tesis quinto AÑO

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICA Y FINANCIERAS CARRERA: DE CONTADURÍA PÚBLICA

TRABAJO DIRIGIDO SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PERMANENTES DE DONACIONES EFECTUADAS A LA GOBERNACIÓN DE LA PAZ P AZ UNIDAD DE SERVICIO DE CAMINOS (SEDCAM) TUTOR: Lic. ARIEL BURGOA POSTULANTES: 

Arana Callapa Carmen Cintya



Callejas khantud Susana



Maqueda Mollericona Natali Cecilia



Mendoza Silvestre José



Mujica Pinto Leonela



Oruño Quispe Gisela



Pérez Guzmán Lindsay



Quino Patzi Nancy Andrea



Soto Huizaga Claudia Gabriela



Yujra Huanca Lizeth

La paz  – Bolivia 2013 i

ii

ii

DEDICATORIA Dedicatoria - familia

iii

AGRADECIMIENTOS Y aquí los agradecimientos  – docentes tutores

iv

Contenido CAPÍTULO I ......................................................................................................................... 8 1 GENERALIDADES ....................................................................................................... 8 1.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 8 1.1 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN  ...................................................... 9 1.1.1 JUSTIFICACIÓN TÉCNICA  ......................................................................... 9 1.1.2 JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA  .................................................................. 9 1.1.3 JUSTIFICACIÓN SOCIAL  ............................................................................ 9 1.2  ANTECEDENTES ............................................................................................... 10 1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN  ...................... 14 1.3.1 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA  .................................................................. 14 1.3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA  .......................................................... 16 1.4 OBJETIVOS ......................................................................................................... 16 1.4.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 16 1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................... 17 CAPÍTULO II ...................................................................................................................... 18 2 MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 18 2.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 18 2.2 GESTION DE ACTIVOS FIJOS ........................................................................ 18 2.2.1 RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS ........................................................... 19 2.2.2 2.2.3

REGISTRO DEL ACTIVO FIJO ................................................................. 19 CODIFICACIÓN DE ACTIVO FIJO ........................................................... 19

2.2.4  ASIGNACIÓN DE ACTIVO FIJO ............................................................... 19 2.2.5 REGISTRO DE DERECHO PROPIETARIO  ........................................... 20 2.3 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS  ........................................................ 20 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4

REVALORIZACIÓN ..................................................................................... 20 REVALORIZACIÓN CONTABLE  .............................................................. 21 REVALORIZACIÓN TECNICA  .................................................................. 21 SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES  ............................................... 23

2.4 CUANTIFICACIÓN INICIAL DE LOS ACTIVOS FIJOS  ............................... 24 2.4.1 COMPONENTES DEL COSTO ................................................................. 24 2.4.2 EROGACIONES SUBSECUENTES ......................................................... 24 v

2.4.3

3

4

CUANTIFICACIÓN SUBSECUENTE AL RECONOCIMIENTO INICIAL 25 REVALUACIONES ...................................................................................... 26 DEPRECIACIÓN .......................................................................................... 26 DETERMINACIÓN DE LA VIDA ÚTIL ...................................................... 27 MEDICIÓN DE LA DEPRECIACIÓN  ........................................................ 28

2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.4.8 METODO DE DEPRECIACIÓN  ................................................................ 28 MATRIZ DE OPERATIVIZACIÓN ............................................................................ 31 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 36

vi

No

se

encuentran

elementos

de

tabla

de

ilustraciones.

vii

CAPÍTULO I 1

GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIÓN

Las organizaciones reconocen que el éxito para el cumplimiento de sus metas es la administración de los recursos, sean estos a la mano de obra y a la materia prima. Así también la información sea colocado en un lugar preferencial y es uno más de los recursos que acompañan a la organización en su labor cotidiana. Con la aparición de las computadoras y de los sistemas de información en la sociedad y en los negocios en particular se mejoró la administración de recursos, control de actividades, procesamiento de datos, etc. Las empresas a través de la toma de decisiones en el momento oportuno, con ayuda

de

las aplicaciones

pretenden tener crecimiento

un

informáticas

desarrollo

dentro

significativo

y

de por

las organizaciones, consiguiente

un

en la participación en el mercado, es así, que estas herramientas

han llegado a tener un rol fundamental dentro de las mismas. Un sistema de información en general es una aplicación informática que permite gestionar procesos administrativos, operativos y conforme su complejidad, se le asignan funciones específicas dentro de una institución en particular. Todos los procesos de negocios dentro de una empresa o institución en particular tienen su correspondiente grado de importancia, pero más aún lo tiene el área financiera puesto que en la misma se van generando e iniciando los procesos administrativos y operativos. Estos procesos pueden describirse del Servicio Departamental de Caminos La Paz SEDCAM la emisión simple de una cotización, entrega de factura por una transacción realizada o simplemente la generación de reportes de datos estadísticos de los servicios a los cuales se dedica la institución.

8

El Servicio Departamental de Caminos La Paz, es una institución desconcentrada en conformidad a la Ley Nº 1654 de 28 de julio 1995, D.S. Nº 24215 de 12 enero de 1996. Su objetivo principal es la vertebración de carreteras en el Departamento de La Paz, en los municipios comunicando los centros urbanos con las comunidades. Dentro de las principales funciones y responsabilidades que tiene asignada el área de Activos Fijos, es tener un control de todos los activos que tiene el Servicio Departamental de Caminos La Paz.

1.1 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 1.1.1 JUSTIFICACIÓN TÉCNICA La todas las unidades y direcciones pertenecientes a la Institución cuentan en su ambiente de trabajo con equipos necesarios para la implementación del sistema. La responsabilidad de realizar el mantenimiento

y mejora de los

equipos sean estos: comunicación y computación está en la Unidad de re cu rs os ,

dicha unidad coadyuvara en el desarrollo

del sistema

proporcionando los informes necesarios. 1.1.2 JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Toda institución pública o privada tiene la necesidad de reducir costos sean

estos operativos o administrativos para así poder obtener un mejor rendimiento y maximizar las funciones. Por lo tanto la propuesta planteada contempla el uso de equipos existentes en la unidad encargada

de activos. Con la

automatización se minimizaran los recursos humanos y materiales reduciendo de esta manera los gastos económicos.

1.1.3 JUSTIFICACIÓN SOCIAL En la Institución, se ha detectado una gran necesidad de tener un sistema de administración de activos fijos que ayude en el control y seguimiento de los

mismos, que proporcione informes del manejo que se realiza en la unidad encargada de activos fijos en dicha institución. 9

Por lo tanto, el sistema coadyuvará

en el mejoramiento

de los procesos

existentes convirtiéndose así en una herramienta de trabajo que beneficiara a la unidad encargada de activos y de manera indirecta a las demás direcciones y unidades proporcionándoles información oportuna.

1.2 ANTECEDENTES El SEDCAM es un Órgano desconcentrado con competencia en el ámbito departamental, e independencia de gestión técnica. Tiene como misión fundamental aplicar políticas y normas nacionales y departamentales emitidas por los órganos competentes en lo referente al tema vial, de interés común.

OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 

El Servicio Departamental de Caminos a partir del dictamen de la Ley Nº 1654 de Descentralización Administrativa de 28 de Julio de 1995 y del D.S. Reglamentario N° 24215 de 12 de enero de 1996, se constituye como organismo

descentralizado

dependiente

de

la

Gobernación

del

Departamento con autonomía técnica y administrativa. 

Mediante D.S. Nº 25134 de fecha 21 de agosto de 1998 se crea el Sistema Nacional de Carreteras conformándola de la siguiente manera:



RED FUNDAMENTAL Bajo la responsabilidad del S.N.C. - 1,992 Km.



REDES DEPARTAMENTALES Bajo la responsabilidad de las Prefecturas, a través de los Servicios Departamentales de Caminos S.D.C. - 1,951 Km.

  REDES



MUNICIPALES

Bajo

responsabilidad

de

los

municipios.

(Aprox.Fuente INE-SNC) - 5,153 Km.

ATRIBUCIONES DE LA INSTITUCIÓN 

Cumplir y hacer cumplir, en el ámbito departamental las políticas y normas nacionales y departamentales, establecidas en materia de infraestructura vial. 10



Formular y ejecutar programas y proyectos de inversión pública para la construcción y mantenimiento tanto como rutinario y periódico de la infraestructura vial de la red vial Departamental.



Planificar, ejecutar y coordinar programas viales, en el Departamento de La Paz.



Ejecutar, sea en forma directa o a través de terceros, el mantenimiento y trabajos de emergencia de la red vial Departamental.



Coordinar con los gobiernos municipales las tareas relativas a la ejecución de obras de construcción y mantenimiento de la red Municipal.



Fiscalizar o supervisar los estudios y obras viales que se ejecuten en el área de su competencia y en el marco de la ley General de Concesiones de obras públicas de transporte, coordinando en su caso con el Servicio Nacional de Caminos.

 Actualmente el SEDCAM, en el área de Activos Fijos utiliza el Sistema Integrado de Administración de Activos Fijos (SIAF) de pendiente del Gobierno central. Este sistema presenta muy poca funcionalidad y flexibilidad frente a los requerimientos de los funcionarios para el control adecuado de los activos fijos, no se ajusta a las

evaluaciones internas y de una de las auditorías realizadas se llegó a concluir que una de sus debilidades es el manejo de los recursos materiales

denominados: Activos Fijos o Bienes y la redundancia de información que existe en el manejo de los mismos. Estas debilidades afectan a la toma de decisiones en tiempo oportuno debido a la falta de un sistema de administración de Activos Fijos integrado que llegue a vincular a las distintas direcciones del Gobierno Autónomo Departamental.

11

ORGANIGRAMA DEL SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS

DIRECCIÓN TÉCNICA SEDCAM

ASISTENCIA

AUDITORIA

JURIDICA

INTERNA

ASESOR

SISTEMAS

TECNICO

Secretaria

Central telefónica

DIRECCION Chofer

UTOC

UTME

Mensajero

UTEPV

UTFS

UAF  ACTIVOS FIJOS

 ALMACENES

SERVICIO GENERALES

 ADQUISICIO NES

Fuente: SEDCAM, Diciembre 2010

12

13

Pese a que en la Unidad de Sistemas se cuenta con un importante lote de equipos tecnológicos basado en computadoras de escritorio, Laptops, una red LAN, Switch, y medios de comunicación telefónica y acceso a Internet, se hace uso de software aplicativo del tipo de planillas electrónicas para obtener y almacenar información de sus respectivas áreas. Toda esta información está almacenada en los equipos de computación de los funcionarios, ocupando espacio de disco duro en los mismos por ser documentos con funciones y/o macros incrustados en los mismos, no pudiéndose con estos obtener información relacionada y consolidada.   "Sistema de Información para la Administración de Activos Fijos y Almacenes

•

 Aplicando Tecnologías de Información y Comunicación", proyecto desarrollado por Cynthia Rodríguez Cañavera para el Servicio Nacional de Administración de Personal (SNAP). El sistema facilita el manejo de la información de los Activos Fijos de la institución, la unidad de activos Fijos tiene poca tecnología instalada y con poco uso, según su descripción, lo cual genera problemas como mantenimiento de los kardex, elaboración de informes, balance diario y otros.

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.3.1 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA En la actualidad existen muchas empresas que van arrastrando problemas de

tipo tecnológico y en alguno de ellos la implantación de la misma o la puesta

en marcha de los sistemas de información no son bien aprovechados, debido a la poca practica

y pre disponibilidad que demuestran los directos

involucrados en la institución sean estos: de la alta gerencia, personal administrativo así como también por el nivel operativo, generándose problemas de comunicación y coordinación entre sus distintas áreas y niveles

 jerárquicos. El SEDCAM creada como entidad reguladora independiente para velar por el

mandato público, cumpliendo y haciendo cumplir la Ley en un ambiente de confianza busca la constante renovación e innovación y dentro de su plan 14

estratégico tiene planteado hacer uso de herramientas tecnológicas. Para tal efecto, se ha planteado la implantación de un sistema de información en la Dirección

Administrativa

Financiera

para

integrar

todos

los

procesos

administrativos de la institución y con ello obtener un mejor desempeño en los diferentes procesos administrativos dentro de la institución. Tras un análisis preliminar realizado en la institución se han llegado a identificar

los siguientes problemas dentro de la institución: 

La Dirección Administrativa Financiera no cuenta con un información adecuada sobre la donación de activos fijos, maquinaria pesada de construcción, vehículos livianos y pesados, disponibilidad de los bienes, actas de entrega de bienes a los funcionarios, de parte las Unidad de  Activos Fijos, este hecho dificulta la emisión de Actas y Reportes para las diferentes Direcciones y funcionarios .



Se dispone de información desactualizada respecto a la ubicación de la maquinaria pesada y liviana del SEDCAM, lo que dificulta tomar acciones inmediatas como respuesta ante posibles desastres naturales que se puedan presentar en las carreteras del departamento de La Paz.



El Sistema de Información de Activos Fijos proporcionado por la Contraloría General de la República, no se adecua a los requerimientos de la institución.



Se carece de información del flujo: administrativo (Nro. de trámite, verificación de actas de asignación, proveedores, etc.), operativo (elaboración de actas de asignación y verificación de activos) y

devolución, seguimiento y

financiero (proceso de actualización y

depreciación de valores de bienes) de los reportes respectivos para el área de contabilidad. 

Existe poca coordinación en la información que maneja un área respecto a las demás áreas, tal es el caso de los reportes generados por el área contable con la de activos fijos y almacenes.

15



El seguimiento a las donaciones de activos fijos no está implementado, los reportes que evidencien los procesos a los cuales fue sometido el Bien correspondiente no existe en la SEDCAM debiéndose implementar el mismo reflejando así transparencia en la utilización de los bienes.

En la actualidad el SEDCAM va arrastrando problemas de tipo tecnológico y en alguno de ellos la implantación de la misma o la puesta en marcha de los sistemas de información no son bien aprovechados, debido a la poca practica y pre disponibilidad que demuestra los directos involucrados en la institución sean estos: de la alta gerencia, personal administrativo así como también por el nivel operativo, generándose problemas de comunicación y coordinación entre sus distintas áreas y niveles  jerárquicos. El SEDCAM creada como entidad reguladora independiente para velar por el

mandato público, cumpliendo y haciendo cumplir la Ley en un ambiente de confianza busca la constante renovación e innovación y dentro de su plan estratégico tiene planteado hacer uso de herramientas tecnológicas. Para tal efecto, se ha planteado la implantación de un sistema de información en la Dirección

Administrativa

Financiera

para

integrar

todos

los

procesos

administrativos de la institución y con ello obtener un mejor desempeño en los diferentes procesos administrativos dentro de la institución.

1.3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Se pudo observar que en la Unidad de Servicio de Caminos en la Gobernación de La Paz, no se cuenta con un control que permita tener información exacta de las donaciones recibidas durante la gestión, ocasionando desinformación dentro la unidad.

1.4 OBJETIVOS 1.4.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un Sistema de control de las Donaciones de Activos Permanentes del SEDCAM, para mejorar el registro de ingreso y salida de activos dentro la unidad, 16

y de esa forma tener un control detallado de todos sus activos permanentes que llegan en calidad de donación a la Gobernación de la Paz durante la gestión.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS   Agilizar los procesos de control de los Activos Permanentes   del



SEDCAM , aplicando las (SABS 2004), D.S.24051, NC 1, LEY 1178,

NAG, NC4. 



 Analizar y evaluar el registro de donaciones de activos fijos. Diseñar un control adecuado del manejo de Activos Permanentes durante la gestión.

17

CAPÍTULO II 2

MARCO TEÓRICO 2.1 INTRODUCCIÓN

En el presente capitulo se describe la teoría que fundamenta la realización

del trabajo dirigido titulado: Sistema de Control de Activos Fijos permanentes de donaciones efectuadas para la gobernación en la unidad de Servicio de Caminos de la Gobernación de la Paz. La teoría que se describe, trata de dar pautas de las técnicas, metodologías, herramientas y marco administrativo (leyes, decretos, procedimientos) que

serán utilizados y aplicados. 2.2 GESTION DE ACTIVOS FIJOS La unidad especializada en administración de activos fijos está basada en las

operaciones de distribución, salvaguarda, mantenimiento y control de bienes. La administración de activos fijos comprende desd e el momento de ingreso de

las maquinarias, vehículos pesados y livianos al Servicio Departamental de Caminos, su respectiva codificación, asignación y/o salvaguarda, la evaluación de la situación actual y su posterior baja. La administración de activos fijos tiene por objeto optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes además de la minimización de los costos de sus operaciones. El control es el proceso que comprende actividades para evaluar el manejo de bienes. Para efectuar dicho control la unidad de activos fijos debe tomar los siguientes puntos:   Realizar inventarios y recuentos periódicos.





Verificar el estado actual de los Activos Fijos.



Verificar la existencia de los activos.



Conocer su identificación y su ubicación . 18



Verificar que donaciones han llegado en el periodo.



Verificar los documentos

de respaldo cuando se asigna uno o más

bienes. 2.2.1 RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS La recepción de estos bienes para su incorporación al activo fijo de la entidad

es realizada

por la unidad de activo fijo o el responsable. Cuando se

recepciona un inmueble se debe verificar e inventariar en las instalaciones y ambientes que formen parte del inmueble además de exigir la documentación técnica y legal del mismo [SABS, 2004].

2.2.2 REGISTRO DEL ACTIVO FIJO La incorporación de bienes muebles e inmuebles en la entidad consiste en su registro físico y contable. Se producirá

después de haber sido recibido,

creando y actualizando un registro de todos y cada uno de los activos fijos

[SABS, 2004]. 2.2.3 CODIFICACIÓN DE ACTIVO FIJO La codificación permitirá ver e identificar dentro del grupo y subgrupo al cual pertenece

respectivamente además

de

asignarle

un

correlativo.

Esta

codificación deberá discriminar claramente un bien de otro, simplificando su compatibilización con el sistema contable facilitando

el recuento físico

periódico con celeridad.

2.2.4 ASIGNACIÓN DE ACTIVO FIJO La asignación de activos fijos es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor público un activo o un conjunto de estos, generando lo

consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento. La asignación de instalaciones y ambientes estará en función de las demandas

características de la actividad y la disponibilidad de la entidad. La entrega de activos fijos se realizada por la unidad de activos fijos, la misma que procede a la entrega de un documento de entrega. Para ser liberado de la 19

responsabilidad el funcionario deberá devolver a la unidad, el o los bienes que estaban a su cargo [SABS, 2004].

2.2.5 REGISTRO DE DERECHO PROPIETARIO Los activos como los vehículos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondientes. Todos los inmuebles que forman parte del patrimonio de la entidad deben estar registrados a su

nombre en Derechos Reales [SABS, 2004].

2.3 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS El mantenimiento es la función especializada de conservación técnica que se efectúa a los activos para que permanezcan en condiciones

de uso,

estableciéndose políticas y procedimientos de mantenimiento para promover el rendimiento efectivo de los bienes en servicio [SABS, 2004].

2.3.1 REVALORIZACIÓN Las instituciones pueden ser obligadas a revalorizar sus activos fijos debidos

en algunos casos a disposiciones legales y en otros como una necesidad de actualizar sus costos de producción, por lo tanto, podemos indicar que la

revalorización de bienes de uso se refiere al aumento de valores motivados por circunstancias especiales [SABS,2004].  A efectos de que exista una correlación entre el valor contabilizado de los activos fijos y el valor real o de mercado de los bienes, en algunas situaciones la empresa decide someter a sus activos fijos a un avaluó, por parte de un profesional independiente experto en el rubro, que le asigna un valor, que técnicamente considera razonable a los activos fijos. En algunos casos ocurre que existen activos fijos que están totalmente depreciados, sin embargo todavía pueden ser utilizados y se encuentran en buen estado de funcionamiento; los cuales requieren de una revalorización.

20

2.3.2 REVALORIZACIÓN CONTABLE

Se realiza como consecuencia de disposiciones legales, el procedimiento consiste en incrementar a los valores históricos incorporados al activo permanente en función de la variación de tipo de cambio de moneda y consecuentemente incrementar las cuentas complementarias en la misma proporción, en esta clase de revalorizaciones no incrementa ni disminuye la vida útil sino solamente se actualizan sus valores [SABS,2004]. Una revalorización es la diferencia positiva entre el valor justo de mercado de un activo y su coste original, menos la depreciación.

2.3.3 REVALORIZACIÓN TECNICA La revalorización técnica de activos fijos emplea valores técnicos a los activos y surge la necesidad de acercar los valores de la información contable a los

precios de la economía. El incremento o de decremento de los valores se realiza en base a los estudios técnicos realizados generalmente

consultora multidisciplinaria, el informe debe contener nuevo valor restante

de cada

activo,

esta

revalorización

puede

y

por una la vida útil

efectuarse

por

disposiciones gubernamentales o en forma optativa como rige actualmente. En esta clase de revalorizaciones puede aumentar o disminuir la vida útil restante de acuerdo al estado en que se encuentren los bienes de uso al momento de efectuar la revalorización técnica [SABS, 2004]. La Norma de Contabilidad NC 4 Revalorización Técnica de Activos Fijos emitida por el Consejo Técnico de Auditoria y Contabilidad CTNAC menciona lo siguiente: 

La Revalorización Técnica debe ser realizada por un profesional experto en la materia, de acuerdo a la naturaleza de los bienes revalorizados, debidamente matriculado en el organismo profesional correspondiente.



Debe ser aprobada por el directorio u órgano ejecutivo responsable del ente económico.



Debe ser aprobada por la junta de accionistas o asamblea de socios. 21



La contabilización de la revalorización técnica puede efectuarse una vez que sea aprobada por el directorio.



El incremento de valor debe recibir un tratamiento contable de acuerdo al valor que se obtenga.



El monto de la cuenta “Reserva por Revaluos Técnicos”, podrá ser

capitalizado o utilizado para absorber pérdidas acumuladas. Hasta que eso ocurra se la debe computar a efectos de determinar la situación del ente. 

La responsabilidad por los valores resultantes del avaluó técnico, recae en el profesional especializado y habilitado a tal efecto que hubiera emitido su informe pertinente. Dicho informe técnico debe contener como mínimo, los siguientes aspectos:



Bases técnicas utilizadas,



Documentación examinada,



Cuadro mostrando los valores anteriores a la revalorización, los nuevos valores resultantes y los años de vida útil restante.

En el periodo de vida útil restante deberá depreciarse el nuevo valor residual revalorizado de los bienes. Como parte del objetivo principal del servicio de revalorización técnica de activos fijos, se encuentran establecer el valor revalorizado, el tiempo de vida útil restante de todos los bienes que logren la calificación para continuar cumpliendo con su función de activo fijo específico y en conjunto de los que tiene la entidad. Por otra parte el servicio permitirá, diseñar e implantar un sistema de administración y control interno del área de los Activos Fijos sobre una base de datos para que permita el control sobre: el lugar de la tenencia de los bienes; efectuar altas, bajas y transferencias, responsabilizar a los jefes de unidades de la organización a nivel nacional, establecer programas de mantenimiento y obtener el valor de compra para fines de actualización al cierre contable de la Entidad y calcular las depreciaciones en función del tiempo de vida útil restante con la

22

finalidad de constituir el fondo o depreciaciones acumuladas para fines de reposición como corresponde a una entidad en marcha.

2.3.4 SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Para la  Administración de  Activos Fijos Muebles e Inmuebles la entidad

cuenta con : la Unidad Administrativa cuyo responsable es el Encargado de  Activos Fijos Muebles e Inmuebles, designado mediante memorando por el Secretario Ejecutivo en Secretaría Ejecutiva y el Director de las unidades administrativas. Las funciones que cumple el responsable de  Activos Fijos son las

siguientes: a) Realizar la recepción de los bienes, su codificación y registro en el sistema de activos fijos; b) Atender las solicitudes de bienes, haciendo la entrega física y documentada de los mismos a los funcionarios solicitantes, con la autorización del Responsable Administrativo; e) Mantener actualizados y documentados los registros de recepción, ingreso, almacenamiento, salida y baja de los bienes; d)

Requerir

al

Responsable

Administrativo

las

medidas

de

salvaguarda y mantenimiento de los activos fijos muebles e inmuebles; e)

Realizar

el seguimiento y control sobre el saneamiento de la

documentación legal de los activos fijos que correspondan, informando al Responsable Administrativo; f)

Realizar el inventario periódico de Activos Fijos Muebles junto al

Responsable Administrativo o un funcionario delegado por éste. g) Realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los inmuebles. 23

h)

Aplicar los reglamentos e instructivos específicos referidos a la

administración de los activos fijos muebles.

2.4 CUANTIFICACIÓN INICIAL DE LOS ACTIVOS FIJOS

Una partida de activos fijos, que califica para reconocimiento como un activo debe ser cuantificada inicialmente a su costo.

2.4.1 COMPONENTES DEL COSTO Costo de una partida de propiedades, planta y equipo comprende su precio de compra, incluyendo derechos de importación e impuestos no reembolsables sobre la compra y cualquier costo directamente atribuibles para poner el activo en condición de operar para el uso a que se destina. Existen diferentes maneras de determinar el componente del costo cuando el pago de unas partidas de activo fijos se difiere más de los términos normales de crédito, su costo es el precio en efectivo equivalente. Los costos de administración y otros costos generales indirectos no son un componente del costo de propiedades, planta y equipo a menos que puedan ser directamente atribuidos a la adquisición del activo para ponerlos en condición de operar. El costo de un activo construido es determinado usando los mismos principios que para un activo adquirido.

2.4.2 EROGACIONES SUBSECUENTES Las erogaciones subsecuentes en los activos fijos son solo reconocidas como un activo, cuando el desembolso mejora la condición del activo más allá de su estándar de comportamiento originalmente valorado, por ejemplo: 24

a) Modificación de una partida de activo fijo para alargar su vida útil incluyendo un aumento en su capacidad.

b) Mejorar las partes de la maquinaria para lograr una mejora substancial en la calidad de los productos. Las erogaciones por reparación o mantenimiento de los activos fijos se hacen para renovar o mantener los beneficios económicos futuros de una empresa. Como tal, generalmente es reconocida como un gasto cuando es incurrida. Por ejemplo el costo de mantenimiento o revisión general de un activo fijo es generalmente un gasto, ya que renueva más bien que aumenta el estándar de funcionamiento valorado originalmente. El tratamiento contable apropiado para erogaciones incurridas subsecuentemente a la adquisición de un activo fijo depende de las circunstancias que se tomara en cuenta en la cuantificación y reconocimiento iniciales de la partida. Por ejemplo, cuando el precio de compra de un activo ya refleja la obligación de la empresa de incurrir en el futuro de un desembolso que es necesario para poner el activo en condiciones de operación.

2.4.3 CUANTIFICACIÓN SUBSECUENTE AL RECONOCIMIENTO INICIAL

1. Subsecuentemente al reconocimiento inicial como un activo, una partida de propiedad, planta y equipo debe ser mantenida en libros a su costo menos cualquier depreciación acumulada.

2. Subsecuentemente al reconocimiento inicial como un activo, una partida de propiedad, planta y equipo puede ser contabilizada a un monto revaluado, siendo este su valor justo a la fecha de reevaluación menos cualquier depreciaciación acumulada subsecuente. La reevaluación deberá ser con suficiente regularidad modo que el valor en libros no difiera materialmente del que sería determinado usando el valor justo en la fecha de los estados financieros. 25

2.4.4 REVALUACIONES

El valor justo del terreno y edificios es generalmente su valor del mercado para el uso existente. Este valor es determinado por avalúo normalmente llevado a cabo por valuadores profesionales calificados. El valor justo de partidas de planta y equipo es generalmente el valor de mercado determinado por avalúo. Cuando no hay evidencia del valor del mercado a causa de la naturaleza especializada de la planta y equipo y porque estas partidas son raramente vendidas. La frecuencia de las reevaluaciones dependen de los movimientos en los valores  justos de las partidas de propiedad, planta y equipo que se reevalúan. Cuando el valor en libros de un activo es aumentado como resultado de una reevaluación, el aumento deberá ser acreditado directamente a patrimonio bajo el encabezado de superávit por reevaluación. Un aumento por reevaluación debe ser reconocido como utilidad del grado en que revierta un decremento por reevaluación del mismo activo previamente reconocido como un gasto.

2.4.5 DEPRECIACIÓN

“Es el proceso de asignar al gastos el costo de un activo fijo durante el periodo en que se usa el activo”.

La cantidad depreciable de una partida de propiedad planta y equipo debe ser asignada sobre una base sistemática sobre su vida útil. El método de depreciación usado debe reflejar el patrón con que los beneficios económicos del activo son consumidos por la empresa. El cargo por depreciación para cada periodo debe ser reconocido como un gasto. Los beneficios económicos incorporados en una partida de propiedad, planta y equipo son consumidos por la empresa principalmente a través del uso del activo. 26

Sin embargo, otros factores como obsolescencia técnica y desgaste mientras un activo está ocioso, a menudo dan como resultado la disminución de los beneficios económicos que se podrían haber esperado.

2.4.6 DETERMINACIÓN DE LA VIDA ÚTIL Deben considerarse los siguientes factores para determinar a la vida útil de un activo: 

El uso es valorado por referencia a la capacidad esperada del activo o su producción física.



El desgaste físico esperado



Obsolescencia técnica



Límites legales o similares



La vida útil de un activo es definida en términos de servicio esperado del activo.



Para la empresa. La vida útil de un activo puede ser más corta que su vida económica.

El terreno y edificios son activados separables y se manejan por separado para fines de contabilización, aún cuando sean adquiridos juntos. El terreno normalmente tiene una vida ilimitada y por tanto no es depreciado. Los edificios tienen una vida limitada y por tanto son depreciables. El tiempo de vida útil y porcentajes de desgastes de depreciaciones nos regimos según el artículo 22 del Decreto Supremo 24051, para su información se presenta algunos de los bienes establecidos en el anexo 22, referentes a depreciaciones de activos fijos.

ACTIVO DEPRESIABLE

VIDA UTIL

PORCENTAJE DE DEPRECIACIÓN 27

ANUAL Edificios

40 años

2.5%

Equipos e Instalaciones

8 años

12.5%

Muebles y Enseres

10 años

10%

Maquinaria en General

8 años

12.5%

Vehículos y

5 años

20%

 Automotores

2.4.7 MEDICIÓN DE LA DEPRECIACIÓN Para calcular la depreciación de un activo es necesario conocer: su costo, su vida útil estimada, su valor residual y su fecha de adquisición. El costo es el precio de compra del activo, la vida útil estimada es la duración del servicio que la empresa espera recibir del activo, el valor residual estimado es el valor en efectivo estimado del activo al final de su vida útil. Un activo es determinado después de deducir el valor residual del activo. El valor residual de un activo es a menudo insignificante, y por lo tanto es insustancial en el cálculo de la cantidad depreciable.

2.4.8 METODO DE DEPRECIACIÓN El método de depreciación adoptado debe aplicarse consistentemente de un período al otro, a excepción de que circunstancias justifiquen un cambio. En el período contable en el cual se modifique el método, el efecto del cambio debe cuantificarse y revelarse y las razones para ello deben exponerse. Se estudian diferentes métodos existentes para calcular el desgaste del activo fijo en una fecha determinada, el método que se utiliza de acuerdo al D.S. 24051 es el de la línea recta.

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Método Lineal o de Línea Recta.- Se basa en la determinación de cuotas proporcionales iguales, fijas o constantes. La fórmula para el cálculo de la depreciación a través de este método es:  

 ARTÍCULO

107.-

(    )          

(ORGANIZACIÓN PARA

LA  ADMINISTRACIÓN DE

 ACTIVOS FIJOS MUEBLES). l. Las entidades crearán una unidad especializada en la administración de activos fijos, si la magnitud de estos lo amerita. En caso de no existir una unidad especializada, se debe asignar la función a un servidor público determinado. La organización de las actividades de activos fijos muebles estará basada en las características de las operaciones de distribución, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso. En caso necesario, se utilizarán depósitos y bodegas, bajo responsabilidad de la unidad o el servidor público responsable de activos fijos. Las bodegas y depósitos deberán tener las condiciones indispensables que faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad. En cada entidad, la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o instructivos relativos a la administración de activos fijos muebles.

ARTÍCULO 108.- (RECEPCIÓN). l. La recepción de estos bienes para su incorporación al activo fijo de la entidad , será realizada por la unidad o responsable de activos fijos, aplicándose de manera similar las normas sobre recepción de bienes a almacenes, reguladas en los Artículos 89 y 90 de las presentes Normas Básicas.

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La recepción de bienes a cargo de la entidad o bajo su custodia, debe estar respaldada por los documentos de asignación, préstamo de uso, alquiler o arrendamiento, etc. ARTÍCULO  109.- (ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES).

l. La asignación de activos fijos muebles es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor público un activo o conjunto de estos, generando la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento. La entrega de activos fijos muebles a los servidores públicos sólo podrá ser realizada por la unidad o responsable de activos fijos, la misma que procederá cuando exista orden documentada y

autorizada por

instancia competente

establecida en el Reglamento Específico.

ARTÍCULO 110.- (DOCUMENTO DE ENTREGA). l. La constancia de entrega de un bien se realizará en forma escrita, en la que el servidor público receptor exprese su conformidad mediante firma, enmarcados en la 1178.

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MATRIZ DE OPERATIVIZACIÓN

V1: Sistema de control de Inventarios V2: Activos Fijos (SEDCAM) Gobernación de La Paz (Vehículos) VARIABLE V1

CONCEPTO

DIMENSIÓN

Es un conjunto de elementos heterogéneos relacionados entre sí con un objetivo en común para el registro cronológico de ingreso de activos fijos Sistema de en la unidad control de de servicio de inventarios caminos de la TÉCNICA de Activos gobernación Fijos de La Paz (SEDCAM).

INDICADOR

 Análisis de registro de elementos de entrada.

 Análisis de los elementos de proceso.

 Análisis de los procedimientos internos.

ACCIÓN 1. Documentos de origen. 2. Revisar los documentos anexados a los comprobantes Ingreso. 3. Características del activo, documentación que respalden los comprobantes de ingreso del bien. 1. El registro de ingreso de activos, fecha de ingreso, características, costo, naturaleza de la transacción origen. 2. Realizar el análisis de codificación, si corresponden de acuerdo a fechas de ingreso o de incorporación del activo. 3. Verificar que la codificación exista. 4. Manual de usuario. 1. Analizar los procedimientos establecidas en la Empresa que permiten el

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registro de las transacciones económico financiera de la empresa.

NORMATIVA

 Análisis de las normas de contabilidad.

 Analizar la aplicación de las normas impositivas LEGISLATIVA legales y  jurídicas.

CONTROL

Diagnóstico de la aplicación de instrumentos de control.

1. Normas de contabilidad analizar el sistema contable en el marco de las normas de contabilidad vigentes del país. 2. Se debe analizar en base a las NAG si las normas son aplicados correctamente. 3. Se debe revisar si se está aplicando de acuerdo a las políticas de la institución.

1. Cumplir con CPE. 2. Vincular a las SABS si se adecua en el control que ejercen al incorporar los activos en calidad de donaciones. 3. Ejercer el control en función a la ley 1178.

1. Analizar descriptivamente los controles

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internos, evaluar como realizan el seguimiento de activos.

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V2: Activos Fijos (SEDCAM) Gobernación de La Paz (Vehículos) VARIABLE V2

CONCEPTO

DIMENSIÓN

Ingreso de Un activo fijo Carácter activos fijos en es un bien de general calidad de una empresa, normativo. donación ya sea tangible

o intangible, que no puede convertirse en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta.

INDICADOR

ACCIÓN

Periodicidad

Establecer con qué frecuencia se emite la información y si esta es eficiente con la información que revela.

y

Principios Normas.

y Identificar las normas de control contable en el marco de las NAG. y otras disposiciones legales que regulan su elaboración.

Identificación Ingreso de la Describir sus del Ingreso de donación. características  Activos Fijos. del bien. sus Fecha de Describir características adquisición. del bien. Estado activo.

Características de los Activos Claridad fijos.

 Aplicabilidad

del

Identificar cuanto tiempo de vida útil tiene el bien. Determinar si el ingreso de los activos es de fácil implementación. Determinar si la información es aplicable a los usuarios.

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Materialidad.

Confiabilidad.

Examinar las existencias, la estructura y la naturaleza de las operaciones. Examinar si realmente existen los activos, verificar el estado de los mismos según acta de entrega del activo.

Usuarios de la Uso interno y Determinar a Información. uso externo. los usuarios (Personal dependiente de la unidad SEDCAM), niveles  jerárquicos, y otro personal autorizado.

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