Trabajo de Mejora Continua
August 26, 2022 | Author: Anonymous | Category: N/A
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Mejora Continua
-CULTIVAMOS UN MUNDO MEJOR-
Green Perú S.A., fue fundado a comienzos del año 1999 por un grupo de inversionistas con amplia experiencia en gestión empresarial, en desarrollo de campos y cultivos agrícolas; así como en ejecución proyectos Cuentay con un equipo profesionales altamente calificado,deque manejaagroindustriales. con responsabilidad creatividad los de negocios de la compañía. Ofrece al mundo, lo mejor de sus verdes campos, productos sanos, frescos y sabrosos. Para ello, cuenta con un moderno complejo industrial conformado por una planta de empaque de productos frescos y una planta de producción de vegetales en conservas. Este complejo se encuentra ubicado en el corazón de sus campos agrícolas, lo que asegura el adecuado manejo postcosecha, que permite la conservación del genuino sabor, color y textura del producto recién cosechado, luego de la transformación industrial. El espárrago blanco, la alcachofa y la palta, son algunos de los productos que están dentro de la gama que ofrece, la cual cuenta con la certificación HACCP, que avala el sistema de aseguramiento de la calidad.
APLICACIÓN DE LOS SIETE PASOS DEL CONTROL DE CALIDAD PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
1. SELECCION DEL TEMA: Actualmente, en la Empresa Green Perú S.A., se han realizado algunos cambios gerenciales, que si bien es cierto fueron dados a manera de conseguir mejoras en la empresa, la realidad no es la esperada. Por consiguiente, se ha empezado a realizar un seguimiento, al mando del Equipo de Mejoramiento, para acabar con la raíz del problema; para ello se necesitó de la colaboración de todo el equipo empresarial con el fin de abarcar todas la áreas e identificar el problema de mayor prioridad; así como las posibles causas que ayuden a determinar soluciones efectivas; con un secuencial objetivo planteado. Para ello, se ha realizado el pedido de una lluvia de ideas, en una reunión extraordinaria convocada por el gerente gerente general, para identificar los problemas que se están están suscitando con el fin de elegir uno de ellos. Así pues, los miembros del Equipo de Mejoramiento, utilizan el ´Gráfico de Evaluación de Problemas”, en cual sobre la base de criterios comunes, el equipo encargado elige un problema. Los criterios son: ITE ERIO CRIT Duración de trabajo: tiempo que se tomará en hallar l a solución del problema.
Implicancia del problema: grado de impacto en el trabajo y en los clientes.
Inversi ón para Inversi solucionar el problema:
Resultados esperados: efectos tangibles tang ibles e intangibles
DESCRIPCIÓ IÓN N
PUNTAJE
Ha s ta 3 mes es
5
De 3 a 6 mes es
3
Má s de 6 mes es
1
Afec ta s ól o el á rea
1
Afecta el á rea y a Afecta una par te de los clientes internos
3
Afecta el área, Afecta clientes internos y
5
externos Baja inversión, gasto mínimo
5
Mediana inversión, gasto moderado
3
Alt Alta a inversión para solucionar el problema
1
Bajo i mp mpacto acto económico económ ico o intangible
5
Modera do i mpa c to
3
Al to i mpa c to
1
GRÁFICO DE EVALUACIÓN DE PROBLEMAS:
P R C O R I B L E M T E R I O A A
B
DU DURA RACIÓ CIÓN N IMPLI IMPLICAN CANCIA CIA INVER INVERSIÓ SIÓN N RESUL RESULTA TADO DOSS PUNTAJE ORDEN DE PUNTAJE PUNTAJE PUNTAJE PUNTAJE PRIORIDAD Máximo 20 531 531 531 531
Demora en la entrega de productos
5
5
3
5
18
1
Factura de proveedores externos mal elaborados
3
5
3
5
16
2
1
3
5
5
14
3
3
3
1
5
12
4
5
3
1
1
10
5
Mala disposición C física del almacén Demora en el
D
envío de reportes mensuales de ventas a costos y contabilidad
Registro de inventarios de fin de mes no E legibles
A continuación, se identifica el problema de mayor prioridad, el cual será el elegido para definir a partir de él, nuestro tema. Para ello, se ha hecho uso del Diagrama de Pareto, para plasmar el problema con mayor frecuencia y prioridad en la empresa.
Entonces según el gráfico, en la empresa Green Perú S.A., dedicada a la ejecución de proyectos agroindustriales, se ha identificado un déficit en el departamento de Logística: “Demora en la entrega de productos”. Ahora elegimos el problema “Demora en la entrega de productos”, y por consiguiente el tema definido definido: “Reducir el tiempo de entrega de los productos”.
2. COMPRENDER LA SITUACION Y ESTABLECER METAS: Ahora, corresponde comprender e investigar las situación actual de acuerdo al tema “Reducir el tiempo de entrega de los productos” para establecer los objetivos. Para ello, como primera etapa, el Equipo de Mejoramiento, se ha planteado indicadores de control que le servirá para medir que tan efectivas han sido las contramedidas. GRÁFICO DE INDICADORES DE CONTROL OBJETIVOS
INDICADOR
CALIDAD
Número de defectos Numero de errores Peso Hora Consumo de energía, corriente, carga de voltaje
APLICACIÓN Reducir los defectos en el trozado de alcachofas. Controlar el peso de las conservas. Controlar los tiempos de trabajo, procesado, etc. número de Reducir el número defectos procesados y productos finales defectuosos.
Producción, consumo Inventario Consumo de energía Costos de personales y gastos generales Horas – trabajo Presupuesto/ proporción de gasto Costo de materiales
COSTO
Control de resultado de conservas. Reducción de consumo de energía eléctrica. Combustible, agua, etc. Control de materia prima y mercadería Mejorar el ahorro de energía, reducción de consumo de agua por unidad de producto en el lugar de producción.
Costo de control Reducción de horas de trabajo.
Resultado de producción por unidad de tiempo.
Tiempo de proceso Tiempo de guía Ventas Disponibilidad Tiempo ocioso.
PRODUCTIVIDAD
Control de volumen de producción
Incrementar el volumen de producción diaria Reducir el tiempo tomado desde la recepción de la materia prima hasta el producto resultante. Incrementar el volumen de ventas por persona Reducir el tiempo muerto del equipo Reducir el tiempo ocioso
por ingreso y egreso de comunicación.
Eficiencia de trabajo Cambios de tiempo Tiempo de inspección Tiempo de transporte Tiempo de administración Tiempo de ejecución de trabajo
Disminución de horas de trabajo actuales y horas estándar Reducir los cambios de tiempo de las maquinas Reducir la inspección de horas de labor Eliminar desperdicios de tiempo Reducir tiempo de transporte Mejorar la eficiencia de orden Reducir el número de pasos del programa por unidad
EFICIENCIA
ENTREGA
Proporción de cumplimiento Demora en total de días
Mejorar la proporción de cumplimiento de entrega Mejorar la proporción de
Proporción de entrega a
embarques a tiempo
tiempo Inspección de retrasos Cifra de lotes rechazados Resultado Tiempo de dirección Demora en el proceso
Mejor de proporción de entrega Eliminar problemas de entrega debido a inspecciones tardías. Reducir el número de
lotes rechazados Reducir las demoras del proceso Disminución de tiempos de dirección
Número de unidades vendidas Cantidad de ventas Ganancia y perdidas Número de visitas de
VENTAS
Supervisar el alcance de los objetivos de venta Revisar el logro de acuerdo al presupuesto Mejorar las ganancias
ventas Valor añadido
Incrementar el número de visitas de venta a los puntos de ventas. Controlar las ganancias
SEGURIDAD
Cifra de realizaciones repentinas y resfríos Cifra de prevención de peligros - cursos de entrenamiento Porcentaje de accidentes graves Porcentaje de frecuencia de accidentes Porcentaje de uso de cinturón de seguridad
RELACIONES HUMANAS
Prevención de accidentes de trabajo Aumento del entrenamiento seguridad preventiva. Incrementar la conciencia de seguridad Estadísticas de accidentes Prevención de daños en el camino Eliminación de lugares inseguros
Porcentaje de atención Cifras de sugerencias Numero de reuniones matutinas
Supervisión de atención Energizar lugar de trabajo y promover esquemas de mejora
Porcentaje de atención a reuniones Porcentaje de participación en actividades recreacionales Número de reuniones de discusiones en el lugar de trabajo.
Porcentaje de participación en las reuniones de temas Numero terminados Número de reportes de actividades enviados Número de temas
EQUIPOS DE MEJORAMIENTO
presentados Beneficios financieros anuales Número de reuniones Número de sugerencias Puntaje de evaluación de leas actividades del equipo.
Numero de reclamos Tomar tiempos para las llamadas telefónicas Porcentaje de respuestas inmediatas Tiempo que se toma para tratar con anormalidades Tiempos de reparación
SERVICIO
Familiarizarse con las políticas de alto nivel Mejorar el conocimiento de las actividades Crear lugares de trabajo vigorosos Reforzar la comunicación en el lugar de trabajo.
Mejorar la participación en las reuniones Aumentar las habilidades del equipo Incrementar l cantidad de temas terminados Mantener los quipos con vida
Elevar el nivel de actividades Promover las actividades del equipo Elevar la moral Incrementar las habilidades del equipo
Prevenir la recuperación de reclamos y mejorar el servicio Reducir el tiempo de transferencia por llamada Mejorar el porcentaje de respuesta inmediatas a las consultas Controlar las contramedidas provisionales y permanentes Reducir el tiempo de reparación del equipo de
oficina.
Seguidamente el Equipo de Mejoramiento, hace un análisis de la situación actual y así poder plantearse metas de mejora. Para ello, requieren investigar cómo han cambiado los indicadores de control con el tiempo. EVALUACIÓN DE INDICADORES DE CONTROL 1. 1. GRÁFICO DE TIEMPO DE ENTREGA DE LOS PRODUCTOS DE NOVIEMBRE DEL 2010 A MAYO DEL 2011
AÑO
MES
TIEMPO PROMEDIO DE ENTREGA (DÍAS)
2010 N OV IEMBRE
8
2010 DICIEMBRE
8
2011 ENERO
7
2011 FEBRERO
10
2011 MARZO
12
2011 A BRIL
15
2011 MAYO
15
2. 2. GRÁFICO DE INDICE DE INSPECCIONES TARDÍAS DE NOVIEMBRE DEL 2010 A MAYO DEL 2011
AÑO
MES
ÍNDICE DE INSPECCIONES TARDÍAS (%)
2010 NOV IEMBRE
0.2
2010 DICIEMBRE
0.2
2011 ENERO
5
2011 FEBRERO
7
2011 MARZO
12
2011 ABRIL
10
2011 MAYO
8
ÍNDICE DE INSPECCIONES TARDÍAS DE NOVIEMBRE DEL 2010 A MAYO DEL 2011 15 E J A T 10 N E C R 5 O P
0
3. 3. GRÁFICO DE OCURRENCIA DE RECLAMOS EN LOS CLIENTES POR DEMORA EN LA ENTREGA DE LOS PRODUCTOS DE NOVIEMBRE DEL 2010 A MAYO DEL 2011
AÑO
MES
OCURRENCIA DE RECLAMOS EN LOS CLIENTES (%)
2010 NOV IEMBRE
3
2010 DICIEMBRE
4
2011 201 1 ENERO
4
2011 FEBRERO
7
2011 MARZO
10
2011 A BRIL
10
2011 MAYO
11
4. 4. GRÁFICO DEL ÍNDICE DE DEMORAS EN EL PROCESO
AÑO
ÍNDICE DE DEMORAS (%)
MES
2010 NOVIEMBRE
0.2
2010 DICIEMBRE
0.2
2011 ENERO
3
2011 FEBRERO
5
2011 MA RZO
6
2011 ABRIL
5
2011 MA YO
6
ÍNDICE DE DEMORAS (%) 7 6 5 E J A4 T N E C R3 O P
2 1 0 0
1
2
3
4
5
6
7
8
MESES
Entonces, una vez conocida la situación presente, el Equipo de Mejoramiento empieza a plantearse metas hacia donde se quiere ir. Siendo las siguientes, las metas planteadas: 1. 1. Reducir el tiempo de entrega de los productos productos a los clientes (“grandes, medianos y pequeños”), de quince días a una semana para el 01 de Octubre del 2011 hacia adelante.
2. 2. Eliminar problemas de de entrega debido a inspecciones inspecciones tardías, de un 8% a un 0.1% para el 01 de 01 de Octubre del 2011 hacia adelante. 3. 3. Prevenir y disminuir la ocurrencia de reclamos en los clientes, por demora en la entrega de los productos, de un 11% a un 2% 2 % (considerando imprevistos fututos) para el 01 de Octubre del 2011 hacia adelante. 4. 4. Reducir el índice de demoras en el proceso proceso de un 6% a 0%, para el 01 de Octubre del del 2011 hacia adelante.
5. 5. Implementar un sistema de trabajo “Justo a Tiempo” en la empresa en un plazo de 3 meses como máximo hacia adelante. Logrando mejoras, reducciones de tiempo, incremento de productividad y hasta simplificación de los procesos, puesto que los componentes y materiales requeridos en los procesos de producción estarán en el lugar correspondiente, en el momento exacto en que se necesiten. Ahora, una vez que el Equipo de Mejoramiento tiene claras sus metas, empieza a describir el proceso, utilizando Gráficos de Procesos. El indicador de control a utilizar “Tiempo de Entrega” en días y la relación existente entre las
Áreas involucrados es la siguiente:
Tierras de Cultivo
Proceso de Producción
Entrega
Oficina de Producción de Conservas Cómputo
Costos
Contabilidad
3. PLANEAR ACTIVIDADES: Seguidamente, para planear las actividades de Solución de Problemas, el Equipo de Mejoramiento ha tenido que implementar un Cronograma de Actividades. PERIODO PASO
ACCIÓN
RESPONSABLE
HERRAMIENTA Jun
1
Planificación de Inspecciones secuenciales a la par con los pedidos.
Valdivia
2
Jul
Ago
Set
Cronograma de Inspecciones
Cronograma de inspección del mantenimiento. Delegar el mantenimiento preventivo de mecanismos.
Planificación de omantenimient preventivo a los mecanismo involucraos en el proceso
OBSERVACIÓN
Montero
3
Inspección y mantenimient o de los medios de transporte utilizados en la entrega.
Grados
Inspección y mantenimiento directo del mecanismo de transporte.
4
Implementaci ón del Sistema “Just at Time”
Pérez
Charlas Supervisión
Planeado Ejecutado Fecha: 10 de junio del 2011
4. ANALIZAR LAS CAUSAS: Ahora bien, teniendo definidos los objetivos y trazado el plan de actividades, el Equipo de Mejoramiento, analiza las casusas del problema con ayuda de una tormenta de ideas dadas en la empresa; para luego organizarlas en un Diagrama de Causa Efecto.
5. CONSIDERAR IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS. Para esta etapa se proponen todas las posibilidades contramedidas que se puedan idear, para ello el Equipo de Mejoramiento hace uso de la recolección u debate de ideas en la empresa, para luego llegar a un acuerdo panorámico. Seguidamente Seguidamente el Equipo de Mejora Mejoramiento, miento, plasma el resultado en un diagrama.
CAUSA
Inspecciones tardías de pedidos
Reducir el tiempo de entrega de los productos
Falta de disponibilidad de vehículos
Evidencia de tiempos perdidos en el proceso.
ANÁLISIS
CONTRAMEDIDAS
Cada jefe de inspección, entrega su informe en el momento que más le parezca
Realizar un cronograma de entrega de informes de inspección, que cumplan a la par con el requerimiento de productos.
No existen los suficientes medios de transporte para transportar todo el producto en un pedido.
La maquinaria presenta fallas durante el proceso.
Implementar la posibilidad de alquiler de móviles y/o la planificación a mediano plazo de compra de móviles propios.
Implementación de un cronograma de mantenimiento preventivo a los mecanismos.
6. VERIFICAR RESULTADOS: Aplicadas las contramedidas contramedidas en la empresa, luego del tiempo programado, el Equipo de Mejoramiento de Green Perú SA, comenzó a realizar un seguimiento utilizando el indicador de control “Tiempo de Entrega”
En el mes de mayo se registró el 15% de demoras en las entregas En el mes de junio se registró el 14% de demoras en las entregas En el mes de julio se registró el 12% de demoras en las entregas En el mes de agosto se registró el 8% de demoras en las entregas En el mes de setiembre se registró el 7% de demoras en las en entregas tregas En el mes de octubre se registró el 3% de demoras en las entregas
MES
MA YO
PORCENTAJE DE DEMORAS EN ENTREGA (%)
15
JUN IO
14
JULIO
12
A GOSTO
8
SEPTIEMBRE
7
OCTUBRE
3
7. ESTABLECER Y ESTANDARIZAR UN CONTROL: Ya en la última etapa; el Equipo de Mejoramiento tiene el propósito de “Aplicar los frenos” a fin de asegurar y mantener las mejoras duramente ganadas y prevenir los retrocesos que podrían darse si es que no se establecen un Mecanismo de Control. 1. 1. Semanalmente se enviaran las inspecciones del producto, o en todo caso, atendiendo al cronograma provisto de informes de inspección 2. 2. Todos los días, se realizara la inspección previa de los mecanismos involucrados en el proceso. 3. 3. Los días sábados, se realizaran reuniones extraordinarias con agenda exclusiva para evaluar las mejoras y el nuevo desempeño de la empresa; así como satisfacción oportuna de los clientes respecto a la mejora lograda. logr ada. 4. 4. Los miembros de la empresa, dispuestos a la capacitación continua para una mejora progresiva; están involucrados en el sistema del Just at time, para optimizar resultados, reducir costos y cómo no, lograr la plena satisfacción en el cliente.
Reflexiones y dirección futura BENEFICIOS INTANGIBLES 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 6.
Se aprendió a trabajar en equipo Se practico el método de los 7 pasos Se aprecio las bondades del método Es apreciable la satisfacción de los trabajadores por el logro logr o alcanzado Es apreciable la satisfacción de los clientes al tener sus productos pro ductos en el tiempo acordado. Es apreciable la mejora de la comunicación con otras áreas.
PROBLEMA ENCONTRADO La demora en la entrega de productos se ha estado suscitando por una desarticulación en el trabajo, en el que no había un cronograma definido ni un mantenimiento planificado respecto al proceso con el requerimiento de productos. LOGRO OBTENIDO Se ha conseguido una reducción del 15% al 3 % de mayo a octubre del 2011, en el índice de demoras en la entrega de pedidos, con miras a reducir aún m más ás este porcentaje. POR LO TANTO Queda claro que la capacitación continua es clave en una empresa, involucrando al personal al CAMBIO como un hábito con el fin de MEJORAR.
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