Trabajo de Investigacion de Empresas

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO NORBERT WIENER ESPECIALIDAD PROFESIONAL DE COMPUTACIÓN E INFORMATICA TEMA:

INFORME DE LA EMPRESA NLC TEMA DE INVESTIGACIÓN DEL CURSO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Alumnos: Arrieta Cáceres Nicolás Julián Franco Matos Anthony Lima, Noviembre del 2008

PERÚ

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NLC – NATURAL ENGLISH CORPORATION

INDICE 2

INDICE……………………………………………………………………………………………………………………….3 RESUMEN……………………………………………………… RESUMEN………………………………………………………………………………… …………………………………………………… …………………………….…5 ….…5 CAPÍTULO I NLC – NATURAL ENGLISH CORPORATION 1.1 INTRODUCCIÓN…………………… INTRODUCCIÓN……………………………………………… …………………………………………………… ………………………………………………6 ……………………6 1.2 VISIÓN………………………………………………………………………………………………………………6 1.3 POLÍTICA DE CALIDAD…………………………………………… CALIDAD……………………………………………………………………… ………………………………….6 ……….6 1.4 OBJETIVOS DE CALIDAD………………… C ALIDAD………………………………………… ………………………………………………… …………………………………6 ………6 CAPÍTULO II ORGANIGRAMA 2.1 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA……………………………………………… EMPRESA……………………………………………………………8 ……………8 CAPÍTULO III DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 3.1 INTRODUCCIÓN…………………… INTRODUCCIÓN……………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………….9 ………………….9 3.2 RESPONSABLES…………………………………………… RESPONSABLES……………………………………………………………………… …………………………………………………9 ………………………9 3.3 NORMAS Y POLITICAS GENERALES………………………………………………… GENERALES………………………………………………………9 ……9 3.4 ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD………10 3.4.1 CONTADORA………………………………………… CONTADORA………………………………………………………………… ………………………………………10 ………………10 3.4.2 ASISTENTE DE CONTABILIDAD………………………………………….10 CONTABILIDAD………………………………………….10 3.4.3 AUXILIAR CONTABLE…………………………………………………… CONTABLE……………………………………………………………….11 ………….11 3.5 DE LAS FUNCIONES.………………………………………………… FUNCIONES.…………………………………………………………………………… ………………………………11 ……11

CAPÍTULO IV 3

DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA 4.1 DEFINICION……………………………………………… DEFINICION………………………………………………………………………… ………………………………………………… ……………………….14 .14 4.2 RESPONSABLES…………………………………………… RESPONSABLES……………………………………………………………………… ……………………………………………..14 …………………..14 4.3 NORMAS Y POLITICAS GENERALES......................................................14 4.4 PASOS A SEGUIR……………………………………………… SEGUIR………………………………………………………………………… ……………………………………….15 …………….15 4.5 DE LAS FUNCIONES………………………………………………… FUNCIONES………………………………………………………………………… ……………………………….17 ……….17

RESUMEN

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El tema que se presenta a continuación, es la recopilación de información privada y exclusiva de propiedad de la empresa NLC. El medio o los medios para lograr redactar este tema no se nombraran. Por tanto no especificaremos por ningún motivo los nombres de quien o quienes nos facilitaron esta información, ni se dará referencia alguna. Sin embargo, cabe mencionar que la misión, visión, política y objetivos de calidad fueron extraídos de la página de NLC. El primer capítulo de este trabajo nos da una introducción acerca de la empresa, su misión, visión, política de calidad y objetivos de calidad. El segundo capitulo, nos muestra el organigrama de la empresa. El capitulo 3 habla todo lo referente al área de contabilidad, omitiendo muchas cosas, ya que no se pudo conseguir mucha información, debido a que diversos motivos. El capitulo 4 habla del área de RRHH, normas, políticas generales  y funciones. Esperamos que el presente tema sea de mucho provecho para los compañeros.

CAPÍTULO I NLC – NATURAL ENGLISH CORPORATION 5

1.1 INTRODUCCIÓN

NLC es una empresa, cuyo objeto es la edición de material didáctico orientado a la difusión del idioma ingles, mediante el sistema natural de súper aprendizaje con apoyo en la musicoterapia. 1.2 VISIÓN

Su visión principal es ser reconocidos en el 2011 como la empresa líder en difu difusi sión ón de mate materi rial al didá didáct ctic icoo para para el apre aprend ndiz izaj ajee de dell idio idioma ma ingl ingles es,, posicionándose en las principales 10 ciudades del país, apoyados en su principal valor, la formación y calidad humana de nuestros integrantes, impulsando su crecimiento y desarrollo para el beneficio de la sociedad. 1.3 POLÍTICA DE CALIDAD

NLC es una empresa líder en el desarrollo de materiales para el aprendizaje del idioma ingles, con un fuerte compromiso en el cumplimiento de los requerimientos establecidos por el mercado, la cual lleva una permanente ocupación por la homogeneidad y desarrollo de sus programas. NLC se compromete a satisfacer las necesidades actuales y futuras de sus clientes a través del cumplimiento de los requisitos en calidad de nuestro programa Natural English, contando con personal competente y asignando los recursos adecuados para su cumplimiento. Esta empresa comprende que su principal capital es el recurso humano y por ello se le entrega todas las herramientas necesarias para su desarrollo laboral y personal. Los resultados de su gestión se basan en el trabajo en equipo y en los procesos internos de comunicación enmarcados en su cultura empresarial. Esto se transforma en la base que permite a la organización mejorar continuamente la eficacia de sus procesos. 1.4 OBJETIVOS DE CALIDAD •

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Aumentar la satisfacción de los usuarios suministrando un producto  y/o servicio de excelente calidad. Mejorar la eficacia y eficiencia en los procesos de verificación y monitoria. 6

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Lograr la competencia de todo el equipo humano para mejorar el desempeño y cumplimiento de las actividades. actividades.

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CAPÍTULO II ORGANIGRAMA 2.1 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

CAPÍTULO III 8

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 3.1 INTRODUCCIÓN

Departamento del área Administrativa, es el encargado de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos tos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables. Responsable del estudio razonado de los estados financieros que la empresa utiliza para exponer la situación económica o el resultado resultado de gestión gestión durante un un periodo de tiempo tiempo determinado. 3.2 RESPONSABLES Del Departamento: -

Jefe de Contabilidad.

De la Operatividad: -

Asistente de Contabilidad

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Auxiliar de Contabilidad

3.3 NORMAS Y POLITICAS GENERALES 1. Es decisión de la Junta Directiva, definir los ajustes respectivos para disminuir Gastos y Costos que genere la empresa. 2. Será autorización de la Junta Directiva los Gastos Pertinentes para el desarrollo de la empresa. 3.

Por ningún motivo los Cheques deberán salir de la Empresa sin el sello de No Negociable caso contrario será responsabilidad del Gerente Administrativo quien debió dar su aprobación. 9

4.

Es decisión de la Junta Directiva, Analizar y autorizar semest semestral ralmen mente te los Estado Estadoss Financ Financier ieros os y evalua evaluarr consej consejos os del Contador.

3.4 ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

La organización de la Contabilidad en NLC Editores del Perú S.A. depende en gran parte parte de la Junta Junta Directiva que además de ejercer el alto control sobr sobree los los de depa parta rtame ment ntos os,, actú actúaa como como elem elemen ento to dire direct ctiv ivoo y obra obra como como asesor de los demás jefes. •

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La sub Contraloría inspecciona el departamento de Contabilidad por tener a su cargo todo el control financiero. De acuerdo a la tendencia mode modern rnaa que que es orga organi niza zarr sepa separa rada dame ment ntee el de depa part rtam amen ento to de Contabilidad, con un alto funcionario a cargo del mismo, que algunas veces responde de su gestión ante la contraloría, en lugar de hacerlo ante el gerente general. La Contadora organiza su departamento en distintas secciones, a cada cada una una de las las cual cuales es asig asigna na una una part partee de dell trab trabaj ajoo que que tien tienee encomendado.

3.4.1 CONTADORA

Es la funcionaria encargada del departamento de contabilidad, responsable de que que se llev lleven en corr correc ecta tame ment ntee los los regi regist stro ross de cont contab abililid idad ad y sus sus respaldos. De la preparación de los informes financieros y estadísticos que sean necesarios. 3.4.2 ASISTENTE DE CONTABILIDAD

Es la funcionaria encargada de Entregar depurada toda la información correspondiente para la Liquidación de Impuestos y de la documentación encargada por el o la contadora, además de ser responsable de los trabajos encomendados al auxiliar contable.

3.4.3 AUXILIAR CONTABLE

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Es la funcionaria encargada de entregar las cuentas analizadas en especial la Cartera de Clientes por Cobranza Normal, Cobranza Prejurídica y Cuentas Castigadas, Castigadas, entre otras tareas encomendadas por el contador o el Asistente Contable por autorización del Contador. 3.5 DE LAS FUNCIONES •

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Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sist sistem emaa de cont contab abililid idad ad que que se real realiz izaa en la fili filial al cent centra rall este este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos costos, gastos, avance en la ejecución de programas  y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público federal. Entregar los Análisis de RV y posfechado al cierre fiscal de cada mes con su respectiva documentación. Entregar el Análisis de los Saldos Financieros los días 08 de cada mes. Entregar el Análisis con su respectiva hoja de Legalización de las Tarjetas PF (Pago Final) de cada mes a la fecha acordada con la sub.Contraloría. Exigir al Área de Verificación el cierre semanal de la entrega de Materiales con sus respectivas Guías de Remisión todos los Días Lunes Realiz Realizar ar las accion acciones es necesa necesaria riass para para garan garantiz tizar ar que que el sistem sistemaa contable del organismo, así como las modificaciones que se generen por motivo motivoss de su actua actualiz lizaci ación, ón, cuente cuentenn con las autori autorizac zacion iones es legales para su funcionamiento y operación. Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los términos que establece la Ley de Presupuesto, Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros de la Empresa del Grupo. Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Tesorería y Caja, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones. 11

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Solicitar al Área de Tesorería el cuadre de Caja para su respectiva Transferencia de cierre en el sistema Siigo. Depurara las Cuentas Contables que Conformen el Software Solicitar a las Señoritas del Counter el cierre de lote diario de POS visa y Mastercard. Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales. Preparar y presentar los datos que conforman la deuda Pública, las reuniones para Junta Directiva, el Comité de Control y Auditoría, y demás demás informaci información ón complemen complementaria taria que requieran requieran las autorida autoridades des competentes respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia. Entregar la información de Endeudamiento los días 02 de cada mes Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Vicepresidencia del Grupo Jom y/o Contraloría. Coo Coordin rdinaar con con el Áre reaa de Ges esti tión ón Huma Humana na la Liq Liquida idación ción de Comisiones del Área de Cobranza para sus respectivos pagos previa revisión de los reportes al corte mensual 27 de cada mes. Coordinar con el Área de Cobranza la entrega de tarjetas para que las asistentes elaboren los respectivos descuentos que se hayan ofrecido. Realizar los informes mensuales en los respectivos formatos que solicita la Presidencia del Grupo Jom Entregándose como fecha final lo días 06 de cada mes Enviar Enviar al Celador Celador los días 04 de cada cada mes a recoger los estado estadoss de cuenta coordinados con el gerente de zona de cada agencia bancaria. Entregar los gastos que no Sean Deducibles de Costo o Gasto los días 04 de cada mes. Coordinar, orientar y apoyar las actividades de las demás Áreas Administrativas que requieran del Apoyo del Área de Contabilidad para un mejor desarrollo y simplificación a los procedimientos de las actividades cotidianas 12

CAPÍTULO IV DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA 4.1 DEFINICION 13

Depa Depart rtam amen ento to de dell Área Área Admi Admini nist stra rati tiva va,, resp respon onsa sabl blee de la Sele Selecc cció ión, n, cont contra rata taci ción ón,, indu inducc cció ión, n, entr entren enam amie ient nto, o, capa capaci cita taci ción ón,, remu remune nera raci ción ón,, seguridad social y bienestar de los colaboradores de la Compañía, en las diferentes áreas funcionales. Es el responsable por el Seguimiento, control y pago oportuno de todos los aportes parafiscales. parafiscales. 4.2 RESPONSABLES Del Departamento: -

Jefe de Gestión Humana.

De la Operatividad: -

Asistente de Gestión Humana

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Auxiliar de Gestión Humana

4.3 NORMAS Y POLITICAS GENERALES

tiva, definir la estructura 1. Es decisión de la Junta Directiv organizacional y la planta de personal administrativa autorizada par la compañía, la creación y denominación de los cargos, el perfil requerido y su remuneración. 2. La selección de Ejecutivos para los cargos de dirección (Gerencia Internacio Internacional nal Administr Administrativ ativa, a, Contralorí Contraloríaa Internaci Internacional onal,, Gerencia Gerencia Administ Administrativ rativaa y Contralorí Contraloríaa Nacional, Nacional, Director Director Internaci Internacional onal de Monitoría, Director Nacional de monitoria) es atribución única y exclusiva de la Junta Directiva de la Corporación. 3. Solamente la Junta Directiva de la Corporación, podrá autorizar la asigna asignació ciónn de ingres ingresos os garan garantiz tizad ados. os. No hay discre discrecio cional nalida idadd de hace hacerl rlo, o, aún aún con con carg cargoo a otro otross ejec ejecut utiv ivos os,, sin sin cono conoci cimi mien ento to y aprobación de la Junta Directiva. 4. Es decisión de la Junta directiva, analizar y autorizar anualmente en el mes de diciembre, los reajustes salariales del personal de la compañía. 5. Solo la Vicepresidencia Grupo Jom para Administración y Contraloría, dando cumplimiento a las directrices de la Junta Directiva, podrá 14

autorizar la creación de cargos, o el incremento de ellos en la planta de personal administrativa, a excepción del personal del departamento de Cobranza Normal y Prejurídica. 6. La denominación de los cargos autorizados en la planta de personal, no podrá modificarse ni cambiarse. 7. Ningún Colaborador podrá iniciar labores en la Compañía, sin que previamente haya suscrito su contrato de trabajo.

resspons onsabili biliddad del Jefe efe de Ges Gestión tión Huma umana, na, ve veri rifficar car 8. Es re previamente la entrevista y selección, las referentes personales, familiares y de trabajo de postulantes ala cargo. 9.

Realizar la visita domiciliaria en los cargos de ejecutivos de cuenta, verificador, personal de gestión operativa con responsabilidad de manejo de valores. En el caso del Director Administrativo (selección interna o externa) deberá realizar la visita directamente el Gerente Administrativo o sub. Gerente Administrativo.

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Ningún Colaborador podrá iniciar labores en la compañía, sin que previamente haya suscrito suscrito contrato de trabajo, y se haya efectuado efectuado su afiliación a la seguridad social.

4.4 PASOS A SEGUIR •

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El jefe de departamento que requiera de un colaborador para proveer una vacante, lo solicitará al jefe de Gestión Humana, previo visto bueno de la Gerencia Administrativa. Cuando se presentan necesidades en el departamento de Cobranza se debe dar prioridad a candidatos internos en la compañía. En caso de no contar con candidatos internamente, para vacantes en verificación y cobranza, el departamento de Gestión Humana puede proveer candidatos (de procesos anteriores o de su base de datos) El Jefe de Gestión Humana verificará el perfil requerido del mismo  y que procederá a realizar la convocatoria a realizar la convocatoria de selección: a. Entre los colaborad colaboradores ores ya vinculad vinculados os a la la compañía. compañía. b. A travé ravéss de un med edio io de comu omunica icación ción,, bols olsa de empl empleo eo o referidos. 15

c. Base Base de de Datos Datos de la Compañ Compañía. ía. d. Por medio medio de servicio servicioss (serios (serios y profesion profesionales) ales) de de Internet Internet que presten el servicio de publicación de vacantes. •

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El aspirante debe presentar la solicitud de empleo en el formato oficial de la compañía, acompañado de su hoja de vida (currículo vital), dos fotografías recientes a color tamaño 4*4 referencias personales  y laborales por escrito. Una vez recibidas las hojas de vida de los aspirantes, realizará la verificación de la información información contenida en ellas, en cuanto cuanto a: a. Dato Datoss Per Perso sona nale less b. Domicilio c.

Referencias Familiares  y Personales

d. Refe Refere renc ncia iass Labo Labora rale less e.

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Para Cargos con Responsabilidad en el manejo de valores se indague el estado y comportamiento ante entidades crediticias (tener en cuenta las disposiciones de ley en cada país)

Contac Contactar taráá telefó telefónic nicame amente nte a los aspir aspirant antes es presel preselecc eccion ionado ados, s, y definirá día y hora para entrevista personal. La entrevista inicial se realizará con el jefe inmediato y posteriormente con el Jefe de Gestión Humana En esta, confirmará la información suministrada en la hoja de vida, verificará su actitud en la entrevista, su presentación e imagen personal, le informará respecto de las actividades y responsabilidades responsabilidades del cargo, corroborará su aspiración salarial frente a las necesidades básicas del colaborador y la oferta de la compañía. Forman parte del proceso de selección las pruebas de habilidades espe especí cífi fica cass para para cada cada carg cargoo prog progra rama mada dass y auto autori riza zada dass por por la compañía. El jefe de Gestión Humana debe conocer el proceso de selección por competencias para poder realizar las entrevistas a los diferentes aspirantes a las vacantes que se presenten en la compañía. 16

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Dise Diseña ñará rá con con ante anteri rior orid idad ad la form formul ulac ació iónn de las las preg pregun unta tass que que real realiz izar araa al aspi aspira rant ntee en la entr entrev evis ista ta,, teni tenien endo do en cuen cuenta ta las las competencias mencionadas en la descripción de cargos y responsabilidades responsabilidades del mismo.

4.5 DE LAS FUNCIONES •

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Inscribir al trabajador en Essalud, AFP u ONP a libre disposición del trabajador. Crear un Archivador con el nombre del trabajador para su hoja de vida y futura hoja de actualización de datos o memo interno de ser el caso. Todos los Jueves se procede a crear los voucher por comisión al área de publicidad por matriculas que hayan sido OK hasta el día martes según la escala de cargos (Director Nacional, Gerente Divisional, Gerente Distrital, jefe de Grupo, Senior o Asesor). Solicitar los Record de Producción a la secretaria de Publicidad todos los días a las 10.30 a.m. después de reunión para dar el visto bueno e inmediata inmediatamente mente entregá entregárselo rselo al área de Verifica Verificación ción para para que se haga OK la Matricula. Revisar por el transcurrir de la mañana que el personal ingrese a la Hora Hora y en buen buen es esta taddo de pres presen enta tacción ión y que con con ella ella sean ean consecuentes con el llenado del cuaderno de ingresos y salidas. Cheq Cheque uear ar que que el pe pers rson onal al de serv servic icio ioss ge gene nera rale less se encu encuen entr tren en perfectamente uniformados. uniformados. Real Realiz izar ar reun reunio ione ness de Cali Calida dadd de Serv Servic icio io con con las las Seño Señori rita tass de Counter 2 veces al mes y alguna extraordinaria de ser necesaria. Elaborar las planillas de Administración, Cobranza y Publicidad como adelanto para los días 15 y regularizar los descuentos al trabajador en las planillas de Fin Fin de mes. Solicitar al Departamento de Contabilidad el resumen de comisiones del Depa Deparrtam tamento ento de Cobr Cobraanza nza para para pro proced eder er al dep epós ósit itoo correspondiente. Imprimir las Boletas de Pago del trabajador para sus respectivas firmas. 17

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Elaborar el PDT Planillas Electrónicas para la respectiva declaración Mensual. Coordinar con el Departamento de Tesorería el Pago de Impuestos por essalud, ONP y 5ta Categoría. Efectuar el Pago dentro de los 5 primeros días hábiles a las AFP previa coordinación con el departamento de tesorería. Para Para el caso de Asesore Asesoress de Public Publicida idadd que que se les paga paga semanal semanal entregar en sobre cerrado su dinero para ser contado junto a la asistente de Gestión Humana una vez conforme hacer firmar el cuaderno de Ingresos de Cuarta Categoría. Elaborar los Memos por llamados de atención al personal previa indicación del Gerente con copia al Jefe de Departamento Departamento inmediato. Hacer firmar el cuaderno de Movilidad todos los días sábado a quienes corresponda. Legalizar al departamento de contabilidad todos los Egresos que hayan sido pagados en el departamento de Gestión Humana. Realizar compra de Medicinas de mayor uso para el botiquín una vez al mes (Presupuesto (Presupuesto Aprobado Mensual de s/. s/. 200.00) Hacer un pequeño Agasajo por Cumpleaños de los Trabajadores. Plan Planif ific icar ar y Coor Coordi dina narr el Pase Paseoo de Conf Confra rate tern rnid idad ad por por Fies Fiesta tass Navideñas.

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