TRABAJO COLABORATIVO Nº 2 Analisis de sistemas

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo colaborativo refleja los puntos importantes acerca de la forma en que se puede definir y caracterizar un sistema de información, así como sus componentes estructurales y sus posibles aplicaciones en el área de trabajo, en este caso sobre el restaurante buena comida que lleva posicionado en el mercado 10 años y tiene siete locales en donde le ofrece a sus clientes una gran variedad de platos para disfrutar. Se podrá observar cual es el papel que juega un analista de sistemas para tratar de mejorar la gran variedad de servicios que este presta.

OBJETIVOS

Identificar la importancia de la información y la organización. Conocer en cada problema una oportunidad de mejora. Conocer diferentes metodologías de organización. Conocer y manejar los requerimientos de una organización. Determinar los requerimientos de un sistema. Reconocer el papel que cumple el analista de sistemas en la implementación del nuevo sistema.

PROBLEMA

El restaurante “Buena Comida” es una empresa con más de 10 años de permanencia en el mercado. Posee 7 locales de atención al público, donde cada uno tiene capacidad de atender simultáneamente a unas 250 personas. Se atiende todos los días del año en almuerzo y cena. La carta de platos que ofrece la empresa, están preestablecidos y cada uno tiene un código que los identifica. Cada plato tiene su receta de ingredientes (elemento que interviene y cantidad). Además por cada plato se dispone de un procedimiento donde se indica: la preparación del plato y las condiciones de cocción. Existe una Bodega Central, donde se almacenan toda la materia prima, los vinos, carnes, pescados, artículos de fiambrería, entre otros. En esta unidad se realiza un proceso, donde se porcionan las diferentes materias primas, según la cantidad indicada en las diferentes recetas de los platos que se ofrecen. Diariamente se envía a los locales, la cantidad necesaria de cada una de las materias primas y los otros artículos, para completar los saldos de stocks diarios, definidos para cada uno de ellos. Se dispone de un camión, para despachar diariamente, los artículos que son necesarios en cada local. En el edificio donde funciona la bodega central, se encuentran además, las siguientes unidades administrativas de la empresa: Gerencia general Gerencia de Operaciones, la cual administra todos los locales y la bodega central. Realiza las compras de los artículos que se almacenan en la bodega y lleva el control de lo que se compra en los locales. Contabilidad General, donde se lleva la contabilidad general y se generan los informes estadísticos de la empresa. Además en este departamento existe la unidad de Finanzas que prepara todos los pagos y administra los fondos. Personal, donde se realiza la gestión para todo el personal de la empresa y se realiza la liquidación de las remuneraciones. En cada local se dispone del siguiente personal: Un administrador Un cajero 5 maître y 25 mozos Un encargado de bodega y un ayudante Un encargado de cocina, 5 maestros con sus respectivos ayudantes Un encargado de vinos y bebidas 5 aseadores / lavavajillas En la casa central las diferentes unidades administrativas, realizan las siguientes labores:

Gerencia de Operaciones: Prepara las compras, según los faltantes de la bodega central. En general se compra para tener un stock equivalente a una semana. Se controla los consumos habidos en cada local, esto es: se compara el consumo real de materias primas vs. El teórico. Se aprueban las facturas de los proveedores. Contabilidad General: Registra en la contabilidad todos los movimientos diarios, prepara los pagos según la aprobación de Operaciones y prepara informes estadísticos y económicos a petición de la Gerencia. Administra los fondos, según los arqueos de caja que recibe todos los días de los locales y los pagos que se deben efectuar. Personal: Recibe semanalmente la nómina del personal faltante y según el prepara la liquidación de remuneraciones. Gerencia General: Administra y lleva el control de la gestión, según una serie de informes que solicita periódicamente.

A. El analista de Sistemas 1. ¿Qué papel van a cumplir Ustedes en este proceso? Rta: El papel que vamos a asumir es el de agente de cambio porque vamos a implementar un sistema de información, para dar solución al problema planteado, donde se mantendrá una interacción continua con la gerencia general y las demás subsedes que conforman el área administrativa, para así tener un pleno control del stock que hay en los siete locales que este tiene y por ende saber en bodega que es lo que se está consumiendo más para así realizar la renovación de sus inventarios de los productos que deben estar enviando a los locales del restaurante. Luego de esto empezar por entender la solicitud del proyecto, determinar el tamaño y costo del proyecto. Se debe examinar la factibilidad del proyecto para determinar si este es viable o beneficioso para el restaurante Buena Comida. Realizar entrevistas a las personas involucradas en el proceso, la idea es poder implementar una actualización del sistema anterior para generar cambios que beneficien al restaurante, para esto se realiza la recolección de datos para saber los principales problemas, relación o el impacto entre el sistema anterior y el que se quiere implementar.

B. Determinación de requerimientos Nota: Si la información suministrada en el ejercicio no es suficiente, investigue consigne y/o registre la información que usted crea se debe incluir, que hace falta y que es importante conocer para realizar un buen análisis. 1) Identifique quién o quienes están o estarían involucrados en el proceso y quién le pueden suministrar información para el levantamiento o ampliación de información (Justifique). Identificar quien o quienes están o estarán involucrados en el proceso y quien le puede suministrar información para el levantamiento o ampliación de la información, que en este caso podrían ser los diferentes clientes del restaurante quienes son los que están haciendo uso de este sistema.

Por otro lado también es muy importante conocer que piensa en los diferentes locales del restaurante por medio de los administradores, los empleados de cada local, las personas que se encargan de la bodega y aquellas encargadas de realizar el despacho de las materias primas de este restaurante. Además podemos obtener información de otros restaurantes, proveedores de productos alimenticios y gente especializada en áreas de impacto sobre el problema, por ejemplo un administrador de bases de datos que identifique quién o quienes están o estarían involucrados en el proceso.

2) Identifique las características actuales del sistema Según el problema anterior, no hay un sistema que satisfaga el orden de inventarios, que se manejan en el restaurante, la comunicación entre los siete locales que este tiene, el manejo de la información, las salidas y entradas de materia prima (productos alimenticios), la manera de saber lo que el cliente quiere y necesita, no exagerar con lo que se le está suministrando a los clientes es decir no es necesario dar las recetas de cómo se hacen los platos que ellos consumen esto llevaría a que cada día la frecuencia de consumo disminuyera.

3)

Investigación de requerimientos

Identifique que técnicas de recolección de información utilizaría para la recopilación y ampliación del proceso descrito. Justifique cada técnica seleccionada. Como primera técnica utilizaría el método de prototipos ya que me ayudaría a recolectar información rápidamente, y lógicamente a saber si el diseño del sistema es fácil o no ayudándome a identificar los requerimientos que satisfacen la aplicación, luego ya podría comenzar a desarrollar el modelo, en el cual colocaría los diferentes roles de todas aquellas personas que son participes de este sistema; Y organizaría la estructura de documentación a usar, se procedería a evaluar la información que se va recolectando y a mirar que características debe cumplir el prototipo y luego se realizaría la retroalimentación de los pasos anteriores. Varios métodos pueden utilizar los analistas de sistemas para obtener, reunir y determinar los requerimientos del sistema. Entre estos se pueden mencionar: -Entrevistas, cuestionarios y observación detallada de todos los movimientos del sistema. PASO 1: Leer la información recolectada de los clientes del restaurante. Esta información se puede obtener por medio de cuestionarios aplicados a estas personas. PASO 2: Establecer los objetivos de la entrevista, deben ser claros y concisos. Se debe tener en cuenta las áreas clave referentes al procesamiento de la información y el comportamiento con la toma de decisiones. PASO 3: Decidir a quién entrevistar, se debe incluir gente clave de todos los niveles que se encuentren involucrados en el proceso. PASO 4: Preparar al entrevistado, es importante preparar a la persona que se va a entrevistar hablándole por anticipado o enviando un mensaje y dándole tiempo para pensar en la entrevista. PASO 5: Decidir el tipo de preguntas y la estructura, Se deben definir preguntas que abarquen las áreas clave de la toma de decisiones. Cada pregunta puede lograr resultados diferentes.

TIPOS DE PREGUNTAS: Preguntas abiertas: Le conceden a las entrevistadas opciones abiertas para responder. Preguntas cerradas: Las respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a que sólo puede contestar con un número finito. Sondeos Otro tipo de preguntas es el sondeo o seguimiento. Su propósito es ir más allá de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinión del entrevistado. CUESTIONARIOS Los cuestionarios pueden ser una manera rápida de recopilar grandes cantidades de datos sobre la opinión que los usuarios tienen del sistema actual, sobre los problemas que experimentan con su trabajo y sobre lo que la gente (clientes) espera de un sistema nuevo o uno modificado. Sin embargo, éstos requieren una gran cantidad de tiempo en su planeación. OBSERVACIÓN Por medio de la observación el analista obtiene información de primera mano sobre la forma en que se efectúan las actividades.

4) Desarrolle una descripción del proceso mediante la utilización de las siguientes herramientas para documentar procedimientos: Un español estructurado: que describa los procesos y decisiones que intervienen en la solicitud de materias primas. Implementaría en la bodega del restaurante lo siguiente. SECUENCIA Indica que las instrucciones de un programa se ejecutan una después de la otra, en el mismo orden en el cual aparecen en el programa. Se representa gráficamente como una caja después de otra, ambas con una sola entrada y una única salida. Las cajas „x‟ y „y‟ pueden ser definidas para ejecutar desde una simple instrucción hasta un módulo o programa completo, siempre y cuando que estos también sean programas apropiados. Una estructura de programa es secuencial si se ejecutan una tras otra a modo de secuencia, es decir que una instrucción no se ejecuta hasta que finaliza la demás. Es decir me manejaría de una forma muy eficaz el stock que tengo de productos alimenticios que son la materia prima del restaurante. SELECCIÓN La estructura selectiva permite la realización de una instrucción u otra según un criterio, solo una de estas instrucciones se ejecutara. ITERACIÓN Un bucle iterativo o iteración de una secuencia de instrucciones, hace que se repitan mientras se cumpla una condición, en un principio el número de iteraciones no tiene por qué estar determinado.

El siguiente ejemplo, muestra el español estructurado para el sistema de procesamiento de solicitudes de pedidos en la bodega. IF El solicitante quiere materia prima del plato con código 2345A THEN IF cantidad en stock 34 – valor $100.000 Actualizar inventario ELSE Continuar END IF Restar el pedido con lo que queda en stock del código 2345A THEN IF se ha realizado el envió Actualizar ELSE Continuar END IF

5)

Especificación de requerimientos

Realice un análisis e identificación de datos descritos en el ejercicio (nombre, tipo de datos, longitud). Identifiquen mínimo cinco (5) datos de acuerdo al proceso seleccionado.

NOMBRE Carne (3423A) Pollo (2345B) Arroz (2418C) Papa (1847D) Zanahoria (2319E)

TIPO DE DATOS 02/11/13 03/11/13 04/11/13 05/11/13 06/11/13

LONGITUD 100 Lb 43 Lb 200 Lb 200 Kg 200 Lb

Identifique mínimo cinco (5) requerimientos de la organización que consideran que son necesarios y hacen falta. Requerimiento del restaurante: Visualización de los productos de stock en cualquier local. Agilidad a la hora de saber los inventarios. Almacenamiento de información. Organización de los productos por código y manejar estados y fechas de vencimiento. Un servidor localizado en la bodega principal, al cual puedan tener acceso todos los locales a la hora de realizar pedidos.

CONCLUCIONES

Con la realización de este trabajo se pudo concluir que Los problemas son una oportunidad de mejorar los sistemas, es importante saber qué tipo de sistema de información debemos usar para el correcto análisis de un sistema y poder tener un efectivo manejo de la información que nos lleve a crear soluciones sobre cualquier problema que se nos presente en cualquier proyecto o trabajo.

BIBLIOGRAFIA

1…. Módulo de análisis de sistemas universidad nacional abierta y a distancia UNAD.