Troubleshoot Software Hit

MAGIC Software Troubleshoot Manual 1

SOFTWARE TROUBLESHOOT Problem 1.

Bagaimana test connection ke salah satu mesin ?

Solve -

Cek secara fisik dulu network / jaringan sudah terpasang dengan baik

-

Jalankan Ping dari menu Run untuk test connection, jika Reply berarti koneksi sudah berjalan dengan baik, tetapi jika RTO (Request Time Out) berarti masih ada masalah koneksi antara PC dengan lokasi mesin yang bersangkutan.

2.

Mensetting ulang TCP/IP pada mesin

Ada 2 cara mensetting ulang TCP/IP pada mesin, bisa dengan cara langsung dari mesin atau dari software Setting dari mesin : # Mesin MP4100 -

Buka Menu (harus dengan administrator)

-

Buka menu pilihan/option, F2

-

Pilih Comm Opt, F2

-

Pilih IP Addr, F2

-

Ganti IP sesuai yang diinginkan, F2

-

Tekan F1, sampai mesin kembali ke menu awal, restart mesinnya.

# Mesin SSF -

Buka Menu (harus dengan administrator)

-

Pilih Setting, Ok

-

Other Option, Ok

-

Pilih Comm Opt >> Ok

-

Pilih IP Addr >> Ok

-

Ganti IP sesuai yang diinginkan >> Ok

-

Tekan Esc, Save >> Ok

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 2

# Mesin dengan LCD TFT Colour -

Buka Menu

-

Pilih Comm, OK

-

Pilih Jaringan, OK

-

Ganti IP Address, OK

-

Simpan, OK

Setting dari Software : -

Buka Time Attandence System Admin

-

Menu Terminal Information Setting

-

Pada Terminal Setting isi form untuk mengganti settingan komunikasi mesin.

3.

Ketika melakukan test connection, muncul pesan error

Error ini muncul dikarenakan tidak ada koneksi

“The Terminal connection was failed” :

antara mesin dengan computer. Solusinya adalah : 1. Pastikan koneksi antara mesin fingerprint dengan komputer baik, dengan cara melakukan ping pada menu Run (dijalaskan dalam poin 1)

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 3

2. Pastikan firmware mesin yang pakai sama dengan versi software yang dijalankan. Firmware standart untuk software versi 3, sedangkan firmware B untuk software versi 4. 3. Cek firewall komputer, apabila masih “On” ganti menjadi “Off”, apabila dalam kondisi firewall tidak boleh “Off” maka harus dilakukan exception setting di port 4370. Ini berarti meski firewall berstatus “On” port

4370

tetap

akan

jalan

karena

dilakukan perkecualian.

4.

Ketika melakukan test connection, muncul pesan error

Error ini muncul dikarenakan vendor di mesin

“The Device Version is not correct…,please contact

fingerprint tidak sesuai dengan vendor yang

your Administrator” :

terdaftar di software. Solusinya adalah cek vendor di mesin dan infokan ke technical support untuk di cek . #Vendor HIT : -

Unit B/W

: HIT Corp

-

Unit SSF B/W : HIT Corporation

-

Unit LCD Color : HIT Corporation

#Vendor ICON : -

Unit B/W

: ICON Tech

-

Unit A7 B/W

: ICON Technology

-

Unit LCD Color : ICON Technology

#Vendor Rentris : -

Unit B/W

: Rentris

-

Unit SSF B/W : Rentris System

-

Unit LCD Color : Rentris System

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 4

5.

Bagaimana cara menginstal ulang Software Time

Pastikan dulu file HITFPTA.mdb telah di backup

Attendance System ?

dengan cara: -

Masuk ke Drive C

-

Buka Folder Program File (Default install)

-

Buka Folder Time Attendance System

-

Cari file dengan nama HITFPTA.mdb

-

Copy dan paste di Drive D sebagai backup data

-

Uninstall software sampai complete

-

Delete manual folder Time Attendance System

di

C:\Program

Files\Time

Attendance System -

Install ulang software Time Attendance System

-

Setelah terinstall, pindah file HITFPTA.mdb yang sudah dibackup dan paste di folder dimana software Time Attendance System yang baru di install.

Note : Copy paste database hanya boleh dilakukan selama memakai versi software yang sama. Apabila memakai software yang berbeda versi maka harus dilakukan Upgrade Database Version atau Export dan Import Table. 6.

Bagaimana cara penarikan transaksi log dari mesin ke Jika ingin menghapus data setelah di tarik/retrieve database dengan menghapus transaksi log yang ada di mesin ?

maka lakukan hal berikut ini : -

Masuk ke menu Tools

-

Retrieve Log Setting

-

Modify

-

Cek pilihan “Delete Log After Retrieve”

-

Save

Setelah settingan di ubah maka setelah tarik data/retrieve dari mesin akan otomatis terhapus.

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 5

7.

Bagaimana menghindari duplicate data di database

Data yang sama yang ada di database lebih baik

setelah penarikan data / retrieve ?

dihapus karena bisa mengurangi / memperkecil ukuran database, caranya : -

Buka software Time Attendance System Admin

-

Masuk ke menu Utilities

-

Database

-

Clear Duplicate Log

-

Ketik tahun 2009 (misal yang di hapus duplicate log tahun 2009)

8.

Proses sampai complete.

Ketika melakukan retrieve log, muncul pesan error sbb Error ini dikarenakan user memilih Direct Update :

Transaction Log into Others Database tetapi belum melakukan settingan ke database lain. Solusinya adalah -

Masuk ke Time Attendance Admin

-

Pilih Tools, OK

-

Retrieve Log Setting, OK

-

Klik Modify

-

Pilih Direct Updated, dan setting Direct Upated

connect

by

user

DSN

atau

connection string dan tentukan koneksi ke database lain yang bersangkutan. 9.

Ketika melakukan retrieve log, muncul pesan error

Pesan error ini muncul dikarenakan ada beberapa

“[Microsoft][ODBC Driver Manager] Data source name sebab : not found and no default driver specified”

1. Ada masalah log di mesin kemungkinan rusak, solusinya adalah download attlog menggunakan usb flashdisk apabila mesin fingerprint support usb lalu import attlog di software Time Attendance System dari menu Export And Import >> Import Attendance Log From Tumbdrive

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 6

2. Cek

Retrieve

Log

Setting,

apakah

terchecklist Direct Update Transaction Log, kalau iya uncheck jika fitur ini tidak dibutuhkan oleh customer, jika memang customer menggunakan fitur ini pastikan configurasi database dan tabelnya betul. 10.

Bagaimana cara mensetting ulang jam kerja karyawan (misal mengganti setting karyawan yang sudah

Jika ingin diganti permanen : -

disetting hari sabtu dan minggu libur menjadi kerja) ?

Panggil karyawan yang ingin diubah jam kerjanya dari Menu >> Tools >> Employee Information Setting

-

Setelah karyawan di panggil, ganti group shift codenya dengan group shift yang sudah disetting masuk di hari Sabtu dan Minggu

-

Nanti akan muncul “Effective Date” dan isi sejak kapan karyawan tersebut masuk group shift baru

-

Save.

Jika ingin diganti per hari/minggu/bulan : -

Masuk ke menu View

-

Monthly Calender

-

Pilih karyawan akan akan dirubah

-

Kikl kanan tanggal yang akan diubah (pilih Sabtu dan Minggu) dalam satu bulan

-

Drag gambar baju ke salah satu tanggal yang berwarna kuning, ubah shift dengan shift masuk (jangan shift off)

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 7

11.

Sewaktu membuka software Time Attendance System,

Warning

error

seperti

ini

dikarenakan

ada

muncul warning seperti ini:

komponen software .dll yang hilang. Oleh karena itu coba di install ulang software Time Attendance System. Jika setelah dilakukan install ulang namun masih menemukan masalah yang sama harap periksa Windows dikomputer karena kemungkinan Windows di komputer bermasalah.

12.

Sewaktu membuka software Time Attendance System,

Warning error seperti ini dikarenakan hilangnya

muncul warning seperti ini:

komponen software (svcxls.dll ). Penyebab yang sering muncul dikarenakan oleh antivirus yang mendeteksi file svcxls.dll sebagai virus. Antivirus : Avira dan Avast. Solusi : Reinstal software Time Attendance System, apabila saat proses instalasi antivirus mendeteksi file svcxls.dll sebagai virus, jangan di Heal tetapi langsung di Ignore saja.

13.

Saat kita membuka menu View >> Monthly Calender

Berarti karyawan dengan Fingerprint ID 161 tidak

muncul warning seperti ini :

memiliki Personal Calender sesuai tahun yang di inginkan. Solusi : -

Buka menu Utillities

-

Personal Calender Checking

-

Klik Modify

-

Pilih karyawan dengan Fingerprint ID 161

-

Klik tombol Proses

Warning tersebut berlaku juga untuk menu : -

Activity Calender

-

Year at Glance

-

Approval Overtime Hours Setting

-

Time Log Editing

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 8

14.

Menambahkan setingan tahun pada Holiday Setting

Solusi : -

Buka Time Attendance Admin

-

Pilih menu Tools

-

Pilih Holiday Setting

-

Klik Tambah / Add New

-

Tulis tahun yang di kehendaki pada form Statistic Year

15.

-

Klik Simpan / Save.

Bagaimana Upgrade database Time Attendance

-

Copy file HITFPTA.dll ke folder lain

System ke versi yang lebih baru ?

-

Uninstal software Time Attendance System yang lama

-

Delete manual folder Time Attendance System di C:\Program Files\Time Attendance System

-

Install ulang versi baru

-

Buka Time Attendance System Admin

-

Menu Utillities

-

Klik Upgrade Database Version.

-

Pilih lokasi database lama yang akan di upgrade.

Note : Setelah itu periksa menu Terminal User List / Terminal Daftar Pemakai, apabila keterangan status pada Daftar User Database yang telah di download (FP) kembali menjadi “None”, lakukan download ulang. 16.

Bagaimana back up database ?

Untuk

menghindari

penumpukan

data

dan

menghindari kerusakan database maka sebaiknya setiap bulan database harus di back up dan disimpan di folder lain, dengan cara : # Backup Manual : -

Buka folder Time Attendance System dimana di install

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 9

-

Copy file HITFTPA.mdb

-

Paste ke folder lain (misal paste ke drive D folder Database)

-

Lakukan

back

up

database

sehingga

menghindarai adanya kehilangan database jika ada masalah dengan file HITFPTA.mdb di drive C # Backup dari Software : -

Masuk ke Menu >> Utillities >> Database >> Yearly Backup And Restore Database

-

Pilih tahun yang ingin di backup

-

Klik Backup, lalu tunggu hingga proses selesai

-

Setelah proses backup selesai, maka secara otomatis data untuk tahun yang dibackup akan

hilang

dan

berpindah

database

menjadi

baru

yaitu

“HITFPTA_History2010.mdb”(apabila

kita

membackup database untuk tahun 2010). Dan apabila kita ingin mengembalikan database tahun yang kita telah backup maka dengan menu yang sama kita ketik tahun yang diinginkan lalu klik Restore Note : Backup database hanya bisa dilakukan untuk tahun sebelumnya. Untuk tahun yang sedaang berjalan

tidak

akan

bisa

dilakukan

Backup

database. 17.

Bagaimana jika absen tetapi tidak ada report ?

Solusi : -

Cek terlebih dulu transaksi log yang ada di database

dengan

memilih

Report

Employee Log apakah sudah ada atau belum,

apabila

belum

berarti

data

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 10

transaksi log belum di tarik dari mesin. -

Buka Time Attendance Retrieve untuk melakukan tarik data

-

Buka Time Attendance Admin

-

Buka menu Proses

-

Process Transaction Log Data

-

Klik Modify

-

Pilih

nama

karyawan

atau

seluruh

karyawan -

Ubah tanggal begin dan end period untuk menetapkan tanggal pemrosesan data

-

Klik Process

-

Masuk ke menu Report

-

Pilih Report Employee Log ( kalau ada log karyawan berarti data sudah masuk )

-

Pilih Report yang dikehendaki.

#Khusus

untuk

mesin

MP4000,

dikarenakan

softwarenya berbeda maka ketika log absensinya ada tetapi ketika dicetak report tidak muncul, solusinya adalah ganti regional setting menjadi English (United States) 18.

Pada saat mencetak laporan, jam masuk dan jam pulang terbalik atau tertukar.

Solusi : -

Backup database lama

-

Install ulang Time Attendance System dengan menggunakan database baru

-

Masuk ke menu Utillities >> Upgrade Database Version

-

Process Transaction Log Data

-

Dan cetak laporan kehadiran karyawan.

# Perlu di cek juga settingan Early In Spare Time apakah sudah betul atau tidak, defaultnya 3 jam.

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 11

19.

No data Input ?

Permasalahan ini dikarenakan user yang sudah di register di mesin tetapi belum di daftarkan di database Solusinya adalah -

Masuk ke Time Attendance System Admin

-

Masuk ke Tools

-

Pilih Employee Information Setting untuk mengisi data karyawan

-

Masuk ke menu Terminal User List

-

Klik View Terminal User List

-

Apabila di dalam terminal sudah di register karyawannya maka klik download untuk memasukkan data karyawan dari mesin ke database

20.

Report tidak bisa tercetak pada shift fleksible ?

-

Masuk ke Time Attendance Admin

-

Masuk ke menu Process Transaction Log Data

-

Klik Modify

-

Pilih karyawan di shift flexible

-

Pilih Setting

-

Aktifkan length of working hour

-

Klik process

-

Untuk melihat hasilnya masuk ke menu Report Employee Attendance

21.

Report pada hari Sabtu dan Minggu tampil di report

Report akan menampilkan semua hari sesuai dengan setingan awal pada Working Day pada menu Tools >> General Information Setting dan untuk mengubah setting ini pada kondisi dimana data employee sudah diinput adalah dengan memasukkan “Resign Date” pada semua employee di menu Tools >> Employee Information Setting, sehingga

status

employee

pada

keterangan

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 12

dibawah adalah menampilkan “Not Active” Setelah itu uncheck hari sabtu dan minggu di Working Day pada menu General Information Setting dan klik Save. Setelah

proses

tersebut

kosongkan

kembali

employee resign date dan klik save. 22.

Tidak ada report dikarenakan perubahan tahun pada Karena adanya perubahan setingan tahun pada mesin

mesin sehingga pada saat retrieve data masuk tapi saat diproses, data tidak muncul di report Solusi : -

Ubah setingan tahun pada mesin sama dengan software

23.

-

Buka Time Attendance Admin

-

Masuk ke menu Utilities

-

Pilih Database

-

Plih Compact and Repair Database

Perubahan Fingerprint ID pada mesin 5 digit ke mesin Solusi : baru 9 digit

-

Pastikan status FP

-

Upgrade Software

-

Buka Time Attendance Admin

-

Masuk menu Tools

-

Pilih Employee Information Setting

-

Ganti Fingerprint ID setiap karyawan menjadi 9 digit ( pastikan bahwa setiap karyawan status sudah FP )

-

Hapus Fingerprint ID yang lama di mesin ( 5 digit )

-

Masuk ke Menu Terminal

-

Pilih Terminal User List

-

Klik View Terminal User List ( kalau kosong berarti

data

karyawan

kosong

dan

Fingerprint ID yang lama sudah dihapus )

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 13

-

Pilih semua karyawan pada Database User List

-

Klik Upload ( ini berarti sudah mentrasfer data karyawan pada database ke mesin )

24.

Pada saat retrieve Fingerprint ID berbeda saat register Dikarenakan Setting format data dalam mesin di mesin

masih menggunakan 5 digit padahal Fingerprint ID sudah di set menjadi 9 digit. Solusi : -

25.

Upgrade Firmware

Dalam report kelompok shift karyawan tetap sama Dikarenakan pada saat mengubah kelompok shift padahal sudah diganti dengan kelompok shift yang belom mengisi tanggal efektifnya. lain.

Solusi : -

Buka Time Attendance Admin

-

Pilih menu Tools

-

Employee Information Setting

-

Pilih

karyawan

yang

ingin

di

ubah

kelompok shiftnya -

Ganti Group Shift Code nya dengan yang di kehendaki

-

Klik save dan ada warning

-

Klik OK

-

Ini berarti perubahan kelompok shiftnya akan effective pada tanggal yang dipilih.

26.

Pada saat masuk ke menu Export muncul peringatan Kemungkinan “Data was not found that macth with your criteria….!!

dikarenakan

belom

ada

Log

Karyawan atau Pattern Shift Setting belum diatur. Solusi : -

Masuk ke menu Report

-

Pilih Report Employee Log

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 14

-

Cek Log karyawan pada periode tertentu

-

Kemungkinan karena log karyawan belum ada

-

Kalo ternyata sudah ada, cek ke menu Tools

-

Pilih Pattern Shift Setting

-

Cek apakah Pattern SHIFT Setting sudah diatur

27.

Pada saat login muncul warning “Error Number : ‘91’ Disebabkan Object variable or With block variable not set”

database

dalam

Software

Time

Attendance System corrupt atau melakukan copy dan paste database dari versi berbeda padahal struktur table didatabasenya berbeda. Solusi : -

Install ulang software Time Attendance System dengan memakai database yang masih baru

-

Buka database dan lakukan “Compact and Repair”

28.

Pada saat melakukan Proses Transaction Log Data

Biasanya ini terjadi pada saat melakukan Process

muncul error : “ Run-time error ‘91’ : Object variable Transaction or With block variable not set “

Log

Data

pada

akhir

tahun,

dikarenakan setiap melakukan proses transaksi log data maka system akan secara otomatis membaca tanggal sebelumnya dan sesudahnya, sehingga apabila tgl 31 Desember diproses sedangkan kalender tahun berikutnya belum dibuat maka akan muncul error tersebut Solusi : -

Masuk Time Attendance Admin

-

Pilih Menu Tools

-

Pilih Holiday Setting

-

Klik Add New

-

Tulis Tahun berikutnya di form Statistic

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 15

Year, Klik Save

29.

-

Pilih Utillities

-

Database >> Personal Calender Checking

-

Klik Modify

-

Pilih semua karyawan

-

Pada Year Period pilih tahun berikutnya

-

Klik Process

-

Terus process transaksi log seperti biasa.

Setelah di Compact and Repair, pada saat upgrade Kemungkinan type datanya berbeda saat upgrade database muncul error sbb :

database ke versi yang berbeda. Solusi : -

Buka Time Attendace Admin

-

Pilih Menu Export Import Table

-

Centang semua pada form Select Table Name

-

Pada form Path and File Name pilih database HITFPTA yang akan di import

-

Pada form Employee Log Selected pilih semua log atau hanya log perbulan

30.

Pada Windows Vista dan Windows 7, setelah membuka Time Attendance Admin data dalam

Klik Import

Solusi : -

database tidak ada.

Klik kanan pada icon Time Attendance Admin

kemudian

pilih

“Run

As

Administrator -

Atau buka seperti biasa Time Attendance Admin,

kemudian

upgrade

database

dengan database yang sama.

31.

Ketika membuka menu utama Time Attendance Pesan error seperti ini biasanya muncul ketika System,

muncul

pesan

error

“Component

aplikasi Time Attendance System running di

“RICHTX32.OCX” or one of its dependencies not

Windows Vista atau 7 dikarenakan komponen

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 16

correctly registered: a file is missing or invalid”

RICHTX32.OCX tidak teregister ke windowsnya. Solusi : Install ulang software-nya dengan terlebih dahulu klik kanan di setupnya, lalu pilih “Run as Administrator”

32.

Pada View Terminal User List, saat melakukan Biasanya pesan ini muncul di mesin dengan lcd download finger dari mesin ke database, muncul color dan ssf dikarenakan terdapat menu untuk pesan error “The field is too small accept the amount

menuliskan nama dengan panjang 22 karakter

of data you attempted to add. Try inserting or pasting

sedangkan kapasitas maksimal didatabase hanya

less data”

sampai 7 karakter. Solusi : Kosongkan menu nama di dalam mesin atau kalau memang ingin diisi nama dibatasi hanya sampai 7 karakter saja sehingga ketika di download ke database tidak akan muncul error tersebut

33.

Pada saat melakukan login muncul pesan error

Error seperti ini muncul dikarenakan pada saat

“Catastropic failure”

login kita memilih metode login Fingerprint Only atau Both padahal kita tidak memiliki unit MS3800 sebagai reader fingerprint untuk login. Solusi : Ganti metode login menjadi password only apabila kita tidak memiliki MS3800 sebagai reader fingerprint untuk login.

34.

Ketika membuka menu utama Time Attendance Pesan error seperti ini muncul dikarenakan System, muncul pesan error “Component “biokey.ocx”

komponen biokey.ocx tidak teregister ke windows.

or one of its dependencies not correctly registered: a

Solusi : Install ulang software-nya

file is missing or invalid”

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 17

35.

Pada saat login Time Attendance System muncul

Pesan

error

ini

muncul

dikarenakan

user

pesan error “Item cannot be found in the collection

melakukan copy dan paste database dalam versi

corresponding to the requested name or ordinal.”

software yang berbeda. Solusi : Apabila akan melakukan copy dan paste database pastikan dari versi software yang sama dan jika dari versi yang berbeda bisa dilakukan upgrade database atau export /import table.

36.

Ketika melakukan Export Employee Attendance

Error ini muncul dikarenakan customer memakai

Report To Ms.Excell muncul pesan error “Type

Microsoft Office 2010 sedangkan software Time

mismatch”

Attendance System belum support untuk dilakukan export ke Office 2010. Paling tinggi Time Attendance Sytem bisa diexport ke Office 2007.

37.

Ketika melakukan tes koneksi dimenu Terminal

Pesan error ini muncul dikarenakan masalah SDK

Information dan juga upload / download user dimenu

yang belum stabil, sehingga ketika dilakukan

Terminal User List muncul error “Automation error.

koneksi antara mesin dengan database akan

The object invoked has disconnected from its client.”

muncul masalah. Solusi : -

Tutup aplikasi Time Attendance System

-

Jalankan setup.bat untuk mereplace SDK yang sudah stabil hingga sukses

-

Buka kembali aplikasi Time Attendance System.

38.

Pada menu Employee Information Setting, muncul

Error ini muncul dikarenakan user akan melakukan

pesan error “The feature is for registering finger using registrassi a PC Based Fingerprint Device. So either there is no

finger

dengan

menggunakan

unit

MS3800 tetapi belum melakukan installasi driver,

www.hitcorporation.com

MAGIC Software Troubleshoot Manual 18

driver installed or PC Based Fingerprint Device is not sehingga muncul error tersebut. exist !” ketika melakukan klik pada menu Registration

Solusi : Sebelum melakukan registrasi finger dengan menggunakan unit MS3800 maka harus dilakukan installasi driver MS3800 terlebih dahulu.

39.

Ketika melakukan registrasi finger muncul pesan error

Pesan error ini muncul dikarenakan ketika akan

“The device version is not correct or unknown device.

melakukan registrasi, unit MS3800 belum di

Sorry, please contact your distributor...!!”

koneksikan ke port USB, sehingga tidak terdeteksi oleh system. Solusi : Sebelum melakukan registrasi dengan MS3800,

terlebih

dahulu

unit

MS3800

dikoneksikan dengan port USB sehingga bisa terdeteksi oleh system.

www.hitcorporation.com