Trabajo Colavorativo 2 de Fundamentos de Administracion Jairo Cumber Aporte 2

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO COLABORATIVO 2

TUTOR IRAIDE MOLINA PERALTA

JAIRO ARMANDO CUMBER CAMPOS GRUPO 100500-363

UNIVERSIDAD NACIONAL A VIERTA Y A DISTANCIA UNAD ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA CEAD FLORENCIA CAQUETA NOVIEMBRE DE 2012

INTRODUCCIÓN

Todo proceso que incluye (en términos generales) planificación, organización, dirección y control para un adecuado uso de los recursos de la organización (humanos, financieros, tecnológicos, materiales, de información) y para la realización de las actividades de trabajo, es administración con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Entre otras razones hacer el buen uso de la administración puede proporcionar a la empresa grandes éxitos o también puede llevarla al fracaso. Es importante contar con un excelente recurso humano que permita lograr el bien común y su productividad.

OBJETIVOS

Objetivo general: -

Poner en práctica y reforzar mediante un trabajo grupal, los conocimientos adquiridos en la unidad II, fundamentos básicos de la teoría administrativa como punto de partida para la formación profesional.

-

Fomentar el espíritu investigativo de los estudiantes unadistas fortaleciendo el proceso de aprendizaje.

Objetivos específicos: -

Explicar a través de conocimientos adquiridos los conceptos que hacen parte de un proceso administrativo con sus respectivas fases.

-

Evaluar mediante un razonamiento crítico, la importancia que proporciona el desarrollo del trabajo administrativo.

-

Identificar de manera practica en una empresa cada una de las fases de un proceso administrativo.

1. Ustedes (Pequeño grupo colaborativo) están contratados para administrar la empresa Gestionando el Cambio, su actividad económica es prestar los servicios profesionales de Contabilidad a las pequeñas y medianas empresas del barrio Kennedy de la ciudad de Bogotá - Colombia. Deben realizar la: 1. Misión, Visión, Objetivo (1 objetivo), metas (3 metas) y políticas (4 políticas) SOLUCION: GESTIONANDO EL CAMBIO (GYC)

GESTIONANDO EL CAMBIO

G YC

Asesorías contables y financieras a medianas y pequeñas empresas del Barrio Kennedy de la Ciudad de Bogotá MISION

Somos una empresa de consultoría, dedicada a la prestación de servicios profesionales en las aéreas Contable, Financiera ofreciendo un servicio eficiente, confiable y oportuno, que busca entregar soluciones completas que satisfagan las necesidades a las pequeñas y medianas empresas del barrio Kennedy de la ciudad de Bogotá - Colombia.

VISION

Ser pioneros y Lideres en la prestación de servicios profesional de consultoría en las áreas contables y Financieras , en el barrio Kennedy de la Ciudad de Bogotá mediante el desarrollo permanente de competencias en nuestro recursos humano, tecnológico, logístico y físico, con los cuales pretendemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes y contribuir con el desarrollo económico del país.

OBJETIVOS (1)  Velar por el bienestar de nuestros clientes por medio de asesorías contables y Financieras eficaces y eficientes que aseguren un mejoramiento continuo.

METAS (3)  Atreves de de las excelentes asesorías y relaciones con los clientes lograr llegar a todas las pequeñas y medianas empresas del sector de Kennedy con resultados Cuantificables que generen confianza y respaldo total en la ciudad de Bogotá  Gracias al Mejoramiento continuo seremos una empresa Creíble, respetable y líder en asesorías contables y financieras en el barrio Kennedy de Bogotá.  Por medio de asesorías contables y Financieras eficaces y eficientes lograr que nuestro servicio se expanda a toda Bogotá tanto a Pequeñas, Medianas y Grandes empresas de cualquier sector que lo requiera.

POLITICA (4)  Gestionando el Cambio (GYC) siempre estará en búsqueda del mejoramiento de sus servicios capacitando a sus profesionales y administrativos lo que llevara al crecimiento profesional y administrativo de la empresa.  En (G Y C) Gestionando el Cambio hacemos lo que estamos capacitados para hacer con responsabilidad social, ya que nuestros servicios son el fortalecimiento empresarial y personal de nuestros clientes.  Generar mejores rendimientos para nuestra empresa (GYC) por medio de uno de sus objetivos que son el mejoramiento continuo.  Capacitar constantemente nuestros empleados en nuevos sistemas contables y financieros por medio de capacitaciones y conferencias sobre las nuevas leyes y normas contables que rigen nuestro país y en acorde a los nuevos tratados de libre comercio que ya comenzaron a regir en Colombia los cuales beneficiaran a nuestros clientes y a nuestra empresa.

VALORES (agregados)  Calidad y confiabilidad  Ética profesional  Responsabilidad  Respeto  Puntualidad

2. PLANEACION • De acuerdo con el objetivo y las 3 metas. Determinar cuáles son las Actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas

SOLUCION: Recursos financieros: En el tercer trimestre del año 2012, hemos realizado un buen trabajo ganando más clientela en el sector del barrio Kennedy de Bogotá y aumentando nuestras expectativas para brindarles un mejor servicio e ir ganando la confianza de nuestros clientes. Basados en esto el propósito fundamental de Gestionando el cambio es satisfacer las necesidades de nuestros clientes y crecer en el sector. Tabla de aumento en clientes y cartera al 31 de Diciembre del 2011. Ver Graficas

. Toda transacción u operación, generara que una acción sea tomada dentro de las asesorías contables. En una Entidad Financiera, estas actividades a demás de ser muy intensivas revisten gran importancia por la eficiencia en los servicios y el cumplimiento de los diversos requerimientos de información que demanda el Ente regulador y los acreedores.

Recurso técnico y tecnológico: El recurso técnico. Mas importante con el que contamos en nuestra empresa. son nuestros profesionales que tienen conocimientos y equipos técnicos. Para realizar todas las actividades del sector administrativo y contable. que de manda nuestra actividad. También contamos con recursos tecnológicos. Como son las computadoras, los programas o software de economía, y finanzas contables. Para el manejo de toda la información.

Recurso Humano: A partir del 1 de Febrero iniciamos con la nueva figura de GESTIONANDO EL CAMBIO y comenzamos brindando empleos directos a 35 personas de las cuales 15 son mujeres y 20 hombres. Durante este período hemos brindado a nuestro personal, capacitaciones y se ha asistido a diferentes eventos: Elementos básicos para la elaboración y análisis de flujo de caja; dirigido a Jefes y Asesores de Crédito de las agencias. 

Políticas de Créditos



Metodología de Educación Financiera para los pobres; formando facilitadores del área de ODEF Financiera y de ODEF Social.



Participación en la IV CONFERENCIA DEPARTAMENTAL DE MICROFINANZAS,

realizada

en

la

Ciudad

de

Bogotá

Cundinamarca, donde asistieron Miembros de Junta Directiva, Jefes de Agencia y como invitada a panelista una de nuestras clientas, la Sra. Xiomara Ventura.



Charla Informativa sobre Código de comercio.



Charla informativa sobre contabilidad básica.

Nuestros Beneficios: 1. Seguro de Vida 2. Plan Medico Hospitalario 3. Plan Dental 4. Servicio de Farmacia 5. Vacaciones Pagadas 6. Plan de Incentivos por cumplimientos de metas 7. Adquisición de Motocicleta 8. Pago de depreciaciones 9. Capacitaciones Constantes y Pasantías 10. Cooperativa de ahorro y crédito 11. Plan de Jubilación y Pensión

Recursos Físicos:

Los recursos físicos de la empresa son todos los bienes tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma.

3. ORGANIZACIÓN Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores (Realizar el organigrama)

Gerente General Secretaria / Asistente Contable

Departamento de Contabilidad

Departamento de Asesoría

Contador General

Coordinador

Departamento de comercialización y clientes

Asesores Contadores Administradores financieros

Auxiliares

Establecer claramente los deberes de cada empleado: Gerente General: Tiene la máxima autoridad y es la encargada de dirigir y supervisar de manera inmediata el trabajo de las demás jefaturas a su cargo, planea medidas y métodos designados a satisfacer las necesidades de todas las áreas; además dirige y controla las políticas acordadas con el fin de lograr los objetivos planeados.

Secretaria/Asistente Contable: es la encargada de poseer conocimiento de los demás departamentos, asimismo de organizar y, asistir a reuniones, redactar

y

presentar

correctamente

informes,

comunicados,

etc.;

planificando su tiempo y el de su jefe.

Departamento de Contabilidad: es el encargado del manejo financiero y contable de la empresa y la liquidación de las ventas diarias.

Departamento de asesoría: es el responsable del planeamiento operativo y la gestión administrativa de la producción.

Departamento de Comercialización y clientes: es la responsable de todas las acciones de marketing, promoción y comercialización de los productos de la empresa y el lanzamiento de nuevas campañas de tal modo que sean llamativas para los clientes.

Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad El Gerente está en la obligación de hacer cumplir con la tereas expuestas porque él es el responsable de que se cumplan los objetivos de la organización.

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo

Para el desarrollo y consecución de los objetivos es indispensable disponer de información, datos y estadísticas las cuales son distribuidas por el analista para el análisis por parte del departamento de ASESORIA, de acuerdo al comportamiento y a las expectativas de los clientes y necesidades se van liderando campañas especiales y estrategias para cumplir con los objetivos.

4. Dirección La dirección administrativa es uno de los elementos más eficientes con que Cuenta (G Y C) en el desarrollo de su trabajo, gracias a él, puede poner en acción el correcto funcionamiento de las labores de cada uno de sus trabajadores y la correcta ejecución de tareas. Velar porque las cosas se hagan bien, es la labor de la directiva de nuestra empresa (GYC) para conducir en forma eficiente y precisa cada una de las herramientas básicas de una dirección fundamentada en la motivación, comunicación y de liderazgo, para ello tenemos:

Coordinación de las actividades de la empresa de manera que se desarrollen.  La unidad de mando: para cada función debe haber un solo jefe. CYG por medio de la dirección determina.  Lo que debe hacerse  Establece como debe hacerse  Vigila lo que debe hacerse. La persona encargada de la dirección de (GYC) es el Gerente General Cuyas labores son: Tiene la máxima autoridad y es la encargada de dirigir y supervisar de manera inmediata el trabajo de las demás jefaturas a su cargo, planea medidas y métodos designados a satisfacer las necesidades de todas las áreas; además dirige y controla las políticas acordadas con el fin de lograr los objetivos planeados, dentro de sus cualidades encontramos:  Capacidad de liderazgo.  La motivación.  Comunicador Además es la persona encargada que se cumplan los siguientes principios de dirección.  La Unidad de objetivo : la subordinación orientada hacia un objetivo para que se agrupen los esfuerzos individuales.

 la coordinación. busca el logro del fin común con participación Coordinada de los intereses del grupo.

Como (GYC) se encuentra divido según su estructura organizacional en tres departamentos que son Departamento de Contabilidad, Departamento de Asesoría, Departamento de comercialización y clientes la dirección a decidido que solo exista un jefe por departamento el cual sea el encargado de la supervisión, control y dirección de su grupo de trabajo, de las tareas a realizar y cumplir Armónica y eficientemente. Mantener una comunicación eficaz con los empleados. La dirección de (GYC) se encuentra orientada por medio de una Permanente circulación de la información, con el objeto de ubicar lo mejor posible al trabajador en su medio físico y humano. Comunicar es transmitir, informar algo a otros, es un proceso a través del cual (GYC) comparte información entre todos sus trabajadores, dado que cada pensamiento que pueda tener alguno de nuestros trabajadores o de nuestras directivas hacia algún aspecto crucial del trabajo u empresa es muy valioso para generar actos concretos en pro de cumplir con los objetivos de (GYC) y de nuestros clientes al depositar su confianza en nosotros. En todos los departamentos de la empresa se realizan capacitaciones e integraciones, talleres y charlas

para que los empleados interactúen con sus

jefes y viceversa, esto permite que al momento de realizar una labor la relación jefe – trabajador se convierta en un trabajo en equipo.

Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal. Para ello la dirección de (GYC) ha decido establecer las siguientes acciones que llegaran a fomentar entre todos los trabajadores el interés por su trabajo, la iniciativa la cual es importante día a día con el fin de no caer en la monotonía y la

participación que siempre deber estar presente en cada trabajador con el fin que no pierda el interés en su labor.  Hacer interesante el trabajo, por medio de la innovación y la participación de los trabajadores con nuevas ideas.  Relacionar las recompensas con el trabajo o cumplimiento de metas u objetivos organizacionales por parte de cada individuo o departamento de (GYC).  Proporcionar recompensas que sean valoradas tanto económicamente como a nivel laboral (asensos).  Tratar a los empleados como personas y seres humanos con necesidades, sentimientos y expectativas, (Tratarlos de forma justa según sus acciones).  Alentar a participar y colaborar, por medio de jornadas de integración y como instrumento de apoyo colaborador con la empresa es decir que sea una persona con la que siempre se pueda contar.  Ofrecer una retroalimentación precisa y oportuna a todos los trabajadores de (GYC) así cada una de sus labores estarán en constante actualización y en busca de la mejora continua.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. La disciplina de los empleados es una herramienta que utilizan los directivos para comunicar a los empleados que tienen que cambiar su comportamiento, suele ser aplicada por los supervisores, pero en los equipos de trabajo autodirigidos, la disciplina puede ser responsabilidad del equipo. La dirección de (GYC) es la encargada de ejercer la disciplina en todos los departamentos con el fin que exista orden, Mando, Responsabilidad en cada uno de los trabajadores. Para ello la dirección a dispuesto de un reglamento interno el cual debe cumplirse al pie de la letra con el objetivo de no entorpecer las actividades

cotidianas que conlleve al no cumplimiento de metas empresariales, además la dirección.  Actos que pueden ir en contra de la disciplina  Tardanzas en tomar una acción.  Desconocimiento de las reglamentaciones.  No cumplir con las promesas.  Falta de tacto.  No explicar las reglamentaciones en forma clara.  Parcialidad y favoritismo.  Exceso de recomendaciones y reglas.  Mal ejemplo.  Menosprecio de los puntos de vista del trabajador.

Como política preventiva de actos que vallan en contra de la disciplina institucional la dirección a dispuesto.  Advertencia o Reprimenda Verbal  La Reprimenda y/o la Advertencia por Escrito  Castigos Hasta la Degradación  El Castigo máximo: El Cese del Empleo o Terminación del Contrato.

5. CONTROL Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente: la empresa por medio de cronogramas de actividades y de recurso como graficas plasmara en ella cada una de las actividades que se ejecutaran de acuerdo lo esperado en el mes. Así se evitaran atrasos de actividades e incumplimiento de programación con los proveedores o clientes

e igualmente las de la misma

empresa para con el personal. Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. Esta información se obtendrá mediante los informes que proporcionaran los altos ejecutivos como también los jefes de cada departamento de la organización para así tomar medidas adecuadas para tal fin. Realizar el control en el momento oportuno. (Cómo) Se tomaran medidas de prevención y control para cada caso propuesto en cada resultado de la información obtenida con los informes remitidos desde su área. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (Cómo) Nos basaremos en los datos presentados por los altos ejecutivo, estos normalmente será estadísticamente presentado como graficas diagramas etc. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cuándo) En su mayoría se tendrá una medida de corrección a los casos que ameriten suma urgencia pronta solución en un periodo estimado de días, para no recurrir a medidas drástica o de riegos para la organización. 6. Comunicación

En una organización se entienden diferentes niveles de comunicación: la comunicación vertical, entre diferentes niveles de jerarquías y, la comunicación horizontal, en el mismo nivel, entre pares. Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a través de encuentros, reuniones, y entrevistas. El desarrollo de una adecuada política comunicacional, se propicia la integración de los distintos niveles de la organización a través de construir un código común, y se optimiza la participación del personal a través de una positiva motivación, en todos sus niveles. Identificar la comunicación a utilizar. Su comunicación será formal y informal

e igualmente pueden ser directos o

indirectos dependiendo la circunstancia que se presente. Dentro de la organización se llevara una serie de reuniones presenciales entre los ejecutivos de la empresa cada 15 días, siendo dos veces en el mes, para proporcionar los diferentes casos y cambios que ubique el mes que trascurre o para el siguiente caso. “este se puede llevar a cabo también en reuniones extraordinaria para tratar temas urgentes que tengan que ver con la organización. También dependiendo de las medidas tomadas por los ejecutivos en la reunión establecida en el mes se dispondrá a los jefes de cada departamento para su respectiva reunión e informarle a los subordinado

la situación a desarrollar y

medidas tomada. Así se lleva un cronograma de reuniones en el mes en este caso se programan los 1 de cada mes y los 30 de cada mes en el caso de loa ejecutivo de la organización y la reunión de la departamento es dos días posterior a la de los ejecutivo, si alguien tiene que sugerir o expresar algo a nivel ejecutivo se realizara de una forma de conducto regular. En forma escrita se tendrán en cuenta mediante informes mensuales, elaborados por los directivos de la organización, y para suma urgencia se recurrirán por medio

de memorandos y comunicados por correos electrónicos emitidos por los mismo mencionados anteriormente.

CONCLUSIONES

Hay una creciente concienciación social y necesidad de actuación de los problemas derivados de los impactos de la actividad humana en los procesos administrativos. Es por eso que como futuros ingenieros observemos a nuestro alrededor, y al poner en práctica los conocimientos adquiridos en la unidad 2 y durante el curso, al igual los procesos de retroalimentación de trabajo grupal nos inmersa en los fundamentos de la administración. Así pues el conjunto de concienciación social y de las posibilidades tecnológicas de solución para las problemáticas de las empresas y la administración, hará posible un mundo con recursos

humanos

administrativas

eficientes

y

eficaces

en

las

acciones

dirigentes

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