Trabajo Final Proceso Matricula

 

 

 Universidad Nacional De San Agustín ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA INDUSTRIAL

ANÁLISIS DEL PROCESO DE MATRICULA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN DOCENTE: 

Ing. Ismael Veliz Vilca GRANTES: 

ALBINO RANILLA DEYSSI DIANA CHUCTAYA OCORURO GIOVANNA ISABEL FALDIN PRADO, ARIANÉ APRIL HUARICALLA PANCCA, MARCOS ALBERTO 

RODRIGUEZ SANCHEZ, LIZBETH NICKOL GRUPO: CURSO: INGENIERIA DE PRODUCCION

Arequipa - Perú 27 de Enero del 2018

 

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INDICE CAPITULO I.  MARCO TEÓRI TEÓRICO CO .................... ........................................... ............................................. ............................................ .......................... ....4  

1.1

PROCESO ADMINISTRATIVO.......................................................................................... .......................................................................................... 4

1.2

CONTROL ............................................................... ....................................................................................................................... ........................................................ 5

1.3

ELEMENTOS DEL CONTROL: ......................................................... .......................................................................................... ................................. 5

1.4

CONCEPTO DE MISION Y VISION ................................................................................... ................................................................................... 5

1.5

IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS.............................................................. 6

1.5.1 CAPITULO II. 

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES/USUARIOS .............................. 7 IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DE PROCESOS ................................................. 8  

2.1

FASES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS ......................................... 8

2.2

MISIÓN Y VISIÓN ........................................................................................................... ........................................................................................................... 8

2.2.1

MISION DE LA DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL ......... 8

2.2.2

VISION DE LA DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL........... 8

CAPITULO III. 

1.1 3.2

IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS ................ ....... ................. ................ ................ ............. ..... 9 

Necesidades y expectativas de los clientes/usuarios.................................................... 9 Fichas de los grupos de interés ............................................................... ................................................................................... .................... 10

CAPITULO IV. 

MODELAMIENTO VISUAL DEL PROCESO .................................................... 12 

CAPITULO V. 

GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ........................................................... 13 

CAPITULO VI. 

REVISION DE LOS PROCESOS .................................................................... 15  

BIBLIOGRAFÍA BIBLIO GRAFÍA............................................ .................................................................. ............................................ ............................................. ............................ ..... 16 

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INTRODUCCIÓN La Oficina de Defensoría Universitaria con la colaboración del Vicerrectorado Académico y la Dirección Universitaria de Formación Académica (DUFA) elaboró EL A, B, C DEL PROCESO DE MATRÍCULAS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN DE AREQUIPA 2019 debido a los inconvenientes en el proceso de matrículas por parte de los estudiantes de pregrado y dentro del marco del mejoramiento de la gestión administrativa universitaria, la calidad académica y de gestión; para que los miembros de la comunidad universitaria, en especial los alumnos de pregrado; conozcan de los distintos trámites que existen en relación a las matrículas; y de ese modo se encuentren debidamente informados a la hora de matricularse o de realizar cualquier trámite relacionado con las mismas. Si bien este informe contiene plazos, trámites, requisitos, tasas, modelos de solicitudes y  preguntas frecuentes concernientes a la matrícula, la Universidad Nacional de San Agustín aun no experimenta una transformación importante en sus estructuras, para ofrecer el mejor servicio y la mejor respuesta a las necesidades de sus usuarios, hasta el momento ha elaborado el modelamiento visual de sus procesos mediante flujogramas fl ujogramas de información pero no existe un riguroso análisis ni control de sus procesos y siendo su gestión más avocada en ofrecer información oportuna acerca de la matrícula. Con este fin, se realizará el análisis de uno de los procesos administrativos más frecuente frecuente que es el  proceso de matrícula, donde se identificó los grupos de interés, se realizó el mapeo del  proceso de matrícula, se propuso propuso diferentes indicadores para su co control ntrol y para la gestión de la documentación. documentación.

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CAPITULO I.  I. 

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MARCO TEÓRICO

PROCESO ADMINISTRATIVO Según (Moratto, 2007). ‘’ Es una actividad compuesta por etapas que forman un proceso

único y estructurado con organizar, ejecución, control e interrelación entre las funciones’’. Según (maikari95, 2012). ‘’La determinación del conjunto de pasos a seguir para lograr lo grar

un objetivo, todo esto basado en una investigación y con la elaboración de un plan detallado de acciones a realizar’’ ‘’Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a trav és de

las cuales se efectúa la administración, se clasifican en: a)  Planeación, es la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa, etapas de planeación ( Planeación estrategia, Visión, Filosofía, Misión, Objetivos, Políticas, estrategias, programa, presupuesto;  

 b) Organización: consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, responsabilidades, sus etapas son: División de trabajo y coordinación, Integración, es la función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos necesarios para ejecutar los planes, sus etapas: selección, determinación, definición, elección; c)  Dirección: es la ejecución de todas las etapas del proceso administrativo mediante la conducción y la orientación del factor humano y el ejercicio del liderazgo, sus etapas son: Toma de decisiones, motivación, supervisión, comunicación, liderazgo;  

d) Control: es la fase del proceso administrativo, a través del cual se establece estándares para evaluar los resultados obtenidos, u etapas:establecimiento de estándares, medición, corrección, retroalimentación’’ (Arianinnita, 2011).  

El termino proceso significa secuencia o transformación continua de una idea para llegar a finalidades precisas; también se utiliza para referirse a la transformación de materiales en productos, o datos en información con un objetivo concreto. De acuerdo con nuestros fines, la administración, utilizamos el termino “proceso” para referirnos a la

transformación de ideas en términos de objetivos que establece la gestión de las empresas  para asegurarse del cumplimiento de lo previsto y, en caso, se procede con las modificaciones o ajustes pertinentes según: (Rodriguez, 2011).

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CONTROL Según: (Garcia T., Definición de control, 2012), “Comprobación, inspección o intervención, inspección o intervención”.  Según: (Stoner, 2012),” Proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las

actividades planeadas. Según: (MCHugh, 2012),” Función que consiste en determinar si la organización avanza

o no hacia sus metas y objetivos, y en tomar medidas correctivas en caso negativo”.  Según: (Ponce, Definición de control, 2012),” Establecimiento de sistema que permiten

medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaban, corregir, mejorar y formular planes”. El control viene siendo como un elemento vital para el sistema administrativo, ya que de esto  permite que la empresa mantenga regulada en términos deseado deseados, s, a travez de la  planeación.

ELEMENTOS DEL CONTROL:   Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de



hecho, nos es más que los objetivos definidos de la organización.   Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la



aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.   Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva



 para integrar las desviaciones con con relación a los estándares.   Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema



administrativo al correr del tiempo.   Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y



reflejar su eficacia.

CONCEPTO DE MISION Y VISION Previamente a la elaboración del mapa de procesos de un Servicio, es necesario que se haya definido la Misión y Visión del mismo. La Misión es la razón de ser del Servicio o Unidad, debe definirse en una oración donde se explique el propósito fundamental de su existencia, es decir, a qué se dedica, quiénes son sus clientes y su diferencia en relación a otros Servicios o Unidades, con funciones similares. Es decir, por qué el usuario o  Escuela Profesional de Ingeniería Industrial  

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cliente utiliza ese Servicio y no otro. Algunas preguntas que pueden ayudar a la hora de definir la Misión son las siguientes: - ¿Quiénes somos? - ¿A qué nos dedicamos? - ¿Cuál es nuestra razón de ser? - ¿Por qué existimos? - ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos? - ¿Para quién lo hacemos? - ¿Cómo lo hacemos hacemos?? - ¿En qué nos diferenciamos? La Visión es el estado que desea alcanzar el Servicio en el futuro, para poder cumplir la Misión. Se define en una declaración que presenta los valores y principios. Los valores son aquéllos principios de comportamiento que el personal del Servicio deberá asumir  para que la organización tenga éxito. Algunas preguntas preguntas que pueden ayudar a la hora de definir la Visión son las siguientes: - ¿Qué y cómo queremos ser dentro de unos años? - ¿En qué nos queremos convertir? - ¿Qué valores respetamos? - ¿En qué nos diferenciamos? - ¿Para quién hacemos lo que hacemos? Tanto la Misión como la Visión deben ser conocidas y compartidas por todos los miembros del Servicio y por todos aquellos que tengan relación con el mismo. Por tanto, se deben publicar y difundir.

IDENTIFICACIÓN IDENTIFICAC IÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS Grupo de interés: son todos aquellos que tienen ti enen interés en la organización. Entre ellos,  podemos destacar destacar a: clientes, empleados, ssocios, ocios, accion accionistas, istas, propietarios, proveedores, proveedores, Administración, Sociedad.  

Cliente/usuario: es la persona que utiliza los servicios de la organización organización..

Antes de elaborar el mapa de procesos, el Servicio deberá tener identificados a sus

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grupos de interés. A la hora de identificar los grupos de interés del Servicio, es aconsejable utilizar la tormenta de ideas (brainstorming), donde todos los participantes aportarán sus ideas sobre cuáles son los grupos de interés del Servicio. A continuación, se identifican los distintos grupos y se relacionan con los servicios demandados, sus necesidades, sus expectativas.  No podemos olvidar que los procesos procesos clave estarán dirigidos a cubrir las necesid necesidades ades y expectativas de los clientes y usuarios. Por ello, deberán estar claramente identificados.

1.5.1  NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES/USUARI 1.5.1  CLIENTES/USUARIOS OS Las necesidades de los clientes/usuarios marcarán la existencia de los procesos clave dentro del Servicio. Se ofrecen unos determinados servicios porque existen unas necesidadess que se han ddee cubrir. necesidade Las expectativas de los clientes/usuarios marcarán las características que esperan que tengan los servicios demandados. demandados. El nivel de satisfacción del cliente/usuario con el servicio prestado dependerá de cómo se cubran sus expectativas. Existen deficiencias en la realización del servicio: existe una diferencia entre la  planificación que que realiza el Servicio y lo que realmente ofrece. ofrece. El servicio que se se ofrece no cumple las especificaciones o requisitos que se habían establecido “a priori”.  priori”.  Se conoce lo que quiere el cliente, pero no se le puede ofrecer: A pesar de conocer sus necesidades no se dispone de medios necesarios para dar respuesta a las mismas. (GARCÍA, Marzo de 2008)

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CAPITULO II.  II.  2.1

IDENTIFICACIÓN IDENTIFICA CIÓN Y ANALISIS DE PROCESOS

FASES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS

Se recomienda seguir las siguientes etapas para la identificación y el análisis de los  procesos: - Aprobación, por el ente responsable de la planificación y cronograma de ttrabajo rabajo para el grupo de Mejora - Constitución y formación del Grupo de Mejora. - Elaboración del mapa de procesos y de la documentación documentación de los procesos identificados. - Presentar el Informe - Aprobación del ente responsable y publicación en la Web. - Obtención de datos e indicadores de procesos y resultados. - Publicación de datos e indicadores en la Web. - Revisión del mapa de procesos. En el Anexo se debe incluir un diagrama de flujo con la representación del proceso de “Identificación y Análisis de Procesos”. 

2.2

MISIÓN Y VISIÓN 2.2.1 MISION

DE

LA

DIRECCIÓN

UNIVERSITARI UNIVERSITARIA A

DE

DESARROLLO ESTUDIANTIL La Dirección Universitaria De Desarrollo Estudiantil como instrumento estratégico, tiene como misión la prestación de servicios y la organización eficiente de los recursos con el apoyo tecnológico para la gestionar, fomentar e implantar la mejora continua y la excelencia en todos los procesos administrativos para la satisfacción de sus usuarios.

2.2.2 VISION

DE

LA

DIRECCIÓN

UNIVERSITARIA

DE

DESARROLLO ESTUDIANTIL Alcanzar la excelencia, en las actividades de su competencia, contribuyendo a la satisfacción de su personal, comunidad universitaria y sociedad, en general.

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CAPITULO III.  III. 

IDENTIFICACIÓN IDENTIFICA CIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS    S    E    R    E    T

ESTUDIANTES UNIVERITARIOS PROFESORES DE LA UNIVERSIDAD

   N    I    E    D    S    O    P    U    R    G

OFICINA DE INFORMÁTICA Y DOCUMENTACIÓN SUNEDU ESCUELA Y FACULTADES

Necesidades y expectativas de los clientes/usuarios NECESIDADES VS ESPECTATIVAS NECESIDADES

ESPECTATIVAS

Habilitar el sistema Escuela debe habilitar el plan de funcionamiento del sistema

Funcionamiento correcto del sistema

Escuelas con data actualizada de sus estudiantes

Publicacion del cronograma de matrícula

Notas de todos los estudiantes promediadas y ordenadas por tercios a tiempo

Descargar el talon de pago

El sistema no se caiga por problemas de

Realizar pago

sobrecarga

Matricula virtual

La cuenta bancaria estar disponible y correctamente escrita

Descargar constancia de matricula Validar matricula

El sistema de matriculas debe mostrar todos los cursos y evitar que el alumno se inscriba en cursos que se crucen Debe mostrar correctamente todo los cursos que el alumno eligio Todos los alumnos deben validar su matricula correctamente

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3.2

Fichas de los grupos de interés

FICHA TECNICA DEL GRUPO DE INTERES Fecha de elaboració elaboraciónn Fecha de aprobación Fecha de entrega en vigor Identificación del servicio o PROCESO DE MATRÍCULAS unidad Identificación del grupo de   Estudiantes universitarios interés   Profesores de la universidad   Oficina de informática y documentación   SUNEDU   Escuela y facultades Servicios prestados   Matricula de cursos   La Dirección Universitaria de Formación Académica, Procedimientos utilizados habilita el sistema para la matrícula en cada escuela.  para identificar sus sus   Cada escuela habilita el plan de funcionamiento en el necesidadess y expectativas necesidade sistema, los horarios, aulas y cantidad de cupos.   Cada escuela, publica cronograma de matrícula, según grupos.   El estudiante descarga el Boucher y realiza el pago correspondiente correspondie nte por matrícula.   El estudiante realiza su matrícula de forma virtual,

 Necesidades que son o  Necesidades  podrían ser cubiertas cubiertas desde el Servicio

descargandoo su constancia de matrícula al finalizar el descargand  proceso.   El estudiante presenta en la escuela su constancia de matrícula firmada y una declaración jurada simple de no tener antecedentes penales, dentro de los 10  primeros días de inicio de clases. clases.   La Escuela valida la matrícula, según la constancia de matrícula entregada por el alumno.   Habilitar el sistema   Escuela debe habilitar el plan de funcionamiento del sistema   Publicación del cronograma de matrícula   Descargar el talón de pago  

Realizar pago Matricula virtual   Descargar constancia de matricula   Validar matricula  

 Necesidades que no podrían  Necesidades podrían ser cubiertas desde el Servicio Expectativas

 

Perdida de la cuenta del correo institucional donde mandan el usuario y la clave.   Avisar inmediatamente a los alumnos para que se matriculen.   Funcionamien Funcionamiento to correcto del sistema   Escuelas con data actualizada de sus estudiantes    Notas de todos los estudiantes promediadas y ordenadas por tercios a tiempo   El sistema no se caiga por problemas de sobrecarga   La cuenta bancaria estar disponible y correctamente escrita

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El sistema de matrículas debe mostrar todos los cursos y evitar que el alumno se inscriba en cursos que se crucen   Debe mostrar correctamente todos los cursos que el alumno eligió   Todos los alumnos de deben ben validar su matrícula correctamente

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CAPITULO IV.  IV. 

MODELAMIENTO VISUAL DEL PROCESO

Diagrama de flujo del proceso Empresa: UNSA Fecha: 21/02/19 Producto: Proceso de matrículas Página: 1/1 Grupo: 1 Método de trabajo: Actual DUFA ESCUELA ESTUDIAN ESTUDIANTE TE Inicio  DUFA

Habilitar sistema para matricula Habilitar plan de funcionamiento, horarios, aula y cupos Publicar cronograma de matriculas

Descargar el voucher y realizar el pago correspondiente Realizar matricula en forma virtual y descargar constancia

DUFA - GRM - A03

Presentar la constancia de matrícula en la escuela

Validar matricula, según constancia de matricula

Fin 

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CAPITULO V.  V. 

GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación se realiza por cada facultad y sus respectivas escuelas, teniendo así:

ÁREA DE INGENIERÍAS FACULTAD ESCUELAS Facultad de Ingeniería de Procesos Ingeniería Química Ingeniería Ambiental Ingeniería de Materiales Ingeniería Metalúrgica Ing. de Industrias Alimentarias Facultad de Ingeniería de Producción y Ingeniería de Sistemas Servicios Ingeniería Eléctrica Ingeniería Electrónica Ingeniería Mecánica Ingeniería Industrial Ciencias de la computación Ing. de Telecomunicaciones Facultad de Geología, Geofísica y Minas Ingeniería Geofísica Ingeniería Geológica Ingeniería de Minas Facultad de Ingeniería Civil Ingeniería Civil Ingeniería Sanitaria Física Química Matemáticas Facultad de Arquitectura Arquitectura ÁREA DE BIOMEDICAS Facultad de Ciencias Biológicas Biología Ciencias de la Nutrición Ingeniería Pesquera Facultad de Medicina Medicina Facultad de Enfermería Enfermería Facultad de Agronomía Agronomía ÁREA DE SOCIALES Facultad de Ciencias Contables y Financieras Contabilidad Finanzas Facultad de Ciencias Históricos Sociales Trabajo Social Antropología Turismo y Hotelería Sociología Historia Facultad de Psicología RRII Cs. de la Psicología Comunicación Relaciones Industriales Ciencias de la Comunicación Facultad de Filosofía y Humanidades Artes Filosofía Literatura y Lingüística Facultad de Economía Economía Facultad de Derecho Derecho Facultad de Educación Educación Facultad de Ciencias Naturales y Formales

Facultad de Administración

Administración Marketing Banca y Seguros

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Gestión Pública Algunas veces las facultades se apoyan de un sistema multitareas:

Es una institución dedicada a brindar el servicio de apoyo, soporte técnico y tecnológico así como capacitación y acceso a la información a las diferentes áreas de la universidad, empresas privadas y público en general.

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CAPITULO VI.  VI.   

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REVISION DE LOS PROCESOS

SUNEDU La SUNEDU (Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria) Este organismo público nace para proteger el derecho de los l os jóvenes a recibir una educación universitaria de calidad y, de esta manera, mejorar sus competencias profesionales. Con más de un año de funciones, la SUNEDU se convirtió – desde desde el 5 de enero de 2015 –  en  en la responsable del licenciamiento para ofrecer el servicio educativo superior universitario. Siendo un organismo público técnico especializado, adscrito al Ministerio de Educación, se encarga también de verificar el cumplimiento de la Condiciones Básicas de Calidad y fiscalizar si los recursos  públicos y los beneficios otorga otorgados dos a través del del marco legal son destinados hacia hacia fines educativos y el mejoramiento de la calidad. La SUNEDU asume la función de administrar el Registro Nacional de Grados y Títulos, bajo la consigna de brindar seguridad jurídica jurí dica de la información que se encuentra registrada y garantizar su autenticidad. Con un Consejo Directivo elegido por concurso público el 22 de mayo de 2015, la SUNEDU cumple con proyectos de gran envergadura y trascendenc trascendencia ia para la educación universitaria, siempre bajo la consigna de llevar la calidad educativa superior a lo más alto.

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DUFA La DUFA (Dirección Universitaria de Formación Académica), Es el órgano universitario que regula las fechas y periodos de matriculas.

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BIBLIOGRAFÍA  

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Cohen, I. R. (2005). Pronósticos. Gestión de Recursos  –  FI  FI UBA:, UBA:, 9.

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P.Mamani, A. G. (2007). PLAN (2007). PLAN DE PRODUCCION PRODUCCION Y COS COSTOS. TOS. COCHABAMBA  COCHABAMBA ,BOLIVIA: SAMANTHA CABRERA.

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