Tender and BQ preparation.docx

1.0

Pendahuluan 



 



2.0

Penyediaan Senarai Kuantiti  

2.1.

Sebelum peraturan baru dikuatkuasakan, penyediaan dokumen tender bagi projek tidak melebihi RM 1.0 juta perlu disediakan berasaskan senarai kuantiti manakala bagi projek yang bernilai kurang daripada RM 1.0 juta pula dokumen tender boleh disediakan berasaskan lukisan dan spesifikasi. pindaan telah dibuat pada Mac 2013 di mana had nilai kerja dinaikkan iaitu bagi projek yang melebihi RM 2.0 juta, dokumen tender perlu disediakan berdasarkan lukisan dan senarai kuantiti manakala bagi nilai projek kurang daripada RM 2.0 juta, ia dihadkan kepada dokumen tender berdasarkan lukisan dan spesifikasi. Penyeragaman dalam prinsip-prinsip pengukuran dilakukan sebagai panduan kepada semua pihak yang terlibat disamping mengelakkan kekeliruan semasa membuat kerja pengukuran kuantiti. Prinsip pengukuran kuantiti adalah tertakluk kepada Kaedah Pengukuran Piawai yang diperuntukkan dalam ‘Standard Method of Measurement of Building Works Second Edition (SMM 2)’ untuk kerja bangunan manakala piawai ‘Malaysian Civil Engineering Standard Method of Measurement (MyCESMM)’ pula digunakan untuk kerja-kerja kejuruteraan awam. Secara ringkas, SMM2 dan MyCESMM merupakan dokumen yang mengandungi penerangan mengenai kaedah mengukur sesuatu kerja, peraturan-peraturan tertentu serta huraian yang perlu dimasukkan di dalam senarai kuantiti.

kaedah menghargakan sesuatu tender adalah berdasarkan jenis kontrak sama ada berdasarkan lukisan dan spesifikasi atau berdasarkan lukisan dan senarai kuantiti. Bagi kontrak yang berdasarkan senarai kuantiti ia akan menjadi sebahagian daripada Dokumen Tender dan Dokumen Meja Tender untuk mendapatkan harga kontrak.

Format Senarai Kuantiti Kerja yang telah diukur perlu disusun mengikut susunan yang seragam dan dengan mudah difahami dan dihargakan oleh kontraktor. Antaranya; I.

Senarai Elemen (Elemental Bills) Digunakan secara meluas di Malaysia, di mana elemen klasifikasi/Seksyen yang diterbitkan dalam Dokumen SMM.

disusun

mengikut

II.

Senarai Tukang (Trade Bills) Pengukuran dibuat mengikut senarai pertukangan. Setiap jenis pertukangan mempunyai pecahan kerja pelbagai item.

III.

Senarai Operasi (Operational Bills) Kaedah ini mengasingkan semua kerja mengikut operasi tapak yang berbeza barbanding mengikut seksyen kerja.

2.2

Prosedur Kerja Penyediaan Senarai Kuantiti Kaedah konvensional dalam penyediaan Senarai Kuantiti boleh dibahagikan kepada dua proses utama iaitu; i.

Pengukuran (Taking off)  

ii.

Langkah pertama proses mengukur kuantiti atau mengambil ukuran dimensi dan mengumpulkan keterangan daripada lukisan terkini yang dibekalkan. Ia merupakan satu proses di mana dimensi dan ukuran pada lukisan seperti panjang, luas dan isipadu dicatatkan pada borang yang dikenali sebagai kertas dimensi.

Penyediaan Senarai Kuantiti 



  

Dimensi yang telah dikira akan ditulis mengikut susunan dan disenaraikan mengikut tajuk seksyen yang bersesuaian dan akan melalui proses (squaring) mendarab mencampur dan menukar dimensi kepada unit ukuran yang ditetapkan oleh SMM/Mycesmm. Susunan pengukuran biasanya dibuat mengikut pertukangan setiap elemen atau mengikut seksyen.Tujuannya adalah untuk keseragaman dalam penyediaan senarai kuantiti. Proses ini diikuti dengan mengabstrak iaitu untuk mengumpul item-item yang sama ke kertas abstrak. Daripada kertas abstrak pula, senarai akan ditulis mengikut format senarai kuantiti. Keseluruhan proses ini dikenali sebagai “Working-up”.

"Taking Off"

"Squaring"

"Abstracting"

"Billing'

Rajah 2.1 Proses Menghasilkan Senarai Kuantiti

2.2.1

Keperluan Maklumat Untuk Pengukuran  

Ketepatan sesuatu Senarai Kuantiti (BQ) bergantung kepada kualiti maklumat yang dibekalkan kepada jurukur bahan. Menurut pelan rangka kerja dikeluarkan oleh (RIBA), senarai kuantiti hanya disediakan selepas penyediaan maklumat (Rajah 2.2: RIBA Plan of work)

Rajah 2.2 : RIBA Plan of Work

Untuk membolehkan jurukur bahan menyediakan BQ, maklumat yang dikehendaki pada peringkat ini adalah seperti berikut; i.

Spesifikasi Spesifikasi menerangkan keperluan klien mengenai kualiti bahan binaan dan mutu kerja yang diperlukan bagi projek yang dicadangkan. Biasanya produk dan bahan binaan yang spesifik dinyatakan. Jika tidak, ia perlu mematuhi kehendak standard yang dinyatakan dalam dokumen tender/kontrak.

ii.

Maklumat Lukisan Maklumat lukisan diperlukan untuk menerangkan bangunan yang akan dibina termasuklah kerja-kerja sementara yang terlibat. Lukisan yang dibekalkan oleh pihak perekabentuk hendaklah pada skala yang sesuai. Menurut panduan mengukur yang dikeluarkan oleh RICS, lukisan yang diperlukan termasuklah yang mengandungi pelan lokasi, lukisan komponen, lukisan skematik dan lukisan terbina jika berkenaan (as-built drawing).

iii.

Jadual Jadual akan menyediakan maklumat mengenai lukisan seperti jadual pintu, jadual tingkap, jadual besi tetulang, jadual perparitan dan sebagainya.

iv.

Maklumat-maklumat lain Maklumat lain dan laporan tertentu juga penting dalam penyediaan BQ kerana ia memberikan maklumat tambahan kepada jurukur bahan semasa kerja-kerja pengukuran. Contohnya, laporan persekitaran (EIA), laporan penyiasatan tapak, laporan geoteknik dan maklumatmaklumat lain yang diperlukan.

2.2.2

Pengukuran (Taking off)

Dalam amalan menyediakan senarai kuantiti, pengekodan biasanya dibuat berdasarkan pecahan elemen. Sebelum pengukuran dibuat, penyelaras akan membahagikan kerja mengikut elemen dan diagihkan kepada setiap individu untuk mengukur dimensi. Pengukuran akan disediakan berdasarkan elemen bangunan seperti rajah di bawah. Rajah 2.3 : Senarai Elemen Bangunan

Kaedah konvensional pengukuran memerlukan dimensi yang diukur ditulis pada kertas dimensi. Dimensi dan kuantiti akan diskalakan atau dibaca daripada lukisan. Ukuran dimensi tadi akan di masukkan pada kertas dimensi seperti yang ditunjukkan pada rajah di bawah.

Gambarajah 2.4 : Pengukuran dan Keterangan Dalam Kertas Dimensi

Keterangan hendaklah jelas dan tepat. Menurut prinsip umum yang dinyatakan dalam Standard Measurement Method (SMM) oleh Pertubuhan Jurukur DiRaja Malaysia (RISM), senarai kuantiti hendaklah menerangkan dengan tepat kuantiti dan kualtiti kerja yang perlu dijalankan. Setiap seksyen kerja senarai kuantiti hendaklah bermula dengan tajuk (heading) dan diikuti oleh keterangan yang menerangkan jenis dan lokasi kerja.

2.2.3

Menyenarai

Proses yang terlibat pada peringkat ini adalah menjumlahkan dimensi dimana pemindahan panjang, keluasan dan isipadu item yang diukur akan dipindahkan ke kertas Abstrak. Tujuan mengabstrak adalah untuk mengasingkan pengukuran bangunan mengikut bahagianbahagian tertentu. Item-item yang serupa akan dikumpulkan bersama dan diklasifikasikan mengikut seksyen yang ditetapkan. Akhir sekali keterangan dan kuantiti yang terdapat pada kertas abstrak akan dipindahkan ke senarai (Rajah 2.5 : Menyenarai Pengukuran). Semua maklumat iaitu keterangan dan kuantiti yang telah disusun pada kertas abstrak akan disalin semula. Senarai kuantiti telah dibahagikan kepada seksyen kerja yang sama seperti yang terkandung dalam SMM. Penyediaan senarai dibuat secara berkomputer dengan menggunakan perisian tertentu.

ITEM

DESCRIPTION

QTY

UNIT

RATE

AMOUNT

BILL NO.3 : SUPER STRUCTURE 3A

FRAME Vibrated reinforced concrete; Concrete Grade C25 as described

A

Column

3

m!

308.00

924.00

B

1st Floor Beam

9

m!

308.00

2,772.00

C

1st floor to roof beam column

3

m!

308.00

924.00

D

Roof Beam

8

m!

308.00

2,464.00

Rajah 2.5 : Menyenarai Pengukuran Bagi komponen bangunan atau item-item yang tidak dapat diukur seperti yang dijelaskan pada SMM, ia perlu diletakkan sebagai peruntukan sementara (Provisional Sum). Keterangan untuk item tersebut hendaklah menerangkan tentang jenis kerja, bagaimana ia dilakukan, kualiti atau kuantiti sebagai indikasi skop kerja dan apa-apa had yang dikenalpasti.

2.2.4

Kaedah Terus Senarai

Prosedur kerja adalah sama seperti diatas tetapi ia menyingkirkan proses mengabstrak. Kuantiti dan keterangan yang diukur daripada kertas dimensi akan disusun dan disemak mengikut tajuk yang sesuai sehingga ia menjadi senarai kuantiti akhir. Penyusunan dibuat secara berkomputer atau menggunakan perisian tertentu.

3.0

Penyediaan Dokumen Tender

Dalam industri pembinaan juga terdapat beberapa jenis tender yang biasanya digunakan di Malaysia seperti tender terbuka, tender terpilih dan tender perundingan. Kesesuaian jenis tender yang dipilih bergantung kepada kesesuaian kerja yang dicadangkan seperti saiz projek, faktor masa, pengalaman dan kepakaran, lokasi, kos yang ditetapkan dan sebagainya. Walau bagaimanapun, kandungan dokumen tender yang perlu disediakan biasanya serupa. Proses penyediaan Dokumen Tender/ Dokumen Meja Tender bermula apabila pelan-pelan diterima daripada Arkitek. Selepas itu, segala kerja akan diprogramkan seperti menentukan jumlah item untuk kos utama dan provisional sum sebelum menganggarkan nilai keseluruhannya. Segala borangborang yang berkenaan serta perkara-perkara yang berkaitan akan dikumpul, disusun dan kemudian akan dijilidkan. Seterusnya anggaran kasar kos perlu diperolehi kerana ia akan mempengaruhi jenis tender yang akan digunakan. Bagi projek yang dibiayai oleh pihak kerajaan seperti Jabatan Kerja Raya (JKR), anggaran kasar ini juga perlu dimajukan kepada Jabatan Kewangan Ibu Pejabat JKR untuk mendapatkan pengesahan peruntukan. Pengesahan diperlukan bagi memastikan projek yang akan dilaksanakan berada dalam lingkungan wang yang diperuntukkan. Perolehan bagi kerajaan menetapkan tender hendaklah dipelawa bagi kos projek yang dianggarkan melebihi RM500,000.00.

3.1

Proses Kerja Menyediakan Dokumen Tender

Asas Kontrak berdasarkan :Menentukan asas kontrak

Menyaring Kuantiti (Taking Off) berdasarkan lukisan tender

Menyediakan Senarai Kuantiti (Bills of Quantity)

Menyusun dan melengkapkan dokumen tender (termasuk lukisan tender)

Mencetak Dokumen Tender

(Rajah 3.1 : Proses Menyediakan Dokumen Tender)

1. 2.

Lukisan & Spesifikasi; atau Senarai Kuantiti

3.2

Perkara-perkara yang terkandung di dalam Dokumen Tender / Dokumen Meja Tender Dokumen Tender / Dokumen Meja Tender yang berdasarkan Senarai Kuantiti hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:3.2.1

Surat Pelawaaan Kepada Petender (RUJUK Lampiran - Surat Pelawaan Tender.docx) Surat ini merupakan surat pelawaan kepada semua petender untuk menyertai sesuatu tender. Surat ini menyatakan :a) b) c) d)

Dokumen-dokumen yang disertakan di dalam dokumen tender; Harga dokumen dijual; Tempat Dokumen Meja Tender dapat dirujuk; dan Tempat, tarikh dan masa dokumen dihantar setelah siap diisi.

3.2.2

Senarai Semakan Mengemukakan Tender (RUJUK Lampiran - SENARAI SEMAK.docx ) Dokumen ini merupakan dokumen yang dikemukakan bersama-sama dokumen tender (dijilidkan berasingan) sebagai senarai semakan dan rujukan kepada pentender untuk mengemukakan tender. Senarai semakan ini adalah bertujuan bagi menolong petender mengemukakan satu tender yang lengkap tanpa sebarang kesilapan. Semua petender adalah dinasihatkan supaya menggunakan senarai semakan ini bagi menyemak tender mereka sebelum menyerahkan tender masing-masing. Petender adalah digalakkan mengggunakan senarai semakan ini sebagai panduan bahawa sesuatu tindakan perlu diambil atau peringatan bahawa tindakan telah diambil untuk memastikan kesempurnaan tender yang dikemukakan.

3.2.3

Arahan Kepada Petender (RUJUK Lampiran - Arahan Kepada Petender.pdf) Dokumen ini merupakan maklumat dan arahan kepada semua petender yang memasuki tender. Arahan-arahan adalah merangkumi dan berkaitan dengan perkara-perkara berikut:1. Am 2. Dokumen Tender 3. Tempoh Siap Kerja 4. Lawatan tapak 5. Dokumen Meja Tender 6. Senarai Kuantiti 7. Percanggahan Dokumen Tender 8. Addenda 9. Interpretasi Secara Lisan 10. Notis Kepada Petender 11. Bantahan Oleh Petender 12. Petender Usahasama 13. Tempoh Sah Tender 14. Maklumat latar Belakang, Kewangan dan Prestasi Petender 15. Kriteria Penilaian 16. Keputusan Tender Adalah Muktamad 17. Penerimaan Atau Penolakan Tender 18. Perbuatan Rasuah 19. Perlarasan Harga dan Kadar Harga 20. Tarikh Memulakan Kerja 21. Cerucuk Gantian Setaraf Dengan Cerucuk JKR 22. Iklan 23. Perlaksanaan IBS 24. Peruntukan Khas Kepada Syarat-syarat Kontrak 25. Kos Tender 26. Work Programme 27. Specification For The Design, Supply And Erect Of Timber Roof Trusses / Steel Roof Trusses 28. Keperluan Lukisan Koordinasi dan Penyelaras Mekanikal dan Elektrikal (M&E) 29. Dasar Pengagihan Kerja Kepada Kontraktor Bumiputera Kelas E & F 30. Perlaksanaan Integrity Pact 31. Hal-hal Lain

3.2.4

Borang Tender (JKR 203B – Pin.5/2008) (RUJUK Lampiran - Borang Tender JKR203B 5_2008.jpg) Borang Tender rmerupakan borang yang penting di mana kegagalan kontraktor melengkapkannya membuatkan kontraktor tidak layak untuk memperolehi tender tersebut. Ia mengandungi harga tender dan tempoh penyiapan projek.

3.2.5

Surat Setujuterima Tender (JKR 203D – Pin.1/2011) (RUJUK Lampiran surat setujuterima.jpg) Surat Setujuterima Tender hanya sebahagian daripada Dokumen Meja Tender dan tidak terdapat di dalam dokumen tender yang dikemukakan kepada kontraktor. Setelah tender disetujuterima, dokumen ini akan menjadi sebahagian daripada dokumen kontrak.

3.2.6

Borang Kontrak (JKR 203A – Rev.1/2010) (RUJUK Lampiran - Borang JKR203A 2010.jpg) Borang kontrak merupakan satu dokumen yang memperuntukan hak-hak dan tanggungantanggungan yang mengikat pihak-pihak yang berkontrak di dalam melaksanakan sesuatu projek.

3.2.7

Peruntukan Khas Kepada Syarat-Syarat Kontrak (RUJUKLampiran - Peruntukan Khas.doc) Peruntukan-peruntukan khas di bawah syarat-syarat kontrak adalah seperti berikut :a) Pelaksanaan Syarat Perubahan Harga Bahan Binaan; b) Penggunaan Bahan/Barangan/Perkhidmatan Tempatan dan Perolehan Kerajaan; dan c) Dasar Pengagihan Kerja Kepada Kontraktor Kelas E dan F.

3.2.8

Spesifikasi Piawai (Standard Specification For Building Works – 2005) (RUJUK Lampiran - Standardspec2008.jpg) Ia menentukan keperluan kerja yang tidak dijelaskan di dalam lukisan dan keperluankeperluan lain tender/kontrak yang tidak dinyatakan dalam mana-mana dokumen lain.

3.2.9

Pengukuran, Perincian Dan Faktor Menghargakan Senarai Kuantiti Dokumen ini perlu dimasukkan ke dalam dokumen tender bagi menjelaskan penyimpangan kaedah pengukuran daripada Kaedah Pengukuran Piawai yang diperuntukan dalam Standard Method of Measurement of Building Works Second Edition (SMM 2) dalam penyediaan senarai kuantiti.

3.2.10 Senarai Kuantiti (RUJUK Lampiran - Senarai Kuantiti (With Rate).xlsx Senarai kuantiti adalah dokumen yang terkandung di dalam dokumen tender yang mengandungi huraian dan kuantiti butir-butir kerja yang terlibat di dalam pembinaan. 3.2.11 Borang-Borang Maklumat Am Latar Belakang Petender dan Dokumen-Dokumen Sokongan Dokumen ini merupakan dokumen yang perlu dilengkapkan oleh kontraktor. Ia mengandungi perkara-perkara berikut :Borang A

-

Borang B Borang C Borang CA

-

Broang D Borang E Borang F Borang G Borang GA

-

SURAT PENGAKUAN KEBENARAN MAKLUMAT DAN KEESAHAN DOKUMEN YANG DIKEMUKAKAN OLEH PENTENDER MAKLUMAT AM DAN LATAR BELAKANG PETENDER DATA-DATA KEWANGAN LAPORAN BANK / INSTITUSI KEWANGAN MENGENAI KEDUDUKAN KEWANGAN PETENDER REKOD PENGALAMAN KERJA KAKITANGAN TEKNIKAL KEEMPUNYAAN LOJI DAN PERALATAN PEMBINAAN UTAMA SENARAI KERJA KONTRAK SEMASA LAPORAN JURUTERA PROJEK ATAS PRESTASI KERJA SEMASA PETENDER

3.2.12

Jaminan Bank dan Insuran Untuk Bon Pelaksanaan (RUJUK Lampiran - bon perlaksanaan.doc ) Dokumen ini merupakan format Jaminan Bank dan Insuran yang perlu dikemukakan oleh Kontraktor yang memilih jaminan bank atau jaminan insurans sebagai bon pelaksanaan setelah tender berjaya. Ia menerangkan kepada petender syarat-syarat jaminan yang akan diluluskan oleh kerajaan.

3.2.13

Jaminan Bank dan Insuran Untuk Bayaran Pendahuluan (RUJUK Lampiran - Wang Pendahuluan.jpg) Dokumen ini merupakan format Jaminan Bank dan Insuran yang perlu dikemukakan oleh Kontraktor sekiranya ingin mendapatkan bayaran pendahuluan setelah tender berjaya. I

3.2.14

Senarai Lukisan (RUJUK Lampiran - senarai lukisan.xls) Senarai lukisan akan menyenaraikan semua lukisan termasuk nombor siri lukisan untuk perlaksanaan kerja.

3.2.15

Lukisan-Lukisan Lengkap Semua lukisan untuk perlaksanaan kerja mestilah menjadi sebahagian daripada dokumen tender. Untuk kontrak yang berdasarkan senarai kuantiti, lukisan diperlukan sebagai gambaran terperinci dan menyeluruh tentang skop kerja dan butiran-butiran lain yang diperlukan untuk menghargakan kerja yang disenaraikan di dalam senarai kuantiti. Walaubagaimanapun, lazimnya lukisan tender untuk tender yang berdasarkan senarai kuantiti, lukisan hanya akan dipamerkan di dalam dokumen meja tender. Manakala untuk tender yang berasaskan lukisan dan spesifikasi, semua lukisan yang lengkap hendaklah dikemukakan bersama-sama dokumen tender kerana ia akan menjadi asas untuk mendapatkan harga kontrak.

3.3

Perkara-perkara yang terkandung di dalam Dokumen Tender / Dokumen Meja Tender

Dokumen Tender / Dokumen Meja Tender yang berdasarkan Lukisan dan Spesifikasi pula adalah hampir sama seperti Dokumen Tender Berdasarkan Lukisan dan Senarai Kuantiti. Perbezaannya adalah perkara berkaitan pengukuran, perincian dan faktor menghargakan senarai kuantiti dan senarai kuantiti tidak dimasukkan ke dalam Dokumen Tender. Ia di gantikan dengan perkara-perkara berikut; 3.3.1

Jadual Kadar Harga Jadual kadar harga yang terkini perlu dimasukkan ke dalam Dokumen Tender kerana ia akan menjadi sebahagian daripada Dokumen Tender dan Dokumen Meja Tender. Ia akan menjadi asas kepada penilaian sekiranya terdapat Arahan Perubahan Kerja (APK) semasa projek dilaksanakan.

3.3.2

Jadual Kadar Harga Harian Juga menjadi asas untuk pengiraan bagi penilaian kerja sekiranya terdapat sebarang perubahan kerja. Ia akan dilampirkan di dalam Dokumen Tender.