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Desarrollo

La empresa PCC, fundada hace exactamente 1 año, presenta los estados financieros a la dirección. En ellos se evidencia una pérdida de $12.000.000. Según el contador de la empresa, esto era evidente, ya que se comenzó a operar sin efectuar una planificación y además sin control sobre las operaciones. Dentro de los análisis efectuados para explicar esta pérdida se evidencia lo siguiente:

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Introducción al mercado con un alto nivel de competencia de empresas reconocidas. Costos de producción elevados y no analizados previamente. Irregularidades en pagos de salarios, las horas extras no se cancelan bajo un régimen legal, se hace según trato con las jefaturas. No existían metas de ventas. No se plantearon objetivos respecto a lo que se quería para este año. No existen proyecciones para los años siguientes. No existen descripciones de cargos. No existe una política de selección y contratación de personal. No existe una departamentalización bien definida. El personal no conoce las expectativas de la empresa. No existe reglamento interno.

Los directores, muy preocupados, le piden a usted, como jefe del Departamento de Control de Gestión, que elabore una propuesta de sistema de control para mejorar la situación actual en la que se encuentran. Se pide:

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Determinar qué tipo o tipos de sistema de control de gestión debe utilizar para este caso.

Dada la condición actual de la empresa PCC y la necesidad de obtener resultados al corto y mediano plazo es que se debe implementar, como primera medida, un Sistema de Control Táctico, ya que, se evidencia que no existe una correcta estructura organizacional, ni tampoco una planificación acerca de la administración de los recursos humanos, tecnológicos y económicos, además, no se tienen definidos los objetivos y metas para cada área de la empresa, ni su visión global sobre el negocio en donde están posicionados, faltando incluso una mejor conexión entre los distintos departamentos para llevar adelante sus funciones individuales y grupales. Este Sistema de Control Táctico, permitirá a la empresa ordenarse estructural y

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Elaborar un sistema de control de gestión de acuerdo a las etapas que deben seguirse para su construcción. En esta elaboración, y de acuerdo al caso planteado, usted debe evidenciar al menos lo siguiente: Objetivos:

Objetivo N°1: Mejorar competitividad de la empresa en el mercado. Estrategia: Aumentar el volumen de producción en un 20%. Objetivo N°2: Conseguir un nivel de ventas de un 80% Estrategia: Establecer estrategias de marketing. Objetivo N°3: Perfeccionar y capacitar a los empleados. Estrategia: Elaborar programas de capacitación y perfeccionamiento de los empleados en el conocimiento de sus funciones y responsabilidades. 

Plazos:

La revisión y seguimiento del cumplimiento de los objetivos se realizará por medio de:

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Reuniones semanales de revisión del plan productivo y los volúmenes de producción. Reuniones mensuales de revisión del nivel de ventas. Evaluaciones laborales semestrales de los empleados.

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Indicadores (kpis)

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ELEMENTO

DEFINICIÓN

KPI N°1

Mejorar competitividad de la empresa en el mercado

RESPONSABLE DE SU

Paola Navarro, Gerente de Producción.

GESTIÓN Total ventas de la empresa, menos su respectivo costo de venta:

FÓRMULA, ALCANCE

(Ingreso - Costo de Ventas) /Ingreso *100n

Y DIMENSIÓN FRECUENCIA DE

Mensual

REVISIÓN FUENTES DE

Estado de resultados mensual, Informe de volúmenes de producción

INFORMACIÓN NIVEL BASE

A partir del 20% de aumento d el volumen de producción.

META ESPERADA

20% de aumento del volumen d e producción

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ELEMENTO

DEFINICIÓN

KPI N°2

Conseguir un nivel de ventas de un 80%

RESPONSABLE DE SU

Cristian Delgado, Gerente de Ventas & Marketing.

GESTIÓN Medir el crecimiento de las ventas de un mes a otro:

FÓRMULA, ALCANCE Y DIMENSIÓN FRECUENCIA DE

[(Valor Reciente / Valor Anterior)  –  1]*100  1]*100

Mensual

REVISIÓN FUENTES DE

Estado de ventas mensual, Informe de volúmenes de producción

INFORMACIÓN NIVEL BASE

A partir del 80% de ventas.

META ESPERADA

80% de ventas

POLÍTICAS DE

Poco Exigente

Exigente

Muy Exigente

80% de cumplimiento

100% de cumplimiento de

>100% de cumplimiento de

de meta

meta

meta

ACTUACIÓN

ELEMENTO

DEFINICIÓN

KPI N°3

Perfeccionar y capacitar a los empleados.

RESPONSABLE DE SU

Antonia Delgado, Gerente de Recursos Humanos.

GESTIÓN Total del personal capacitado, sobre el total de empleados:

FÓRMULA, ALCANCE Y DIMENSIÓN FRECUENCIA DE

(Total personal capacitado / Total empleados) *100

Semestral

REVISIÓN FUENTES DE

Informe de capacitaciones, Informe dotación empleados, Evaluaciones de

INFORMACIÓN

desempeño.

NIVEL BASE

A partir del 60% del total de los empleados

META ESPERADA

100% de los empelados capacitados

POLÍTICAS DE ACTUACIÓN

Poco Exigente

Exigente

Muy Exigente

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Fuentes de información

Las fuentes de información son canales y medios por los cuales se transmite la información y documentación, relativas al desempeño de las actividades y funciones de cada área de la empresa. Las fuentes de información son los estados financieros, estados de resultados, estados de ventas, informes de volúmenes de producción, encuestas laborales, entre otras. 

Controles a implementar

Se definen ciertos controles, estos se realizarán de forma mensual, formando parte del sistema de control táctico. Este control es el ejercido en el nivel intermedio de la empresa y consiste en medir y corregir el desempeño para asegurar que los objetivos y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen. Por tanto, es la función según la cual todo administrador, desde el presidente de la empresa hasta el supervisor de primera línea, se asegura que lo efectuado concuerde con lo que se pretendía hacer. La esencia de este control es la acción que ajusta las operaciones a las actividades  predeterminadas por la empresa y su base es la información que los directores, los gerentes y los supervisores reciben y utilizan para el ejercicio de sus tareas diarias.

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Responsables de cada actividad

La responsabilidad de cada actividad estará asignada a cada gerencia, en donde: Gerencia Finanzas:  Debe presentar los estados financieros, de manera de medir los rendimientos de las inversiones, los costos y ganancias de cada período informado. Gerencia Ventas & Marketing: Estará a cargo de los informes de ventas y de los informes de satisfacción de los clientes, de forma de poder establecer el nivel de fidelización de estos on la empresa, así como su participación en la cuota de mercado del sector en que se opera. Estos informes se pueden obtener por medio de encuestas de satisfacción y percepción de los clientes,  para llevar los datos a las reuniones de evaluación de resultados, para analizarlas on las otras áreas y establecer medidas o tomar decisiones de mejora. Gerencia Producción: Deberá entregar reportes diarios de productividad y rendimientos, optimizando la capacidad instalada de los equipos de proceso, de manera de aumentar la  producción y reducir los costos de elaboración de los productos, con ello, se podrá producir a un menor costo permitiendo poder competir en precio con el resto de la competencia. Gerencia de Recursos Humanos:  Le corresponde evaluar la efectividad en la implantación y ejecución de cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de esta

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empresa y así cada persona sepa cuáles son sus responsabilidades, deberes, derechos y  prohibiciones dentro de la organización. Con el Sistema de Control Táctico, cada área conocerá sus metas y objetivos, de manera de que  puedan establecer una planificación y proyección pro yección de sus actividades, optimizando la utilización de los recursos materiales, humanos y financieros de que dispongan, favoreciendo la sustentabilidad y solvencia de la empresa en el tiempo.

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Bibliografía 

Contenido Auditoría y Control de la Gestión P ública. Semana 4: Instrumentos para el Control C ontrol de Gestión y Desempeño Organizacional. IACC.



Contenido Auditoría y Control de la Gestión Pública. Semana 8: Metodología para el desarrollo de sistemas de información para el control de gestión y sistemas de retribución. IACC.