Trabajo Final

GESTIÓN DE CAPITAL HUMANO PROCESO DE AUDITORIA INTEGRANTES: KATIA SUAREZ RENZO ESTRADA LUIS GUILLERMO ALTEZ MARCO GUTIÉRREZ ARMAS

21/06/2011

GESTIÓN DE CAPITAL HUMANO CASO INTEGRADOR II

Caso de estudio Nº 9: Temas: El futuro de la Gestión de Capital - Auditoria Monte Alto, S.A. es una empresa de componentes electrónicos para computadoras que tiene alrededor de 1 100 empleados. En años recientes, cerca de 16 ejecutivos han abandonado la empresa. Alguno de ellos para abrir un negocio propio. Además, el índice de rotación de personal técnico ha sido del orden de 40% anual, el doble de las empresas de su mismo ramo de actividad. Los dirigentes de la compañía saben que los salarios bajos provocan la rotación y que el departamento de recursos humanos no cuenta con recursos suficientes para remediar la situación. Los gerentes de línea se quejan de que el departamento de recursos humanos se ocupa más del papeleo que de ayudares a sortear sus problemas diarios y pierde tiempo en entrenar a los nuevos trabajadores que ingresan, porque los mejores no cesan de irse en busca de mejores empleos en otro lugar. En Monte Alto, jamás se había tratado de evaluar el departamento de recursos humanos, nunca se había hecho una auditoria de su administración. Mario Sergio, el gerente de RH, explico que una evaluación de este tipo incluiría muchas preguntas. Mario Sergio mostró a la dirección de Monte Alto los beneficios que la auditoria a la administración de recursos humanos podría producirle a la organización como: Fomentar que los gerentes de línea examinen todo el sistema de recursos humanos Promover la idea de que todos los gerentes son administradores del capital humano. Colocar al departamento de recursos humanos en una perspectiva como proveedor de servicios y asociado de negocios Programar tiempos para evaluar el valor de las practicas de recursos humanos de la compañía Brindar un estimulo para el cambio organizacional Apoyar los esfuerzos de la administración de la calidad total Evaluar la contribución de las practicas de recursos humanos a la organización •

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Según Mario Sergio es un paso importante para impulsar una mayor participación de los gerentes y los trabajadores en la actuación. La preocupación de Mario Sergio es que la evaluación de la administración de recursos humanos puede provocar ciertas controversias y desatar una tormenta. En realidad, la confrontación con los gerentes de línea puede traer excelentes oportunidades como: •

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Superar los temores del departamento de recursos humanos en cuanto a la apreciación de los gerentes de línea. Reconocer que los problemas tienen múltiples causas que pueden ser  localizadas y eliminadas 2

Asegurar que la evaluación del departamento de recursos humanos es una forma positiva de utilizar el tiempo. Cuantificar los costos y los beneficios de los programas de recursos humanos. Interpretar la información reunida en la evaluaron del departamento de recursos humanos. Sin lugar a dudas, para Mario Sergio, la auditoria a la administración de RH seria un importante marco para la filosofía y las practica de recursos humanos en Monte Alto. La búsqueda de un trabajo más amplio e incluyente. •

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Preguntas: 1. ¿Las políticas y procedimientos de recursos humanos ayudan a la

empresa a alcanzar sus objetivos? Sustente

El área de recursos humanos de la empresa Monte Alto tiene políticas y procedimientos que no abarcan todos los puntos en que debería enfocarse. Algunas de estas son: El departamento de recursos humanos se ocupa del papeleo interno de la  empresa. 

El departamento de recursos humanos debe encargarse de entrenar a los colaboradores ingresantes.

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El índice de rotación de personal técnico ha sido del orden de 40% anual

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Los salarios del personal son bajos.

Todas estas políticas están basadas principalmente en una función administrativa en vez de una función estratégica, está dando mucha importancia a los papeleos en vez de enfocarse en un mejor asesoramiento de los gerentes para solucionar problemas internos, lograr una mejor obtención de resultados y cumplir con los objetivos planeados. Para disminuir las tareas que retrasan la visibilidad de oportunidades, las tareas referidas a entrenamiento de personal, vacaciones, salarios, etc, se deberían derivar a un outsourcing para que se encargue de todos estos aspectos del personal y de esta manera el área de recursos humanos se encargaría de los problemas diarios de los 3

gerentes, brindándoles asesorías relacionadas con la mejor gestión del talento humano. Las políticas establecen el código de valores éticos de la organización, que rigen las relaciones con los empleados, accionistas, clientes, proveedores, etc. A partir  de las políticas, pueden definirse los procedimientos que se i mplantaran, los cuales son caminos de acción predeterminados para orientar el desempeño de las operaciones y actividades, teniendo en cuenta los objetivos de la organización Algunas de las políticas y procedimientos que debería adoptar la empresa pueden ser los siguientes:

Una política de selección que se base en la elección de las personas que demuestren mejor nivel de calificación y Competencias para desempeñarse en cada función.  De esta manera tendrá personal adecuado para cada función, requiriendo menos tiempo de entrenamiento  Dónde reclutar (fuentes externas o internas), cómo y en qué condiciones reclutar (técnicas de reclutamiento preferidas por la organización) los recursos humanos que la organización requiera.  Criterios de selección de recursos humanos y estándares de calidad para la admisión en cuanto se refiera a las aptitudes físicas e intelectuales, experiencia y potencial de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de cargos de la organización.  Como integrar con rapidez y eficacia los nuevos miembros en el ambiente interno de la organización. Programas de capacitación y desarrollo ejecutados por instituciones contratadas. (OUTSOURCING) 

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Para determinar los requisitos básicos de la fuerza l aboral (requisitos intelectuales, físicos, etc.) para el desempeño de las tareas y funciones del conjunto de cargos de la organización. Criterios de evaluación de la calidad y la adecuación de los recursos humanos mediante evaluación de desempeño. Para mantener una base de datos capaz de suministrar la información necesaria para realizar los análisis cuantitativos y cualitativo de la fuerza laboral disponible en la organización.

Políticas de remuneración asociadas con los resultados de la organización 4

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Criterios de remuneración directa de los empleados, que tengan en cuenta la evaluación del cargo y los salarios en el mercado de trabajo, y la posición de la organización frente a esas dos variables. Criterios de remuneración indirecta de los empleados, que tengan en cuenta los programas de beneficios sociales más adecuados a las necesidades existentes en los cargos de la organización y que consideren la posición de la organización frente a las prácticas del mercado laboral. Para mantener motivada la fuerza laboral, incentivando a un desempeño para que su remuneración se ajuste a ello, como incentivos, de esta manera se evitara la rotación y ausentismos, manteniéndolos con la moral en alto, y productiva con un clima organizacional adecuado.

Básicamente, estas políticas guían a las personas hacia la consecución de los objetivos, buscan dar coherencia a la realización de las actividades y garantizan un trato equitativo a todos los miembros y un tratamiento uniforme a todas las situaciones. Los objetivos que pretende lograr una buena administración de RRHH son los siguientes: 

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Asegurar el cumplimiento de las leyes laborales en lo tocante a las prácticas de empleo. Que la organización realice practicas éticas y socialmente responsables Productos y servicios competitivos y de gran calidad Mantener Calidad de vida en el trabajo. Asegurar el crecimiento del negocio Aumentar la utilidades Asegurar la sustentabilidad Alcanzar la eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.

2. ¿Cómo cree usted que la auditoría podría mostrar los medios para resolver los problemas? Explique

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Comencemos por definir el proceso de auditoría. El proceso de auditar a las personas es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Esto se hace mediante ciertas herramientas como Banco de datos y los sistemas de información administrativa. De esta manera podemos dar  seguimiento a las operaciones y garantizar la eficiencia y eficacia de los procedimientos. Dentro del Banco de datos podremos encontrar información de identificación personal (nombre, domicilio, esposa hijo, etc.) datos de admisión ( puesto salario), datos personales ( empresas en las que ha trabajodo lugares de estudio), datos de progreso ( puestos ocupado, avances de carrera). Ya que en la empresa Monte Alto, S.A. el principal problema son los sueldos bajos para los colaboradores y por consiguiente los altos índices de rotación, con los sistemas de información podremos evaluar si la empresa está en posición de ofrecer incentivos para generar un cambio en la conducta y reducir el índice de rotación. Por otra parte, la base de datos nos proporcionará la información acerca de los colaboradores que recibieron capacitaciones para que de esta forma podamos identificarlos para iniciar un proceso de retención. También es posible mediante los sistemas de información determinar quienes son los colaboradores más indicados para ser capacitados. En este caso la idea de una auditoria resulta buena, debido a que en esta empresa nunca se ha realizado una. Además, resulta obvio el hecho de que el área de RRHH está siendo mal manejada, por que posiblemente está realizando tareas que no le compete. El tiempo que toma en capacitar a los nuevos trabajadores es demasiado, porque básicamente lo que podría hacer es dar una pequeña introducción del puesto y derivar el trabajo de la capacitación a cada área determinada o a empresas contratadas. Por ejemplo: un trabajador que es contratado para desempeñar el papel de vendedor, puede ser seleccionado y orientado por RRHH para luego ser derivado al área de ventas donde realmente sería capacitado, simplificando así el trabajo de RRHH.

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Por otro lado, podríamos ver si las personas en el área de RRHH saben exactamente en qué consiste cada una de sus tareas, pudiendo así detectar si existen deficiencias dentro del personal de esta área. Si fuera este el caso, nos permitiría reestructurar y mejorar el perfil de cada puesto dentro de esta área, permitiendo

realizar correctamente las tareas destinadas y reduciendo la

incertidumbre dentro de la empresa. Finalmente, concluimos que la idea de una auditoría beneficiaría a la empresa, debido que a partir de esta, se desarrollará un detallado perfil del área de recursos humanos, donde se describirá las únicas tareas para las cuales está destinada esta área, haciendo que sus obligaciones sean menores y que sean enfocadas en el bienestar de la organización y de sus actuales trabajadores. También ayudará a detectar que tareas pueden ser destinadas a otras áreas o a otras empresas, como es el caso de selección, contratación y capacitación. Tareas que fácilmente pueden ser derivadas a una OUTSOURCING haciendo más simple el trabajo de RRHH, lo que permitirá que se enfoque en aspectos netamente internos de la empresa y de sus colaboradores; como es el caso de los ascensos, las promociones , las transferencias , estrategias organizacionales, etc. Es decir, el área de RRHH se enfocará solamente en la actual situación de la empresa y de sus actuales colaboradores, haciendo que su trabajo sea más eficiente y eficaz. Mientras que, en lo referente a incorporación de nuevos miembros a la empresa, será destinada a una empresa o área asociada.

3. ¿Usted está de acuerdo con Mario Sergio? ¿Qué haría en el lugar de Mario Sergio? Sustente. Estoy de acuerdo con tomar la medida de realizar una auditoría al área de recursos humanos. Por las siguientes razones: 7

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La falta de responsabilidad y compromiso por parte de dicha área. La mala organización de la empresa. El constante gasto en reclutamiento y selección de nuevos empleados. La salida continua de valiosos elementos integrantes de la empresa. La falta de apoyo, recompensa, estímulo y entrenamiento del área de recursos humanos hacia las personas que trabajan en la empresa.

Definiría los siguientes componentes de una auditoría (según Jenaro Romero Pastor en http://www.buenastareas.com/ensayos/Auditorias/1990212.html):

Criterio de auditoría: Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor compara la información recopilada sobre los cambios que quiera realizar en el área de recursos humano. El

hecho de entrenar solamente a los nuevos y no mantener actualizados a los trabajadores antiguos; además de la falta de atención que se les muestra a los mismos .

Evidencia de auditoría: Información, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cuando se cumple con el criterio de auditoría. La evidencia de auditoría se basa típicamente en entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas. Los

datos que representan altas pérdidas monetarias para la organización: alta rotación de personal .

Resultados de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada comparada contra los criterios de auditoría acordados. Los resultados de la auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria. Se

conocerán luego de realizar la auditoría, en cualquier caso antes de empezar la auditoría se deben de definir y tener muy claros.

Verificación de resultados: Evaluar si los resultados obtenidos realmente son los deseados por la organización. Mario

Sergio debe de realizar una lista de los objetivos a alcanzar en el   proceso de auditoría y después del mismo. Al culminar la auditoría la gran mayoría de objetivos deben de ser alcanzados.

Equipo auditor: Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempeñar una auditoria dada; el equipo auditor puede incluir  expertos técnicos y auditores en prácticas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempeña la función de auditor líder. Mario

Sergio (si yo estuviese en su lugar, lo lideraría yo) y un pequeño grupo de gente lo suficientemente preparada y reconocida como para desarrollar dicha tarea.

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Auditado: Organización que se audita. 

Monte Alto, S.A

Experto técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo auditor, pero que no participa como un auditor. Se

puede contratar una empresa ajena a la organización que pueda realizar dicha función.

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