Trabajo Primeros Auxilios en Los Documentos 2017

 

 

SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL FICHA: 1694859 COMPETENCIA: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 2

PRESENTADO A: LINDA PRISCILA CERVERA DIAZ

 APRENDIZ: JENIFER CELENA CASTAÑO ZARATE

JULIO DE 2019

 

 

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ........................ ................................................. .................................................. ........................................... .................. iii OBJETIVO ........................ .................................................. .................................................... .................................................... ..........................iii DESARROLLO ...................... ................................................ ................................................... ............................................... ......................iv 1)PRIMEROS AUXILIOS EN ARCHIVOS HIRTORICOS ........................... ........................... iv 2)AREAS DE ALMACENAMIENTO Y RESGUARDO ....... ................................. ..........................iv 3)ADECUACION DE CONDICIONES AMBIENTALES ............. ............................... .................. iv 4)IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE SEGURIDAD ....................... ............................ ..... vi 5)CONSULTA, MANIPULACIÓN Y EXHIBICIÓN DE ARCHIVOS O DOCUMENTOS. ................................................... ............................................................................ ...................................... .............vi 6)INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS Y DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO .......................................................... .................................................................. ........ vii 8) FACTORES DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS ......................i BIOLOGICOS ...................... ............................................... .................................................. ........................................... ..................iii  ANTROPOGENICOS ........................................ .................................................................. ...................................... ............ vi 9. MOTIVOS POR LOS QUE SE OCASIONAN LAS CAUSAS CATASTROFICAS ...................... ................................................ ................................................... ..................................... ............ vii 10) ELEMENTOS DE PROTECCIÓN .................................................... ......................................................... ..... ix 11) ENFERMEDADES POR MANIPULACIÓN DE ARCHUVOS CINTAMINADOS ........................ ................................................. .................................................. ........................................... ..................xi ................................................ ...................... ................................................... ................................................... ........................................... ................. xi GLOSARIO ....................... ................................................. .................................................... .................................................... ............................ ..i CONCLUSIONES ................................................ ......................................................................... ........................................... ..................iii RECOMENDACIONES ................................................. ........................................................................... .................................. ........ iii CIBERGRAFIA....................... ................................................. ................................................... ............................................... ......................iv

 

 

INTRODUCCION

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Los acervos documentales son fuente fue nte del conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica, pero la falta fa lta de organización, así como las deficiencias en las áreas de deposito y la carencia de sistemas de protección en los archivos centrales son factores que inducen al deterioro de la documentación, por consiguiente, de hace necesario proponer métodos de protección, prevención, atención y conservación para la documentación manejada en los archivos centrales e históricos. Según el acuerdo 049 y 037 del de l AGN las áreas de depósitos deben contar con ciertas directrices que permiten la adecuada conservación de la documentación, pero esta misma también debe ser protegida y restaurada de acuerdo al estado en que se encuentre, por medio de este trabajo se realiza la investigación acerca de lo necesario de prestar primeros auxilios a la documentación, sus factores de riesgo, además de incluir la importancia de un buen manejo por parte del personal de archivo, en esta investigación basada en manuales y legislación de Archivo General de la Nación se encuentra los principales consejos y normas para manipular los acervos documentales.

OBJETIVO

En la gestión documental debemos velar por resguardar el patrimonio documental de la nación por tal motivo el tema principal del trabajo es tener un amplio conocimiento acerca de la debida conservación que debe tener los acervos documentales en el archivo central o depósitos de archivo, todo con el fin de evitar el deterioro por los distintos factores que pueden llegar a afectarlos, de los cuales también hablaremos a continuación. Por medio de una serie de temas que paso los primeros auxilios, las limpiezas, el cuidado que abarcan necesitanpaso los adocumentos, nos centraremos en obtener el conocimiento necesario para así crear la mayor conciencia como archivistas acerca de la importancia de un buen manejo con los documentos.

 

 

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DESARROLLO TALLER DE RESTAURACIÓN Y APLICACIÓN DE PRIMEROS AUXILIOS EN DOCUMENTOS AFECTADOS Y DETERIORADOS POR DIVERSOS FACTORES 1)PRIMEROS AUXILIOS EN ARCHIVOS HIRTORICOS ¿cuáles son, cómo se aplica y a que documentos se realiza los primeros auxilios? -

Limpieza mecánica: Consiste en retirar elementos mecánicos, eliminar el polvo y suciedad superficial con cepillos o brochas de cerda suave. Eliminación de cint cintas, as, eti etiquetas quetas y adhesivos: Para esta técnica se requiere un análisis previo a los documentos, solo se pueden retirar mediante el empleo de solventes químicos. Eliminación de pliegues y dobleces: Est Esta a téc técnica nica se aplica a las hojas que presentan dobleces leves y no muy marcados. Unión de roturas y rasgaduras: Cuando existan documentos que presenten rotura y/ rasgaduras se recomienda utilizar cinta mágica recortes pequeños de forma que cubra la rotura. Documentos a los los cuales se aplica: A todos los documentos que fueron transferidos al archivo central, aquellos que se encuentren en deterioro o que contengan agentes contaminantes que puedan dañar la documentación.

2)AREAS DE ALMACENAMIENTO Y RESGUARDO Según el acuerdo 037 y el acuerdo 049 del AGN las entidades deben contar con áreas de archivo que garanticen el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. Además de cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación. Así mismo deben d eben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales. Por consiguiente, la entidad debe contar con c on el mobiliario, estantería, unidades de conservación apropiadas y necesarias para el almacenamiento de la documentación.

3)ADECUACION DE CONDICIONES AMBIENTALES Los documentos en soporte papel se encuentran expuestos a factores se alteración, cambios en su composición física y funcional causando el deterioro y daño de la información estipulada en el documento, además se debe tener

 

 

v en cuenta que los documentos en soporte papel se enfrentan a la frecuente aparición de agentes adversos a su estructura molecular, así mismo la exposición a temperaturas incorrectas es una de las principales causas de deterioro y posible daño de la documentación.

En el acuerdo 049 de 2000  –  articulo 5, se dictamina que los edificios de archivo y localesambientales destinados que a albergar material de archivo deben cumplir con las condiciones incluyan el manejo de temperatura, humedad relativa, contaminantes atmosféricos e iluminación de la siguiente manera: Material Documental: Soporte en papel. Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4°C. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%. Material documental: Fotografía.  –Blanco

y Negro: Temperatura 15 a 20 °C. Humedad relativa de 40% a 50% Color: Temperatura menor a 10°C. Humedad relativa de 25% a 35% Grabaciones: Temperatura 10 a 18°C Humedad relativa de 40% a 50% Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10°C. Humedad relativa de 40% a 50% Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20°C. Humedad relativa de 35% a 45% Microfilm: Temperatura 17 a 20°C. Humedad relativa de 30% a 40% Ventilación. El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente pe rmanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. Filtrado de aire.

 

 

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Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso ingres o tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación. Iluminación en depósitos.  – Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

 – Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.  – Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.  – Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente, pero de baja

intensidad y utilizando filtros ultravioletas.  – Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.  – Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos. Mantenimiento.  – Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.  –  Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

4)IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE SEGURIDAD S EGURIDAD Un buen sistema de seguridad de documentos, por lo general implantado a través de un sistema de gestión documental, no sólo protege a la empresa, sino que también mejora la percepción y confianza de clientes y usuarios en lo que respecta a la calidad del servicio o el producto que ofrece. Según el acuerdo 037 de 2000 parte 2.5 establece que: - Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflam o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua. - El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con -

las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. Se requiere la señaliz señalización ación que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.

5)CONSULTA, MANIPULACIÓN Y EXHIBICIÓN DE ARCHIVOS O DOCUMENTOS. 37.. Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de  ARTICULO 37 control, consulta y descripción, los archivos elaborarán guías, inventarios,

 

 

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catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de éstos y con las prioridades del servicio. Asimismo, de llevarán registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro, y tablas de retención. PARAGRAFO: Los instrumentos de control, descripción, consulta e información, se ajustarán a las normas formuladas por el Archivo General de

la Nación. 39 39.. Acceso a los instrumentos de consulta.  ARTICULO 1. Los elementos de consulta existentes en los archivos serán de libre acceso para las personas que los soliciten. 2. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproducción y distribución, sin la debida autorización, de los instrumentos de descripción, consulta e información que hayan sido elaborados por los archivos para su propio servicio.  ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO  ARTICULO 40. 40.   Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Lo archivos a rchivos garantizarán el derecho la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre nombr e de las personas y demása derechos consagrados en la Constitución.

6)INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS Y DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO El instructivo principalmente se basa en los procedimientos de limpieza y aseo de los documentos y áreas de archivo con el fin tener una conservación preventiva de los acervos documentales, dando las directrices necesarias en cada una de las etapas de limpieza en los depósitos, estanterías, muebles, unidades conservación entre otros. Además de presentar medidas de higiene y limpieza, rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación de elementos de seguridad industrial para el personal que trabaja en los archivos. En el instructivo se puede encontrar los elementos de protección personal, materiales y los debidos cuidados y procedimientos paso a paso que debe realizar el personal de archivo a la hora de realizar las limpiezas ya sea documentales o del depósito, para evitar posibles enfermedades por la manipulación de documentación deteriorada ya sea por hongos o agentes biológicos, además para evitar el daño de la documentación resguardada en el archivo central o depósitos de archivo. Por consiguiente, también cuenta con la descripción de actividades a la hora de realizar las debidas limpiezas y restauraciones de la documentación, los materiales necesarios y los lugares para realizar el mismo y de la misma forma

 

 

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la manera como se debe restaurar cada documentación dependiendo del factor de deterioro en el que se encuentre encuen tre y el tipo de documentación que sea.

Por último brinda las indicaciones de cómo realizar la limpieza del depósito, dep ósito, la clase de materiales, elementos de aseo como lo es el alcohol antiséptico o hipoclorito, indica como debe ser cada uno de los instrumentos necesarios para realizar el aseo de estanterías, piso del depósitos y demás lugares e implementos que deben ser limpiados y desinfectados según el tiempo establecido en este manual.

7)LIMPIEZA Y DESINFECCION DE DOCUMENTOS 1. Retirar del depósito de almacenamiento las unidades a limpiar, empleando el carro portalibros. 2. Esta limpieza SIEMPRE se debe hacer en seco. seco . NUNCA aplicar ningún tipo de producto sobre los documentos. 3. Hacer la limpieza exterior de cada unidad (paquete, legajo, carpeta, caja) con la aspiradora provista de cepillo de cerda suave o boquilla recubierta con tela de algodón, recorriendo todas las superficies de las unidades. 4. Hacer la limpieza puntual de cada folio o grupo de folios dentro de la cabina, cab ina, usando una brocha comercial de cerda suave. Deslizar la brocha del centro hacia afuera arrastrando la suciedad hacia el exterior de la unidad. 5. Realizar la limpieza por los dos lados del folio, teniendo en cuenta que los dobleces se deben eliminar con la espátula de madera. 6. Eliminar el material metálico como grapas, clips y alfileres presentes en la unidad con ayuda de una espátula metálica, y depositarlo en el guardián de seguridad dispuesto para tal fin. De ser necesario, sustituirlos por clips o ganchos plásticos. 7. Cuando la documentación se encuentra atacada por hongos, es necesario tener en cuenta como precaución no tocar la parte afectada, por el riesgo tan grande que se tiene de pérdida de información debido a la fragilidad del soporte. Inicialmente, debe determinar si los (ítem soportes documentales están húmedos y realizar else proceso de desecación 8); si no se encuentran húmedos, se puede realizar la limpieza (ítem 9). 8. El material con afectación por hongos casi siempre va acompañado de concentración de humedad en los soportes, por lo tanto se hace necesario programar una desecación de los documentos do cumentos durante un período de 48 horas. Para ello, se deben dejar los folios extendidos sobre hojas de papel periódico blanco y en las horas laborales agilizar la ventilación usando ventiladores de pie, dirigidos contra los muros  – nunca directamente sobre la documentaciónbuscando que circule el aire. Cuando se trate de legajos o libros, se debe buscar la separación de los folios para garantizar la circulación de aire al interior de estos. Para ello se pueden emplear baja lenguas, los cuales se dispondrán intercalados por grupo de folios, según el volumen del legajo o libro, y se irán rotando hasta que todos

 

 

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los folios estén completamente secos. Si el estado de conservación lo permite, el libro o legajo se ubicará apoyado sobre el pie (corte inferior) en forma de abanico, para lograr una mejor separación de los folios y optimizar el proceso de secado. 9. Una vez desecado el soporte documental se puede comenzar con la limpieza, aspirando la parte externa de las unidades, a menos que presenten fragilidad. La documentación afectada por problema biológico con presencia de micelio se puede limpiar mecánicamente con brocha, con mini aspiradora o con algodón seco, siempre y cuando la resistencia del soporte documental lo permita. Este procedimiento se debe realizar dentro de una cámara de aislamiento o cabina de limpieza. 10. Conviene tener una brocha exclusiva para limpiar el material afectado por hongos, la cual debe identificarse para evitar su uso sobre documentos sin biodeterioro. Se debe lavar con detergente, desinfectar con alcohol cada semana y dejar secar bien antes de usarla de nuevo. 11. Para la disposición de los residuos con contenido de algodón (motas, hisopos, entre otros) estos se deben envolver en papel Kraft y depositar en la caneca de riesgo biológico (caneca roja con bolsa roja); los guantes y los tapabocas empleados se disponen directamente en la misma caneca. 12. Una vez terminada esta labor de limpieza proceder al almacenamiento de la documentación usando la cinta textil (cinta de faya), las sobrecubiertas laterales, las cajas o las carpetas, según como se haya recibido la unidad. 13. Disponer de algún mueble para colocar las unidades que ya se han limpiado. 14. Una vez realizada la limpieza de las unidades, reubicarlas en el depósito, limpiando previamente las bandejas de donde fueron extraídas, primero con bayetilla blanca en seco y luego con otra bayetilla blanca humedecida en alcohol antiséptico al 70%. 15. Limpiar la cabina con alcohol antiséptico al 70%. 16. Al final de cada jornada, hacer la limpieza en seco de la zona de trabajo con aspiradora.y lavar el tanque de agua de la aspiradora, arrojando el agua 17. Desocupar al sifón y recogiendo los residuos sólidos para luego disponerlos en una caneca de basura roja con bolsa roja. 18. Cada ocho días aspirar el piso y luego limpiarlo con trapero usando el desinfectante según cronograma. 19. Cada quince días desinfectar por aspersión o micronebulización con el producto establecido para tal fin. 20. Depositar los residuos producto de la limpieza documental, en una caneca de basura roja con bolsa roja, r oja, puesto que estos son considerados residuos de tipo biológico y se les debe dar el tratamiento como tal.

 

 

LIMPIEZA DE AREAS DE DEPOSITO

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1. Realizar la limpieza de las áreas de depósitos de acuerdo con lo programado programa do previamente con las dependencias responsables de la actividad. 2. Limpiar primero con aspiradora o bayetilla blanca las zonas altas de los estantes y las superficies de las unidades de conservación. 3. Limpiar rejillas, marcos y ductos (hasta donde se alcance) de ventilación del de l depósito correspondiente con aspiradora y bayetilla humedecida con agua hasta que al pasarla nuevamente ésta no lleve rastro de suciedad y finalmente aplicar desinfectante y dejarlo actuar sin retirar. 4. Limpiar la parte externa superior de las unidades de conservación con la aspiradora usando un cepillo de cerda suave. Nunca humedecerlas. 5. Respetar la ubicación de testigos o espacios libres de documentos en los estantes. 6. Aspirar las bandejas de la estantería que estén libres de documentos y luego limpiarlas con bayetilla húmeda y con alcohol al 70%. 7. Aspirar minuciosamente el piso y la parte inferior de cada estante, las uniones de los muros del depósito, las rejillas de ingreso y salida de aire, aspirar muros y cielorraso. Comenzar la limpieza por el fondo del depósito y terminarla en la zona de ingreso al depósito 8. Barrer suavemente con escoba de cerda suave tramos cortos y recoger el material disperso en caso de presentarse material particulado que supere el tamaño de la boquilla de la aspiradora 9. Trapear el piso con un producto desinfectante a base de amonios cuaternarios, utilizando traperos e implementos limpios, comenzando por el fondo del depósito y terminando en la zona de ingreso. No barrer vigorosamente con escoba de cerda dura o salpicar agua para humedecer los pisos. 10. Asperjar o nebulizar el depósito inmediatamente se finalice la labor de limpieza, iniciar la aplicación del producto desinfectante desde el fondo hasta la zona de salida. Siempre direccionar el nebulizador hacia las zonas donde no humedecerlos. 11.haya Lavardocumentos, y desinfectarpara los evitar traperos y bayetillas con detergente e hipoclorito, luego de cada limpieza de depósito en las pocetas destinadas para tal fin. 12. Dejar secar los implementos de aseo y almacenarlos en el depósito pertinente. 13. Permitir el secado de las áreas humedecidas durante la limpieza con ventilación natural. 14. Retirar los implementos de aseo o de seguridad industrial que se encuentren olvidados sobre los estantes o documentos y depositarlos en el lugar adecuado.

 

8) FACTORES DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS

• • • •

MEDIO AMBIENTAL Temperatura Humedad Humeda d relati relativa va Luz y la radi dia acion solar  Contaminantes atmosfericos y polvo

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DESASTRES Incendios terremotos e inundaciones

BIOLOGICOS Microorganism os (ba baccter eriias as-hongos) Insectos y roedores.

ANTROPOGENICOS • • •

Manipulacion incorrecta Por espacios inadecuados Violencia y robo

 

FACTOR MEDIO AMBIENTAL El factor de deterioro ambiental esta unida a los riesgos químicos los cuales incluyen neblinas, vapores, gases, humos metálicos, polvos, líquidos y pastas cuya composición química pueda crear problemas . CAUSAS INTRÍNSECAS DE DETERIORO Son las que se encuentran en la naturaleza misma del objeto y se refieren a elementos utilizados en la fabricación del documento, del material sustentado o la técnica de producción. 1. Oxidación. Esta tiene que ver con la influencia de elementos metálicos en las tintas ferro gálicas y su combinación con el ácido sulfúrico que hay en el medio. La tinta es un elemento sustentado al soporte, por lo que cualquier reacción química que se dé en ella lo afectará irremediablemente. La evidencia de este factor se nota cuando la tinta hasta taladra el papel, provocando el

desprendimiento de líneas y páginas enteras de texto, las cuales aparecerán como quemadas o carbonizadas. El efecto puede transferirse a las páginas cercanas. 2. Acidez (pH). Se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que tiene el papel, ocasionado principalmente por la presencia de lignina, aditivos y aprestos en el proceso de fabricación. El impacto de la luz natural o artificial acelera la acidez, la cual se mide en términos de pH, es decir la concentración del ión hidrógeno. Cuando el fenómeno se produce, es fácil detectarlo por el amarillamiento del papel, al punto de volverse quebradizo.  A continuación, describimos los más importantes. · Los papeles fabricados con procesos mecánicos o químicos, con pasta de madera o reciclados y aditivos ácidos como alumbre y colofonia, presentan problemas de acidez, oxidación de la celulosa c elulosa y fragilidad. · Las malas encuadernaciones o formas de archivar documentos como los legajos muy usados en nuestro medio. Esta forma de almacenar documentos es en alto grado destructiva: la cuerda atada con presión rasgará el papel produciendo roturas y mermas. · La tinta con que han sido elaborados los documentos pueden contener elementos dañinos para el papel, un caso comprobado es el uso de la tinta metalicidad que está formada por un mordiente ácido y un colorante a base de metal.

 

  ii FACRORES DE DETERIORO EXTRÍNSECOS: Son todos aquellos factores externos que alteran el medio ocasionando reacciones mediatas o inmediatas en los documentos. En general, se dividen en 4 grandes grupos:

1. Físicos: Son los relacionados con el microclima imperante en las áreas donde se conservan los documentos. Son tres las variables que inciden en el microclima: la luz, la humedad relativa y la temperatura. 1.1La luz: Su emanación directa provoca reacciones químicas que alteran la composición del documento. El proceso de decoloración de las tintas tiene un efecto directo sobre la celulosa que la debilita y si actúa en combinación con el papel que tiene elementos como la lignina, acelera su proceso de amarillamiento hasta oscurecerlo. 1.2 La humedad: Cuando el papel absorbe humedad las fibras de celulosa se hinchan o expanden y bajo condiciones secas el papel pierde humedad y las

fibras se encogen. El exceso de humedad crea hongos y atrae la proliferación de insectos. La falta de humedad, a su vez, puede producir el resquebrajamiento y fragilidad de las hojas de los documentos. 1.3La temperatura: El exceso de la misma, provoca la descomposición de la celulosa y favorece la aparición de microorganismos (hongos y bacterias), insectos y roedores. Por el contrario, una atmósfera seca suprime humedad al papel, tornándolo frágil y friable. 2. Químicos: Son los que tienen que ver con elementos químicos (oxígeno, nitrógeno, ozono, carbono, etc.) que permiten la combustión, fermentación, hidrólisis y oxidación de los documentos. A esto se añade la polución y contaminación ambiental propios de zonas industriales. De todos, el más dañino es el ácido sulfúrico, que, siendo transportado por el aire, ingresa a la superficie para alojarse en donde haya fisuras, tanto en paredes como en las unidades de conservación, atacando los documentos. También encontramos aerosoles, polvo, materiales inestables como grapas, clips, alfileres, prensas, adhesivos, sudor, saliva, grasa, etc. 4. Mecánicos: Son las relacionadas con las condiciones de almacenamiento, protección y manipulación de losdedocumentos. El manejo inadecuado de la colección podría ocasionar rotura las hojas, aparición de manchas de grasa, sudor, saliva, desprendimiento de sus bordes, rasgados y perforaciones del papel. Todo esto disminuye de la capacidad de resistencia del documento, exponiéndolo con más facilidad a otros factores y mecanismos de alteración.

 

 

TEMPERATURA ALTA

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 Acelera la oxidación de la celulosa y favorece la Apan clon de microorganismos, esto implica la descomposición de la celulosa y el debilitamiento del soporte (produce tazas aceleradas de deterioro en compuestos químicamente inestables). TEMPERATURA BAJA Es la que produce la condensación del papel, este se humedece y aparecen manchas de humedad y deformación en el soporte, lo que puede hacer que ciertos materiales se tornen quebradizos. LUZ Y RADIACION SOLAR -

El debilitamiento y friabilidad (fragmentación) de las fibras de la celulosa que puede hacer que el papel se decolore, se vuelva amarillo

-

o se oscurezca, ya que la luz actúa como catalizador de la oxidación. Las tintas pueden empalidecer o cambiar de color, pudiendo afectar a la legibilidad y apariencia de los documentos. Los cambios de color en las fotografías y negativos fotográficos, ya que se ve afectada la gelatina de estos soportes.

BIOLOGICOS Los documentos impresos son una fuente nutricional para diferentes organismos y microorganismos, no sólo porque la naturaleza constitutiva de su soporte es el papel, sino también por todos los compuestos orgánicos que intervienen en su manufactura, como las tintas, colas vegetales y animales y materiales de encuadernación como cartones, cueros y telas. Los agentes biológicos que comúnmente afectan los materiales impresos son los microorganismos, insectos y roedores. Los hongos también son un factor de riesgo para el hombre. Su desarrollo se dará cuando las condiciones ambientales le sean propicias (a partir de 22° C y humedad relativa superior al 65%) HONGOS Crecen cuando hay calor, humedad, polvo y poca circulación de aire, normalmente se alimentan de la celulosa y otros componentes del papel, madera y fotografías. Provocan manchas en el papel y lo destruyen por completo si no son tratados a tiempo, además de que pueden afectar la salud de las personas. Si el material es infectado por hongos, h ongos, el riesgo de que el fo foco co de infección se extienda rápidamente es muy elevado, pues su reproducción es a través de

 

  iv esporas y éstas son fácilmente transportadas a través travé s del viento o en la ropa de las personas que entran en contacto con ellas.

Como Tratar La Documentación Contaminada Examínelo con lupa o microscopio, revise si el documento contiene alguna especie de grama fina o presenta p resenta variedad de colores, si tiene humedad humeda d y olor ha guardado, revisar humedad y temperatura relativa. Siguiente haga una prueba con un pincel, si es polvoriento esta inactivo, si es húmedo este activo. La manera de inactivar y suspender el crecimiento del moho producido pr oducido por los hongos es la siguiente: -secar a pequeña escala los objetos húmedos con ventiladores para circular aire y así acelerar el proceso de secado. Para la dispersión de esporas se

colocan los ventiladores en forma indirecta. El secar el ambiente inactivara el moho. BACTERIAS Los más conocidos de estos microorganismos en archivos son cytophaga, cellvibrium y cellfacicula. Son atraídos por los papeles de celulosa. Una vez instalados, producen ácidos que degradan el papel y las tintas. Rompen la cadena de la celulosa, también degradándola. Dejan las hojas de papel frágiles, quebradizas, sin consistencia. Es recomendable proceder a desinfecciones de los documentos atacados por bacterias. INSECTOS Provocan degradación mecánica con perdidas parciales o totales producidas por la ingestión del soporte. Adicionalmente generan alteración química debido a la materia orgánica producida en su metabolismo. Se manifiesta por la presencia de agujeros de diferentes tamaños, erosión superficial, galerías y cavernas de acuerdo en la especie que haya atacado a la documentación.  Asociado a ellos se encuentran manchas y excrementos bien sea disgregados o acumulados, generalmente de color de marrón oscuro.

 

 

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Insectos que afectan directamente los documentos, como el piojo de libro y termitas. ht httt :/ ://w /www ww.a .arc rchi hivo voss en enbr bria iand nd.c .com om// re rese serv rvac acio ionn en enfe ferm rmed edaa  

Ejemplo de ladaño causado por los insectos en documentación. https://lapiedradesisifo.com/2016/03/2 8/como-proteger-tu-biblioteca-contrahongos-e-insectos/   hongos-e-insectos/

 

 

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ANTROPOGENICOS Por espacios inadecuados: Por la falta de viabilidad al momento de adecuar sitios para los depósitos de archivo. Dichas edificaciones se encuentran cerca de fábricas, presentan problemas de humedad, filtraciones, cubiertas en estado de deterioro e infraestructura que no ha sido diseñada para almacenar grandes cargas de peso. En éstos casos no se tiene en cuenta la conservación de los materiales de archivo sino que se busca la economía sin importar el espacio o el lugar donde se ubique. Por manipulación incorrecta: Manejo inadecuado al momento de realizar consultas de los documentos físicos. Se pueden presentar rasgaduras, inadecuada manipulación de sustancias liquidas sobre los documentos, manchas de alimentos o marcas por bolígrafos. Por violencia y robos: Debido a la pérdida de documentos o materiales de archivo, eliminación de

Debido a la pérdida de documentos o materiales de archivo, eliminación de documentos y manipulación atentando contra la integridad de la información.

Manipulacion incorrecta Por violencia y robos

Espacios inadecuados

http://www.serpajpy.org.py/los-archivos-del-terror-contra-la-desmemoria-y-la-culturaautoritaria-de-hoy/?fbclid=IwAR3BMXMlxCSeTjQlshUC9sChNMOafI4wptgKdIs6m27zb7yVJwSMDbilO   MlxCSeTjQlshUC9sChNMOafI4wptgKdIs6m27zb7yVJwSMDbilO https://www.farodevigo.es/gran-vigo/2010/03/10/vecinos-reclaman-archivo-antiguo-concellolavadores-actual-deterioro/418640.html   lavadores-actual-deterioro/418640.html

 

  vii 9. MOTIVOS POR LOS QUE SE OCASIONAN LAS CAUSAS CATASTROFICAS

Inundación En las inundaciones, debe distinguirse d istinguirse las localizadas en el interior del edificio, debidas a problemas estructurales o de instalaciones, y las externas al edificio, ed ificio, que pro- vienen de un fenómeno natural o de un problema de tuberías generales de agua. Las inundaciones localizadas en el interior del edificio están provocadas por goteras pro- cedentes del techo o las cubiertas, desagües que se rompen, radiadores en los que los tubos pierden o se agujerean, cañerías de agua que gotean por las juntas o que se rompen, etc. Los motivos son diversos, pero siempre tienen que ver con un edificio que no está en condiciones (por viejo o por tener otros usos) para ser la sede de un archivo o que, a pesar de ser un

edificio nuevo, no puede garantizar la máxima seguridad para la documentación, debido a un sistema constructivo y de instalaciones que ofrecen poca seguridad. A menudo las instalaciones de agua, sea la general del edificio o el sistema de extinción de incendios, están situadas en zonas demasiado cercanas a los depósitos y muchas veces están dentro y ello pasa porque casi siempre los depósitos de archivo están localizados en sótanos,  junto a los almacenes y las instalaciones generales del edificio. Problema de agua-inundación 

Causas Causas    Accidentes puntuales  puntuales 

Efectos Efectos  

edificio  Instalaciones del edificio 

 Aureolas   Aureolas 

Instalaciones del exterior   climatológicas   Catástrofes climatológicas Extinción de un incendio con agua   agua

Manchas  Manchas  Mojado  Mojado  Empapado Empapado  

Degradaciones Degradaciones    Absorción de humedad de los materiales   materiales Pérdida de las características físicas   físicas Deformación Deformación   Elementos sustentados sustentados   Manchas Manchas   Desarrollo de microorganismos microorganismos  

Incendio Dentro de un archivo los incendios pueden tener varios orígenes. Cuando son localizados, normalmente su origen está en aparatos eléctricos que no funcionan correctamente. En estos casos, por lo general se detectan con una cierta rapidez y afectan pequeños volúmenes de documentación y pueden apagarse con los extintores manuales, pero por desgracia no todos son iguales.

 

  viii Existe un tipo de incendio bastante habitual, que se debe a un fallo en la instalación eléctrica del edificio. En estos casos, cuando se detecta, a menudo, el incendio es grande y difícilmente podremos controlarlo con los extintores manuales, por lo que deberemos avisar a los bomberos, del mismo modo que habrá que hacerlo en el caso de incendios provocados o incendios externos al edificio. Y ahí es donde tendremos el auténtico problema, ya que la actuación de los bomberos suele ser muy destructiva para la documentación, al utilizar una gran cantidad de agua a una gran presión. Problema de fuego-incendios 

Causas  Causas  climatología    Asociadas a la climatología Instalaciones / edificio edificio  

Efectos  Efectos   Ahumado  Ahumado   Hollín Hollín  

Degradaciones Degradaciones   Deshidratación de los materiales materiales   Pérdida de las características físicas   físicas

Causas exteriores al edificio  edificio  Potenciadas por el ser humano   humano

Olores  Olores  Quemado   Quemado

Deformación Deformación   Efectos del quemado quemado  

Carbonizado  Carbonizado 

Elementos sustentados sustentados  

Actos vandálicos y causadas potenciadas por el ser humano Las causas más frecuentes de destrucción de documentos de archivo atribuibles al ser humano son las guerras, que provocan la pérdida de millones de documentos y libros todos LOS años en todo el mundo, los actos vandálicos de todo tipo, las censuras ideológicas o religiosas, etc. y asimismo los edificios destinados a archivo que no cuentan con los mínimos requerimientos para la conservación preventiva de los documentos, defectos constructivos, materiales de recubrimiento poco estables. Otras causas son no vaciar los deshumidificadores con frecuencia, no controlar los parámetros ambientales, realizar una limpieza deficiente de los depósitos, acumular en ellos elementos no propios de un depósito de archivo, como plantas, ordenadores, muebles, etc. También debe citarse la realización de actividades peligrosas dentro de los depósitos, como fumar, encender estufas eléctricas, tener calentadores, microondas, neveras y otros aparatos eléctricos.

 

  10) ELEMENTOS DE PROTECCIÓN ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL ELEMENTO DEFINICION IMPORTANCIA

OVEROL O BATA

Bata de Laboratorio para usos múltiples, con tela de mezcla de algodón para dar mayor agilidad de movimiento y alta duración bajo

Evitar riesgos de infección y de enfermedades encontradas en los depósitos de archivo.

ix

MODO DE USO Se usa para cubrir el cuerpo de posibles elementos contaminados.

condiciones diversas. Están fabricados de látex natural, al que se conoce como la óptima composición química para reducir la acumulación de calor, proporcionar mayor confort y sensibilidad al tacto.

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coats.asp?language=ES

GUANTES LATEX

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GORROS DESECHABLES

•Fabricado  

Brindar protección en las manos de posibles contagios de hongos y virus.

Los guantes deben ser usados siempre que se esté en contacto con documentos, específicamente si estos son de data antigua y se percibe alguna característica de deterioro o envejecimiento en el papel. Su uso es desechable. Cubrir el cuero El gorro debe

ser usado para multitud contaminación cabelludo de la siempre que se de aplicaciones, por contacto y esté en contacto con bajo salpicaduras. documentos, Estrictas específicamente condiciones si estos médicas para son de data asegurar su antigua y se

 

 

limpieza higiene

e

  TAPA BOCAS O MSCARILLAS Hace parte de Prevenir

x percibe alguna característica de deterioro o envejecimiento en el papel. Su uso es desechable.

https://es.pngtree.com/freepng/disposable-hat_2342422.html

la Debe ajustarse

los elementos de protección que se usa con el sin de proteger la parte respiratoria del cuerpo.

ANTIPOLVO

transmisión de microorganismos que se propagan a través del aire y aquellos cuya puerta de entrada y salida pueden ser el

perfectamente al contorno del maxilar, cubrir desde el inicio del tabique hasta el maxilar.

aparato respiratorio.

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Son un tipo de anteojos protectores que normalmente se usan para evitar la entrada de objetos, agua, polvo, microrganismo y productos químicos

LENTES PROTECTORES

Previene la exposición de nariz y ojos inóculos infecciososesporas y agentes macrobióticos dañinos.

Revise el ajuste del puente con la nariz y las varillas de las gafas con las orejas. Las gafas de seguridad deben quedar bien ajustadas contra la cara y no se deslizan por la nariz.

 

 

11)

ENFERMEDADES

POR

MANIPULACIÓN

xi

DE

ARCHUVOS

CINTAMINADOS ENFERMEDADES POR MANIPULACIÓN DE ARCHIVOS CONTAMINADOS

ENFERMEDADES RESPIRATORIAS

ASMA LARINGITIS

FARINGITIS BRONQUITIS NEUMONIAS

 

 

DERMATOMICOSIS SUPERFICIALES

•

TIÑA

•

DERMATITIS •

ONICOMICOSIS KERATITIS OCULAR

MICOSIS INTERNAS 

ESTOMATITIS

http://files.sld.cu/bmn/files/2018/05/Enfermedadesasociadas-a-los-hongos-en-bibliotecas-y-archivos.pdf  

VAGINITIS

EDA ( DIARREA  AGUDA)

 

GLOSARIO

 ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.  ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo  ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.  ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.  ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.  ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación agrup ación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional orgánico -funcional de la entidad.

CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. DEPURACION. se separan los documentos que tienen valor permanenteOperación de los quepor nolalocual tienen.

 

 

DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.

ii

DUPLICADO. ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. PuedeSegundo ser simple o autenticado. ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro. GUIA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. ORDENACION. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden unidad -orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico. REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación foto técnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm. TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia. UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. una caja, un libro o un tomo.

 

 

iii

CONCLUSIONES El archivista actualmente cuenta con todos los medios y en parte recursos para capacitarse y exigir un adecuado uso de los documentos que están a nuestro cargo, nuestra responsabilidad siempre va ser seguir aprendiendo acerca de como es su correcto cuidado y el cuidado que necesitamos nosotros mismos a la hora de manipular aquella documentación, así como es importante velar por que el patrimonio documental perdure de igual forma es así de importante cuidar nuestra integridad física, por tal motivo aparte de continuar recibiendo los debidos conocimientos del documento que va estar a nuestro cargo, es importante tener prioridad en nuestros cuidados , en tener los elementos de protección necesarios y estar alertas a cualquier cua lquier anomalidad en nuestra salud.

RECOMENDACIONES   Adquirir mas conocimientos acerca de la conservación de los documentos en archivo central.    Seguir las recomendaciones dictami dictaminadas nadas por el Archivo General de la Nación en cuanto la estructura de las áreas de depósito.     Realizar las actividades de desinfección y limpieza necesarios para evitar el deterioro documental.    Utilizar los elementos de protección yya a nombrados para evitar posibles enfermedades, además de realizar el debido protocolo de limpieza personal.    velar por el buen manejo de los acervos documentales.

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  Capacitarnos constantemente acerca de laresguardar restauracióneldocumental primeros auxilios, necesarios para patrimonioy documental.

 

 

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CIBERGRAFIA   https://es.slideshare.net/lisbethflores/taller-de-riesgos-y-proteccin-personalproyecto-i-i?next_slideshow=1  

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  https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-049-de-2000/  

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  http://archivosagil.blogspot.com/2017/09/riesgos-para-la-salud-enarchivos.html 

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  http://conservacion-de-documentos.blogspot.com/  

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  https://laguiadelarchivista.wordpress.com/2015/10/31/entrada-7/  

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  http://gestiondocumental.manizales.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/acuer  do_07.pdf  

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  https://sites.google.com/site/restauracionsoportepapel/home/causas-dedeterioro-en-el-papel 

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  https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=10533     http://www.archivosgenbriand.com/preservacion_enfermedades.html  

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  http://www.ciens.ucv.ve/coordad/document/lineamientos_2013/EquipProtecP ersArch.pdf  

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  http://files.sld.cu/bmn/files/2018/05/Enfermedades-asociadas-a-los-hongosen-bibliotecas-y-archivos.pdf  

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