tema4

EL ALCANCE DEL PROYECTO

GESTIÓN DE

PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

PROYECTOS

Alpuente Hermosilla, Jesús Arribas Navarro, Tomás Esteve Asensio, Guillermo MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

¿ De qué vamos a hablar ? 

MO-TIC

1

OBJETIVOS: 

Identificar los procesos de gestión del alcance del proyecto.



Diferenciar el alcance del proyecto del alcance del producto.



Aplicar herramientas y técnicas para definir y gestionar el alcance del proyecto. EL ALCANCE DEL PROYECTO

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GESTIÓN DE PROYECTOS

¿ De qué vamos a hablar ? 

Los objetivos responden a … 

  

MO-TIC

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Importancia de asegurar que el alcance de un proyecto ha sido definido completamente y con exactitud. Relación entre el valor medible para la organización (MOV) y el alcance del proyecto. Importancia de disponer de procedimientos de control del alcance. Comunicación de los procesos de control del alcance a los promotores de un proyecto. EL ALCANCE DEL PROYECTO

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Esquema a seguir Introducción al alcance del proyecto  Iniciación del alcance  Planificación del alcance  Definición del alcance  Verificación del alcance  Control de cambios del alcance 

MO-TIC

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Introducción al alcance del proyecto 

Alcance: Definir límites del trabajo y partes del

proyecto.

“Hacer lo que hay que hacer y no hacer lo que no hay que hacer”. 

Alcance del producto vs. Alcance del proyecto.  Producto → características y funciones.  Proyecto → trabajo a realizar para obtener el producto.

MO-TIC

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MO-TIC

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Introducción al alcance del proyecto

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Introducción al alcance del proyecto INICIACIÓN DEL ALCANCE: Comprometer a la organización para empezar la siguiente fase del proyecto. 



PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE: Desarrollo de

un plan escrito del alcance que sirva de base para futuras decisiones a tomar. 

DEFINICIÓN DEL ALCANCE: Identificar las

entregas del proyecto y del producto que configuran el MOV del proyecto. MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

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Introducción al alcance del proyecto 

VERIFICACIÓN DEL ALCANCE: Confirmar que

el alcance del proyecto es exacto, completo y sigue el MOV del proyecto. CONTROL

DE CAMBIOS EN EL ALCANCE:

Asegurar que se dispone de los controles que permiten gestionar los cambios del alcance una vez que se ha fijado el alcance del proyecto.

MO-TIC

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Iniciación del alcance Proceso por el que se reconoce formalmente … 

 Que existe un nuevo proyecto o 

Que un proyecto existente debería continuar en su próxima fase.

Enlace del proyecto con el trabajo continuado que desarrolla la organización. 

MO-TIC

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Iniciación del alcance 

EXCEPCIONES:  En función de la organización ▶estudios previos (viabilidad, plan preliminar) iniciados por la organización de forma separada.

En función del tipo de proyecto ▶ proyectos de servicio interno y de desarrollo de nuevo producto se inician informalmente con cantidad de trabajo limitada para asegurar aprobación de iniciación formal. MO-TIC

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Iniciación del alcance CAUSAS QUE MOTIVAN LA AUTORIZACIÓN DE LOS PROYECTOS: 

Demanda

de mercado. Necesidad del negocio. Petición del cliente. Avance tecnológico. Requisito legal.

Estímulos Problemas Oportunidades Requisitos comerciales

El

gestor ha de tomar una decisión sobre cómo responder. 10

MO-TIC

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Iniciación del alcance

ENTRADAS 1. Descripción de producto 2. Plan estratégico 3. Criterios de Selección 4. Información Histórica

MO-TIC

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 1. Métodos de selección de proyecto 2. Evaluación externa

SALIDAS 1. Contrato 2. Asignación del gestor al proyecto 3. Restricciones 4. Asunciones

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Entradas de la iniciación 



Descripción del producto. 

Documenta las características del producto o servicio a crear por el proyecto.



La descripción crece con las distintas fases.

Plan estratégico. 

MO-TIC

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MO-TIC

Se han de seguir los fines estratégicos de la organización. EL ALCANCE DEL PROYECTO

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Entradas de la iniciación 

Criterios de selección de proyectos.



Información histórica.

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

Sobre decisiones de selección y realizaciones previas.



Sobre resultados de fases previas.

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Herramientas y técnicas en la iniciación 

Métodos de selección de proyectos. (Modelos de decisión). 

Categorías: • Métodos de medida de beneficios. • Métodos de optimización forzada.



 MO-TIC

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Puede tratarse como una fase del proyecto.

Evaluación por expertos. EL ALCANCE DEL PROYECTO

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Salidas de la iniciación 

Contrato del proyecto. 

Documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto.



Asignación/Identificación

del

gestor

del

proyecto. 

MO-TIC

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Asignación antes del comienzo de la ejecución. EL ALCANCE DEL PROYECTO

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Salidas de la iniciación 

Restricciones. 

Los

proyectos

realizados

por

contrata

son

restrictivos.



MO-TIC

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Asunciones. 

Factores considerados ciertos al planificar.



Implican riesgos. EL ALCANCE DEL PROYECTO

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Planificación de Alcance (Scope Planning) 

Factores de entrada:  







Estimación de actividades a realizar Estimación de tiempo a emplear

Factores de salida (Documentación)  

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Entregables Limitaciones del proyecto

Estimaciones mediante herramientas y técnicas 

MO-TIC

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Entregables Actividades a realizar EL ALCANCE DEL PROYECTO

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Los límites del proyecto 

Qué está incluido en el proyecto  



Qué está fuera del alcance del proyecto 



MO-TIC

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Identificar necesidades que no tenemos que realizar nosotros y deben existir. Detectar vacíos.

Evitar invertir tiempo y recursos en actividades que no producen beneficios EL ALCANCE DEL PROYECTO

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Herramientas y Técnicas para delimitar el alcance. 

MO-TIC

Representación de flujo de datos Representación de funcionalidades

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Scope Statement 

Documento de “alto nivel” dirección que recoge las expectativas y necesidades del cliente.



Enumerar en infinitivo las acciones previstas a realizar:



Importante clarificar y enumerar las actividades que no son nuestro cometido.

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Definición de Alcance (Scope Definition) 

Definir los elementos entregables del proyecto 

Entregables orientados a proyecto • Estudio de los sistemas Actuales • Análisis de Coste / Beneficio • Definición de Requisitos



Entregables orientados a producto • Características y Funcionalidades

MO-TIC

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Herramientas para la definición de Proyecto 

DDT (Deliverable definition Table) 





Documento interno de desglose de actividades necesario para estimar planificación y presupuesto.

WBS (Work Breakdown structure) 

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Enumerar entregables con propósito y responsable.

DSC (Deliverable structure chart) 

MO-TIC

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Desglose de actividades por capas descendiendo en nivel y detalle. EL ALCANCE DEL PROYECTO

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MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

MO-TIC

DDT

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EL ALCANCE DEL PROYECTO

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DSC

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Herramientas para la definición de Producto 

DFD (Data Flow Diagram) 



UCD (Use Case Diagram) 

MO-TIC

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MO-TIC

Representación de procesos y flujos de datos.

Representación funcional, orientado a la operación a las funciones e interacciones.

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EL ALCANCE DEL PROYECTO

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DFD

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MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

UCD

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Salida del proceso 

MO-TIC

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Entregables documentales 

Planificación Temporal



Estimación de costes

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Verificación del alcance

ENTRADAS 1. Documentación del proyecto (si ya se ha generado) 2. Definición del alcance 3. Plan del alcance

MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

1. Inspección

SALIDAS 1. Documento de aceptación

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Verificación del alcance al crearlo o modificarlo 

Entradas  



 

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Definición del alcance Plan del alcance

Herramientas y técnicas: Inspección 

MO-TIC

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

¿Están los Objetivos claros? ¿Están los Entregables bien definidos? ¿Hay definidos Puntos de control de la actividad claros y útiles?

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Verificación del alcance al crearlo o modificarlo 

Herramientas y técnicas: Inspección  



Salidas 

MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

Se genera un Documento de Aceptación de alcance

EL ALCANCE DEL PROYECTO

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Verificación del alcance al concluir el proyecto 

Entradas   



MO-TIC

¿Está definido un proceso de control de calidad? ¿Se han revisado y contrastado las expectativas de todas las partes?

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Definición del alcance Plan del alcance Los entregables generados por el proyecto

Herramientas y técnicas: Inspección confrontando lo solicitado con lo obtenido

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GESTIÓN DE PROYECTOS

Verificación del alcance al concluir el proyecto 

Salidas 

Se genera un Documento de Aceptación de alcance • Aprobadores explícitos (aprueban el documento) • Aprobadores implícitos (reciben copia antes de su aprobación) • Personas que reciben copia para información una vez aprobado

MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

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Control de cambios del alcance . Concepto 



El beneficio es permitir al Gestor mantener el control del proyecto y minimizar algunos riesgos. Es un proceso que debe estar ANTES de que se inicie el proyecto para:   



MO-TIC

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Influir a los factores que pueden generar cambios en el alcance para asegurarse de que resultan beneficiosos para el proyecto Informar a los involucrados de que ha habido cambios en el alcance Controlar los efectos de los cambios

El proceso debe existir independientemente del tamaño del proyecto pero debe ser coherente con él EL ALCANCE DEL PROYECTO

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Control de cambios del alcance

ENTRADAS 1. Definición de alcance 2. Plan de alcance 3. Estado del proyecto 4. Propuesta de Cambio

MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

1. Sistema de control de cambios del alcance 2. Medida de resultados 3. Planificación Adicional

SALIDAS 1. Documento de cambio de alcance 2. Lecciones Aprendidas 3. Acciones Correctoras

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Entradas del Control de cambios del alcance 

Es necesario que exista un documento que recoja la Propuesta de Cambio que incluya:    



MO-TIC

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

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Descripción del cambio y a qué partes del proyecto afecta Las razones que lo soportan Algunas alternativas explicadas con el mismo nivel de detalle Los costes y beneficios asociados a la propuesta y a las alternativas

Además de la Propuesta de Cambio se toman: 

Definición del alcance



Plan del alcance



Información sobre el estado actual del proyecto EL ALCANCE DEL PROYECTO

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Herramientas y técnicas en Control de cambios del alcance  

No debe consumirse más recursos de lo debido Ha de estar claro quiénes evalúan las propuestas   



En función del impacto que tenga, especialmente si afecta a algún contrato En función de su capacidad para valorar la magnitud de las variaciones introducidas al aceptarlo En función de su capacidad para rehacer los planes

Las reglas de análisis han de estar definidas • • • •

MO-TIC

GESTIÓN DE PROYECTOS

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Salidas del Control de cambios del alcance 



En caso de rechazarse, se informa a quienes lo propusieron de los argumentos para ello En caso de aceptarse: 

Se genera un documento de Cambio de Alcance que ha de seguir un proceso de verificación que incluya un Documento de Aceptación.



Se genera un documento de Lecciones Aprendidas





MO-TIC

¿El cambio es inevitable? ¿Por qué incrementa el beneficio? ¿El equipo actual es capaz de hacerlo? ¿Puedo hacer el cambio más tarde.

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Se inician las acciones correctoras sobre el proyecto en curso para adecuarlo al nuevo alcance.

Y en cualquier caso, se almacena en un histórico la propuesta y la respuesta. EL ALCANCE DEL PROYECTO

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