TESIS IMPLEMENTACION

UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas Maestría en Finanzas Empresariales

Implementación de un Sistema Contable Computarizado en la Empresa Litográfica IMPROSA (Tesis Maestría)

Carla Elizabeth de León Cano

Guatemala, enero 2011

Implementación de un Sistema Contable Computarizado en la Empresa Litográfica IMPROSA (Tesis Maestría)

Carla Elizabeth de León Cano (Estudiante) M. Sc. Estuardo Navas (Asesor) Lic. J. Francisco Prado Ch (Revisor)

Guatemala, enero 2011

Autoridades de la Universidad Panamericana

Lic. Mynor Herrera Lemus Rector

M. Sc. Alba Rodríguez de González Vicerrectora Académica

M. Sc. Alba Rodríguez de González Secretaria General

Autoridades de la Facultad de Ciencias Económicas

Lic. César Augusto Custodio Cóbar Decano

M. Sc. Ana Rosa Arroyo de Ochoa Coordinadora

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Contenido Página Resumen

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1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7

1 2 2 2 3 3 3 4 5 6 7

Introducción Antecedentes Misión Visión Marco Teórico Contabilidad Sistema contable Etapas o fases del proceso contable Características de un sistema contable Sistema de contabilidad manual / mecánico Sistema de contabilidad computarizado Proceso de información contable por medio de procesamiento electrónico de datos (PED) 1.2.8 Computación cliente / servidor 1.2.9 Control interno como herramienta en los sistemas contables 1.2.10 Importancia 1.2.11 Objetivo del control interno 1.2.12 Sistemas de información computarizados 1.2.13 Características de los sistemas de información 1.2.14 Etapas del procesamiento de información 1.2.15 Componentes del sistema de información computarizado 1.2.16 Tipos de los sistemas de información automatizados 1.2.16.1 Sistemas transaccionales 1.2.16.2 Sistemas de apoyo a las decisiones 1.2.16.3 Sistemas estratégicos 1.2.17 Seguridad de los sistemas 1.2.18 Atributos de calidad de la información 1.3 Planteamiento del problema 1.4 Objetivos de la investigación 1.4.1 Objetivo general

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7 8 9 9 9 10 11 12 14 14 14 15 15 16 16 17 18 18

1.4.2 1.5 2. 2.1 2.2 2.3 3. 3.1 3.2 4. 5. 6. 7.

Objetivos específicos Alcances y limitaciones de la investigación Metodología aplicada Sujetos de la investigación Instrumentos Procedimientos Resultados Presentación de los resultados Inspección física Análisis de resultados Conclusiones Recomendaciones Propuesta de implementación de un sistema contable computarizado en la Empresa Litográfica “IMPROSA” 7.1 Introducción 7.2 Justificación 7.3 Objetivos 7.3.1 Objetivo general 7.3.2 Objetivos específicos 7.4 Lineamientos generales para un sistema de contabilidad computarizado 7.5 Requerimientos mínimos para utilizar un sistema de contabilidad computarizado 7.6 Seguridad y control interno 7.7 Descripción de los módulos del software 8. Bibliografía 9. Anexos Anexo 1 Boleta de entrevista Anexo 2 Estados financieros Anexo 3 Fotografías de las instalaciones

18 18 19 19 19 19 21 21 27 28 29 30 31 31 31 32 32 32 32 35 37 39 57 58 59 62 64

Resumen El presente trabajo, da a conocer la implementación de un sistema contable computarizado en la empresa litográfica IMPROSA que tiene como misión: “Brindar un producto de alta calidad y excelente servicio de modo de conseguir siempre la satisfacción total de los clientes”.

En la actualidad debido a los cambios económicos caracterizados por los niveles de competitividad, alta calidad en la prestación de bienes y servicios, es necesario e indispensable contar con herramientas mecanizadas y automatizadas que proporcionen información contable y financiera, que sea oportuna, confiable, concisa, verificable, objetiva, útil y veraz, con el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad, por lo cual es indispensable la implementación de un sistema contable computarizado en la empresa objeto de estudio, asimismo minimiza el

riesgo de que los reportes generados no sean

fidedignos y oportunos por no contar con un sistema contable apropiado. En el desarrollo del marco teórico se describen los principales temas de la implementación de un sistema contable computarizado entre los cuales podemos mencionar: los aspectos generales, las características, los controles internos como una herramienta de la información contable y los tipos, etc. Entre las técnicas de investigación utilizadas fueron elaborados cuestionarios que permitieron recabar información sobre el sistema contable que utiliza la empresa, así como los reportes que generan. También se detallan los objetivos de la investigación y sus limitaciones.

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1. Introducción En la actualidad es necesario contar con un sistema contable computarizado que permita el acceso a la información financiera en forma oportuna e inmediata. La implementación de un sistema contable computarizado, facilita que las transacciones comerciales de la empresa se realicen con mayor rapidez y exactitud.

Asimismo, con un sistema de contabilidad computarizado, los informes se generan automáticamente, tales como: Diario, Mayor, Estados Financieros e Informes Especiales que ayuden a la administración en la toma de decisiones.

El presente trabajo contiene los siguientes temas: antecedentes de la empresa litografía IMPROSA, el marco teórico donde se describen definiciones, características y aspectos generales de los sistemas contables, controles internos y sistema de información computarizados, tipos de sistemas de información computarizados, etc.

También se presenta el planteamiento del problema, justificación del problema, el alcance y limitación de la investigación, así como objetivos generales y específicos.

Adicionalmente, En presente informe contiene el método utilizado para la recolección de información, la bibliografía consultada y sus respectivos anexos.

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1.1

Antecedentes

IMPROSA fue constituida en la ciudad de Guatemala el 6 de agosto 2003, autorizada para realizar operaciones por tiempo indefinido, la actividad principal es la impresión de papelería comercial, revistas, afiches, volantes, folletos, tarjetas de presentación y todo lo concerniente a materiales impresos. La planta de producción y oficina administrativa están ubicadas en la 28 calle “A” 13-42, zona 10.

Cuenta actualmente con 6 empleados, los cuales están distribuidos en las áreas: contable, administrativa, compras y bodega. IMPROSA ofrece una alta gama de productos que busca satisfacer necesidades en materiales impresos como afiches, plegables, folletos, libretas, agendas, tarjetas, volantes, todo tipo de documentos, etc. Por la flexibilidad en el proceso de producción de cualquiera de sus líneas, se ofrece como plazo promedio de entrega a los clientes, dos días desde el momento en que el cliente aprueba el arte y confirma el pedido.

En cuanto al cumplimiento con expectativas de creatividad y calidad, logran destacarse gracias al importante talento humano que poseen, establecen una ventaja competitiva sobre los demás competidores en el medio.

El recurso utilizado como materia prima va desde diferentes clases de tintas, papel, principalmente bond o propalcote en todas sus dimensiones y densidades, laminas plastificadas, etc.

1.1.1 Misión “Brindar un producto de alta calidad y excelente servicio de modo de conseguir siempre la satisfacción total de nuestros clientes”.

1.1.2 Visión “Mejorar cada vez más el diseño de los productos para motivar a nuestros clientes a que continúen haciendo uso del servicio”.

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1.2

Marco Teórico

1.2.1 Contabilidad La contabilidad es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente, información financiera, expresada en unidades monetarias, de las diversas transacciones que realiza una empresa.

1.2.2 Sistema Contable “Un sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí, ordenadamente, contribuyen a determinado objeto”.

Un sistema de información computarizado contable sigue un modelo básico y, además, un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. En el sistema contable de cualquier empresa, independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos: a. Registro de la actividad financiera. b. Clasificación de la información. c. Resumen de la información, utilizando como base la información relacionada con las actividades financieras.

Los pasos anteriores constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable, sin embargo, es importante agregar que este proceso incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones.

En la actualidad, la información contable, en Guatemala, se aplica en todas las empresas, sean estas pequeñas, medianas o grandes aunque varía en cuanto a los medios que se utilizan para llevar los registros. Por ejemplo, las pequeñas y algunas medianas utilizan libros tanto principales como auxiliares y los registros se hacen manualmente. Algunas compañías

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medianas y grandes, utilizan sistemas electrónicos, los registros los hacen en computadoras, siempre aplicando el sistema de partida doble y rindiendo los informes a través de los estados financieros, que ordenan las leyes comerciales, tributarias y otras, que se usan a nivel interno.

Un sistema de contabilidad, consta de un proceso contable, el cual abarca todas las fases, desde que la transacción comercial es efectuada hasta que los estados financieros son entregados al usuario. El asiento de una transacción comercial bajo un sistema manual, requiere que el registro se haga físicamente en los libros contables.

1.2.3 Etapas o Fases del Proceso Contable  Inventario: cuando una empresa inicia sus operaciones mercantiles, el primer asiento se hace en este libro, el cual contiene el registro detallado de todos los activos, pasivos y capital de la empresa.

 Balance General de Apertura: después de elaborado el inventario, con base en el resumen del mismo, se asienta en el libro de estados financieros un “Balance General de Apertura”, el cual contendrá en forma clasificada, las cuentas de activo, pasivo y capital contable. Este balance se hace para cumplir con lo ordenado por el artículo 374 del Código de Comercio.  Partidas de diario: con base en el Balance General de Apertura, se asienta en el libro diario, la partida número uno o partida de apertura, cargando todas las cuentas de activo y abonando todas las cuentas de pasivo y capital contable. Posteriormente, se van registrando las demás partidas conforme se van efectuando las transacciones comerciales, siempre que las mismas estén documentadas.  Mayorización: las cuentas de las partidas de diario se trasladan al libro mayor, en la misma forma que fueron operadas en el libro diario, es decir, si la cuenta está en el “debe” en el libro diario, se traslada al “debe” del libro mayor y si la cuenta está en el “haber” en el libro diario, se traslada al “haber” del libro mayor.

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 Balance de comprobación: mensualmente, con base en el libro mayor, se elabora en el libro de estados financieros, un balance de comprobación, el cual se hace a cuatro columnas, la primera se llama “DEBE” la segunda “HABER”, la tercera “DEUDOR” y la cuarta “ACREEDOR”. Las primeras dos columnas se utilizan para asentar la suma mensual del “debe” y del “haber” de cada cuenta en el libro mayor. Las últimas dos columnas, se utilizan para asentar el saldo deudor o acreedor de la cuenta, es decir, se establece la diferencia entre el “debe” y el “haber” de cada cuenta, si el “debe” es mayor que el “haber”, el saldo es deudor. Si el “haber” es mayor que el “debe”, el saldo es acreedor.  Estados Financieros: con base en el último balance de comprobación, se asientan en el mismo libro los estados financieros básicos, denominados: Estado de Resultados, Balance General y Estado de Flujo de Efectivo. PARTIDAS DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE: para terminar el proceso contable, con base en el Estado de Resultados y el Balance general, se asientan en el libro diario unas partidas que se llaman partidas de liquidación y cierre, las que al mayorizarlas hacen que el debe y el haber de cada cuenta en el libro mayor sumen exactamente lo mismo, con lo cual unas cuentas quedan liquidadas y otras quedan cerradas. Las cuentas que quedan liquidadas o eliminadas que son las del Estado de Resultados, aparecerán algunas en el siguiente ejercicio contable conforme el mismo vaya avanzando ya que generalmente vuelven a tener movimiento. Las cuentas que quedan cerradas, que son las del Balance General, se abrirán todas de nuevo desde el primer día en que se inicie el nuevo ejercicio.

1.2.4 Características de un Sistema Contable A continuación se describen las características mínimas que debe contener la información contable:

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 Exacta: Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales. (facturas, cheques y otros).  Verdadera y fidedigna: Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos.  Clara: La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la empresa.  Referida a un nivel: Elaborada según el destinatario.  Económica: Con un costo inferior al beneficio que reporta.  Oportuna: Que esté disponible al momento en que se requiera su información.

1.2.5 Sistema de Contabilidad Manual / Mecánico “La contabilidad de una empresa, entidad o negocio se puede llevar de manera manual y se desarrolla de esta forma al menos en un alto porcentaje, aunque se utilizan algunas máquinas sumadoras o calculadoras. La mayoría de los trabajos son realizados de forma manual, desde el asiento de una partida contable y los registros auxiliares que esta conlleve, hasta la realización de los estados financieros; en estos sistemas, el factor hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes cantidades de información, en cuyo caso sería necesario el uso de gran número de personas y de espacio físico.

Un sistema manual también puede ser mecánico debido a que el proceso de registro de las transacciones contables debe llevar un orden secuencial y lógico, es decir, la contabilidad solamente permite registrar eventos o transacciones bajo un adecuado orden. Por ejemplo: Una factura de compra, debe ser ingresada a la contabilidad a través de una partida contable que debe registrarse en el “Libro Diario”, para luego ser trasladada al “Libro Mayor”, seguidamente se debe registrar en el estado financiero llamado “Flujos de Efectivo”, finalmente debe ser registrada en el “Estado de Resultados” para reflejar su impacto en el giro del negocio.”

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1.2.6 Sistema de Contabilidad Computarizado “La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores.

Se puede obtener información con mayor rapidez que un sistema manual, porque la computadora genera información en forma inmediata, lo que no se logra cuando se hace uso de un sistema manual. Se puede manejar un volumen de operaciones mayor, se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano.

El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diario, Mayor, Estados Financieros e Informes Especiales que ayuden a la administración a la toma de decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual.

El contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.”

1.2.7 Proceso de Información Contable por medio de Procesamiento Electrónico de Datos – PED – La mayoría de los sistemas paquetes, para el área contable, están preparados para trabajar en dos formas diferentes: 1. Sistemas independientes: Un sistema independiente es aquél que no esta interconectado o integrado a ningún otro sistema. Por ejemplo: un sistema de créditos, controla únicamente los créditos; uno de inventarios controla solamente los inventarios, el de reportes financieros exclusivamente solo se enfoca en la generación

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de reportes, un sistema para el control de bancos y conciliaciones bancarias, no podrá controlar una compra de activos fijos, ni las depreciaciones que deberá soportar una compra de activos fijos, ni las depreciaciones que deberá soportar ese tipo de activo, etc.

2. Sistemas Integrados: El avance espectacular en la tecnología de los denominados discos duros y de los microprocesadores, ha convertido a las denominadas computadoras personales en pequeños y gigantes con una gran capacidad de almacenamiento (normalmente entre 512 MB y 1GB) y ha permitido el trabajo de multiusuarios con base en las denominadas redes de micros.

1.2.8 Computación cliente / Servidor “La computación cliente / servidor es una estrategia de uso de redes que se basa en el concepto de que algunas funciones se manejan de manera óptima localmente y otras se manejan mejor en un sitio central. Por tanto, la computación cliente / servidor es una combinación del enfoque de tiempo compartido (consistente en una sola computadora compartida por varios usuarios que obtienen acceso a través de terminales), caracterizado por el uso central y el enfoque de procesamiento distribuido, que hace hincapié en el uso local. En la computación cliente / servidor, puede intervenir redes de área amplia, pero la configuración por lo regular consiste en una o más LAN (Local Área Network) interconectadas física, satelital o remotamente. La red que actualmente está generando más interés es la LAN, conformada por estaciones de trabajo situadas en las oficinas de los usuarios. Una estación de trabajo es una configuración micro adaptada a las necesidades del usuario. Cada estación de trabajo se usa como máquina autónoma, pero también puede acceder a dispositivos de almacenamiento o de salida, llamados periféricos (por ejemplo una impresora, un escáner y una unidad de disco duro), que están en otros puntos de la red. Los periféricos son controlados por otra microcomputadora llamada servidor de red o servidor de archivos. Las estaciones de trabajo están conectadas al servidor por medio de un bus. Un bus es un solo circuito de longitud limitada.”

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1.2.9 Control Interno como Herramienta en los Sistemas Contables El “Sistema de Control Interno, significa todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una empresa para ayudar a lograr el objetivo de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluye adhesión a políticas administrativas, salvaguarda de activos, prevención y detección de fraude y error, precisión e integridad de registros contables y oportuna preparación de información financiera confiable”.

Aunque esta definición es bastante general, estas normas cubren también el procesamiento de datos por computadora. Los controles internos se consideran generalmente superiores a otros métodos de control porque:  Son automáticos y continuos.  Usualmente constituyen una forma económica de control.  Son fuertes pues es preciso que varias personas se pongan de acuerdo para evitarlos.

El control interno aplicado a los sistemas contables lo que se persigue es: “Obtener información para la toma de decisiones en forma rápida; justifica la necesidad de poseer un sistema computarizado que cuente con adecuados controles que garantice exactitud y confiabilidad de registros.

1.2.10 Importancia “Permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado”

1.2.11 Objetivos del control interno Los principales objetivos del control interno son:  La obtención de información financiera correcta y confiable, promoviendo la protección, confiabilidad, oportunidad y veracidad de la captación de datos, su procesamiento y emisión de resultados;

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 La protección de los activos de la entidad, estableciendo la seguridad de los mismos, a través de vigilar y evaluar su adquisición, utilización y resguardo, permitiendo su óptimo aprovechamiento en la empresa;  La promoción de eficiencia de operación y adhesión a las políticas de la empresa, implementando métodos, técnicas y procedimientos que contribuyan a la mejor realización de las operaciones y requerimientos de la empresa;  Establecer y hacer cumplir las normas y políticas de la empresa a través de la supervisión; y  Establecer acciones necesarias para el adecuado diseño e implementación de sistemas computarizados.

1.2.12 Sistemas de Información Computarizados “¿Qué es un sistema? Es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Un sistema de información se define como un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa. En un sentido amplio, es el medio por el cual los datos o información fluyen del trabajo de una persona o departamento hacia otros dentro de la organización, para facilitar la toma de decisiones, control y operación”.

En la actualidad la mayoría de estos sistemas incluyen computadoras que unidas entre si por medio de una red de área local, permiten a varios usuarios el acceso, registro y consultas a datos compartidos. Lo fundamental es trabajar con registros en línea y que el flujo de información sea en tiempo real; con ello cualquier transacción actualiza la información y ésta es consultada por los demás.

El punto de partida de la implementación de un sistema computarizado es evaluar el existente, enumerar problemas y determinar cómo éstos permiten solucionarlos; al ayudar a efectuar operaciones de manera eficiente, con menos esfuerzo y eliminar duplicidad de tareas”.

“En un sistema computarizado es necesario establecer una distinción entre datos e información; los primeros se consideran hechos aislados y habitualmente se encuentran en archivos (formados 10

por registros, estos por campos y los últimos por grupos de caracteres), el procesamiento de éstos da lugar a información que constituye uno de los recursos valiosos con que cuenta la empresa”.

“Los sistemas suministran información y su objetivo fundamental es que ésta sea útil para distintos usuarios; al realizar sus tareas y confiar en ella para la toma de decisiones”.

“Existen sistemas específicos de inventarios, cuentas por pagar, activos fijos, contabilidad; en un sistema integrado, éstos están interrelacionados y son interdependientes”. Los resultados serán muy poco satisfactorios si cada componente del sistema se diseña independientemente sin considerar a los otros; la salida de una porción del sistema sirve como entrada de otra. En este caso se le denomina módulo a cada sub-sistema que forma parte de uno más grande.

Cualquier operación que se realice en los distintos módulos actualiza automáticamente la base de datos o inclusive la contabilidad”.

Los sistemas de información hacen realidad el anhelo de toda empresa de incrementar el volumen de trabajo, disminuir el costo de procesar transacciones y errores. Constituyen una forma de reducir el número de usuarios operacionales o evitar que aumenten al crecer el volumen de trabajo.

Los usuarios son las personas que operan un sistema de información, los que proveen de material de entrada y consumen material de salida.

1.2.13 Características de los Sistemas de Información Entre las características importantes se pueden mencionar:  Confiabilidad: consiste en que la información se encuentra libre de errores y refleje la realidad que pretende representar.

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 Oportunidad: significa que la información debe suministrarse a los usuarios a tiempo para ser útil en la toma de decisiones. Procesada en tiempo sin descuidar la calidad de la misma.  Equilibrio entre costo y beneficio: los beneficios que se derivan de la información deben exceder a los costos de suministrarla. Esta evaluación es sustancialmente un proceso de juicios de valor.  Pertinencia: la información que reciben los usuarios debe ser pertinente con sus tareas y responsabilidades.

1.2.14 Etapas del procesamiento de información  Información: Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: El hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información electrónico realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

 Entrada de información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las entradas manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

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 Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM), etc.

 Procesamiento de información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.

Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

 Salida de información: Es la capacidad de un Sistema de Información para dar salida a la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz y los graficadores entre otros.

Es importante aclarar que la salida de información de un Sistema Informático, puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida.

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1.2.15 Componentes del Sistema de Información Computarizado Un sistema de información se integra por equipo informático, bases de datos, programas de aplicación, procesamientos manuales y automatizados que llevan a cabo el procesamiento de información. Es decir para crear un sistema de información se combinan: a) Hardware; b) Software; c) Humanware; d) Bases de datos y e) Redes.

1.2.16 Tipos de Sistemas de Información Automatizados Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:  Automatización de procesos operativos.  Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.  Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

1.2.16.1 Sistemas Transaccionales Sus principales características son:  A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.  Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.  Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.  Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, por medio de estos sistemas se ingresan las grandes bases de datos para su explotación posterior.  Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

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1.2.16.2 Sistemas de Apoyo a las Decisiones Las principales características de estos son:  Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.  La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.  Por lo general son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.  Suele invertirse en mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.  Por lo regular son Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.  Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza, son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.  Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

1.2.16.3

Sistemas Estratégicos

Sus principales características son:  Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

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 Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.  Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.  Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio.  Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

1.2.17 Seguridad de los sistemas La seguridad de los sistemas se refiere a la protección de todos los recursos de información de la compañía contra amenazas de personas no autorizadas. La compañía implementará un programa de seguridad eficaz de los sistemas identificando primero los puntos vulnerables e implementando después las protecciones y medidas necesarias para contrarrestarlas.

1.2.18 Atributos de Calidad de la Información A continuación se describen los atributos que deben estar presentes en la información de alta calidad: 1. Dimensión tiempo: 

Oportunidad: La información debe suministrarse en el momento que sea necesaria.



Actualidad: La información debe ser reciente al momento de suministrarse.



Frecuencia: La información debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria.

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

Período: La información puede proporcionarse sobre períodos pasados, presentes y futuros.

2.

Dimensión contenido: 

Exactitud: La información debe estar libre de errores.



Pertinencia: La información debe estar relacionada con las necesidades de información de un destinatario específico para una determinada situación.



Integridad: Debe suministrarse toda la información que sea necesaria.



Brevedad: Debe proporcionarse sólo la información que se necesite.



Alcance: La información puede tener un alcance amplio o estrecho, o un enfoque interno o externo.



Desempeño: La información puede revelar el desempeño, al medir las actividades logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumulados.

3.

Dimensión forma: 

Claridad: La información debe suministrarse en un formato que sea fácil de entender.



Detalle: La información puede proporcionarse en un formato detallado o de resumen.



Orden: La información puede ordenarse en una secuencia predeterminada.



Presentación: La información puede presentarse en forma narrativa, numérica, gráfica u otras formas.



Medios: La información puede proporcionarse en la forma de documentos de papel impresos, presentaciones de video u otros medios

1.3

Planteamiento del Problema

En la actualidad debido a los cambios económicos caracterizados por los niveles de competitividad, alta calidad en la prestación de bienes y servicios, es necesario e indispensable contar con herramientas mecanizadas y automatizadas que nos proporcionen información contable y financiera, que sea oportuna, confiable, concisa, verificable, objetiva, útil y veraz, con el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relación con la

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entidad económica por lo cual es indispensable la implementación de un sistema contable computarizado en la empresa objeto de estudio, asimismo minimiza el riesgo de que los reportes generados no sean fidedignos y oportunos por no contar con un sistema contable apropiado, de ahí la necesidad de evaluar ¿Cuál es la importancia de implementar un sistema contable computarizado en la empresa litográfica “IMPROSA” ubicada en la ciudad de Guatemala, en el período del 1 de enero al 30 de junio 2010?

1.4

Objetivos de la Investigación

1.4.1 Objetivo general Implementar un sistema contable computarizado para el control y registro de las transacciones comerciales de la empresa, que permita obtener información oportuna, precisa, concisa y veraz que oriente a los usuarios en la toma de decisiones.

1.4.2 Objetivos específicos a) Disponer de información de las operaciones diarias que realiza la empresa y mantener los registros contables al día b) Establecer la existencia de manuales contables c) Generar reportes financieros inmediatos y fidedignos d) Minimizar costos e) Poseer controles internos eficaces en el sistema contable que ayuden a minimizar errores y evitar fraudes en la entidad.

1.5

Alcances y limitaciones de la investigación

El alcance del presente estudio abarcará la totalidad de la empresa, debido a que el tamaño de la misma lo permite, por estar clasificada como una empresa mediana. Entre las limitaciones se encuentra la obtención de información contable por carecer de un sistema contable apropiado.

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2. Metodología aplicada En este estudio se aplicó el método científico, debido a que se utilizó la fase indagatoria para la recolección de información, mediante la observación directa y entrevista.

2.1

Sujetos de la Investigación

Los individuos que participaron en la presente investigación al ser cuestionados a través de la aplicación de una entrevista fueron: el propietario, el contador y el personal técnico de la empresa.

2.2

Instrumentos

Los instrumentos utilizados fueron: la hoja de entrevista en las cuales se obtuvo información directa y confiable.

2.3

Procedimientos

Para llevar a cabo esta investigación, se procedió a revisar cada uno de los documentos de la empresa relacionados con el tema; así como, el procedimiento utilizado en el registro de sus operaciones contables, el método y los controles internos que tiene para la salvaguarda de dicha información, con el objeto de obtener un diagnóstico del volumen de las transacciones que maneja la compañía y la necesidad de implementar un sistema contable computarizado, para tal efecto se llevaron los pasos siguientes:  Se conversó con el Gerente y se plantearon los motivos para la realización de la investigación, así como el valor agregado para la empresa. Se le solicitó la autorización necesaria para hacer una inspección física a las instalaciones, así como una revisión del método contable utilizado, se indagó por medio de: cuestionarios y entrevistas a los colaboradores en el cual se obtuvo información acerca del movimiento de la empresa, estructura, volumen de sus operaciones y los reportes financieros.

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 De acuerdo a guías documentales para la investigación se estableció la pregunta que define el problema de esta investigación.  La recolección de los datos se logró por el uso de técnicas y herramientas que a la vez se usaron para analizar y evaluar el sistema contable que utiliza la empresa. La evaluación de la información contable se hizo en tres fases: Indagatoria, análisis de datos y expositiva.

 La información obtenida luego de ser comparada, condesada y ordenada dio lugar al conocimiento explícito que quedó plasmado en este documento (Informe final).

20

3. Resultados 3.1

Presentación de los Resultados

A través de las entrevistas con los colaboradores de IMPROSA, se estableció lo siguiente:

Gráfica No.1 Utilización en sistemas contables

6

Fuente: Elaboración Propia.

La totalidad de las personas entrevistas respondieron que la empresa si cuenta un con un sistema contable, aunque el utilizado es de forma manual.

21

Gráfica No.2 Sistema contable utilizado

2

4

Fuente: Elaboración Propia.

De las seis personas entrevistadas cuatro afirmaron que el sistema contable utilizado es manual y dos no tenían conocimiento. Gráfica No.3 Información contable al día

3

3

Fuente: Elaboración Propia.

La mitad de las personas entrevistadas confirman que la empresa tiene al día sus registros contables y la otra mitad contestó de qué no tienen conocimiento por no tener una relación directa con la contabilidad.

22

Gráfica No.4 Registro de operaciones contables

1

1

4 Fuente: Elaboración Propia.

De acuerdo a las seis personas entrevistadas, cuatro personas afirmaron que el período de registro contable se realiza mensualmente, una persona contesto que a diario y la otra no tiene conocimiento. Gráfica No.5 Libros contables utilizados

Fuente: Elaboración Propia.

La totalidad de las personas entrevistadas confirmaron que los libros contables autorizados y utilizados en la empresa son: Libro Mayor, Inventarios, Libro Diario, Libro de Balances, Libro de Compras y de ventas, a excepción del Libro Mayor General y de Caja que no se actualmente. 23

operan

Gráfica No.6 Existencia de controles internos

6

Fuente: Elaboración Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no tiene controles internos.

Gráfica No.7 Utilización de libros auxiliares

6

Fuente: Elaboración Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no utiliza libros auxiliares.

24

Gráfica No.8 Políticas contables y administrativas establecidas

6

Fuente: Elaboración Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no cuenta con políticas contables y administrativas establecidas.

Gráfica No.9 Realización de conciliaciones bancarias

SI

6

NO

Fuente: Elaboración Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no cuenta con políticas contables y administrativas establecidas. 25

Gráfica No.10 Utilización de caja chica

SI NO

6

Fuente: Elaboración Propia.

La totalidad de las personas entrevistada confirmaron que la empresa no cuenta con caja chica para gastos menores. Gráfica No.11 Dificultad para ser uso de la información financiera

6

Fuente: Elaboración Propia.

La totalidad de las personas entrevistas contestaron que tienen dificultad al momento de requerir información financiera de la empresa, por no contar con la información al día.

26

Gráfica No.12 Dificultades por falta de información contable al día

3

3

Fuente: Elaboración Propia.

La mitad de las personas entrevistadas contestaron que tienen dificultades para realizar los pagos como de proveedores y planilla, así como la dificultad de tomar decisiones de compra e inversiones.

3.2

Inspección Física

De acuerdo a los procedimientos aplicados y de la inspección física efectuada a la empresa IMPROSA se observó que las instalaciones no son amplias y cuenta con el equipo necesario para llevar a cabo los pedidos realizados por los clientes. (Ver anexo 3)

Al analizar los estados financieros mensuales se determinó que la empresa refleja los movimientos de las cuentas de egresos e ingresos, en los cuales no se tiene un control adecuado de los mismos, por ejemplo: ¿Que producto se vende más?, ¿Cual es el que tiene más de manda?, ¿Cuáles son sus clientes principales?, ¿Qué rubros son los que integran los gastos de operación?, ¿Cuáles son sus proveedores principales?, etc. Toda la información administrativa es condensada en cuentas principales que forman parte de los estados financieros. (Ver anexo 2)

27

4. Análisis de Resultados Mediante la comparación de los resultados se determinó lo siguiente:

 El sistema de contabilidad utilizado en la empresa es manual, se opera mensualmente lo cual genera dificultades al momento de requerir información financiera para tomar decisiones de inversión y al momento de realizar pagos a proveedores, planillas y otros gastos (luz, agua, teléfono, etc.)

 La empresa no cuenta con controles internos que le permita administrar en forma eficiente y segura los departamentos y unidades administrativas y operativas, así como todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en la empresa para salvaguarda y custodia de los activo, la obtención de información financiera veraz, objetiva y confiable.  Los libros contables utilizados por la empresa son: Libro Mayor, Inventarios, Libro Diario, Balances, Libro de compras y ventas los cuales en ocasiones no se encuentran al día. Asimismo carecen de llevar libros auxiliares e integración de cuentas contables. 

No existe políticas contables y administrativas establecidas para que sirva de guía al momento de realizar las operaciones contables y administrativas.



No tienen un control adecuado en el manejo de efectivo que ingresa en la empresa proveniente del cobro de los productos (tarjetas, eslogan, anuncios, etc.), así como la ausencia de una caja chica establecida que permita realizar compras menores y por la falta de elaboración de conciliaciones bancarias.

28

5. Conclusiones



La empresa litográfica IMPROSA no cuenta con un sistema computarizado y carece de controles administrativos que le permitan proporcionar información contable confiable y oportuna que oriente en la toma de decisiones.



En el desarrollo del trabajo se pudo determinar que los registros contables no se llevan al día, lo que constituye una limitación al momento de requerir por parte de los usuarios dicha información.

 La implementación de un sistema contable computarizado en la litográfica IMPROSA permitirá la generación de reportes financieros oportunos y fidedignos que ayudaran al usuario obtener información confiable y oportuna.

 El registro de la información contable en forma manual implica un mayor costo, en cambio si se implementa un sistema de contabilidad computarizado se minimizarían los gastos (contratación de personal).

 La falta de controles internos en la empresa dificulta y limita el uso de la información contable y consecuentemente conlleva a incurrir en errores y fraudes que generan pérdidas a la entidad.



La inexistencia de manuales contables en la compañía limita el registro de las operaciones en forma correcta y que estén de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

29

6. Recomendaciones

 Debido a la importancia de los programas computarizados como herramienta competitiva se hace necesario la implementación de un sistema contable computarizado a la empresa litográfica IMPROSA, para lograr mayor eficacia y eficiencia en las transacciones.

 Se recomienda que en IMPROSA se registren las operaciones comerciales diariamente con la finalidad de obtener información oportuna y confiable.

 Es indispensable que IMPROSA implemento un sistema contable que le permita la generación de reportes que le sirvan y oriente en la toma de decisiones

 Se recomienda que la IMPROSA analicé la posibilidad de implementar un sistema contable computarizado que permita minimizar costos y obtener información oportuna debido a que disminuye la contratación del personal y generaría información de forma automática e inmediata.

 Se recomienda que la empresa litográfica IMPROSA implemente los controles internos necesarios que permitan detectar, observar,

verificar

los distintos procesos

administrativos preestablecidos, y cumplir con los requerimientos legales y objetivos de la empresa.

 Que la compañía implemente y haga un manual contable para orientar a los usuarios la forma de operar correctamente las transacciones comerciales que realiza.

30

7. Propuesta de Implementación de un Sistema Contable Computarizado en la Empresa Litográfica “IMPROSA”

7.1 Introducción Con base en el análisis efectuado a la empresa litográfica IMPROSA se determinó que carece de un sistema contable que permita generar información veraz, confiable y oportuna en el momento de hacer uso de la misma para tomar una determinada decisión que sea de vital importancia y que afecte las operaciones de la empresa. Para ello se plantea la implementación de un sistema contable computarizado que se adapte a las transacciones que realiza, así como a la capacidad financiera que le permita ser una empresa competitiva.

El sistema contable computarizado bien diseñado ofrece un control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Existe una gama amplia de sistemas contables computarizados que se utilizan en la actualidad. Para el presente trabajo se tomó como base los siguientes: Aspel-SAE, IntraSAT, Monica y AsisteLibros de SAT, con los cuales se pretende proporcionar una guía útil para el usuario y ejemplifica los componentes mínimos que deben de tener cada uno de los módulos.

7.2 Justificación Debido al crecimiento constante de las operaciones de las empresas y a la necesidad de tener información exacta, resumida e informes en tiempo, los sistemas contables manuales tradicionales de manejo de datos resultan obsoletos y poco eficientes;

pues en muchas

ocasiones la información requerida no es proporcionada en forma oportuna principalmente para la toma de decisiones; esto ha hecho que sea necesaria la utilización de un sistema contable computarizado para agilizar el procesamiento de datos, ya que representa un enorme avance en cuanto a que permite ejercer control eficiente en los procesos y en las actividades relacionadas al área contable. Por esta razón es importante la implementación de un sistema contable computarizado en la empresa litográfica “IMPROSA”, debido a que en el análisis efectuado se comprobó que no tiene una manual contable por escrito, que la información no es generada

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oportunamente y que no cuenta con controles internos en el área contable, derivado de lo anterior es elemental la implementación de sistema contable computarizado para obtener mayor eficiencia y eficacia en sus procesos así como disponer de información confiable en forma oportuna, adjudicándose beneficios como la reducción de costos y de tiempo.

7.3 Objetivos: 7.3.1 Objetivo General Implementar un sistema contable computarizado para el control y registro de las operaciones contables que permita cumplir con requisitos fiscales y formales respecto al control y registro de las transacciones contables y así como generación de información financiera oportuna que permita a los usuarios la toma de decisiones.

7.3.2 Objetivos Específicos 1. Establecer los módulos necesarios para llevar a cabo los procesos contables en forma adecuada y obtener la información confiable y oportuna.

2. Generar reportes y/o auxiliares que le permitan llevar el control de los siguientes rubros: Compras, proveedores, clientes, ventas, caja y bancos, gastos de operación, etc.

7.4 Lineamientos generales para un sistema de contabilidad computarizado Dado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en la litografía y por ser ésta una empresa que es dirigida por los dueños o socios, no le dan importancia a realizar actividades administrativas, descuidan mucho la parte contable que es lo que le permite saber cómo funciona, dándole poca o ninguna importancia a la misma, es por ello que se hace necesario el diseño de un buen sistema de control interno y contable computarizado, en donde se realice cuidadosamente todas y cada una de las operaciones, poner énfasis sobre todo en las transacciones en donde se involucran los fondos, o bien los activos de la empresa. Un sistema contable computarizado ha de ser claramente definido antes de la implementación, de tal forma que puedan desarrollarse los programas de computación necesarios para procesar

32

los datos. Su implementación es una tarea laboriosa que requiere cambios y capacitación constante, pero también implica cambios de desempeño y hasta organizacionales con el fin de elevar su productividad. A continuación se presentan los lineamientos para la implementación de un sistema computarizado:

  

 

Análisis del sistema Definición de las necesidades de los usuarios. Alcance de los sistemas. Recopilación de los procesos administrativos- contables.

Diseño general del sistema Diseño por bloques (módulos). Presentación de las alternativas para la aprobación por parte de la administración.

  

Evaluación del sistema Selección de la tecnología a utilizar. Evaluación de la propuesta del diseño. Análisis de costos y eficacia del sistema.



Diseño detallado del sistema Especificación de los procesos con sus detalles en base a documentos.

   

Implementación del sistema Capacitación / educación de los usuarios. Pruebas. Conversión / verificación de informes. Seguimiento. Aceptación del sistema

  

Operación del sistema Administración. Auditoría. Mantenimiento.

Cambios mayores a los sistemas

33

Uno de los principales problemas observados al implementar un sistema contable computarizado es la ausencia de procesos que indiquen claramente los pasos a seguir; en consecuencia se presentan lineamientos que deben tomarse en cuenta como primer orden: 

Conocer las necesidades de nuestros usuarios, sean estos internos (Accionistas, Gerencia, Ingenieros de proyectos, Finanzas, Compras, entre otros) y externos (Bancos, Proveedores, Inversionistas entre otros).



Definir el alcance del sistema a implementar, este debe anotar la integralidad de los sistemas de información financieros y otros; por ejemplo administración de Personal, Compras, Contabilidad, Cobros, Ingresos, Explotación de la información; asimismo la selección de la tecnología a utilizar.



Analizar documentos y procedimientos administrativos existentes.



Construir una estructura o departamentalización de movimientos. (Módulos)



Establecer las deficiencias en los procedimientos existentes.



Elaborar nuevos procedimientos de acuerdo con la nueva estructura.



Elaborar diagramas de flujos.



Informar y capacitar a los usuarios de la implementación de una nueva estructura informática para obtener actitudes comprensibles y favorables.



Realizar pruebas de funcionamiento.



Llevar registros alternos para comprobación (sistema anterior / sistema actual).

Al finalizar la implementación del sistema contable debe realizarse un análisis de mejora continua para encontrar posibles fallas (situaciones no previstas) y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.

34

7.5 Requerimientos mínimos para utilizar un sistema de contabilidad computarizado Para que un sistema cumpla con las necesidades para el cual fue creado, debe llenar lineamientos o requerimientos vinculados al buen funcionamiento del mismo.

“Requerimientos de sistemas: son las necesidades operacionales inherentes al sistema de información mismo y surgen de o están influenciados por otras fuerzas del diseño o requerimientos, especialmente la producción de información de calidad. Estos requerimientos son: Confiabilidad, disponibilidad, flexibilidad, programa de instalación, expectativa de vida y potencial de crecimiento, y capacidad para recibir mantenimiento”.

 Confiabilidad: Se refiere a la seguridad que tiene el sistema para realizar su función y obtener los mismos resultados con varios procesos sucesivos.

 Disponibilidad: Significa que el sistema debe ser accesible para los usuarios además de estar disponible de forma rápida en cualquier momento. 

Flexibilidad: Se refiere a la habilidad del sistema para adaptarse a cualquier cambio que requieran los usuarios.



Programa de instalación: Este se refiere al tiempo que existe desde el momento que la administración reconoce la necesidad del sistema hasta que se implementa como solución.



Expectativa de vida y potencial de crecimiento: Este requerimiento se debe tomar muy en cuenta en vista de que en muchos casos cuando se llega a implementar un sistema, éste ya es obsoleto. El tiempo promedio para que un sistema cumpla con las necesidades de la administración es de cinco años como mínimo.



Capacidad para recibir mantenimiento: Una vez implementado el sistema, se le debe dar mantenimiento para corregir fallas que se presenten y modificarse de acuerdo a nuevos requerimientos que surjan por los usuarios. Para utilizar un sistema contable, no se necesita mucha experiencia en la computación, entre los requerimientos mínimos está saber utilizar

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una computadora que tenga hojas electrónicas y procesador de palabras, además de recibir un entrenamiento para el uso adecuado de los sistemas. Lo importante es tener el entusiasmo y el interés por aprender además de practicar el uso del sistema para volverse experto o experta. Deberá existir un plan de capacitación para los usuarios y al momento de implementar el sistema, verificar los reportes con el sistema anterior y llevarlo alterno por lo menos dos meses para asegurarse del buen funcionamiento del nuevo.

Para la implementación de un sistema contable computarizado de la empresa será necesario que ésta sea llevada a cabo por la asesoría de un Contador Público y Auditor, el cual deben poseer los conocimiento sobre la operatoria de los equipos de cómputo y como se diseñan los sistemas, que implica un conocimientos de sistemas de cómputo y de programación; tener la capacidad de evaluar los procedimientos de control en las instalaciones de cómputo y establecer las normas de auditoría pertinentes; conocer las técnicas y los diversos lenguajes de programación; estar familiarizado con los sistemas operativos; detectar los problemas en el manejo de archivos de clientes y de estructura en general (base de datos); establecer una buena comunicación, tanto con los demás auditores de la empresa, como con los especialistas en procesamiento electrónico de datos. El auditor deberá tener un adecuado respaldo de conocimientos sobre los sistemas de información computarizada y al mismo tiempo debe de mantener un riguroso plan de actualización sobre dicha materia. El auditor estará encargado de participar en el desarrollo e implementación de los sistemas (software), asesorar los controles: Planeación, desarrollo, seguridad, control y mantenimiento de los sistemas; revisión de las aplicaciones de tipo financiero y administrativo que sirve de retroalimentación al sistema contable de la empresa. Se encargará de estudios de factibilidad para la compra de equipo de computación, para procesar sus datos; selección del software que más se adapte a las necesidades de la empresa.

Se determinará al personal adecuado para el manejo del equipo de computación y del software. Para el desarrollo del software se debe enfatizar en los siguientes puntos:

 Almacenamiento de datos.

 Establecer controles internos adecuados a las necesidades

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 Que se pueda reanudar el funcionamiento del sistema en caso de error o interrupción imprevista.

 Formato de los datos de salida como: informes, resúmenes, pólizas.  Elaboración de un manual.

7.6 Seguridad y control interno. Los programas computarizados son vulnerables a algún tipo de pérdida, fraude o falla. Por consiguiente la seguridad se hace necesaria debido a la centralización y el fácil acceso de los recursos de cómputo. El valor de la información financiera es muy importante y por lo que deben implementarse políticas y procedimientos de seguridad, ubicación y protección del equipo físico, respaldo del software y acceso al sistema.

Políticas de seguridad: Es aconsejable tener un plan de contingencia por cualquier eventualidad que pueda ocurrir a los programas, así como tener procedimientos por escrito del sistema de seguridad. Es recomendable tener una copia física de los programas de contabilidad, así como tener definido el respaldo (back-up) diario, semanal o mensual de los archivos, de la base de datos, del sistema operativo. La frecuencia dependerá de la cantidad de transacciones que ingresen diariamente al sistema. Los respaldos son importantes porque protegen a la empresa de un evento en donde se borren archivos accidentalmente por algún fallo en el hardware, también protege al administrador de computo en contra de cambios no autorizados o accidentales hechos a los archivos o programas, estos respaldos se deben realizar en medios extraíbles (diskettes, CD’s,DVD’s), los cuales deben encontrarse fuera de la empresa, custodiados por los encargados del sistema. El departamento de procesamiento electrónico de datos debe ubicarse en un lugar seguro para prevenir que personas no autorizadas entren y usen el equipo. Solamente personas autorizadas deben tener acceso a los programas computarizados contables por lo tanto tendrán su respectiva clave para ingresar al sistema. Deben existir niveles jerárquicos de ingresos a las funciones del sistema, siempre debe haber un encargado principal responsable del sistema. Esta persona debe tener acceso a todo el sistema, aunque siempre es bueno tener a otra persona con estos mismos privilegios en caso de alguna emergencia. Sin embargo, este acceso debe ser limitado al menor personal posible para

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mantener seguro el sistema. Esto es debido a que cualquier persona con acceso ilimitado puede hacer cambios no autorizados. La mayoría de usuarios solo debe tener acceso a archivos y sistemas que sus trabajos requieran. Se debe dar el entrenamiento al personal sobre el buen manejo del equipo de software y hardware para que no ocurra daño al mismo.

Para asegurarse que no entren personas no autorizadas a esta área, deben estar identificados con un gafete de la empresa. El lugar donde se va a localizar el equipo de cómputo requiere de una construcción sólida, preferiblemente contra incendios, debe estar en un lugar no llamativo, ni accesible a personas fuera de la empresa, debe estar prohibido el ingreso de comida y bebidas cerca de las computadoras, debe contarse con un plan de reparación y mantenimiento del equipo ya sea teniendo el personal adecuado para hacer esas reparaciones o tener un contrato de mantenimiento. Debe existir una instalación eléctrica adecuada para todo el equipo de cómputo (servidor, computadoras, impresoras, escanners, etc.), es indispensable contar con un UPS (sistema de interrupción de ejercía eléctrica). Debe existir separación de funciones dentro del departamento de procesamiento electrónico de datos y departamento de usuarios, debe tenerse líneas definidas de autoridad y responsabilidad: gerente de procesamiento electrónico de datos, analista de sistemas,

programador operador de computadoras o digitador, técnico en computación. Es indispensable elaborar documentos en relación con la operación, características técnicas operativas (manuales que apoyaran al usuario).

38

7.7 Descripción de los módulos del software. El sistema computarizado se integra por los siguientes módulos: Clientes y cuentas por cobrar, facturación, inventarios, proveedores y cuentas por pagar, compras, estadísticas y reportes, bancos, contabilidad, ayuda y salir. Estos módulos son de fácil aplicación. Despliegan las opciones por medio de menús que el usuario selecciona de acuerdo a la actividad que se encuentre por realizar.

EMPRESA: XXXXXX DIRECCIÓN: XXXXXX TEL.: XXXX

Clientes y Cuentas por Cobrar

Facturación

Inventarios

Proveedores y Cuentas por Pagar

Compras

Estadísticas y Reportes

Bancos

Contabilidad

Ayuda

Salir

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Clientes y cuentas por cobrar: Las principales operaciones que se puede hacer en este módulo se detallan a continuación.

Clientes: 

Agregar, modificar o eliminar información de los clientes de la empresa.



Revisar el saldo general del cliente o el detalle de los movimientos.



Consultar los movimientos del cliente por concepto y revisar el nombre de la persona encargada de los pagos, para establecer contacto.



Consultar el expediente del cliente desde el catálogo.



Mediante el Administrador de clientes podrá llevar un control de las diversas operaciones realizadas para las campañas y actividades generales por los clientes.



Obtener un pronóstico de cobranza del cliente y consultar sus datos.



Conocer la antigüedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos vencidos.



Consultar e imprimir el resumen de movimientos del cliente.



Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo.



Imprimir reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisión de etiquetas de clientes.



El sistema le permite enviar correo o correos electrónicos a los contactos asignados a los clientes.

Cuentas por cobrar: 

Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarán en los movimientos de cuentas por cobrar que se generen.



Agregar, modificar o eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes.



Consultar y asignar número de folios a los documentos emitidos para los pagos parciales.



Revisar los cobros del día por saldo o por clave del cliente.



Recibir pagos de clientes.



Aplicar anticipos a un cliente.



Dividir los cargos a un cliente, para recepción de pagos parciales.

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

Generar reportes como cobranza general, estados de cuenta general y detallado, resumen de movimientos, pronósticos y controles de cobranza, corte de caja, entre otros.



Actualizar saldos del cliente.



Aplicar intereses moratorios a un cliente.

Otros 

Determinar el ajuste cambiario de todas las operaciones registradas en alguna divisa.



Realizar pagos por internet, así como en su caso la cancelación o devolución de los mismos.

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Descripción de las funciones de los botones:  Datos del cliente: Ofrece el desglose de datos del cliente, para ayudar a las labores de cobranza.  Ayuda: Muestra la información registrada en el sistema, para que la encuentre más fácil y la captura.  Catálogo o suspensión de clientes: Suspende al cliente sobre el que estaba posicionado, es decir no permite hacer movimientos, pero no es que lo da de baja del catálogo.  Saldos del cliente: Presenta el saldo del cliente sobre el que está ubicado.  Recepción de pagos: Graba la información del pago registrado.  Cancelar: Cancela el pago capturado.  Aplicación de anticipos: Selecciona el abono a aplicar.  Cobros del día: Presenta una consulta del detalle del saldo, dentro de Cobros del día y en la consulta de proveedores. Facturación: Las principales operaciones que se pueden hacer, son las siguientes:  Agregar y cancelar documentos de venta.  Dar de alta un vendedor y asignarle una comisión de ventas.  Dar de alta documentos sin necesidad de capturar todos los datos, utiliza el enlace de documentos.  Dar de alta documentos de venta ágilmente personalizando la ventana de captura.  Emite documentos con características similares sin necesidad de capturar toda la información.  Establece descuentos en base a volumen, periodo del año, etc., (políticas de descuento).  Paga la factura en forma inmediata.  Establece plazos y la forma en la que se realizará el pago de documentos.  Consulta aquellos documentos que tengan un descuento.  Realiza un apartado de artículos, sin necesidad de llevar un control complejo en tu inventario.  Emite reportes de ventas con información de los distintos documentos de ventas.

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 Emite un reporte con la relación de pagos recibidos e IVA registrado en dichos documentos.  Expide comprobantes fiscales de manera electrónica previa configuración desde los parámetros del sistema.  Preparar reportes mensuales a la SAT que contienen un resumen de las facturas que emitidas a sus clientes.  Generar una consulta especial que contenga la información que necesitan, como por ejemplo, generar una ventana con el nombre del cliente, el vendedor que lo atiende, el nombre de la persona de pagos, su fax y su teléfono. Esta consulta la pueden imprimir o exportar, para utilizarla en otras aplicaciones de Windows.  Personalizar las estadísticas de acuerdo a tus requerimientos de información de ventas.  Desbloquear documentos cuando existan fallas eléctricas que afecten el funcionamiento del sistema.  Emite varios documentos a la vez, entre los cuales se puede mencionar las cotizaciones, pedidos, remisiones, factura, devoluciones, etc.

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Descripción de las funciones de los botones:  Todos: Despliega información adicional acerca del tópico que se está operando.  Facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones: dependiendo del campo donde te encuentres, presenta la información concerniente al tipo de documento (excepto cotización), número del mismo y los catálogos de clientes y vendedores. Asimismo, cuenta con ayuda en los campos de fechas de elaboración, entrega, moneda y consignatario. También despliega el catálogo de Inventarios y los distintos precios que tiene el producto.  Agrega facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones: Sirve para grabar estos documentos, dar de alta clientes en el catálogo, aplica las políticas de descuento vigentes y anula las anteriores.

Inventarios: Las principales operaciones de este módulo son:  Agregar, modificar o eliminar información de los productos de la empresa.  Realiza el cambio de precios de tus productos.  Obtén una actualización de existencias por producto o por rango de productos.  Realiza el inventario físico de tus productos.  Realiza o consulta el kárdex, número de serie, kit o los pedimentos aduanales y lotes de tus productos.  Consultar e imprimir los conceptos de movimientos al inventario seleccionado.  Imprimir tus reportes de inventarios y servicios como: reporte de líneas de productos, reporte de lista de precios, reporte de existencias y costos, reporte de stock mínimo, reporte de stock máximo , reporte de productos pendientes, reporte de requisiciones, reporte de ventas anuales .  Agregar los movimientos al inventario.  Agregar, modificar e imprimir conceptos de movimientos al inventario.

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 Imprime los reportes de los conceptos de movimientos al inventario como: Reporte de movimientos, reporte de kárdex, reporte de rotación por producto, reporte de punto de reorden, reporte de ventas y utilidad, reporte de historial de existencias, etc.  Consultar los números de folios de los movimientos al inventario que el sistema asigna para un mejor control.  Ejecuta la exportación de los movimientos al inventario.  Realiza el traspaso entre almacenes.

Descripción de las funciones de los botones:  Generales: Despliega información acerca del tópico que estás operando.  Catálogo de productos: Ayuda con información de la clave y descripción de productos.  Movimientos de inventario: Graba, inserta, borra la partida, da el número de serie y observaciones.

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Proveedores y Cuentas por Pagar: Las principales operaciones de este módulo son: Proveedores 

Agregar , modificar o eliminar información de los proveedores de la empresa.



Revisar el saldo general del proveedor o el detalle de sus movimientos.



Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar el nombre de la persona encargada de la recepción de pagos, para establecer contacto.



Obtener un Pronóstico de pagos al proveedor y desde allí consultar sus datos.



Conocer la antigüedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos vencidos.



Consultar e imprimir el resumen de movimientos del proveedor seleccionado.



Suspender las compras a un proveedor o reactivarlas.



Imprimir reportes de proveedores como: Listado general de proveedores, acumulados de proveedores y emisión de etiquetas .



Manejar un catálogo de zonas donde podrás definir la región o zona que abarquen los proveedores.

Cuentas por pagar 

Agregar o modificar conceptos de las cuentas por pagar, mismos que se utilizarán en los movimientos de cuentas por pagar que se generen.



Agregar , modificar o eliminar movimientos de cuentas por pagar a proveedores.



Podrás consultar y asignar un número de folio a los documentos que no se les aplicó un número de folio cuando fueron dados de alta.



Revisar los pagos del día por saldo o por clave del proveedor.



Aplicar anticipos a un proveedor.



Dividir los cargos a un proveedor, para efectuarle pagos fraccionados.



Actualizar los saldos del proveedor

Otras 

Ejecutar la opción interfase banco, permite generar la información que necesita este sistema para emitir los cheques que se pagarán a proveedores. 46



Aplicar el ajuste cambiario a todas las operaciones registradas en divisas con los proveedores e imprimir documentos.

Descripción de las funciones de los botones:  Generales: Se puede consultar los datos generales del proveedor como: Días de crédito, límite de crédito, entre otros, para ayudar a las labores de pagos.  Ayuda: Muestra la información registrada en el sistema.  Suspensión proveedores: Se suspende al proveedor sobre el que esté posicionado (no lo da de baja). Permite cambiar el estado del proveedor.  Saldos del proveedor: Presenta el saldo del proveedor sobre el que te encuentres ubicado.  Aplicación de anticipos y pagos al día: Selecciona el abono a aplicar y presenta una consulta del detalle del saldo del proveedor.

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Compras: Descripción de las principales funciones del módulo:  Agregar, cancela y busca tus documentos de compra.  Realiza la generación masiva de documentos.  Filtra, exporta y copia la información que más te interese de tus documentos.  Agrega un documento especial, la cual es un documento con configuración especial de captura.  Realiza un enlace de documentos.  Cuentas con una variedad de tipos de Reportes que podrás generar.  Cuentas con la opción de documento modelo .  Cuentas con la opción de desbloqueo de documentos.

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Descripción de las funciones de los botones:  Generales: Dependiendo del campo donde se encuentre, presentará la información concerniente al tipo de documento y número del mismo; despliega además, el catálogo de Proveedores.  Copia: Las observaciones del producto provenientes del catálogo de Inventarios.  Grabar: Los documentos y póliza.  Despliega los totales del documento en la moneda en la que se realizó el documento.  Presenta la ventana para anotar las observaciones correspondientes a la partida.  Permite dar de alta a proveedores y a los productos.  Presenta los productos devueltos en la consulta y los productos pendientes.  Elimina la partida  Despliega la ventana de totales en moneda base

Estadísticas y reportes: Este módulo permite organizar y crear nuevas estadísticas con los datos de los diferentes módulos del sistema, reflejando la información y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempeño de la empresa. Asimismo puede crear la gráfica de las estadísticas, así como personalizarla para su visualización, etc. Cada estadística se presenta en cada icono.

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Bancos: Registra los depósitos, retiros y emisión de cheques para los pagos efectuados a través de las cuentas bancarias de la empresa y hace conciliación electrónica con las principales instituciones financieras. Imprime un reporte para obtener la disponibilidad de las cuentas.

Descripción de las funciones de los botones.  Crear: Crea depósitos o retiros a las cuentas bancarias de la empresa.  Modificar: Modifica los registros.  Eliminar: Elimina los registros.  Imprimir: Imprime el reporte de depósitos y retiros.  Ayuda: Información acerca del uso del módulo.  Fechas: Visualiza reporte de cheques emitidos en un rango de fechas.  Número Cheque.: Busca un registro de cheques por número.  Categoría: Conceptos de los cheques.  Empresa: Registro de empresas a las que se les paga con cheques.  Imprimir: Imprime un reporte de los cheques emitidos.

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Contabilidad: Está es un área únicamente puede ser utilizada por un supervisor (contador) comprende los módulos correspondientes a los libros obligatorios contables: Compras, ventas, catálogo de cuentas, asientos contables, diario, caja, mayor, balance general, estado de resultados, balance de comprobación y cierre. También debe permitir imprimir cada uno de los datos que refleje cada módulo.

Compras: Registra el movimiento de las compras efectuadas por la empresa.

Descripción de las funciones de los botones:  Guardar: Guarda los registros en el libro de compras.  Agregar: Agrega un registro en el libro de compras.  Eliminar: Elimina un registro en el libro de compras.  Ver: Visualiza el reporte del libro de compras.  Imprimir: Imprime el reporte del libro de compras.  Salir: Permite salir del módulo.

Ventas: Registra el movimiento de las ventas efectuadas por la empresa. 51

Descripción de las funciones de los botones:  Guardar: Guarda los registros en el libro de ventas.  Agregar: Agrega un registro en el libro de ventas.  Eliminar: Elimina un registro en el libro de ventas.  Ver: Visualiza el reporte del libro de ventas.  Imprimir: Imprime el reporte del libro de ventas.  Salir: Permite salir del módulo.

Catálogo de cuentas: Permite crear la codificación para las cuentas que se van a utilizar para la contabilización de las operaciones que realice la empresa.

Descripción de las funciones de los botones: 52

 Adicionar cuenta: Agrega una cuenta al catalogo.  Modificar cuenta: Modifica el nombre de una cuenta.  Lista de cuentas: Genera el listado del catalogo.  Eliminar cuentas: Elimina una cuenta del catalogo.  Utilizar cuentas predefinidas: Permite utilizar un catalogo predeterminado.

Asientos contables: Registra las operaciones que reflejan el movimiento de la empresa.

Descripción de las funciones de los botones:  Crea/modificar asiento: Agrega o modifica un registro contable.  Elimina asiento: Elimina un registro contable.

Diario: Genera el reporte de los asientos contables.

Descripción de las funciones de los botones:

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 Revisar libro diario: Revisa el libro diario.  Explicación: Información acerca del uso del módulo.

Caja: Éste módulo registra los ingresos y egresos de efectivo realizados por la empresa por ejemplo: compras, ventas, cobros y gastos en efectivo, etc. determinando el saldo de éste rubro.

Mayor: Genera las “T” gráficas de las cuentas que se necesiten consultar.

Descripción de las funciones de los botones:  Elegir cuenta: consulta una cuenta.  Definir impresora: Opciones acerca de la impresora.  Reportes: Permite imprimir reportes que se generan a través de la información de los asientos contables.

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Descripción de las funciones de los botones:  Balance general: Genera este reporte proveniente de los datos ingresados en los asientos contables.  Ganancias y pérdidas: Genera este reporte proveniente de los datos ingresados en los asientos contables.  Cash flow: Genera este reporte tomando en cuenta los datos ingresados en los asientos contables.  Elegir impresora: Opciones acerca de la impresora.  Cierre: Permite finalizar el ejercicio contable.

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Descripción de las funciones de los botones:  Procesar cierre: Inicia el cierre contable.  Cierres realizados: despliega información acerca de cierres realizados.  Instrucciones: Información acerca del uso del módulo.

El costo que implica la implementación del sistema contable computarizado propuesto oscila entre Q1,208.00 a Q13,544.00, de acuerdo a los precios publicados en internett, el mismo varía dependiendo del sistema de contabilidad seleccionado por el usuario.

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8. Bibliografía

1. Piloña Ortiz Gabriel Alfredo – Métodos y Técnicas de Investigación documental y de campo - 5ª. Edición, 2004 - 236 páginas. 2. Chicas Hernandez, Jaime Humberto -- Material de Apoyo para las prácticas de orientación para la elaboración de tesis –- 2002 – 67 páginas. 3. Cifuentes Medina, Edilberto -- La aventura de investigar, el plan y la tesis – Guatemala Magna Terra 2003 – 213 páginas. 4. Código de Comercio de Guatemala -– Decreto 2-70 – Guatemala 2002 – 178 páginas. 5. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´s) – Instituto Mexicano de Contadores Públicos con autorización por el IASC - Edición 2000 - 1418 páginas. 6. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) – Instituto Mexicano de Contadores Públicos – Internacional Accounting Standards Borrad – Edición 2005 – 1559 páginas 7. Gonzales Martin, Juan de Dios; Yanes Galindo, Loncy Anabella e Interiano Carlos – Manual de Estilos de Trabajos Academicos – Universidad Panamericana de Guatemala – Abril 2006 – P: 21

PAGINAS DE INTERNET: 8.

www.monografias.com

9.

www.gestiopolis.com

10.

www.infomipyme.com

11.

www.estudiagratis.com

12

www.biblioteca.universia.net

13

http://www.aspel.com

14

http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/descargas/asistelibros.html

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Anexos

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ANEXO 1 UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas Maestría en Finanzas Empresariales HOJA No. 1/3

BOLETA DE ENTREVISTA No ____ Implementación de un sistema contable computarizado de la empresa litográfica “IMPROSA”, ubicada en la ciudad de Guatemala Dirigido al Gerente, personal administrativo y técnico Buenas días / tardes, soy estudiante de la Maestría de Finanzas Empresariales y por medio de este cuestionario pretendo evaluar si el sistema de contabilidad utilizado actualmente en IMPROSA es efectivo y eficaz.

Objetivo: Recolectar información relacionada con la existencia o no de un sistema contable en la entidad objeto de estudio, así como la importancia de la implementación de un sistema contable computarizado en la misma.

Instrucciones: A continuación se le presenta una serie de preguntas relacionadas con el tema de investigación antes mencionado, la cual se utilizará y se manejara con alto nivel de confidencialidad. De antemano muchas gracias por su colaboración. 1. Utilizan sistemas contables en su empresa? SI

NO

2. De qué forma realiza las operaciones contables la empresa y/o que sistema contable utiliza? Manual

Computarizado

Ninguno

No sabe

3. Mantiene sus registros contables al día? SI

NO

NO SABEN

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HOJA No. 2/3 4. A cada cuanto tiempo registra sus operaciones comerciales?

Diario

Semanal

Mensual

Anual

No saben

5. Que libros contables utiliza? Libro Mayor Inventarios Diario Mayor General Libro Diario Balances Libro de compras Libro de ventas Libro de caja

6. Existen controles internos en la empresa? SI

NO

7. Tienen libros auxiliares que generen información contable de cuentas especificas? SI

NO

8. Tienen políticas contables y administrativas establecidas? SI

NO

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HOJA No. 3/3 9. Realizan conciliaciones bancarias?

SI

NO

10. Cuenta con caja chica para gastos menores? SI

NO

11. Tiene alguna dificultad al requerir información contable financiera de forma inmediata?

SI

NO

Cuáles?

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ANEXO 2 ESTADOS FINANCIEROS

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ANEXO 3 FOTOS DE LAS INSTALACIONES

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