T ema N º17 Perr son Pe onal alii zaci ació ón de tabl as as,, vis vi stas e i n f or ormes mes 17.1 Creación de una tabla personalizada. personalizada . 17.2 Definición de vistas personalizadas. personalizadas . 17.3 Exportación de informes informes e integración integración con software. 17.4 Análisis de informes en tablas y gráficos dinámicos
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Capacidad del Tema
Crea tablas personalizadas, vistas e informes analizando la información obtenida para diferentes proyectos
Conocimientos Previos
¿Cuándo es necesario crear una tabla personalizada? ¿Microsoft integra Excel y Visio dentro de Ms-Project tiene idea cuál es la finalidad ?
Conflicto Cognitivo
¿ Cuál es la importancia de de crear informes personalizados con Project 2013, para el control y seguimiento de un Proyecto.?
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17.1 Creación de una tabla personalizada
Imagen 1: Ventana opción nuevo informe Tabla Para insertar una tabla clic en la pestaña crear un informe, nuevo informe elegimos la opción Tabla, muestra la ventana nombre de informe y escribimos por ejemplo: TablaN°1
Imagen 2: Ventana de ingreso de nombre de tabla
Al seleccionar el botón Aceptar se muestra la siguiente ventana observando en la parte superior la herramienta de informes:
Utilice las Herramient as d e Tabla: Dis eñ o para elegir estilos de t ablas y Conf igu ración para m odi ficar tam añ os d e celdas y alin ear textos
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Imagen 3: La ventana muestra la tabla por defecto. La tabla mostrada Ms-Project 2013 da la oportunidad de cambiar el estilo, presentación y adicionar o eliminar campos de la misma.
Imagen 4: Ingreso de la columna %Variación de Costo.
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17.2 Creación de vistas personalizadas. Durante la utilización de las diferentes vistas en ocasiones es recomendable adicionar varias columnas que permitan mostrar información relevante del proyecto, en tal sentido Ms-Project 2013 facilita esta labor permitiendo la creación y personalización de las diferentes vistas. Por ejemplo si al diagrama de Gantt adiciono las columnas % de trabajo completado y costo es probable que dicha variación de la vista la llame “Gantt Modificado”, para ello
ir al grupo Vistas de Tareas y seleccionar la opción Diagrama de Gantt y Guardar Vista
Imagen 4: Ventana que permite guardar vista Automáticamente en la opción personalizada de la vista aparece la vista guardada:
Imagen 5: Muestra nueva vista Gantt Modificado
Crea info rm es d esde cer o con ins erción d e imágenes, g ráfico s, tablas o víncu los. Una vez creado el p roy ecto s e puede im po rtar a otra platafor ma c apaz de mo strar gr áfico s com o es Ms Pow erPoint.
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Mantenimiento de Vistas: En la fase de seguimiento y control del proyecto pueden surgir una serie de nuevas vistas las mismas que de ser necesario serán eliminadas o mantenidas mediante la opción diagrama de Gantt, más vistas botón organizador.
Imagen 6: Ventana muestra opciones Más Vistas. La pestaña vistas muestra la de reciente creación, si el usuario cree por conveniente eliminarla debe de seleccionarla seguido de un clic, debiendo antes de cambiar de vista para que Ms-Project elimine la vista seleccionada.
Imagen 7: Ventana muestra el Organizador y sus diferentes opciones.
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17.3 Exportación de Informes e integración con software. Al igual que en la versión 2010, Ms-Project 2013, se apoya en dos aplicaciones o software integrado al Office 2013: MS-Excel y MS-Visio 2013. Seleccionar la Pestaña Crear Informes luego elegir la opción Informes Visuales. A continuación observaremos algunos de los Informes más usados:
Imagen 8: Lista de Informes Visuales (todas) En la figura anterior se puede observar los diversos informes visuales que proporciona Project, los cuales pueden ser exportados a MS-Excel y Ms-Visio. Informe Visual con Excel:
Imagen 9: Gráfico de Excel
Microsoft Office integra tres software: Project, Excel y Visio 2013
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Informe Visual con Visio:
Imagen 10: Diagrama de Visio. 17.4 Análisis de Informes en tablas y gráficos dinámicos A elegir cualquiera de los informes de Excel, Project crea de forma automática Gráficos Dinámicos los mismos que pueden ser editados, tal como se muestra en la siguiente figura:
Imagen 11: Ventana muestra el grafico desde Excel donde es posible su edición
Los gráficos y diagramas de Excel y Visio, pueden mo dificarse con sus prop ias herramientas dando m ayor flexibilidad.
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Utilice la Herramienta de Gráficos Dinámicos para modificar los informes generados, seleccionar la opción uso de asignación, ubicada en la parte inferior del libro de Excel, muestra la tabla en Excel generada por el Informe Visual. .
Imagen 12: Ventana muestra una hoja de Excel
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AUTOEVALUACIÓN I. Responder Verdadero o Falso donde corresponda: 1. La herramienta tabla permite cambiar estilos, tamaños de celdas, etc. V
F
V
2. El campo “duración” aparece por defecto en la tabla del informe. V
F
3. El archivo Global.mpt es un informe de Project?
F
4. Es posible filtrar los informes de Visio y Excel respectivamente: V
F
II. Seleccione la plantilla resumen de la asignación y describa las plantillas existentes.
III. Indique el procedimiento para eliminar vistas personalizadas no necesarias en un proyecto:
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Referencias Bibliográficas
Aguirre, A. (2013). Microsoft Project 2013. Lima : Macro. Chiavenato, I. (1993). Iniciacion a la Administracion de la Produccion. Mexico: Mc Graw Hill. Microsoft. (s.f.). Plataforma Educativa de Microsoft IT Academy Program. Obtenido de http://itacademy.microsoftelearning.com/spain/ Sistemas, C. d. (2013). Módulo de Computación I. Chiclayo. PMI. (2012). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Quinta Edición. Pensylvania.
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Tema N º18 Evalu ación en base a i ndicadores del proyecto 18.1 18.2
Análisis de los indicadores de programación y de costo: IRP, IRC. Análisis del proyecto en referencia a lo planificado.
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Capacidad del Tema
Evalúa, analiza los indicadores de valor acumulado en las tablas y vistas de seguimiento del proyecto.
Conocimientos Previos
¿Cómo obtiene el costo presupuestado del proyecto? ¿En qué consiste el método del valor ganado?
Conflicto Cognitivo
¿ Qué indicadores permiten determinar el éxito de un Proyecto y como ayuda MSProject 2013en el cumplimiento de los objetivos de un Proyecto?
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18.1 Análisis de los indicadores de programación y de costo: IRP, IRC. Para realizar el seguimiento y control del proyecto tenemos que evaluar y analizar lo que muestran las tablas que nos ayudan a encontrar desviaciones entre lo que se planifica y lo que en realidad se está ejecutando de manera que se puedan corregir las posibles desviaciones lo antes posible y determinar cuál es el estado del proyecto. Campos IRC En los campos IRC (Índice de rendimiento de costos) muestra la relación que existe entre los costos presupuestados de la línea base y los costos reales del trabajo realizado hasta la fecha de estado del proyecto o fecha actual. Existen dos categorías de campos IRC. IRC (campo de tareas) El IRC es la relación entre el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) que contiene el valor acumulado del porcentaje multiplicado por el costo de la línea base de la fase temporal y el CRTR (costo real del trabajo realizado) contiene los costos contraídos por el trabajo ya realizado hasta la fecha de estado del proyecto o hasta la fecha actual. IRC = CPTR / CRTR
Ingrese a la pestaña Vista, Tablas, Más Tablas: Indicadores de Costo del Valor Acumulado.
Imagen 1: Elegir opción Indicadores de costo del valor acumulado. La Gestión del Valor Ganado define los formatos y frecuencia de presentación de los infor mes de co stos. (PMBOK)
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Imagen 2: Tabla de Indicadores de costo del valor acumulado. Ejemplo: Se esperaba que después de un día termine la tarea definir enfoque, sin embargo tiene una duración real de dos días costara 320 es decir el CRTR habiendo estado presupuestado 160 soles CPTR. El IRC de la tarea es de aproximadamente 0.5 observado que ya existe un incremento del costo del proyecto. En conclusión hay una pérdida económica del proyecto. Campos IRP En el campo IRP (índice de rendimiento de la programación) muestra la relación entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTR/CPTP). El IRP a menudo se usa para calcular la fecha de finalización del proyecto. La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos a lo largo del tiempo. IRP = CPTR / CPTP
Ingrese a la pestaña Vista, Tablas, Más Tablas: Indicadores de Programación del Valor Acumulado. Lo s dato s de des empeñ o d e trabajo, con siste en la info rm ación sob re el avan ce d el pr oy ecto (desem peñ o té cn ico plan ific ado vers us el real)
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Imagen 3: Tabla de Indicadores de Programación del Valor Acumulado. Ejemplo: Se esperaba que la tarea identificar recurso llego a su término, sin embargo se encuentra al 88% siendo el IRP de 3.5. En conclusión hay un adelanto físico del proyecto. Lo s info rm es d e desem peñ o del tr abajo con stitu yen la repr esentación física o electrónic a de la infor mac ión sob re el desem peñ o d el trabajo reco pilad o en documentos del proyecto, destinada a generar decisiones, acciones o cono cimiento (PMBOK)
18.2 Análisis del proyecto en referencia a lo planificado. Cuando comienza a grabar datos reales, debe revisar el progreso o analizar el avance en referencia a lo que planificado y Ms-Project 2013 le puede ayudar: USAR LA VISTA GANTT DE SEGUIMIENTO: La Vista Gantt de Seguimiento, que se muestra en la figura usa la tabla de entrada y probablemente proporcione la imagen más eficaz del progreso de su proyecto. La barra inferior del diagrama muestra las fechas previstas que se pensó realizar las tareas (fechas previstas). La barra anterior, muestra según sea el caso las fechas de comienzo y fin programado, sin embargo si la tarea fue terminada indica la fecha de comienzo y fin reales. Al lado de las barras se muestra el porcentaje de avance de las Comunícate con nosotros. 481614
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tareas por último Project muestra de color rojo las barras de las tareas consideradas dentro de la ruta crítica.
Imagen 4: Vista de Gantt de seguimiento USAR LA TABLA TRABAJO PARA TAREAS: La tabla de trabajo para tareas, que se muestra en la f igura indica el tiempo total para culminar cada tarea dividido entre todos los recursos asignados a las diferentes tareas del proyecto. El trabajo se diferencia de la duración de la tarea en lo siguiente: a) El Trabajo mide cuantas horas de esfuerzo son necesarias para completar una tarea. b) La duración de la tarea mide la cantidad de tiempo (número de días) que se asigna a una tarea. Si el trabajo total para una tarea de 24 horas, pero la duración de la tarea es de un día, será necesario agregar 3 recursos para completar dicha tarea o en su defecto prolongar la duración de la tarea. La tabla de trabajo para tareas muestra la información prevista que permite comparar el avance con la estimación original de la línea base la cual debe de crearse antes de realizar su análisis. Puede aplicar la tabla trabajo para cualquie r vista de hoja de tareas.
Lo s dat os d e desem peñ o in clu yen el p orc entaje d e trabajo físic amen te term inad o, las m edid as d e des emp eñ o té cn ic o y de c alid ad, trab ajo r eal, variación y p revisto (PMBOK).
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Imagen 5: Ventana de tabla de tareas. Observe la columna Trabajo seleccione con el mouse y presione anticlic, seleccione por ejemplo para realizar las comparaciones trabajo real, costo y costo real como se muestra en las figuras siguientes.
Imagen 6: Ventana que permite seleccionar otros campos de la vista.
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Imagen 7: Muestra datos como trabajo y costo real. USAR LA TABLA TRABAJO PARA RECURSOS La tabla de trabajo para recursos, presenta la información del trabajo de los recursos asignados a las tareas. En este caso el trabajo muestra el tiempo total requeridos por los recursos para completar una tarea. Esta tabla incluye información básica que puede comparar sus avances con la estimación original. La tabla trabajo para recursos, puede aplicarse a cualquier vista de hoja de recursos. Por ejemplo la tabla trabajo para recursos aparece en lado izquierdo aparece en el lado izquierdo de la vista uso de recursos, clic en la vista uso de recurso haga clic en el botón seleccionar todo y elija trabajo en el menú que muestra.
Muestre la tabla de trabajo en la hoja de recur sos para observar el trabajo previsto, real, variación y restante de los recurs os en las diferentes tareas del proyecto
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Imagen 8: Muestra tabla trabajo para recursos Observe la columna Trabajo seleccione con el mouse y presione anticlic, seleccione por ejemplo para realizar las comparaciones trabajo real, costo como se muestra en las figuras siguientes.
Imagen 9: Muestra campos a mostrar.
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Imagen 10: Adiciona campos trabajo real y costo.
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AUTOEVALUACIÓN I. Responder corresponda:
V
o
F
según
1. ¿El índice de rendimiento de costo se obtiene antes de crear la línea base? V
3. La tabla de trabajo para tareas muestra sólo la información real que permite comparar el avance con la estimación original.
F V
2. ¿La adecuada lectura de los indicadores garantiza una acertada toma de decisiones? V
F
4. El Trabajo mide cuantas horas de esfuerzo son necesarias para completar una tarea.
F V
F
II. Relaciones las siguientes palabras con su definición ó concepto:
1. Gantt seguimiento
2. trabajo
3. duración 4.
a. Proporciona la imagen más eficaz del progreso de su proyecto b. Mide la cantidad de tiempo (número de días) que se asigna a una tarea. c. mide cuantas horas de esfuerzo son necesarias para completar una t area.
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Referencias Bibliográficas
Aguirre, A. (2013). Microsoft Project 2013. Lima : Macro. Chiavenato, I. (1993). Iniciacion a la Administracion de la Produccion. Mexico: Mc Graw Hill. Microsoft. (s.f.). Plataforma Educativa de Microsoft IT Academy Program. Obtenido de http://itacademy.microsoftelearning.com/spain/ Sistemas, C. d. (2013). Módulo de Computación I. Chiclayo. PMI. (2012). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Quinta Edición. Pensylvania.
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