Tratamiento Informático de La Información

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Presentación Esta obra está dirigida a los estudiantes que vayan a cursar el módulo formativo Tratamiento informático de la información, incorporado a las enseñanzas mínimas establecidas para el título LOE de Técnico en Gestión Administrativa, de la familia profesional Administración y Gestión. Su objetivo es, por una parte, proporcionar la capacitación necesaria para adquirir las competencias profesionales correspondientes y, por otra, sembrar la base para aquellos alumnos y usuarios que deseen ampliar conocimientos del mundo de la ofimática. Este manual se divide en doce unidades eminentemente prácticas: • Unidad 1. Se desarrolla el aprendizaje de la operatoria de teclados.

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• Unidades 2 y 3. Se analizan los contenidos indispensables en informática básica, sistemas operativos e Internet. La unidad dedicada a sistemas operativos está centrada en Windows 7; sin embargo, en el CEO se incluye una unidad adicional dedicada a Windows XP.

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• Unidades 4 a 10 y 12. Constituyen el grueso del libro, y se desarrollan tomando como referencia las aplicaciones de Microsoft Office 2007.

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• Unidad 11. Desarrolla aplicaciones de tratamiento de imágenes y vídeos.

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Las unidades cuentan con: Casos prácticos y Actividades que aparecen resueltos paso a paso, incluyendo las capturas de pantalla que se han considerado necesarias para su buen entendimiento; la página Keywords, que incluye vocabulario y actividades en inglés; una página de Síntesis, esquema visual de los epígrafes más importantes de la unidad; el Test de repaso, muy adecuado para que el alumno compruebe sus conocimientos sobre cada una de las competencias de la unidad; actividades adicionales bajo el epígrafe Comprueba tu aprendizaje, con ejercicios (tanto teóricos como prácticos) representativos de las competencias de la unidad; y por último, la Práctica final, compuesta de uno o varios ejercicios resueltos con objeto de afianzar o ampliar conocimientos.

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Este manual va acompañado de un Centro de Enseñanza Online (CEO): www. mhe.es/cf/administración al que se hace referencia a lo largo del libro de texto y que contiene la siguiente documentación: • Documentos. Sección que contiene los archivos necesarios para la realización de los casos prácticos y actividades formuladas en las unidades. También se incorporan archivos adicionales a título de ampliación de conocimientos. • Prácticas digitales. Sección que incluye las prácticas adicionales de cada unidad. Por lo general contienen tres niveles de dificultad: básico, medio y avanzado. • Videotutoriales. Vídeos explicativos de apoyo a los contenidos desarrollados en la unidad o bien de contenidos para ampliar conocimientos. • Glosario. Listado de conceptos organizados por orden alfabético y relacionados con los contenidos de las unidades didácticas. • Bibliografía. Listado de libros para hacer consultas relacionadas con las unidades. Agradecimientos Quiero agradecer su labor a Ariadna Allés y a Silvia García, como editoras del proyecto, y a Reyes López Pérez y a Manolo Baleriola Moguel, por sus revisiones técnicas. Por último, deseo agradecer la confianza depositada en esta obra a los profesores que la elijan y a todos los lectores. La autora

Índice Operatoria de teclados ................................................................................................................ 7

1

1. Principios básicos de la escritura al tacto ............................................................................... 8 2. Conocimiento del teclado ............................................................................................................. 9 3. Postura corporal ante el teclado ...............................................................................................12 4. Desarrollo de la destreza mecanográfica..............................................................................14

Sistemas operativos: Windows 7 ............................................................................................ 15

2

1. Conceptos básicos .........................................................................................................................16 2. Windows 7: operaciones básicas ...............................................................................................18 3. Windows 7: operaciones avanzadas ....................................................................................... 26

Internet .......................................................................................................................................... 37

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1. Conceptos básicos ......................................................................................................................... 38 2. Exploradores y buscadores web............................................................................................... 38 3. Procedimientos de protección de datos y seguridad ..................................................... 43 4. Herramientas web 2.0 .................................................................................................................. 46 5. Sostenibilidad y eficiencia .......................................................................................................... 49

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1. Aspectos generales ...................................................................................................................... 58 2. Operaciones básicas de edición ................................................................................................ 61 3. Operaciones básicas de formato ............................................................................................ 66 4. Corrección de textos ................................................................................................................... 73 5. Imprimir documentos .................................................................................................................. 76

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Procesadores de texto: operaciones básicas ..................................................................... 57

5

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Procesadores de texto: avanzado .......................................................................................... 83 1. Secciones y saltos ......................................................................................................................... 84 2. Encabezados y pies de página ................................................................................................ 85 3. Columnas de estilo periodístico .............................................................................................. 86 4. Tablas ................................................................................................................................................ 87 5. Ilustraciones .....................................................................................................................................91 6. Combinar correspondencia ....................................................................................................... 95 7. Plantillas de documentos .......................................................................................................... 96 8. Formularios ...................................................................................................................................... 98 9. Trabajar con documentos extensos ........................................................................................ 99

Hojas de cálculo: operaciones básicas ................................................................................. 107

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4

1. Aspectos generales .................................................................................................................... 108 2. Operaciones básicas en una hoja de cálculo ................................................................... 109 3. Formatos condicionales ............................................................................................................. 118 4. Impresión de hojas de cálculo ................................................................................................. 119 5. Validación de datos .................................................................................................................... 120 6. Vínculos e hipervínculos ........................................................................................................... 121 7. Plantillas ..........................................................................................................................................122

Índice Hojas de cálculo: operaciones avanzadas .......................................................................... 129

7

1. Fórmulas en Excel........................................................................................................................ 130 2. Funciones predefinidas .............................................................................................................. 133 3. Anidar fórmulas y funciones .................................................................................................. 138 4. Gráficos ........................................................................................................................................... 138 5. Obtener datos externos.............................................................................................................. 141 6. Exportar desde Excel ................................................................................................................. 141 7. Administrar listas de datos ..................................................................................................... 142 8. Subtotales ...................................................................................................................................... 144

Bases de datos: operaciones básicas .................................................................................... 151 1. Aspectos generales .................................................................................................................... 152 2. Creación y manejo de tablas .................................................................................................. 154 3. Las propiedades de los campos ............................................................................................ 157 4. Índices y relaciones .................................................................................................................... 159 5. Inserción de registros en las tablas ....................................................................................... 161 6. Ordenar y filtrar información ................................................................................................. 162 7. Importación y exportación desde Access .......................................................................... 163

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Bases de datos: avanzado ........................................................................................................ 171

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1. Consultas ....................................................................................................................................... 172 2. Formularios ................................................................................................................................... 178 3. Informes ......................................................................................................................................... 179 4. Integración con otras aplicaciones ........................................................................................ 180

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9

10

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Aplicaciones de correo electrónico y agenda electrónica ............................................. 187 1. Correo electrónico ...................................................................................................................... 188 2. Agenda electrónica ..................................................................................................................... 190 3. Configuración de Outlook para utilizar una cuenta de correo de Gmail ............... 199 4. Sincronización con dispositivos móviles............................................................................. 201

Gestión de archivos audiovisuales ...................................................................................... 207

11

1. Obtención de archivos de imagen y sonido ...................................................................... 208 2. Archivos de imagen ................................................................................................................... 208 3. Archivos de vídeo .........................................................................................................................215 4. Exportación de archivos de imagen y vídeo .....................................................................219 5. Bancos de recursos audiovisuales .........................................................................................220

Presentaciones multimedia .................................................................................................. 227

12

1. Aspectos generales de PowerPoint 2007 ...........................................................................228 2. Inserción de vídeos y sonidos en las diapositivas ..........................................................232 3. Plantillas, transiciones, animaciones e impresión ..........................................................233

5

Cómo se utiliza este libro Presentación de la unidad Unidad

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Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

Aquí encontrarás los criterios de evaluación de la unidad.

En esta unidad aprenderás a: • • • • • • • •

Manejar fórmulas en Excel. Utilizar las funciones predefinidas. Anidar fórmulas y funciones Crear y modificar gráficos. Obtener datos externos. Exportar hojas de cálculo. Administrar listas de datos. Usar la función Subtotales.

Estudiarás: • • • • • • • •

Además, te avanzamos los contenidos que se van a desarrollar.

Las fórmulas en Excel. Las funciones predefinidas. La anidación de fórmulas y funciones. Los gráficos. La obtención de datos externos. La exportación desde Excel. La administración de listas de datos. Los Subtotales.

Y por último, los resultados de aprendizaje que conseguirás.

Y serás capaz de: Utilizar las funciones avanzadas de Excel y aplicarlas en la gestión de documentos.

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Actividades Permiten trabajar los contenidos a medida que se van explicando y aseguran un aprendizaje progresivo.

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Casos prácticos Aplican los conocimientos aprendidos a problemas y situaciones reales del entorno profesional.

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Desarrollo de los contenidos

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Procesadores de texto: operaciones básicas

Práctica digital

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Una exposición clara y concisa de la teoría, acompañada de recuadros que ayudan a la comprensión de los aspectos más importantes:

¿Sabías que…?

Escribe el nombre del tema y pulsa el botón Buscar.

La ventana de ayuda dispone de una barra de herramientas, cuyas funciones son muy similares permite dividir la ventana a las de un explorador web. El botón Mostrar tabla de contenido en dos áreas: a la izquierda aparece una relación de temas; a la derecha, el contenido del tema seleccionado.

Bajo esta calificación tienen cabida una serie de operaciones elementales, previas al formateado. Por ejemplo, seleccionar textos, copiar y/o mover bloques de texto, buscar, borrar o reemplazar texto, etc. Los procesos que corresponden a cada una de estas operaciones se explican a lo largo de este epígrafe.

2.1. Movimientos del punto de inserción Cuando elaboramos un documento, una de las operaciones más habituales que se realizan es mover el punto de inserción ( ) de un lugar a otro del mismo. Estos movimientos se pueden realizar por medio del ratón, los cursores del teclado, mediante combinaciones de teclas como las que aparecen en la Tabla 4.1, o bien utilizando el comando Ir a.

Caso práctico 2

Consigue ayuda sobre el tema «Configurar márgenes», estando el equipo conectado a Internet. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Haz clic en el botón Ayuda o bien pulsa la tecla F1. Aparece la ventana Ayuda de Word (Fig. 4.3). 2. Escribe «Configurar márgenes» en el cuadro de texto de criterios de búsqueda. 3. Haz clic en Buscar. Aparecerá una lista de resultados. Uno de ellos es el que necesitamos. 4. Haz clic sobre el tema Cambiar o establecer los márgenes de página para que se muestre la información.

Fig. 4.3. Ventana de ayuda.

1.5. Opciones para guardar y cerrar en Word.

Teclas

4

Desplazamiento

[Ctrl +

]

A la izquierda de una palabra

[Ctrl +

]

A la derecha de una palabra

Fin

Final de línea

Inicio

Principio de línea

RePág

Pantalla anterior

AvPág

Pantalla siguiente

[Ctrl+RePág]

Inicio de la pantalla anterior

[Ctrl+AvPág]

Inicio de la pantalla siguiente

a) Haz clic en la flecha desplegable del comando Buscar del grupo Edición, dentro de la ficha Inicio.

[Ctrl+Fin]

Final del documento

b) Selecciona la opción Ir a. Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Ir a abierta.

[Ctrl+Inicio]

Principio del documento

c) Selecciona la opción Página en caso de que no esté activada.

F5

Ir a la página especificada

[Mayús+F5]

Anterior punto de inserción

Actividades

1. Abre el archivo Temas de actualidad.doc que encontrarás en el CEO y sigue las indicaciones:

d) Escribe el número de la página a la que quieres trasladar el punto de inserción, en el cuadro Número de la página, en nuestro caso, la número 4.

Existen varias opciones para salir de Word y regresar al Escritorio de Windows; se puede conseguir por varios caminos. El más utilizado es el que se describe en el Caso práctico 3.

e) Haz clic en el botón Ir a. Como resultado, el punto de inserción aparece al principio de la página especificada.

Tabla 4.1. Teclas de desplazamiento del punto de inserción.

2.2. Selección de texto Caso práctico 3

En ocasiones es necesario seleccionar palabras de un texto, ya sean correlativas o alejadas, alguna línea o párrafo, o bien todo el documento.

Cierra la aplicación Microsoft Word. 1. Haz clic sobre el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana de Word. Aparece entonces el cuadro de diálogo que se puede ver en la Figura 4.4. 2. Pulsa uno de los botones del cuadro de diálogo, según proceda.

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Importante

Procesadores de texto: operaciones básicas

2. Operaciones básicas de edición

1.4. La ayuda de Word Siempre que tengas dudas en el momento de realizar una tarea puedes utilizar la ayuda de Word. Por defecto Word realiza una búsqueda online para mostrar la ayuda pero se puede optar por seleccionar la opción Mostrar la ayuda sin conexión desde mi equipo.

Usa la ayuda.

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Claves y consejos

Práctica 2 La ayuda de Word.

Cierra Word sin guardar cambios.

Anula el proceso.

Web

Truco Puedes utilizar dos métodos alternativos para salir de Word: • Pulsa la combinación de teclas [Alt+F4]. • Haz doble clic en el botón de Office. 60

Si el documento no se había guardado con anterioridad, se abre el cuadro de diálogo Guardar como (asigna nombre al documento y selecciona una carpeta para guardarlo). Si el documento ya se había guardado antes, se cierra después de guardar los cambios.

Fig. 4.4. Cuadro de diálogo para salir.

La selección suele ser la operación previa indispensable para otras tareas, como, por ejemplo, borrar, copiar, mover, dar formato, etc. Para algunas de estas tareas se utiliza el Portapapeles.

Práctica digital Práctica 3 Movimientos del punto de inserción.

Actividades

2. Con el archivo Temas de actualidad.doc abierto, sigue las indicaciones: a) Selecciona las tres primeras letras del título. Para ello, sitúa el punto de inserción a la izquierda de las letras. Haz clic con el botón izquierdo del ratón manteniéndolo pulsado y arrástralo hacia la derecha; las letras quedarán sombreadas. b) Selecciona la palabra «actualidad» del título. Para seleccionar una palabra completa, haz doble clic sobre ella.

c) Selecciona la primera línea del primer párrafo. Para ello, sitúa el puntero del ratón a la izquierda de la línea y haz un clic con el botón izquierdo cuando este adopte forma de flecha. d) Selecciona todo el documento. Para ello, elige la opción Seleccionar todo del comando Seleccionar del grupo Edición, o bien pulsa las combinaciones de teclas [Ctrl+E] o [Ctrl+5 (del teclado numérico)]. e) Para borrar el último párrafo del documento, selecciónalo y pulsa la tecla Supr. f) Cierra el archivo. 61

Cierre de la unidad 5

Procesadores de texto: avanzado

P rác tica final Realiza este documento que contiene diversos elementos de formato.

Estadística sobre Sociedades Mercantiles de Andalucía La Estadística sobre Sociedades Mercantiles de Andalucía ofrece información mensual y anual sobre las sociedades creadas, las sociedades disueltas y aquellas en las que se han producido modificaciones de capital o variaciones societarias (concurso de acreedores, transformaciones, fusiones, etc.), a partir de los datos suministrados en los Registros Mercantiles. • Organismo: Instituto de Estadística y Cartografía de Andalucía. • Ámbito: Andalucía, provincial y municipal. • Actualizaciones: Última actualización: 8/11/2013

Práctica final Ejercita de forma integrada las competencias adquiridas.

Comprueba tu aprendizaje Actividades finales agrupadas por criterios de evaluación.

Síntesis Esquema resumen de los contenidos estudiados en la unidad.

Test de repaso Ayuda a detectar cualquier laguna de conocimientos.

Sociedades mercantiles constituidas en Andalucía según forma jurídica (Capital en euros) Anual. [Año=2012] Fuente: Instituto de Estadística y Cartografía de Andalucía Forma jurídica

Medida

Sociedades anónimas

Sociedades limitadas

Resto de Sociedades

Andalucía

SM constituidas

66

Capital suscrito

48.200.582

Capital desembolsado

27.889.907

SM constituidas

14.332

Capital suscrito

885.654.515

Capital desembolsado

885.654.515

SM constituidas

63

Capital suscrito

25.338.596

Capital desembolsado

25.338.596

Fuente: Instituto de Estadística y Cartografía de Andalucía

El Barómetro Empresarial de Andalucía tiene como objetivo conocer la percepción de los empresarios sobre la situación actual de la economía andaluza y las perspectivas a corto plazo.

macroeconómicos y microeconómicos que permiten evaluar el nivel de competitividad de Andalucía y sus factores condicionantes, con especial énfasis en la iniciativa empresarial.

Esta actividad deja de publicarse a partir de los datos del tercer trimestre de 2012, ya que es sustituida por Indicadores de Confianza Empresarial de Andalucía.

El principal objetivo de Demografía Empresarial de Andalucía es el análisis de los procesos de creación y desaparición de establecimientos y empresas con actividad económica en Andalucía, analizando los principales factores que influyen en los cambios del tejido productivo.

El Sistema de Indicadores de Competitividad e Iniciativa Empresarial en Andalucía ofrece un conjunto de indicadores 106

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Unidad

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Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

• • • • • • • •

Manejar fórmulas en Excel. Utilizar las funciones predefinidas. Anidar fórmulas y funciones Crear y modificar gráficos. Obtener datos externos. Exportar hojas de cálculo. Administrar listas de datos. Usar la función Subtotales.

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En esta unidad aprenderás a:

Estudiarás: • • • • • • • •

Las fórmulas en Excel. Las funciones predefinidas. La anidación de fórmulas y funciones. Los gráficos. La obtención de datos externos. La exportación desde Excel. La administración de listas de datos. Los Subtotales.

Y serás capaz de: Utilizar las funciones avanzadas de Excel y aplicarlas en la gestión de documentos.

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Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

1. Fórmulas en Excel + – * / % ^

Suma Resta Multiplicación División Porcentaje Exponente

Tabla 7.1. Operadores aritméticos.

Práctica digital Práctica 1 Los operadores.

Una fórmula es una ecuación que calcula un nuevo valor a partir de otros valores. En la unidad anterior hemos aprendido a crear fórmulas simples con operaciones elementales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones y potencias. Sin embargo, Excel permite manejar fórmulas de mayor complejidad como, por ejemplo, cálculo de valores estadísticos y financieros, análisis de datos, etc.

1.1. Los operadores En las fórmulas debemos tener en cuenta algunos aspectos elementales: • Empiezan con el signo igual ( = ). • Todas las fórmulas utilizan uno o varios operadores aritméticos (Tabla 7.1) para combinar los números o las referencias a las celdas. • Si en una fórmula se usan varios operadores aritméticos se deben incluir paréntesis para especificar la manera de evaluarla.

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Operadores aritméticos

Mayor que

<

Menor que

>=

Mayor o igual que



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Igual

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=

Además, en Excel se pueden utilizar operadores de comparación y de referencia (véanse las Tablas 7.2 y 7.3).

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Operadores de comparación

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• Cuando se utilizan funciones dentro de las fórmulas, no son necesarios los operadores aritméticos.

Entiende el orden de evaluación de los operadores aritméticos. Cuando se introduce más de un operador aritmético, Excel sigue las reglas algebraicas para determinar qué cálculos se llevan a cabo en primer lugar dentro de la fórmula. Estas reglas constituyen el orden de evaluación y determinan lo siguiente: • Las operaciones de potenciación se efectúan en primer lugar. • Los cálculos de multiplicación y división, en segundo lugar. • La adición y la sustracción, en último lugar.

Claves y consejos Para cambiar el orden de evaluación de los operadores se deben incluir uno o más paréntesis dentro de la fórmula.

• Si hay más de un cálculo en la misma categoría, Excel los evalúa de izquierda a derecha.

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Introduce en las celdas que se indican las siguientes operaciones, pulsa Enter y observa el resultado:

Ahora vamos a alterar el orden de evaluación, colocando paréntesis:

a) En la celda B4: =6 – 5 + 3 * 4. Resultado: 13.

a) En la celda C4: =6 – (5 + 3) * 4. Resultado: –26.

b) En la celda B6: =5 * 4 / 2 + 10 / 2. Resultado: 15.

b) En la celda C6: =5 * (4 / 2 + 10 / 2). Resultado: 35.

c) En la celda B8: =10 + 8 / 2 – 6 * 2. Resultado: 2.

c) En la celda C8: =10 + (8 / 2 – 6) * 2. Resultado: 6.

Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

1.2. Fórmulas con referencias

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Aprendo observando

Las referencias identifican una celda o un grupo de celdas en una hoja de cálculo. Con ellas se indica a Excel las celdas en las que debe buscar los valores que se utilizarán en la fórmula. Hay cuatro tipos de referencias: relativas, absolutas, mixtas y entre hojas. Algunas de ellas se analizan en los siguientes casos prácticos.

Videotutorial 1 En este vídeo aprenderás a utilizar las fórmulas y funciones.

Caso práctico 2

Practica con referencias relativas y absolutas. a) Referencia relativa. Es la forma de hacer referencia a una celda o un rango de celdas de manera que los valores se adapten a su nueva situación cuando sean copiadas en otro lugar.

Práctica 2 Referencias relativas y absolutas.

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Ejemplos de referencias relativas son =A5, =D3+D4, =C5*H7. En la Figura 7.1 se muestra una tabla de un libro nuevo de Excel, en la que debes sumar cada columna.

Práctica digital

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Para ello, sigue estas indicaciones: 1. Copia en la Hoja 1 el contenido de la tabla, excepto las sumas de la fila 6.

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del grupo Modificar, en la 2. Activa la celda A6 y haz clic sobre el botón Autosuma ficha Inicio. Aparecerá lo que ves en la Barra de fórmulas de la Figura 7.1. Al pulsar la tecla Enter se realiza la suma del rango A1:A5.

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3. Selecciona de nuevo la celda A6, acerca el puntero del ratón a su extremo inferior derecho y, cuando el cursor del ratón adopte la forma de una cruz negra, arrastra hasta las celdas B6, C6 y D6. La fórmula ha quedado copiada. Fig. 7.1. Hoja de cálculo con referencias relativas en la fila 6.

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b) Referencia absoluta.

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4. Haz clic en la celda B6 y observa lo que se muestra en la Barra de fórmulas: =SUMA(B1:B6). Es decir, el contenido de la celda A6 se ha adaptado a la nueva posición: en la celda B6 se ha sumado lo que existía encima; lo mismo ha ocurrido en las celdas C6 y D6. Se han utilizado referencias relativas.

Es la forma de hacer referencia a una celda o a un rango, de manera que permanezca invariable cuando sea copiada a una nueva situación. Las referencias absolutas se establecen anteponiendo el signo dólar ($) al indicador de columna y de fila. Estas referencias no cambian al copiarse, característica que resulta muy útil en la elaboración de algunas hojas de cálculo. En la Figura 7.2 aparece una hoja de cálculo en cuya celda C2 debes introducir una fórmula para calcular el IVA. Para ello, sigue estas indicaciones: 1. Copia en la Hoja 2 el contenido de la tabla, excepto el de la columna IVA. 2. Selecciona la celda C2 e introduce la fórmula siguiente: =B2*$D$2. En la primera parte de la fórmula se indica que la celda adaptará su contenido a su nueva posición; en la segunda se especifica, con el signo dólar ($), que la celda siempre será D2 y su contenido siempre el mismo: 21 %. Pulsa Enter.

Fig. 7.2. Hoja de cálculo con referencias absolutas.

3. Selecciona de nuevo la celda C2, coloca el puntero del ratón en la esquina inferior derecha y, cuando el cursor tome la forma de una cruz negra, arrastra hasta la celda C7. Aparecen los valores de IVA en todas las celdas. (Continúa) 131

7

Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

Caso práctico 2 (continuación)

c) Usar el nombre de una celda como referencia absoluta. Calcula el IVA del apartado anterior utilizando un nombre de celda: Cuadro de nombres

Barra de fórmulas

1. Selecciona la celda D2, que es donde aparece el porcentaje de IVA. 2. Escribe la palabra «IVA» en el Cuadro de nombres (Fig. 7.3). 3. Pulsa Enter para que Excel reconozca el nombre de la celda D2.

Fig. 7.3. Usar el nombre de una celda como referencia.

4. Selecciona la celda C2 y escribe la fórmula siguiente: =B2*IVA. Pulsa Enter. 5. Elige de nuevo la celda C2 y copia la fórmula hasta la celda C7.

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Caso práctico 3

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Practica con las referencias mixtas y entre hojas.

En las referencias mixtas, una parte de la fórmula cambia y la otra no. La parte fija es la que va precedida del signo dólar $. La parte variable se escribe directamente, sin $. Aprende el proceso en la Práctica digital 3.

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Práctica 3 Referencias mixtas.

Las referencias mixtas son muy útiles para el trabajo contable. Su principal característica es que, cuando la expresión en la que se encuentra se copia a otra posición, únicamente se modifica el número de fila o la letra de la columna.

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Práctica digital

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a) Referencia mixta.

b) Referencias entre hojas o 3D.

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Para realizar referencias a los datos de otra hoja es necesario anteponer su nombre y el signo de cerrar admiración ( ! ). Con la referencia 3D se analiza la misma celda o rango de celdas en varias hojas de un mismo libro, simultáneamente. Suma la celda B5 de las Hojas 1 y 2 de un libro nuevo, con estas indicaciones: 1. Abre un libro nuevo de Excel. En la celda B5 de la Hoja 1 escribe 20. Activa la Hoja 2 y en la celda B5 escribe 30. Activa la celda A1 de la Hoja 3 y escribe =. 2. Activa la Hoja 1 y haz clic sobre la celda B5. Pulsa el signo + del teclado, activa la Hoja 2 y haz clic sobre su celda B5. La expresión de la Barra de fórmulas es la siguiente: =Hoja1!B5+Hoja2!B5. Pulsa Enter. Partes fijas

=B$1*$A2 Partes variables

Fig. 7.4. Un ejemplo de referencia mixta. 132

Signo igual

=PROMEDIO(B4:B7) Nombre

Argumentos

Fig. 7.5. Partes de una función.

Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

7

2. Funciones predefinidas Para desarrollar operaciones más complicadas, Excel permite añadir cálculos predefinidos a las fórmulas, utilizando funciones. A diferencia de las fórmulas, que deben introducirse completas, con las funciones solo es necesario añadir los argumentos (datos de diversa índole o celdas que los contienen).

2.1. Funciones de fecha y hora

Aprendo observando Videotutorial 2 En este vídeo aprenderás a realizar cálculos con las funciones predefinidas de Excel.

Esta clase de funciones nos permiten insertar la fecha y la hora, además de realizar operaciones. Algunos tipos son: AHORA, HOY, DIAS360.

Caso práctico 4

Practica con las funciones de fecha y hora.

4. Como fecha inicial introduce A1 pulsando sobre la celda.

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1. Abre un libro nuevo de Excel y activa la celda C3 de la Hoja 1.

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Inserta la fecha y la hora del sistema en la celda C3 de la Hoja 1 de un libro nuevo.

3. Haz clic en DIAS360 y pulsa el botón Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo Argumentos de función para introducir los datos.

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a) Insertar la fecha y hora del sistema.

5. Como fecha final introduce A2 repitiendo el proceso anterior (Fig. 7.6).

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2. En la ficha Fórmulas, pulsa el botón Fecha y hora del grupo Biblioteca de funciones. Selecciona la función AHORA y pulsa el botón Aceptar.

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b) Función DIAS360.

Calcula en la celda A3 el número de días que hay entre los días 3 y 23 de enero.

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1. Escribe en la celda A1 la fecha 03/01/15 y en la celda A2, 23/01/15.

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2. Activa la celda A3 y pulsa el botón Insertar función . Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función. Selecciona la categoría Fecha y hora.

Fig. 7.6. Cálculos con la función DIAS360.

6. Pulsa el botón Aceptar. Como resultado, si la celda A3 estaba configurada con formato General, es decir, sin ningún formato específico de número, se mostrará el número de días de diferencia: 20.

2.2. Funciones financieras

Práctica digital

Permiten solucionar cuestiones financieras como el valor actual de un préstamo, el tipo de interés, el valor futuro de una inversión, el plazo de la inversión, etc.

Prácticas 4 y 5 Funciones financieras.

Caso práctico 5

Obtén el valor final calculado con una fórmula. Calcula, en la celda A3, el valor final que recibirás de una inversión, al cabo de 6 años, si el capital invertido es 1.500 euros y el tipo de interés, el 5 % nominal anual.

Para obtener el resultado, sigue estas indicaciones:

La fórmula que debemos emplear es: VF = VA (1 + i)n, donde VF es el capital final, VA el capital inicial o valor actual, i el tipo de interés anual y n el número de años.

2. Pulsa Enter. Observarás el valor final: 2.010,14 €.

1. Haz clic en la celda A3 e introduce la expresión: =1500*(1+0,05)^6. El signo ^ significa «elevado a».

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Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

Caso práctico 6

Practica con las funciones financieras. a) Valor final calculado con la función financiera VF. Calcula, en la celda A4, el valor final con los datos del apartado anterior. 1. Activa la ficha Fórmulas y selecciona la celda A4. 2. Abre el menú del botón Financieras del grupo Biblioteca de funciones. 3. Elige la función VF de la lista e introduce los argumentos en el cuadro de diálogo Argumentos de función (Fig. 7.7). Fig. 7.7. Cálculo del valor final.

b) Función PAGO.

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Ten en cuenta que el valor actual (VA) se introduce como argumento con signo negativo porque es la cantidad que se invierte, es decir, la cantidad que el inversor entrega.

ill.

Calcula qué cuota anual tendrás que pagar para amortizar un crédito de 5.000 €, en 10 años, al 8 % nominal anual.

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1. Activa una celda de la hoja de cálculo y pulsa Insertar función. 2. Elige la función PAGO de la categoría Financieras y pulsa Aceptar.

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3. Introduce los argumentos (Fig. 7.8), pulsa el botón Aceptar y se mostrará en la celda seleccionada –745.15 €. Debes tener en cuenta que el resultado del ejercicio se muestra con signo negativo porque es la cantidad que la persona que solicita el crédito debe entregar cada periodo para amortizarlo.

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Fig. 7.8. Argumentos de la función PAGO.

c) Función TASA. Te han prestado 3.000 euros y tienes que devolverlos en 5 cuotas anuales de 510 euros. ¿Qué tipo de interés estarás pagando? 1. Abre el menú del botón Financieras del grupo Biblioteca de funciones, en la ficha Fórmulas. 2. Selecciona la función TASA y pulsa el botón Aceptar.

Fig. 7.9. Cálculo del tipo de interés.

3. Introduce los argumentos (Fig. 7.9) y haz clic de nuevo en el botón Aceptar. Fíjate en el argumento PAGO; como es la cantidad que deberás entregar cada mes, lleva signo negativo.

Claves y consejos Estos son algunos argumentos comunes a muchas funciones financieras: TASA. Tipo de interés. NPER. Número total de periodos de pago de un préstamo o una inversión.

134

VA. Valor actual (se recibe o se entrega al inicio de la operación). VF. Valor final (se recibe o se entrega al final de la operación). PAGO. Abono periódico. PAGOINT. Calcula el interés pagado por una inversión durante un periodo determinado.

Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

7

2.3. Funciones estadísticas Generalmente, estas funciones operan sobre grupos de números. Al seleccionar esta categoría se muestran, entre otras, las siguientes: • • • • • •

Práctica digital Práctica 6 Funciones estadísticas.

PROMEDIO. Calcula la media aritmética de un conjunto de valores. MEDIANA. Devuelve el número central de un conjunto de números. VAR. Halla la varianza de una muestra. MAX. Determina el valor máximo de una lista de valores. MIN. Halla el valor mínimo de una lista de valores. MEDIA.GEOM. Calcula la media geométrica de un conjunto de valores.

Caso práctico 7

Practica con algunas funciones estadísticas. Calcula el promedio de los valores 10, 23, 14, 65, 34, 21, 24 y 16.

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a) PROMEDIO.

Fig. 7.10. Cálculo de la función PROMEDIO.

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1. Introduce los valores en el rango de celdas A1:A8. 2. Activa la celda A9 y abre el menú Más funciones del grupo Biblioteca de funciones, en la ficha Fórmulas. 3. Elige la opción Estadísticas, selecciona la función PROMEDIO y pulsa Aceptar. Observa que automáticamente se ha introducido el rango como argumento. Eso se debe a que la celda activada está justamente debajo del rango. 4. Otra alternativa es escribir los argumentos separados por punto y coma o bien introducirlos seleccionando el rango A1:A8 (Fig. 7.10). 5. Haz clic en Aceptar; se muestra el resultado en la celda A9. b) MEDIANA.

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Escribe en el rango de celdas B1:B7 los valores siguientes: 12, 14, 24, 13, 17, 25 y 27, y calcula su mediana.

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1. Activa la celda B8 y pulsa el botón Insertar función. 2. Haz clic sobre la función MEDIANA, de la categoría Estadísticas, y pulsa el botón Aceptar (Fig. 7.11). 3. Selecciona el rango, si no se ha introducido, y pulsa Aceptar.

Fig. 7.11. Cálculo de la función MEDIANA.

2.4. Funciones matemáticas y trigonométricas En la categoría Matemáticas y trigonométricas se distinguen varios tipos, que se muestran dentro del cuadro de diálogo Insertar función o en el menú del botón Matemáticas y trigonométricas del grupo Biblioteca de funciones, en el grupo Fórmulas. Las más conocidas son: LOG10, LOG, POTENCIA, RADIANES y RAÍZ.

Caso práctico 8

Calcula el resto de una división con la función Residuo. Calcula el resto de dividir el número 15.678 entre 12. 1. 2. 3. 4.

Activa una celda de la hoja de cálculo y pulsa Insertar función. Selecciona Residuo, de la categoría Matemáticas y trigonométricas, y pulsa Aceptar. Introduce el dividendo en el cuadro Número. En el cuadro Núm_divisor, escribe el divisor y pulsa el botón Aceptar.

Práctica digital Práctica 7 Funciones matemáticas y trigonométricas.

Vocabulario Algunas funciones matemáticas y trigonométricas. • LOG10. Calcula el logaritmo en base 10 de un número. • SENO, COS, TAN. Calculan el seno, el coseno y la tangente de un ángulo en radianes. 135

7

Hojas de cálculo: operaciones avanzadas

Caso práctico 9

Calcula el seno de un ángulo. Calcula el seno de un ángulo de 120º. Para obtener el resultado deseado, primero hay que pasar los grados a radianes. 1. Activa la celda D1 y pulsa el botón Insertar función. 2. Selecciona RADIANES (categoría Matemáticas y trigonométricas) y pulsa Aceptar. Aprendo observando

3. Escribe el valor del ángulo (120) y pulsa Aceptar. Aparece el valor del ángulo en radianes (2,094395102).

Videotutorial 3 En este vídeo aprenderás a utilizar las funciones lógicas y de búsqueda.

4. Activa la celda D2, pulsa el botón Insertar función y selecciona la función SENO, de la categoría Matemáticas y trigonométricas.

Práctica digital

2.5. Funciones lógicas

Práctica 8 Funciones lógicas.

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5. Selecciona Aceptar y elige el valor de la celda D1. Pulsa de nuevo Aceptar y se muestra el resultado: 0,866025404, el valor del seno de un ángulo de 120º.

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Esta clase de funciones analizan condiciones o ecuaciones establecidas como argumentos. Algunas de ellas son: FALSO, NO, SI, VERDADERO, Y.

Caso práctico 10

4. Introduce la consecuencia de que se cumpla la condición en el cuadro Valor_si_verdadero: B4*0,95. 5. En el cuadro Valor_si_falso escribe lo que debe ocurrir si la condición no se cumple: B4*1,1. 6. Pulsa el botón Aceptar. Aparece el resultado para la primera línea de la tabla: 1.100. Significa que se han vendido más de 4.000 unidades; por tanto, el precio ha subido un 10 %. Arrastra la fórmula hasta la celda D7.

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Practica con las funciones lógicas. a) Función lógica SI.

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La función SI evalúa una condición y devuelve un valor distinto dependiendo de si la condición se cumple o no.

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Copia la tabla de la Figura 7.12. Supón que, si no se cumple una cifra de ventas de 4.000 unidades, el precio debe bajar un 5 %. Para los que cumplan al menos esa cifra de ventas, el precio subirá un 10 %. ¿Cuál será la nueva lista de precios?

Fig. 7.12. Tabla para función lógica SI.

Para conseguirla, sigue estas indicaciones: 1. Activa la celda D4 y haz clic en Insertar función. 2. Selecciona la función SI, de la categoría Lógicas, y pulsa Aceptar.

b) Función lógica Y. La función Y evalúa una o varias condiciones, devolviendo VERDADERO si todas se cumplen; devolverá FALSO si una sola condición no se cumple. Sobre la tabla de la Figura 7.10, indica con la función Y si es cierta la afirmación de que los ingresos de los cuatro productos son superiores a 4.500.000. Sigue estas indicaciones: 1. Sobre la celda E4, pulsa en Insertar función y selecciona la función Y. 2. Introduce los argumentos (Fig. 7.14). Ten en cuenta que para cuantificar los ingresos, tendrás que multiplicar la cantidad vendida de cada artículo por su precio. Pulsa Aceptar.

3. Escribe la condición en el cuadro Prueba_lógica: C4=