Treinamento Do Modulo Operacional
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Data : 13/12/2007 13/12/2007
Treinamento Operacional (filiais)
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Introdução e parâmetros básicos Neste manual teremos uma noção básica do uso do sistema Visual Rodopar. Todos os campos que estão sinalizados sinalizados em AZUL, possuem um cadastro separado. Nestes campos, ao ao pressionar a tecla F4, serão mostrados mostrados os registros que poderão ser usados. Nos casos de pagador, remetente, destinatário, consignatário e redespacho, poderá ser digitado o CNPJ ou CPF que o sistema fará a busca e mostrará o código relacionado. Os botões situados na parte superior das das telas telas, são responsáveis pelos comandos que afetarão o registro principal ( registro PAI ). Os botões menores, afetam os registros dependentes ( registros filhos). Também poderão ser usadas as teclas de atalho (Alt + B Busca; Alt + I Imprime, etc.. Ao tentar salvar um registro onde não foram preenchidos p reenchidos todos os campos obrigatórios, o sistema emitirá um alerta então serão realçados realçados na tela em AMARELO os campos faltantes. Enquanto não preencher este(s) este(s) campo (s) corretamente, corretamente, o sistema não salvará o registro. Nas próximas telas teremos uma noção maior deste controle.
Cadastros de linhas de itinerário Para cadastrar uma linha de itinerário será necessário entrar no cadastro dos municípios de origem e destino para associar um código para estes municípios. Por exemplo, Uberaba- MG para efeito efeito de linha, linha, será UBE . Então temos temos que entrar entrar no cadastro e associar este este código, conforme a tela abaixo. O caminho para entrar nesta tela é frota, cadastros e municipios .
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Feito isso, podemos cadastrar a linha, conforme a tela abaixo. Para acessar o cadastro de linhas de itinerários, o caminho é faturamento, cadastros e linhas de itinerário .
Nesta tela, deverá ser informado o municipio origem, destino tempo de percurso e kilometragem padrão. Para informar as praças de pedágio desta linha, temos a tela abaixo :
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Feito isso, podemos cadastrar a linha, conforme a tela abaixo. Para acessar o cadastro de linhas de itinerários, o caminho é faturamento, cadastros e linhas de itinerário .
Nesta tela, deverá ser informado o municipio origem, destino tempo de percurso e kilometragem padrão. Para informar as praças de pedágio desta linha, temos a tela abaixo :
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As praças já estão cadastradas, faltando somente associar à linha, conforme a necessidade.
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Cadastro de Tabela de frete
Para acessar a tela de cadastro de tabela, o caminho é faturamento, cadastros, tabela de frete e tabelas .
Nesta tela será informado os dados da tabela, como nome da tabela, tipo de tributação, etc. Alguns pontos deverão ser observados especialmente, como se o ICMS será incluso ou não, o se o pedágio é incluso ou não e o tipo de tributação do ICMS. Estes campos fazem toda a diferença na hora de calcular o frete.
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Nesta tela, temos que informar a tarifa, o centro de gasto e o tipo de pedágio além das observações.
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Aqui será informado os dados referentes às quebras de pesos e estadias para terceiros. Atentem-se para a informação do percentual de adiantamento, pois se neste campo não for informado nada, o sistema preencherá com 0 (zero) e não será possível conceder adiantamento de frete ao terceiro.
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Esta tela deverá ser informado os dados para cálculo de estadia a ser cobrado do cliente.
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Esta tela será informado as faixas que serão cobrados na tarifa. Em uma única tarifa, poderemos ter varias faixas, como por exemplo de 1 a 27000 para cavalos simples e de 27001 a 30000 para cavalos trucados. Aqui podemos definir o tipo de cálculo do frete e o pedágio a ser cobrado, bem como o tipo de cálculo para pagamento do terceiro e o valor do pedágio a ser pago.
Associação de tabela de frete por clientes Para que o sistema saiba qual tabela utilizar para qual cliente, temos uma tela para informar estas associações.
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Nesta tela informamos basicamente o pagador do frete e a tabela a ser utilizada. Tem também a data de liberação, uma data que serve para controlar a validade das tabelas. Para que seja possível usar uma tabela, pode ser informado a liberação. A data é opcional, ou seja, deixando em branco, a tabela nunca vencerá. Caso contrário, o VR inativará a tabela assim que vencida. Alem disso, podemos colocar regras adicionais nesta tela, como por exemplo especificar o uso de uma tabela para um produto específico, destinatário especifico e etc.
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C adastro de Parceiros Comerciais (cliente, fornecedor, carreteiro e avulso)
Para ter acesso ao cadastro de parceiro comercial, usamos o caminho faturamento, cadastros e parceiros comerciais . Nesta tela serão informados os dados principais do parceiro, como classificação, tipo de empresa, razão social, etc. No caso de clientes, deverá ser observado o campo Sit Fiscal (situação fiscal) pois ele é que determinará o CFOP que será usado no CTRC. No caso de informar Indústria ao
invés de Comércio , o CFOP sairá errado e então será necessário uma carta de correção. Lembrando que os campos obrigatórios estão realçados em amarelo.
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Esta tela será mais usada quando estivermos cadastrando u m cliente, pois é aqui que será informado as particularidades fiscais do cliente, como substituição tributária e se separa ICMS , pois em alguns casos o cliente exige que o ICMS seja separado na observação do CTRC. Além disso será informado a conta contábil do cliente, carreteiro e fornecedor. Estas contas serão padrão como segue : Cliente : 112101, Carreteiro 212102 e fornecedor 212101 impreterivelmente.
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Ainda no caso de clientes, estes parâmetros deverão ser informados, como vendedor, seguro, filial de cobrança etc.
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Esta tela é opcional para informar os contatos do parceiro. Aqui poderá ser informado por exemplo, o contato do contas a pagar, da expedição, do comercial, etc.
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Aqui poderá ser informado um endereço de entrega ou coleta diferente do endereço do cliente. Por exemplo, na NF o destinatário é uma cooperativa no centro da cidade e o combinado é entregar numa fazenda. Poderá ser cadastrado este endereço e na hora de emitir o ctrc será informado ao sistema este endereço e ele sairá impresso no ctrc, sem necessidade de colocar manualmente ou a máquina.
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Cadastro de Veículos Para acessarmos esta tela, o caminho é frota, cadastros, veículos e veículos .
Aqui informaremos todos os dados do veiculo, como placa, ano, marca, modelo etc. Se o veiculo não for próprio, o sistema obrigará a digitar o proprietário, por isso, quando for cadastrar um carreteiro, siga esta ordem : se for uma pessoa física, comece sempre pelo motorista, pois ao final do cadastro o sistema gerará um parceiro comercial automático, ou seja em um único cadastro você fez 2 : o motorista e o proprietário. Depois cadastre o veículo. Se for pessoa jurídica, cadastre primeiramente o proprietário, depois o veiculo e no final o motorista, pois em cada cadastro será necessário uma informação do outro cadastro.
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Nesta tela preenchemos as informações complementares do veiculo, como renavam, tara, etc. Lembrando sempre que os campos realçados em amarelo são obrigatórios.
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Aqui informaremos os parâmetros e licenças do veiculo. O principal e obrigatório nesta tela é a categoria de CNH necessário para dirigir este veiculo. Se a categoria aqui exigida não for compatível com a informada no cadastro do motorista, o sistema não permitirá a emissão do ctrc.
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Cadastros de motoristas Para acessarmos esta tela, o caminho é : frota, cadastros, motorista e motorista .
Nesta tela temos as informações básicas do motorista, como nome, CPF, endereço, etc.
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Revisão : 03 Página 19 de 43
Aqui serão informado os dados do proprietário, banco, conta contábil ( que deverá ser 212102 sempre) e também associar o veiculo ao motorista, para facilitar a emissão do ctrc. Aqui está localizado o botão para gerar o parceiro comercial, no caso do motorista ser o dono do caminhão (pessoa física).
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 20 de 43
A tela de documentação é importante para os controles de SASSMAQ e ISO 9002, por isso tem que ser preenchida totalmente.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 21 de 43
Nesta tela, com exceção do nome da mãe que é obrigatório, os demais dados são opcionais.
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Data : 13/12/2007
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Revisão : 03 Página 22 de 43
A tela de cursos/exames servirá para controlar o MOPP e d emais exames que serão obrigatórios para controles do SASSMAQ.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 23 de 43
Esta tela mostrará as ocorrências do motorista. Caso o motorista tenha tido algum problema em alguma filial, esta fará o lançamento da ocorrência para que as demais fiquem sabendo da ocorrência. Pode ser um acidente, um roubo de carga, ou qualquer outro tipo do ocorrência. Algumas ocorrências inativam o motorista automaticamente. Abaixo veremos como lançar um curso/licença ou uma ocorrência.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 24 de 43
Lançamento de curso/licença
Para acessar a tela de lançamento de curso/exames, o caminho é frota, movimentações e lançamentos de cursos e licenças . Aqui será informado o motorista, o número do curso, a filial que está lançando e a periodicidade, nota, reciclagem, etc.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 25 de 43
Lançamento de ocorrências
Para acessar a tela de lançamento de ocorrências, o caminho é frota, cadastros e cartas de advertência . Aqui será informado o tipo de ocorrência o motorista, a data do evento e um campo de observações para descrever o acontecimento.
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Data : 13/12/2007
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Revisão : 03 Página 26 de 43
Ordem de coleta (OCC / ACT)
Para acessar a tela de ordem de coleta, escolha Faturamento, Movimentações e Ordem de coleta de carga. Nesta tela, teremos os dados principais da ordem d e coleta. Filial emitente, série e número da OCC, lembrando que este número será automático, pois o sistema fornecerá. Ainda será necessário informar o remetente, destinatário, consignatário e redespacho. A data do pedido, o responsável pelo pedido e a linha de itinerário também deverá ser informado. A região, o sistema informará baseado no pagador, remetente e destinatário.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 27 de 43
Na tela acima temos os dados das notas fiscais, como série, número, data, produto, peso, cubagem e valor da mercadoria. Estes registros poderão ser vários para a mesma ordem de coleta.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 28 de 43
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 29 de 43
Nesta tela temos as informações sobre a composição do frete.
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Data : 13/12/2007
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Revisão : 03 Página 30 de 43
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC)
Para acessar esta tela, entre em faturamento, movimentações e conhecimento. Nesta tela, será informado os dados básicos do ctrc. Filial, série, número, número do formulário e data de cadastro. O campo tipo refere-se a modalidade do ctrc, se é normal, complementar ou de transferência de outros documentos. O tipo de pagamento é a informação se é CIF (pago) ou FOB ( a pagar ). O seguro de carga será mostrado automático, baseado no cadastro do pagador. O campo Linha, refere-se ao itinerário que será efetuado. Os campos local de coleta e local de entrega, vem dos endereços de coleta e entrega que está nos campos acima.
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Data : 13/12/2007
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Revisão : 03 Página 31 de 43
Na tela de composição da carga, serão informados os dados da NF ou das NFs. Também poderá ter várias NFs para o mesmo CTRC. No caso de mais de uma NF, é obrigatório informar os dados de cada uma das NFs, não sendo permitido a soma dos pesos e valores de mercadoria e informado em um único registros ( 123455/123456). Este tipo de atitude tem implicações sérias, tanto fiscais, quanto para efeito de seguro, podendo colocar a empresa em sério risco de passivo oculto.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 32 de 43
Esta é a tela de composição do frete e também para informar as observações do ctrc, caso haja. Após o cálculo do frete será obrigatório clicar no botão efetuar, pois é ele que finaliza o ctrc e grava as informações nas tabelas pertinentes. Ao final do ctrc, poderá ser gerado do CTRB a partir do botão Gerar contrato . Ao clicar neste botão, o sistema abrirá a tela que vem em seguida, já trazendo todos os dados.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 33 de 43
Contrato de Transporte Rodoviário de Carga ( CTRB
Carta Frete )
Para acessar o contrato de transporte, entre em faturamento, movimentações, contrato e manutenção ou pelo botão gerar contrato no ctrc.
Esta tela será praticamente preenchida pelo sistema, pois as informações vem do ctrc.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 34 de 43
Nesta tela, o sistema mostrará os cálculos de frete, possibilita informar o valor do
adiantamento e mostrará os cálculos de impostos e será possível inserir alguma observação, caso haja.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 35 de 43
Nesta tela será possível consultar os pagamentos do adianta mento e saldos.
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Revisão : 03 Página 36 de 43
Emissão de faturas
Para acessar esta tela o caminho é faturamento, movomentação e faturas Nesta tela será informado a filial, a numeração será seqüencial, somando a ultima + 1, o tipo será sempre normal ( o outro tipo é para cobrança de pedágio).
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 37 de 43
Nesta tela será feito a seleção dos documentos a ser faturados, Pode ser OSTs, CTRCs ou NF. A tela de seleção é semelhante a busca do ctrc. Você pode selecionar vário documentos ao mesmo tempo usando as teclas SHIFT ou CONTROL , semelhante ao Windows.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 38 de 43
Caso haja desconto na fatura, este desconto deverá ser classificado conforme a tela acima.
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Data : 13/12/2007 Revisão : 03 Página 39 de 43
Emissão de cheques Para acessar a tela de emissão de cheque, o caminho é fluxo de caixa, relatórios, conta a pagar e emissão de cheques .
Nesta tela será informado a conta, a filial o tipo de documento , o número do cheque, etc. Vale ressaltar que a numeração será sugerido automático, usando o critério do ultimo numero + 1.
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Revisão : 03 Página 40 de 43
Na tela seguinte serão selecionados os documentos que serão pagos neste cheque.
Aqui será possível selecionar os documentos para baixa, pode ndo ser um ou vários. Aqui também será escolhido o tipo de baixa, total ou parcial, bastando informar no histórico da baixa. Para cheques de despesas, que não há documento (antigo cheque F8), a maneira de emitir é a mesma, porém no histórico da primeira tela será necessário informar um histórico de transferência e a conta para qual será transferido, obrigatoriamente.
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Revisão : 03 Página 41 de 43
Cancelamento de cheque Caso haja necessidade de cancelar um cheque, o caminho é fluxo de caixa, movimentação e cancelamento de cheque ,
Nesta tela será informado o cheque a ser cancelado e o motivo. O sistema voltará os documentos baixados para a situação devedor e será possível pagá-los em outro cheque.
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Cancelamento de documentos (ctrc, fatura)
Para acessar esta tela o caminho é faturamento, movimentações e cancelamento de documentos . Nesta tela será possível cancelar um documento, Para tanto será necessário informar os dados do documento bem como o motivo. Vale ressaltar que o check box gerar novo documento quando marcado, o sistema transfere todos os dados do ctrc em questão para um novo ctrc, bastando apenas efetuá-lo para imprimir.
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