Tgo Gestion Documental (1)

LÍNEA TECNOLÓGICA DEL PROGRAMA CLIENTE RED TECNOLÓGICA TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS

Modelo de Mejora Continua

CÓDIGO:

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA DENOMINACIÓN DEL PROGRAMA

521213

GESTIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: Vigencia del Programa: DURACIÓN MÁXIMA ESTIMADA DEL APRENDIZAJE NIVEL DE FORMACIÓN:

2 Fecha Inicio Fecha Fin

ESTADO:

EN EJECUCIÓN

11/10/2010 El programa aún se encuentra vigente Lectiva 18 meses Práctica 6 meses

Total

24 meses TECNÓLOGO

El programa Tecnólogo en Gestión Documental, se creó para brindar al sector productivo Terciario o de Servicios en el Área de los Archivos, la posibilidad de incorporar personal con altas calidades laborales y profesionales profesionales que contribuyan contribuyan al desarrollo económico, económico, social y tecnológico de su entorno y del país, así como ofrecer a los aprendices formación formación en las tecnologías de la información y la comunicación teniendo en cuenta las necesidades de la Unidad Administrativa o de Información, los requerimientos requerimientos de los clientes; la producción de información, la organización, organización, trámite, transferencia y el control documental; reprografía, microfilmación y digitalización documental, para su aplicación en la función archivística en las empresas públicas y privadas con el fin de salvaguardar el patrimonio documental y ponerlo al servicio de la comunidad; así como las utilizadas en la generación de propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional y la dirección del talento humano.

JUSTIFICACIÓN:

Nuestro país cuenta con una gran demanda de los servicios archivísticos, debido a la normatividad vigente, al fortalecimiento y crecimiento empresarial y por ende documental, tanto a nivel regional como nacional, ocupaciones que dependen de un recurso humano cualificado y calificado, capaz de responder integralmente a la dinámica de los sectores productivos. El SENA es una institución educativa que ofrece el programa con todos los elementos de formación profesional, sociales, sociales, tecnológicos y culturales, metodologías de aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologías de última generación, estructurado estructurado sobre métodos más que contenidos, lo que potencia la formación de ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica, solidarios y emprendedores, a través del desarrollo de competencias laborales y la Estrategia de Formación por Proyectos, para garantizar la integralidad de la formación durante el desarrollo del proceso formativo, que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misión, innovando permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo nacional.

-Académicos: 11 grado aprobado (combinación del nivel requerido y grado mínimo aprobado).

REQUISITOS DE -Requisito adicional: Superar prueba de aptitud y conocimiento y presentar documento de INGRESO: identidad. 30/01/17 11:25 AM

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DESCRIPCIÓN:

Procesa información, produce documentos, organiza documentos de archivo, dirige Talento Humano, genera propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional, transfiere documentos de archivo, administra tecnologías de información y controla documentos de archivo .

COMPETENCIAS A DESARROLLAR CÓDIGO 210601001 210601007 210601011 250601001 250601003 250601012 250601015 250601028 250601029 250601030

DENOMINACIÓN

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL. CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES. ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE PRESTAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y CONSULTA A USUARIOS DE ACUERDO CON SUS REQUERIMIENTOS, POLÍTICAS INSTITUCIONALES, Y TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY. ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES. ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES. ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

PERFIL TÉCNICO DEL INSTRUCTOR

Requisitos Acedémicos mínimos

El programa requiere de un equipo de instructores técnicos, conformado por Profesionales formados en alguna de las siguientes áreas: -Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística -Administración de Empresas -Ingeniería Industrial -Psicología -Ingeniería de Sistemas -Licenciatura en Lingüística -Carreras afines al programa de formación. Alternativa 1. Título de Tecnólogo o cuatro (4) años estudios universitarios en: Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología, Ingeniería de Sistemas, Licenciatura en Lingüística o afines. Alternativa 2. Título de Técnico Profesional o Tres (3) años estudios universitarios en: Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología, Ingeniería

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DESCRIPCIÓN:

Procesa información, produce documentos, organiza documentos de archivo, dirige Talento Humano, genera propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional, transfiere documentos de archivo, administra tecnologías de información y controla documentos de archivo .

COMPETENCIAS A DESARROLLAR CÓDIGO 210601001 210601007 210601011 250601001 250601003 250601012 250601015 250601028 250601029 250601030

DENOMINACIÓN

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL. CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES. ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE PRESTAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y CONSULTA A USUARIOS DE ACUERDO CON SUS REQUERIMIENTOS, POLÍTICAS INSTITUCIONALES, Y TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY. ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES. ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES. ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

PERFIL TÉCNICO DEL INSTRUCTOR

Requisitos Acedémicos mínimos

El programa requiere de un equipo de instructores técnicos, conformado por Profesionales formados en alguna de las siguientes áreas: -Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística -Administración de Empresas -Ingeniería Industrial -Psicología -Ingeniería de Sistemas -Licenciatura en Lingüística -Carreras afines al programa de formación. Alternativa 1. Título de Tecnólogo o cuatro (4) años estudios universitarios en: Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología, Ingeniería de Sistemas, Licenciatura en Lingüística o afines. Alternativa 2. Título de Técnico Profesional o Tres (3) años estudios universitarios en: Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología, Ingeniería

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Preferiblemente con especialización en archivística o afines. Alternativa 1. Veinticuatro (24) meses de experiencia: de los cuales dieciocho (18) meses estarán relacionados con el Experiencia ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación profesional profesional y seis (6) meses en labores de laboral y/o especialización docencia. en... Alternativa 2: Treinta y seis (36) meses de experiencia: de los cuales treinta (30) meses estarán relacionados con el ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación profesional profesional y seis (6) meses en labores de docencia. Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización. Prestar el servicio de información y consulta a usuarios de acuerdo con sus requerimientos, políticas institucionales, y términos establecidos en la ley. Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, admini strativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con l a normatividad vi gente y con la política institucional. Organizar los archivos de gestión de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad normativi dad vigente y las políticas institucionales. Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales Competencias Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales. mínimas Coordinar las actividades activi dades del talento humano asignado, teniendo ten iendo en cuenta las la s funciones de la Unidad Uni dad Administrativa. Administrar tecnologías de i nformación como apoyo al sistema i ntegrado de conservación de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible. Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las l as necesidades institucionales Formular, ejecutar y evaluar proyectos. Trabajar en equipo Establecer procesos comunicativos asertivos Manejar herramientas informáticas asociadas al área objeto de la formación Centrada en la construcción de autonomía para garantizar la calidad de la formación en el marco de la formación por competencias, el aprendizaje por proyectos y el uso de técnicas didácticas activas que estimulan el pensamiento para la resolución de problemas simulados y reales; soportadas en el utilización de las tecnologías de la información y la comunicación, integradas, en ambientes abiertos y pluritecnológicos, que en todo caso recrean el contexto productivo y vinculan al aprendiz con la realidad ESTRATEGIA cotidiana y el desarrollo de las competencias. reflexión del aprendiz sobre el METODOLÓGICA Igualmente, debe estimular de manera permanente la autocrítica y la reflexión que hacer y los resultados de aprendizaje que logra a través de la vinculación activa de las cuatro fuentes de información para la construcción de conocimiento: -El instructor - Tutor -El entorno -Las TIC -El trabajo colaborativo

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1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

DENOMINACIÓN

210601001

2

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

300 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

REDACTAR DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES TENIENDO EN CUENTA EL ASUNTO, EL TIPO, LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA; APLICANDO LAS NORMAS GRAMATICALES, DE SEMÁNTICA Y DE SINTAXIS, LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS VIGENTES PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN Y LAS NORMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. DIGITAR TEXTOS UTILIZANDO LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, APLICANDO LAS TÉCNICAS DE DIGITACIÓN Y EL DESARROLLO DE HABILIDADES Y DESTREZAS PARA EL LOGRO DE LA VELOCIDAD Y LA PRECISIÓN DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. TRANSCRIBIR DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES UTILIZANDO LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, APLICANDO LAS TÉCNICAS DE DIGITACIÓN, LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS VIGENTES PARA SU PRESENTACIÓN, LAS DE LA ORGANIZACIÓN, LAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA CALIDAD.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Gramática: Normas, concepto, uso, categorías, reglas ortográficas conceptos de Sigla, Acrónimo y Abreviatura Sintaxis: concepto. - La oración: Clases de oraciones: Oración lógica, oración gramatical. Clases de oraciones gramaticales: si mple y compuesta. Conjunciones. Pronombres. -El párrafo. Concepto, estructura del párrafo, clases de párrafos, método método de redacción de párrafos. Redacción: concepto, técnicas, normas generales, errores, formas, el texto escrito. Semántica: concepto, estructura semántica semánti ca del texto, coherencia (conectores), (c onectores), macroestructura, microestructura, microestructu ra, análisis y síntesis de textos. Documentos: concepto, clases, tipos documentales, di plomática, objetivo de la comunicación escrita, comunicaciones oficiales o empresariales. Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos organizacionales: organizacio nales: concepto, aplicación, origen, creación del documento y alcance. Protocolo. Concepto y clases para la presentación de documentos organizacionales. Normas de Gestión de la Calidad vigentes: Concepto de calidad en la producción documental. Vocabulario técnico: concepto, uso y aplicaciones. Puesto de trabajo: Concepto y componentes Papelería. Concepto y clasificación. Elementos y útiles para el proceso de digitación y/o transcripción: concepto, características y uso. Equipos de digitación y de transcripción: Administración, operación, mantenimiento preventivo. Manuales de operación de las tecnologías de la información y la comunicación: interpretación y uso. Software procesadores de texto: Uso y tutoriales. Hojas de cálculo: Uso básico.

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Impresoras: uso y configuración Soportes documentales: -Concepto, Clases, Recursos: Internet, Correo electrónico -Intranet -Software de voz -Lectores digitales -Audífonos, Grabadora -Video Beam -Telepronter Postura corporal: pausas activas, manejo videoterminales, ubicación del puesto de trabajo, ergonomía. Técnicas de digitación: concepto, teclado guía, alcances (superiores, inferiores, horizontales), habilidad y destreza; velocidad y precisión. Transcripción: Concepto, Textos (textuales y electrónicos), Metodologías, Normas Técnicas Colombianas vigentes para: Transcripción textual, Citas textuales, Notas y Pie de página Cotejo: Concepto y aplicación.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Alistar los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para la producción documental. Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos. -Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas. -Interpretar las normas generales de redacción. -Identificar las clases de párrafos. -Interpretar las normas gramaticales y de sintaxis. -Interpretar las cualidades de la redacción. -Desarrollar velocidad y precisión. Redactar documentos organizacionales. -Interpretar las Normas Técnicas Colombianas vigentes. -Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes. -Utilizar vocabulario técnico. Transcribir documentos apli cando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión de la Calidad e institucionales y la legislación vigente. -Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes. - Elaborar y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, Circulares, memorandos, actas, informes, mensajes electrónicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias. -Aplicar las normas de la Organización en cuanto al número de copias y fecha de emisión de cada documento. Operar los equipos de digitación. -Interpretar manuales de operación de los equipos para digitación. -Asumir la postura ergonómica requerida para el ejercicio de la digitación durante todo el proceso. -Identificar las diferentes unidades de almacenamiento electrónico -Utilizar Internet e intranet -Mantener el orden y la limpieza tanto del puesto de trabajo como de los equipos. -Transcribir textos con exactitud. -Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas con todo el teclado. -Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de velocidad y precisión. -Interpretar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales, notas y pie de página. -Aplicar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales, notas y pie de página. -Interpretar la solicitud de transcripción. -Transcribir los textos con fluidez y exactitud.

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Aplicar las teorías de comparación y contrastación. Cotejar la transcripción con el documento original. -Conservar las fuentes de transcripción y los documentos digitados. -Interpretar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales. -Aplicar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales. Reproducir los documentos autorizados. -Aplicar el conducto regular. -Identificar la prioridad para la reproducción de documentos. -Aplicar las normas institucionales Transcribir actos administrativos. Identificar los actos administrativos que se generan en una empresa Revisar que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de redacción. Elabora documentos organizacionales, aplicando las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Colombianas vigentes. Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción, de acuerdo con los estándares internacionales. Digita con precisión y velocidad documentos aplicando las técnicas de digitación. Opera los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad. Realiza la limpieza de los equipos para su conservación de acuerdo con el manual. Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitación, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional. Aplica las técnicas de digitación, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y de integración con todo el teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la precisión. Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada. Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las políticas de la organización.

1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

210601007

2

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

100 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

EJECUTAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL TALENTO HUMANO DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA. ASIGNAR TAREAS Y ACTIVIDADES AL PERSONAL A SU CARGO, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS ORGANIZACIONALES. VERIFICAR LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE CUMPLA CON LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD ESTABLECIDOS POR LA ORGANIZACIÓN, LA POLÍTICA INSTITUCIONAL Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE.

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3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Manuales de procesos y procedimientos y de funciones: concepto, Importancia, usos y limitacionesPlaneación estratégica: conceptos. Estándares de calidad: concepto, tipos, medición. Procedimientos estandarizados: definición, tipos, especificaciones, para la asignación de actividades. Diferencia entre función, actividad y tarea. Tipos de tareas Metodología para el establecimiento de prioridades Definición de prioridad, solución, urgencia, emergencia, importancia y discernimiento Definición e importancia de los recursos Proceso de planeación y programación de tareas Trabajo en equipo. Conformación de equipos de trabajo Agenda de Actividades: concepto, importancia, características y organización. Elementos claves de una agenda efectiva: Ajuste de agenda, medios de ejecución: manuales y electrónicos. Medios de publicación de agenda: Postal y electrónico. Aplicaciones informáticas para la planeación de Actividades. Técnicas Planeación: Diagrama de proceso y Flujo, Gráfica Gantt., Pert (Evaluación de programa y técnica de revisión y CPM ( Método de ruta crítica ) Niveles de Jerarquía y responsabilidad en una unidad administrativa Definición de actividades a corto, mediano y largo plazo; criterios para su definición Técnicas para planear trabajo colaborativo Técnicas para realizar Acuerdos y compromisos Comunicación: Interacción entre los actores y técnicas de grupo Tipos de comunicación. - Comunicación empresarial. - Medios de comunicación Redes y sistemas de comunicación utilizados en una unidad administrativa: Herramientas. Delegación. Concepto. Procedimiento para la delegación Definición y formulación de resultados, objetivos y metas Barreras para la delegación. Identificación de perfil profesional Técnicas para la Identificación y valoración de capacidades y habilidades del personal Liderazgo: concepto; tipos y características del líder Proceso de Verificación: Características, instrumentos utilizados Concepto de: Verificación, Planeación, Meta, Control, Evaluación y Estandarización. Planes de contingencia. Concepto Instrumentos de evaluación: tipos, criterios para su elección y procedimiento para su elaboración. Elaboración de instrumentos de Verificación. Indicadores de gestión: Medición, verificación, evaluación y monitoreo Sistemas de auditoria: aspectos generales, tipos de auditoria: de productos y de procesos archivísticos, aplicación de principios archivísticos. Técnicas y procedimientos para el control de resultados, de procesos y procedimientos. Presentación de informes de resultados. Normas Técnicas Colombianas Icontec Seguimiento de metas: Procedimiento, Medición y Análisis Mecanismos de seguimiento: Registros de hallazgos de las auditorias, reportes periódicos de avance, actas de reuniones, informes de utilización de recursos.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Interpretar el manual de procedimientos. Interpretar los estándares de calidad de las tareas. Interpretar las funciones y tareas de la Unidad Administrativa

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Identificar funciones, actividades y tareas. Planear las tareas por importancia y el tiempo de entrega. Planear el trabajo colaborativo a través de redes Utilizar los medios y programas tecnológicos de planeación. Establecer prioridades de las tareas por importancia para la unidad administrativa. Determinar el producto que se va a obtener. Aplicar la metodología para establecer prioridades. Aplicar principios archivisticos Organizar las actividades por realizar. Definir cronograma de actividades. Definir los medios de publicación de las actividades. Verificar que las tareas respondan al manual de procedimientos, principios archivisticos y los estándares de calidad. Asignar las tareas. Concertar acuerdos y compromisos Seleccionar el instrumento de control de las tareas. Aplicar los sistemas de gestión de calidad, sobre responsabilida d, autoridad y comunicación, según la Norma Técnica Colombiana. Elaborar listas de verificación de tareas y resultados Verificar los resultados de las tareas con los estándares de calidad y la agenda de trabajo propuesta. Interpretar el concepto de agenda de trabajo Interpretar indicadores de gestión Aplicar los criterios de evaluación Evaluar la tarea de acuerdo con los atributos establecidos Cotejar el desarrollo de las actividades con el manual de procedimientos y agenda de trabajo. Identificar y aplicar los objetivos y planes de contingencia en la asignación de tareas. Proponer acciones correctivas.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Aplica los manuales de Procesos y Procedimientos y el de funciones y los estándares de calidad, teniendo en cuenta actividades y tareas. Establece las actividades y tareas de la unidad administrativa teniendo en cuenta la función que desarrolla. Clasifica las tareas de una Unidad Administrativa. Aplica el procedimiento para establecer prioridades y metas de trabajo. Asigna los recursos para la realización de las actividades y tareas de la unidad administrativa. Aplica la función de planeación y las herramientas para organizar las tareas y actividades de la unidad administrativa. Aplica las técnicas para la conformación de equipos de trabajo, asumiendo la condición de liderazgo. Aplica el concepto de agenda, elementos, características y verifica resultados frente al estándar de calidad. Ajusta las actividades, en el desarrollo de la agenda con responsabilidad y discreción. Aplica el procedimiento y las técnicas para llegar a acuerdos y compromisos para establecer metas de trabajo. Concierta con el equipo de trabajo los plazos para la ejecución de metas. Aplica el proceso de verificación en las actividades de una Unidad Administrativa. Aplica el concepto de agenda de trabajo e indicadores de Gestión. Verifica resultados frente a los estándares de calidad de manera responsable. Aplica los indicadores de gestión, en la verificación y evaluación de las tareas actividades del talento humano Aplica los procedimiento de delegación, monitoreo y evaluación de las tareas. Recoge las evidencias de los resultados del desarrollo de la agenda y los contrasta, con elementos de control establecidos. Elabora instrumentos de verificación de acuerdo con las actividades y tareas.

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Aplica las técnicas en el control de resultados y seguimiento de metas. Selecciona una técnica de planeación para controlar metas. Verifica las tareas frente a los manuales de procesos y procedimientos y el de funciones. Elabora un informe consolidado del cumplimiento de las metas propuestas.

1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

210601011

2

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

150 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

PRESENTAR INFORMES ESTADÍSTICOS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. TABULAR LA INFORMACIÓN RECOLECTADA EN LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS Y LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA. DISEÑAR INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN. ELABORAR PROGRAMAS ARCHIVÍSTICOS DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES. APLICAR PROCESOS DE INVESTIGACIÓN EN LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS QUE AFECTEN LA ORGANIZACIÓN. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DEL PROCESO DE INFORMACIÓN APLICANDO A LAS METODOLOGÍAS DE INVESTIGACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS La Investigación Científica - Objeto del análisis de la información: Teoría de la metodología de investigación científica, Definición y Objetivos, Elementos que intervienen en el proceso, Componentes mínimos de un proyecto de investigación, Diseño de la investigación y Recursos. Medición de archivos: Concepto, uso y aplicación -Instrumentos -Normatividad -Geometría: Área y volumen de figuras geométricas. Metodología para la elaboración de diagnóstico: concepto y aplicación. Tipos de variables: -Cuantitativa, Cualitativa, Discreta y Continua Tipos de Investigación. -Exploratoria, Descriptiva, Archivistica, Correlacional y Explicativa La idea de Investigación -Fuentes de ideas -Organización de la información Corrientes metodológicas actuales

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-Corrientes -Procedimiento Inductivo -Procedimiento Deductivo Métodos de Investigación: -Histórico, Dialéctico, Genético, Comparativo Descripción y Formulación del Problema -Criterios; Operacionalización, Cronograma (Gantt, Pert) -Marcos Teórico y Conceptual -Cómo se construye -Revisión de Literatura, y Fichas bibliográficas -Normas técnicas para la presentación de referencias bibliográficas Fto. AVA -Fuentes de Información -Tipos -Criterios de selección y Clasificación -Técnicas para la clasificación y Métodos para la recolección de información -Observación directa, Observación indirecta -De acuerdo con su origen, De acuerdo con su presentación, con su Naturaleza, Con su decisión Instrumentos de recolección de información -Hoja de cotejo, Entrevistas, Cuestionario, encuestas -Control del número de formularios distribuidos y recolectados -Escalas (nominal, ordinal, de intervalos, de razón) -Codificación de la información -Metodología para la revisión de la información recolectada -Datos exactos, Datos completos, Datos representativos. Formulación de Hipótesis -Exploración del objeto -Métodos para formular hipótesis -Características de las hipótesis -Fases de una hipótesis -Clases de hipótesis 1° y 2° Diseño de la Investigación -Diseño de la fase empírica y Trabajo de campo. Fuentes de información -Criterios para seleccionar las fuentes de información -Pertinencia y Factibilidad -Clasificación de la información. Técnicas para clasificación del material: -Material bueno; Material incorrecto pero corregible, Material incorregible pero desechable. Normas técnicas vigentes para la presentación de referencias bibliográficas y fuentes de información consultadas. Análisis de la información recolectada. Conceptos de: -Estadística y su diferencial -Universo, Población, Muestra -Identificación de variables, códigos y codificación. Tabulación. -Concepto -Clases: Manual o electrónica. -Tablas de frecuencias -Medidas de tendencia central o de concentración: Media, Mediana, Moda

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-Medidas de variabilidad o dispersión. Desviación estándar para datos agrupados. -Análisis e interpretación de información obtenida a través de: Tablas, Cuadros, Gráficos Norma técnica vigente para la presentación de informes administrativos. plan archivístico: concepto, elaboración y aplicación.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Identificar la naturaleza y el propósito de la investigación. Delimitar y seleccionar el tema de investigación. Realizar medición de archivos. Establecer el objetivo y las necesidades de compilación de la información. Emplear los instrumentos para la recolección de información. Clasificar la información compilada. Presentar la información compilada incluyendo las fuentes previstas y otras fuentes. Presentar los datos tabulados que concuerden con las fuentes. Interpretar información emitiendo los resultados en cifras y conceptos. Emitir los resultados en cifras y conceptos. Elaborar el plan archivístico.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Aplica el procedimiento para compilar, tabular la información, empleando las fuentes disponibles y de acuerdo con las necesidades de la organización. Identifica y apli ca los instrumentos par a la medición de los arc hivos, de acuerdo con l os estándares defini dos y normatividad vigente. Realiza la medición de los archivos, de acuerdo con los estándares definidos y normatividad vigente. Identifica y aplica los instrumentos de recolección de información, para la compilación de información, siguiendo l a metodología de la investigación. Aplica la metodología de la investigación científica, para resolver problemas en las organizaciones. Presenta referencias bibliográficas, aplicando las normas técnicas vigentes. Revisa la información recolectada, teniendo como referentes la exactitud y pertinencia. Organiza la información compilada, respondiendo a la investigación adelantada. Presenta informes de acuerdo con la investigación desarrollada. Aplica los conceptos de población, muestra, variables de investigación, en el proceso de investigación. Interpreta las medidas de tendencia central y las aplica en el análisis de la información. Utiliza las normas técnicas vigentes para la presentación de informes, de acuerdo con las características de la investigación. Elabora el plan archivístico aplicando la metodología establecida.

1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

250601001

1

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL.

80 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

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VERIFICAR LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS, GRAMATICALES, DE SINTAXIS, DE POLÍTICA INSTITUCIONAL, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE EN LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS, DESPACHADOS Y EN LOS PROCEDIMIENTOS DE RECIBO DE DOCUMENTOS. DESPACHAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, LAS POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN, LAS NORMAS TÉCNICAS, LAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, LA LEGISLACIÓN VIGENTE, Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE. CONTROLAR EL PRÉSTAMO Y TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS, APLICANDO LAS NORMAS VIGENTES, LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE. RECIBIR LOS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA EMPRESA, TENIENDO EN CUENTA EL MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD; LA LEGISLACIÓN VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Puesto de trabajo: -Concepto -Componentes -Útiles, elementos y mobiliario. Herramientas tecnológicas, manua les o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de documentos. -Computadores -Aplicativo (Software, Workflow, entre otros) -Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos. -Reloj electrónico para radicación -Internet e Intranet y Correo electrónico -Fax, Escáner Conceptos de: -Gestión documental -Manual de Gestión Documental -Documento de archivo -Clases de documentos -Documento electrónico de archivo. -Soportes documentales. -Comunicaciones oficiales. -Correspondencia Unidad de correspondencia. -Concepto -Objetivos -Misión -Estructura orgánico-funcional de la empresa -Estructura de la Unidad de Correspondencia. -Funciones -Servicios que presta. Legislación vigente para trámite de documentos. Tablas de retención documental. Concepto e i mportancia.y aplicación. -Agrupaciones documentales Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web. Recibo de documentos. Concepto uso y aplicaciòn

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Clasificación de los documentos recibidos: -Correspondencia personal. -Folletos, revistas y publicaciones seriadas -Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas. -Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas. -Comunicaciones recibidas por fax. -Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico. Radicación. Concepto, uso y aplicacion -Procedimiento, manual o electrónico, para la radicación de documentos recibidos: Internos y externos. Técnicas de lectura -Interpretación, análisis y síntesis de la información -Pautas para resumir. Registro. Concepto, uso y aplicacion -Procedimiento para el registro de documentos recibidos. -Formatos y/o software para el registro de los documentos recibidos. Distribución. Concepto. Uso y aplicacion -Procedimiento para la distribución de los documentos recibidos. - Aplicación de tabl as de retención d ocumental (ubicación de secciones doc umentales con sus resp ectivas series documentales) Conceptos de: Seguridad, Salud ocupacional -Normas de seguridad y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos. -Elementos de protección para el desempeño de las funciones. Trámite de documentos. Concepto, uso y aplicación Normas de gestión de la calidad para el control de registros y trazabilidad de los documentos. Despacho de documentos. Concepto y Procedimiento. -Radicación de documentos producidos por la Organización. -Registro, manual o automatizado, de documentos producidos por la Organización. -Plegado de documentos e inserción en el sobre -Despacho de documentos. Equipos y medios tecnológicos. Canales o medios de despacho de documentos. -Mensajería. Concepto. -Correo tradicional. -Políticas institucionales en cuanto a mensajería interna y externa. Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. Concepto. Condiciones de ordenación y conservación Servicios de consulta. Concepto, uso y aplicación -Préstamo de documentos (testigo, ficha de afuera para préstamo de documentos). -Recuperación de la documentación prestada. Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. Concepto y procedimiento.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Alistar elementos, equipos y el puesto de trabajo para el recibo y el despacho de los documentos. Operar equipos y herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, empleadas para la recepción y el despacho de documentos. Interpretar el manual de gestión documental y la legislación vigente en lo relacionado con el recibo y despacho de documentos. Aplicar el manual de gestión documental y la legislación vigente en lo relacionado con el recibo y despacho de documentos. Interpretar y aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional.

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Ingresar los documentos para la Empresa. -Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos. -Verificar los documentos recibidos para la empresa. Interpretar la estructura orgánico-funcional de la organización. Interpretar las tablas de retención documental. -Aplicar la estructura Orgánico-funcional de la empresa. -Clasificar los documentos que ingresan a la Organización para su radicación. Radicar los documentos que harán parte de la gestión administrativa. -Operar herramientas y equipos tecnológicos, manuales o automatizados. -Asignar número consecutivo, fecha y hora a los documentos recibidos. Registrar los documentos recibidos, manual o electrónicamente. -Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos. -Analizar e interpretar la información del contenido de los documentos recibidos. -Diligenciar el formato para el registro de documentos recibidos. Distribuir los documentos a las dependencias para su trámite administrativo. -Realizar los controles de entrega de documentos para el trámite administrativo. -Entregar los documentos en las diferentes dependencias. -Enviar los folletos y publicaciones seriadas a las dependencias respectivas. Despachar los documentos producidos por la Organización. -Identificar los canales, medios tecnológicos o empresas de correo para el envío de los documentos producidos por la Organización. -Verificar que los documentos producidos por la Organización cumplan con las, normas, las técnicas y las de gestión de la calidad. -Diligenciar los formatos establecidos para el registro y control de documentos producidos para su despacho. -Enviar los documentos producidos, a través de los canales y medios establecidos por la Organización. -Distribuir las copias a las respectivas dependencias productoras para su archivo. -Conformar y conservar el Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. -Controlar el préstamo y la recuperación de los documentos. Gestionar el seguimiento de respuesta a las comunicaciones oficiales recibidas por las diferentes dependencias. -Control del registro y trazabilidad de los documentos.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Utiliza la papelería, elementos, mobiliario y equi pos requeridos para la recepción y despacho de documentos de acuerdo con el manual de gestión documental y las políticas de la organización. Opera los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos de acuerdo con el manual de usuario. Direcciona los documentos radicados de acuerdo con las series establecidas en las Tablas de Retención Documental y las políticas de la organización. Aplica los procedimientos, manuales o automatizados, la normativa vigente para la recepción de los documentos de acuerdo con el manual de gestión documental y las normas organizacionales. Verifica que los documentos recibidos reúnan l as condiciones para ser radicados de acuerdo con el manual de gestión documental y las normas organizacionales. . Clasifica la documentación recibida de acuerdo con el manual de gestión documental y las normas organizacionales. Radica los documentos para la Organización, internos y externos, utilizando el software, las normas y la legislación vigente. Analiza e interpreta la información conten ida en los documentos recibidos, para el respectivo registro aplic ando las normas lingüísticas. Distribuye los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las Tablas de

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Retención Documental y las políticas de la empresa. Realiza el seguimiento de las comunicaciones recibidas, teniendo en cuenta los registros de radicación y el manual de gestión documental. Utiliza los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones. Verifica que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las de gestión de la calidad. Aplica el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología disponible. Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible. Distribuye las copias de los documentos despachados de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y las normas internas. Conserva las copias (Consecutivo de Correspondencia Despachada) de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente. Aplica técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería. Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental.

1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

250601003

1

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES.

160 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

APLICAR CONTROLES SOBRE LA UTILIZACIÓN DE TECNOLOGÍAS PARA LA SEGURIDAD Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. VERIFICAR LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHVÍSTICOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. EVALUAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LOS RESULTADOS ESTADÍSTICOS Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE. APLICAR LOS PROCEDIMIENTOS, TENDIENTES AL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS TÉCNICAS, DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, LAS INSTITUCIONALES, LAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. PRESENTAR LOS RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS Y LOS LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS

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Control de la gestión documental: -Concepto e instrumentos de control -Clases y características del control -Instrumentos y herramientas de la función de control -Normatividad vigente Control de ingreso y salida de documentos -Concepto, Formatos y Diligenciamiento -Técnicas para identificar la autenticidad de: Documentos y Firmas Procedimiento de verificación de la información. Planeación contingencial -Definición -Planes alternos -Importancia para la conservación documental -Normatividad Sistema de Gestión de la Calidad: -Concepto, Fundamentos, Conformidades, No conformidades -Procedimientos documentados, Control de documentos, -Control de registros de calidad -Control de productos no conformes. -Acciones preventivas -Acciones correctivas -Trazabilidad de los procesos -Compromiso de la dirección -Propuestas y delimitaciones -Información de la Organización: - Nombre, Clase de Organización, Sector de la Actividad Económica, Recursos Humanos, Organigrama, Manual de Gestión, Responsable de la Calidad, Nivel de decisión, Actualizaciones, Acciones correctivas, Control de versiones, Anexos, Memorandos, Tablas de abreviaturas, Glosario, Formularios -Procedimientos documentados para: -Control de documentos, Control de registros de calidad Auditorías: -Concepto -Objetivos -Ámbito -Normatividad -Planeación de auditorías -Evidencias y Tipos de evidencias -Indicadores -Informes -Perfil del auditor Indicadores de Gestión -Concepto, Clases, Función -Procedimiento para la formulación de indicadores de gestión y Cobertura Reportes Estadísticos de la Gestión Documental -Concepto e importancia -Procedimiento -Tipos -Formatos -Resultados -Interpretación

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-Conservación -Cobertura Metodología para la interpretación de resultados del análisis de la información -Procesos de mejora continua -Contrastación de los gráficos, razones y proporciones.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Verificar los procesos y procedimientos para el trámite de los documentos. Establecer el plan de contingencia para las no conformidades sobre el trámite de la documentación. -Verificar las acciones de mejoramiento y los controles para el trámite de los documentos. Verificar la organización y conservación de los documentos. Verificar las acciones sobre los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. -Interpretar la normativa sobre la administración de los archivos de gestión, central e histórico. -Definir no conformidades en la formación de los archivos durante las etapas del ciclo vital de los documentos. -Registrar el resultado del control de los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. Verificar las acciones y actividades en el control de ingreso y salida de los documentos conservados en el archivo Chequear los registros de salida temporal de documentos, fuera del territorio nacional, en los casos de archivos de entidades públicas. -Comprobar el cumplimiento de los plazos de devolución de los documentos. -Verificar la autenticidad de las firmas autorizadas para el ingreso y la salida de los documentos. Aplicar controles sobre los procesos de microfilmación y digitalización. Verificar la aplicación de los tipos de control de calidad de los microfilmes y/o las imágenes digitalizadas. -Examinar una muestra de los documentos microfilmados y/o digitalizados. Verificar los instrumentos de descripción documental. Identificar los planes de contingencia en el manejo de la documentación. Verificar los planes de contingencia para el manejo de la documentación. Verificar los instrumentos de control. -Aplicar instrumentos de control a los procesos archivísticos. Interpretar el sistema de gestión de la calidad. -Definir la documentación del sistema de gestión de la calidad. -Implementar la gestión documental de acuerdo con los lineamientos del sistema de calidad. -Identificar los formatos de control aplicables en los procedimientos archivísticos y en el ciclo vital de los documentos. -Verificar la estructura y formato de los instrumentos de control, teniendo en cuenta el sistema de gestión de la calidad. -Comprobar las evidencias de la implementación de los instrumentos de control. -Registrar las no conformidades de los instrumentos de control y el Sistema de Gestión de la Calidad. -Proponer alternativas de solución para las no conformidades en los instrumentos de control y el Sistema de Gestión de la Calidad. -Constatar las alternativas de solución para las no conformidades de los documentos de control y el Sistema de Gestión de la Calidad. -Interpretar el procedimiento de la auditoria. -Aplicar el procedimiento de auditoría en el cumplimiento de los controles reglamentarios. Formular indicadores de gestión que reflejen los controles de la documentación. - Aplicar la normativa vigente para los controles de la documentación. - Aplicar los criterios para la formulación de indicadores. -Construir indicadores de gestión Elaborar informas estadísticos, a partir de fuentes objetivas de información.

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Verificar que los informes estadísticos reflejen los procesos técnicos de archivo establecidos. Verificar que los resultados estadísticos aporten información para el mejoramiento de la gestión documental. Verificar la elaboración y conservación de los reportes estadísticos.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Aplica los manuales, Normas Técnicas Colombianas y legislación vigente, teniendo en cuenta su aplicaci ón en la verificación de los controles en el proceso archivístico. Verifica el cumplimiento del trámite documental interno y externo, a través de medios electrónicos o en forma personal, de acuerdo con la normativa vigente. Verifica que la totalidad de la documentación relacionada con los procesos, procedimientos y normativa vigente, se encuentre disponible de acuerdo con el Sistema de Gestión de la Calidad. Comprueba el cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación prestada, de acuerdo con los términos establecidos. Controla los documentos de los archivos de gestión, central e histórico, de acuerdo con la normativa vigente. Verifica la aplicación de las técnicas para constatar la autenticidad de documentos y firmas. Aplica las normas sobre organización de los documentos en las diferentes fases de archivo de acuerdo con la legislación vigente. Controla la elaboración y aplicación de los instrumentos de descripción documental. Verifica los planes de contingencia de los procedimientos archivísticos, de acuerdo con las políticas institucionales. Identifica las acciones preventivas y las acciones correctivas, de acuerdo con el sistema de gestión de la calidad. Verifica información sobre la Organización de la gestión de la calidad, así como las evidencias requeridas, de acuerdo con el sistema. Elabora los indicadores de gestión teniendo en cuenta el proceso archivístico y el Sistema de Gestión de la Calidad. Interpreta el concepto de evaluación y de resultados de la gestión documental. Aplica las listas de verificación y el manual de gestión documental en la verificación de los procesos técnicos establecidos. Presenta informes estadísticos de acuerdo con los requerimientos de información. Verifica los informes estadísticos en relación con el mejoramiento de los procesos archivísticos. Interpreta los resultados estadísticos de acuerdo con los procesos archivísticos.

1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

250601012

1

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE

400 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

ALISTAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO QUE SE VAN A MICROFILMAR, DIGITALIZAR Y/O AUTOMATIZAR TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, EL CÓDIGO DE ÉTICA, LAS NORMAS, PRINCIPIOS Y TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

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VERIFICAR LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PARA LA MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y/O AUTOMATIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, LA POLÍTICA INSTITUCIONAL Y LA TECNOLOGÍA ELABORAR PROPUESTAS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE UNA ORGANIZACIÓN, TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES, LA LEGISLACIÓN VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE. ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS Y/O LA INFORMACIÓN MICROFILMADA, DIGITALIZADA Y/O AUTOMATIZADA, A TRAVÉS DE LA TECNOLOGÍA Y LOS MEDIOS DISPONIBLES PARA SU CONSULTA, RECUPERACIÓN Y CONTROL, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. APLICAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, DE CALIDAD, DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL; LA LEGISLACIÓN VIGENTE, LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DE OPERACIÓN DE LOS EQUIPOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Análisis de usuarios - Confidencialidad, Discreción, Reserva legal de l a Información Políticas gubernamentales e institucionales relacionadas con la aplicación de nuevas tecnologías para la gestión electrónica de los documentos y la información. Sistemas de información: -Concepto, Clases, Tipos y Usos aplicados en los procesos Archivísticos. -Análisis y selección de herramientas tecnológicas, de acuerdo con los requerimientos institucionales. Procesos y procedimientos archivísticos aplicados a la automatización, digitalización y/o microfilmación de archivos. -Clasificación, Ordenación, Descripción y Depuración -Foliación y retiro del material abrasivo Normas técnicas y Legislación archivística vigente aplicada a los procesos de automatización, digitalización y/o microfilmación de los documentos de archivo, en una organización: -Leyes, Acuerdos AGN, Decretos, Resoluciones, Circulares Manuales de: -Procesos y procedimientos aplicados en los procesos de automatización, digitalización y/o microfilmación. -Operación de equipos y otros recursos tecnológicos relacionados con los procesos de automatización, digitalización y/o microfilmación. Inglés técnico relacionado con la interpretación de manuales técnicos para la operación de equipos de automatización, digitalización y/o microfilmación de documentos de archivo. Metadatos -Concepto -Clasificación y función de los metadatos -Creación de metadatos Digitalización: -Concepto -Procesos -Criterios para digitalizar un documento, teniendo en cuenta las políticas y la normatividad vigente. Procedimientos para la digitalización -Equipos, elementos y accesorios -Almacenaje: Manual y automatizado. -Recuperación de información Selección

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-Políticas de selección Restricciones legales -Otros criterios de selección Conversión -Factores de escaneado -Tipos de documentos -Original, digital enriquecido -Preservación -Acceso -Costo -Patrón de referencia para la captura digital. -Requisitos de Resolución de referencia para textos impresos -Requisitos de resolución de referencia basados en el ancho del trazo -Requisitos de resolución de referencia para documentos de tono continuo -Requisitos de resolución de referencia para medias tintas -Metodología para determinar requisitos de conversión Infraestructura tecnológica para la Digitalización. -Concepto -Cadena de digitalización -Hardware y Software, Redes, Integración del sistema: conexión de la cadena -Captura de imágenes -Concepto, Funcionamiento de escáneres, Tipos de escáneres, Procesamiento de imágenes Gestión de archivos electrónicos -Concepto, Seguimiento, Bases de datos de archivos electrónicos, Tipos de almacenamiento Directrices para la disposición final de los documentos -Flujo de información -Registro. -Documentos posteriores a la microfilmación y/o digitalización. Normas de preservación y protección del medio ambiente -Concepto -Principios y conductas para la preservación y protección del medio ambiente. Software. -Concepto -Clases - Usos -Normas legales sobre su utilización Bases de datos: -Fundamentación en las TIC (Tecnologías de l a Información y las Comunicaciones) -Fundamentos de bases de datos. Tablas: Campos y registros -Bases de datos documentales y referenciales -Software para el manejo de procesos documentales (Workflow). Hojas de cálculo Excel: -Manejo de datos -Ordenar -Filtros -Validación -Subtotales -Tablas y gráficos dinámicos Introducción de datos. Uso de formularios. -Actualización de base de datos

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Redes -Conceptos básicos -Administración de redes -Tecnología integrada Internet: Ip, http, Ftp, https. -Navegadores de Internet -Mensajería -Correo electrónico -Motores de búsqueda -Manejo de información en formato de documento portátil (pdf). Programa General de Conservación Preventiva -Administración de un programa de conservación -Programas de conservación electrónica de la información -Sensibilización y toma de conciencia -Mantenimiento -Almacenamiento y realmacenamiento de información electrónica -Prevención de desastres Soportes documentales en medios electrónicos -Tipos de soportes documentales -Conservación documental en soportes diferentes al papel. -Unidades de almacenamiento (CD, DD, DVD, diskettes, USB, entre otros). Política organizacional para la seguridad de la información -Copias de seguridad (Backup) -Sistemas y medios de conservación de la información digital y microfilmada -Concepto -Tipos de copias de seguridad -Normas técnicas de seguridad -Software para copias de seguridad Programa de gestión electrónica de información. -Concepto -Procesos de un P.G.E. -Seguridad de la información -Ciclo vital del documento electrónico -Tercerización Vs. Programas en la empresa (outsoursing) -Requerimientos: -Comunicación y control del proyecto -Visión del programa de PGE. Diseño técnico funcional para la implementación del programa de gestión electrónica de información P.G.E. -Concepto -Software aplicativo -Procedimientos para la recepción, trámite, recuperación, consulta y disposición final de la información electrónica. Microfilmación: -Concepto -Evolución histórica -Normas archivísticas -Normas Técnicas Equipos, elementos, mobiliario e insumos para Microfilmación -Clasificación -Características -Alistamiento de equipos

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-Insumos para el proceso de microfilmación -Operación de equipos Procedimientos para la microfilmación -Preparación física de los documentos por microfilmar. -Actas Inicial y Final -Protocolos -Clasificación y ordenación de Documentos -Indización de los rollos de película -Inspección final del documento -Secuencia fílmica -Tarjetas -Reducción -Formatos -Película -Instrucciones para el operador de la microfilmadora -Microfilmar los documentos -Revelado Almacenaje y protección de microfilmes -Almacenaje, conservación y protección -Procesado del rollo de microfilmación -Baño fijador -Requerimientos para el almacenaje de los microfilmes. Control para la microfilmación y la conservación de los microfilmes por outsourcing -Concepto -Inventario de la documentación por microfilmar -Microfilmación de la documentación relacionada con el convenio -Revelado de microformas -Normas de calidad ISO y Normas Técnicas Colombianas NTC -Verificación Control de Calidad -Concepto -Evaluación inicial -Evaluación continuada -Programa de control de calidad -Factores que afectan la calidad de la imagen en la pantalla -Valoración de la calidad de la imagen Calidad de los microfilmes -Microfilmación de documentos -Densidad de los negativos de cámara -Procedimiento de inspección -Generalidades sobre la calidad Normas de gestión de la calidad -Fundamentos básicos -Incidencia en los procesos de automatización, microfilmación y digitalización -No conformidad. Concepto Normas de seguridad y salud ocupacional aplicadas en los procesos de automatización, digitalización y microfilmación de documentos de archivo. -Conceptos de seguridad y salud ocupacional -Ergonomía -Equipos y elementos de protección personal

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Consulta y lectura de microfilmes -Consulta en el lector convencional o análogo -Reproducción de documentos Estadística básica -Concepto -Metodología -Control estadístico de calidad -Presentación de informes.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Determinar el perfil de los usuarios de la información. -Interpretar las normas y la legislación vigente relacionadas con la reserva legal de la información en una Organización y las necesidades de información del usuario. - Aplicar las normas sob re confidencialidad y discreción relacio nadas con el manej o de la información en una Organización. -Identificar las necesidades de automatización de los documentos de archivo en la Organización. Aplicar técnicas de trabajo en equipo y colaborativo en los procesos de digitalización, microfilmación y automatización de documentos e información. -Desarrollar las competencias, características y actitudes para el trabajo en equipo y colaborativo. Adoptar las políticas institucionales en la aplicación de nuevas tecnologías para la gestión electrónica de los documentos y la información. Interpretar los requerimientos del sistema de información Aplicar los principios, las normas legales y técnicas en los procesos archivísticos en los procedimientos de automatización digitalización y microfilmación de documentos de archivo en una Organización. Interpretar los manuales de procesos y procedimientos, de gestión documental y de operación de equipos y herramientas tecnológicas relacionados con la automatización, digitalización y microfilmación de documentos de archivo. Aplicar el inglés técnico en la interpretación de manuales técnicos y de operación de equipos para la implementación de tecnologías de la información. - Aplicar las directrices de disposición final para la automatización, digitalización y microfilmación de los documentos de archivo de la Organización. documentos de archivo, establecidos en las Tablas de Retención Documental para su automatización (digitali zación y/o microfilmación), de los documentos de archivo en una Organización. Aplicar los procedimientos previos a la selección de la técnica requerida de acuerdo con las normas de protección ambiental. - Aplicar las normas d e preservación y p rotección del medi o ambiente, previo s a los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de acuerdo con las normas de protección ambiental. Seleccionar las tecnologías requeridas para la imple mentación de un sistema de informaci ón de acuerdo con los requerimientos de la Organización. Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación requeridas en los procesos de automatización, digitalización y microfilmación de los documentos de archivo en una Organización. - Identificar equ ipos y sus carac terísticas, elemen tos, accesorios y mu ebles requeri dos para los proc esos de automatización, digitalización y microfilmación de documentos de archivo. -Identificar software disponible para los procesos de automatización, digitalización y microfilmación, de documentos de archivo. -Identificar las redes de datos que maneja la Organización - Operar los equipos, software, elementos y accesorios para los procesos de automatización, digitaliza ción y microfilmación de documentos de archivo en una Organización, de acuerdo con las políticas institucionales, la legislación vigente y los manuales de operación. Administrar las bases de datos implementadas por la Organización, relacionadas con el control de la

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documentación en la Organización. Aplicar el lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización. -Ingresar los registros de manera ágil y oportuna. -Establecer las estrategias de captura y búsqueda de información en los archivos electrónicos. -Actualizar la base de datos de acuerdo con las normas técnicas, las políticas organizacionales y la legislación vigente. Aplicar las normas, políticas institucionales, legislación vigente y principios de preservación y conservación de archivos electrónicos -Identificar las amenazas o riesgos que ocasionan la pérdida de información de los archivos electrónicos. -Aplicar medios y técnicas para la preservación y conservación de archivos electrónicos. Identificar la estructura de un programa de gestión electrónica de información. - Identificar los proceso s que conforman la estructura de un prog rama de gestión el ectrónica de información y los procedimientos que comprende. -Elaborar una propuesta para la gestión electrónica de los documentos de archivo de la Organización. Preparar físicamente los documentos que se van a automatizar, digitalizar y microfilmar. -Alistar los documentos. -Verificar la ordenación de los documentos -Remover los documentos que no pertenezcan a la serie o subserie que se van a intervenir. -Retirar los elementos extraños a los documentos. -Reparar los documentos que tengan imperfecciones que afecten el texto o las ilustraciones. -Recuperar los documentos faltantes dentro del proceso. -Verificar que las condiciones físicas de los documentos que se van a intervenir cumplan con los requisitos. -Verificar la calidad de los documentos procesados. Archivar los documentos automatizados, digitalizados o microfilmados. -Realizar el procedimiento de automatización, digitalización y microfilmación. -Determinar el número de imágenes o documentos posibles de acomodar, en el rollo de película. -Identificar e indizar los rollos o películas de microfilm. -Verificar que los documentos digitalizados y microfilmados estén ordenados. -Utilizar los materiales e insumos requeridos durante el proceso de microfilmación. -Elaborar e identificar las tarjetas, requeridas para los procesos de automatización, digitalización y microfilmación-Elaborar las actas requeridas en los procesos. Revelar el rollo de película microfilmado. -Identificar los materiales, procesos y procedimientos para el revelado de rollos utilizados. -Operar los dispositivos, equipos y materiales de revelado. -Utilizar los insumos recomendados para el proceso de revelado. Verificar que los parámetros de automatización, digitalización y microfilmación establecidos correspondan a las necesidades de información y a las estrategias de búsqueda. -Identificar los protocolos de la automatización de la información. Aplicar los mecanismos de control del sistema de información. Atender las no conformidades del proceso de automatización, digitalización y microfilmación. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional, durante el desarrollo de los procesos de automatización, digitalización y microfilmación de documentos de archivo. - Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo que respecta al desarrollo de los procesos de automatización, digitalización y microfilmación. -Adoptar la ergonomía durante el desarrollo de los procesos. -Identificar los equipos de protección personal recomendados para la ejecución de los procedimientos. Verificar que los elementos exigidos para la protección personal sean acordes con las normas establecidas. Realizar la búsqueda, recuperación y consulta de documentos automatizados, digitalizados y microfilmados. -Recuperar de los rollos microfilmados la información requerida.

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-Consultar la información digitalizada. -Localizar la información requerida en el sistema. -Proporcionar información a usuarios. Transferir al usuario la información recuperada. Elaborar los informes estadísticos que contribuyan con la gestión de la información y necesidades de la Organización.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Aplica los principios, técnicas y procesos archivísticos, previos a la automatización, digitalización y microfilmación de archivos. Aplica las normas técnicas, la legislación archivística vigente y la pol ítica institucional, referentes a los procesos archivísticos, para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos e información. Aplica los manuales de procesos y procedimientos, de gestión documental y de operación de equipos de oficina, relacionados con los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo, teniendo en cuenta los protocolos y la aplicación del lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización. Aplica las normas técnicas, y el idioma inglés técnico en la interpretación de los manuales de la operación de los equipos para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo. Aplica las directrices para la disposición final de los documentos de archivo, establecidas en las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta la preservación y protección del medio ambiente durante el desarrollo de los procesos archivísticos. Utiliza las tecnologías, los equipos, elementos, accesorios y programas requeridos para la implementación de un sistema de información, de acuerdo con los requerimientos de la Organización y las normas legales para su utilización. Prepara los documentos que se van a microfilmar, digitalizar o automatizar, apoyando los diferentes procedimientos y teniendo en cuenta los equipos, elementos, accesorios, la normatividad y los requerimientos de almacenaje y protección. Implementa un Programa General de Conservación Preventiva de documentos e información electrónica.  Aplica las normas y principios de preservación y conservación de archivos electrónicos. Elabora un programa de gestión electrónica de información teniendo en cuenta las necesidades y políticas institucionales. Aplica los procedimientos técnicos para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo, teniendo en cuenta la política institucional, la legislación vigente y la tecnología disponible. Aplica las técnicas de revelado del rollo de película microfilmado, utilizando los insumos recomendados, de acuerdo con las normas técnicas y las de gestión de la calidad. Aplica las normas y principios de preservación, conservación y almacenamiento de microfilmes, teniendo en cuenta las normas de gestión de la calidad. Aplica las normas de seguridad y salud ocupacional durante los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo, tanto en la operación de los equipos como en la utilización de los elementos de protección personal. Proporciona atención y servicio a los usuarios durante la consulta de documentos electrónicos. Localiza los documentos e información automatizada (digitalizados y/o microfilmados), utilizando los procedimientos y el equipo lector (convencional o análogo), de acuerdo con los requerimientos de usuarios autorizados. Elabora informes estadísticos requeridos por la Organización.

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1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

250601015

1

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN PRESTAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y CONSULTA A USUARIOS DE ACUERDO CON SUS REQUERIMIENTOS, POLÍTICAS INSTITUCIONALES, Y TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY.

250 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

PROMOCIONAR LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS, UTILIZANDO LOS RECURSOS DISPONIBLES Y ACORDE CON LOS REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN. PROPORCIONAR ATENCIÓN Y SERVICIO AL CLIENTE, CARA A CARA Y A TRAVÉS DE LOS MEDIOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DISPONIBLES, APLICANDO ACTITUDES Y VALORES MEDIANTE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL, NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, LAS LEGALES VIGENTES Y LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, DE ACUERDO CON LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD ESTABLECIDOS. APLICAR LOS PROTOCOLOS PARA EL CONTROL, PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN, A CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS. IDENTIFICAR SOLUCIONES DE ATENCIÓN Y SERVICIO, AL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO, MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVIDAD VIGENTE, LOS REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Empresa. -Concepto -Actividad económica. -Estructura orgánico-funcional -Principios Corporativos -Cultura Organizacional. Concepto, Misión, Visión y Objetivos Corporativos -Manual de funciones y procedimientos Imagen Personal: Interna y externa Relaciones Interpersonales: Concepto, Elementos y Desarrollo Comportamiento social. Apariencia física -Higiene y salud -Vestuario y accesorios -Maquillaje y peinado Protocolo empresarial -Concepto -Precedencias (jerarquías) Etiqueta. Concepto -Etiqueta Social y Etiqueta Empresarial Normas técnicas de Gestión de la Calidad vigentes para el servicio al cliente: Concepto, fundamentos,

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trazabilidad del servicio al cliente y mejora continua en los procesos de servicio al cliente. Servicio al Cliente. Conceptos e importancia de: -Cliente -Tipos de clientes -Servicio -Estándares del servicio -Triángulos del Servicio: Interno y externo -Momentos de Verdad -Ciclo del Servicio -Estrategias de Atención Personalizada: Cara a cara. -Valor agregado -Clasificación de los Clientes. -Manejo de la agenda -Libreta de Calificaciones del cliente. Código de ética del archivista Servicios archivísticos: concepto, clases, normas y procedimientos; uso y aplicación. -Organización -Tecnología aplicada Control y préstamo de documentos al cliente interno o externo: clases y aplicación. Herramientas tecnológicas aplicadas en la prestación de los servicios archivísticos. Portafolio de servicios archivísticos: concepto, uso y aplicación. Estrategias de Atención a través de diferentes medios tecnológicos: Teléfono, PBX, Internet, Intranet, Correo Electrónico , Fax, Celular, IP, dispositivos móviles, Call Center y aplicativos disponibles. -Comunicaciones Telefónicas. -Normas de Cortesía Telefónica. Elementos de apoyo: Fono-memo, agenda y directorios manuales o electrónicos. -Administración del Tiempo CRM (Customer Relations Management): Concepto y aplicación Portafolio de Servicios documentales de la Organización: -Concepto -Partes que lo componen. Comunicación Empresarial. -Concepto -Funciones de la Comunicación Empresarial -Clasificación de la Comunicación Empresarial -Conducto regular Normas internas y externas de la Organización Eventos: concepto y clasificación. -Archivo del evento: conservación documental, soportes documentales y memorias. Servicios de acceso a la información: concepto, clases, usos, aplicación y normas.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Aplicar los protocolos e identidad corporativa en la presentación personal. -Interpretar y aplicar la identidad corporativa, y l os principios corporativos -Desarrollar a través de su comportamiento actitudes que favorezcan las relaciones interpersonales y empresariales. - Seleccionar vestuario, maqui llaje y accesorios que proyecten apariencia y actitu d personal acordes con la ide ntidad corporativa. -Identificar la etiqueta y el protocolo institucional -Aplicar la etiqueta y el protocolo institucional

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Brindar atención que favorezca las relaciones empresariales con el cliente: -Identificar los tipos de clientes -Diferenciar los momentos de verdad estelares en la atención y servicio al cliente -Utilizar estrategias que garanticen momentos de verdad estelares. Aplicar los estándares de calidad en la atención personalizada -Interpretar las normas y los estándares de calidad -Identificar las estrategias de atención personalizada -Seleccionar la estrategia de atención personalizada. -Atender los requerimientos de los clientes internos y externos. Suministrar la información requerida por el cli ente. -Identificar el tipo de información que maneja la Organización -Interpretar la información requerida por el cliente -Aplicar las normas, procesos y políticas de la gestión documental. -Aplicar el código de ética del archivista en la prestación de servicios archivísticos. Prestar servicio al cliente a través de los medios tecnológicos establecidos por la Organización. -Identificar los medios establecidos por la Organización a través de los cuales se presta atención y servicio al cliente. -Emplear los medios establecidos por la Organización a través de los cuales se presta atención y servicio al cliente. Registrar información relacionada con el servicio prestado a los clientes. Interpretar el manual de procesos y procedimientos de la Organización, para el servicio al cliente. Elaborar el portafolio de los servicios archivísticos que presta la Organización. Prestar los servicios archivísticos a los usuarios. Promocionar el porfolio de servicios archivísticos. Diseñar estrategias para evaluar la satisfacción del usuario y no conformidades. Evaluar la calidad de la prestación del servicio. Medir el nivel de desempeño del servicio. Proponer ajustes y mejoras a la prestación del servicio.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Atiende el público y facilita el servicio al cliente, observando el protocolo y los estándares establecidos. Emite los mensajes tanto al cliente interno como al externo, dentro de un proceso de comunicación efectiva, aplicando las normas de la Organización. Identifica los tipos de clientes, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Organización. Atiende las contingencias en la prestación del servicio al cliente interno y externo, de acuerdo con protocolos y políticas institucionales. Ofrece la atención y servicio del cliente según el portafolio de servicios de la Organización. Opera los medios tecnológicos y aplicativos disponibles en la Organización para la atención y el servicio al cliente interno y externo, de acuerdo con los manuales de seguridad y de usuario. Registra la información del servicio prestado a los clientes o usuarios, de acuerdo con las políticas de la Organización. Aplica los protocolos y normas establecidas por la empresa para la prestación de los servicios archivísticos. Evalúa la satisfacción del usuario, de acuerdo con las estrategias establecidas por la organización. Aplica los indicadores de medición del desempeño del servicio, de acuerdo con las políticas establecidas.

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1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

250601028

2

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

400 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

REALIZAR LA UBICACIÓN TOPOGRÁFICA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, DE ACUERDO CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS. RECIBIR Y COTEJAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS TRANSFERIDOS O POR TRANSFERIR, TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN, TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, EL CRONOGRAMA, EL INVENTARIO DOCUMENTAL, LAS NORMAS TÉCNICAS, LA NORMATIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Y LA PROGRAMAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN, APLICANDO LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, LA NORMATIVIDAD VIGENTE, LAS TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Proceso administrativo: Concepto y aplicación. Tablas de Retención Documental: Concepto, uso y aplicación. Comité de Archivo: Identificación y funciones Normas y legislación vigente para la aplicación en el proceso de transferencias documentales. Conceptos de: Fondo, Fondo Acumulado, Fondo cerrado, Fondo abierto, Fondo donado y Fondo adquirido en custodia Tablas de Valoración Documental: Concepto y aplicación. Transferencias Documentales: -Concepto -Principios y normas archivísticas relacionados con el proceso de transferencias documentales. -Fases del Archivo: Gestión, central e histórico -Clases de transferencias: Primarias y Secundarias -Condiciones básicas para el procedimiento de transferencias documentales -Plan Operativo: Concepto, Políticas institucionales -Función administrativa de planeación y control. Programación Procedimiento para las transferencias documentales -Cronograma. Concepto y elaboración -Procedimiento -Actas de entrega y recibo. -Espacio para la recepción de transferencias documentales. Requisitos Manual de Gestión Documental Preparación física de llos documentos de archivo -Limpieza de los documentos de archivo y Eliminación de material metálico -Identificación del material afectado por biodeterioro: Revisión y aislamiento -Unidades de conservación, almacenamiento y realmacenamiento: Cajas, carpetas, amarre y embalaje

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Organización de documentos por transferir Organización de documentos transferidos -Tecnologías disponibles para las transferencias: Identificación y aplicación. -Fases del Archivo -Ubicación topográfica -Actualización de inventario documental Concepto y aplicación de verificación -Diferencias y aplicación en las acciones de Revisión y verificación -La verificación de inventarios Normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes. Normas, técnicas archivísticas y legislación vigente sobre ubicación, conservación y almacenamiento de documentos en diferentes soportes. Medios de envío de documentos en diferentes soportes y sus características -Tipos documentales -Soportes documentales Programa de Transferencias Documentales -Concepto -Metodología para la elaboración del programa -Procedimientos para la transferencia de archi vos, teniendo en cuenta las normas técnicas, las T ablas de Retención Documental, las tablas de valoración documental, las políticas institucionales y la legislación vigente. -Partes que conforman el programa -Políticas archivísticas -Políticas institucionales Análisis de la información. Concepto Comunicación, en los procesos de transferencias documentales -Expresión oral -Manejo del auditorio -Dominio del tema -Elaboración de presentaciones en multimedia Trabajo en equipo -Concepto -Importancia Normas de seguridad industrial y salud ocupacional: Conceptos, usos y aplicación. -Equipos y elementos de protección personal -Equipos y elementos archivísticos -Riesgos ocupacionales Transferencias electrónicas de documentos: concepto y aplicación. Plan de contingencia: Concepto, Teoría contingencia. Sistema integrado de conservación preventiva de archivos: concepto e implementación. Conceptos de: -Preservación de documentos -Conservación de documentos. Principales factores de deterioro en los bienes documentales: -Ambientales -Bióticos -Desastres -Antropogénicos Depósitos de archivo - Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribución, Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas.

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-Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales -Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso -Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación, Iluminación, Seguridad, Mantenimiento, Estantería, Características, Distribución, Muebles, -Gran formato -Verticales -Otros formatos -Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos -Especificaciones técnicas de las unidades de conservación. -Cajas, y Carpetas Seguridad de la información: -Normas de seguridad -Programa de protección Manual de gestión documental. Legislación vigente Normas de Gestión de la Calidad: Concepto y aplicación.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Interpretar el procedimiento para realizar transferencias documentales. -Identificar el plan de transferencias documentales. -Aplicar los procesos técnicos de: Valoración, selección y eliminación. Aplicar las Tablas de Retención Documental de la Organización, en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, las normas archivísticas y la legislación vigente. - Interpretar el manual de gestión documental y la legislación vigente relacionada con las Tablas de Retención Documental. -Identificar el Comité de Archivo de la Organización Aplicar las Tablas de Valoración Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, en una Organización. -Interpretar los conceptos de fondos acumulados y Tablas de Valoración Documental -Identificar los fondos documentales de la Organización -Interpretar las normas archivísticas y la legislación vigente, relacionadas con fondos Acumulados y Tablas de Valoración Documental. Interpretar el plan operativo y las políticas de la Organización en relación con el proceso de transferencias documentales. -Identificar los lineamientos relacionados con l as transferencias primarias y secundarias -Aplicar las políticas institucionales relacionadas con las transferencias documentales al Archivo General de la Nación. Realizar el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias. -Interpretar los principios, normas y técnicas archivísticas, y la legislación vigente para la realización de las transferencias documentales. -Aplicar los procedimientos para la realización de transferencias primarias y secundarias. -Identificar los archivos técnicos o especializados de la Organización. - Verificar las fechas estipuladas en el cronograma de transferencias documentales, de acuerdo con las Tablas de Retención y de Valoración Documental. - Interpretar los acuerdos o contratos de donación o adquisición documental en la organización de los documentos por transferir. -Identificar los espacios asignados tanto para la preparación y organización de la documentación que se va a transferir, como para el recibo de transferencias. -Realizar el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir. -Organizar los documentos por transferir teniendo en cuenta las unidades de conservación y de

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realmacenamiento; el amarre y las normas de embalaje. -Verificar los documentos de cada fase del archivo que van a ser transferidos. -Elaborar el inventario documental de acuerdo con el instructivo -Elaborar actas de entrega y de recibo de transferencias documentales, según el caso Verificar los documentos transferidos o por transferir con el cronograma, las Tablas de Retención y de Valoración Documental, y con el inventario respectivo. Aplicar las normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes -Verificar las especificaciones técnicas de las cajas para transferencias documentales. -Ubicar física y topográficamente las cajas, libros, tomos y documentos de gran formato. Disponer los documentos recibidos por transferencia, teniendo en cuenta las fases del archivo y la ubicación topográfica. -Identificar los depósitos de archivo y las unidades de instalación para la ubicación de los documentos transferidos. -Aplicar las normas técnicas y legislación vigente para la ubicación, conservación y almacenamiento de documentos de acuerdo con el soporte. Proponer un programa de transferencias documentales de una Organización -Interpretar las políticas archivísticas e institucionales relacionadas con transferencias documentales. -Aplicar la metodología para la elaboración del programa de transferencias documentales y las partes que lo conforman. Divulgar el programa de transferencias documentales e instructivos a los funcionarios de la entidad, para su ejecución. -Aplicar las técnicas de comunicación oral y escrita durante la divulgación de programas relacionados con los procesos archivísticos. Desarrollar la estrategia de trabajo en equipo, durante la ejecución del proceso de transferencias documentales. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional durante la realización de actividades y procedimientos relacionados con las transferencias documentales. -Utilizar los equipos y elementos de protección personal requeridos durante la ejecución del proceso de transferencias documentales. - Operar los equipos y elementos archivísticos requeridos para la ejecución del proceso de transferencias documentales, desde el alistamiento de los documentos hasta el transporte de los mismos. Utilizar la tecnología informática, bases de datos y aplicativos disponibles para la realización de las transferencias documentales. -Alimentar las bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales. Identificar planes de contingencia relacionados con el proceso de transferencias documentales. -Identificar el objetivo e importancia de un plan de contingencia y los requerimientos para un plan de contingencia. Identificar las normas de gestión de calidad vigentes y aplicables al proceso de transferencias documentales.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Aplica principios, normas y técnicas archivísticas y legislación vigente para la realización de transferencias documentales, primarias y secundarias, de acuerdo con los procedimientos establecidos. Interpreta los conceptos de fondos acumulados, tablas de valoración documental, de acuerdo con las normas archivísticas y legislación vigente. Implementa el plan operativo y las políticas de la Organización relacionados con el proceso de transferencias documentales. Aplica las Tablas de Retención y de Valoración Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, teniendo en cuenta las condiciones básicas, la fase del archivo que se va a transferir y el cronograma previsto. Utiliza los espacios destinados para la preparación y organización de los documentos por transferir y los

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asignados para el recibo de transferencias documentales, teniendo en cuenta sus características y normas establecidas. Realiza el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental. Organiza los documentos por transferir, utilizando las unidades de conservación y de realmacenamiento, el amarre y las normas de embalaje. Elabora el inventario documental de acuerdo co n el instructivo y actas de entrega y de recibo de transferencias documentales. Verifica los documentos transferidos o por transferir con el cronograma y el inventario, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental. Aplica las normas de embalaje y transporte de documentos, en diferentes soportes. Identifica los depósitos de archivo y las unidades de instalación para la ubicación de documentos transferidos. Aplica las normas técnicas y la legislación vigente para la ubicación topográfica, la conservación y almacenamiento de documentos recibidos por transferencia, de acuerdo con el soporte. Elabora un programa de transferencias documentales para una organización aplicando la metodología, las políticas archivísticas e institucionales y la normatividad vigente. Divulga el programa de transferencias documentales y el instructivo, a los funcionarios de la organización, aplicando las técnicas de comunicación oral y escrita. Desarrolla mediante el trabajo en equipo las actividades relacionadas con el proceso de transferencias documentales. Utiliza los equipos y elementos de protección personal durante el proceso de transferencias documentales, de acuerdo con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional. Opera los equipos y elementos archivísticos requeridos para la realización de transferencias documentales, siguiendo los manuales de usuario y tutoriales. Aplica las normas institucionales y la legislación vigente en la consulta, ingreso y recuperación de la información en las bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales. Utiliza el aplicativo disponible para realizar transferencias electrónicas de datos, información y documentos, de acuerdo con las normas institucionales y la legislación vigente.

1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

250601029

2

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

400 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTA PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS INSTITUCIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. PREPARAR Y RECIBIR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL Y CRONOGRAMA INSTITUCIONAL ESTABLECIDO.

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DESCRIBIR DOCUMENTOS DE ARCHIVO, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE Y LA POLÍTICA INSTITUCIONAL, PARA LA POSTERIOR RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. PRESERVAR Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD TÉCNICA LEGAL VIGENTE. CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO APLICANDO LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, NORMAS Y TÉCNICAS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA ORGANIZACIÓN, LA NORMATIVIDAD VIGENTE, Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Antecedentes históricos de los archivos. Introducción a las ciencias auxiliares de la archivística: Concepto, Clases y usos. -Paleografía, Diplomática, Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología, Onomástica, Metrología, Informática, Biblioteconomía, y Documentación Proceso administrativo: concepto y etapas (ciclo PHVA). La Empresa: -Estructura orgánico-funcional, concepto, clases, uso y aplicación. -Manual de Funciones: interpretación y aplicación. -Codificación de secciones documentales Gestión Documental. Concepto, uso y aplicación. Manual de Procesos y Procedimientos: interpretación y aplicación. Manual de Gestión Documental: interpretación y aplicación. Programa de Gestión Documental: Concepto, Procesos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Conservación y Disposición Final. Unidades de Información: Concepto, clases y servicios. (Centros de Documentación, Bibliotecas, Museos, Archivos). Archivo: Concepto, clases, características e importancia. Archivos técnicos: Concepto, características, importancia. Tablas de Retención Documental: concepto, normatividad, uso y apl icación. Comité de Archivo. Concepto e importancia. Documento de archivo: Concepto, clases, características y tipología. Ciclo vital de los documentos: concepto, uso, valores documentales y aplicación. Normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental: concepto y aplicación. Normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental: concepto y aplicación. Clasificación Documental. -Concepto -Fundamentos y principios archivísticos. -Pasos metodológicos -Agrupaciones documentales: Fondo, sección, subsección, serie, subserie documental. -Conceptos de: -Fondos abiertos, Fondos cerrados y Fondos acumulados -Cuadros de clasificación Documental. Concepto, elaboración, uso y aplicación. Archivos personales. -Concepto -Importancia Soportes documentales -Concepto

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-Clases Ordenación Documental: -Principios Archivísticos: Procedencia y Orden original Expediente -Concepto Sistemas de Ordenación: Concepto, reglas y aplicación -Alfabético: -Onomástico -Toponímico -Temático. -Numérico: -Consecutivo u ordinal -Cronológico - Mixto Archivar los documentos: -Inspeccionar -Clasificar -Marcar -Distribuir -Archivar -Procedimiento de foliación Descripción Documental -Concepto -Objetivos -Instrumentos -Nivel de descripción -Normatividad Vigente -Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas. Instrumentos de descripción -Iinventarios: Concepto, uso y aplicación -Índices Tabla de Valoración Documental -Concepto -Importancia Conceptos de: -Preservación de documentos -Conservación de documentos. -Principales factores de deterioro en los bienes documentales: -Ambientales -Bióticos -Desastres -Antropogénicos -Primeros auxilios Depósitos de archivo - Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribución, Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas. -Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales -Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso -Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación, Iluminación, Seguridad, Mantenimiento, Estantería, Características, Distribución, Muebles,

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-Gran formato -Verticales -Otros formatos -Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos -Especificaciones técnicas de las unidades de conservación. -Cajas, y Carpetas Seguridad de la información: -Normas de seguridad -Programa de protección Transferencias documentales: Concepto, clases y normas. Procedimiento para las transferencias: Cronograma, inventario, actas de entrega y recibo Preparación de los documentos de archivo: Limpieza, eliminación de material metálico, identificación de material afectado por deterioro, revisión y foliación, realmacenamiento, amarre y embalaje. Organización de documentos transferidos: Recepción, cotejo con el inventario y aplicación de tablas de retención, ubicación topográfica y actualización del inventario documental en el archivo central.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO -Interpretar la actividad archivística a través del tiempo. -Interpretar el proceso administrativo para la administración de Unidades de Información. -Interpretar la estructura orgánico-funcional de la Organización. -Identificar las características de las Unidades de información. - Interpretar los manu ales de funcione s, de procesos y proced imientos de la Orga nización y los d e la Unidad de Información. -Identificar funciones, tipología documental y usuarios de las diferentes unidades de información. -Interpretar las técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas. -Aplicar las técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas en el quehacer archivístico. -Interpretar la legislación para la aplicación de las Tablas de Retención Documental. -Interpretar el concepto de inventario, cuadro de clasificación documental y ciclo vital de los documentos. -Interpretar las directrices para la disposición final de los documentos. -Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo relacionado con la organización documental. -Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental. -Interpretar las normas y principios de gestión de la calidad relacionados con la organización documental. -Aplicar normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental. Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades administrativas de la Organización, aplicando la normatividad, principios archivísticos y ciclo vital de los documentos. -Interpretar las normas y principios archivísticos. -Identificar las unidades administrativas y sus funciones. - Identificar las agru paciones documental es, teniendo en cue nta la estructura orgáni co-funcional: Fond o, sección, Subsección, Serie, subserie documental. -Identificar los tipos documentales de cada serie o subserie de la Unidad Administrativa. -Aplicar las normas y principios archivísticos. -Elaborar el cuadro de clasificación documental. -Identificar los archivos personales. -Controlar la manipulación de los documentos. -Interpretar y aplicar Tablas de Retención Documental. Ordenar las unidades documentales de cada serie y subserie, de acuerdo con los procesos establecidos, sistema de Gestión de la Calidad y Normatividad vigente. -Relacionar entre sí las unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. -Verificar que los tipos documentales correspondan a las series y subseries, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

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-Conformar series y subseries, según lo establecen las Tablas de Retención Documental. -Identificar y aplicar los sistemas de ordenación, de acuerdo con las necesidades. -Aplicar los principios archivísticos en la ordenación documental. -Conformar y abrir los expedientes. -Describir unidades de conservación y almacenamiento -Organizar las series y los tipos documentales de acuerdo con la metodología. -Archivar los documentos teniendo en cuenta las series y subseries respectivas. -Foliar los tipos documentales archivados en la unidad de conservación. Aplicar el ciclo vital de los documentos, las normas y la legislación vigente, en la conformación de los archivos. -Identificar los documentos que se conservan en cada fase del archivo. Describir los documentos de acuerdo con la normatividad vigente, los niveles de descripción, sistemas de gestión de calidad y las políticas de la Organización. -Interpretar las normas técnicas, las políticas de la Organización y la normativa vigente para la descripción documental. -Identificar los niveles de descripción. -Diligenciar instrumentos de descripción documental. Determinar los depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos de acuerdo con las normas y legislación vigente, teniendo en cuenta la proyección periódica de transferencias documentales. - Interpretar las normas y la legislación vigente sobre depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos. -Proyectar espacios de acuerdo con los procesos de transferencias documentales. -Definir la ubicación de los depósitos de archivo. -Analizar los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y distribución para la conservación documental. -Identificar las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y técnicas de los depósitos de archivo. - Identificar estanterías, muebles y equipos requeridos en los depósitos de archivo. - Aplicar las especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental. - Identificar las normas de seguridad y programas de protección de la información. -Aplicar el manual de gestión documental, la legislación vigente y norma de gestión de la calidad en la preservación y conservación de los documentos y de la información. -Aplicar las políticas de la Organización y la legislación vigente para la preservación y conservación documental. -Ejecutar los programas de conservación preventiva. -Identificar medios y técnicas para la conservación y preservación documental. -Aplicar medios y técnicas para la conservación y preservación documental. -Interpretar y aplicar especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental. -Verificar condiciones de las unidades de conservación. Recuperar la información a través de los instrumentos de descripción documental (inventarios e índices) y utilización de las nuevas tecnologías.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Identifica y relaciona las ciencias auxiliares de la Archivística, teniendo en cuenta el aporte que éstas le hacen a los archivos. Aplica las etapas del proceso administrativo en cada tarea que realiza, según el ciclo PHVA. Describe las actividades administrativas de las unidades de información, de acuerdo con sus características. Identifica las diferentes clases de archivos de acuerdo con la misión institucional. Aplica el Código de Ética del Archivista. Interpreta las directrices para la disposición final de los documentos de archivo, según la TRD. Aplica las Tablas de Retención Documental y el instructivo, de acuerdo con las normas establecidas y la

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legislación vigente. Aplica las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando l os equipos y elementos archivísticos; y de protección personal. Aplica los requisitos de la documentación, según lo establecido por el sistema de gestión de la calidad. Aplica los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente. Aplica las agrupaciones documentales de la Organización, según la estructura orgánico funcional de la empresa. Elabora el cuadro de clasificación documental, de acuerdo con los principios archivísticos. Aplica los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucional es y la legislación vigente. Realiza la conformación y ordenación interna del expediente, según normas vigentes Aplica los conceptos de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. Interpreta el Programa de Gestión Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de los documentos. Aplica los principios y procesos archivísticos en la organización de la sección documental: Clasificación, Ordenación y Descripción, teniendo en cuenta la depuración, foliación y almacenamiento de la documentación en buen estado. Aplica el proceso de conservación documental, teniendo en cuenta los riesgos y niveles de biodeterioro, . Aplica los conceptos de preservación y conservación documental, de acuerdo con las normas vigentes. Identifica los factores de deterioro en los bienes documentales, de acuerdo con su clasificación. Selecciona el mobiliario, los equipos, elementos y útiles de archivo, para la conservación y seguridad de la información, de acuerdo con la normatividad vigente.

1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CÓDIGO:

VERSIÓN DE LA NCL

250601030

2

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

DENOMINACIÓN ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

400 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIÓN

ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. ELABORAR INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE Y LA POLÍTICA INSTITUCIONAL, PARA LA POSTERIOR RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. RECOPILAR LA INFORMACIÓN REQUERIDA PARA PLANEAR DE LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS Y LAS POLITICAS DOCUMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN. ELABORAR CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTA LAS DIFERENTES ESTRUCTURAS ORGANICO-FUNCIONALES, APLICANDO LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL, NORMAS Y TÉCNICAS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

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3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Fondos acumulados: concepto, marco teórico, normatividad, organización Plan archivístico integral: concepto, elaboración y aplicación. Diagnóstico integral de archivo: concepto y pautas para su elaboración -Infraestructura física del archivo. -Características de la Documentación. -Estado físico y nivel de la organización de la documentación. -Estado de los depósitos y muebles de archivo. Conservación preventiva de documentos. -Concepto -Principales factores de deterioro en los bienes documentales: Ambientales, Bióticos, Desastres y Antropogénicos. -Diagnóstico: Tratamiento, alistamiento de insumos y normas. -Primeros auxilios. Sistemas de almacenamiento: -Tipos de soportes -Recolección de información Proceso de reconstrucción de la historia institucional: concepto, elaboración y aplicación. -Compilación de información institucional. -Actos administrativos e historia de la Organización. -Marco teórico y normatividad - Manuales de funciones - Manuales de procesos y procedimientos. - Manuales de gestión documental - Estructura orgánico-funcional Valoración documental: concepto y clasificación. Tablas de valoración documental -Definición -Normatividad -Formato -Interpretación y aplicación Cuadro de clasificación documental. -Definición -Normatividad -Formato -Elaboración, interpretación y aplicación -Metodología Directrices para la disposición final de los documentos. - Conservación total: Concep to, procedimiento, normas, p olíticas instituci onales y aplica ción de tecnolog ía de conservación. -Eliminación: Concepto, procedimiento, actas, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología para eliminación. -Selección: Concepto, metodología, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología. -Microfilmación: Concepto y procedimiento. -Digitalización: Concepto y procedimiento. Normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental para los fondos acumulados. Normas y principios de gestión de la calidad en la organización de fondos acumulados.

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Procedimiento para la Clasificación Documental. -Concepto -Fundamentos y principios archivísticos. -Pasos metodológicos -Agrupaciones documentales: Fondo, sección, subsección, serie, subserie documental. -Cuadros de clasificación Documental. Soportes documentales -Concepto -Clases Proceso de ordenación -Definición -Principios archivísticos -Importancia -Sistemas de ordenación -Conformación de expedientes Foliación -Concepto -Procedimiento -Normas Políticas institucionales: concepto y clases. Procedimiento para la consulta y préstamo de documentos. -Normas -Instrumentos Descripción documental. -Concepto -Objetivos -Procedimiento -Normatividad -Nivel de descripción Elementos de descripción -Área de identificación -Área de contexto -Área de contenido y estructura -Área de condiciones de acceso y utilización. -Área de documentación asociada. -Área de notas Instrumentos de descripción -Inventarios -Guías generales y específicas -Catálogos -Índices -Censos -Tesauro Depósitos de archivo - Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribución, Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas. -Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales -Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso -Normatividad

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-Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación, Iluminación, Seguridad, Mantenimiento, Estantería, Características, Distribución, Muebles: Gran formato, Verticales, Otros formatos. -Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos -Especificaciones técnicas de las unidades de conservación. -Cajas y Carpetas Seguridad de la información: -Normas de seguridad -Programa de protección Gestión de la Calidad: Concepto, normas y aplicación en la organización de fondos acumulados Programa integral archivístico sostenible: concepto, uso, aplicación, recomendaciones

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO Aplicar las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con las normas y la legislación vigente. -Interpretar la actividad archivística a través del tiempo. -Interpretar las Teorías y Escuelas de la Administración. -Interpretar el proceso administrativo para la administración de Unidades de Información. -Interpretar la estructura orgánico-funcional de la Organización. -Identificar la estructura de la Unidad de Información. - Interpretar los manu ales de funcione s, de procesos y proced imientos de la Orga nización y los d e la Unidad de Información. -Identificar el clima organizacional. -Realizar actividades en equipo de trabajo. -Identificar funciones, tipología documental y usuarios de las diferentes unidades de información. -Identificar las funciones del encargado de Archivo. -Describir el perfil profesional del encargado de Archivo. -Interpretar las técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas. -Aplicar las técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas en el quehacer archivístico. -Administrar la Unidad de Información. -Investigar sobre la historia de la Organización y fuentes documentales. -Analizar e interpretar la información recolectada. -Interpretar la legislación para la elaboración de las Tablas de Retención Documental. -Conformar el Comité de Archivo teniendo en cuenta la normativa vigente. -Interpretar el concepto de inventario, cuadro de clasificación documental y ciclo vital de los documentos. -Interpretar las directrices para la disposición final de los documentos. -Presentar las Tablas de Retención Documental. -Diseñar el instructivo para la aplicación de las tablas de retención documental. -Promulgar el acto administrativo de adopción e implementación de las tablas de retención documental. -Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo relacionado con la organización documental. -Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental. -Interpretar las normas y principios de gestión de la calidad relacionados con la organización documental. -Aplicar normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental. Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades administrativas de la Organización, aplicando la normatividad, principios archivísticos y ciclo vital de los documentos. -Interpretar el concepto de Gestión de la Calidad y los documentos que definen el sistema. -Aplicar los requisitos de la documentación para el sistema de gestión de la calidad. -Analizar e interpretar información. -Interpretar las normas y principios archivísticos. -Identificar las unidades administrativas y sus funciones. - Identificar las agru paciones documental es, teniendo en cue nta la estructura orgáni co-funcional: Fond o, sección, Subsección, Serie, subserie documental.

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-Identificar los tipos documentales de cada serie o subserie de la Unidad Administrativa. -Aplicar las normas y principios archivísticos. -Elaborar el cuadro de clasificación documental. -Identificar los archivos personales. -Controlar la manipulación de los documentos. -Interpretar y aplicar Tablas de Retención Documental. Ordenar las unidades documentales de cada serie y subserie, de acuerdo con los procesos establecidos, sistema de Gestión de la Calidad y Normatividad vigente. -Diseñar la metodología para el desarrollo del proyecto de investigación. -Elaborar el cronograma para el desarrollo del proyecto. -Relacionar entre sí las unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. -Verificar que los tipos documentales correspondan a las series y subseries, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. -Conformar series y subseries, según lo establecen las Tablas de Retención Documental. -Identificar y aplicar los sistemas de ordenación, de acuerdo con las necesidades. -Aplicar los principios archivísticos en la ordenación documental. -Conformar y abrir los expedientes. -Rotular expedientes -Organizar las series y los tipos documentales de acuerdo con la metodología. -Archivar los documentos teniendo en cuenta las series y subseries respectivas. -Foliar los tipos documentales archivados en la unidad de conservación. Aplicar el ciclo vital de los documentos, las normas y la legislación vigente, en la conformación de los archivos. -Identificar los documentos que se conservan en cada fase del archivo. -Normalizar el acceso a los documentos en cada fase. -Establecer los controles de entrada, salida y acceso de los documentos en cada fase. Describir los documentos de acuerdo con la normatividad vigente, los niveles de descripción, sistemas de gestión de calidad y las políticas de la Organización. -Interpretar las normas técnicas, las políticas de la Organización y la normativa vigente para la descripción documental. -Analizar la información de acuerdo con las normas vigentes. -Identificar e interpretar procesos normalizados, sobre descripción documental. -Identificar los niveles de descripción. -Definir los niveles de descripción. -Diseñar y diligenciar instrumentos de descripción documental. Organizar fondos acumulados, de acuerdo con las normas, necesidades de la Organización y la legislación vigente. -Interpretar la normatividad para la elaboración de las tablas de Valoración Documental. -Investigar sobre la historia de la Organización y fuentes documentales. -Consultar e interpretar el manual de procesos y procedimientos; formas o formatos regulados y el manual de funciones. -Interpretar el instructivo para la ejecución del diagnóstico. -Elaborar el diagnóstico -Analizar e interpretar los datos relativos al estado de conservación de la documentación. -Elaborar la propuesta de las acciones que se deben seguir sobre procesos archivísticos. -Identificar y diligenciar el formato de tablas de valoración documental, de acuerdo con el instructivo. -Elaborar Tablas de Valoración Documental. -Aplicar las Tablas de Valoración Documental. Determinar los depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos de acuerdo con las normas y legislación vigente, teniendo en cuenta la proyección periódica de transferencias documentales.

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- Interpretar las normas y la legislación vigente sobre depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos. -Proyectar espacios de acuerdo con los procesos de transferencias documentales. -Definir la ubicación de los depósitos de archivo. -Analizar los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y distribución para la conservación documental. -Identificar las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y técnicas de los depósitos de archivo. - Identificar estanterías, muebles y equipos requeridos en los depósitos de archivo. - Aplicar las especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental. - Identificar las normas de seguridad y programas de protección de la información. -Aplicar el manual de gestión documental, la legislación vigente y norma de gestión de la calidad en la preservación y conservación de los documentos y de la información. -Aplicar las políticas de la Organización y la legislación vigente para la preservación y conservación documental. -Diagnosticar el estado de conservación de los archivos. -Programar acciones de conservación preventiva. -Ejecutar y controlar los programas de conservación preventiva. -Identificar medios y técnicas para la conservación y preservación documental. -Aplicar medios y técnicas para la conservación y preservación documental. -Interpretar y aplicar especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental. -Verificar condiciones de las unidades de conservación. Recuperar la información a través de los instrumentos de descripción documental y utilización de las nuevas tecnologías. -Utilizar los instrumentos de descripció

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Identifica y relaciona objetivamente las ciencias auxiliares de la Archivística, teniendo en cuenta el aporte que éstas le hacen a los archivos. Aplica de manera analítica la definición de Administración, el pensamiento filosófico de la administración, los momentos de la Revolución Industrial y el Pensamiento Administrativo. Aplica de manera responsable las etapas del proceso administrativo. Describe con seguri dad las activi dades administra tivas de las uni dades de informaci ón, de acuerdo con su s características. Utiliza objetivamente los archivos administrativos de los técnicos-especializados, de acuerdo con la misión institucional. Aplica de manera crítica el Código de Ética del Archivista. Interpreta críticamente las directrices para la disposición final de los documentos de archivo. Elabora y presenta con responsabilidad las Tablas de Retención Documental y el instructi vo para su aplicación, de acuerdo con las normas establecidas y la legislación vigente. Aplica responsablemente la metodología en la divulgación y capacitación sobre Tablas de Retención Documental y del instructivo para su ejecución. Aplica responsablemente las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y elementos archivísticos; y de protección personal. Aplica rigurosamente los requisitos de la documentación para el sistema de gestión de la calidad. Aplica metódicamente los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura orgánicofuncional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente. Aplica objetivamente las agrupaciones documentales de la Organización y elabora el cuadro de clasificación documental. Aplica rigurosamente los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales y la legislación vigente.

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Comprende de manera crítica el proceso para la conformación y ordenación interna del expediente, tipo libro. Aplica de manera responsable los conceptos de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. Desarrolla objetivamente el Programa de Gestión Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de los documentos. Conforma responsablemente los archivos según el ciclo vital de los documentos. Elabora, diseña y diligencia responsablemente instrumentos de descripción documental, teniendo en cuenta las normas y la legislación vigente. Describe de manera cui dadosa el conteni do del fondo documental y las unidades de co nservación, utilizando los instrumentos de descripción documental requeridos, de acuerdo con sus características y necesidades. Aplica objetivamente el concepto, marco teórico y normatividad, sobre fondos acumulados y tablas de valoraci ón documental. Elabora de manera responsable el plan de trabajo archivístico, de acuerdo con los resultados del diagnóstico documental. Aplica de manera responsable los principios y procesos archivísticos en la organización del fondo documental: Clasificación, Ordenación y Descripción, teniendo en cuenta la depuración, foliación y almacenamiento de la documentación en buen estado. Aplica responsablemente el proceso de conservación documental, tenien do en cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental. Aplica de manera crítica los conceptos de preservación y conservación documental. Identifica cuidadosamente los factores de deterioro en los bienes documentales. Selecciona con compromiso los depósitos, las condiciones ambientales, el mobiliario, los equipos, elementos y útiles de archivo, para la conservación y seguridad de la información, de acuerdo con la normatividad vigente.

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CONTROL DEL DOCUMENTO NOMBRE Autor

PIEDAD PINTO

Autor

MARIA FERNANDA LOPEZ

Autor

MARLENE PALOMINO

Autor

ARGENIS MARGOTH VARGAS

Autor

CARMEN ROSA DIAZ

Autor

DIANA ALEXANDRA GIL

Autor

ANA HELENA ZABALA

Autor

ANA MARIA CHAVEZ

Autor

WAINE ANTONY TRIANA ALBIS

Autor

WAINE ANTONY TRIANA ALBIS

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CARGO

DEPENDENCIA / RED

CENTRO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO DE INSTRUCTORA CORDOBA. REGIONAL CÓRDOBA DIRECCION GENERAL. ASESORA RED DIRECCIÓN GENERAL CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y INSTRUCTORA TURISTICOS. REGIONAL SANTANDER CENTRO DE COMERCIO Y INTRUCTORA SERVICIOS. REGIONAL CAUCA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA. INSTRUCTORA REGIONAL DISTRITO CAPITAL CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA. INSTRUCTORA REGIONAL DISTRITO CAPITAL CENTRO DE GESTION COORDINADORA ADMINISTRATIVA. REGIONAL DISTRITO CAPITAL METODOLOGA MESA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS. REGIONAL SECTORIAL CAUCA CENTRO DE GESTION ACTIVAR PROGRAMA ADMINISTRATIVA. REGIONAL DISTRITO CAPITAL ACTIVAR PROGRAMA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA.

FECHA 04/06/2010 04/06/2010 04/06/2010

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