TICs y Gestión del Conocimiento

TICs y Gestión del Conocimiento Documento en construcción Elaboró: Fabio A Canchila Castro [email protected]

Presentación.

Este documento intenta recoger las complejidades existentes en los procesos de gestión y administración de la información y el conocimiento en un mundo cada vez más vertiginoso, dinámico en sus relaciones, competitivo y globalizado, y la importancia de identificar, planificar y aprovechar los beneficios que ofrecen las Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs), para garantizar un conocimiento oportuno y pertinente en tanto su utilidad social y organizacional. Palabras y términos clave: información, conocimiento, sociedad, gestión del conocimiento, gestión de la información, sociedad del conocimiento, sociedad de la información A lo largo de la historia, el ser humano ha venido perfeccionando sus formas de actuación en cuanto al uso y aprovechamiento de los recursos; y sin lugar a dudas, dichas formas han estado mediadas por paradigmas y elementos culturales preponderantes del momento histórico, esto es, las determinantes sociales, políticas, económicas y culturales marcan su impronta en los rasgos propios de la evolución y uso cada vez más sofisticado de conocimientos, métodos, herramientas y medios. Para el caso de la administración, por ser ciencia y arte, sufre con el paso del tiempo los mismos procesos de sofisticación. Observémoslo desde la siguiente perspectiva: Una organización con ánimos de crecer en medio de las nuevas formas de hacer negocios, de llegar a los clientes, de hacer transacciones, de posicionar una marca, producto o razón social, en un ambiente de competencia imperfecta. Le asiste por necesidad las siguientes prioridades: •

Tomar decisiones acertadas en tanto son consecuentes con las realidades de los contextos y le llevan al logro de sus propósitos misionales

Agregar valor en el diseño y producción de productos y servicios • Búsqueda permanente de ventajas competitivas y comparativas mediante la innovación • Búsqueda permanente de la satisfacción de necesidades y expectativas de sus clientes actuales y potenciales •

Todo ello en una dinámica vertiginosa de producción de datos e información bajo el predominio de las TICs como herramientas para gestionarles de manera eficiente y efectiva. Solventar las necesidades antes descritas, sugiere emprender acciones orientadas al fortalecimiento de la organización en el apalancamiento y promoción de dinámicas propias del aprendizaje (individual y organizativo), identificación y tratamiento de las brechas entre las capacidades - competencias actuales y las necesarias para garantizar el logro de los propósitos de la organización, y la generación de las condiciones para aprovechar los conocimientos creados a fin de producir beneficios y bienestar para la organización y las personas que le conforman. Pero, llegar a este punto, sugiere mirar el estado actual de esta construcción que hoy tiene por denominación gestión del conocimiento. Miremos los siguientes elementos para entrar en contexto: Una muestra de la complejidad en la ponderación del conocimiento y su gestión, puede verse reflejada en la afirmación de Peter F. Drucker, 1 cuando se refiere a la expresión de Karl Marx: “el mercado, a pesar se sus imperfecciones, sigue siendo muy superior de todas las demás maneras de ordenar la actividad económica.” De allí, que Drucker indica: “lo que hace que el mercado sea superior es precisamente que organiza la actividad económica en torno a la información.” Luego plantea: “las industrias que en los últimos cuarenta años han pasado a ocupar el centro de la economía son aquellas cuyo negocio es la producción y la distribución del conocimiento, y no la producción y distribución de objetos.” Pero existen diferencias estructurales cuando se plantea lo que podría ser gestión de información y gestión del conocimiento; tanto así, que Peluffo y Catalán (2002) plantean lo siguiente: […], Se 1

Drucker Peter. La sociedad postcapitalista. Norma. 1994

expone el pasaje de la “Economía tradicional de Mercado” a una basada en la Globalización y la Digitalización de la Información llamada “Economía Digital” y de cómo ella nos lleva al inicio de otro período denominado “Economía basada en el Conocimiento y el Aprendizaje”.2 Los autores citados, retoman a Montuschi, L., 3 para mostrarnos que es necesario diferenciar lo que es una “Economía basada en la Información” de una “Sociedad basada en el Conocimiento”. La “Sociedad de la Información”, tiene su eje central en el manejo y difusión de la información y las comunicaciones, más que en la generación de conocimiento. Se organiza sobre la base “del uso generalizado de información a bajo costo, del almacenamiento de datos y de las tecnologías de la transmisión”. En cambio, las “Economías basada en el Conocimiento y el Aprendizaje” se centran en la capacidad de innovar y crear valor más rápido en base al conocimiento y a su rápida actualización en diversos ámbitos por medio del aprendizaje (lugar de trabajo, laboratorios, centros de investigación, las aulas, etc.) Otro autor citado Peluffo y Catalán es Honeycutt, J.,4 quién proporciona una de las finalidades posibles de la gestión del conocimiento; como es la de poner en funcionamiento los medios necesarios para conseguir la información y el conocimiento que precisa una persona, una comunidad o región en el momento oportuno, por medio de herramientas para analizar la información y fortalecer la capacidad de responder a las ideas que se obtienen a partir de esa información y del conocimiento tácito que estos poseen. Ahora bien, el dialogo e interdependencia entre información y conocimiento desde la perspectiva de estos autores es presentado de la siguiente manera: El conocimiento en cuanto al acceso a la información: “El Conocimiento es una condición de acceso a la información”. El foco se centrará en mecanismos efectivos de 2

Peluffo Martha, Catalán Edith. Introducción a la gestión del conocimiento y su aplicación al sector público. Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social – ILPES. CEPAL. 2002 3

MONTUSCHI, L. “La economía basada en el Conocimiento: importancia del conocimiento tácito y del Conocimiento Codificado”, CEMA, Buenos Aires, 2000. 4

HONEYCUTT, J. “Así es la Gestión del Conocimiento. Aprenda a planificar e implementar soluciones de gestión de conocimiento con las herramientas que ya tiene en su empresa”, pag. xvi, Microsoft/MacGraw/Hill/Interamericana, España , 2001.

búsqueda y recuperación de la información relevante, lo que hemos definido como la navegabilidad del conocimiento que se trabaja por medio de mapas de conocimiento y diccionarios especiales. De lo anterior, es posible afirmar que la gestión de conocimiento en las organizaciones (más allá que tiene impactos en la sociedad, la cultura, la economía y política), como parte de una apuesta por abordar de manera sistemática la cualificación de su talento humano, la agregación de valor en todo cuanto hacen y la innovación constante como condición para permanecer en el tiempo, se propone como paradigma para el emprendimiento de acciones que hagan viable la gestión de información y conocimientos a favor de las capacidades para superar los desafíos y lograr esa gran meta que tienen por visión de futuro. Del análisis anterior, surge la siguiente pregunta: dado el predominio de las TICs como herramientas para gestionar datos e información, ¿Cuál es su importancia en la gestión y administración del conocimiento en las organizaciones? Una respuesta posible parte de la comprensión del conocimiento como una construcción social y esencialmente humana, de la gestión como el conjunto de instrumentos metodológicos que permiten planear, desarrollar, verificar y actuar sobre dicha construcción social, y de las TICs como el conjunto de herramientas que permitirían de forma oportuna, ágil y organizada manejar grandes volúmenes de datos e información, en términos de codificación, agrupación, almacenamiento, tratamiento estadístico (descriptivo, inferencial o no paramétrico), y la racionalización de la información que le permitiría a las personas o grupo de personas los análisis y reflexiones necesarios para convertirles en un conocimiento explícito de utilidad y fácil aprovechamiento. Las TICs recobran mayor relevancia en nuestro contexto, por ser este dinámico, competitivo y globalizado, donde la prontitud en las respuestas, y las retroalimentaciones oportunas son determinantes para la adecuada toma de decisiones. A partir de lo anterior, se hace necesario prever los siguientes elementos a la hora de pensar en las TICs como herramienta para la gestión del conocimiento:

Definir la estructura metodológica conocimiento en la organización

para

la

gestión

del

Definir con mucha claridad cuales serán las TICs a emplear según: la naturaleza de la organización, el tipo de productos y servicios que comercialice, los tipos y volúmenes de datos e informaciones que utilice, el nivel de especialización de las labores y las exigencias en cuanto a velocidad de respuesta para la toma de decisiones. Generar a lo largo de toda la estructura organizacional los niveles de sensibilización, motivación, comprensión y apropiación hacia el uso y aprovechamiento de las TICs, en el marco de la gestión del conocimiento. Esto es, generar las condiciones. Planificar la adquisición, uso, mantenimiento de las TICs en la organización Ejercer acciones de seguimiento permanente para revisar la eficiencia y eficacia derivadas del uso de las TICs y sus contribuciones para la gestión del conocimiento. Algunos elementos que justifican esta propuesta se derivan de la siguiente comprensión: la información como producto de organización y análisis de datos, hace parte del ejercicio de creación, apropiación y aprovechamiento del conocimiento. En primer lugar, por que haciendo las distinciones entre el conocimiento tácito, como aquél propio del ser humano, que se construye con la intuición y la experiencia, y el conocimiento explícito, como aquel que se puede objetivar y representar según sea su naturaleza en fórmulas, manuales y expresiones racionalizadas en un lenguaje determinado, y en segundo lugar, porque el conocimiento así referenciado debe pasar por un proceso en el que la comunicación se convierte en el puente y la información en el vehículo para ponerlo en comúnento. Lo anterior se sustenta en los planteamientos de Nonaka, Takeuchi, (1995), desde la perspectiva de los procesos de creación del conocimiento, en el cual plantean la Socialización, Exteriorización, Combinación e Interiorización como las cuatro fases que marcan la interacción de un estado del conocimiento al otro (tácito y explícito), y le hace ver como una dinámica virtuosa siempre continua.

Por otro lado, encontramos propuestas en las que se pone un énfasis muy especial en la responsabilidad de las personas y la comunicación en el proceso de creación y aprovechamiento del conocimiento. Dicho planteamiento lo encontramos en el Modelo Arthur Andersen (1999). Otros autores que agregan valor en esta reflexion son Tejedor y Aguirre (1998), quienes en su modelo de gestión del conocimiento de KPMG Consulting, introducen el transito necesario entre el aprendizaje individual, el aprendizaje organizacional y la construcción del conocimiento. Por último, los modelos y proposiciones anteriores ratifican la importancia de: • La información y sus formas de gestionarla y administrarla en los procesos de creación de conocimiento • El uso adecuado de las TICs, como conjuntos de herramientas y estrategias para lograr niveles oportunos y pertinentes de producción de información y creación de conocimiento Otros recursos de interés: Doc. 1 Gestión del conocimiento Doc. 2 Aprendizaje Organizacion al Doc. 3 Aprendizaje Organizacion al