Tugas Audit Manajemen Bab 3 Dan Program Kerja Audit (1)

1. Apa yang yang dimaksud dimaksud dengan dengan audit audit fungsi fungsi pengadaan pengadaan ? apa tujuan tujuan dan manfaatny manfaatnyaa ? 



Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifi tasnya,  perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan saat diterima. Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan : 1. Untuk Untuk mencap mencapai ai tujuan tujuan sesua sesuaii dengan dengan visi visi misi. misi. 2. enilai ekonomisasi ekonomisasi,, efesiensi efesiensi ,dan efektivitas efektivitas pengad pengadaan. aan. !. engem"angk engem"angkan an dan memelih memelihara ara manajemen manajemen informasi informasi pengad pengadaan aan yang yang dapat dapat diandalkan dan akunta"ilitas. #. emastikan emastikan aktifitas aktifitas pengadaan pengadaan sesuai sesuai dengan dengan ketentu ketentuan an dan peraturan peraturan yang  "erlaku.

2. Apa yang yang melatar"e melatar"elakang lakangii diperluka diperlukan n audit audit fungsi fungsi pengad pengadaan aan ? 

$arena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan ekonomisasi suatu organisasi. %konomisasi dalam perolehan input merupakan  "agiandari strategi keunggulan "ersaing perusahaan. $emampuan memperoleh memperoleh unit dengan pengor"anan terkecil dari "er"agai alternatif yang ada tanpa menga"aikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi  perusahaan dalam proses pengadaan. &nput yang diperoleh diperoleh dengan pengor"anan terkecil, didukung dengan metode produksi'operasi yang efesien, memungkinkan harga pokok peroduksi atas pengolahan input terse"ut menjadi le"ih kecil dari  pesaing.

!. (e"ut dan jelaskan jelaskan ruang lingkup lingkup audit audit fungsi fungsi pengad pengadaan aan ? 

(ecara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi: 1. )rga )rgani nisas sasii peng pengada adaan an 2. *roses *roses peng pengada adaan an yang yang terd terdiri iri atas : a+ *ere *erenc ncan anaan aan peng pengad adaan aan *erencanaan pengadaan mencakup penentuan ke"utuhan atas  "arang'jasainput+ dalam operasional perusahaan "aik tingkat kualitas, kuantitas dan penentuan -aktu kapan "arang'jasa terse"ut harus tersedia.  "+ *elaksanaan pengadaan Tahap Tahap ini adalah pelaksanaan pelaksana an dari rencana pengadaan. Aktivitas Aktivitas yang terli"at dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas  proses pengadaan, jenis "arang atau jasa yang akan di"eli dan "esar nya anggaran yang terli"at dalam pengadaan terse"ut. c+ *em" *em"ay ayara aran n dan dan pelap pelapora oran n *em"ayaran adalah "agian akhir dari proses pengadaan. *em"ayaran "aru  "isa dilakukan jika serah terima atas "arang atau jasa terse"ut telah

dinyatakan tidak mengandung masalah clear+ dan telah disahkan oleh  pihak pihak "er-enang. #. alam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus diperhatikan auditor untuk menilai "ah-a rencana pengadaan telah memenuhi  prinsip/prinsip dalam tata kelola pengadaan yang "aik?   

Apakah perusahaan telah memiliki daftar ke"utuhan rencana yang terdokumentasi? Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efesiensi dalam pengadaan? Apakah rencana pengadaan terse"ut telah memuat tentang : / (pesifikasi yang di"utuhkan / $uantitas yang di"utuhkan

0. (e"ut dan jelaskan proses pengadaan "arang dan jasa  *roses pengadaan adalah se"agai "erikut : 1. Perencanaan pengadaan , "erkaitan dengan penentuan ke"utuhan atas "arang dan jasa dalam operasional perusahaan, "aik ditingkat kualitas, kuantitas,  penentuan -aktu tersedianya produk. 2. Pelaksanaan pengadaan , "erkaitan dengan pelaksanaan dari rencana  pengadaan. Aktifitas yang terli"at dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan jenis "arang dan jasa yang di"eli dan  "esarnya anggaran dalam pengadaan terse"ut. !. Pelaksanaan kontrak penyerahan barang,  "erkaitan dengan pertanggung  ja-a"an panitia atas penerimaan "arang dan jasa yang sesuai dengan kontrak yang ditentukan. #. Pembayaran dan pelaporan, merupakan "agian terakhir dalam proses  pengadaan, dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman  pengadaan. . 3agaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur organisasi perusahaan?  Auditor menekankan penilaiannya terhadap ketepatan hu"ungan antara rencana  pem"elian dengan rencana penggunaan "arang atau jasa pada masing/masing unit 4. engan fungsi/fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ?  Fungsi pengadaan tenaga kerja  meliputi kegiatan penentuan kebutuhan tenaga  ,

kerja (baik mengenai mutu maupun jumlahnya), mencari sumber-sumber tenaga kerja secara efektif dan efisien, mengadakan seleksi terhadap para pelamar, menempatkan tenaga kerja sesuai dengan posisi yang sesuai, dan memberikan  pendidikan serta latihan yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas bagi para tenaga kerja baru. Fungsi pengembangan tenaga kerja,  meliputi kegiatan pendidikan dan latihan

 "agi para pekerja agar mereka dapat mengikuti peru"ahan/peru"ahan yang terjadi dalam organisasi. Tujuan dari pengem"angan tenaga kerja ini adalah peningkatan mutu atau keterampilan dan pengetahuan pekerja agar selalu mampu mengikuti  perkem"angan yang ada dalam organisasi. Fungsi pemberian kompensasi,  meliputi kegiatan pem"erian "alas jasa kepada  para karya-an. $egiatan disini meliputi penentuan sistem kompensasi yang mampu mendorong prestasai karya-an, dan juga menentukan "esarnya kompensasi yang akan diterima oleh masing/masing pekerja secara adil. Fungsi integritas  merupakan kegiatan untuk menyelaraskan tujuan organisasi dengan tujuan individu pekerja. Apabila tujuan-tujuan ini sudah sinkron, maka akan tergalang kekompakan dalam irama kerja organisasi dengan irama kerja  para individu karyawan, sehingga akan menghasilkan tingkat produktivitas yang tinggi dalam pencapaian tujuan. Fungsi pemeliharaan tenaga kerja, mencakup pelaksanaan program/program ekonomis maupun non/ekonomis, yang diharapkan dapat mem"erikan ketentraman kerja "agi pekerja, sehingga mereka dapat "ekerja dengan tenang dan penuh konsentrasi guna menghasilkan prestasi kerja yang diharapkan oleh organisasi.  ,

5. Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender?  %lemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan ender adalah kerahasiaan informasi tender. *anitia harus mampu menjaga rahasia informasi dan memastikan informasi terse"ut tidak "ocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu 6. (e"ut dan jelaskan prinsip/prinsip pengadaan "arang'jasa yang "aik  *rinsip/prinsip pengadaan adalah se"agai "erikut 1. Nilai uang, pengadaan harus mendapatkan "arang'jasa sesuai spesifikasi dengan harga terendah. 2. Kejujuran dan keadilan , panitia pengadaaan harus jujur dan adil kepada  pemasok yang memenuhi syarat untuk "erkompetisi dalam pengadaan. 3. Akuntabel dan transparan, seluruh proses dalam tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan catatan dan dokumentasi yang memadai se"agai  pertanggung ja-a"an. . !"esiensi, proses pengadaan harus "erjalan secara efesienoptimalisasi  penggunaan sum"er daya+ #. Kompetensi dan integritas , panitia pengadaan harus "erkompeten dana  "erintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, -e-enang dan tanggung  ja-a"nya.

17. okumen apa yang harus dilengkapi pemasok se"agai dasar pem"ayaran oleh pihak  pem"eli ?   1. (urat *ermintaan *em"elian okumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai  "arang untuk meminta fungsi pem"elian melakukan pem"elian "arang dengan jenis,  jumlah, dan mutuseperti yang terse"ut dalam surat terse"ut. (urat permintaan  pem"elian ini "iasanya di"uat 2 lem"ar untuk setiap permintaan, satu lem"ar untuk fungsi pem"elian, dan tem"usannya untuk arsip fungsi yang meminta "arang. 2. (urat *ermintaan *ena-aran 8arga okumen ini digunakanuntuk meminta pena-aran harga "agi "arang yang  pengadaannya tidak "ersifat "erulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah  pem"elian yang "esar. !. (urat )rder *em"elian okumen ini digunkan untuk memesan "arang kepada pemasok yang telah dipilih. okumen ini terdiri dari "er"agai tem"usan dengan fungsi se"agai "erikut: 1. (urat )rder *em"elian. okumen ini merupakan lem"ar pertama surat order  pem"elian yang dikirimkan kepada pemasok se"agai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. 2. Tem"usan *engakuan )leh *emasok. Tem"usan surat order pem"elian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok terse"ut dan dikirim kem"ali ke perusahaann se"agai "ukti telah diterima dan disetujuinya order  pem"elian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman "arang seperti terse"ut dalam dokumen terse"ut. !. Tem"usan 3agi Unit *ermintaan 3arang. Tem"usan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pem"elian "ah-a "arang yang dimintanya telah dipesan. #. Arsip Tanggal *enerimaan. Tem"usan surat order pem"elian ini disimpan oleh fungsi pem"elian menurut tanggal penerimaan "arang yang diharapkan, se"aggi dasar  untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika "aarang tidak datang pada -aktu yang telah ditetapkan. 0. Arsip *emasok. Tem"usan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pem"elian menurut nama pemasok se"agi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. . Tem"usan 9ungsi *enerimaan. Tem"usan surat order pem"elian ini dikirim ke fungsi penerimaan se"agai otorisasi untuk menerima "arang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen terse"ut. alam sistem penerimaan "uta "lind receiving system+, kolom kuantitas dalam tem"usan ini d"lok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order  pem"elian tidak terekam dalam tem"usan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. 8al ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat "enar/"enar melakukan perhitungan dan pengecekan "arang yang diterima dari pemasok. 4. Tem"usan 9ungsi Akuntansi. Tem"usan surat order pem"elian dikirim ke fungsi akuntansi se"agai salah satu dasar untuk mencatat ke-aji"a yang tim"ul dari transaksi  pem"elian. 11. 3agaimana audit fungsi pengadaan dapat mem"antu meningkatkan efesiensi dalam  perusahaan ?



*engendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan "ah-a "arang'jasa yang akan diperoleh di"eli+ adalah "arang'jasa yang "enar/"enar di"utuhkan dalam operasional unit pengguna, jenis, spesifikasi, dan kuantitasnya. i samping itu, penilaian tahap ini juga "erkaitan dengan apakah ke"utuhan ini telah tertuang dalam rencana induk perusahaan dan didukung sum"er daya yang memadai untuk mendapatkan "arang'jasa yang di"utuhkan. *ada tahap proses pengadaan,  pengendalian "erfungsi untuk memastikan "ah-a proses pengadaan "arang'jasa terse"ut telah "erjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil, dan akunta"el.

12. 3agaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan "arang'jasa?  engimplementasikan pengadaan "arang dan jasa yang tepat, memindahkan resiko kepada pihak lain yaitu dengan meminta penjelasan tertulis untuk permasalahan  permasalahan yang tidak jelas, atau dengan mengurangi resiko yaitu dengan meli"atkan tenaga ahli se"agai penerimaan "arang, meli"atkan konsultan hukum dalam merancang kontrak, memperkuat sistem penga-asan internal dari $*A atau **$.

1!. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ? 

*ada audit ini, auditor menilai ketepatan : 1. *enempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi pengadaan 2. e-enang dan tanggung ja-a" yang dimiliki fungsi pengadaan dalam memenuhi ke"utuhan "arnag dan jasa secara efektif dan efesien !. $ompetensi personil yang menangani dan "ertanggung ja-a" terhadap  pengadaan 4. $ecukupan prosedur pengadaan dalam memandu prose dan tata kelola  pengadaan yang "aik