Trabajo Control Interno

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CHILE INACAP VALDIVIA 2016 CONTADOR AUDITOR

TRABAJO CONTROL INTERNO

ASIGNATURA: CONTROL INTERNO PROFESOR: IVAN VILLA SEGUEL ALUMNO: HENRY MANQUECOI HUITO FECHA: 31 DE MAYO DE 2016

AMBIENTE DE CONTROL CASO I Usted acaba de asumir como Gerente General de una Organización Financiera Luego de una toma de conocimiento de la situación de la empresa, detecta la falta de una estructura organizacional definida, la inexistencia de manuales de procedimientos (existen solo procedimientos aislados que son incluso confusos y contradictorios), y no existe un plan de organización ni objetivos de largo plazo. No obstante, la situación del mercado hace que la compañía lleve dos años consecutivos dando utilidades y si bien hay una creencia generalizada en el Directorio de que todo “funciona como debiera”, usted está convencido que las utilidades se convertirán en pérdidas tan pronto como se revierta la situación de mercado (corto plazo). Su incorporación como Gerente General se debió a la jubilación ordinaria de su antecesor y fue el resultado de una búsqueda en el mercado laboral de la que usted resulto seleccionado por sus antecedentes. En su primera reunión de Directorio se le realiza el comentario “... ¿encontró las cosas bien, verdad...? ¿Qué responde? 1) Por supuesto que si, se vienen realizando adecuadamente las cosas. Creo que este año volveremos a tener utilidades. 2) Las cosas son adecuadas, no obstante luego de analizar un poco más la situación presentare un plan de acción. 3) Las utilidades de estos dos últimos años parecen demostrarlo. Igualmente entiendo que deberíamos planificar adecuadamente el mediano y largo plazo. 4) No quisiera anticipar una opinión por cuanto hace muy poco que me he hecho cargo del puesto. No obstante, me pondré a trabajar ya mismo en un plan de organización para los próximos años, por cuanto entiendo que la situación de mercado favorable es solo transitoria.

Para comenzar hago referencia a que el ambiente de control marca el comportamiento en una organización y tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control. Respecto de la mejor decisión tomada por el gerente tras conocer el estado de la empresa y su comportamiento en el mercado el orden es el siguiente: La mejor decisión es la número 4 pues toma con mesura la situación actual de la empresa (las cosas aparentemente están bien) reconociendo que obtiene utilidades pero que se tiene que ser cautelosos a corto y largo plazo, se menciona que la situación del mercado puede cambiar y que en ese momento las utilidades no serán las mismas. La decisión número 3 igual de igual manera es correcta por cuanto reconoce que las utilidades aparentemente reflejan una estabilidad en la empresa sin embargo la situación a mediano y largo plazo podría cambiar, para esto se sugiere una planificación (control interno)

La decisión numero 2 sugiere que “las cosas son las adecuadas” en circunstancias de que no existe un método de control. Aun cuando se tome un plan de acción no se consideraría como antecedente para proponer una solución real. La primera decisión es la peor de todas, pues supone que las utilidades seguirán el mismo comportamiento de los años anteriores no considerando las variaciones de mercado ni que tampoco se debe establecer un método de control para determinar el comportamiento de la empresa.

CASO II Usted acaba de ser nombrado Gerente Comercial de un banco provincial. Las causas que motivaron su incorporación tienen que ver con la necesidad de un incremento en las ventas, fundamentalmente en el otorgamiento de préstamos personales, convenios con empresas para el pago de haberes y fondeo mediante captación de nuevos depósitos del público e instituciones. Luego de un primer análisis detecta que la cultura organizacional no es compatible con sus valores y tiene serias dudas respecto a la capacidad del actual grupo de jefes y personal para alcanzar los objetivos proyectados. El Gerente General le pregunta respecto a cuáles son sus prioridades. ¿Qué le responde? 1) Alcanzar los objetivos propuestos y superarlos si fuera posible. 2) Le explica respecto a la necesidad de formar un grupo humano que comparta sus valores y objetivos a efectos de poder contar con un equipo que produzca un cambio cultural. Mientras esto ocurra procurara avanzar en la dirección trazada en cuanto a objetivos comerciales. 3) Alcanzar los objetivos propuestos, para lo cual resultara de importancia un cambio cultural en los jefes y el personal a su cargo. 4) Mi prioridad número uno será que los jefes y el personal a su cargo entienda cuales son mis valores y objetivos.

Uno de los principales objetivos del control interno es el cumplimiento de las leyes y normas aplicables, en cuanto a esto considero que la opción número 2 es la más acertada por cuanto se busca una estandarización de los valores y objetivos del equipo de trabajo, mientras que esto ocurre, de manera paralela se avanza en los objetivos comerciales cuya necesidad de incorporación tiene que ver precisamente con el incremento de las ventas. En esto puedo decir que mientras no se concientice al personal sobres las políticas adoptadas por la empresa, y sean normas, cumplimiento de leyes, estandarizaciones de los procesos o procedimientos a seguir, etc., no se podrá lograr determinar el comportamiento de la organización, objetivo que es propio del ambiente de control. La opción número 3 es igualmente valida a la anterior, presenta objetivos más acotados y no agrega el concepto “grupo humano”, sin embargo también se centra en la necesidad

de lograr un cambio cultural al interior de la organización a través de los jefes y el personal a cargo, para luego obtener como resultado un personal concientizado con la forma de trabajar de la empresa y así lograr los objetivos. Por su parte la opción número 1 se centra solamente en alcanzar los objetivos de la empresa, en este caso los objetivos comerciales, sin embargo no habla sobre la necesidad de producir un cambio cultural del personal, cambio sin el cual difícilmente se lograrán los objetivos a largo plazo, con esta forma de hacer las cosas puede que se logre a corto plazo pero que se disipe en el tiempo. La última respuesta en este orden desde la más adecuada a la menos adecuada es la número 4 , pues en mi opinión de los valores y objetivos de la persona, sino que se trata de los valores que debe tener la empresa , que por su parte tiene que conocer cada miembro de esta, y en cuanto a los objetivos estos también corresponden a la empresa según la política dentro de la cual esta esté inmersa.

EVALUACION DE RIESGOS CASO I Usted es el Gerente de Sistemas del Banco Municipal de los Pobres S.A., entidad financiera destinada a financiar micro emprendimientos productivos de personas carenciadas. La Gerencia General le ha impuesto que reduzca su presupuesto anual en un 15%. Usted sabe que anualmente un costo muy importante de su área es la capacitación de su personal y que reduciendo la misma podría alcanzar fácilmente ese porcentaje. No obstante, sabe también que esto tendría graves consecuencias a largo plazo para la sociedad, por la desactualización tecnológica del personal. ¿Qué hace? 1) Sabe que reducir la capacitación está bien visto por el Gerente General, dado que se trata de una persona idónea pero sin estudios universitarios. Decide entonces reducir la capacitación parcialmente y limitarla solamente al personal estratégico. 2) Busca capacitación económica – que sabe no será de utilidad – para cubrir las formas y reducir los costos. 3) Decide no reducir la capacitación y presenta a la Gerencia General y al Directorio propuestas alternativas de cancelación de proyectos previstos. 4) Eleva a la Gerencia General y al Directorio un proyecto por el cual demuestra que su área solo tiene costos asociados a proyectos y que por lo tanto solo pueden efectuarse reducciones presupuestarias en desmedro de los propios ingresos futuros de la sociedad.

Uno de los objetivos del control interno es la efectividad y la eficiencia de las operaciones en pro de la empresa, salvaguardando sus intereses, por su parte la capacitación al personal es imprescindible para el correcto desarrollo de la empresa, así también para dar cumplimiento a las leyes y estar en constante actualización sobre las variaciones del mercado y los procesos que se manejan en este. Por todo lo anterior la decisión número

4 es la más acertada, advirtiendo a la gerencia general y directorio la situación particular de la empresa, la cual financia proyectos, para que a nivel de la mencionada gerencia se tome una decisión al respecto sobre si es necesario o no reducir el presupuesto. En segundo lugar parece ser la decisión más adecuada la número 1 no por el hecho de que para el Gerente General sea bien visto reducir el presupuesto para capacitación, sino porque plantea una estrategia limitando solamente la capacitación al personal estratégico lo cual no debiera traer problemas a la empresa a largo plazo, sin embargo no deja de ser preocupante el hecho de dejar sin capacitación a parte del personal de la empresa. En tercer lugar tomaría la decisión número 3, pues no podría dejarse a los trabajadores sin capacitación (tal como se mencionó en el punto anterior) esto generaría problemas a largo plazo y no se estaría cumpliendo con el control interno al interior de la organización, pues es posible que no se logren alcanzar los objetivos del trabajo. Estamos en presencia de un mercado cambiante y con leyes cada vez más estrictas por esta razón es imprescindible que los trabajadores estén actualizados en todo ámbito. No obstante la cancelación de proyectos previstos traería problemas no solo a largo plazo, sino a corto plazo también, esta es la razón por la cual sería una peor decisión respecto a la anterior. En último lugar la decisión número 2 es la menos indicada pues el riesgo no es necesario al no ser de utilidad, no sería una acción eficiente dentro del control interno.

CASO II Usted es miembro de una organización financiera en la que integra un grupo de dirección estratégica, que está encargado de definir los objetivos y metas para los próximos años. Tiene serias dudas respecto a la capacidad de acción y de cumplimiento por parte de las áreas de finanzas y de tecnología de la información. En particular cree que el grupo de profesionales que las integra no estará a la altura de las circunstancias y harán fracasar lo que se planifique. ¿Cuál sería su actitud? 1) Documentar adecuadamente sus objeciones en un documento a ser firmado por el grupo de trabajo, a efectos de deslindar responsabilidades. 2) Convencer al grupo de sus dudas y elevarlas al Director del área a efectos de lograr acciones en consecuencia. 3) Despreocuparse del tema, por cuanto el fracaso que usted intuye podrá ser atribuido más adelante a las áreas de finanzas y tecnología de la información. 4) Integrar al grupo a los responsables de finanzas y tecnología de la información a efectos de compenetrarlos con el proyecto y aventar dudas respectos a su participación y compromiso

En un grupo de trabajo cada uno conforma el todo y si bien es cierto cada uno es responsable de su área, cada trabajador es parte de la empresa. Ante esto la idea de integrar a los nuevos miembros con la finalidad de compenetrarlos con el proyecto,

(según se menciona en la opción número 4 ) comprometiendo a cada uno de ellos con el objetivo general de la empresa es la decisión más acertada de todas las alternativas. El objetivo a corto plazo ante esta problemática es establecer un equipo de trabajo para que a largo plazo se puedan cumplir los objetivos y las metas propuestas. Por su parte la segunda opción sobre convencer al grupo de las dudas y llevarlas a dirección para tomar las acciones necesarias parece ser la opción más conveniente después de la mencionada anteriormente. La comunicación es esencial dentro de un grupo de trabajo y es vital para el desarrollo de los objetivos. La decisión número uno carece de sentido de responsabilidad, dejar documentado que el total de la responsabilidad depende solamente del grupo de trabajo también es una falta de compromiso con la propia empresa, más aún cuando se tienen serias dudas respecto a la capacidad de acción y de cumplimiento de los objetivos por estos nuevos miembros de la organización. La peor de todas las decisiones es claramente despreocuparse del tema, supone de una falta de responsabilidad e incluso lealtad hacia la empresa, no contribuye en la salvaguardia de los recursos y de ninguna manera esta decisión tiene acción de control sobre las operaciones de la organización.

ACTIVIDADES DE CONTROL CASO I Usted es Director de Sistemas del Banco Exterior de Fomento S.A. Actualmente se encuentran inmersos en un proceso de recambio tecnológico que involucra todas las agencias del mismo y que asciende a varios millones de dólares. Administrativamente el proyecto responde a la normativa vigente, no obstante, desde el punto de vista de su puesta en marcha resulta estratégico para la continuidad operativa del banco. ¿Cuál sería su actitud respecto al seguimiento del proyecto? 1) Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informara los problemas que pudieran surgir. 2) Le pide al Gerente de Sistemas un “Project” detallado del proyecto, con todas las tareas y el camino crítico, a efectos de efectuar personalmente un seguimiento semanal de la ejecución del mismo. 3) Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informara los problemas que pudieran surgir. No obstante, le solicita que le envié un informe mensual de estado de avance del proyecto. 4) Teniendo en cuenta la importancia del proyecto, decide llevar adelante la creación de una Comisión permanente , presidida por usted y con la participación de todas las áreas

involucradas, a efectos de estar semanalmente al tanto de la evolución del mismo, pudiendo producir los cambios que sea necesario.

El objetivo de las actividades de control dentro del Control Interno es asegurar que se cumplan las directrices y políticas de la dirección para afrontar los eventuales riesgos, según esto la decisión más adecuada es la número 4 , la cual busca de manera efectiva asegurar el correcto funcionamiento del nuevo sistema tecnológico, pues como lo dice el enunciado el proyecto no solamente responde a la normativa vigente sino que representa un fin estratégico para el cumplimiento de los objetivos y metas del personal del banco, es decir no es un tema eminentemente técnico sino que requiere de una supervisión y control de todas las áreas involucradas. La segunda opción a considerar sería la número 3, en la eventualidad que solamente se trate de un proyecto técnico, sin considerar que involucra el funcionamiento mismo del banco para el cual es necesario desarrollar actividades de control. Lo que se puede rescatar de esta alternativa es que se solicitaría al gerente de sistemas envíe un informe mensual del estado de avance del proyecto, de esta forma se asegura en parte que se cumplan con las políticas organizacionales pero asume menos control que la alternativa anterior En tercer lugar se podría eventualmente considerar la opción número 2 en la cual al igual que la opción comentada anteriormente se entrega demasiada responsabilidad al gerente de sistemas pero carece de un control más exhaustivo pensando en que el proyecto es transversal a toda la organización. La primer alternativa entrega aún mayor responsabilidad y carga al gerente de sistemas y a mi gusto no prevé los problemas que pudiesen surgir, es decir no se toman las acciones ni los procedimientos para asegurar el desarrollo de las políticas de la dirección.

CASO II Usted es el responsable del área de otorgamiento de premios por puntaje correspondientes a la Tarjeta de Crédito Regional Mí País. Dado que gran parte del trabajo se realiza fuera del horario normal de trabajo y en fines de semana, es necesario un fuerte control administrativo a efectos de imputar adecuadamente las partidas y poder mantener controlado el proyecto. En las últimas comparaciones han surgido importantes diferencias entre lo presupuestado y lo realmente entregado (cumplimiento de metas). Del conocimiento de los recursos humanos asignados a la tarea, todo parecería indicar que no se debe a un problema de asignación y entrega de las unidades alimentarias, sino al registro de las mismas. ¿Qué actitud asumiría como responsable del área? 1) Participar del proceso de conciliación en la rendición del próximo mes, ofreciendo su colaboración a efectos de poder detectar, conjuntamente con el área administrativa las diferencias existentes.

2) Solicitar en forma urgente una auditoria del tema. 3) No haría nada, por cuanto sus propios registros de recepción de las unidades alimentarias por parte de los destinatarios, coinciden con lo planificado. 4) Investigar al personal encargado de la entrega de las unidades alimentarias a efectos de tener total seguridad del cumplimiento de su labor.

Con la finalidad de tomar acciones a fin de que se cumplan las directrices, en este caso la entrega de los premios según puntajes respectivos a los clientes y considerando que existen diferencias entre lo presupuestado y lo verdaderamente entregado, la opción número 2 de realizar una auditoría es la que podría ayudar a clarificar el problema La segunda actitud que se podría asumir es la número 4, investigando al personal encargado de la entrega de los premios con la finalidad de detectar si el problema es por la mala presupuestación o bien si se trata error en el ingreso de los datos sobre las personas beneficiadas. (registro de beneficiados) Participar de un proceso de conciliación en la rendición del próximo mes (opción número 1) en mi opinión iría en tercer lugar pues queremos solucionar un problema actual asegurando se cumplan las directrices lo más pronto posible. No hacer nada es la peor opción que se puede tomar, más aun considerando que la información que se maneja refleja diferencias entre el presupuesto y la cantidad de beneficios otorgados.

INFORMACION Y COMUNICACIÓN CASO I La Provincia de Entre Ríos ha adquirido recientemente el 20% de participación en la línea de transporte público de pasajeros “Bache Profundo SA”, y lo ha designado Vicepresidente de la misma. La empresa tiene sus orígenes en la fusión de las empresas familiares de José Bache y Francisco Profundo, inmigrantes españoles del siglo pasado. Por tal motivo, tiene una fuerte concepción jerárquica, una gran concentración en las decisiones y un gran sentido de pertenencia. ¿Cuáles de las siguientes áreas serian prioritarias para su gestión? 1) Recursos Humanos. El personal es totalmente leal a las familias fundadoras y tienen un gran sentido de pertenencia. No ven con buenos ojos que “el estado” se inmiscuya en su empresa. 2) Servicios. Comprende la circulación de las unidades y el estado de las mismas, frecuencias, calidad de servicio al usuario, y gestión de reclamos.

3) Finanzas. Responsable de la recaudación, relación con proveedores y acreedores financieros y de la administración de los recursos monetarios. 4) Organización y métodos. Históricamente ha sido el área responsable de proveer la cultura organizacional por medio de normas, procedimientos, instrucciones y comunicaciones

1 .Recursos Humanos: En este tipo de empresas es la principal área ya que si tiene una fuerte concepción jerárquica, una gran concentración en las decisiones y un gran sentido de pertenencia, la mayor parte de las decisiones de la empresa van a pasar por esta área, es así como se debiera comenzar a gestionar, desarrollar e intercambiar las opiniones con la finalidad de que el personal de la entidad capte las políticas de la empresa.

2. Organización y Métodos: La segunda área de mayor importancia para poder llevar a cabo una correcta labor es trabajar en esta área, pues si históricamente ha sido el área de responsable de proveedor la cultura organizacional de la empresa, además considerando que la misma tiene un fuerte sentido de pertenencia de sus trabajadores tendría que seguir de la misma manera o al menos de una manera similar, con la finalidad de que los trabajadores de la empresa no pierdan la confianza en ella y el nivel de servicio y/o productividad no varíe.

CASO II Usted es el Director de Sistemas y Organización del Banco de la Comunidad Vasca de Latinoamérica S.A. Entre los proyectos que tienen en cartera se encuentra el cambio de su plataforma operativa, desde la actual que esta próxima a ser declarada “back levell”, a una nueva versión que en origen involucraba también un aplicativo comercial y nuevas funcionalidades a ser contratadas con la firma proveedora por varios millones de pesos. Si bien se está realizando un análisis técnico para definir si la propuesta es viable o no, usted ya sabe, por los datos que tiene, que no se podrá continuar con el mismo. ¿Qué actitud asumiría? 1) Comunicar rápidamente a la empresa proveedora la decisión de no continuar con el proyecto a efectos de mantener un buen nivel de relación comercial, por cuanto la misma deberá continuar prestando mantenimiento. 2) Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada decisión, comunicarlo a la empresa proveedora, aun cuando esto demore varias semanas.

3) Realizar una reunión conjunta con la empresa proveedora y el Directorio del Banco. 4) Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada decisión, conversar con la empresa proveedora a efectos de acordar términos de continuidad del servicio de mantenimiento, aun cuando esto demore varias semanas.

La opción más adecuada sería la número 4, sobre esperar tener la información completa sobre la funcionalidad de la nueva plataforma operativa y una vez teniendo la información que me permitiría entregar mayor detalle de esta misma, comunicarlo al directorio para luego tomar una decisión. El objetivo de la información y la comunicación dentro del Control Interno radica en concientizar al personal sobre los métodos informativos, los sistemas de información entre otros para poder realizar con mayor detalle las gestiones y finalmente poder controlar las operaciones de manera eficiente al interior de la empresa.

SUPERVISION CASO I En un curso de post – grado que se encuentra realizando, lo interrogan respecto al concepto de supervisión (monitoreo / seguimiento) tal como los define y aplica el Informe COSO, y más precisamente con relación a quien debe aplicarlo en una organización. ¿Cuál le parece seria la respuesta más acertada? 1) Todos los miembros de la organización, cada uno de acuerdo a sus funciones y responsabilidades, por cuanto el control interno es responsabilidad de todos. 2) Los gerentes, por cuanto cada uno en sus áreas son los máximos responsables de diseñar y controlar el funcionamiento de adecuados controles. 3) Los terceros relacionados con la institución, por cuanto el mejor control es el control por oposición de intereses. 4) El área de contaduría, dado que mantener adecuados registros de las operaciones es fundamental para poder lograr un buen sistema de control interno. 5) Auditoria Interna y Externa, cada uno en su ámbito de aplicación, serán responsables del sistema de control interno operativo y del control interno contable.

Auditoria Interna y Externa, cada uno en su ámbito de aplicación, serán responsables del sistema de control interno operativo y del control interno contable. Pues ambas se encargarán de evaluar la calidad del control interno en el tiempo (para ver si es verdaderamente efectivo o no) teniendo como objetivo determinar si este está operando en la forma esperada o en caso de no ser así , definir las acciones que sea necesarias para realizar las modificaciones correspondientes.

CASO II Usted es nombrado Gerente General de “Techos Urbanos S.A.”, empresa recientemente fundada, en la cual la Municipalidad de Paraná participa con el 40 % del capital, y cuya finalidad es la construcción de viviendas económicas para habitantes de la ciudad. Tratándose de una empresa totalmente nueva, el Directorio ha decidido un fuerte compromiso con el control interno. ¿Cuáles controles de “supervisión” resultarían más adecuados? 1) Los denominados de “actividades continuas”, es decir aquellos que se ejecutan en tiempo real y quedan arraigados en las actividades, dado que la empresa es nueva y se pueden implantar desde su nacimiento. 2) La contratación de una buena Auditoria Interna, a efectos de relevar adecuadamente los controles implantados y poder proponer, desde el principio, soluciones de mejoras. 3) La implantación de determinadas evaluaciones puntuales distribuidas estratégicamente como controles de supervisión en los distintos procesos organizacionales.

Debido a que la empresa es nueva las actividades continuas serían muy adecuadas para ejercer un proceso de control en la empresa, como lo dice la alternativa se puede implantar desde su nacimiento (alternativa número 1). El control mediante la supervisión supone de la evaluación en el tiempo y debido a que la empresa recién está comenzando, su historial en términos de experiencia no es extenso, por esta razón la alternativa número 3 sobre la implantación de determinadas evaluaciones distribuidas estratégicamente como control en sus diferentes procesos organizacionales y aún más considerando que el directorio ha decidido establecer un fuerte compromiso con el control interno es un muy buen método de control a corto plazo.