya dilakukan dengan cara (a) Dijual (b) Pertukaran Aset (c) Penghapusan

Pada saat tanggal penghentian penggunaan aset maka depresiasi harus dilakukan sampai dengan tanggal tersebut. b. Rekomendasi untuk control dan prosedur dalam sistem pengadaan aset yang kuat (1) Pengadaan aset harus dilakukan oleh unit tertentu untuk menentukan vendor yang berhak mengadakan aset (2) Proses pengadaan aset dengan nilai yang besar dilakukan dengan mekanisme lelang, sedangkan untuk aset yang nilainya kecil unit tersebut mempunyai kewenangan untuk menentukan vendor berdasarkan kelayakan vendor. (3) Proses lelang dilakukan dengan proses seleksi administrasi, teknis, harga secara bertahap. (4) Terhadap pemenang lelang dibuat kontrak pengadaan aset dan pembayaran dilakukan berdasarkan progress pelaksanaan kontrak. (5) Terdapat pejabat penerima barang yang bertugas menerima aset dan bertugas mengecek aset sesuai dengan invoice. (6) Untuk aset yang bersifat khusus secara teknis maka pengadaan aset dapat dilakukan dengan mengikutsertakan user atau ahli atas barang tersebut dalam menentukan aset yang akan dibeli.