Terry Cook

Interaccion entre la teoria y la practica archivistica des de la publicacion del manual holandes en 1898. XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996, Terrry Cook, National Archives of Canada.

Memoria, archivos e historia de los archivos La historia del pensamiento archivistico en este siglo refleja la interaccion de la teoria y la practica de esta disciplina que archiveros de todo el mundo han ejercido para conservar la memoria del mundo. Desde un principio, afirma el erudito frances Jaques Le Goff, los poderosos han decidido quien podia hablar y quien no. Los archivos, sostiene, tienen como origen institucional el haber sido agentes para legitimar el poder y marginar al otro. A su vez, Milan Kundera afirmaba, “..la lucha contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido...”. En este sentido es interesante realizar una historia intelectual de los archivos y de los archiveros, para asi comprender hacia donde deben dirigirse los esfuerzos de estos. En definitiva ver el futuro de la profesion. Un viaje de exploracion... El pensamiento archivistico de este siglo debe considerarse como algo de constante evolucion, algo que se transforma constatemente para adaptarse a los cambios radicales producidos en la naturaleza de los documentos, en los organismos que los producen, en los sistemas de gestion y tratamiento de los archivos. El manual holandes de 1898: Definicion de principios archivisticos. En 1898 los holandeses Muller, Feith y Fruin publicaban el Manual for the arrangement and description of Archives. La mayor aportacion que hicieron los autores holandeses consistio en articular los principios o reglas mas importantes relativos tanto a la naturaleza como al tratamiento de los archivos. “...la base sobre la que debe apoyarse todo era que los archivos son el conjunto de los documentos escritos, dibujos y material impreso que haya recibido o producido oficialmente un organismo administrativo o uno de sus funcionarios. En otro apartado establecian: “...Se mantendran cuidadosamente separados y no se mezclaran con los archivos de otros productores ni se organizaran siguiendo un orden artificial en funcion de la cronologia, geofrafia o tema y la organizacionn de dichos archivos se basara en la organización original de la colección documental, que en general se corresponde con la organización del organismo productor”. El manual trata fundamentalmente de organización y descripcion, sin embargo dice poco sobre la valoracion y selección. Trata de los documentos administrativos, publicos o de entidades y de su ordenada transferencia a los

archivos para conservar su orden y clasificacion original; relega los arch. Privados y personales al ambito de las bibliotecas y bibliotecarios. Estas presiciones se ven hoy un poco superadas por el cambio en los soportes informaticos, la gran produccion de la produccion documental y los cambios producidos en las estructuras administrativas de los estados. Para la valoracion archivistica moderna es esencial contar con un conocimiento detallado de las estructuras, funciones y actividades administrativas, que evolucionan rapidamente. La importancia del manual radica en que fue el primero en codificar la teoria archivistica europea y anuncia una metodologia para el tratamiento de los archivos. Sir Hilary Jenkinson y la inviolabilidad de las pruebas. Ya en la decada del 20 del siglo XX Hilary Jenkinson publico un tratado sobre los archivos como prueba imparcial y su vision del archivero como guardian de las pruebas. Para Jenkinson, para el archivero su credo “...es la inviolabilidad de las pruebas; su cometido es conservar hasta el ultimo vestigio de las pruebas pertenecientes a los documentos bajo su custodia...”, “.. el buen archiver es quiza el mas interesado devoto de la verdad...”. El autor ingles afirma que el archivero no debe intervenir en la valoracionde los archivos, toda valoracion por parte del archiver es impropia. El archivero es un mero custodio de los archivos, no es su ocupacion la de crearlos. Jenkinson hizo recaer en los productorees de documentos la incomoda tarea de reducir la ingente masa documental moderna, convirtiendo a la administracion en la unica encargada de seleccionar y eliminar sus propios documentos. Los archiveros se harian cargo de la documentacion restante sin realizar ningun tipo de eliminacion. Jenkinson tambien introduce el termino “grupo documental”, con el cual intento abarcar la totalidad de la documentacion producida por la administracion en un todo organico, autonomo, capaz de resolver con independencia todos los aspectos de los asuntos de su curso normal de actividades. Jenkinson insistio en el carácter juridico de los documentos asi como en sus caracteristicas probatorias. El archivero debia ser un guardian neutral e imparcial. Las opiniones de Jenkinson sobre la valoracion ya no son validas para los documentos modernos ni con respecto a las expectativas de la sociedad moderna para con los archivos. Sin embargo, se destaca su defensa al carácter probatorio de los documentos. Tanto Jenkinson como otros autores, como Casanova en Italia (1930) se han erigido como los defensores de una orientacion empirica de la disciplina, una ciencia descriptiva y con rasgos historiograficos positivistas cuyo rasgo era la acumulacion de hechos mas que la elaboracion de conceptos. La voz americana: Scellenberg y los usuarios de los archivos. Seran los archiveros americanos los que propondran las nuevas tendencias a partir de la creciente masa documental producida sobre todo despues de la segunda guerra mundial.

En este sentido, los americanos crean el concepto de “ciclo de vida”, según el cual los documentos son en primer lugar organizados y utilizados de manera activa por los productores; una vez que el uso se hace mas esporadico los documentos se almacenan en centros externos especificos (records centres); y luego, cuando ya no tienen utilidad operativa, son seleccionados como documentos con valor archivistico y por el contrario, si no tienen valor , son eliminados. El padre de la teorria de la valoracion fue Teodoro Schellenberg. Este afirmo que los documentos tienen valores primarios y secundarios. El primario refleja la importancia que los documentos tienen para su productor, y el secundario refleja la utilidad que tienen posteriormente para los investigadores. A los secundarios, Schellenberg los dividio en valores probatorios e informativos. Los probatorios reflejaban la importancia que los documentos tienen para los investigadores a la hora de documentar las funciones politicas y los procedimientos del organismo productor. El valor informativo se refiere al contenidos de los documentos relativos a personas, cosas, corporaciones y hechos. Este valos informativos era el mas importante para documentar la vida americana. Lo mas importante hecho por Sche. Fue cambiar el enfoque de los archivos desde las caracteristicas intrinsecas de los documentos a su contenido. ¿?? Schellenberg tambien distinguio entre los records que son la masa de documentos administrativos, y los documentos de archivos, que eran los que quedaban luego de la selección documental. Los records eran la de incumbencia de los records management (gestores de documentos) y de las instituciones productoras y los archivos eran competencia de los archiveros y de los archivos. Schellenberg tambien creo el concepto de records group para abordar el enorme volumen de documentos producidos por la administracion. Ene ste sentido, para la creacionb del records group se debe tener en cuenta no solo la cantidad de documentacion sino tambien su procedencia dentro del conjunto de la administracion. Sim embargo, el establecimeinto del valor secundario de los documentos, sobre todo los informativos, se le dio mucha importancia al uso previsto por los estudiosos y sobre todo de los historiadores como factor esencial para decidir al valor historico de los documentos. El archivero quedo a merced y dependiente de la comunidad de historiadores y de los cambios historiograficos. Este planteamiento aleja a los documentos del contexto organico de su productor y los acerca mas al contenido historico de los documentos y los deseos de los usuarios. Analisis social y evaluacion funcional: Una perspectiva mas amplia. Desde siempre ha sido el estado el que tradicionalmente ha fundado los archivos para servirle y formando parte de su estructura jerarquica y cultura organizativa. Sin embargo, ya a fines del siglo XX la actitud del publico hacia los archivos ha cambiado. Los archivos de hoy, ademas de proteger los derechos ciudadanos, deben ofrecer al publico un sentimiento de raices , de identidad nacional, de memoria colectiva. De todos modos, los archiveros han tardado en comprender el

cambio que se debe operar desde un modelo mas estatista a unos modelo mas social. Las primeras voces de un cambio hacia un nuevo paradigma social provino de Alemania y de Hans Booms (1990), su idea basica es que la sociedad, no los ususarios es la que debe generar los valores que definan la importancia y lo que se ha de conservar en forma permanente en los archivos. Booms plantea la revalorizacion de la funcionalidad de los organismos productores, con esto afianza la idea de la procedencia como base inmutable del proceso de valoracion. En Canada estas ideas se plasmaron en el llamado macrocontexto de los documentos que se revela a traves de las funciones, programas y actividades de los productores de los documentos, osea a traves del contexto de su produccion. Ahora la valorizacion se centra en la procedencia y el contexto y se aleja del contenido historico-documentalista. El nuevo planteamiento reconoce y respeta a los antiguos principios basicos de respeto al contexto organico de la actividad institucional. El trabajo debe centrarse en el propio contexto organico y por lo tanto en las funciones, programas y actividades de la administracion En Holanda, se esta realizando un proyecto similar llamado proyecto PIVOT. La informacion que se debe guardar es aquella necesaria para reconstruir las funciones fundamentales de la administracion. Helen Samuels, en EEUU, concibio la estrategia de documentar como un analisis cooperativo multi institucional que conjuga las actividades de valoracion de muchos archivos con objeto de documentar los temas, asuntos y actividades y funciones principales de la sociedad, se debe comprender primero las funciones de las propias instituciones, para realizar la valoracion. Samuels intenta unificar tambien las instituciones y organismos y los archivos personales. Este concepto fue precedido por el archivo total canadiense en la decada del 70, en el cual se conjugan el doble carácter de los archivos como guardianes de las actuaciones del organismo productor y el papel cultural de los archivos como conservadores de la memoria y la identidad historica. Esta idea del archivo total se vio revigorizada por el canadiense Hugh Taylor. En este nuevo mundo de adelantos informaticos y comunicaciones electronicas, Taylor propone una vuelta ala oralidad conceptual, en la cual los documentos tienen significado si estan estrechamente relacionados a su contexto y a las acciones que se dan en ese contexto. La procedencia revigorizada y la transicion hacia la electronica. Al referirnos a la procedencia revigorizada estamos haciendo referencia a la importancia del contexto probatorio del que nacieron los documentos. En este sentido, se vuelve a un redescubrimiento de la procedencia. LO importante es el conocimento de el contexto probatorio del que nacieron. En australia, Scott se centro en la descripcion. En efecto, este autor se dio cuenta de quen lo mas importante no es la relacion exacta entre documento y la administracion que lo ha producido. Ademas, demostrro que esas estructuras administrativas monojerarquicas en su estructura o funciones, sino dinamismos complejos en constante transformacion. Elaboro entonces el sistema de series

como forma de describir las multiples interrelaciones que existen entree un gran numero de productores con un gran numero de series documentales esten donde esten en el continumm del proceso documental. Scott cambio la descripcion archivistica de la catalogacion estatica, a un sistema de descripcion de las interrelaciones dinamicas. Scott rompio con el corse clasico de la fijacion a “lo fisico” de los archivos, y en un mundo de documentos informaticos lo imnportante son los contextos multirrelacionales de produccion y de utilizacion, mas que la parte fisica de los documentos en si. La reinvencion de los archivos. El redescubrimiento de la procedencia se vio motivada tambien por los problemas que los documentos informaticos planteban a los archiveros. El problema principal de estos nuevos documentos radica en su composicion virtual lo que dificulta la veracidad de su valor como prueba de la actuacion concreta de una institucion, ademas de no quedar identicada la procedencia exacta del documento. Algunos recomendan reinventar los archivos, apartando el punto de mira de la custodia real de los documentos en los archivos para pasar al control remoto de documentos que residen en ordenadores interconectados en todo el ambito de la adminstracion. Los archivos se deben interesar mas en la gestion centralizada del comportamiento institucional para tener asi un sentido de documentabilidad. Solo el contexto en el que se crean estos documentos virtuales puede hacernos comprender su sentido. Finalmente, el futuro de los archiveros se presenta como una disyuntiva entre la de conservar una identidad profesional y principios basicos solo a costa de descartar muchas de sus interpretaciones tradicionales y aplicaciones practicas, ya que ahora el interes esta puesto mas en las funciones que en las unidades administrativas, debilitando de esta manera la perspectiva tradicional desde el manual Holandes, pasando por Jenkinson e incluso Schellenberg. Conclusion Lo mas importante surge en el cambio que represento pasar de una base juridicoadministrativa de los archivos enraizada en el estado a una justificacion sociocultural. Ademas, otro cambio esta representado por pasar de la mera conservacion del documento a que se asegure efectivamente que se cree dicho documento. Lso archiveros han pasado a ser actores activos de la creaqcion del patrimonio documental. Otro cambio importante se registro en la valoracion de los nuevos soportes informaticos. La procedencia ya no se refiere mas a un unico productor del fondo, sino al contexto mas amplio, mas conceptual y mas inclusivo de produccion. Los fundamentos de la archivstica han pasado del aspecto fisico del documento a los procesos conceptuales de su produccion, ya sea el espectro de documentos

virtuales, los nuevos planteamientos de la macrovaloracion basado en las funciones, la descripcion de los fondos de productores multiples, entre otros.