Trabajo Final de Proyectos i 10-11-2009

ASOCIACIÓN UNIVERSIDAD PRIVADA SAN JUAN BAUTISTA

MINIMARKET “ACUARIO” TRABAJO PRESENTADO PARA EL CURSO DE PROYECTOS INFORMATICOS I POR LOS ALUMNOS: MORI GUILLEN, Eduardo SALAZAR BERRIO, Miguel Raúl VELAZQUE LEIVA, Alex Moisés BARRIOS SARMIENTO, Jorge

FECHA: 24 DE NOVIEMBRE DEL 2009

ÍNDICE INTRODUCCION CAPÍTULO I: PLANIFICACION ESTRATEGICA DEL NEGOCIO 1.1.

1.2. 1.3.

1.4. 1.5. 1.6.

Misión Visión Objetivos Metas Estrategias Plan de Acción

CAPÍTULO II: PLANIFICACION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

2

Necesidades de Información Plan de TI Plan Informático Project Ch Charter  Project Ma Management Pla Plan n

RESUMEN En este trabajo se presenta la elaboración de la planificaron estratégica y la plan planifific icac ació ión n de TI para para el Mini Minima mark rket et “Acu “Acuar ario io”” con con el fin fin de mejo mejora rarr su administración, y que se convierta en el minimarket líder en la venta de los productos perecibles y no perecibles. El trabajo esta conformado por 2 capítulos en los que se detalla los aspectos referentes a la panificación estratégica y planificación de TI. En el capitulo 1 se desarrolla la planificación estratégica del Minimarket “Acuario” detallando la misión, visión, objetivos, metas, estrategias y el plan de acción. En el capitulo 2 se desarrolla la planificación TI detallando las necesidades de información por estrategia para luego agruparlas, realizar el plan TI y obtener el plan informático y el de proyectos.

3

INTRODUCCIÓN El presente trabajo es un estudio de la planificación estratégica de negocio de la empr empres esa a Mini Minima mark rket et “ACU “ACUAR ARIO IO”, ”, medi median ante te el cual cual se va ha desa desarr rrol olla larr su planeamiento estratégico de tecnología de información. Actualmente se dedica a la venta de productos perecibles en la urbanización Buenos Aires de Villa del distrito de Chorrillos, ubicado en la calle Santa Marina Mz.26 Lt.19, el cual cuenta un área geográfica de 50 m2. La empresa inicio sus operaciones en el año 1997 bajo una iniciativa familiar. El dueño, el Sr. Mario Salazar Aquije, era el único en realizar el abastecimiento de los productos, encontrándose el local parcialmente abastecido. Para el año 2002 se unió a esta iniciativa la Srta. Ruth Salazar Berrio, administradora del local, diri dirigi gien endo do sus sus esfu esfuer erzo zoss para para tran transf sfor orma marr de una una tien tienda da pequ pequeñ eña a a un Minimarket. El proceso de atención se realiza de la siguiente manera; los clientes escogen los productos que necesitan, los llevan al mostrador principal para que el vendedor  realice la sumatoria y recepciona el importe a cobrar. El usuario solicita la relación y los montos de las cosas compradas en una hoja cualquiera.

4

CAPÍTULO I: PLANIFICACION ESTRATEGICA DEL NEGOCIO 1.1.

MISIÓN

Minimarket “Acuario” es una microempresa dedicada a la venta de productos perecibles y no perecibles disponibles a la comunidad de la urbanización Buenos Aires de Villa, distrito de Chorrillos; ofreciendo una amable atención a nuestros clientes para generar confianza y la reiterada preferencia.

1.2.

VISIÓN

Posicionarse como un minimarket de referencia, ofreciendo productos perecibles y no perecibles, la venta de pan elaborado en el mismo local y complementando los servicios de recargas recargas virtuales de telefonía telefonía móvil y pagos a través de tarjetas de crédito y debito en la urbanización Buenos Aires de Villa, distrito de Chorrillos para el año 2013.

1.3.

OBJETIVOS 1.3.1.

Producir dentro de las instalaciones instalaciones del local local el mejor pan de

la zona. 1.3. 1.3.2 2. Esta Establ blec ece er alia alianz nza as con los los prov roveedor edores es para para cons onsegu eguir  precios más económicos. 1.3. 1.3.3 3. Ser Ser con conside siderrado ado como omo una empr empres esa a que ofre frece aten atencción ión personalizada. 1.3. 1.3.4 4. Esta Establ blec ece er el pag pago elec lectró trónic nico a trav través és de las las dife difere rent ntes es entidades bancarias. 1.3.5. Ser el minimar market líder en ventas en la urbanización ión de Buenos Aires de Villa. Redu Reduci cirr el tiem tiempo po en la real realiz izac ación ión del del cons consol olida idado do del del 1.3.6. balance general al final de cada ejercicio.

1.4.

5

METAS

OBJETIVO 1.3.1.: Producir dentro de las instalaciones del local el mejor pan

de la zona. .

Adecuar el local para la panadería en un 100% para diciembre del 2009. 1.4.2. 1.4.2. Realizar Realizar la adquisició adquisición n del 100% de los equipos equipos para la elaboració elaboración n de los panes en enero del 2010. 1.4.1.

OBJETIVO 1.3.2.: Establecer alianzas con los proveedores para conseguir   precios más económicos. 1.4.3.

Contar con el 85% de los productos abastecidos directamente de los proveedores para enero del 2010.

OBJETIVO 1.3.3.: Ser considerado como una empresa que ofrece atención  personalizada. 1.4.4.

Capacitar al 100% del personal en las buenas prácticas de atención al cliente en enero del 2010.

OBJETIVO 1.3.4.: Establecer el pago electrónico a través de las diferentes

entidades bancarias. 1.4.5. 1.4.5. Incorporar Incorporar al 100% de entidades entidades financier financieras as que ofrecen ofrecen el servicio de pago electrónico con tarjetas de crédito o debito en enero del 2010. OBJETIVO 1.3.5.: Ser el minimarket líder en ventas en la urbanización de

Buenos Aires de Villa. 1.4.6.

Obtener un crecimiento en las ventas del 20% en relación para febrero del 2010.

OBJETIVO 1.3.5.: Reducir el tiempo en la realización del consolidado del

balance general al final de cada ejercicio. 1.4.7.

Disminuir en un 50% el tiempo de elaboración del balance general al final de cada ejercicio, en junio enero 2011.

1.3.

ESTRATEGIAS

META 1.4.1.: 1.4.1.: Adecuar el local para la panadería en un 100% para diciembre del 2009. 1.3.1.

6

Poseer de una panadería dentro de las instalaciones del minimarket.

META META 1.4.2. 1.4.2.:: Real Realiz izar ar la adqu adquis isic ició ión n del del 100% 100% de los los equi equipo pos s para para la elaboración de los panes en enero del 2010.

1.3.2. Contar con equipos de de mayor funcionalidad y menor costo del mercado. 1.3.3. 1.3.3. Elaborar Elaborar el mejor mejor pan integral integral y de yema yema que se ofrezca ofrezca en la zona zona de la urbanización de Buenos Aires de Villa. META 1.4.3.: 1.4.3.: Contar con el 85% de los productos abastecidos directamente de

los proveedores para enero del 2010. 1.3.4.

Incorporarse como clientes de los proveedores que ofrezcan menor  precio de compra en el mercado.

META META 1.4.4. 1.4.4.: Capacitar al 100% del personal en las buenas prácticas de

atención al cliente en enero del 2010. Ofrecer una atención personalizada al cliente con amabilidad y respeto. 1.3.6. 1.3.6. Evaluar Evaluar al personal personal con respecto respecto a la atención atención que brinda 1.3.5.

META META 1.4.5. 1.4.5.: Incorporar al 100% de entidades financieras que ofrecen el

servicio de pago electrónico con tarjetas de crédito o debito en enero del 2010. 1.3.7. 1.3.7. Incorporars Incorporarse e al sistema sistema bancario bancario 1.3.8. Facilitar a los clientes las diversas formas de pago electrónico. META 1.4.6.: 1.4.6.: Obtener un crecimiento en las ventas del 20% para febrero del

2010. Realizar publicidad de los servicios y ofertas del minimarket. 1.3.10. Conocer los productos más solicitados y que brinden mayor ganancia. 1.3. 1.3.11 11.. Inco Incorp rpor orar ar los los serv servic icio ioss del del sist sistem ema a de reca recarg rgas as vir virtu tual ales es de telefonía celular. 1.3.12. Contar con un agente bancario para pagos de los servicios básicos. 1.3.9.

META META 1.4.6.: 1.4.6.: Disminuir en un 50% el tiempo de elaboración del balance

general al final de cada ejercicio, en junio enero 2011. 1.3.13 1.3.13..

1.4.

Optimiz Optimizar ar el proces proceso o de de la la cont contabi abilid lidad ad financ financiera iera..

PLAN DE DE ACCIÓN

Estrategi Estrategia a 1: Pose Poseer er de una una pana panade dería ría dent dentro ro de las las inst instal alac acio ione nes s del  del  minimarket.

a. Realizar el diseño para adecuar la panadería en el local local del minimarket.

7

b. Solicitar Solicitar los permisos permisos para su funcionamie funcionamiento. nto. c. Soli Solici cita tarr coti cotiza zaci cion ones es a terc tercer eros os para para la ejec ejecuc ució ión n del del dise diseño ño de la panadería. d. Seleccionar los servicios de terceros para la ejecución del diseño de la panadería. Estrategia 2: Contar con equipos de mayor funcionalidad y menor costo del  mercado.

Indagar las características de los equipos con los que cuenta las diferentes panaderías del entorno.  b. Elaborar una lista de los equipos con mayores ventajas funcionales. c. Averiguar los precios y las marcas de los equipos equipos en el mercado. d. Seleccionar y adquirir los equipos equipos para la elaboración de pan. a.

Estrategia 3: Elaborar el mejor pan integral y de yema que se ofrezca en la zona de la urbanización de Buenos Aires de Villa.

a. Convocar Convocar a panaderos panaderos con experie experiencia. ncia. b. Recolecta Recolectarr currículos currículos.. c. Selecciona Seleccionarr al mejor mejor panader panadero. o. Estrategia 4: Incorporarse como clientes de los proveedores que ofrezcan menor precio de compra en el mercado.

Buscar proveedores por los diferentes medios de comunicación. b. Realizar un listado de los potenciales potenciales proveedores. proveedores. c. Obtener Obtener un listado listado con con sus ofertas. ofertas. d. Realizar los los contactos contactos con los proveedores. proveedores. e. Selecciona Seleccionarr a los mejores proveedore proveedoress a.

Estrategia 5: Ofrecer una atención personalizada al cliente con amabilidad y  respeto.

a. Indagar las instituciones instituciones que brindan brindan cursos de capacitación de atención al cliente. b. Averiguar Averiguar los precios precios de estas instituc instituciones iones.. c. Selecciona Seleccionarr la institución institución más convenien conveniente. te. d. Inscribir al personal personal en los cursos de atención al cliente Estrategia 6: Evaluar al personal con respecto a la atención que brinda

a. Elaborar Elaborar una encuesta encuesta para los clientes con preguntas preguntas relacionada relacionadass a la atención del personal. b. Elaborar Elaborar un test psicológico psicológico para para el personal. personal. c. Analizar Analizar el resultado resultado de la encues encuesta ta y el test. d. Informar Informar al personal personal sobre su rendimien rendimiento to Estrategia 7: Incorporarse al sistema bancario

8

a.  b.

c.

Elab Elabor orar ar una una list lista a de de las las dife difere rent ntes es enti entida dade dess ban banca cari rias as.. Consultar a cada entidad bancaria. Selec leccion cionar ar la entid ntidad ad más más conv onvenien niente te

Estrategia 8: Facilitar a los clientes las diversas formas de pago electrónico.

a. Elaborar una lista de las diferentes entidades bancarias. b. Informarse sobre los requisitos para las transacciones electrónicas. electrónicas. c. Indagar sobre sobre la tecnología utilizada utilizada para el pago electrónico. d. Implementa Implementarr la plataforma plataforma de pago electrónic electrónico. o. Estrategia 9: Realizar publicidad de los servicios y ofertas del minimarket.

a. Organizar un equipo que diseñe los avisos publicitarios. publicitarios.  b. Organizar un equipo que reparta los avisos publicitarios. c. Repartir los avisos por la urbanización de Buenos Aires de Villa. Estrategia 10: Conocer los productos más solicitados y que brinden mayor  ganancia. a.  b. c.

Elaborar una lista de todos los productos. Llevar un conteo de la salida de los productos. Elaborar una lista con los productos que mas ventas tuvieron.

Incorporar los servicios servicios del del sistema sistema de recargas recargas virtuales virtuales de Estrategia 11: Incorporar telefonía celular. a. Elaborar una lista de las diferentes compañías compañías de telefonía telefonía celular.  b. Consultar a las compañías de telefonía celular sobre la filiación de recargas virtuales. c. Realizar el contrato con las compañías de telefonía celular para el servicio de recargas virtuales. Estrategia 12: Contar con un agente bancario para pagos de los servicios

básicos. a.

b. c. d.

Hacer una lista de las entidades bancarias. Solic Solicititar ar info inform rmes es sobr sobre e est este e serv servic icio io a las las entid entidad ades es banc bancar aria ias. s. Sele Selecc ccio iona narr la enti entida dad d banc bancar aria ia más más conv conven enie ient nte. e. Impl Implem emen enta tarr el agen agente te banc bancar ario io en el mini minima mark rket et..

Estrategia 13: Optimizar el proceso de la contabilidad financiera.

Hacer una lista de todos los procesos en la elaboración del balance general. a.

9

Eliminar los procesos repetitivos y no generan alguna diferencia en el producto. c. Implementar el nuevo sistema de trabajo para una oportuna consolidación de información.

 b.

CAPITULO 2: PLANIFICACIÓN DE LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION 2.1. NECESIDADES DE INFORMACIÓN Estrategia Estrategia 1: Poseer Poseer de una panade panadería ría dentr dentro o de las instal instalaci acion ones es del  minimarket.   

Cantidad de panes que se produjeron en el día. Ventas totales de los panes realizadas cada día. Conocer las horas que los clientes vienen a compran la mayor cantidad de panes.

Estrategia 2: Contar con equipos de mayor funcionalidad y menor costo del  mercado.   

Lista de los proveedores que venden los equipos para panadería. List Lista a de equi equipo poss que que se ence encent ntra ran n en el merc mercad ado o y tien tienen en mejo mejore ress funcionalidades. Lista del personal técnico con sus datos (direcciones y teléfonos) para el mantenimiento los equipos.

Estrategia 3: Elaborar el mejor pan integral y de yema que se ofrezca en la zona de la urbanización de Buenos Aires de Villa. 

Porcentaje de satisfacción del cliente en relación a la calidad del pan vendido.

Estrategia 4: Incorporarse como clientes de los proveedores que ofrezcan menor precio de compra en el mercado.  

Relación de proveedores. Lista de precios de los proveedores pr oveedores

Estrategia 5: Ofrecer una atención personalizada al cliente con amabilidad y  respeto.

10



Encuesta al cliente sobre el trato recibido.

Estrategia 6: Evaluar al personal con respecto a la atención que brinda  

Registro del personal del minimarket. Registro de evaluaciones del personal.

Estrategia 7: Incorporarse al sistema bancario

Tasa de interés. Tasa de transacciones bancarias. Obtener los consolidados de los balances y cuentas de resultados en tiempo real al final del ejercicio.

  

Estrategia 8: Facilitar a los clientes las l as diversas formas de pago electrónico. 

Listado de los clientes y los l os montos pagados electrónicamente.

Estrategia 9: Realizar publicidad de los servicios y ofertas del minimarket.

Listado de los clientes que utilizaron utili zaron los servicios de banca personal, recarga virtual y pago electrónico.  Listado de los clientes que realizaron compras de los productos en oferta. 

Estrategia 10: Conocer los productos más solicitados y que brinden mayor  ganancia.       

Registro de todos los productos salientes e ingresantes de almacén. Conocer la fecha de vencimiento de los productos. Conocer las diferencias de inventario. Conocer los puntos de reposición de los productos. Registro de los productos que tienen mayor movimiento. Listado de los productos más vendido. Listado de los productos con menor movimiento.

Incorporar los servicios servicios del sistema sistema de recargas virtuale virtualess de Estrategia 11: Incorporar telefonía celular. Lista de las diferentes compañías de telefonía celular. Registro de las recargas virtuales realizadas. Registro de los depósitos que se realizaran a las compañías de telefonía celular.   

11

Estrategia 12: Contar con un agente bancario para pagos de los servicios

básicos.   

Requisitos para la ofrecer el servicio de un agente bancario. Registro de los pagos realizados por el agente bancario. Registro de los depósitos que se realizaran a la entidad financiera.

Estrategia 13: Optimizar el proceso de la contabilidad financiera. 

Registro de los totales de cada cuenta contable

RESUMEN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN 1. Cantidad Cantidad de de panes panes que que se produjeron produjeron en el el día. 2. Ventas Ventas totales totales de los panes panes realiza realizadas das cada cada día. día. 3. Conocer Conocer las horas horas que los cliente clientess vienen a compran compran la mayor mayor cantidad cantidad de panes. 4. Lista de los los proveedor proveedores es que venden venden los equipos equipos para para panadería. panadería. 5. List Lista a de equi equipo poss que que se ence encent ntra ran n en el merc mercad ado o y tien tienen en mejo mejore ress funcionalidades. 6. Lista Lista del person personal al técnico técnico con sus datos (direcc (direccion iones es y teléfo teléfonos nos)) para para el mantenimiento los equipos. 7. Porc Porcen enta taje je de satis satisfa facc cció ión n del del clie client nte e en rela relaci ción ón a la cali calida dad d del del pan pan vendido. 8. Relaci Relación ón de prove proveedo edores res.. 9. Lista Lista de preci precios os de los los provee proveedor dores es 10.Encuesta al cliente sobre el trato recibido. 11. Registro del personal del minimarket. 12.Registro de evaluaciones del personal. 13.Tasa de interés. 14.Tasa de transacciones bancarias. 15. Obtener los consolidados de los balances y cuentas de resultados en tiempo real al final del ejercicio. 16.Listado de los clientes y los montos pagados electrónicamente. electrónicamente. 17.Listado de los clientes que utilizaron los servicios de banca personal, recarga virtual y pago electrónico. 18.Listado de los clientes que realizaron compras de los productos en oferta. 19. Registro de todos los productos salientes e ingresantes de almacén. 20.Conocer la fecha de vencimiento de los productos. 21.Conocer las diferencias de inventario. 22.Conocer los puntos de reposición de los productos. 23. Registro de los productos que tienen mayor m ayor movimiento. 24. Listado de los productos más vendido. 25. Listado de los productos con menor movimiento. 26. Lista de las diferentes compañías de telefonía celular. 27.Registro de las recargas virtuales realizadas.

12

28.Registro de los depósitos que se realizaran a las compañías de telefonía celular. 29.Requisitos para la ofrecer el servicio de un agente bancario. 30.Registro de los pagos realizados por el agente bancario. 31.Registro de los depósitos que se realizaran a la entidad financiera. 32.Registro de los totales de cada cuenta contable

2.2. PLAN TECNOLOGIA DE LA INFORMACION 2.2.1. Sistema Actualmente el minimarket “Acuario” no cuenta con ningún tipo de tecnología de la información y sistemas de información que ayude a agilizar sus procesos y a obtener información oportuna. Para Para alc alcanz anzar sus sus obje objeti tivvos y visio ision nar su futu futurro ten tendría dría que implementar la tecnología de la información y sistemas de información en sus ventas, en el almacén, almacén, en la contabilidad y en las transacciones financieras, que lograra la ventaja competitiva deseada y diferenciarse entre la competencia que se encuentra en su entorno.

2.2.2. Tecnología Sera necesario contar con una terminal bancaria, dos computadoras de escritorio escritorio con sistema sistema operativo operativo y programas programas básicos básicos y contara contara con una conexión a internet, además de un punto telefónico para las transacciones electrónicas. Todos los equipos tendrá como mínimo una fuente de energía de respaldo para una constante operatividad. 2.2.3. Competencias Se necesitara que el personal cuente con las siguientes habilidades y destrezas: Conoci Conocimie miento ntoss en sistem sistemas as operat operativo ivoss para para escrit escritori orio, o, Window Windowss y Linux. Conocimientos en sistemas operativos Windows y Linux. Conocimiento en el gestor de base de datos SQL-Server. Desarrollo de aplicaciones en lenguaje de programación Power Builder, Delphi y Java. Conocimientos básicos en redes y conectividad. Tener una velocidad de digitación mínima de 30 palabras por minuto. Iniciativa, creatividad laboral y trabajo en equipo.

2.2.4. Soporte El soporte para cualquier eventualidad, estará a cargo del personal y sólo se contratará a terceros para el mantenimiento preventivo lógico y físico de los equipos de cómputo por un periodo de 6 meses.

13

2.3. PLAN INFORMÁTICO Sistema para el almacén de productos. Sistema contable para la declaración de los ingresos y  egresos y del balance general. Sistema de registro de ventas.   Sistema de transacciones financieras. 

PROJECT CHARTER

14

SISTEMA CONTABLE PARA EL MINIMARKET “ACUARIO” Proyecto Implementación de una solución que realice la clasificación, registro, resumen y procesamiento de la información contable para el minimarket “Acuario”, lo cual permitirá el control y flexibilidad en su operatividad. A demás emitirá todos los documentos contables extraídos de la información ingresada.

Justificación Actualmente el minimarket esta implementando una series de medidas para su crecimiento y el control de sus estados financieros a fin de optimizar el proceso de elaboración de los documentos de gestión financiera. Este proyecto pretende evitar las multas ocasionadas por las demoras en la entrega de la información a la SUNAT. Además se requiere obtener una oportuna información de las cuentas contables con la finalidad de elaborar y consolidar la información haciendo más eficiente la gestión de sus documentos.

Visión Una Una vez vez que que este este sist sistem ema a cont contab able le haya haya sido sido impla implant ntad ado o en el mini minima mark rket et “Acuario”, se podrá llevar un mejor seguimiento de las cuentas contables, los estados financieros y del balance general, ordenando, modernizando y emitiendo en forma oportuna la gestión de la contabilidad.

Objetivos    

Se deberá llevar un registro del 100% de todas las cuentas contables para la consolidación de la información. Generar reportes de los estados contables, financieros y el balance general en forma automática. Reducir al 50% las horas hombres invertidas en la elaboración de los estados financieros y el balance general. El sistema estará operativo las 24 horas de día, los 7 días de la semana.

Alcance

15

      

Instalar las computadoras en cada punto de la red de datos y configurar los permisos de comunicaciones. comunicaciones. Abas Abaste tece cerr de los los equi equipo poss info inform rmát átic icos os y el soft softwa ware re base base para para su funcionamiento. Desarrollo de una solución contable. Se obtendrán reportes de gestión para la l a toma de decisiones. Capacitaciones al contador del minimarket. Ejecución de las pruebas funcionales estarán a cargo de personal de soporte y el administrador del minimarket Implementa Implementarr la solución solución en la administrac administración, ión, ya que la administrad administradora ora se encargará de alimentar al sistema de contable y emitirá los reportes contables necesarios para la Sunat.

Entregables       

Lista de requerimientos del administrador del minimarket. Equipos previamente configurados (Hardware y Software). Aplicación en CD del sistema contable. Plan de pruebas. Manuales de usuario, administrador y de soporte. Material para entrenamiento. Acta de conformidad del funcionamiento del sistema.

Costos  Equipamiento  Servicio

Total

$5,000 $2,000 $7,000

Organización  Gerente de proyecto  Analista programador   Diseñador   Entrenadores  Encargados de Soporte Supuestos y Riesgos Supuestos Se dispondrá de un cableado para la red de datos.  Se ha aprobado el presupuesto para la ejecución del proyecto.  Se dispondrá del equipamiento para el desarrollo de la aplicación.  Se contará con el local acondicionado para la instalación de los equipos y  sistemas de información. Se dispondrá del tiempo del personal para la capacitación.  Riesgos No se comuniquen a tiempo los cambios en los procesos del negocio.  Conocimiento limitado en el manejo de herramientas informáticas.  Cambios inesperados en la normatividad de la SUNAT.  16

Medidas de Rendimiento  Variación en el costo de +- 10% con respecto a la línea base. Aceptación  Firma del dueño del minimarket  Firma de administrador del minimarket  Firma del gerente de proyecto

17

PROJECT MANAGEMENT PLAN

18

Versión 1

Fecha 21/10/09

Autor Grupo 5

2

25/10/09

Grupo 5

3

31/10/09

Grupo 5

Cambios Versión inicial PROJECT CHARTER y PMP WBS

4

22/11/2009

Grupo 5

MÉTRICAS

1. Gest Gestió ión nd dee Alc Alcan ance ce 19

1.1

Alcance del proyecto     

Desarrollo de una aplicación que permita gestionar las transacciones financieras de la empresa. Reportes consolidados de gestión para la toma de decisiones. Abastecimiento de equipamiento y software base. Capa Capaccita itacio ciones nes peri periód ódic icas as hasta sta reso esolve lver a los los usua suarios rios y al administrador de la solución. Las pruebas de funcionales les se realiza izarán en los ambi mbientes acondicionados con los equipos previamente instalados y configurados en la red de datos.

1.2 Supues Supuestos tos   

Se dispondrá de un cableado para la red de datos para la comunicación de los equipos. Se ha aprobado el presupuesto para la ejecución del proyecto. Se contará con el local acondicionado para la instalación, pruebas y puesta en marcha del sistema de contabilidad.

1.3  

Dependencias

Se dispondrá del tiempo del personal para la capacitación. En el futuro tendrá que integrarse con un sistema de facturación.

2. Equi Equipo po del del proy proyec ecto to 2.1

Organigrama     

2.2

20

Gerente del proyecto Analista programador  Entrenadores Diseñador de la base de datos Contador 

Roles y Responsabilidades Responsabilidades 1.

El gerente del proyecto coordinara y revisara que el desarrollo del proyecto se este realizando adecuadamente. Liderara el equipo del proyecto proyecto y coordinara coordinara con con el dueño y el administrad administrador or todos los los puntos que sean necesarios con respecto al proyecto.

2.

El analista programador es el encargado de realizar el análisis de toda la información contable que se genera en el minimarket sus flujos de información, los casos de uso a analizar y las pruebas de cada línea programada.

Como conocedor de la aplicación también tendrá a su cargo la configuración de la red y las computadoras en donde este instalado el sistema contable.

2.3

3.

El diseñador esta encargado de los formularios de distribución de acceso de la información, ya sea de ingreso o de consultas, del diseño de los reportes, de las pruebas de funcionamiento, la puesta en marc marcha ha y las las modi modififica caci cion ones es que que sean sean nece necesa sari rias as en la aplicación aplicación.. Trabajara Trabajara conjuntame conjuntamente nte con el analista analista programado programador  r  para la adecuada operatividad del sistema contable y sus pruebas antes del ingreso de los datos reales.

4.

El entrenador será el encargado de dar la capacitación al contador  del minimarket para el correcto uso de la aplicación. Utilizando un manual resumido del sistema contable.

5.

Dise Diseña ñado dorr de la base base de dato datos: s: Se enca encarg rgar ara a de real realiz izar ar la normalización dos datos y la estructura de las tablas en donde se almacenara la información. Creará el diseño de la base de datos a través de un software y la implementara en un gestor de base de datos.

6.

El Contador estará a cargo de brindar toda la información necesaria para ara el anális álisis is y se encar ncarga gará rá de real realiz iza ar las las prue prueb bas de funcionamiento de la aplicación. La puesta en marcha del sistema estará condicionada por su aprobación.

Comités y autoridades Comité ejecutivo conformado por el gerente del proyecto, dueño del minimarket y el contador, que coordinaran cualquier punto con respecto al proyecto y también resolverán algún problema que surja durante la ejecución de este proyecto.

3 Enfoque Té Técnico 3.1 Configuración de Hardware y Software Se realizará la integración de los equipos informaticos y de comunicación para la operatividad del sistema contable. La adquisición de las computadoras incluirá el sistema operativo, el paquete de office y del antivirus en el cual se deberá activar todas las opciones de seguridad posibles.

Hardware: 

21

01 computadora: Placa integrada video, red y sonido, Pentium D de 2.7 GHz, 512 MB de Ram, 80 GB de disco duro

Sistema Operativo Windows XP Antivirus Panda Internet Segurity Office PYME 2007 01 impresora laser: memoria 4MB, Rendimiento de tóner de 3000 pág.



Software necesario para el funcionamiento del sistema contable Java Netbeans IDE MySQL

  

3.2 Pruebas 3.2.1 Enfoque 

El contador y el administrador verificará la instalación de la aplicación.

3.2. 3.2.22 Eje Ejecu cucción ión 

3.3

El contador del min minimar market realizará las pruebas de funcionamiento de la aplicación.

Instalación e Implementación La inst instal alac ació ión n se real realiz izar ará á en el equi equipo po info inform rmát átic ico o asig asigna nado do al contador, quien coordinara con el analista programador para su puesta en marcha, quien coordinará con el contador para su implementación y puesta en marcha.

3.4 Soporte El soporte y mantenimiento estará a cargo del personal de soporte técnico del minimarket, al termino de la garantía.

4 Cronograma 4.1 Work Breakdown Breakdown Structure Structure 22

4.1.1 4.1.1 Planif Planifica icació ción n del del proy proyect ecto o a. PMP Revisar el Proyect Charter  Revi Revisa sarr toda toda la docu docume ment ntac ación ión de gest gestió ión n (las (las Guía Guíass de Procedimientos, información histórica, etc) Realizar el PMP Aprobar el PMP b. Matriz Matriz de Requer Requerimi imient entos os Entrevistar a los interesados del proyecto Definir y documentar las necesidades de información Validar la matriz de requerimientos 4.1. 4.1.22 Aná náli lisi siss a. Le Levvan anta tami mien ento to de de info inform rmac ació ión n Obtener la información del contador  Actulizacion de la matriz de req b. Mode Modela lami mien ento to de de Clas Clases es Identificar las clases sus atributos y métodos Iden Identif tific icar ar las las rela relaci cion ones es de las las clas clases es y sus sus here herenc ncia ias, s, agregaciones, asociaciones y dependencias dependencias c. Diag Diagra rama ma de Caso Casoss d dee Uso Uso Identificar los diferentes casos de uso Diseñar los casos de uso encontrados d. Diag Diagra rama ma de Inte Intera racc cció ión n Determinar las comunicaciones de los diferentes diagramas 4.1.3 Diseño a. Base de datos normalizada Realizar la normalización de todos los formatos manuales b. Modelo Entidad-Relación Diseñar el diagrama de entidad relación Incl Inclui uirr las las rela relaci cion ones es,, rest restric ricci cion ones es,, clav claves es,, here herenc ncia iass y agregaciones c. Estructura de la BD Diseño de la Base de Datos Importar el diseño de DER al gestor de base de datos Verificar la operatividad de la base de datos Establecer las relaciones Establecer los diferentes disparadores para los campos 4.1.4 23

Elaboración / Desarrollo

a.

Programación 1. Pantallas Diseñar Pantallas. Realizar la codificación de las pantallas. Realizar las pruebas de los diseños de las pantallas. 2. Consultas Ide Identif ntific ica ar que tipo tiposs de consu onsult ltas as que rea realiz lizará ará la aplicación. Realizar la codificación de las consultas. Realizar las pruebas de las consultadas solicitadas. 3. Reporte Identificar los reportes que realizara la l a aplicación. Realizar la codificación de los reportes. Realizar las pruebas de los reportes. 4. Prue Prueba bass unit unitar aria iass de ver versi sión ón beta beta Realizar las pruebas de las pantallas, consultas y reportes codificados

b.

Pruebas de Aceptación 1. Prue Prueba bass func funcio iona nale less Elaborar el plan de pruebas Entregar el plan de pruebas 2. Ejecución Ejecutar de las pruebas funcionales por el contador. 3. Resultado Aprobar el desempeño de la aplicación

c. Entrenamiento El entrenamiento se realizara al contador debido a que solo el usara la aplicación e ingresara los registros necesarios para la información contable. 1. Cont Contad ador or capa capaci cita tado do Entr Entreg egar ar manu manual al de usua usuari rio o y del del sist sistem ema a al cont contad ador  or  Capacitar contador  Aprobación de la capacitación d. Implementación 1. Aplicaci plicación ón en CD Grabar aplicación en Cd. 2. Aplicació Aplicación n config configurad uradaa Instalar aplicación Configurar aplicación para el negocio. Probar la aplicación Antes del entrenamiento d. Documentación 1. Manu Manual al de de Adm Admin inis istr trad ador  or  24

Elaborar manual de administrador.

2. Man Manual de Usu Usuar ario io Elaborar manual de usuario. 3. Man Manual del Sis Sistema tema Elaborar el manual del sistema para su instalación. e. Infrae Infraestr struct uctur uraa 1. Equipos a. Adq dquis uisic ició ión n de equi equipo poss Solicitud de proformas de computadoras Adquirir los equipos informáticos Verificar la configuración física del equipo Comprobar el software instalado Aceptar los equipos informáticos b. Conf Config igur urac ació ión n Configurar impresora Configurar pc’s

4.2

Cronograma

Gerencia del Proyecto Desarrollo Infraestructura Pruebas Entrenamiento Solución en funcionamiento 4.3

30 días 30 días 45 días 20 días 20 días 20 días

Hitos

Hito 1: Recepción de la infraestructura implementada en el minimarket Hito 2: Entrega de los equipos implementados Hito 3: Solución puesta en marcha

5

Recursos

25

5.1 Plan Plan de Per Person sonal al Se contratará a un diseñador de base de datos que conozca e implemente la base de datos para la aplicación aplicación contable a través del del un software libre en dond donde e será será admin adminis istra trada da y se real realiz izar ará á las las modi modific ficac acio ione ness en la estructura.

5.2 5.2

Requ Requer erimi imien ento toss de Inst Instal alac acio ione ness

Debido a que se abastecerá del equipamiento y de la solución; el proyecto se ejec ejecut utar ara a en el mini minima mark rket et y las las prue prueba bass de func funcio iona nami mien ento to se realizará en los ambientes del contador .

6

Métodos de gestión 6.1 6.1

Enfo Enfoqu quee de ge gest stió ión n de de cal calid idad ad 6.1.1 6.1.1 Enfoqu Enfoquee de calid calidad ad del del proye proyecto cto El proyecto requiere que sea realizado con una buena calidad de manera que se deje una buena impresión a los clientes. Para tal efecto se revisará en cada fase la calidad del proyecto de manera que se cumpla todo lo especificado.

6.1.2 Revisiones de aseguramiento de calidad Las revisiones de calidad se realizaran en cada etapa del proyecto, verificando que se estén cumpliendo los requerimientos y se logre la satisfacción del dueño y del administrador del minimarket. 6.2

Enfoque de gestión de costos 6.2. 6.2.22 Tiem Tiempo po (se (serv rvic icio ios) s) Se considera que los costos del proyecto están cubiertos desde el inicio del mismo y hasta su implementación.

6.3 Enfoq Enfoque ue d dee la gestió gestión n de la llíne íneaa base base La línea base se considera en forma separada el valor pactado tanto para costo tiempo y alcances

6.4

26

Plan de de co comunicaciones

La comunicación entre el contador y el gerente del proyecto será de manera directa y semanalmente de acuerdo con los entregables del WBS.

6.5 Enfoq Enfoque ue de gestió gestión n de de ries riesgos gos Planeamiento de riesgos

6.5.2

No se comuniquen los cambios de los procesos para las actividades. Riesgo Medio

Cualquier cambio en el sistema de trabajo deberá comunicarse a tiempo. Riesgo Alto

Control de riesgos

6.5.3



Se contara con un plan de contingencia para el control de riesgos. ri esgos.

6.6 Enfoqu Enfoquee de gest gestión ión de confi configur guraci ación ón Se contara con una ficha de historial informático de cada equipo en donde se regi regist stra rara ran n todo todoss los los camb cambio ioss de conf config igura uraci ción ón de soft softwa ware re y de hardware y de las incidencias presentadas.

6.7 Enfoq Enfoque ue de report reportes es y esca escalam lamien ientos tos 6.7.2

Mecanismos d dee m mo onitoreo y control Se emitirán semanales reportes del avance del proyecto

 

El gerente del proyecto y el dueño del minimarket visaran en conjunto los reportes.



Revisar el cronograma del proyecto para verificar si se esta cumpliendo y tomar las medidas necesarias en caso de que no fuera así.



Reunio Reuniones nes semana semanales les entre entre el gerent gerente e del proye proyecto cto y dueño del minimarket para coordinar los avances del proyecto

6.7.3

Mecanismos de escalamiento

Ante Ante cual cualqu quie ierr even eventu tual alid idad ad nega negatitiva va del del proy proyec ecto to se trat tratar ara a directamente con el cliente del proyecto.

6.7.4

Reuniones

Las reuniones serán de manera personal en el local del minimarket.

27

6.8 6.8 Enfo Enfoqu quee de métr métric icas as 6.8.2   

Objetivos/metas Se debe deberá rá llev llevar ar un regi regist stro ro del del 100% 100% de toda todass las las cuen cuenta tass contables para la consolidación de la información. Automatizar los reportes de los estados financieros y el balance general y digitalizar su contenido. Reducir al 50% las horas hombres invertidas en la elaboración de los estados financieros y el balance general.

6.8.3

Métricas de gestión  

7

Variación en el costo de +- 10% con respecto a la línea base Fallas en fase de pruebas menor al 3% del total de casos.

Plan de aceptación 7.1 7.1 Proc Proces eso o de de ace acept ptac ació ión n Luego de que la solución se haya implementado y superado la etapa de pruebas se procederá a firmar las actas del proyecto.

7.2 7.2 Fo Form rmat ato o de de ace acept ptac ació ión n En el acta de aceptación se expresara que el sistema ha sido entregado, cumple con los requerimientos y esta en perfecto funcionamiento.

28