TOTVS Gestao Bibliotecaria 11.80

 

TOTVS Gestão Bibliotecária

0800 709 8100 totvs.com

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Planejamento e controle orçamentário

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     o       i      r       á      m     u       S

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VISÃO GERAL Apresentação Objetivo ENTIDADES ENTIDAD ES PRINCIPAIS Contexto  Tipo de Usuários Usuários  Autores Publicação Exemplar Regras de Empréstimo CATALOGAÇÃO EMPRÉSTIMO DEVOLUÇÃO RENOVAÇÃO RESERVA PESQUISA CONTROLE DE ASSINATURAS DE PERIÓDICOS INVENTÁRIO IMPORTAÇÃO IMPORT AÇÃO DE USUÁRIOS TRANSFERÊNCIA DE EXEMPLARES ENVIO DE E-MAIL

3 3 3 4 4 5 7 9 10 11 12 13 21 26 30 32 35 39 42 44 46 48

ANEXO

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VISÃO GERAL  Apresentação O TOTVS Gestão Bíbliotecária é um dos aplicativos de solução corporativa que reúne os sistemas para Windows da TOTVS. TOTVS. Ele trabalha de forma integrada compartilhando diversas operações importantes com as demais aplicações aplicações da Linha RM. O sistema permite o cadastramento de publicações que podem ser classificados por editora, autor, autor, assunto, assunto, idioma, categorias e tipo de publicação, além do número de exemplares existentes. O TOTVS Gestão Bibliotecária oferece um cadastro completo dos usuários e controla todo o processo de movimentação das obras que compõem o acervo acer vo da biblioteca. As características funcionais do TO TOTVS TVS Gestão Bibliotecária visam administrar as diversas funções de bibliotecas, arquivos, acervos, locadoras, entre outros.  

Objetivo   Geral O sistema tem como objetivo principal gerenciar e promover o uso das fontes de informação.

Específicos Promover a padronização dos processos de catalogação bibliográfica nacional e internacional. Gerenciar os processos de pesquisa ao acervo para os usuários de maneira diversificada e variada. Controlar movimentações do acervo: empréstimo, devolução, renovação renovação e reservas.

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ENTIDADES PRINCIP PRINCIPAIS AIS Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

Contexto O Contexto é uma entidade essencial para a aplicação do TOTVS Gestão Bibliotecária. É composto pela Coligada, Filial Filial e a Unidade Bibliotecária. O Contexto influencia em todos os processos que serão realizados.

Importação das Coligadas

Cadastro das Filiais

Cadastros das Bibliotecas

conhecida também como mantenedora. Ela não pode ser cadastrada na O primeiromas registro é a Coligada - conh aplicação, importada por meio doecida arquivo Aponta e visualizada no menu Cadastros/Coligadas. Após o registro da Coligada tem-se as Filiais. As Filiais são os diversos campi que a instituição possui. Está diretamente associada ao cadastro da coligada, ao passo que, caso não haja a importação dessa primeira, não há o cadastro dessa última. Para cadastrar as filiais observe o procedimento procedimento..

Procedimento 1. Acesse Cadastros / Filiais; 2. Insira uma nova filial; 3. Informe o código, nome fantasia, nome e CNPJ; 4. Salve o registro.

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Finalizando o Contexto do TOTVS Gestão Bibliotecária, há o cadastro das Unidades Bibliotecárias em Cadastros/Tabelas Cadastros/T abelas Auxiliares/Unidades. As Bibliotecas podem ter várias unidades e o registro de cada uma delas é o fundamento f undamento para muitos processos que compõem as rotinas de movimentação parametrizações do sistema, por exemplo, exemplo, são realizadas por unidade bibliotecária. É cadastrada quando houver a coligada e a filial. Importante lembrar que o usuário usuár io ao iniciar seu trabalho no sistema deve selecionar a unidade bibliotecária, pois se não o fizer terá acesso a cesso apenas apen as aos menus de “Fila de Reserva” Reser va” e “Quiosqu “Quiosque” e”. Isso conclui conc lui que para qualquer rotina realizada no sistema é necessário antes ter a unidade bibliotecária selecionada em Sistema / Selecionar Filial / Unidade. Para cadastrar as unidades bibliotecárias é necessário realizar o seguinte procedimento.

Procedimento 1. Acesse Cadastros / Tabelas Tabelas Auxiliares / Unidades; 2. Insira uma nova biblioteca; 3. Selecione a Filial, informe o nome a Biblioteca no campo de “Unidade”; 4. Salve o registro.

Exercícios

1. Cadastre uma nova filial com os dados:   Código da Filial: 2 Nome Fantasia: Filial Exemplo   Nome: Filial Exemplo de Treinamento   CNPJ: 53.113.791/0001-22 2. Selecione a filial “Filial Exemplo” cadastrada no exercício anterior. 3. Cadastr Cadastree uma nova Unidade Unida de Bibliotecária Bibliotec ária com o nome de d e “Bibliotec “Bibliotecaa Treiname Treinamento” nto”.

 Tipo de Usuários   A entidade de Tipo de Usuários é um cadastro da biblioteca que permite uma parametrização para a quantidade máxima de empréstimos empréstimos e reservas que os usuários têm acesso. Essa entidade impacta nas rotinas de movimentação (empréstimo, devolução, devolução, renovação renovação e reserva) e no cadastro da entidade Regra de Empréstimo. O cadastro de tipo de usuário inicialmente não depende de nenhum outro registro, mas para que seja realizado com sucesso é necessário que tenha os tipos de publicação cadastrados. A opção de d e “Verificar validade do usuário” usuár io” define que no momento da inicialização do sistema ou quando utilizar a opção “Atualizar Situação” do menu Movimentações, o sistema confira a data de validade do usuário e faça o cancelamento do mesmo na data indicada.

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A opção de “Consi “Consistir stir empréstimo pela grade do usuário”define que o sistema faça f aça a consistência de acordo com as disciplinas cadastradas na Pasta Grade do cadastro de Publicações. As disciplinas cadastradas devem ser as mesmas nas na s quais o aluno está matriculado para que o empréstimo seja efetuado. Caso Caso não tenha nenhuma disciplina cadastrada para publicação, os usuários que tiverem o parâmetro marcado não poderão pegar emprestado esta publicação. A opção de “Consistir empréstimo por tipo de publicação” define que será obrigatório cadastrar para cada tipo de publicação um limite para os empréstimos. Importante lembrar que o número máximo de empréstimo para um tipo de publicação não poderá ser maior que o número máximo de empréstimos geral. Há um parâmetro nas movimentações de empréstimo “Considerar o campo número máximo de empréstimo para todos os exemplares do acervo” que irá desconsiderar o que está cadastrado no campo “Número máximo de empréstimos (consulta interna)” e considerar apenas o que está proposto no campo de “Número máximo má ximo de empréstimos” empré stimos”. Ou seja, se a publicação publica ção for de consulta c onsulta interna i nterna ou não, n ão, a quantidade quantid ade de empréstimo que o usuário poderá fazer será sempre a mesma. Para efetuar o cadastro de Tipo de Usuários é necessário o procedimento abaixo:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Usuários (clientes) / Tipos de Usuário; 2. Cadastre um novo tipo de usuário; 3. Preencha os o s campos cam pos de “Descrição” “Descri ção”,“Número máximo de d e empréstimo” empr éstimo” e “Número máximo de de reserva”; 4. Salve o registro.

Exercícios

1. Cadastre um novo tipo de usuário com os seguintes dados: a) Descrição: Aluno Treiname Treinamento nto Número máximo de empréstimo: 15 Número máximo de reserva: reser va: 15 b) Descrição: Professor Treinament Treinamento o Número máximo de empréstimo: 30 Número máximo de reserva: reser va: 30

 Anotações

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Usuários   O cadastro de usuário da biblioteca é um registro que permite aos alunos, professores e funcionários realizar movimentações com o acervo da biblioteca Terá impacto nas rotinas de movimentação,pesquisa, envio de e-mail e importação de usuários. O cadastro Terá do usuário depende do contexto (coligada, filial filial e unidade biblioteca), do cadastro de tipo de usuário e da integração entre os sistemas do RM.   Um usuário pode ter seu registro no TOTVS Gestão Bibliotecária de duas formas: manual ou via importação de usuários. O registro manual é realizado por meio do menu de Cadastros/Usuários (clientes)/Usuários. A importação é realizada pelo menu de Utilitários/Assistente para Importação de Usuários. É possível cobrar taxa para renovação ou cadastro de novos usuários na biblioteca. Quando se cadastra um novo usuário, se este houver responsável financeiro, no momento de salvar será gerado um lançamento financeiro para o TOTVS Gestão G estão Financeira. O cadastro do usuário ficará então, com a situação “Cadastro Pendente”. Da mesma forma acontece a contece com a importaç impo rtação ão de usuários usuár ios e com a renovação renovaç ão do cadastro cadas tro desses mesmos. me smos. Ao baixar o lançamento, lança mento, o status do usuário u suário é alterado al terado para par a “Regular “Regular””, dessa forma, o usuário estará apto para realizar as movimentações na biblioteca. As chapas e os RA”s (registros acadêmicos) são cadastrados por meio do Processo de Importação de Usuários. São visualizados na tela se há integração com o RM Classis Ensino Básico, RM Classis Ensino Superior, TOTVS Educacional e o TOTVS Folha de Pagamento. No processo manual, se foi escolhido uma pessoa existente, essas informações também constarão na Pasta Dados Específicos. O campo de responsável financeiro estará habilitado caso o sistema esteja parametrizado para integrar ao TOTVS Gestão Financeira. Essa integração é importante para que haja um controle das penalidades de devolução quando essas geram lançamentos financeiros. O RM Biblios irá gerar lançamentos para o usuário levando-se em consideração que este tenha um responsável financeiro. O controle da baixa desses lançamentos será realizado pela aplicação do TOTVS Gestão Financeira. Há um campo que define qual usuário do RM estará associado ao usuário usuár io da biblioteca. Essa associação é necessária para realizar as rotinas de movimentação pelo RM Portal.No cadastro do usuário há um processo que permite que seja gerado esses usuários do RM, é um wizard com configurações de permissões e de acesso para eles acessarem o RM Portal. Após Após criado já é associado ao cadastro do usuário da biblioteca. Caso o sistema esteja parametrizado para “Sincronizar “Sincronizar acesso às Filiais/uni Filiais/unidades dades do usuário do RM com o usuário usuár io da biblioteca”, sempre que a permissão permiss ão para uma filial/unidade filial/un idade for incluída inclu ída ou excluída do cadastro cada stro de usuários da biblioteca, o sistema deverá fazer a mesma alteração no cadastro c adastro de usuários do RM. Quando um funcionário for demitido no TOTVS Folha de Pagamento, automaticamente no status desse funcionário irá aparecer uma figura com a cor vermelha, se o funcionário estiver ativo, a cor será verde e quando os usuários não forem importados não irá aparecer status. Os demais cadastros apropriam-se das tabelas do TOTVS Gestão de Pessoas para a inclusão, exclusão e alteração da PESSOA. Para efetuar o cadastro de Usuários (clientes) é necessário seguir os passos:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Usuários (clientes) / Usuários; 2. Faça Faça um filtro e cadastre um novo usuário; Todos os direitos reservados.

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Identificaç tificação ão preencha preen cha o campo de d e “Nome”. Na Pasta “Dados Específi Específicos” cos” informe 3. Na Pasta Iden para qual tipo de usuário usuár io da biblioteca este usuário estará associado. Se houver a interação com o TOTVS TOTVS Gestão Financeira será necessário informar ou cadastrar o Responsável Financeiro. 4. Salve o registro. Importação de Usuários da Biblioteca:

Procedimento 1. Acesse Acesse o menu Utilitários / Assistente para Importação Impor tação de usuários; 2. Avance Avance com a primeira tela do Wizard sobre a importação; 3. Selecione o tipo de usuário que será importado e suas respectivas aplicações de origem; 4. Selecione, através do filtro, os usuários que deverão ser importados; 5. Informe as configurações necessárias para os usuários que serão importados para o TOTVS Gestão Bibliotecária; 6. Selecione as Filiais / Unidades Bibliotecárias que o usuário terá acesso no TOTVS Gestão Bibliotecária e no RM Portal; Informe como será a execução do processo e execute as informações anteriormente cadastradas clicando clican do em “Executar” “Executar ”.

Exercícios

1. Cadastre um novo usuário: a) Na Pasta Identificação preencha o campo de “Nome” “Nome” com o seu nome. b) Na Pasta Dados Específicos informe o tipo de usuário que foi cadastrado anteriormente como “Aluno Treina Treinament mento” o”. c) Se houver a interação com o TOTVS Gestão Financeira será necessário informar ou cadastrar o Responsável Financeiro. Se já houver cadastrado, apenas digite as iniciais de um nome qualquer e dê um “tab” para que ele localize o cliente/fornecedor. Caso contrário, insira um novo cliente fornecedor. d) Na Pasta Acesso por unidade informe a unidade un idade “Biblioteca Treinamento” Treinamento” em que ele terá acesso para realizar suas movimentações. 2. Importe usúarios com os dados: a) Avance com a primeira tela do Wizard sobre a importação (Utilitários / Assistente para Importação de usuários); b) Selecione o tipo de usuário “Aluno” “Aluno” e a aplicação “RM Classis Net”; Net ”; c) Selecione, através do filtro, os usuários que deverão ser importados. Faça um filtro para que sejam importados todos os usuários (R.A. IGUAL IS NOT NULL). d) Informe as configurações necessárias para os usuários que serão importados para o RM Biblios. O tipo de usuário usuá rio deverá dever á ser “Aluno Treiname Treinamento” nto”. Seleci Selecione one um tipo de usuário u suário para pa ra o Corpore que q ue  já exista na base de dados. e) Na próxima tela, selecione a Filial / Unidade Un idade Bibliotecár Bibl iotecária ia “Filial Exemplo”/ “Bibliotec “Bibliotecaa Treiname Treinamento” nto” que o usuário terá acesso no RM Biblios e no Corpore.Net. f) Marque o agendamento do processo para “Agora” avance. Clique em Executar para que as informações anteriormente cadastradas sejam processadas pelo sistema.

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 Autores   Neste registro é possível, por meio de um código de identificador único e inalterado, cadastrar: nome, a data de nascimento, data de morte, apelido, ver, ver também, e-mail, homepage, notas extras, seu tipo (pessoal, institucional, evento) e suas remissivas. Além disso, é possível também visualizar as publicações que o autor está es tá cadastrado cadas trado através atrav és do anexo de “Publicações do autor” autor ”. Essa entidade impacta nos processos de catalogação e pesquisa e na entidade de publicação. O cadastro de autores não tem dependências, mas para que seu cadastro seja efetuado de maneira completa na aplicação é necessário que haja cadastro da remissiva e da função. Na edição de seu cadastro é possível parametrizar para que o texto do seu nome seja convertido sempre que salvo para maiúsculo. É possível também que haja a duplicação das entidades de autor, ou seja, mais de um autor com a mesma descrição. A normalização dos autores pode ser realizada na opção “Atualizar Situação” em Movimentações, no menu Cadastros / Autores / Normalização de Autores, ou ao incluir novo registro. Quando se cadastra o autor é possível que a normalização seja realizada logo quando seu registro é salvo, para que isso ocorra é necessário que parâmetro “Normalizar nome do autor ao incluir registro” esteja marcado. Essa normalização do nome dos autores é realizada de acordo com as normas nor mas da ABNT. Todas To das essas parametrizações são realizadas em Opções / Parâmetros / RMBiblios / Cadastro / Outros. As remissivas dos autores são cadastradas em Cadastros / Autores / Remissivas de Autores. Quando associadas ao cadastro do autor autor,, na pesquisa será um importante meio para localização deste. As funções dos autores são cadastradas em Cadastros/Autores/ Cadastros/Autores/Função Função de Autores. Elas serão vinculadas ao autor no registro da publicação. Sendo permitido que seja cadastrado mais de uma função para o mesmo autor. A opção “Autor principal” é importante para que no momento da pesquisa este autor seja listado antes dos demais autores da publicação. O campo de “Sigla” “Sigla” irá retornar na referência da pesquisa ao acervo acer vo no formato ABNT. Por exemplo: caso a função funçã o do autor seja sej a de “Organiza “Organizador dor”” e houver cadastrad ca dastrado o neste campo camp o a sigla “Org”, na pesquisa pesquis a irá retornar este campo entre parêntese logo após o nome do autor. Para efetuar o cadastro dos autores é necessário seguir os passos:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Autores / Autores; 2. Faça Faça um filtro e cadastre um novo autor; 3. Na Pasta Identifica Id entificação ção preench p reenchaa o campo c ampo de d e “Nome”. 4. Salve o registro.  Anotações

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Exercícios

1. Insira uma nova remissiva re missiva e no campo ca mpo de descrição descr ição informe infor me o nome “TOTVS” “TOTVS”.. 2. Cadastre um novo autor: a)Pasta Identificação: Nome: Machado de Assis b) Insira uma nova remissiva na Pasta Remissiva do Autor. Ao Ao localizar a remissiva pelo nome, n ome, localize localize a remissiva remi ssiva “TOTVS”. Clique em “ok” e salve o registro registro;;

Publicação   As publicações são cadastradas por coligada. Constitui o eixo central de todas as movimentações da biblioteca. O sistema possui cerca de 36 tipos de publicações. Para cada um, há uma guia de Específico que contempla suas informações particulares. Esse cadastro terá impacto nas rotinas de movimentação, pesquisa pesquisa e catalogação. Os anexos disponíveis disponíve is para cadastro cadast ro são: Identific Identificação, ação, Específi Específico, co, Notaçõe Notações, s, Dados Adicionais, Adicio nais, Informações, Campos Complementare Comp lementares, s, Autores, Assuntos, Áreas de conheci c onhecimento, mento, Fontes,Volume, Sumário, Fornece Fornecedor, dor, Exemplares, Grade RM Classis Ensino Superior S uperior.. Há um processo de nome “Atualização “Atualização de múltiplos registros” que tem o objetivo de atualizar os valores de um determinado campo de todas as publicações selecionadas. São exibidos todos os campos da publicação, escolhe-se um e através do campo ‘Valor’ as informações serão atualizadas conforme o novo registro cadastrado no wizard. Para as publicações que são do tipo Periódico, é possível que sejam exportadas para o formato do Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN). O processo é realizado em conformidade com as normas e critérios de seleção definidos pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia Tecnologia (IBICT). Antes de executar, deve ser definido para a unidade bibliotecária o código fornecido pelo IBICT e em seguida preencher as informações pertinentes na subguia “Cadastro Coletivo Nacional” no anexo “Específico” “Especí fico”. O process processo o de exportação exportaç ão está disponível disponív el em “Acervo/ Publicações Publicaçõe s / Exportação Exportaç ão de dados de periódicos periódi cos para pa ra o CCN”. Para cadastrar uma nova publicação é necessário que siga os passos:

Procedimento 1. Acesse o menu de Cadastros / Publicações; 2. Faça Faça um filtro e cadastre uma nova publicação; 3. Na Pasta Pasta Identificação informe o grupo de publicação e o tipo de publicação; 4. No campo de “Título Principal” informe informe o nome da publicação; 5. Salve o registro.

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Exercícios

Cadastre a seguinte publicação: a) Grupo e Tipo de Publicação: Livro. b) Título Principal: O Alienista.

Exemplar 

  Os exemplares são registros físicos que são cadastrados dentro da publicação conforme a unidade bibliotecária. Isso quer dizer que, um exemplar que está associado a uma publicação da unidade bibliotecária 2, este não será visualizado na unidade bibliotecária 1, a menos que, seja realizado o processo de transferência de exemplares entre filiais/unidades. Essa entidade impacta na transferência de exemplares, inventário inventário,, pesquisa, controle de assinaturas e nas rotinas de movimentação. Para que exista o cadastro de um exemplar é necessário que haja também um registro de uma publicação. Os exemplares constituem o patrimônio da biblioteca, portanto, a eles é associado um número de tombo e também um número de exemplar. As rotinas de movimentação podem ser realizadas com ambos os códigos. O número de tombo poderá ser global (por coligada) caso o parâmetro “Utilizar número do tombo global” esteja esteja marcado nos parâmetros gerais do exemplar. Para cadastrar um exemplar é necessário siga os passos:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Publicações; 2. Faça um filtro de uma publicação; 3. Acesse o anexo de “Exemplares da Publicação”; 4. Na Pasta Pasta Identificação informe o número do exemplar para aquela publicação e o número de tombo; 5. Salve o registro.

Exercícios

Acesse o Anexo Exemplares da Publicação do cadastro de publicações e informe na Pasta Identificação o número do exemplar para a obra cadastrada no exercício anterior. Clique no campo de “Nº de Tombo” Tombo” para que seja gerado um número sequencial.  Anotações

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Regras de Empréstimo  A regra de empréstimo consiste em configurações que definem as regras para a realização de empréstimo, reserva, renovação, renovação, bem como as penalidades por atraso na devolução. A regra de empréstimo irá impactar diretamente nas rotinas de movimentações dos usuários da biblioteca. Antes de ter uma regra de empréstimo é necessário que haja um “Tipo de Usuário” e um “Grupo de Publicação” Publicaçã o”. Ou seja, para cada tipo de usuário usuá rio haverá um grupo grup o de publicação publicaçã o associado associa do a ele que irá permitir que o empréstimo seja realizado ou não, e em quais condições isso irá ocorrer. Seu cadastro é realizado em três telas: empréstimo, empréstimo, devolução e reserva. Para cadastrar uma regra de empréstimo é necessário que siga os seguintes passos:

Procedimento 1. Acesse Acesse o menu de Movimentações / Regras de Empréstimo / Regras de empréstimo; 2. Faça Faça um filtro e insira uma nova regra de empréstimo; 3. Na Pasta Pasta Empréstimo selecione um tipo de usuário e um grupo de publicação; 4. Marque as opções necessárias. 5. Na Pasta Pasta Devolução marque as opções necessárias e defina os valores de multa; 6. Na Pasta Pasta Reserva marque as a s opções necessárias e defina a quantidade de dias para liberação da reserva.

Exercícios

Insira uma nova regra de empréstimo com os seguintes dados; a) Na Pasta “Empréstimo” Selecione o tipo de usuário “Aluno Treinamento” e um tipo de publicação; b) Marque as opções “Permite “Permite empréstimo” e “Bloquear “Bloquear empréstimo para usuários com devolução em atraso” atras o”. Informe o valor do empréstimo emprés timo em “0,0000” e o prazo em e m 7 (sete) dias. d ias. Defina o prazo para exemplares de circulação interna como sendo 3 (três) dias. c) Na Pasta “Devolução” marque o parâmetro parâme tro de que qu e “Permite renovar renova r empréstimo” empré stimo”. Defina o valor das multas por dia no valor de R$ 1,00 (um real), para circulação interna R$ 1,50 (um real e cinqüenta centavos) e multa para exemplares que tem reserva no valor de R$ 2,00 (dois reais). Defina que o usuário terá 1 dia de atraso para empréstimo de exemplares normais e de exemplares de circulação interna; d) Na Pasta “Reserva” marque o parâmetro de que “Permite “Permite reserva” e dias para liberação da reserva como 1 (um) dia.

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CATALOGAÇÃO Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

A partir desta unidade de aprendizagem damos início aos processos processos do TOTVS TOTVS Gestão Bibliotecária. O primeiro processo é a Catalogação - um dos mais importantes para a vida da biblioteca. O processo de Catalogação das informações da publicação depende de uma série de cadastros de tabelas auxiliares. A importação de dados das tabelas do TOTVS Gestão Bibliotecária pode ser realizada através de arquivos com extensão .txt em um único processo em Utilitários / Importação Importaçã o de dados. São elas: áreas e subáreas do conhecimento, assuntos, autores, cutter/pha, editoras, exemplares, publicações, usuários. A existência de um grande número de tabelas visa reduzir ao mínimo o trabalho de digitação. Outra finalidade é garantir integridade às informações, evitando que usuários distintos digitem, por exemplo, nomes de profissões de modos diferentes (tipo: engenheiro engenheiro e eng.) o que traria problemas na montagem de consultas e relatórios. Todas essas tabelas são dinâmicas. Essas tabelas são: Áreas do conhecimento, Assuntos, Categorias, Coleções/Séries, CUTTER/PHA, Editoras, Fontes, Grupos de Publicação, Idiomas, Leitor Biométrico, Local das publicações, Países, Periodicidades, Tipos de publicação, Tipos de Referência, Unidades e Situação de Exemplar. A seguir serão apresentado em grau de importância, do maior para o menor, todos os registros que constam nas tabelas auxiliares.

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Unidades

Tipos de Publicação

Grupos de Publicação

Unidades Essa tabela permite que seja cadastrado as informações das Unidades Bibliotecárias que existem na instituição. É importante lembrar que sem esse cadastro nenhuma rotina no sistema estará disponível. Logo quando se acessar o sistema, o primeiro processo a ser realizado é o de selecionar qual é a unidade de biblioteca que se deseja trabalhar. Para cadastrar uma unidade é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Unidades; 2. Insira uma nova unidade bibliotecária; 3. Na Pasta Identificação, selecione a filial e informe o nome da biblioteca no campo de “Descri “Des crição” ção”. 4. Salve o registro. Tipos de Publicação Essa tabela permite a consulta dos tipos de publicações existentes. Não há possibilidade de edição, exclusão e inclusão, ela é apenas para consulta. Compõe-se Compõe-se de 36 tipos de publicação. Para consultar o tipo de publicação é necessário que:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Tipos de Publicação; Grupos de Publicação Essa tabela permite que sejam cadastrados os grupos de publicação. Esta é uma classificação interna e específica para cada estabelecimento, que poderá estruturar os grupos de publicação conforme suas necessidades. Para cadastrar os grupos de publicação é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Grupos de Publicação; 2. Insira um novo grupo de publicação; 3. Informe no campo de “Descrição” o nome do grupo de publicação que constará no cadastro de publicação e consequentemente nas regras de empréstimo; 4. Salve o registro.

 Anotações

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Editoras

Assunto

Área do Conhecimento

Editoras Essa tabela permite que sejam cadastradas c adastradas as editoras que publicam o acervo da biblioteca. É possível ter o cadastro de suas remissivas em um anexo a parte, bem como sua associação em seu registro. Para cadastrar uma editora é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares Auxiliares / Editoras / Editoras; 2. Faça Faça um filtro e insira uma nova editora; 3. Na Pasta Identificação Identifica ção preencha pree ncha o nome n ome da editora edi tora no campo ca mpo de “Nome”. 4. No anexo “Remissi “Remissiva va da editora” editor a”, insira uma remissiva remis siva e selecione-a selec ione-a para pa ra o cadastro cad astro da editora. 5. Salve o registro. Assunto Esta tabela permite que sejam seja m cadastrados os assuntos que classificam as publicações. Estes por sua vez, também possuem o cadastro de suas remissivas em um anexo a parte, bem como a associação em seu registro. Para cadastrar um assunto é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares Auxiliares / Assuntos / Assuntos; 2. Faça Faça um filtro e insira um novo assunto; 3. Na Pasta Identificação Identifica ção informe info rme o nome do assunto assun to no campo cam po de “Descr “Descrição” ição”. 4. No Anexo Remissiva do assunto insira uma nova remissiva e a selecione para o cadastro da publicação; 5. Salve o registro. Área de Conheciment Conhecimento o É utilizada para auxiliar na disposição física dos exemplares na biblioteca de acordo com assuntos afins localizados próximos uns dos outros. Pode ser dividida em classes principais, que por sua vez, são subdividas em outras classes (subárea do conhecimento). Para cadastrar uma área de conhecimento é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Áreas do conhecimento / Áreas do conhecimento; 2. Faça Faça um filtro e insira uma nova área de conhecimento; 3. Na Pasta Identificaçã Ident ificação o informe o nome da d a área de conhecimento conh ecimento no campo c ampo de “Descr “Descrição” ição”. 4. No Anexo Subáreas do conhecimento insira uma nova subárea; 5. Na Pasta Identificação informe o código da subárea de conhecimento no campo de “Código da subárea” subá rea” e informe infor me o nome nom e da subárea su bárea no n o campo de “Descrição”. 6. Salve o registro.

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Tipos de Referência

Periodicidades

Tipos de referência Está diretamente associada à publicação. Pode-se definir, por exemplo, se o acervo é uma Obra Rara, Tese ou um Dicionário que podem ser representados através de símbolos ou caracteres. Para cadastrar os tipos de referência é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Tipos de referência; 2. Insira um novo tipo de referência; 3. Na Pasta Pasta Identificaç Ide ntificação ão informe inform e o nome do tipo de referência refer ência no campo c ampo de “Descr “Descrição” ição”. 4. Salve o registro. Periodicidades Nesta tabela é permitido cadastrar as diversas periodicidades das publicações. Faz-se necessário seu cadastro cadas tro para a rotina rotin a de “Controle de Periódicos” Periód icos”, onde irá buscar bus car no cadastro cad astro da publicação publ icação o registro reg istro de sua periodicidade. Para cadastrar as periodicidades é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Periodicidades; 2. Insira uma nova periodicidade; 3. Na Pasta Pasta Identificaç Ide ntificação ão informe infor me o nome da periodicid per iodicidade ade no campo ca mpo de “Descr “Descrição” ição”. No campo de “Número de Dias” informe informe os dias em que aquela periodicidade abrange; 4. Salve o registro.

Leitor Biométrico

Idiomas

Fontes

Leitor biométrico Esta tabela refere-se aos clientes que possuem o modelo de scanner de biometria digital da FingerSec. Para cadastrar as informações nos campos disponíveis para inclusão é necessário o número de série do aparelho e o registro do aparelho no fabricante. Para cadastrar o leitor biométrico é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Leitor biométrico; 2. Faça um filtro e insira um novo leitor biométrico; 3. Na Pasta Identificação informe o “Número “Número de série do aparelho” e o “Registro de aparelho no fabricante”; 4. Salve o registro. Idiomas Nesta tabela é permitido que sejam cadastrados os idiomas das publicações ou dublagens dependendo do seu tipo.

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Para cadastrar os idiomas é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Idiomas; 2. Insira um novo idioma; 3. Na Pasta Identificação informe o nome do idioma no campo de “Descrição”; “Descrição”; 4. Salve o registro. Fontes Nesta tabela há o cadastro de todas as possíveis fontes de informações que serão associadas a uma ou várias publicações. Para cadastrar as fontes é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Fontes; 2. Insira uma nova fonte; 3. Na Pasta Identificação informe a fonte no campo de “Descrição”; “Descrição”; 4. Salve o registro.

CUTTER

Coleções

PHA

Séries

Categorias

CUTTER / PHA Esta tabela permite que sejam cadastrados os dados do CUTTER das publicações. Essa tabela é universal e possui o cadastro de combinações de número com sobrenome de autores, ajudando assim na localização dos exemplares dentro da biblioteca. Para cadastrar o CUTTER / PHA é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares Auxiliares / CUTTER CUT TER /PHA; 2. Faça Faça um filtro e insira um novo CUTTER; 3. Na Pasta Identificação informe o número que identifica o Cutter no campo de “Número referênc ia”. No campo de “Descr referência” “Descrição” ição” informe o código c ódigo que mais m ais se aproxima apr oxima do sobrenome sobr enome do autor; 4. Salve o registro.

Coleções / Séries Nesta tabela há o cadastro c adastro das coleções das publicações que compõem o acervo a biblioteca. Seu cadastro se restringe apenas a campo e descrição. Para cadastrar as Coleções / Séries é necessário que siga os passos a seguir: Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares Auxiliares / Coleções / Séries; 2. Faça Faça um filtro e insira uma nova coleção; 3. Na Pasta Identificação informe o nome da coleção no campo de “Nome; 4. Salve o registro.

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Categorias Nestaa tabela há o registro das categorias nas quais podem ser classificadas as publicações. Uma publicação poderá ser classificada c lassificada por Assunto (classificação mais abrangente), por Categoria (mais específico) e por Grupo de Publicação (maior especificação). Veja o exemplo abaixo para classificação de alguns títulos de livros por Assunto, Categoria e Grupo de Publicação: Título “Mein Kampf ” “Rota 66” “Dom Casmurro”

Autor Adolf Hitler Caco Barcelos M. de Assis

Assunto Nazismo Violência Ficção

Categoria Histórico Livro Literatura

Grp. Publicação Autobiografia Reportagem Fuvest 2000

Para cadastrar as categorias é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Categorias; 2. Faça Faça um filtro e insira uma nova categoria; 3. Na Pasta Identificação no campo de “Descrição” informe o nome n ome da categoria; 4. Salve o registro.

Países

Local de Publicações

Situação do Exemplar

Países Nesta tabela permite cadastrar os países que serão utilizados para a identificação da publicação. Para cadastrar os países é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Países; 2. Insira um novo país; 3. Pasta Pasta Identificação informe nome do país no campo “Nome”; 4. Na Salve o registro.

Local das publicações Nesta tabela permite que seja cadastrado o local onde as publicações foram impressas. Para cadastrar os locais de publicação é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Local das publicações; 2. Insira um novo local; 3. Na Pasta Identificação informe nome do local da publicação no campo de “Descrição”; 4. Salve o registro.

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Situação do exemplar Nesta tabela permite que seja cadastrado as diferentes situações em que exemplar pode adquirir. Por exemplo, um exemplar precisa estar inativo no acervo da biblioteca por que precisa passar por manutenção e/ou restauração. Nessas condições, cria-se um status que indique que ele estará inativo e associa ao cadastro do exemplar. Dessa forma não é necessário baixá-lo, nem defini-lo como sendo de consulta interna. Assim que o exemplar retornar ao acervo da biblioteca ele poderá ter o seu status modificado para ativo para as movimentações. Para cadastrar as situações do exemplar é necessário que siga os passos a seguir:

Procedimento 1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares Auxiliares / Situação do exemplar; 2. Faça Faça um filtro e insira uma nova situação; 3. Na aba de ‘Identificação’ informe nome da situação no campo de ‘Nome’; 4. Informe Informe se essa situação poderá ou não permitir empréstimo; 5. Salve o registro.

Exercícios

1. Cadastre uma nova unidade bibliotecária com os dados:      

Filial: Filial Exemplo; Nome da biblioteca: Biblioteca Exemplo; Horário abertura: 07h Horário fechamento: 22h

2. Visualize no sistema os 36 (trinta e seis) tipos existentes de publicação. 3. Crie um novo grupo de publicação:   Descrição: Leitura Técnica. 4. Cadastre uma editora com os dados:   Nome: Editora TOTVS;   Razão Social: Editora TO TOTVS TVS S.A.;   

Endere Endereço: ço: Avenida Raja Gabagli Gabaglia, Brasil;; Remissiva da editora:TO editora:TOTVS. TVS. a, número 2664, bairro Santa Lucia, BHte., MG, Brasil

5. Insira um novo assunto:   Descrição: Descr ição: Treinamento TOTVS;   Remissiva do assunto: TOTVS. 6. Cadastre a seguinte área do conhecimento:   Descrição: Ciências Exatas e da Terra;   Código da subárea: 1.01.00.00-8   Descrição da subárea: Matemática; 7. Cadastre um tipo de referência:   Descrição: Obra Rara;

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Exercícios

8. Insira uma nova periodicidade com os seguintes dados:   Descrição: Semanal;   Número de dias: 7 9. Cadastre um leitor biométrico:   Número de sério do aparelho: 123.456.789   Registro do aparelho no fabricante:987.654.3. 10. Crie no sistema um novo idioma:   Descrição: Latim. 11. Insira uma nova fonte:   Descrição: Descr ição: ASSIS ASSIS,, Macha Machado. do. O Alienist Alienista. a. Belo Horizonte Horizonte:: Editora TOTVS, 2008. 12. Crie um novo CUTTER:   Número de referência: 112;   Descrição: Descr ição: WAAS; 13. Cadastre a seguinte Coleção:   Nome: Aprender e ensinar; 14. Cadastre uma nova categoria com o nome Literatura. 15. Cadastre o país África do Sul; 16. Insira a Cidade do Cabo como local de publicação. 17. Insira novas as seguintes “situação de exemplar”: Ativo; Inativo Inativo e Em manutenção.

 Anotações

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EMPRÉSTIMO Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

Empréstimo é o tema desta unidade. O diagrama acima apresenta quais são as entidades que impactam e influenciam neste processo. Este processo consiste em cadastrar os usuários da biblioteca aos empréstimos dos exemplares das publicações. Como condição para que este processo ocorra é necessário que haja uma ‘Regra de Empréstimo’ cadastrada. Essa regra estabelece o vínculo entre o tipo de usuário que deseja realizar o empréstimo e o grupo de publicação o qual pertence a obra desejada. Além disso, esse processo também levará em consideração alguns parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária.

Parâmetros do Sistema

Regras de Empréstimo

Empréstimo

Nos parâmetros TOTVS Gestão Bíbliotecária no processo de Movimentação / Etapa Geral é possível configurar:   Formas de seleção dos exemplares para a movimentação: você pode selecionar o exemplar pelo número do tombo, pelo pelo código da publicação e exemplar e pelo código auxiliar do exemplar dependendo de qual opção você marcar. l  Formas de seleção de usuários para a movimentação: você pode selecionar os usuários pelo código do usuário da biblioteca, pelo registro acadêmico, chapa do funcionário, pelo R.A Aluno ou Chapa do funcionário e pela Biometria. l

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Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária no processo de Movimentação / Etapa Empréstimo é possível configurar:   Solicitação de senhas para os usuários: para isso é necessário necessário que em Cadastros Cadastros / Segurança / Usuários tenha o usuário e a senha de acesso. Esse usuário cadastrado deverá ser relacionado ao usuário da biblioteca bibliotec a em Cadastros / Usuários Usuá rios (clientes) (clie ntes) / Usuários Usuári os no campo ”Usuário ”Usuá rio CORPORE RM”. A senha poderá ser solicitada para todos os usuários, para nenhum usuário ou para todos exceto os supervisores super visores dependendo da opção que for marcada. bloqueados: existem existem exemplares exemplares que a biblioteca não permite l  Liberar circulação dos exemplares bloqueados: que saia de suas dependências, são, portanto, os exemplares definidos apenas para a circulação interna. Quando essa opção estiver marcada o sistema emitirá uma mensagem na tela informando que o exemplar está bloqueado, mas irá permitir que tenha a opção de ser emprestado. Essa opção também irá atualizar a fila de reserva. l  Alterar data da devolução para maior que o definido na regra: com essa opção marcada será permitido ao usuário da biblioteca ter o seu prazo de devolução diferente do que foi definido em sua regra de empréstimo. l Considerar horário de funcionamento da biblioteca para empréstimo empréstimo em horas: essa opção irá considerar o horário da biblioteca cadastrado em Cadastros / Tabelas Auxiliares / Unidades para os empréstimos que são por hora definidos na regra de empréstimo. l  Considerar período de férias para definir a data de devolução prevista: este parâmetro pode ser definido para considerar, por exemplo, períodos de férias em uma instituição, onde os empréstimos que são feitos em um determinado período, antes das férias, devem possuir possuir uma data de devolução anterior l

ou posterior a estas férias. Para Para isso, existem existem três campos para definir a data inicial e final do período em que os empréstimos são feitos e a data de devolução prevista para esses empréstimos. Nos parâmetros do sistema, nas movimentações de empréstimo, também é possível emprestar fascículos da publicação: os parâmetros definem se o fascículo deve ser emprestado junto com a obra principal e se o mesmo entrará na contagem do número de empréstimos. Se o parâmetro que obriga o empréstimo de fascículos juntamente com o exemplar principal estiver marcado,aotentaremprestaro exemplarprincipal,todososfascículos serãoemprestadosautomaticamente. Ao tentar fazer o empréstimo somente do fascículo, o sistema irá bloquear. Se o parâmetro estiver desmarcado, uma mensagem informando que o exemplar possui fascículos será emitida e será possível optar por emprestá-los. Se o parâmetro que configura se osentrará f ascículos fascículos entrarão na contagem do número máximo empréstimos estiver marcado, cada fascículo nesta contagem. Por exemplo: o usuário da de biblioteca tem permissão para fazer 3 empréstimos. Se ele faz o empréstimo de uma obra que tem um fascículo, f ascículo, o saldo para empréstimo será de somente mais um exemplar. Caso o parâmetro esteja desmarcado, somente a obra principal entrará na contagem. Outras considerações referentes à movimentação de fascículos: l Caso um fascículo seja emprestado separado da obra principal, este entrará na contagem do número máximo de empréstimos. l Na renovação, vale a mesma regra para o empréstimo. O mesmo vale para renovação de empréstimos no TOTVS TOTVS Gestão de Conteúdos. l Na devolução, o sistema só permitirá devolver o exemplar junto com os seus fascículos (somente para o caso do parâmetro estar marcado). Nos parâmetros do TOTVS TOTVS Gestão Bibliotecária no processo de Emissão de recibos é possível :   Configurar os recibos que que serão impressos ao final do processo processo de empréstimo;

l

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  Escolher a opção de“Envio de Email” para para que as movimentações de empréstimo,devolução e renovação sejam enviadas ao usuário. É importante que o usuário tenha e-mail cadastrado e as configurações globais de envio de e-mail estejam funcionando; gerador de relatórios, o relatório padrão de empréstimo/renovação empréstimo/renovação l  Se for utilizado um relatório do gerador deverá ser parametrizado na etapa ‘Recibos do gerador’; l  Caso o relatório seja da impressora Bematech Bematech os campos a serem emitidos deverão ser configurados na etapa “Recibos Bematech” na aba lateral Empréstimo / Renovação; R enovação; l  Selecionar recibo no momento da movimentação, ou seja, que seja diferente do relatório padrão que foi definido pelo gerador de relatórios. l

Em Movimentações / Regras de Empréstimo / Regras de Empréstimo é possível configurar:   É possível realizar empréstimo; empréstimo; mais de um exemplar exemplar de uma determinada publicação; l  Se será permitido emprestar mais bloqueado para usuário que tem devoluções devoluções em atraso; l  Se o empréstimo poderá ser bloqueado devolução; l  Qual é o prazo definido em dias ou em horas para a devolução; empréstimo; l  Cobrança de algum empréstimo; empréstimo seja efetuado ao usuário; l  Idade mínima para que o empréstimo l

No processo de realizar um empréstimo para os usuários da biblioteca ocorrem algumas validações no que diz respeito ao usuário e ao exemplar que está sendo emprestado. Para o usuário essa rotina verificará:   Se o usuário tem permissão para fazer empréstimo na unidade/filial. Portanto, irá verificar no cadastro do usuário da biblioteca em Cadastros / Usuários (Clientes) / Usuários’ na Pasta Dados Específicos se está marcada a unidade/filial que ele tem acesso; Regular; l  Se a situação do usuário está como Regular; l  Caso o parâmetro de ”Verificar validade de usuário” estiver marcado em ‘Cadastros / Usuários (Clientes) / Tipos de usuário ele verificará a validade do usuários em Cadastros / Usuários (Clientes) / Usuários na Pasta Dados Específicos no campo “Validade do Usuário”; empréstimo definido no seu tipo de usuário; l  Quantidade máxima de empréstimo l  Caso os parâmetros de ”Bloquear empréstimo para inadimplentes financeiros no RM Biblios” e “Bloquear empréstimo para inadimplentes financeiros no RM Classis” nos parâmetros do sistema no processo de Integração / Etapa Financeiro estiverem marcados, o sistema validará as pendências financeiras no TOTVS l

Educacional e no TOTVS Gestão Bibliotecária e irá/ Reservas bloquearpara o empréstimo; ”Permite Empréstimos funcionários demitidos” nos parâmetros l  Caso o parâmetro de ”Permite do sistema no processo de Integração / Etapa Folha de Pagamento não esteja marcado o sistema não irá permitir o empréstimo dos funcionários que estão demitidos; l  O sistema irá bloquear o empréstimo dos usuários caso o parâmetro esteja marcado de “Bloquear Empréstimo / Reserva para alunos sem disciplina em curso” nos parâmetros do TOTVS TOTVS Gestão Bibliotecária no processo Integração / Etapa Educacional. Este mesmo caminho verificará também as documentações pendentes através do parâmetro ”Verificar documentos pendentes ao realizar o empréstimo do aluno”; empréstimo cancelado caso o l  Por fim, usuários que possuem devoluções em atraso terão seu empréstimo parâmetro “Cancelar empréstimo com a publicação atrasada” nos parâmetros do sistema no processo de Movimentação na etapa Devolução estiver marcado; Para o exemplar essa rotina irá verificar:   Se o exemplar está baixado, baixado, ou seja, se em seu cadastro o campo de data e justificativa da baixa estão preenchidos em Cadastros / Publicações / Exemplares da Publicação na Pasta Dados da baixa, o empréstimo não será permitido; l

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  Se o exemplar é considerado para consulta interna. Dessa forma, o sistema sistema poderá permitir ou não o empréstimo, caso o parâmetro “Liberar circulação dos exemplares bloqueados” nos parâmetros do sistema no processo de Movimentação / Etapa Empréstimo esteja marcado; permite o empréstimo. l  Se a situação do exemplar permite empréstimo e se a regra de empréstimo permite Exemplares disponíveis são aqueles que não estão emprestados e que não estão baixados; l  Se não há uma reserva confirmada para o usuário, usuár io, então deverá verificar se existem menos exemplares exemplares disponíveis do que reservas pendentes para a publicação a ser emprestada. É como se o exemplar estivesse disponível fisicamente na biblioteca, mas apenas disponível para o usuário que está na fila de reserva dentro do prazo definido na regra de empréstimo, para demais usuários ele não está disponível. l

Para se realizar um empréstimo, basta que tenha uma identificação do usuário e do exemplar:

Procedimento 1. Acesso o menu de Movimentações / Empréstimo; 2. Inform Informee no campo de “Código do Usuário” Usuár io” o código do usuário usuár io e em seguida dê um ‘tab’ ou ‘enter’ para aparecer o nome do usuário e se houver a foto dele na tela. As informações que constarão neste campo dependerão da parametrização do sistema; 3. Em seguida informe no campo de ”Número do tombo” o número do tombo do exemplar que se deseja que seja emprestado para o usuário e dê um ‘tab’ ‘tab’ ou ‘ent ‘enter’ er’ para que as informações do exemplar sejam exibidas em tela; 4. Selecione o exemplar e clique em ”Processos / Alterar prazo de devolução (Dias / Horas)” e informe para quantos dias que ele terá o prazo maior que o definido na regra de empréstimo. Em seguida clique em ‘ok’; ‘ok’; 5. Selecione o exemplar na tela e clique ‘ok’ para finalizar o processo de empréstimo. Uma mensagem na tela será exibida da seguinte maneira:“Confirmação de empréstimo: Empréstimo realizado com sucesso.” Realizado este procedimento, o empréstimo poderá ter 4 (quatro) status possíveis:   Emprestado (E): status atribuído ao registro do empréstimo quando o mesmo é criado; registro do empréstimo empréstimo quando o mesmo é cancelado. cancelado. Um l  Cancelado (C): status atribuído ao registro empréstimo só poderá ser cancelado quando o seu status for ‘emprestado’ ou quando o seu status for ‘atrasado’ e o sistema estiver parametrizado para permitir cancelamento do empréstimo da publicação atrasada; l  Atrasado (A): status atribuído ao registro do empréstimo quando o status do mesmo for ‘emprestado’ emprestado’ l

ela  data prevista(D): da devolução for ultrapassada; Devolvido status atribuído ao registro do empréstimo empréstimo quando o exemplar exemplar é devolvido devolvido à biblioteca. O cálculo da data prevista de devolução é feito de acordo com os seguintes critérios:   O primeiro passo é verificar verificar se a data de devolução será gerada gerada considerando os finais de semana e feriados (definido nos parâmetros). Ou seja, se serão contados os dias úteis ou serão contados dias corridos; l  Para definir um dia útil ou não, deve-se preencher o calendário base do Corpore com os respectivos feriadoss e preencher feriado pree ncher o parâmetro parâ metro “Fim de semana” as opções “Sábado é dia útil”, “Domingo é dia útil”; ú til”; o cálculo l  Se a opção “Considerar final de semana e feriados nos empréstimos” não for marcada, de dias será feito contando apenas os dias úteis; l  Se a opção for por “Consistir finais fin ais de semana e feriados feria dos nos empréstimos” emprés timos”, o cálculo de dias será ser á feito contando os dias corridos. Para esta situação o dia resultante poderá ser um dia não útil, com isso verificase o parâmetro pa râmetro “Vencimento “Vencimen to em dia di a não útil”, em que as opções são: ‘Manter data’, ‘Busc ‘Buscar ar próximo pró ximo dia útil’, ‘Buscar dia útil anterior’. l

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É possível definir uma data/hora fixa para a devolução do exemplar nos processos da movimentação de empréstimo. Dessa forma esse valor irá ignorar todas as outras formas de cálculo da data de devolução prevista. Além dessa opção é possível também adicionar dias/horas no cálculo da data de devolução prevista realizado pelo sistema. Os parâmetros necessários para essas configurações do cálculo da data prevista de devolução estão em parâmetros do sistema no processo Movimentação na etapa Empréstimo.

Exercícios

1.  Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária no processo de Movimentação na etapa Empréstimo: Informe: Inform e: “Solicit “Solicitar ar senha senh a para empréstimo: em préstimo: Não solicitar so licitar senha”, “Código para pa ra seleção seleç ão de exemplares:: Número do tombo”, “Código para exemplares pa ra seleção seleç ão de usuários: usu ários: Código do usuário u suário da biblioteca” bibliotec a” ; Marque as a s opções: “Atualizar situação situ ação da biblioteca após efetuar efet uar o login no sistema” sistem a”,“Alterar prazo de devolução devolu ção maior que q ue o definido na n a regra (Dias / Horas)” Hor as)”. etapa Devolução: 2. Nos parâmetros do sistema no processo de Movimentação na etapa Informe: Inform e: “Fim de semana: sema na: Sábado é dia útil” útil ”, “Fim de Semana Sem ana / Feriado: Feri ado: Considerar finais de de semana e feriados fer iados nos empréstimos” em préstimos”,, selecio selecione ne o calendário calend ário base e “Vencimento em dia não útil: Buscar Busca r próximo próx imo dia útil”. TOTVS Gestão G estão Bibliotecária no processo de Emissão de recibo: 3. Nos parâmetros do sistema TOTVS Informe: “Saída padrão: Impressora Bematech” B ematech” Marque as opções opçõ es “Emitir recibo r ecibo de emprést empréstimo” imo”,“Emitir recibo r ecibo de renovaça renovaçao” o” e “Emitir recibo r ecibo de devo devoluç lução” ão”.

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DEVOLUÇÃO Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

Este processo consiste em devolver a publicação que foi emprestada aos usuários para a biblioteca. Como condição para que este processo ocorra é necessário que haja uma ”Regra de Empréstimo” cadastrada estabelecendo o vínculo entre o tipo de usuário que deseja realizar a devolução e o grupo de publicação ao qual pertence a publicação devolvida; que exista uma parametrização cadastrada nos parâmetros do sistema, no processo Movimentação na etapa Devolução; e que a integração financeira esteja devidamente configurada.

Parâmetros do Sistema

Regras de Empréstimo

Integração Financeira

Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária no processo de Movimentação na etapa Geral é possível configurar:  Formas de seleção dos exemplares para a movimentação: você você pode selecionar o exemplar pelo número do tombo, pelo código da publicação e exemplar e pelo código auxiliar do exemplar dependendo de qual opção você marcar. Dessa ao realizar uma devolução, a forma para seleção da publicação vai obedecer como padrão a essa parametrização. l

Nos parâmetros do sistema no processo de Movimentação na etapa Devolução é possível configurar:  Exibir mensagem que a publicação devolvida possui reservas: quando um exemplar for devolvido, na tela será exibida a mensagem de que aquela publicação possui reservas. Será da seguinte forma:“At “Atenção, enção, l

os seguintes exemplares exempl ares possuem possue m reserva: reserva : - (nome da publicação publicaç ão devolvida)” devolvid a)”.

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 Cancelar empréstimo com a publicação atrasada: com esse parâmetro marcado, fará com que usuários que tenham devoluções em atraso serão permitidos que cancelem seus empréstimos. l Cancelar empréstimo com a publicação atrasada: esse parâmetro fará com que usuários que tenham devoluções em atraso não serão permitidos que realizem novos empréstimos. l Permitir abonar multa para devoluções em atraso: esse parâmetro fará com o funcionário da biblioteca possa abonar multas para as devoluções em atraso. A permissão de abono de multa pode ser definida também por perfil de usuário. usuár io. Caso o sistema esteja configurado para não permitir o abono da multa, esta permissão pode ser concedida para determinados usuários usuár ios em Cadastros / Segurança / Perfis; l Considerar somente dia útil para o cálculo da multa: com esse parâmetro marcado o sistema irá verificar apenas os dias úteis e se sábado e domingo estiverem marcados como ‘dia ‘dia útil’ eles também entrarão na contagem dos dias em atraso de devolução do exemplar. l

Nos parâmetros do sistema no processo de Emissão de recibos é possível configurar:  Os recibos que serão impressos ao final do processo de devolução; “Envio de Email” para que as movimentações de empréstimo, devolução devolução e renovação l Escolher a opção de “Envio sejam enviadas ao usuário. É importante que o usuário tenha e-mail cadastrado e as configurações globais de envio de e-mail estejam funcionando; l  Se for utilizado um relatório do gerador de relatórios, o relatório padrão de devolução deverá ser parametrizado na etapa ‘Recibos do gerador’; l Caso o relatório seja da impressora Bematech os campos a serem emitidos deverão ser configurados no processo de Emissão de Recibos na etapa ‘Recibos de Devolução’; l

 Selecionar recibo no momento da movimentação, ou seja, que seja diferente do relatório padrão que foi definido pelo gerador de relatórios. l

Em Movimentações / Regras de Empréstimo / Regras de Empréstimo é possível configurar:   Se a publicação e o usuário que pertencem a essa regra de empréstimo permitem renovar seus empréstimos; l Definir o valor de multa (em reais) por dia, hora ou não aplicável; reser va; l Definir o valor de multa para exemplares normais (em reais) com ou sem reserva; l Definir o valor de multa para exemplares de circulação interna (em reais) com ou sem reserva; l  Definir quantos dias o usuário ficará suspenso para realizar movimentações em função de uma devolução em atraso para exemplares normais e para exemplares de circulação interna. l

No realizar uma devolução, bibliotecas geram lançamentos e integram comprocesso o TOTVS TOTVSde Gestão Financeira. Para quealgumas isso ocorra são necessárias uma série definanceiros configurações:  Para geração da multa é necessário que o usuário tenha um responsável financeiro cadastrado. Esse registro fica armazenado no cadastro do usuário em Cadastros / Usuários (Clientes) / Usuários no anexo ‘Dados Específicos’; l A geração da multa é dada pela geração de um lançamento no TOTVS Gestão Financeira com o seu valor calculado para o responsável financeiro do usuário da biblioteca. O lançamento somente será gerado quando o valor da multa for maior que zero. Os lançamentos podem ser agrupados para o mesmo responsável financeiro caso seja gerado mais de uma multa no momento da devolução. Para isso é necessário que marque o parâmetro de “Agrupar “Agrupar valores em um único lançamento”; l A aplicação mantém uma referência do lançamento gerado para posteriores consultas (Movimentação / Situação financeira). Essa referência é o código do lançamento gerado relacionado ao empréstimo a partir do qual ele foi gerado; l

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  Deverá ser verificado se o TOTVS Gestão Financeira está configurado para trabalhar com rateio de centro de d e custo, com as opções opçõ es “Obrigató “Obrigatório rio sempre” semp re” ou “Obrigat “Obrigatório ório a receber re ceber””. Se estiver configurado con figurado desta maneira, a devolução somente será permitida caso esteja configurado um centro de custo para a unidade bibliotecária em Cadastros / Tabelas Auxiliares / Unidades; l

Além disso, nas versões atuais, é possível que o usuário consiga imprimir o boleto para pagamento de suas multas no TOTVS Gestão de Conteúdos. Para isso é necessário que haja um relatório com os filtros CODCOLIGADA CODC OLIGADA e IDLAN. Em seguida, é essencial que haja seu cadastro nos parâmetros do TOTVS TOTVS Gestão Bibliotecária, em parâmetros gerais de integração com Financeiro, no campo “Boleto para pagamento de multa no portal”. O usuário terá acesso ao boleto no TO TOTVS TVS Gestão de Conteúdos caso tenha perfil que permita essa ação. Para realizar um procedimento de devolução é necessário que siga os seguintes passos:

Procedimento 1. Acesse o menu de Movimentações / Devolução; 2. No campo para seleção do exemplar informe sua identificação; 3. Os dados da publicação serão exibidos, bem como as penalidades por um possível atraso na entrega do mesmo; 4. É possível, em processos, selecionar o item para renovação ou abonar a multa em função do atraso na devolução. 5. Clique em Ok. 6. Será exibido um ‘Log de movimentações’ com as seguintes informações: -- Exemplares devolvidos – título, usuário, devolução prevista, status do empréstimo e código do lançamento. Ao realizar uma devolução os seguintes dados do empréstimo são atualizados:  Status passa a ser ‘Devolvido’; ‘Devolvido’; l A data/hora da devolução será a data/hora do sistema; l Caso o empréstimo seja cobrado, o valor do empréstimo deve ser preenchido; l Se a devolução foi feita em atraso e o tipo de penalidade é cobrança de multa, deve ser preenchido o valor da multa; l Se a devolução foi feita em atraso e o tipo de penalidade é suspensão, deve ser atualizado o número de dias que o usuário ficará suspenso, ou ou seja, não poderá fazer empréstimos; l O valor total do empréstimo é o valor do empréstimo mais a multa, quando houver; l

Ao realizar uma devolução os seguintes dados do usuário são atualizados: usuár io somente será atualizado se o status atual for diferente de ‘Cancelado’; l O status do usuário l Se o usuário estiver devolvendo um exemplar em atraso e a data limite de suspensão for maior que a data atual, o status do usuário será ‘Irregular’, caso contrário será ‘Regular’. Um exemplar só pode ser selecionado uma única vez no momento da devolução. Caso seja encontrado mais de um empréstimo para o mesmo exemplar, exemplar, a devolução deverá ser bloqueada. O sistema irá emitir uma mensagem solicitando o cancelamento dos empréstimos que não estiverem corretos. A fila de reservas reser vas é atualizada após a efetivação da devolução do exemplar. exemplar.

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Exercícios

1. Nos parâmetros do sistema no processo de Movimentação M ovimentação na etapa Devolução: Marque as a s opções: “Exibir mensagem men sagem que a publicaçã pub licação o devolvida possui po ssui reservas” reser vas”, “Cancelar empréstimo com a publicação atrasada” e “Considerar somente dia útil para o cálculo da multa”. 2. Nos parâmetros do sistema no processo de Movimentação na etapa Empréstimo: Informe: Inform e: “Fim de semana: sema na: Sábado é dia útil” útil ”, “Fim de Semana Sem ana / Feriado: Feri ado: Considerar finais de de semana e feriados fer iados nos empréstimos” em préstimos”,, selecio selecione ne o calendário calend ário base e “Vencimento em dia não útil: Buscar Busca r próximo próx imo dia útil”. 3. Nos parâmetros do sistema, no processo Movimentação na etapa Geral: Informe o “Número do tombo” para seleção de exemplares. 4. Nos parâmetros do sistema no processo de Emissão de Recibo: Informe: “Saída padrão: Impressora Bematech”; B ematech”; Marque a opção de “Emitir “Emitir recibo de devolução”; Nos parâmetros do sistema no processo de ‘Emissão de recibos’, na etapa ‘Recibos de 5. devolução’: Informee os campos Inform c ampos para p ara impressão: im pressão: “Nome da coligada” coli gada”,“Atendente responsáve res ponsável” l” e “Detalh “Detalhes es do exemplar”; Informe o nome da coligada que irá constar no recibo no campo ca mpo “Nome da coligada no recibo (Padrão: Nome fantasia)”; Marque a opção de “Imprimir “Imprimir nome da Filial / Unidade”

6. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Financeiro: Marque a opção de “Integração “Integraçã o com o RM Fluxus” Fluxu s”,“Bloque “Bloquear ar empréstimo emprés timo para inadimple i nadimplentes ntes financeiros no RM Biblios” e “Bloquear reserva para inadimplentes financeiros no RM Biblios”; Na 2ª (segunda) etapa da integração com o Financeiro informe os eventos contábeis de inclusão inclus ão e de baixa, ba ixa, a conta caixa, ca ixa, o tipo de documento doc umento e o tipo contábil cont ábil como “Não Contábil”. Contábil”. Informe o valor de 0,32 (%) com 6 dias para vencimento. No campo de histórico informe o seguinte texto: “Ref. Multa de Bibliotec Biblioteca” a”. 7. Acesse o menu de Movimentações / Devolução; Informe no campo de ‘Número do tombo:’ o número do tombo do exemplar que anteriormente foi emprestado para o usuário; Selecione o exemplar e clique em ‘Processos / Abonar multa. O ‘Valor ‘Valor total do empréstimo’ e o ‘Valor total da multa’ ficarão como ‘R$ 0,00’; Selecione o exemplar na tela e clique ‘ok’ ‘ok’ para finalizar o processo de devolução; Uma mensagem no ‘Log de movimentações’ será exibida com as a s informações dos exemplares devolvidos (Título, ( Título,Usuário, Devolução Devolução prevista, Status do empréstimo,e Código do lançamento lança mento gerado); Irá abrir uma caixa ca ixa com a opção de gravar ou imprimir o recibo, você deverá marcar a opção de “Arquivo”. Uma janela do Windows se abrirá a brirá para par a que o arquivo arqu ivo com extensão exten são .txt .tx t seja salvo sa lvo em algum local loc al da máquina. máqu ina. Defina o nome como c omo “Recibo “Recibo_Devoluc _Devolucao_Treinamen ao_Treinamento” to”, salve e em seguida dê ‘OK’ no caminho informado. Uma outra janela de ‘Gerando relatório’ estará em processamento;

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RENOVAÇÃO Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

O processo de Renovação depende inicialmente de um empréstimo realizado ao usuário da biblioteca. Ela consiste na renovação do prazo de entrega de uma publicação e configura-se, portanto, como um novo empréstimo. Na regra de empréstimo é possível definir se para aquela publicação e para aquele usuário é permitido ou não realizar a renovação. Essa parametrização fica em Movimentações / Regras de Empréstimo / Regras de empréstimo no Anexo Devolução, o nome do campo é ‘Permite renovar empréstimo’. Ainda na regra de empréstimo no Anexo Empréstimo é possível parametrizar que usuários que tem devoluções em atraso não poderão realizar renovações através do parâmetro de “Bloquear empréstimo para usuário com devoluçã devo lução o em atraso” atras o”. A aplicação não permite seja realizado renovação exemplarno namesmo mesmadia data empréstimo da última renovação. Se for que selecionado o exemplar parado renovação dodo empréstimo e ou clicar em ‘Ok’ o sistema emitirá a seguinte mensagem: “Erro no processo de renovação: a renovação para o usuário ‘nome ‘nome do usuário’ não foi concluída pois não é permitido renovar um empréstimo na mesma data em que qu e ele foi realizado” re alizado”. Quando uma publicação é selecionada para ser renovada a data do empréstimo e a data prevista da devolução são atualizadas na tela. Caso o sistema esteja parametrizado para emitir recibo de renovação, este recibo será gerado ao final de processo. Se for utilizado um relatório do Gerador de Relatórios, o relatório padrão de empréstimo / renovação deve ser parametrizado. Caso o cliente utilize a impressora Bematech, os campos a serem emitidos no relatório deverão ser configurados. O recibo de renovação emitido pela impressora Bematech contém os dados da devolução e do novo empréstimo. Caso o sistema esteja parametrizado para não emitir dados da devolução no recibo de renovação, somente os dados do empréstimo serão exibidos.

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Nos parâmetros do sistema no processo de Movimentação na etapa Renovação, é possível configurar:  Limitar a quantidade de renovações para Web: esse valor é referente por publicação. O usuário não poderá renovar a publicação na web se estiver ultrapassado o limite definido. l Permitir renovação somente no dia da devolução: a renovação no sistema pode ser realizada 1(um) dia do empréstimo. Com esse parâmetro marcado a renovação da publicação poderá apenas ser realizada no dia previsto para o usuário devolvê-la. l  Alterar o prazo de devolução para maior que o definido na regra de empréstimo no momento da renovação: quando realiza- se uma renovação os prazos de devolução são novamente calculados conforme a regra de empréstimo. Com Com esse parâmetro marcado será possível definir um prazo maior do que aquele estipulado na regra. l

Para realizar o procedimento de renovar uma publicação é necessário que já tenha sido realizado um empréstimo. Para isso é necessário seguir os passos:

Procedimento 1. Acesse Movimentações / Devolução; 2. Informe Informe no campo a identificação do exemplar que se deseja renovar; 3. Selecione o exemplar e clique em Processos / Selecionar item para renovação; 4. Esse exemplar será marcado com um símbolo; 5. Selecione o exemplar e clique em ‘Ok’; 6. Uma mensagem no ‘Log de movimentações’ será exibida com os seguintes dados: “Renovação / Devolução de exemplares: Título,Usuário, Devolução prevista e Status do empréstimo: Renovado.” 7. Se o sistema estiver parametrizado, será emitido um recibo de renovação.

Exercícios

1. Nos parâmetros do sistema RM Biblios, no processo Movimentação na etapa Renovação: Desmarque os parâmetros de “Limitar a quantidade de renovações para WEB” e “Permitir renovação renovaçã o somente no n o dia da devolução” de volução”. Marque o parâmetro de “Alterar “Alterar o prazo de devolução para maior que o definido na regra de empréstimo emprésti mo no momento mo mento da renovaçã renovação” o”.

2. Na regra de empréstimo em Movimentações / Regras de Empréstimo / Regras de Empréstimo no anexo devolução devo lução e marque ma rque o parâmetro par âmetro de “Permite renovar empréstimo” em préstimo”. 3. Acesse o menu de Movimentações / Devolução e informe no campo de ‘Número do tombo:’ o número do tombo do exemplar que anteriormente foi emprestado para o usuário; Selecione o exemplar e clique em ‘Processos / Selecionar item para renovação. O exemplar terá uma identificação (símbolo de renovação) de que será renovado. Selecione o exemplar na tela e clique ‘ok’ para finalizar o processo de renovação. Uma mensagem no ‘Log de movimentações’ será exibida com as informações da Renovação / Devolução de exemplares: Título, Usuário, Devolução Devolução prevista e o Status do empréstimo como Renovado; Irá abrir uma caixa ca ixa com a opção de gravar ou imprimir o recibo, você deverá marcar a opção de “Arquivo”. Uma janela do Windows se abrirá a brirá para par a que o arquivo arqu ivo com extensão exten são .txt .tx t seja salvo sa lvo em algum local lo cal da máquina. má quina. Defina o nome n ome como “Recibo_Renovacao_Treinam “Recibo_Renova cao_Treinamento” ento”, salve e em seguida dê ‘OK’ no caminho informado. Uma outra janela de ‘Gerando relatório’ estará em processamento; Todos os direitos reservados.

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RESERVA Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

Este processo consiste na reserva de um exemplar que está emprestado para outro usuário da biblioteca. Para que a reserva de fato aconteça a aplicação irá realizar algumas validações em relação ao usuário, são elas:  Somente usuários com situação regular e com acesso à filial/unidade podem fazer reserva de publicações; l A reserva pode ser bloqueada para usuários com pendências financeiras na biblioteca e no TOTVS Educacional. Para que isso ocorra é necessário marcar nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária no processo de integração financeira: “Bloquear reserva para inadimplentes financeiros nos RM Biblios” e “Bloquear “Bloquear reserva reser va para inadimplentes financeiros no RM Classis”; l A permissão de reserva para usuários que estão cadastrados como funcionários no RM Labore e estão demitidos deve ser parametrizada através da opção “Permite “Permite Empréstimos / Reservas para funcionários demitidos” os parâmetros l

do RM Biblios no processo de Integração com a Folha de Pagamento; sã o alunos no RM Classis e não estão cursando nenhuma disciplina deve l A permissão de reserva para usuários que são ser parametrizada através da opção de “Bloquear Empréstimo / Reserva para alunos sem disciplina em curso” nos parâmetros do RM Biblios no processo de Integração com o Educacional. Essa verificação será em todas as coligadas do RM Classis. reser va para usuários que estão com empréstimos em atraso. Mas caso a biblioteca l Por padrão, não é permitido a reserva libere é necessário marcar a opção de “Permitir para usuários com devolução em atraso” nos parâmetros do RM Biblios no processo de Movimentação na etapa de Reserva; l O limite de reservas é definido por tipo de usuário usuár io em Cadastros / Usuários (clientes) / Tipos de Usuário no campo c ampo de “Número “Número máximo de reservas”; ca so existam exemplares disponíveis nas filiais/unidades que ele tem acesso. l O usuário só poderá fazer reserva caso   Outras validações em relação à publicação irão acontecer:   Caso existam exemplares disponíveis da publicação selecionada, a reserva não é permitida. Exemplares com situação que não permite empréstimo não devem ser considerados como disponível; l

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 Se já existir uma reserva com status ‘Reservada’ para o usuário usuár io com a mesma publicação, não é permitido fazer uma nova reserva. l

Na regra de empréstimo será validado:  Se permite reserva para aquele tipo de usuário e o grupo de publicação; l Se permite reserva com a mesma publicação emprestada para aquele tipo de usuário e o grupo de publicação; l

Nos parâmetros do sistema é possível: l Definir seleção de volume, edição e ano na reserva; l Definir seleção de volume, edição e ano na reserva somente para a WEB; l Especificar filial e unidade bibliotecária no momento da reserva; l Configurar para que a data de liberação da reserva considere, ou não, sábado e domingo como dias úteis. Para realizar o procedimento de reserva é necessário seguir os passos:

Procedimento 1. Tenha certeza de que o exemplar que se deseja reservar está emprestado para outro usuário; 2. Acesse o menu Movimentações / Reserva; Reser va; 3. Informe o código do usuário dê um “tab”; “tab”; 4. Informe a publicação; 5. Se houver, informe o volume, edição e o ano. 6. Clique em “salvar” e em seguida em “ok” para finalizar o processo. O sistema permite que seja enviado um e-mail de confirmação de reserva para o usuário, bem como a impressão de um recibo. Uma reserva não pode ser excluída, pode apenas ser cancelada. Existem vários status para definição de reservas. São eles:  Reservada (R): Esse status é atribuído quando é criada uma nova reserva; l Efetuada (E): Esse status é atribuído quando foi feito o empréstimo da reserva que estava com o status ‘Confirmado’; l

 Cancelada (C): Esse status é atribuído quando a reserva reser va é cancelada. Ele pode ser definido manualmente para isto é preciso estar com o status ‘Reservado’ ou ‘Confirmado’ tem a data do campo ‘Limite para empréstimo’ ultrapassado; quan do a reserva reser va está confirmada para o usuário, ou seja, pode l Confirmado (F): Esse status é atribuído quando ser feito o empréstimo desta reserva. Para Para isso é preciso estar com o status ‘Reservado’ e ser o primeiro da fila de reserva cujo exemplar disponível atenda aos critérios da reserva. Depois de confirmada a reserva, os campos ‘Disponível para empréstimo’ e ‘Limite para empréstimo’ são preenchidos de acordo com a regra de empréstimo; l

O sistema disponibiliza uma consulta da fila de reserva por publicação. Nesta consulta é apresentada a ordem dos usuários para liberação da reserva para cada publicação. Ela consiste num mecanismo de controle de liberação de exemplares para empréstimo aos usuários que fizeram as reservas. Momentos no quais a fila de reserva é atualizada:  Cancelamento de uma reserva; l Cancelamento de um empréstimo; l

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 Devolução de um exemplar; acer vo, seja por cadastro, importação ou recebimento de periódicos. l Inclusão de novos exemplares no acervo,   A atualização da Fila de reservas acontece da seguinte forma:

l

 Quando um exemplar se torna disponível para empréstimo, são verificadas todas as reservas com o status ‘Reservada’, por ordem de data do pedido de reserva; l É verificado se o exemplar atende à reserva, no caso de ter preenchido os campos de volume, edição e ano; l  É feita a liberação da reserva para o primeiro usuário que o exemplar atenda. Nesta liberação são atualizado os campos data de liberação (data em que a reserva ficou disponível par empréstimo), data limite para empréstimo (calculada de acordo com a configuração da regra de empréstimo), filial/unidade onde o exemplar está disponível e o exemplar que confirmou a reserva. O status da reserva é alterado para “Confi “ Confirma rmada” da”. l

Exercícios

1. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Financeira no processo de Movimentação na etapa Reserva Marque parâmetro “Permitir para usuários com devolução em atraso” e “Permitir reserva por volume, o edição e ano de (somente para WEB)”;

2. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Financeiro marque o parâmetro de “Bloquear reserva para inadimplentes financeiros no RM Biblios”; B iblios”; 3. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Educacional marque o parâmetro de “Bloquear Empréstimo / Reserva Reser va para alunos sem disciplina em curso”; cur so”; 4. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Folha de Pagamento desmarque o parâmetro de “Permite “Permite Empréstimos / Reservas Reser vas para funcionários demitidos”; 5. Faça um empréstimo para a publicação ‘O Alienista’ do Machado de Assis para um usuário da biblioteca qualquer.

 Anotações

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PESQUISA Empréstimo

Catalogação

Devolução

Contexto

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

A Pesquisa consiste no retorno das informações das publicações e exemplares que existem no acervo da biblioteca. Pode ser realizada no sistema ou na web, sendo que para cada acesso há configurações distintas que devem ser realizadas no RM Biblios. Em geral, as pesquisas feitas no sistema são realizadas por quiosques em computadores disponíveis aos usuários usuá rios nas dependênc dep endências ias da biblioteca. bibliotec a. É também conhecida conh ecida como “Pesquisa ao acervo”. Suas configurações são realizadas nos parâmetros do sistema RM Biblios, no processo de Pesquisa, na etapa “Pesquisa ao a o acervo” acer vo”. Neste local é possível pos sível definir: defin ir: “Não diferenciar difer enciar maiúsc maiúscula/minú ula/minúscula, scula, acento e cedilha” c edilha”, “Retornar “Retorn ar exemplares exemplar es baixados” baixado s”,“Norma “Normalizar lizar texto digitados d igitados na n a pesquisa pesquis a pelo autor” autor ” e “Número máximo má ximo de registros registro s para retorno da pesquisa pesq uisa (0 = indeterminado)” indetermi nado)”.. Nas versões atuais da aplicação é possível que o material anexado na publicação seja retornado nas pesquisas em modo ficha e árvore; pesquisar pela função do autor e ainda no resultado em modo filha é possível visualizar o resumo/observação da publicação. Além disso, os assuntos podem ser visualizados por separação de volume. Para que isso ocorra, no cadastro do assunto da publicação é necessário que se associe para qual volume aquele assunto está relacionado. A pesquisa ao acervo possui integração com os sistemas RM Classis Ensino Básico, RM Classis Superior, TOTVS Educacional. Consiste Consiste em exibir no resultado da pesquisa, as disciplinas para as quais a publicação está cadastrada como bibliografia. Na tela de pesquisa no acervo, após após realizar a pesquisa é possível mudar a visualização para ficha ou ABNT ou árvore, visualizar no registro MARC, imprimir dados da publicação selecionada, visualizar dados da publicação e realizar reserva reser va da publicação selecionada. É possível, ainda, configurar configurar a permissão por perfil de usuário para acesso à visualização do MARC e ao botão de impressão do resultado da pesquisa. Dessa forma, a biblioteca biblioteca terá maior controle para quais usuários estas funcionalidades estarão disponíveis.

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Para realizar uma pesquisa ao acervo, siga o procedimento:

Procedimento 1. Acesse Acesse o menu de Atendimento / Pesquisa no Acervo (Ctrl + p); 2. Selecione um campo para pesquisa; 3. Defina um filtro e em seguida qual o tipo de publicação que será pesquisada; 4. Informe se a pesquisa será para todas as unidades, ou somente uma unidade; 5. No campo Texto, informe uma palavra ou nome de uma publicação; 6. Informe a visualização que deseja que a publicação seja retornada; 7. Clique em “Pesquisar” 8. Clique em “Sair” para sair da tela de pesquisa; 9. Clique em “Nova pesquisa” para realizar uma nova pesquisa. No Portal é possível configurar os campos que estarão disponíveis para a pesquisa avançada, qual será a visualização padrão (Árvore, Ficha Ficha ou ABNT) ABNT ) e se o usuário irá pesquisar apenas na unidade un idade que ele logou ou se a pesquisa irá abranger todas as unidades. Essas configurações são realizadas nos parâmetros do sistema RM R M Biblios, no processo process o de Pesquisa Pesquis a na etapa “Pesquisa no portal” po rtal”.. Na tela de pesquisa no portal, após realizar a pesquisa é possível mudar a visualização para ficha ou ABNT ou árvore, visualizar no registro MARC, imprimir dados da publicação selecionada, visualizar dados da publicação, realizar reserva e renovação da publicação selecionada. Para realizar uma pesquisa no portal siga o procedimento:

Procedimento 1. Logue Logue na aplicação do RM Portal; 2. Selecione o menu de Biblioteca; 3. Na Pasta Past a Pesquisa Pesqu isa rápida preench preenchaa os o s campos ca mpos de “Campo pesquisa” pesq uisa”, “filtro”, “forma de visualização dos resultados” e “texto”; 4. Em seguida clique em “Pesquisar”; 5. A Pasta Pasta Resultado pesquisa será aberta aber ta com a informação pesquisada; 6. Se não houver registros haverá uma mensagem de “Não foi encontrado nenhum resultado para a pesquisa”; 7. Mas se houver registros, as publicações serão exibidas em tela; 8. Caso deseje reservar a publicação é necessário selecioná-la e em seguida clicar em “Reservar”; 9. Uma tela com as informações da publicação: código, nome, volume, edição e ano; 10. Clique em “Reservar” para confirmar o processo; 11. Uma mensagem será exibida em tela de confirmação: “Publicação (código) reservada com sucesso!” A pesquisa pública é uma opção em que a aplicação disponibiliza para a comunidade, ou seja, aqueles que não têm um login na biblioteca, mas que podem ter acesso ao acervo. Para Para configurá-la, é necessário acessar os parâmetros do sistema no processo de Pesquisa, na etapa de “Pesquisa pública” e seguir os passos:

Procedimento 1. Informe o endereço físico do site até o diretório RM Portal. 2. Clique no botão “Gerar URL”. 3. Copie a URL gerada ger ada no campo “URL gerada para link lin k do site” si te”. 4. Utilize Utilize essa URL dentro do link criado para acesso à pesquisa pública.

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O sistema disponibiliza tanto para a pesquisa ao acervo quanto na pesquisa ao portal, a visualização em modo árvore e modo ficha. Para ambas as visualizações é possível definir quais serão os campos para a publicação e para o exemplar que estarão disponíveis. Para isso é necessário configurar nos parâmetros do TOTVS TOTVS Gestão Bibliotécaria, no processo de Pesquisa, nas etapas de “Visualização em modo árvore” e “Visualiza “Vi sualização ção em modo mod o ficha”.

Exercícios

Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bíbliotecária no Processo de Pesquisa parametrize:

1. Na etapa Pesquisa ao acervo, marque a opção “Não diferenciar maiúscula/minúscula, acento e cedilha” e para a opção de “Número máximo de registro para retorno da pesquisa” informe “o”; 2. Na etapa Pesquisa no portal, na opção Filtro por unidade na Web, marque a opção de Unidade logada e para o “Result “Resultado ado padrão pad rão da pesquis pesquisaa Web” marque a opção de d e “Ficha”. 3. Ainda na etapa de “Pesquisa “Pesquisa no portal”, para a visualização dos campos na pesquisa avançada marque: marq ue: “Ano”, “Ano”, “Artigo” “Arti go”,”A ,”Assu ssunto” nto”, “Autor” “Autor ”, “Classifi “Clas sificaç cação” ão”, “Coleção “Cole ção/Sér /Série” ie”, “Discipl “Dis ciplina ina/Ens /Ensino ino Supe Superio rior” r”,, “Edi ção”, “IS “Edição” “ISBN BN (Liv (Livro)” ro)”,, “IS “ISSN SN (Peri (Periódic ódico)” o)”, “Local da publ publica icação” ção”, “Nú “Número mero do Tombo”, “Pala “Palavra vra cha chave” ve”, “Subtít “Su btítulo” ulo”,“T “Títul ítulo o Origin Or iginal” al”, “T “Títul ítulo o Principa Prin cipal” l” e “T “Títul ítulo o Unifor Un iforme” me”.

4. Para a “Visualização em modo árvore” indique os seguintes campos que estarão visíveis para a publ publica icação ção:: “Exemplares” “Exempla res”,, “Área/SubÁ “Área/ SubÁrea rea do Conh Conheci eciment mento” o”, “Assu “Assuntos ntos””, “Auto “Autores” res”, “Categoria” “Categor ia”, “Classificação/S “Classific ação/Subclass ubclassificaçã ificação” o”,“Código da Publicaç Publicação” ão”,“Coleção/S “Coleção/Série érie - Volume da Coleção /Série”, “Cutter/ “Cutt er/PHA” PHA”, “Editora” “Editor a”, “Instituiç “Instit uição” ão”, “Subtítulo” “Subtít ulo”, “Sumário” “Sumár io”, “Tipo da Publi Publicaç cação” ão”, “Título “Títu lo Ori Origina ginal” l” e “Título “Tít ulo Uniforme” Uniforme”.. 5. Para a “Visualização em modo árvore” indique os seguintes campos que estarão visíveis para o exemp exemplar lar:: “Ano” “Ano”, “Ar “Artigo tigoss Perió Periódic dicos” os”, “Codigo Auxi Auxiliar liar””, “Data Devo Devoluçã lução o Previ Prevista” sta”, “Edição” “Ediçã o”, “Filial”, “Filial”, “ISBN” “IS BN”, “Mês”, “Nº de Pági Páginas” nas”,, “Nº do Perió Periódico” dico”,, “Nú “Número mero de Cham Chamada” ada”, “Nú “Número mero do Tombo”, “Número Emxem Em xempla plar” r”,, “ Tombo” Tombo”,, “Un “Unid idad ade” e” e “Volume “Vol ume””. 6. Para a “Visualização em modo ficha” indique os seguintes campos que estarão visíveis para a publica publ icação ção:: “T “Títul ítulo” o”, “Ár “Área ea do Conh Conhecim ecimento” ento”, “Assun “Assuntos” tos”, “Cate “Categor goria” ia”, “Cla “Classi ssifica ficação” ção”, “Código da Publicaç Publi cação” ão”, “Coleção “Cole ção/Sér /Série” ie”, “Cutter/PH “Cutte r/PHA” A”, “Editora” “Edi tora”, “Subtítu “Sub título” lo”, “Sumári “Sum ário” o”, “Tipo “T ipo da Publi Publicaç cação” ão”, “Títul “T ítulo o Origina Ori ginal” l”,“T “Títul ítulo o Unif Uniform orme” e”,“Volu “Volume me da Coleç Coleção/S ão/Séri érie” e”,“Autore “Autores/Fun s/Função” ção”. 7. Para a “Visualização em modo ficha” indique os seguintes campos que estarão visíveis para o exemplar exem plar:: “Ano” “Ano”, “Ar “Artigo tigoss Perió Periódico dicos” s”, “Código Auxi Auxilia liar” r”,, “Código Exem Exemplar plar””, “Data Devo Devoluçã lução” o”, “Edição” “Ediçã o”, “Filia “Fi lial” l”, “I “ISB SBN” N”, “Mê “Mês” s”, “Nº de Cha Chama mada” da”, “N “Nºº de d e Pá Págin ginas” as”,, “N “Nºº do d o exe exempl mplar ar””,“Nº do per periód iódico” ico”,, “Nº Tombo” Tombo”,, “Status “Sta tus Exem Exemplar plar”” e “Tombo”. “Pesquisa pública” p ública”, informe o site si te http://www.instituica http://www.ins tituicao.com.br/c o.com.br/corpore.n orpore.net/ et/ ; 8. Na etapa de “Pesquisa

9. Clique em “Gerar URL URL”; ”;

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Exercícios

10. Copie a URL Gerada para o link que o setor de informática criou para a pesquisa pública. Conclua as alteraçõe a lteraçõess realizadas realizad as no “Assistente de Implantação Impla ntação de Processos” Proc essos”. 11. Acesse o menu de Atendimento / Pesquisa no acervo (Ctrl + p); 12. No campo para pesquisa informe “Título Principal”; “Contendo”” e no tipo de publicação informe como sendo “Livro”; “Livro”; 13. No filtro informe “Contendo

14. Pesquise em todas as unidades bibliotecárias com o idioma “Português” e a visualização como sendo “Ficha” “Ficha”;; 15. No campo “Texto” defina a palavra “arte” e clique em “Pesquisar”; 16. Mude o modo de visualização para Árvore e em seguida para ABNT; 17. Clique em “Sair” para sair da tela de Pesquisa no acervo; 18. Logue na aplicação do Corpore.Net; 19. Selecione o menu de Biblioteca; Pesqu isa rápida rá pida preench p reenchaa os campos de “Campo pesquisa”, “filtro” e o “texto” 20.  Na Pasta Pesquisa respec res pectiva tivamen mente te como c omo “Títul “T ítulo” o”,“Cont “Contend endo” o” e “art “arte” e”.

21. Selecione a forma de visualização como “Ficha”; “Ficha”; 22. Em seguida clique em “Pesquisar”; “Pesquisar”; 23. A Pasta Resultado pesquisa será aberta com a informação pesquisada; 24. Se houver registros, as publicações serão exibidas em tela; 25. Selecione uma publicação e clique em “Reservar”; código, nome, volume, edição e ano será exibida; 26. Uma tela com as informações da publicação: código,

27. Clique em “Reservar” para confirmar o processo; 28.  Uma mensagem será exibida em tela de confirmação: “Publicação (código) reservada com sucesso!”

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CONTROLE DE ASSINATURAS DE PERIÓDICOS Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

Esse processo é utilizado para o controle das datas de vencimento das assinaturas e o controle dos periódicos que a instituição tem para receber.

Publicação

Específico

Assinatura

Controle de Periódico

Exemplares a receber

A dinâmica do controle de periódicos tem uma característica cíclica de funcionamento que obedece aos passos da figura anterior.   Em Cadastros / Publicações, é necessário que as publicações que terão assinatura de periódico tenham seu tipo definido defi nido como “Periódi “Periódico” co”. No ato incluir inclu ir uma publicação, public ação, salve o registro para que seja exibida exi bida a Pasta Específico.   Nesta pasta no cadastro da publicação terão as configurações para que o processo de controle de assinatura de periódicos funcione corretamente. No subanexo Específico há informações básicas da publicação como Editora, ISSN e periodicidade que são interessantes que tenham seu registro. A periodicidade é cadastrada em Cadastros / Tabelas Auxiliares / Periodicidades. Basta apenas que seja selecionada para o cadastro da publicação.   O cadastro da Assinatura é o registro que será responsável pela rotina de receber os exemplares, ela fica registrada em Cadastros / Publicação / Específico / Assinatura.

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Nesse cadastro é importante ter: o código da assinatura para aquela publicação, se está ativa, qual é a sua periodicidade, data de início e término, definir a data provável de recebimento do primeiro exemplar. A própria aplicação se encarrega de saber quantos exemplares a instituição irá receber diante da periodicidade e da data de início e término. A guia de Periódico terá todos os exemplares com status “A receber” com a data prevista de chegada preenchida. Se após salvo, a assinatura for renovada e/ou a data de término for alterada, é feita uma sincronização dos exemplares cadastrados na guia de periódico, que também são atualizados conforme a alteração.   Por meio do menu Movimentações / Controle de Periódicos você localiza as publicações do tipo “periódico” da coligada que está em acesso. É necessário escolher uma opção de filtro (vencimento da assinatura ou exemplares a receber e assinaturas vencidas) e clicar em filtrar. Um anexo de “Resultado” terá os exemplares que atendem aos filtros selecionados. Se for selecionado o filtro de “Vencimento “Vencimento da assinatura” será listado todas as a s assinaturas ativas que falta, no MÁXIMO, certo número de exemplares para terminar. Se for selecionado o filtro de “Exemplares a receber” será listado todos os exemplares a receber em um determinado período. Se for selecionado a opção de “Assinaturas Vencidas” será listado todas as assinaturas cuja ‘data de fim’ tenha se expirado e todos os seus exemplares já tenham sido recebidos. No menu Movimentações / Controle de Periódicos na Pasta Resultado tem uma opção em que poderá receber esses esse s exemplares da instituição:”R institui ção:”Receber eceber Exemplar” Exemplar ”. Este item só será executado se o usuário selecionar pelo menos um exemplar a receber. Através deste processo o sistema irá:  Criar um exemplar com base no exemplar da assinatura e associá-lo à publicação. Esse poderá ser visualizado no cadastro de publicação no anexo “Exemplares “Exemplares”; ”; “Recebido”; l Atualizar o exemplar da assinatura com o status “Recebido”; l Atualizar a fila de reservas; l O tipo de d e recebimento recebi mento do exemplar será s erá como com o “Assinatura”. l

Caso a assinatura no cadastro do periódico esteja inativa o sistema irá perguntar se quer confirmar o recebimento do exemplar. Ao final do processo uma mensagem será exibida da seguinte maneira: “O status do exemplar foi marcado como recebido. O código correspondente no acervo é xxxx.” Para realizar o procedimento de controle das assinaturas de um periódico é necessário seguir os passos:

Procedimento 1. Acesse o menu de Movimentações / Controle de Periódicos; 2. Marque a publicação que se deseja receber o exemplar; 3. Marque a opção de “exemplares “exemplares a receber”; 4. Clique em Filtrar; 5. Acesse a Pasta Resultado; 6. Selecione um exemplar; 7. Clique na opção “Receber “Receber exemplar”; 8. Clique em “ok” para finalizar o processo.

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Exercícios

1. Cadastre uma publicação com os seguintes dados:   Tipo: Periódico;   Nome: Revista Teste;   Periodicidade: Semanal; a nterior,, insira uma nova assinatura: 2. A partir do cadastro anterior   Periodicidade: semanal.   Data inicial: 01/06/2009   Data final: 31/12/2011

Observação: Clique no campo de “Número de Exemplares” Exemplares” para que o campo ca mpo seja atualizado com a quantidade de exemplares que a assinatura terá; Confira se na Pasta Específico / Assinatura / Periódico há os exemplares com as respectivas datas de recebimento; 3. Faça o controle do periódico cadastrado e informe as datas de início e término do mês, selecione um exemplar e confirme o recebimento.

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INVENTÁRIO Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

O inventário é um processo minucioso, realizado anualmente, de levantamento levantamento do acervo acer vo da biblioteca. É a descrição detalhada do seu patrimônio. Na aplicação ele consiste em gravar a data e hora do inventário no registro do exemplar. Para realizálo é necessário apenas o número do tombo. Lembrando que ele é realizado no contexto da unidade bibliotecária que o usuário do sistema está logado. Para inventariar um exemplar siga os passos:

Procedimento 1. Acesse Acesse o menu Utilitários / Inventariar acervo; acer vo; 2. o número do tombo e dêvisualizadas um “enter”; em tela: código da publicação, título, 3. Informe As seguintes informações serão título, código código do exemplar e o número do tombo que foi selecionado; 4. Clique em sair. Algumas validações são realizadas após a seleção do exemplar: Se o exemplar não existir existir,, será exibida uma mensagem de erro em tela; l Se existir mais de um exemplar com o mesmo código informado, será exibida outra mensagem de erro em tela; l Se o exemplar já foi inventariado anteriormente, será emitido mensagem de confirmação para fazer novamente o inventário.Na mensagem terá a informação da data e hora do último inventário do exemplar selecionado. l

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No cadastro do exemplar haverá um campo que estará preenchido na Pasta Identificação com o conteúdo da data e hora no formato dd/mm/aaaa hh:mm. Como essa rotina é realizada anualmente, usa-se limpar o inventário do ano anterior para a realização de uma nova rotina. Para Para isso, na aplicação tem um processo que limpa todo o inventário realizado na unidade bibliotecária em Utilitários / Limpar inventário do acervo. Ele irá deletar os valores no campo “Inventário “Inventário do acervo” do exemplar na Pasta Identificação. Consiste Consiste em um wizard em que é apenas necessário clicar em “Executar” “Executar” para que o processo seja inicializado.

Exercícios

1. Acesse o menu Utilitários / Inventariar acervo; acer vo; 2. Informe o número do tombo “1” (um) e dê um “enter”; 3. As seguintes informações serão visualizadas em tela: código da publicação, título, código do exemplar e o número do tombo que foi selecionado;  Clique em sair. 4. Acesse Cadastros / Publicações; “Exemplares”; ”; 5. Filtre a Publicação e abra o anexo de “Exemplares

6. No campo de “Inventário do acervo” confira se a data e a hora que você realizou o inventário estão corretas; 7. Retorne ao menu de Utilitários / Inventariar acervo; 8. Tente novamente fazer o mesmo inventário com o número do tombo “1” (um) e dê um “enter”; 9.  Uma mensagem na tela será exibida da seguinte forma: “Confirmação: Este exemplar já foi inventariado anteriormente. Data do inventário: xx/xx/xxxx xx:xx:xx. Deseja atualizar com a data / hora atual? SIM ou NÃO.”. Informe “SIM” e clique em “sair”; 10. Acesse novamente o menu Utilitários / Inventariar acervo; 11. Informe o tombo “9999999” e dê um “enter”; 12. Uma mensagem na tela será exibida da seguinte forma: “Não foi encontrado nenhum n enhum exemplar com o número do tombo informado: 9999999.”;  Cliq Clique ue em “Sair” “Sair ”. 13. Acesse o menu de Utilitários / Limpar inventário do acervo; acer vo; 14 . Uma tela com as informações sobre o processo se abrirá; 15 . Clique em Executar; proc esso estiver estive r finalizado finaliza do clique em “Fechar “Fechar””. 16. Quando o processo

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IMPORTAÇÃO DE USUÁRIOS Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

Esse processo permite que sejam importados alunos do RM Classis Ensino Superior, RM Classis Ensino Básico, TOTVS Educacional e professores e funcionários do TOTVS Folha de Pagamento de qualquer coligada. O procedimento de importar os usuários é realizado por meio de um wizard (em Utilitários / Assistente para importação de usuários) que permite ao usuário da biblioteca configurar as pessoas que serão importadas, suas configurações e permissões:  Como primeiro passo para iniciar o processo é necessário informar o tipo de usuário a ser importado, bem como o sistema de onde ele será importado; l O filtro de alunos, professores e funcionários irá depender de qual aplicação eles serão importados, l

sendo que serão exibidas apenas as pessoas que não foram importadas para a aplicação; l Poderá ser configurado o tipo de usuário da biblioteca, bem como a data de validade das pessoas. As configurações de seguranças também podem ser configuradas (acesso a coligada, se é supervisor, se pode criar relatório, e a qual perfil do RM estará associado); l Quando o tipo de usuário a ser importado for aluno deverá ser informado se é para importar também o responsável financeiro. O responsável financeiro só deve ser importado caso seja de coligada global ou da mesma coligada do TOTVS Gestão Bibliotecária na qual está sendo feita a importação; usuár io terá acesso tanto para o TOTVS Gestão Bibliotecária, quanto para o RM poderão l As filiais que o usuário ser configuradas; A aplicação do TOTVS Gestão Bibliotecária irá realizar algumas validações para este processo de importação:  Irá verificar se já existe um usuário da biblioteca na coligada atual associado à pessoa que está sendo importada. Caso não exista, irá criar um usuário usuár io e associá-lo a esta pessoa; l

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 Associar um responsável financeiro de acordo com as condições do processo e dos usuários Se não estiver configurado para importar responsável financeiro do aluno ele irá criá-lo e associá-lo ao usuário do TOTVS TOTVS Gestão Bibliotecária. Para Para tanto, irá verificar se já existe um cliente/fornecedor cadastrado com o mesmo CPF da pessoa em relacionamento com TOTVS Gestão Financeira; l Irá verificar se a pessoa já tem um usuário do RM associado. Caso Caso tenha, irá proceder de acordo com as configurações do processo.

l

Exercícios

1. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Financeiro marque a opção de “Integração com o RM Fluxus”; 2. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Educacional marque a opção de “Integração com o RM Classis Net”; 3. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Folha de Pagamento marque a opção de “Integração “Integração com o RM Labore”; 4. Acesse o menu de Utilitários / Assistente para importação de usuários; 5. Selecione o tipo de usuário “Aluno”; “Aluno”; 6. Selecione a aplicação “RM Classis Net”; 7. No filtro de alunos informe “R.A. IS NOT NULL 8. Informe o tipo do usuário como sendo “Aluno “Aluno Treinamento”; Treinamento”; “Acesso cesso à coligada atual”; 9. Marque a opção de “A

10. Informe um perfil de usuário do Corpore RM; Para ada aplicação do como TOTVSexemplo; Gestão Bibliotecária e a Linha RM associe a biblioteca “Biblioteca 11. Exemplo” filial criada

12. Clique em “Avançar” “Avançar” e em seguida “Executar” para que as configurações sejam processadas.

 Anotações

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TRANSFERÊNCIA DE EXEMPLARES Empréstimo

Catalogação

Devolução

Contexto

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

Este processo ocorre entre as Unidades Bibliotecárias de uma mesma coligada em que um exemplar pode ser transferido para outra unidade. un idade. Para realizá-lo é necessário que o usuário tenha acesso ao Menu e que o contexto do TOTVS TOTVS Gestão Bibliotecária (Filial/Unidade) esteja selecionado. Quando o processo for chamado a partir do menu “Utilitários” haverá um filtro para as publicações. Obedecendo a este filtro serão listadas as publicações e seus respectivos exemplares.Entretanto,quando o processo for chamado na visão de exemplares, não será necessária a seleção de publicações e exemplares, pois o processo será executado sobre os exemplares selecionados na visão. Apenas os exemplares das publicações selecionadas com status diferente de “Emprestado” “Emprestado” e “At “Atrasado” rasado” e que não estejam baixados serão transferidos para a filial e unidade bibliotecária de destino. Na unidade de origem, após a transferência, o exemplar estará baixado. A data é referente ao momento que o processo foi executado e a justificativa estará cadastrada com o seguinte texto: “Exemplar transferido para a filial/unidade /.”. E na unidade de destino será criado um novo exemplar, com os mesmos dados do exemplar de origem.

 Anotações

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Se processo for configurado para manter o número do tombo, o sistema agirá da seguinte forma: caso o número do tombo do exemplar já exista na unidade de destino, um novo número de tombo será gerado, caso contrário o exemplar de destino continuará com o mesmo número do tombo de origem.

Para realizar o procedimento, basta basta seguir os passos:

Procedimento 1. Acesse o menu de Utilitários / Transferência de exemplares entre filiais/unidades; 2. Avance Avance e faça um filtro para que as publicações sejam exibidas no grid e selecionadas; 3. Selecione Selecione os exemplares das publicações que deseja que sejam transferidos; 4. Informe a filial de destino; 5. Informe a unidade de destino; 6. Avance e execute o processo; 7. Quando finalizado clique em “Fechar” para para sair do wizard. Após este processo é importante que haja atualização da biblioteca para que a fila de reserva também seja atualizada. Além disso, é disponibilizado um log com as informações da transferência.

Exercícios

1. Acesse o menu de Utilitários / Transferência Transferência de exemplares entre filiais/unidades; 2.  Avance e filtre as publicações como sendo “Título Principal” LIKE “arte”; Selecione-as; 3. Selecione um exemplar para a transferência; Selecione uma filial que seja diferente da filial que você está logado; 4. Selecione uma unidade que seja diferente da unidade que você está logado; Clique em avançar e marque a opção para executar “Agora”; “Agora”;

5. Avance e clique em “Executar”;

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ENVIO DE E-MAIL Empréstimo

Devolução

Contexto

Catalogação

Renovação

Envio de e-mail

Tipo de Usuários

Usuários

Inventário

Transferência de Exemplares

Autores

Publicação

Pesquisa

Exemplar 

Regra de Empréstimo

Controle de Assinatura de Periódico

Importação de Usuários

Reserva

Esse processo permite que seja enviado e-mail para os usuários atrasados, usuários com reserva vencida, usuários com reserva disponível, usuários com devolução prevista e demais informações sobre a biblioteca através do Texto Livre. É realizado após a atualização da situação de usuário da Biblioteca em“Movimentações/Atualiz “Movimentações/Atualizar ar Situação” ou em “Utilitários/Env “Utilitá rios/Enviar iar e-mail”. Para que os e-mails sejam enviados sem procedência de erros é necessário que as configurações globais de envio de e-mail estejam cadastradas corretamente. Para isso é necessário acessar o menu de Opções / Parâmetros / Globais Globa is na Pasta “Envio de e-Mails” e-Ma ils”. Cadastr Cadastree um Servidor Serv idor SMTP e caso cas o seja necessário neces sário um usuário autenticado e faça o teste para certificar-se que a configuração é válida. Nos parâmetros do sistema, no processo de “Envio de e-mails” é possível configurar o texto para cada situação em que os e-mails serão enviados, bem como o e-mail de retorno (usuário logado ou da biblioteca). Se o e-mail de retorno for do usuário, deve-se verificar se o usuário que está logado no momento da execução do processo tem um e-mail cadastrado. Se não tiver, será emitida uma mensagem pedindo para que seja feito o cadastro, antes de continuar o processo. Caso o tipo de e-mail e- mail a ser enviado env iado seja “Usuários com co m empréstimos empréstim os em atraso” atras o”, o sistema irá enviar e-mails e- mails para todos os usuários que possuam empréstimos com status diferente de “Devolvido” e “Cancelado” e cuja data/hora de devolução prevista seja menor que a data/hora atual. Se o tipo de e-mailque a ser envia doempréstimos enviado for “Usuár “Usuários ioscom comstatus devoluç devolução ão prevista” , o sistema iráe “Cancelado” envi ar e-mailse para enviar par todos os usuários possuam diferente de “Devolvido” cujaa data/hora de devolução prevista esteja entre a data atual e o período de cobrança, definido no parâmetro do processo.

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tiposs de e-mail e-ma il “Usuári “Usuários os com empréstimos emp réstimos em atraso” atras o” e “Usuári “Usuários os com devolução de volução prevista” p revista”, o Para os tipo sistema irá agrupar os casos encontrados por usuário e enviar somente um e-mail, com a listagem das publicações que estão com este ele. O assunto dos e-mails pode ser informado nos parâmetros do RM Biblios, no processo de Envio de E-mails. O sistema disponibiliza algumas tags que são trocadas por seus respectivos valores. São elas: - Nome da coligada --Nome Nomeda daFilial unidade - Data de devolução prevista - Data da reserva feita - Data da liberação da reserva - Nome do usuário / Cliente - Nome de retorno (usuário RM Biblios) - E-mail de retorno (usuário RM Biblios) - E-mail do Usuário / Cliente - Código do Usuário / Cliente - Código do exemplar - Código da publicação - Título da publicação - Número do Tombo - Número dias lib. Reserva - Observação (Empréstimo) Para realizar o procedimento de envio de e-mails, basta seguir os passos:

Procedimento 1. Acesse o menu de Utilitários / Enviar e-mail; 2. Na Pasta de “A “Aviso/Cobra viso/Cobrança” nça”, selecione o tipo de cobrança: cobra nça: usuário com empréstimos empré stimos em atraso ou usuários com devolução prevista; 3. Clique em Processar; 4. Selecione Selecione os usuários que deseja que seja enviado um e-mail; 5. Avance e Execute; 6. Caso acesse a Pasta de d e “Texto Livre”, será necessário necessá rio informar infor mar um título títu lo para o assunto; a ssunto; 7. Haverá um campo de texto livre para que a bibliotecária possa escrever o que lhe for conveniente de acordo com a situação; 8. Logo abaixo os usuários que receberão o e-mail deverão ser selecionados através de um filtro; 9. Para Para finalizar fin alizar é necessário neces sário avançar e “Executar “Executar””. Exercícios

B ibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto 1. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, para “Reservas confirmadas” como sendo: “Prezado(a) , Informamos que a sua reserva para a publicação “”está disponível. Lembre-se Lembre-se de comparecer à biblioteca no prazo de dias. Findo este prazo, a respectiva reserva será cancelada automaticamente Atenciosamente, pelo sistema. Equipe da Biblioteca / ”;

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Exercícios

2. Nos parâmetros TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto para “Usuários em atraso”:  “Prezado(a)  “Prezado( a) , Informamos que você encontra-se em situação irregular junto à biblioteca. Solicitamos o seu comparecimento para a devolução ou a renovação de exemplar(es) em atraso, como também quitação de multas decorrentes do atraso. Atenciosamente, Equipe da Biblioteca / ”

3. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto para “Usuários com devolução prevista” como sendo: “Prezado(a) , Informamos que o seu livro está prestes a vencer o prazo de devolução. Lembre-se de comparecer à biblioteca para devolução ou renovação antes que o prazo expire. Atenciosamente, Equipe da Biblioteca / ”

4. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto para “Usuários com reserva vencida” como sendo: “Prezado(a) , Informamos que sua reserva da publicação está vencida. Para realização de uma nova reserva ou empréstimo empréstimo,, favor comparecer a Biblioteca. Atenciosamente, Equipe da Biblioteca / ” U tilitários / Enviar e-mail; 5. Acesse o menu de Utilitários

6. Um processo de atualização da biblioteca deverá ser executado; 7. Em seguida o wizard de Envio de e-mail estará disponível; 8. Na Pasta “Aviso/Cobrança” selecione o tipo de cobrança para “Usuários com empréstimo em atraso”; 9. Clique em “Processar”; 10. Selecione um usuário e clique em avançar; 11. Clique em “Executar” “Executar” para que o processo seja concluído; Livre”; 12. Retorne a tela de envio de e-mails e acesse a Pasta de “Texto Livre”;

13. No assunto informe:“Horário de Funcionamento da Biblioteca”;

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Exercícios

14. No texto informe: “Prezados, Informamos que no período de férias a biblioteca estará fechada para reformas em sua estrutura física. À disposição! Atenciosamente, Equipe da Biblioteca / ”

15. Faça um filtro para os usuários em que os e-mails serão enviados; 16. Selecione os usuários e clique em avançar; 17. Clique em “Executar” “Executar” para que o processo seja concluído. conc luído.

 Anotações

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ANEXO Estrutura da Ficha Catalográfica Nº de Classificação Cutter Ponto de acesso principal (autor ou entidade)                    

Título principal [designação geral do material] = primeiro título equivalente : outras informações sobre o título / primeira indicação de responsabilidade ; cada uma das indicações subseqüentes de responsabilidade. – Edição / primeira indicação de responsabilidade relativa à edição. – Detalhes específicos do material (ou do tipo de publicação). – Primeiro lugar de publicação etc. : primeiro editor etc., data de publicação etc. Extensão: Ilustrações ; Dimensões + Material adicional. – (Título principal da série / responsabilidade relativa à série, ISSN da série ; numeração dentro da série. Título da subsérie, ISSN da subsérie / numeração dentro da subsérie) Notas. (Cada nota iniciando um novo parágrafo) ISBN : Modalidades de aquisição. 1. Assuntos Assuntos.. I. Outros autores, colabor colaboradores, adores, tradutor tradutores, es, ilustrad ilustradores ores etc, título e série.

De acordo com as informações das fichas catalográficas, cadastre as publicações no sistema. Antes de iniciar cadastre as informações auxiliares como editora, autor e coleção ao final deste anexo. a nexo.

Tipo de publicaç publicação: ão: Livro 125 M553 Mercado Educacional : Novos paradigmas paradigmas para a biblioteca. biblioteca. / Autor   TOTVS,; Autor princ principal. ipal. -- Ed. 10ª -- Sao Paulo : Editora TOTVS   Ltda, 2009   330p. : il.-- (Coleção TOTVS Educac Educacional; ional; V. I)   ISBN85-0000-808-4   1.BIBLIOTECA 1.BIBLI OTECA DIGITAL, 2.BIBL 2.BIBLIOTECA IOTECA ESCOLAR, 3.BIBLI 3.BIBLIOTECA OTECA   SISTEMASS DE GERENCI SISTEMA GERENCIAMENTO, AMENTO, 4.BIBLI 4.BIBLIOTECA OTECA VIRTUAL, 5.BIBLI 5.BIBLIOTECAS OTECAS   POPULARES,, 6.MER POPULARES 6.MERCADO. CADO. I.TOTVS, Autor Tipo de publicação: Cd-ROM 1 A654 Apresentação RMBiblios : Versão 6.0 a 10.70 / Autor TOTVS,; Autor   principal. princip al. -- Ed. 1ª -- Belo Horizonte : Editora TOTVS Ltda, 2009   -- (Coleção TO TOTVS TVS Educacional; Velume I)   1.Sistemas 1.Sistem as de Informa Informação, ção, 2.BIBLI 2.BIBLIOTECAS OTECAS ESCOLARES. I.TOTVS, Autor

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Tipo de publicação: periódico periódico 6 R454 Revista TO TOTVS TVS : mercado educacional / Autor TO TOTVS,; TVS,; Autor Autor principal.   -- Ed. 1ª -- Sao Paulo : Editora TOTVS Ltda, 2009   : il.-- (9876-54 (9876-5432) 32)   1.MERCADO, 1.MER CADO, 2.EDUCA 2.EDUCAÇÃO, ÇÃO, 3.SIST 3.SISTEMAS EMAS DE INFORMAÇ INFORMAÇÃO. ÃO. I.TOTVS, Autor Tipo de publicação: atlas  6 A881      

Atlas America Latina / Autor TOTVS,; Autor princ principal. ipal. -- Ed. 1ª -Sao Paulo : Editora TOTVS Ltda, 2009 -- (Coleção TOTVS Educac Educacional; ional; V.I) 1.ATLAS MUNDIA MUNDIAL, L, 2.ATLAS - BRASI BRASIL. L. I.TOTVS, Autor

Tipo de publicação: tese D313 Definição de uma ontologia ontologia para área de Processos de Atendimento / Autor TOTVS,; Autor principal. -- Ed. 1ª -- Belo Horizonte : 2008   -- (Coleção TOTVS Educac Educacional; ional; V.I)   1.SISTEMAS 1.SIS TEMAS DE INFORMA INFORMAÇÃO. ÇÃO. I.TOTVS, Autor Editora Nome: Editora TOTVS Ltda Razão social: Editora TOTVS TOTVS CNPJ: 01.234.564/0001-89 Endereço: Av. Raja Gabaglia, nº 2664, Belo Horizonte, Minas Gerais, Brasil. Home page: www.totvs.com/editora Remissivas da editora: TOTVS Coleção Nome: Coleção TOTVS TOTVS Educacional Autor Nome: Autor TOTVS Data nascimento: nasc imento: 10/12/1976 Remissivas do autor TOTVS

Número de Registro: RM1100040610