Tema Ofimatica MAD

Boletín de actualización

Auxiliares Administrativos de la Junta de Andalucía Volumen 2 Edición julio 2014

En el Boletín de La Junta de Andalucía n.º 183, de 19 de septiembre de 2014, se publicó la Resolución de 15 de septiembre de 2014, de la Secretaría General para la Administración Pública, por la que se convocan pruebas selectivas, por el sistema de acceso libre, para ingreso en el Cuerpo de Auxiliares Administrativos de la Junta de Andalucía. En las bases de la convocatoria se especificaba en qué consistiría el segundo ejercicio: “Segundo ejercicio. Tendrá carácter eliminatorio y consistirá en un ejercicio de carácter práctico que se realizará siguiendo las instrucciones facilitadas por la Comisión de Selección, en el que se utilizará el procesador de textos Word 2003 y la hoja de cálculo Excel 2003.” Nuestra editorial publicó los libros para esta categoría profesional en el mes de julio, por lo que desconocía la versión que se solicitaría en la prueba práctica; optamos por incluir la versión 2007 de los paquetes ofimáticos, por ser la de uso más habitual. Por ello, en el presente boletín de actualización incluimos los programas de Word y Excel 2003, ofreciéndoles así a nuestros clientes las versiones de las que serán examinados en la prueba práctica.

TEMA

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Sistemas Ofimáticos: Procesadores de Texto. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración de documentos y plantillas. Manejo e impresión de ficheros. Hojas de cálculo. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Otras aplicaciones ofimáticas AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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ESQUEMA INICIAL CAPÍTULO 1. Sistemas Ofimáticos: procesadores de texto: principales funciones y uti-lidades. Creación y estructuración de documentos y plantillas. Manejo e impresión de ficheros 1. Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos 1.1. Características fundamentales de Word 2003 1.2. Entrada y salida del programa 1.3. Interfaz de Word 2003 1.4. Ventana de documento 1.6. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos 1.7. Barra de Herramientas Estándar 2. Introducción, desplazamiento del cursor, selección y operaciones con el texto del documento 2.1. Generalidades 2.2. Modo Insertar texto 2.3. Modo de sobrescribir 2.4. Borrado de un carácter 2.5. Desplazamiento del cursor 2.6. Diferentes modos de seleccionar texto 2.7. Opciones de copiar y pegar 2.8. Uso y particularidades del portapapeles 2.9. Inserción de caracteres especiales (símbolos) 2.10. Inserción de fecha y hora 2.11. Deshacer y rehacer los últimos cambios 3. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y operaciones con ellos 3.1. Creación de un nuevo documento 3.2. Apertura de un documento ya existente 3.3. Guardado de los cambios realizados en un documento 3.4. Cierre de un documento 3.5. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones o aplicaciones, gestión de ficheros y copias de seguridad 3.6. Menú de ventana. Manejo de varios documentos 4. Utilización de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos para mejorar el aspecto del texto 4.1. Introducción 4.2. Fuente 4.3. Formato de párrafo

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5. Configuración de página en función del tipo de documento a desarrollar utilizando las opciones de la aplicación. Visualización del resultado antes de la impresión 5.1. Introducción 5.2. Configuración de página 5.2.1. Márgenes 5.2.2. Orientación de página 5.2.3. Tamaño de papel 5.3. Visualización del documento 5.3.1. Modos de visualizar un documento 5.3.2. Zoom 5.3.3. Vista Preliminar 5.4. Encabezados y Pies de página 5.4.1. Creación, eliminación y modificación de encabezados y pies de pági-na 5.5. Numeración de páginas 5.5.1. Numeración automática de las páginas de un determinado documento. Eliminación de la numeración 5.5.2. Cambiando el formato del número de páginas 5.6. Bordes de página 5.7. Inserción de saltos de página y de sección 5.8. Inserción de columnas periodísticas 5.8.1. Creación de columnas con distintos estilos. Aplicar columnas en distintos espacios dentro del documento 5.9. Inserción de notas al pie y al final 6. Impresión de documentos. Creación de sobres y etiquetas 6.1. Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes como sobres y etiquetas 6.1.1. Impresión (opciones al imprimir) 6.1.2. Configuración de la impresora 6.2. Creación de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos modelo para creación y envío masivo 6.2.1. Introducción 6.2.2. Creación del documento modelo para envío masivo: cartas, sobres, etiquetas o men-sajes de correo electrónico 6.2.3. Selección de destinatarios mediante creación o utilización de archivos de datos 6.2.4. Creación de sobres y etiquetas, opciones de configuración 6.2.5. Combinación de correspondencia: salida a documento, impresora o correo electrónico 7. Estilos de automatización, plantillas y asistentes 7.1. Creación de estilos que automatizan tareas de formato en párrafos con estilo repetitivo y para la creación de índices y plantillas

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7.1.1. Estilos estándar 7.1.2. Asignación, creación, modificación y borrado de estilos 7.2. Utilización de plantillas y asistentes que incorpora la aplicación y creación de plantillas propias basándose en estas o de nueva creación 7.2.1. Utilización de plantillas y asistentes del menú Archivo nuevo 7.2.2. Creación, guardado y modificación de plantillas de documentos CAPITULO 2. Hojas de cálculo: Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y cel-das. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos 1. Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de cálculo 1.1. Introducción 1.2. Instalación e inicio de la aplicación 1.3. Configuración de la aplicación 1.4. Entrada y salida del programa 1.5. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo 1.6. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo 1.7. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.) 2. Desplazamiento, introducción de datos, edición y modificación en la hoja de cálculo 2.1. Desplazamiento por la hoja de cálculo 2.2. Introducción de datos en la hoja de cálculo 2.3. Edición y modificación de la hoja de cálculo 3. Almacenamiento y recuperación de un libro. Operaciones con rangos. Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo 3.1. Almacenamiento y recuperación de un libro 3.2. Operaciones con rangos 3.3. Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo 4.

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Fórmulas, funciones e inserción de gráficos y otros elementos 4.1. Fórmulas 4.2. Funciones 4.3. Inserción de gráficos, para representar la información contenida en las hojas de cálculo 4.4. Inserción de otros elementos dentro de una hoja de cálculo

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Capítulo 1 Sistemas Ofimáticos: procesadores de texto: principales funciones y utilidades. Creación y estructuración de documentos y plantillas. Manejo e impresión de ficheros

1. Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos 1.1. Características fundamentales de Word 2003 Las aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos, son aquellas que nos permiten crear, editar, modificar e imprimir documentos. Aunque existen gran variedad de programas informáticos capaces de realizar estas funciones, nos centraremos en WORD 2003. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Sus características principales son: –

Creación y gestión de documentos, pudiendo gestionar el formato tanto de fuente como de párrafo y página.

–

Inserción de gráficos y tablas.

–

Permite copiar desde el portapapeles y exportar a él.

–

Corrección automática de errores.

–

Creación de plantillas y estilos.

–

Ayuda interactiva.

1.2. Entrada y salida del programa Para entrar en Word 2003 puede usted hacerlo desde el icono que se crea en el escritorio del PC o bien desde el Inicio y Todos los programas, haciendo clic en el icono de Word Office 2003.

Inicio de Word 2003

1.3. Interfaz de Word 2003 Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (Interface). Para poder trabajar adecuadamente con un programa informático, primero debemos conocer el interfaz que nos permitirá ir gestionando todas sus posibilidades.

Interfaz de Word 2003 6

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El bloque de la izquierda, aparece cuando pulsamos la palabra Archivo en la izquierda. Le permitirá realizar diversas tareas como gestionar archivos, gestionar la impresión y cerrar el documento.

El bloque de la derecha le aparecerá mientras edita su documento y le permitirá ir gestionando las tareas necesarias para darle el formato y estilo deseado. 1 2

Barra Interface

Como podrá observar, en el interfaz principal aparecen dos elementos a considerar, los grupos donde se incluyen los distintos comandos y los botones de acceso rápido configurables por el usuario. Los grupos (1) servirán para elegir las tareas principales sobres las que se quiere realizar la operación, mientras que los botones de acceso rápido (2) harán más fácil la utilización de las tareas más habituales. Dentro de cada grupo, podemos acceder a más detalles pulsando la palabra que lo define.

Grupo Desplegado

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1.4. Ventana de documento En la figura puede ver la ventana del documento que está editando. Verá que dispone de información suficiente para trabajar con él. En la parte superior de la imagen se encuentran los grupos y accesos rápidos del interfaz vistos anteriormente. En el margen derecho verá una barra de desplazamiento para poder ir pasando por las distintas partes del documento. El scroll le permitirá ir pasando poco a poco por el documento y las flechas lo harán página por página.

Ventana de documento

En la parte inferior observará la barra de estado, que le mostrará las páginas, el idioma y la vista en la que está trabajando. Esta la estudiará con más detenimiento en el siguiente apartado. Pasaremos ahora a clasificar las distintas formas que tiene de ver un documento para ver las diferentes ventanas que pueden aparecer.

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–

Vista normal: es la forma habitual de trabajar.

–

Lectura de pantalla completa: se usa para leer el documento, visionando el mismo al máximo espacio posible.

–

Vista Diseño web: muestra el documento tal y como sería de convertirse en una página Web.

–

Vista esquema: muestra el documento como un esquema y habilita las herramientas para trabajar con él.

–

Vista Diseño de impresión: muestra el documento tal y como se imprimirá posteriormente incluyendo los encabezados y pies de página en sus posiciones. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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1.5. Barra de estados Como habrá visto antes, esta barra se sitúa en la parte inferior del documento y le permite tener consciencia de la edición del mismo.

Barra de estados

Podrá ver ahora las partes en que se divide la misma: –

Le permite ver la página en la que se encuentra, y las que tiene el documento.

–

Le permite ver el estado de la corrección ortográfica y el idioma en el que está trabajando.

–

Le permite elegir la vista en la que quiere visionar el documento cuando está trabajando en él.

1.6. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos Como no podía ser menos, disponemos de un gran abanico de ayudas para facilitar nuestras tareas. Esta ayuda aparecerá cuando se sitúe sobre algún icono, en forma contextual.

Sistemas de ayuda en Word 2003

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1.7. Barra de Herramientas Estándar La barra de herramientas estándar que le aparecerá al iniciar un documento estará compuesta por los elementos de uso más habitual. Podemos disponer de ella en una o dos filas, siendo recomendable dos filas al principio.

UNIDAD FORMATIVA 2 APLICACIONES INFORMÁTICAS DE TRATAMIENTO DE TEXTOS

Barra Herramientas

Capítulo 2. Introducción, desplazamiento del cursor,

2. Introducción, desplazamiento del cursor, selección selección y operaciones con del el texto del documento y operaciones con el texto documento 2.1. Generalidades 1. Generalidades  La finalidad de cualquier procesador de textos, entre ellosellos el Word Word 2007, es la de crear es la de crear documenLa finalidad de cualquier procesador de textos, entre 2003, documentos escritos a los que se dan diversos formatos que resulten más elegantes afines a tos escritos a los que se dan diversos formatos paraparaque resulten másy elegantes y afines a nuestros nuestros propósitos. Para ello deberá lo primero que deberá en tener cuenta en cuenta es es lógicamente cómo escribircómo texto en escribir texto en el propósitos. Para ello lo primero que tener lógicamente el documento y las diversas para opcionesescribir, para escribir,insertar, insertar, modificar, etc. que se etc. presentan. documento y las diversas opciones modificar, que se presentan. momento en que abranuevo un nuevo documento en el procesador textos, este le habilitará Desde el momentoDesde en elque abra un documento en elde procesador de textos, este le hapoder escribir él desde el teclado su ordenadorde personal. Si no ha modificado ningún estilo, Si no ha modificado bilitará para poderpara escribir enenél desde el deteclado su ordenador personal. formato, etc. (lo veremos en próximos capítulos) utilizará los elementos definidos utilizará por defecto para ningún estilo, formato, etc. (lo veremos en próximos capítulos) los elementos definidos empezar a redactar su documento.su documento. por defecto para empezar a redactar Irá viendo en apartados los sucesivos apartados lo que puede hacer unahacer vez comience a escribir su Irá viendo en los sucesivos quéquéeses lo que puede una vez comience a escribir su Tendrá en que tener en cuenta que no es necesario saltar de líneasaltar cuando llegue al final de una, documento. Tendrádocumento. que tener cuenta que no es necesario de línea cuando llegue al final de como en las máquinas de escribir, ya el procesador de textos realizade estatextos operación realiza automáticamente una, como en las máquinas de escribir, yaqueque el procesador esta operación automáatendiendo a losparámetros parámetros de justificación dados. Sí tendrá que hacerlo cuando termine unque párrafohacerlo con ticamente atendiendo a los de justificación dados. Sí tendrá cuando termine un punto y y aparte para continuar el siguiente. en el siguiente. un párrafo con un punto aparte paraencontinuar

  

2. Modo Insertar texto 

2.2. Modo Insertar texto El modo Insertar texto es el que tiene por defecto activado el Office 2007, el texto que vaya escribiendo en su es documento se intercalará eliminar los caracteres adyacentes. Office 2003, el texto que vaya El modo Insertar texto el que tienesinpor defecto activado escribiendo en su documento se intercalará sin eliminar los caracteres adyacentes.

Nos posicionamos con el ratón donde queremos introducir las nuevas palabras “para insertar” y escribimos.

Palabras insertadas

Insertar texto Figura 11. Insertar texto 10

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2.3. Modo de sobrescribir Si utiliza este modo para escribir su documento, irá borrando todo aquello sobre lo que escriba. Se puede activar o desactivar, pasando en este último caso al modo Insertar Texto. Podrá elegir entre activarlo y desactivarlo usando la tecla Insert.

2.4. Borrado de un carácter Para borrar un carácter hay varias formas de hacerlo: –

Posicionarse delante y usar el botón del teclado Supr .

Supr –

Posicionarse detrás y usar la tecla de BackSpace .

–

Usar el ratón y la posibilidad de cortar con su botón derecho una vez seleccionado el carácter o caracteres a borrar.

2.5. Desplazamiento del cursor Ahora verá cómo desplazar el cursor a través del documento para posicionarse donde desee. Para ello podrá hacerlo a través del ratón y haciendo un clic en la posición donde desee empezar a editar, o bien puede usar las teclas de su teclado.

Teclado y conjuntos de teclas

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2.6. Diferentes modos de seleccionar texto Aquí verá que puede seleccionar el texto deseado de dos formas: –

A través del ratón, dejando pulsado el botón izquierdo mientras lo arrastra por el texto a seleccionar.

–

A través del teclado, mediante las combinaciones de teclas de la tabla adjunta. ¿Qué queremos seleccionar?

Combinación de teclas para hacerlo

Un solo carácter a la derecha

Mayúsculas + flecha a la derecha

Un solo carácter a la izquierda

Mayúsculas + flecha a la izquierda

Una palabra a la derecha

Control + Mayúsculas + flecha a la derecha

Una palabra a la izquierda

Control + Mayúsculas + flecha a la izquierda

Todo el texto hasta el principio de la línea

Mayúsculas + Inicio

Todo el texto hasta el final de la línea

Mayúsculas + Fin

Línea completa debajo del cursor

Mayúsculas + flecha hacia abajo

Línea completa encima del cursor

Mayúsculas + flecha hacia arriba

Desde donde estamos hasta el final del párrafo

Control + Mayúsculas + flecha hacia abajo

Desde donde estamos hasta el principio del párrafo

Control + Mayúsculas + flecha hacia arriba

Hasta el final del documento

Control + E

2.7. Opciones de copiar y pegar Ahora podrá ver las opciones que nos ofrece Word para copiar y pegar datos en el documento. Estas opciones están relacionadas con el portapapeles y el acceso a ellas se puede hacer de varias formas. Tendrá tres opciones a elegir: –

Copiar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles sin que desaparezca del documento.

–

Cortar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles haciendo que SÍ DESAPAREZCA del documento.

–

Pegar: pasará el contenido existente en el portapapeles al documento en el punto en que se encuentre el cursor.

Copiar, cortar o pegar Para copiar, cortar o pegar, una vez seleccionado el texto deberá elegir el icono correspondiente de la figura anterior o bien pulsar el botón derecho del ratón y elegir esa opción del menú contextual. Si pega un texto de otro documento en Word, que puede traer otro formato, le permitirá mantener el formato original o adaptarlo al formato del documento en el que se pega. 12

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TRUCO: Al igual que en otras ocasiones puede serle útil el acceso por teclado a estas opciones. Copiar: CTRL + c

Cortar: CTRL + x

Pegar: CTRL + v

2.8. Uso y particularidades del portapapeles ¿Qué es el portapapeles? Pues es un lugar donde Word guarda hasta 24 entradas de elementos que han sido copiados al mismo. Una especie de baúl donde se van guardando elementos con la espera de ser usados luego. Para acceder a él lo haremos a través del grupo Edición situado en la barra de herramientas principal.

Portapapeles de Word 2003

Podrá ver que en cada elemento aparece un icono a la izquierda que indica de qué programa procede el elemento, ya que el portapapeles permite guardar en él elementos de diversos programas distintos del Sistema Operativo. Una vez abierta la ventana del portapapeles, podrá seleccionar si quiere pegar todo lo que hay en su documento, eliminarlo todo, o elegir el elemento que necesite y trasladarlo a su documento o eliminarlo.

Elementos del portapapeles AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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También dispondrá de una serie de opciones referentes al portapapeles que podrá seleccionar como guste.

Opciones del portapapeles de Word 2003

2.9. Inserción de caracteres especiales (símbolos) El procesador Word 2003 le permitirá insertar símbolos especiales a través de la ficha Insertar…

Insertar símbolos

2.10. Inserción de fecha y hora También puede usted insertar la fecha y hora en cualquier parte del documento, mediante la opción existente en el menú insertar.

Insertar fecha y hora

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2.11. Deshacer y rehacer los últimos cambios Para deshacer y rehacer los últimos cambios realizados en el documento, disponemos de una herramienta muy útil situada en el interfaz principal de Word.

Deshacer y rehacer

3. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y operaciones con ellos 3.1. Creación de un nuevo documento Para empezar a trabajar con WORD deberá crear un documento, que le permita realizar lo que desea. Para ello existen dos vías: –

Iniciar WORD desde el Sistema Operativo.

–

Crear un documento nuevo, con WORD ya abierto.

Al iniciar el Programa desde el Sistema Operativo se creará automáticamente un documento en blanco, que le permitirá inmediatamente comenzar a trabajar sobre él.

Apertura de Word desde SO

Documento en blanco inicial al abrir WORD AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Una vez abierto el documento, observará que puede escribir lo que desee. Por defecto aparece un tipo de letra Times New Roman con tamaño de fuente 12, que luego podrá cambiar (lo veremos en el apartado de Formato) para que su documento tenga un aspecto más profesional. La otra forma de abrir un nuevo documento es con Word en uso. Para ello nos iremos al grupo Archivo que vimos anteriormente y señalaremos Nuevo.

Apertura de nuevo documento con Word ya en uso

Podrá elegir entre algún tipo de plantilla o un documento en blanco. De momento elija un documento en blanco para empezar a trabajar y le aparecerá el mismo formato que cuando abrió Word directamente. El documento inicial presenta formato por defecto para empezar a trabajar directamente. Utilice las posibilidades del programa para dar a sus trabajos un aspecto más profesional.

3.2. Apertura de un documento ya existente Para abrir un documento existente también dispone de dos posibilidades.

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–

Clicar dos veces sobre el documento y se abrirá Word automáticamente.

–

Utilizar el grupo Archivo para buscar el documento desde el apartado Abrir. Le saldrá un cuadro de diálogo donde tendrá que buscar la ubicación del archivo. También puede usar CTRL+A

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3.3. Guardado de los cambios realizados en un documento Para guardar los cambios realizados en el documento deberá utilizar el botón de comando Guardar o Guardar Como… La diferencia entra ambos radica en que el primero de ellos sobrescribe el fichero sobre el que trabaja, sustituyendo el contenido por el existente a la hora de presionar el botón de comando, mientras que la opción Guardar Como habilita un nuevo cuadro de opciones para grabar el archivo con otro nombre o formato. Podremos acceder desde el dibujo del disco en la barra rápida o desde el grupo Archivo.

Opción Guardar documento

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Opción Guardar como

3.4. Cierre de un documento Tras trabajar con un documento, debe cerrar el mismo para que no se quede en la memoria del sistema. Para ello debe usar la opción Cerrar el documento desde el grupo Archivo. En el caso de que no haya guardado los datos tras una modificación, el programa le preguntará si quiere guardar antes de cerrar, para evitar pérdidas de información por algún despiste.

Opción Cerrar documento 18

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TRUCO: Para realizar las tareas antes expuestas, puede utilizar combinaciones de teclas para ganar rapidez: Abrir fichero: CTRL + A

Guardar fichero: CTRL + G

Guardar como: F12

Cerrar: CTRL + F4

3.5. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones o aplicaciones, gestión de ficheros y copias de seguridad Al trabajar con documentos debe conocer qué tipo de documentos es capaz de gestionar WORD 2003. Los vemos a continuación: –

*.doc: Documento Word 97-2003.

–

*.xpf o *.pdf: Documento de Adobe Acrobat o XPS.

–

*.dot: Plantilla Word 97-2003.

–

*.html: Página Web.

–

*.rtf: Texto en formato RTF.

–

*.xml: Documento XML.

–

*.txt: Documento sin formato de texto.

–

*.wps: Documento en formato WORKS.

Podemos personalizar varias opciones a la hora de trabajar con ficheros, como la carpeta donde se guardarán por defecto, la extensión que usará por defecto y donde guardaremos los archivos temporales que se usarán en caso de pérdida de la información, para recuperar una copia de seguridad. Para acceder a estos parámetros, deberá hacerlo desde el grupo Herramientas  Opciones, y nos iremos a la pestaña Guardar, donde podrá configurar a su antojo todas las opciones en función de sus necesidades.

Opciones de gestión de ficheros de Word 2003 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Word 2003 realiza copias de seguridad de su documento cada 10 minutos por defecto, este tiempo lo puede modificar en las opciones de gestión de ficheros vistas anteriormente. Si necesita recuperar uno de los archivos temporales llevados a cabo por el programa, deberá ir al directorio que se indique como Autorrecuperación en el cuadro de diálogo anterior, en la pestaña ubicación de archivos.

3.6. Menú de ventana. Manejo de varios documentos El menú de ventana se encuentra en el grupo Ventana y permitirá gestionar la visión y el trabajo, cuando se trabaja con varios documentos simultáneamente.

Menú ventanas

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Las opciones presentes en el menú son las siguientes: 1. Nueva ventana: abre una ventana con una vista del documento actual. 2. Organizar todo: coloca un mosaico con todos los documentos abiertos en paralelo en la pantalla. 3. Divide la ventana actual en dos partes para que pueda ver diferentes secciones del documento al mismo tiempo. 4. Ver en paralelo: muestra dos documentos en paralelo por si tuviera que comparar el contenido. 5. Cambiar ventanas: Para intercambiar el documento activo solo tendrá que seleccionarlo desde ese grupo.

4. Utilización de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos para mejorar el aspecto del texto 4.1. Introducción Gracias a las diversas opciones de formato ofrecidas por Word, podrá darle a sus documentos el aspecto de una presentación profesional. Para simplificar un poco la tarea, dividiremos la elección de estilos y formatos en tres apartados básicos de menor a mayor envergadura: texto, párrafo y dedicaremos un capítulo aparte al formato de página.

4.2. Fuente En este apartado podrá ver cómo modificar las fuentes para darle diversos matices a sus documentos. Podrá cambiar el tipo, el tamaño, el color, enfatizar, subrayar, tachar, etc.; en el interfaz de Word 2003, podrá encontrar los elementos más utilizados en la parte de comandos rápidos. También podrá modificarlo todo desde el grupo Formato, entrando en Fuente.

Formatos de fuente acceso rápido

Haciendo referencia a la figura, podrá ver en ella los siguientes elementos: 1. Tipo de fuente: aquí elegirá el estilo de la fuente; por defecto Times New Roman. 2. Tamaño de fuente: podrá elegir el tamaño de la letra; por defecto 12. 3. Botones para Énfasis: negrita, cursiva y subrayado. Podría añadir en caso de necesitarlo algunas otras opciones como pueden ser: 1. Marcador: tiene el efecto de marcar con un fluorescente el texto seleccionado. 2. Cambio de color de la fuente: permite cambiar el color de la fuente; por defecto negro. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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3. Operaciones de tachado, subíndice, superíndice y cambio de mayúsculas o minúsculas. 4. Normal: Vuelve al estilo predeterminado: Times New Roman 12 Es recomendable mostrar todos los botones en dos filas para tener acceso rápido a los más importantes.

Si observa el cuadro de diálogo del apartado Fuente, podrá realizar cambios más precisos en el tipo de fuente, además de los ofrecidos en los botones rápidos

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Cuadro de diálogo de formato de fuente

Podrá ver ahora una tabla con las teclas rápidas asociadas a los cambios de formato más usuales. Operación deseada de cambio formato

Combinación de teclas para ello

Negrita

Control + N

Cursiva

Control + K

Subrayado

Control + S

Subíndice

Control + tecla =

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Superíndice

Control + tecla +

Aumentar tamaño fuente

Control + tecla >

Disminuir tamaño fuente

Control + tecla <

Cambiar tipo fuente

Control + Mayúsculas + F

Tabla de teclas de acceso rápido a cambios de formato en la fuente

4.3. Formato de párrafo Al igual que hicimos con los cambios de formato en la fuente, aquí en el párrafo nos basaremos en los comandos ofrecidos en las opciones de párrafo para comentar el efecto que tendrá cada uno de ellos sobre el documento. Podrá acceder a éstas a través del grupo Formato  Párrafo

Formato de Párrafo

En relación a la figura anterior podrá ver en ella los siguientes elementos, que le permitirán gestionar el formato de los párrafos en su documento (recomendable haber puesto antes todos los botones de acceso rápido en dos filas, para tener la mayoría en la barra). 1. Alineación de párrafos: cada uno de estos botones de comando le permitirá alinear el texto en el párrafo según elija.

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1.1.

Justificado Izquierda: alineará el texto a la izquierda, dejando que acabe por la derecha sin justificar.

1.2.

Centrado: centrará el texto en la página.

1.3.

Justificación Derecha: alineará el texto a la derecha, dejando que acabe por la izquierda sin justificar.

1.4.

Justificado: alinea el texto tanto por la derecha como por la izquierda, introduciendo los espacios que considere necesario para ello.

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Ejemplos de justificación de textos

2. Interlineado: le permitirá elegir el espacio existente entre las líneas de texto y la distancia entre el final de un párrafo y el siguiente. 3. Bordes y sombreados: le permitirá realizar sombreados en los párrafos que desee con diversos colores y posibilidades, así como definir bordes y recuadros para el mismo.

Se podrá elegir también algún tipo de efecto, y distintos tipos de líneas para confeccionar el borde.

Opciones de bordes y sombreados La opción de bordes y sombreados en ciertos párrafos le dará a sus documentos un aspecto profesional. No olvide utilizarlos como recurso para destacar elementos importantes.

4. Numeración, viñetas y esquemas numerados: 4.1. Viñetas: le permitirá hacer una lista con diversos tipos de viñetas para que resulte visualmente más atrayente, en función de lo que desee destacar. Las opciones aparecerán solo desde Formato Numeración y Viñetas. El botón de acceso rápido ejecutará la orden predefinida en el anterior apartado.

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Viñetas

4.2. Listas numeradas: similar a la viñeta, le permitirá hacer una lista por orden numérico en lugar de con símbolos. Formato  Numeración y Viñetas. El botón de acceso rápido ejecutará la orden predefinida en el anterior apartado.

Listas numeradas 26

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4.3. Esquema numerado: Inicia una lista con varios niveles y automatiza la numeración de los mismos para facilitar esta tarea al usuario.

Esquema numerado

5. Sangrías: ante todo deberá saber qué es una sangría ¿verdad? La sangría establece la distancia entre el margen izquierdo del documento y el párrafo. Con los botones de comando Aumentar y Disminuir sangría, puede hacer que el párrafo que esté editando se encuentra a más o menos distancia del margen izquierdo del documento. Desde el cuadro de diálogo también puede definir la sangría del párrafo de un modo más exacto.

Cuadro de diálogo para sangrías AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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También puede utilizar la regla de Word para definir la sangría del párrafo. Veamos primero cómo hacer que esta aparezca a la hora de editar el documento.

Regla de Word 2003

Uso de la regla para efectuar sangrías

Una vez que ha visto las sangrías, veremos cómo trabajar con las tabulaciones. Las tabulaciones son los puntos de referencia que toma Word 2003 para hacer las sangrías y para alinear los textos. Se pueden fijar manualmente desde la regla y hay varios tipos que veremos a continuación. 28

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Gestión de tabulaciones desde la regla

Haciendo clic sobre el elemento que nos permite elegir el tipo de tabulación a colocar, irá pasando por las diversas tabulaciones existentes: Tabulación izquierda. Alinea a la izquierda el párrafo con su referencia. Tabulación centrada. Centra el párrafo en base a ella donde esté situada. Tabulación derecha. Alinea a la derecha el párrafo con su referencia. Tabulación decimal. Centra respecto a la coma decimal de los números. Barra de tabulaciones. Coloca una barra vertical de separación. Sangría de primera línea. Sirve para indicar dónde empieza el párrafo. Sangría Francesa. Gestiona la sangría francesa. Solo tendrá que hacer clic sobre la regla en el lugar en el que quiera insertar la tabulación seleccionada y se aplicará al párrafo seleccionado en ese momento. Para modificar su posición solo debe arrastrar la tabulación donde desee y para eliminarla arrástrela fuera de la regla. Verá ahora un ejemplo práctico de uso de las tabulaciones, para hacer un cuadro.

Ejemplo del uso de tabulaciones para editar cuadros de datos

También puede editar las distintas tabulaciones desde el cuadro de diálogo del grupo Párrafo, logrando el mismo efecto que desde la regla. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Fijación de tabulaciones desde el cuadro de diálogo de Párrafo

Para terminar con el formato de párrafos, veremos una tabla con las teclas de acceso rápido más usuales.

Formato de párrafo a realizar

Combinación de teclas rápida

Justificar el párrafo a la izquierda

CTRL + Q

Centrar el párrafo

CTRL + T

Justificar el texto por la derecha

CTRL + D

Justificar totalmente el texto (derecha e izquierda)

CTRL + J

Desplazarse por los distintos tabuladores

Tecla Tabulador del teclado

5. Configuración de página en función del tipo de documento a desarrollar utilizando las opciones de la aplicación. Visualización del resultado antes de la impresión 5.1. Introducción En este apartado verá cómo realizar el diseño de página que mejor se adapte a las necesidades del documento, viendo posteriormente una visualización preliminar antes de la impresión definitiva del mismo. Para todo ello deberá situarse en la ficha Diseño de página, desde donde podrá controlar todos los apartados necesarios. 30

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5.2. Configuración de página

Grupo Configurar página

5.2.1. Márgenes Aquí podrá ver cómo configurar los márgenes de su documento.

Gestión de márgenes de página

Los márgenes, tal y como pudo ver anteriormente con las tabulaciones, también pueden ser modificados desde la regla de Word, desplazando los selectores de los extremos de la misma. El área efectiva de escritura será aquella que se muestra en blanco en la regla. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Gestión márgenes laterales desde la regla

Gestión de márgenes superior e inferior desde la regla

5.2.2. Orientación de página Otro apartado interesante a la hora de configurar la página es la orientación que tendrá esta a la hora de imprimirse. Puede elegir entre horizontal y vertical, siendo por defecto y lo más habitual imprimir verticalmente.

Elección entre orientación vertical u horizontal

5.2.3. Tamaño de papel Aquí podrá elegir entre los distintos tamaños predefinidos de documento, para que se pueda adaptar lo mejor posible a sus necesidades. Por supuesto también permite personalizar el tamaño del documento, por si lo necesitase. 32

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Gestión del tamaño del papel

5.3. Visualización del documento 5.3.1. Modos de visualizar un documento Recordaremos ahora las distintas formas de visualizar un documento que le fueron presentadas en el apartado de la Ventana del documento. Tal y como vimos, se puede cambiar la vista desde la barra de estado del documento, o bien a través de la ficha Vista en la barra de herramientas.

Opciones de visualización del documento en ficha AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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–

Vista normal: es la forma habitual de trabajar.

–

Lectura de pantalla completa: se usa para leer el documento, visionando el mismo al máximo espacio posible.

–

Vista Diseño web: muestra el documento tal y como sería de convertirse en una página Web.

–

Vista esquema: muestra el documento como un esquema y habilita las herramientas para trabajar con él.

–

Vista Borrador: muestra el documento como un borrador para poder editarlo con mayor rapidez. Elimina algunos elementos del visionado como los encabezados y pies de página.

Ahora le mostraremos algunos ejemplos de cada una de las vistas para que pueda identificarlas adecuadamente.

Vista normal (Vista de diseño)

5.3.2. Zoom Una vez ha seleccionado la vista que desee, puede además utilizar el zoom para alejarse o acercarse al documento, de manera que le resulte lo más cómodo posible trabajar con él.

Cuadro de manejo del zoom 34

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Podrá observar que además del cuadro de diálogo existen botones de comando para acceder directamente a las funciones más usuales. –

Para ver el documento a tamaño normal.

–

Para ver una página en una ventana.

–

Para ver dos páginas en una ventana.

–

Para que el ancho de la página coincida con el de la ventana.

5.3.3. Vista Preliminar Con la vista preliminar podremos ver exactamente cómo quedaría el documento para la impresión. Se suele hacer justo antes de imprimir el documento, para comprobar que este está tal y como se desea.

Acceso a vista preliminar

También se puede usar durante la elaboración del mismo para comprobar que los formatos aplicados quedan tal y como se desea.

5.4. Encabezados y Pies de página Con los encabezados y pies de página dará a su documento un aspecto mucho más profesional y ordenado, por lo que habrá de tenerlo en cuenta como un elemento importante de diseño.

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5.4.1. Creación, eliminación y modificación de encabezados y pies de página La creación de estos elementos se lleva a cabo desde el grupo Ver, por lo que ahora podrá ver cómo operar con ella.

Acceso a insertar encabezado y pie de página

Para insertar un encabezado en el documento, se deberá ir a la parte de encabezado, donde podrá seleccionar entre varios tipos de encabezado distintos.

Creación de encabezado

Una vez elija el tipo de encabezado, solo tendrá que editarlo para que muestre lo que usted desee. 36

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Ejemplo de encabezado editado

Para editar el encabezado solo tiene que seleccionar la opción en el menú de Ver encabezado visto anteriormente o clicar dos veces en el mismo con el ratón.

Editado de encabezado

Le aparecerá una barra de herramientas contextual exclusiva para el trabajo con encabezados y pie de página, que le facilitará las labores más usuales.

Barra de herramientas para editar los encabezados

En esta barra de herramientas aparecen facilidades para insertar elementos habituales como imágenes o la fecha o/y hora. Así como algunas opciones para mostrar el encabezado y la posición que este ocupará dentro del documento. Para eliminar el encabezado deberá editarlo y borrar su contenido. En lo que respecta a los pies de página es aplicable todo lo visto para los encabezados, aunque lógicamente deberá dirigirse a la parte inferior de la página.

5.5. Numeración de páginas 5.5.1. Numeración automática de las páginas de un determinado documento. Eliminación de la numeración En este apartado podrá ver cómo numerar las páginas automáticamente y ver cómo y dónde puede situar ese número. Para acceder a este apartado lo hará también desde el menú Insertar y elegirá esta vez Número de página, lo que hará que se desplieguen las distintas opciones que se le presentan.

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Número de página

5.5.2. Cambiando el formato del número de páginas

Para modificar el formato de los números de página, únicamente debe entrar en el menú correspondiente y realizar los cambios que necesite para su documento, tal y como se muestra en la figura.

5.6. Bordes de página Ahora podrá ver cómo configurar los bordes de la página, así como el color de la misma y la marca de agua, en caso de que necesite de la misma para su documento. Todo esto se hará desde el grupo Fondo de página localizado en la ficha Formato, excepto los bordes que se harán desde el grupo del mismo nombre, como vimos anteriormente.

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–

Color de fondo.

–

Marca de agua.

–

Bordes de página. Verá que el cuadro es igual al de los bordes para el párrafo pero se aplicará a todo el documento a nivel de página.

Opciones para fondo de página

Bordes Página

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Para terminar con la configuración de la página, podrá ver cómo insertar saltos de página y de sección.

5.7. Inserción de saltos de página y de sección Mediante este menú, podrá alterar la normal escritura del documento, intercalando columnas, saltos y adaptando el documento para ser impreso. Desde el grupo Insertar, podrá encontrar el botón de comando Saltos desde donde accederá a los saltos de página y de sección.

Saltos de sección y de página

Gracias a los saltos de sección, podremos por ejemplo elaborar un documento con dos columnas, intercalar un salto continuo y seguir escribiendo a una columna. Sirven por lo tanto para otorgar de formatos algo más complejos a los documentos. Los saltos de página nos permitirán movernos por las distintas secciones del documento con más facilidad.

Ejemplos de saltos de página y sección

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5.8. Inserción de columnas periodísticas 5.8.1. Creación de columnas con distintos estilos. Aplicar columnas en distintos espacios dentro del documento Para insertar columnas periodísticas debería dirigirse al Grupo Formato  Columnas. Podrá elegir el número de columnas que tendrá el documento. Puede utilizar los saltos vistos anteriormente para alternar diversos tipos de columnas (cada una con el formato que desee) en el documento.

Columnas

5.9. Inserción de notas al pie y al final Para insertar notas al pie del documento o al final del mismo, deberá en este caso dirigirse al Grupo Insertar y dentro de referencias verá Notas al Pie.

Notas de página

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¿Qué son las notas? Son comentarios sobre partes del documento que usted desea que consten en él. Por ejemplo, en obras literarias se usan para aclarar ciertos aspectos que se deben a la traducción literal de la palabra o algún comentario del autor. Se pueden insertar al pie de página, Word las irá enumerando ordenadamente, o bien se irán acumulando todas al final del documento .

6. Impresión de documentos. Creación de sobres y etiquetas 6.1. Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes como sobres y etiquetas Una vez terminado su documento, posiblemente desee imprimirlo. Para ello Word le ofrece una serie de posibilidades de configuración que pasaremos a ver a continuación.

6.1.1. Impresión (opciones al imprimir) Word le ofrece una serie de opciones de impresión que podrá elegir desde el grupo Herramientas  Opciones

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6.1.2. Configuración de la impresora

6.2. Creación de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos modelo para creación y envío masivo 6.2.1. Introducción ¿Se imagina tener que escribir 300 cartas iguales únicamente cambiando el nombre del destinatario? Gracias a la opción Correspondencia de Word podremos usar listas de datos para que él automáticamente vaya generando los documentos cambiando simplemente el campo que le hayamos indicado. En los apartados siguientes veremos paso a paso cómo realizar este trabajo, que puede ser muy útil en determinadas ocasiones.

6.2.2. Creación del documento modelo para envío masivo: cartas, sobres, etiquetas o mensajes de correo electrónico Lo primero que tendremos que hacer para llevar a cabo un documento de envío masivo, será generar el modelo base sobre el que trasladaremos los distintos datos a modificar. Para ello nos iremos al grupo Herramientas y dentro de cartas y correspondencia, elegiremos lo que deseemos llevar a cabo: carta, sobre, etiqueta o email. Todos se harán de la misma forma, cambiando simplemente el formato de los mismos.

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Combinar correspondencia 1 y 2

Tras elegir el formato adecuado, deberá escribir el cuerpo del mensaje, es decir, la parte del mensaje que se mantendrá invariable para todos los destinatarios del documento. Una vez creado el cuerpo del documento, deberá pasar al punto siguiente para ver cómo crear la lista de destinatarios para asociarlos al escrito.

6.2.3. Selección de destinatarios mediante creación o utilización de archivos de datos Ahora procederemos a seleccionar a los destinatarios del mensaje. Para ello podremos seguir el asistente que nos llevará a la parte de elegir destinatarios donde podremos crear una nueva o elegir alguna que tuviésemos guardada. Elegiremos ahora escribir una nueva lista, para que vea el proceso a seguir.

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Tendrá que ir rellenando las distintas entradas con los nombres y datos de los destinatarios, añadiendo en cada caso una Nueva entrada. Como podrá observar, hay muchas columnas de datos. Si usted lo desea puede Personalizar columnas para quedarse con los datos que vaya a necesitar.

Una vez haya terminado de editar la lista, la guardará para futuras ocasiones. Se guarda por defecto en la carpeta de orígenes de datos en formato Access.

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SiStemaS OfimáticOS

Bien, ya tiene su lista de datos generada y lista para su uso, ya solo le queda insertarlos en el documento para terminar. Para ello deberá ir a la barra de herramientas y deberá seleccionar Insertar campo combinado en el lugar que desee del documento. Le aparecerán como opciones todas las columnas que tenía en la lista de datos que creó anteriormente.

Insertar campo combinado

Una vez haya insertado todos los campos que necesite para su documento, puede generar una vista previa para ver cómo queda antes de generar el resultado final. En nuestro documento hemos usado únicamente tres campos: tratamiento, nombre y dirección. Como observamos que ha quedado tal y como deseamos, procederemos a generar las cartas en un nuevo documento Word, aunque podremos imprimir o mandar email directamente.

6.2.4. Creación de sobres y etiquetas, opciones de configuración Una vez hemos visto cómo generar cartas para envío masivo, veremos ahora cómo crear los sobres y/o etiquetas necesarios en teoría para poder llevar a cabo la tarea completa del envío de las mismas. Como habrá leído anteriormente, para crearlas se siguen los mismos pasos que para las cartas, a excepción de que debería elegir la opción Sobre o Etiqueta. Veremos qué opciones de configuración nos aportan estos elementos para poder adaptarlas a nuestras necesidades. 46

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Comenzaremos por los sobres y seguiremos con las etiquetas.

A) Sobres Al comenzar la correspondencia tendrá que elegir el formato Sobres para crearlos. Una vez hecho esto el proceso es idéntico al de crear una carta. Deberá elegir el formato de sobre que desee así como la dirección del texto y el formato de la fuente. Podrá ver todo el proceso en la figura siguiente.

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Sobres

Generación de sobres para envío masivo 48

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B) Etiquetas Para generar etiquetas, como habrá podido imaginar, el proceso será similar al del sobre, pero eligiendo esta vez Etiqueta. Se abrirán también una serie de opciones para dar formato a las etiquetas y se generará una tabla para rellenarlas. Para ver el resultado de la inserción de campos en la generación de etiquetas, no olvide actualizar las etiquetas. Podrá ver también el proceso en la siguiente figura.

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Ejemplo de elaboración de etiquetas

6.2.5. Combinación de correspondencia: salida a documento, impresora o correo electrónico Una vez terminado el documento, como vimos anteriormente, tendrá la opción de generar un nuevo documento con todas las cartas, sobres o etiquetas que haya realizado, imprimirlo directamente sin guardarlo ni editarlo o enviarlo por email.

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–

Editar documentos individuales: al editar documentos individuales, se generará un nuevo documento Word con todas las cartas realizadas.

–

Imprimir documentos: se generará el cuadro de diálogo de impresión para imprimirlo todo, el registro actual o una selección de ellos.

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7. Estilos de automatización, plantillas y asistentes 7.1. Creación de estilos que automatizan tareas de formato en párrafos con estilo repetitivo y para la creación de índices y plantillas En este capítulo veremos cómo trabajar con los distintos estilos que ofrece Word, dejando para temas posteriores la creación de índices y plantillas. Los estilos son unos formatos de fuente predefinidos asociados a determinados parámetros (Títulos, párrafos a destacar, etc.), así ahorraremos tiempo y no tendremos que estar buscando manualmente los distintos tipos de letra deseados para cada parte de nuestro documento.

7.1.1. Estilos estándar Haremos mención en este apartado al grupo de Estilos, que nos indica fuentes que podemos elegir para diversos apartados de nuestro documento, como títulos, apartados, etc.

Elección de Estilos estándar

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Mediante este grupo podrá elegir el estilo predefinido deseado para el texto seleccionado. Posteriormente podremos usar estos estilos para generar índices y plantillas, puesto que Word los identifica separadamente. Dispondrá de una gran multitud de estilos a seleccionar para diversas opciones de trabajo en el documento. Dentro de los estilos a usar, podremos cambiar de grupo de estilos.. Vemos que podremos elegir entre formatos de fuente atendiendo a criterios generales, color, etc. Mediante los temas predefinidos podremos elegir entre una gran variedad de estilos combinados.

Temas

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7.1.2. Asignación, creación, modificación y borrado de estilos Para asignar un estilo a un texto únicamente debe seleccionar el estilo deseado, una vez ha seleccionado el texto a modificar. Si usted necesita modificar un estilo en particular de los que se encuentran disponibles entre los estándares que presenta Word, puede hacerlo accediendo al cuadro de diálogo visto anteriormente. Observe que se le ofrecerán distintas opciones que pretenden acercarle al estilo deseado de la manera más simple posible. Desde el cuadro de diálogo anterior también podrá crear algún estilo nuevo si lo necesita.

Cuadro para creación de nuevo estilo

¿Cómo podremos borrar un estilo existente? Si lo que desea es quitarle un estilo a un texto determinado solo tiene que seleccionarlo y acceder al botón de Eliminar estilo. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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7.2. Utilización de plantillas y asistentes que incorpora la aplicación y creación de plantillas propias basándose en estas o de nueva creación Debido al uso que se le da hoy en día a los procesadores de texto, estos suelen ir incorporando mejoras y novedades para no quedarse desfasados. Word incorpora un asistente de plantillas para crear documentos siguiendo estilos predefinidos que mejoran la presentación del mismo o lo prediseñan en función de las necesidades que presente ese tipo de documento.

7.2.1. Utilización de plantillas y asistentes del menú Archivo nuevo

Cuando abrimos un documento nuevo, Word nos permite seleccionar si queremos trabajar con alguna plantilla en particular. Una vez elegida la plantilla deseada podrá trabajar sobre ella tal y como desee.

7.2.2. Creación, guardado y modificación de plantillas de documentos Si usted desea crear una plantilla para poderla usar luego con sus documentos, deberá seguir los siguientes pasos. Primero deberá abrir un documento en blanco y editarlo tal y como desee su plantilla para futuros documentos. 54

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Posteriormente desde el grupo archivos solo tendrá que seleccionar Guardar como plantilla para obtener la plantilla deseada. Por supuesto podrá modificar la plantilla como desee y guardarla para futuros usos.

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Capítulo 2 Hojas de cálculo: principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos 1. Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de cálculo 1.1. Introducción Las aplicaciones informáticas de hojas de cálculo son aquellas que nos permitirán trabajar con fórmulas, cuentas y gestionar datos numéricos para realizar operaciones de todo tipo con ellos, así como para organizarlos para una mejor comprensión de los mismos. Entre las diversas opciones que se encuentran en el mercado, elegiremos Excel, que se encuentra dentro del paquete Office 2003, para estudiarlo en este capítulo.

1.2. Instalación e inicio de la aplicación Una vez instalado el paquete Office en nuestro PC nos iremos al apartado EXCEL del mismo para ejecutar el programa.

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Inicio del programa EXCEL

También puede iniciar el programa directamente abriendo un documento EXCEL o accediendo a través de un acceso directo en su escritorio.

1.3. Configuración de la aplicación Al entrar en EXCEL, se encontrará una configuración por defecto que suele ser recomendada para la mayoría de los usuarios, no obstante, si desea modificar esa configuración puede hacerlo a través del grupo Herramientas y entrando en el apartado de Opciones de configuración.

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En el panel representado en la figura podrá configurar el trabajo con Excel a su gusto. Para configurar los comandos más utilizados y que aparezcan en la barra de botones rápidos, lo mejor es utilizar la vista de herramientas en dos filas. También podemos personalizar las herramientas.

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Figuras Línea comandos y personalizar

1.4. Entrada y salida del programa Ya hemos visto cómo abrir el programa, por lo que en este apartado le indicaremos cómo salir del mismo. Para ello únicamente deberá cerrarlo, bien desde la ventana o bien desde el apartado Cerrar accesible desde el grupo Archivo.

1.5. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo Una vez se encuentra con su primera hoja de cálculo EXCEL, lo primero que debe conocer es la distribución de la pantalla y el significado de los bloques de la misma. Por ello, veremos sobre la figura de la página siguiente con qué se identifica cada bloque, y en posteriores capítulos iremos usando cada uno de ellos para ir realizando las tareas que necesitemos.

Pantalla de la hoja de cálculo 60

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Iremos viendo con qué se corresponde cada una de las partes del Interfaz de EXCEL. Para mayor claridad, dividiremos la pantalla en tres partes que pasaremos a estudiar a continuación. 1. Cinta de comandos y herramientas: desde esta parte de la pantalla podrá realizar sus operaciones con Excel. Ampliaremos la vista de la misma y veremos sus partes. c

a

d g

b

f a) Grupos: los comandos se agrupan según su funcionalidad b) Barras de acceso rápido: situaremos aquí, mediante las opciones de configuración vistas anteriormente, los botones de comando más usados, para tener un acceso más rápido a los mismos. c) Título: muestra el título del documento editado. d) Ayuda: desde aquí podrá acceder a la ayuda de Excel. e) Barra de referencia: le muestra siempre sobre qué celda de la hoja nos encontramos. f) Barra de fórmulas: le permitirá introducir las fórmulas que deberán ser posteriormente ejecutadas por el programa. 2. Hoja de trabajo: en este bloque de la pantalla, aparecerán las celdas, los encabezados y los libros. Básicamente es donde se desarrollará todo nuestro trabajo con Word. Equivale a la página en blanco de un documento de texto. a) Indica el documento sobre el que estamos trabajando. b) Botón para seleccionar todo: selecciona todas las celdas del documento. c) Encabezados de fila: le indican el número de fila. d) Pestañas de Hoja: dentro de un mismo documento puede tener varias hojas, por ejemplo, para unas cuentas anuales podemos tener una hoja por mes. Con esta parte de la pantalla podrá moverse por las distintas hojas que conforman su documento.

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e) Barras de scroll: le servirán para moverse a través de la hoja activa. f) Hoja de trabajo: celdas sobre las que desarrollará su documento. g) Encabezado de columna: le indican el número de columna. 3. Barra de información: Por último veremos la barra de información, donde le indica el estado del documento y las distintas vistas que puede tener, además del zoom con el que quiere observarlo. a) Estado del documento: le informa del estado del documento en uso.

Barra

1.6. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo Si le surge alguna duda mientras trabaja con Excel, además de los comentarios que puedan salir cuando se posiciona sobre alguno de los comandos, puede pulsar la tecla de Ayuda vista en la presentación de la pantalla, o F1. Se abrirá la pantalla de ayuda que le guiará hasta encontrar aquello sobre lo que desea resolver sus dudas.

Ayuda

1.7. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.) Para finalizar con este capítulo introductorio, veremos las diversas opciones de visualización del documento que ofrece Excel. Accederemos a las vistas desde el grupo ver: 62

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VISTAS

–

Vista normal: es la que aparece por defecto para trabajar y muestra la pantalla estudiada. Aparecerán tantas celdas como sea necesario para llevar a cabo sus necesidades.

–

Vista previa de salto de página: muestra una vista preliminar a la impresión donde se interrumpen las páginas en los saltos de página indicados.

También podremos recurrir al zoom, para acercarnos más o menos a la hoja de cálculo. Por último, en este apartado veremos la inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, que es importante a la hora de manejar documentos de grandes dimensiones, para no perder la noción de lo que significan las celdas. Accederemos a esta opción desde el grupo de Ventana.

Acceso a inmovilización de paneles

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Excel inmovilizará los paneles situados arriba y a la izquierda de la celda activa. Pruebe sus efectos en un ejercicio práctico.

2. Desplazamiento, introducción de datos, edición y modificación en la hoja de cálculo 2.1. Desplazamiento por la hoja de cálculo Una vez ha visto cómo es una hoja de cálculo, para qué sirve y la pantalla principal de Excel, deberá aprender a desplazarse por ella para poder llegar a todos los elementos de la misma. Este desplazamiento podremos llevarlo a cabo de varias formas, que pasaremos a enumerar a continuación.

2.1.1. Mediante teclado Usando las teclas de las flechas de nuestro PC, nos podremos desplazar de casilla en casilla siguiendo la dirección de la flecha elegida. Además de estas, veremos algunas combinaciones para realizar desplazamientos de otro tipo en la tabla adjunta. Movimiento a realizar

Teclas a pulsar para conseguirlo

Una celda hacia abajo

Flecha hacia abajo

Una celda hacia arriba

Flecha hacia arriba

Una celda hacia la derecha

Flecha hacia la derecha

Una celda hacia la izquierda

Flecha hacia la izquierda

Pantalla hacia abajo

AvPág

Pantalla hacia arriba

RePág

Celda A1

CTRL + Inicio

Primera celda de la columna activa

FIN + Flecha hacia arriba

Última celda de la columna activa

FIN + Flecha hacia abajo

Primera celda de la fila activa

FIN + Flecha hacia la izquierda

Última celda de la columna activa

FIN + Flecha hacia la derecha

También podremos escribir la celda a la que deseamos desplazarnos en la casilla de celda activa, e inmediatamente nos posicionaremos sobre ella.

Posicionamiento desde la celda activa

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2.1.2. Mediante ratón Para desplazarse por la tabla también puede usar el ratón. Para ello no tiene más que posicionarlo donde desee. Mediante el scroll del ratón moveremos las barras de desplazamiento para ir de un sitio a otro de la hoja de cálculo. También podemos pinchar en las pestañas de las distintas hojas de trabajo para acceder a ellas, o bien, hacerlo a través de las flechas de movimiento a través de hojas de trabajo.

2.1.3. Grandes desplazamientos Para grandes desplazamientos sobre la hoja de cálculo utilice el ratón pulsando el botón de la rueda de scroll, le permitirá desplazarse muy rápidamente en la dirección que elija con un leve movimiento del ratón en ese sentido. Cuando llegue al lugar deseado vuelva a pulsar para regresar a su movimiento normal.

2.1.4. Barras de desplazamiento El movimiento del ratón se traslada a las barras de desplazamiento. También podemos actuar directamente sobre ellas para movernos en la dirección deseada dentro de la hoja.

2.2. Introducción de datos en la hoja de cálculo Ya conoce cómo es la pantalla principal de la aplicación Excel y cómo moverse por ella. Nos queda aprender a introducir los datos en la misma para empezar a aprovechar todo el potencial que nos ofrece esta herramienta. En una celda de Excel se pueden introducir datos de diversa índole, veremos posteriormente los tipos de datos más usuales. Para introducir los mismos, deberá posicionarse en la casilla y le aparecerá un cursor para escribir. Podrá hacerlo tanto en la propia casilla como en la barra de fórmulas. Una vez escrito lo que desee en la celda, para validarlo y que se quede en la misma podrá optar por alguna de las siguientes opciones: –

Pulsar INTRO: valida el dato y la celda activa pasa a ser la que está debajo.

–

Pulsar Flecha a la derecha: valida el dato y la celda activa pasa a ser la que está a la derecha.

–

Pulsar con el ratón el botón de confirmación de la barra de fórmulas. Validaría los datos y no se movería la celda activa.

–

Si no desease que los datos fuesen validados, puede pulsar el botón Rechazar de la barra de fórmulas o bien pulsar ESC en el teclado. Así la celda volverá a tener los valores que tuviera antes de comenzar a introducir los nuevos datos.

En el siguiente apartado estudiaremos la tipología de los datos que podrá introducir en cada una de las celdas de la hoja de cálculo.

2.2.1. Tipos de datos Como era de esperar, en una celda de Excel no solo podemos introducir números. Veremos a continuación los distintos tipos de datos que podemos utilizar. Básicamente deberá distinguir entre dos tipos de datos: –

Constantes: se introducen directamente en la celda y se validan.

–

Fórmulas o funciones: calculan el valor de la celda a partir de otros valores de la hoja de cálculo mediante la expresión introducida en la misma.

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Hojas de cálculo

Veremos un poco en qué consiste cada tipo de valor que podemos introducir.

A) Numéricos Los valores numéricos son números que pueden ser introducidos mediante los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8 y 9 así como por separadores del tipo + - ( ) / % E e . €. Hay que tener en cuenta que Excel, al igual que ocurre en contabilidad, tomará un número único entre paréntesis como negativo. Para introducir una fracción, deberá escribir un 0 primero, y dejar un espacio. De no ser así Excel tomará el valor como una fecha. El número E o e, será tenido en cuenta como una anotación científica. Es decir, multiplicará el número que vaya situado antes por 10 elevado al número tras E. El porcentaje tras un número, le indicará al Excel que debe tomar ese número como un tanto por ciento. El símbolo del Euro, hará que esa celda tome el formato moneda, aunque no aparezca como tal en la barra de fórmulas. Cuando un número no cabe en la celda, Excel lo pasa automáticamente a notación científica. En cuanto al formato numérico hay poco más que añadir, pasaremos al siguiente tipo.

B) Alfanuméricos Este tipo de formato está compuesto por caracteres numéricos y letras, así como diversos símbolos. Cuando no quepa en la celda, tomará las celdas adyacentes en blanco para visualizarlo, aunque quedará guardado en la celda en la que es escrito. Excel tomará este tipo de datos como etiquetas o nombres.

C) Fecha/Hora Podemos introducir en las celdas valores de fecha u hora. Para ello solo debemos introducirla tal y como queramos que aparezca. Existen varios formatos para ello. Si introduces como año únicamente los dos últimos dígitos, Excel tomará la fecha que se corresponda con los mismos comprendida entre 1929 y 2029.

D) Fórmulas Las fórmulas en Excel deben ir precedidas de un =. Pueden estar formadas por constantes, referencias a celdas, operaciones, nombres y funciones. Las distintas operaciones que pueden utilizarse en una fórmula pueden agruparse en cuatro tipos: –

Operadores aritméticos: se usan para obtener resultados numéricos.

–

Operadores de texto: se usan para concatenar celdas que contengan texto.

–

Operadores relacionales: se usan para realizar comparaciones. Proporcionarán un valor lógico verdadero o falso.

–

Operadores de referencia: se usan para indicar que en la fórmula intervienen varias celdas.

La prioridad a la hora de resolver las operaciones sigue el mismo criterio que en las matemáticas, como no podía ser menos. Una vez introducida la fórmula, si Excel verifica que es incorrecta, nos avisará para que la modifiquemos. Lógicamente solo podrá verificar la estructura de la misma y no los resultados que nosotros esperemos de ella.

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Hojas de cálculo

E) Funciones Una función es una fórmula especial predefinida en Excel que admite uno o varios valores en su argumento y que nos devuelve un resultado. Hay que respetar la sintaxis de la misma para que Excel no nos indique error. Básicamente hay que saber que los argumentos SIEMPRE van entre paréntesis y cuando hay más de uno se separan por; Como argumentos podremos utilizar valores constantes, referencias a celdas, fórmulas u otras funciones.

2.3. Edición y modificación de la hoja de cálculo En esta sección veremos cómo editar y modificar los datos introducidos en la hoja de cálculo, así como eliminar e insertar celdas.

2.3.1. Selección de la hoja de cálculo Tenemos diversos modos de seleccionar elementos en la hoja de cálculo en función de las necesidades que tenga. Para seleccionar una celda, únicamente debe hacer clic sobre ella con el ratón. Ahora veremos cómo ir seleccionando un conjunto de celdas, en función de donde estén ubicadas.

A) Rangos ¿Cómo seleccionar un rango de celdas? Para ello deberá pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda que desee seleccionar y arrastrar el mismo sin soltarlo hasta la última. Al soltar el botón del ratón observará que las celdas quedan marcadas y podrá llevar a cabo la operación que desee. Observe que cuando estamos seleccionando celdas, el cursor adquiere la forma de una pequeña cruz blanca.

Ejemplo de selección de rango de celdas

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Hojas de cálculo

Si quisiera añadir alguna celda no adyacente a la selección, deberá situarse sobre ella y pulsar CTRL a la vez que la selecciona con un clic.

Selección de celda no adyacente

B) Columnas También podremos seleccionar columnas completas. Para ello deberá situarse sobre el identificativo superior de la misma y pulsar el botón izquierdo del ratón.

Selección de columnas

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Hojas de cálculo

Para seleccionar varias columnas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona cada una de ellas.

C) Filas Al igual que ocurría con las columnas, podrá seleccionar una fila situándose sobre el identificativo de la misma y pulsando el botón izquierdo del ratón.

Selección de Filas

Para seleccionar varias filas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona cada una de ellas.

D) Hojas Para seleccionar una hoja completa, deberá hacerlo desde el botón Seleccionar hoja visto anteriormente.

Selección de hoja completa

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2.3.2. Modificación de datos Una vez hemos aprendido a seleccionar las celdas deseadas, veremos ahora cómo modificar los datos en las mismas.

A) Edición del contenido de una celda Se puede modificar el contenido de una celda mientras se introducen los datos o posteriormente. Si necesita modificar un dato mientras está escribiendo, únicamente debe posicionarse con el cursor mediante el ratón o con la tecla BORRAR para modificar el mismo. No debe intentar llegar al dato utilizando las teclas de flecha, porque estas equivalen a aceptar el dato e ir a la casilla adyacente en la dirección en que esté la flecha.

Modificar datos en celda

Si el dato a modificar estaba ya introducido en la celda, deberemos seleccionar la misma y posteriormente irnos a la barra de fórmulas para modificarlo, bien pulsando F2 o haciendo clic con el ratón en ella. Observaremos que la barra de estado cambia de Listo a Modificar . Una vez el dato ha sido modificado, lo podrá validar pulsando INTRO o la aceptación en la barra de fórmulas. Si no desea que la modificación realizada se lleve a cabo pulsará ESC o Rechazar en la barra de fórmulas.

B) Borrado del contenido de una celda o rango de celdas Si necesita borrar el contenido de una o varias celdas una vez ha introducido un valor, veremos a continuación los pasos a seguir. En Excel puede eliminar varios aspectos de una celda, desde todo su contenido incluyendo formato, hasta únicamente los valores que contiene. Para acceder a estas opciones de borrado, tanto en una celda individual como en una selección de ellas, deberá pulsar el botón derecho del ratón para acceder al menú contextual y elegir la opción deseada. También podrá dirigirse al botón de comando Borrar situado en la barra de herramientas. Verá en un par de figuras el uso de ambos elementos.

Distintos accesos a la opción de borrado

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Pasaremos a enumerar las opciones de borrado presentes en el botón de comandos Borrar, ya que contiene entre ellas el Borrar Contenido que aparece en el menú rápido obtenido con el ratón: –

Borrar Todo: tal y como era de esperar elimina el contenido, el formato y los comentarios de la celda.

–

Borrar Formatos: borra el formato de las celdas seleccionadas, que pasa a ser el estándar, no borra el contenido ni los comentarios de las mismas.

–

Borrar Contenido: borra el contenido de las celdas manteniendo el formato y los comentarios en las mismas.

–

Borrar Comentarios: elimina los comentarios de las celdas, dejando intacto todo lo demás. Recuerde que: Para borrar rápidamente el contenido de una celda, sitúese sobre ella y pulse el botón SUPR.

C) Uso del corrector ortográfico

Error de escritura

Al igual que ocurría en la aplicación Word, en Excel disponemos de un corrector ortográfico que nos permitirá ir solucionando los errores de escritura que cometamos. Veremos ahora cómo acceder a él y cómo usarlo. Para usar el corrector ortográfico, deberá seleccionar las celdas sobre las que desee revisar la ortografía y activarlo desde el botón de la línea de comandos. ¿Por qué no está activado por defecto como en Word? Porque dado que en la hoja de cálculo podemos incluir etiquetas, datos, etc., que no tienen sentido ortográfico y gramatical, sería un verdadero incordio que le advirtieran de tantos fallos.

D) Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo Imagine que ha cometido un error en su hoja Excel al escribir una etiqueta que aparece en multitud de celdas. Sería un verdadero inconveniente tener que ir manualmente una por una modificándolo, ¿verdad? Para evitar estos casos, tenemos la herramienta Buscar, que añade la funcionalidad de reemplazar o no, según necesite. Accederemos a las opciones de búsqueda desde el grupo Edición.

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Hojas de cálculo

Buscar y reemplazar

Podrá ver las distintas opciones que le ofrece la herramienta Buscar, lo mejor será que vaya probando cada una de ellas para familiarizarse con su utilización.

2.3.3. Inserción y eliminación Puede que cuando esté trabajando en su documento necesite eliminar o insertar alguna celda para realizar las operaciones que necesite o para mostrar una mejor distribución de la hoja de cálculo. En este apartado veremos cómo realizar esos cambios.

A) Inserción y eliminación de celdas Comenzaremos con la inserción y eliminación de celdas en la hoja de cálculo en una posición determinada de la misma. Lo primero que deberá hacer para añadir una celda es situarse sobre la ubicación en la cual desea realizar la operación. Una vez hecho esto deberá utilizar el Grupo Insertar que aparece en la barra de herramientas inicial y elegir celdas. También podrá activar el comando usando el menú contextual con el botón derecho del ratón.

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Hojas de cálculo

Insertar celda en hoja de cálculo

Para eliminar una celda de la hoja de cálculo deberá acceder al comando Eliminar. Veamos en la figura adjunta su uso.

Eliminar celda AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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B) Inserción y eliminación de filas Para insertar y/o eliminar filas seguiremos los mismos pasos que para hacerlo con celdas, aunque seleccionaremos en este caso la opción de Fila en los menús correspondientes. Se insertará una fila encima de la celda que tengamos seleccionada o se eliminará la fila seleccionada.

Insertar y eliminar filas

C) Inserción y eliminación de columnas Para insertar y/o eliminar columnas seguiremos los mismos pasos que para hacerlo con celdas, aunque seleccionaremos en este caso la opción de Columna en los menús correspondientes. Se insertará una columna a la izquierda de la celda o columna seleccionada.

D) Inserción y eliminación de hojas de cálculo Para insertar y/o eliminar hojas seguiremos los mismos pasos que para hacerlo con celdas, aunque seleccionaremos en este caso la opción de Insertar o Eliminar hoja en los menús correspondientes.

Insertar y eliminar hojas de cálculo 74

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2.3.4. Copiado o reubicación En este apartado podremos ver cómo mover elementos de su lugar o copiarlos en otro sitio. Estas operaciones las podrá realizar con celdas, rangos de celdas y con hojas de cálculo completas.

A) Copiado o reubicación de celdas o rangos de celdas Empezaremos como hasta ahora a trabajar con una celda o un rango de ellas, para posteriormente extender el proceso a una hoja completa de cálculo. ¿Cómo se puede copiar una celda? Para ello lo más cómodo es usar la opción de Copiar y Pegar. Aunque existen un par de opciones más para hacerlo que también veremos. Copiar y Pegar: usando estas opciones del portapapeles únicamente tendrá que seleccionar las celdas a copiar y posteriormente usando el menú contextual del botón derecho del ratón, elegir la opción de Copiar. A continuación se posicionará donde quiere llevar a cabo la copia y utilizará en este caso la opción Pegar.

Copiar y pegar celdas AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Recuerde que: Puede realizar estas operaciones mediante teclado: COPIAR: CTRL + C PEGAR: CTRL + V

Usando el ratón: si no desea hacer uso del portapapeles o de la opción Copiar y Pegar, podemos utilizar el ratón para copiar las celdas seleccionadas a un lugar adyacente en la hoja, o extenderlas a un rango. Para ello deberá seleccionar las celdas e ir hacia la esquina inferior derecha hasta que aparezca una cruz negra. Una vez hecho esto deberá pulsar CTRL y el botón izquierdo del ratón para posteriormente elegir el área en que pegará las celdas seleccionadas. La tercera opción es utilizar lo que veremos posteriormente como extensión de rangos. Al igual que antes, nos posicionamos hasta que aparezca la cruz negra, pulsamos el botón izquierdo del ratón y nos desplazamos hasta que deseemos. Posteriormente usaremos el icono de opciones de autorrelleno para elegir Copiar celdas.

Copiado de celdas usando las funciones de autorrelleno

¿Cómo podemos mover las celdas de sitio? Al igual que para copiar, existen varias opciones. –

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Cortar y Pegar: se hará igual que el copiar y pegar visto anteriormente pero ahora deberá cortar, por lo que desaparecerá el primer grupo de celdas. Esta opción hace uso del portapapeles para dejar los datos mientras que se pegan en la hoja de nuevo.

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Hojas de cálculo

–

Mover usando el ratón: ahora deberá posicionarse en la selección realizada hasta que aparezca una cruz como la de la figura.



Una vez aparezca, pulsará el botón izquierdo del ratón y desplazará las celdas seleccionadas hasta la nueva posición elegida.

B) Copiar o desplazar hojas de cálculo Para mover o desplazar hojas de cálculo, nos situaremos sobre las pestañas que sirven para identificarlas y en caso de querer copiar, haremos uso del botón Copiar y para desplazarlas, dejaremos pulsado el ratón y desplazaremos la hoja a la posición elegida o elegiremos la opción Mover.

Copiar o desplazar hojas de cálculo

3. Almacenamiento y recuperación de un libro. Operaciones con rangos. Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo 3.1. Almacenamiento y recuperación de un libro Cuando esté trabajando en Excel será necesario llevar a cabo diversas operaciones con archivos. Los archivos de Excel son llamados “libros” en el lenguaje ofimático, debido a su relación con los libros de contabilidad. Cuando hablamos por lo tanto de libros, estamos hablando de archivos Excel. Veremos en este capítulo las operaciones básicas para poder continuar con nuestro aprendizaje.

3.1.1. Creación de un nuevo libro Aquí podrá ver cómo crear un archivo nuevo y empezar a trabajar con él. Para ello deberá acceder al Grupo archivo y elegir Nuevo, posteriormente seleccionará Archivo en blanco y aparecerá la hoja de trabajo.

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Creación de nuevo libro

3.1.2. Abrir un libro ya existente También puede desear trabajar con un archivo o libro que tenga guardado con anterioridad. En ese caso deberá abrir el mismo. Para abrir un archivo se tendrá que dirigir al grupo archivo y seleccionar el botón Abrir, o bien clicar dos veces en el archivo desde el panel del Sistema Operativo para que se abra Excel con el archivo ya cargado.

Abrir documento existente

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3.1.3. Guardado de los cambios realizados en un libro Una vez está trabajando con un libro, necesitará guardarlo tras trabajar con él. Para ello deberá utilizar el icono de Guardar presente en la barra de herramientas o acceder a la opción de Guardar desde el grupo Archivo.

Guardado desde barra acceso rápido

Recuerda que: Podrá grabar en cualquier momento pulsando CTRL + G.

3.1.4. Creación de una dúplica de un libro ¿Cómo puede crear un duplicado de su archivo? Para ello Excel ofrece la opción Guardar como… que le permite guardar el archivo con otro nombre, para no sobrescribir el que abrió. En este caso Excel le ofrece distintas posibilidades de tipo de archivo, según necesite. Puede crear una plantilla (ya lo veremos en un capítulo posterior), guardar en formato compatible con Excel antiguo, así como usar otro tipo de formatos.

Guardar como… AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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3.1.5. Cerrado de un libro Por último, en lo que se refiere al trabajo con archivos, veremos ahora cómo cerrar un libro para continuar trabajando con el programa sin cerrarlo. Deberá usar en este caso la opción Cerrar ofrecida en el botón superior izquierdo con el dibujo de la hoja Excel.

Cerrar libro o archivo

3.2. Operaciones con rangos Veamos primero qué es un rango en Excel. Un rango es un conjunto de celdas definido entre la celda superior izquierda y la celda inferior derecha. Se pueden usar para agilizar la creación del documento, ya que permiten ser nombrados para acceder a ellos, rellenarlos automáticamente según los datos que contengan en parte de ellos, y seleccionarlos .

Rango en Excel

A continuación veremos cómo realizar operaciones con rangos que agilicen nuestro trabajo.

3.2.1. Relleno rápido de un rango Una de las operaciones más útiles con el rango es el relleno rápido de los mismos. ¿En qué consiste? Básicamente se introducen un par de datos del rango y luego se usa la función de autorrellenar, que completará todas las casillas del mismo teniendo en cuenta la secuencia de datos utilizada.

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Es muy útil para numerar casillas, poner fechas, etc. Para usar esa opción, deberá escribir un par de datos, seleccionarlos y cuando vea en la parte izquierda del rango la cruz negra, pulsar el botón izquierdo del ratón y extender el rango en el sentido en el que lo necesite, rellenándose los datos automáticamente. Antes de terminar, puede elegir otra forma de rellenar el rango con el botón de autorrelleno. Veamos unas imágenes al respecto para aclararlo mejor.

Relleno rápido de rangos

Mediante este relleno rápido de rangos, podrá usar fechas, días de la semana y series numéricas.

3.2.2. Selección de varios rangos Generalmente los rangos, como hemos visto, se corresponden con celdas contiguas, ya que están definidos entre su esquina superior izquierda y la inferior derecha. No obstante, podrá seleccionar varios rangos (o conjuntos de celdas) simultáneamente pulsando la tecla CTRL antes de posicionarse en el siguiente rango a seleccionar.

Selección de múltiples rangos .

También podrá seleccionar rangos tridimensionales. ¿Qué es esto? Se llaman así a los rangos que se seleccionan en varias hojas del documento simultáneamente.

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Hojas de cálculo

Selección de rangos tridimensionales

Para ello deberá seleccionar primero las hojas en las que el rango será efectivo mediante el botón CTRL y pinchando en las hojas que vaya a utilizar. A continuación seleccione el rango deseado y la selección se llevará a cabo en todas las hojas indicadas.

3.2.3. Nombres de rangos Una de las características principales de los rangos en Excel es la posibilidad de asignarles un nombre y acceder a ellos mediante este. Veamos a continuación el proceso a realizar para ello. Una vez seleccionado el rango que desee nombrar, solo tiene que escribir el nombre deseado en la casilla de nombres de Excel. Una vez hecho esto podrá acceder a esa selección únicamente usando dicho nombre.

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Hojas de cálculo

3.3. Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo Pasaremos a ver ahora cómo dar una mejor apariencia a nuestra hoja de cálculo para dotar a nuestros documentos de una presentación que haga más fácil su lectura y entendimiento. Para ello estudiaremos diversos parámetros de configuración que nos ayudarán en nuestros objetivos de diseño.

3.3.1. Formato de celda Comenzaremos viendo el formato del que puede hacer gala una celda en sus diferentes aspectos. Podrá configurar tanto el aspecto de la celda desde el punto de vista del diseño hasta dar un formato a los números que en ella se introduzcan (por ejemplo, que únicamente aparezcan dos decimales) o protegerla para evitar su modificación. Veremos los aspectos más importantes que se pueden modificar, así como las opciones que se presentan a continuación.

A) Número A un número dentro de una celda podrá aplicarle diversos formatos en función de cómo desee visionar el mismo. Vamos a ver cómo elegir entre las opciones que Excel presenta.

Acceso a la configuración del formato de números AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Hojas de cálculo

Para modificar el formato del visionado del número en una celda disponemos de dos posibilidades, desde el ratón una vez seleccionadas las celdas cuyo formato desea modificar, usando la opción Formato de Celdas, o bien, desde el menú de herramientas principal situándose sobre el grupo Formato y seleccionando celdas. Una vez haya accedido a la pantalla de configuración del formato de Números, se le mostrarán diversas opciones que pasaremos a comentar a continuación.

Formatos de Número

Ahora veremos el significado de cada una de las opciones que aparecen en la figura:

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–

General: sin formato específico. Admite todo tipo de número y si este no cabe en la celda lo pasa automáticamente a notación científica.

–

Número: permite elegir el número de decimales, el separador de miles y cómo visualizar los números negativos.

–

Moneda: permite elegir el número de decimales, el símbolo de la moneda a utilizar y cómo visualizar los números negativos.

–

Contabilidad: permite elegir el número de decimales y el símbolo de moneda. Difiere de los anteriores en que alineará la columna en base a la coma decimal y los símbolos de moneda.

–

Fecha: permite elegir entre distintas formas de expresar las fechas contenidas en esas celdas.

–

Hora: permite elegir entre distintas formas de expresar las horas contenidas en esas celdas.

–

Porcentaje: las celdas con este formato multiplican el valor de la misma por 100 y muestran el símbolo del porcentaje tras el número (%). Permite elegir el número de decimales a mostrar.

–

Fracción: permite escoger entre varios formatos para expresar los números contenidos en las celdas en forma de fracción. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

Hojas de cálculo

–

Científica: permite elegir el número de decimales que podrán ser visualizados. Para conseguirlo Excel pasará a notación científica en lugar de cortarlos.

–

Texto: usando este formato la celda será tratada como un texto aunque haya números presentes en ella.

–

Especial: contiene algunos formatos especiales que facilitarán la visualización de datos, como el código postal, números de teléfono, etc.

–

Personalizada: le permitirá crear un formato tomando como partida uno de los presentados en el desplegable.

Ya hemos visto cómo presentar los números en las celdas, seguiremos dándole formato a las mismas en otras opciones no menos interesantes.

B) Alineación Si estudió anteriormente el capítulo de Word recordará que en las tablas teníamos la posibilidad de alinear los datos dentro de las celdas en función de nuestras necesidades. Bien, Excel en ese sentido no deja de ser una tabla con celdas rellenas de datos, por lo que parece lógico que también nos permita esa posibilidad. Pasaremos ahora a ver cómo acceder a ella. Lo haremos desde la tabla principal de herramientas, en el grupo Alineación.

Alineación de celdas

Observará que le permite escoger entre diversos posicionamientos de los datos dentro de la celda con los botones de comando que se presentan, permitiendo los justificados centrado, a la izquierda y a la derecha.

Combinar

Permite combinar varias celdas en diversas formas para poder mostrar los datos contenidos en ellas. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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También puede abrir el cuadro de diálogo de ese grupo y modificar el formato de las celdas de una manera más exacta.

Cuadro de diálogo de alineación de celdas

C) Fuente Como era de esperar, también le permitirá modificar el tipo de fuente aplicada a los datos dentro de una celda. Para ello puede hacer uso de los botones de comando de acceso rápido dedicados a la Fuente situados en la barra de herramientas principal.

Formatos de fuente

Excel le permitirá elegir el tipo de fuente, su tamaño, su color y cambiar su formato pasándolo a negrita, cursiva o subrayándolo. Abriendo el cuadro de diálogo podrá ver algunas opciones más a la hora de configurar las opciones de visualización de la fuente con la que se mostrarán los datos. 86

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Hojas de cálculo

Cuadro de diálogo del formato Fuente

D) Bordes Dentro de las posibilidades de formato de las celdas, se encuentra la de dotar a las mismas de bordes. Cuando elija un conjunto de celdas y seleccione esta opción podrá elegir entre distintas maneras de dotar de bordes a la selección realizada, según le convenga más para la presentación de sus datos. Podremos acceder desde el botón del ratón eligiendo Formato de celdas y luego la pestaña Bordes o situándonos en el botón de comando rápido correspondiente.

Bordes AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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E) Relleno Para dar una apariencia más interesante a nuestro documento Excel podemos usar el relleno de celdas para dar a éstas diversos colores o tramas. Podrá acceder a estas opciones, al igual que ocurrió con la configuración de bordes, desde el ratón o desde el botón de comando del Grupo Formato, eligiendo celdas y luego situándose en la pestaña Tramas.

Tramas

F) Protección También podrá decidir si una celda o conjunto de celdas quedan bloqueadas para que su contenido no pueda ser modificado, u ocultas, para realizar operaciones con ellas pero que no resulten visibles. Accederá a estas opciones desde el ratón y Formato de celdas o desde el grupo Formato. Hay que tener en cuenta que para que una celda pueda ser protegida, lo debe estar antes la hoja de cálculo, ya que se deben habilitar los derechos de acceso en la misma.

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Hojas de cálculo

Protección de hoja de cálculo para habilitar protección de celdas

3.3.2. Anchura y altura de las columnas y filas Si lo desea, también podrá modificar el ancho y/o alto de las celdas, columnas o filas. De esa manera podrá hacer que las celdas se ajusten mejor a los datos que contienen o realizar algún tipo de diseño para hacer más atractiva su hoja de cálculo. Para ajustar la anchura deberá ir al Grupo Formato y elegir columnas, o bien lo podrá hacer mediante el ratón directamente sobre las columnas a modificar.

Selección de ancho de columna desde menú herramientas

También hay una forma más rápida de ajustar el ancho de las columnas usando el ratón en la propia hoja de trabajo. Para ello deberá situarse en el filo de la cabecera de la columna a modificar y pulsando el botón izquierdo del ratón deberá arrastrar dicho borde hasta la anchura deseada.

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Hojas de cálculo

Modificación tamaño de columna mediante ratón en hoja cálculo

Si lo necesita, puede ajustar el ancho de la columna automáticamente al dato más ancho que se encuentre en ella. Para ello hay dos formas, usando el menú o pulsando dos veces el botón izquierdo del ratón sobre la cabecera de la columna que desee modificar.

Opción autoajustar columna… añadir lo otro que había para que se vea como es.

Por último, en lo que respecta al ancho de una columna, podrá predeterminar el ancho de las columnas de Excel predeterminado. Por defecto las columnas tienen un ancho de 10,71 que podrá modificar hasta el que desee. Se cambiarán todas las columnas que no tuvieran ya asignado un ancho especial.

Ancho predeterminado de columnas de hoja de cálculo 90

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Hojas de cálculo

Todos los métodos vistos para modificar el ancho de columna, a excepción del Ancho predeterminado, son aplicables al ajuste de Alto de una fila. La aplicación es idéntica a la del ancho de columna con la salvedad de que ahora elegiremos Alto de fila a la hora de las modificaciones. Desde el ratón también se ajusta igual, pero situándonos en las cabeceras de fila en lugar de las de columna.

Opciones para modificación de alto de fila

3.3.3. Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo En la elaboración de nuestro documento, puede ser que necesitemos utilizar diversas celdas, filas, columnas o incluso hojas de cálculo completas, que no nos interese que sean visibles. Para ello podremos usar las opciones ocultar o mostrar presentes en cada uno de los elementos del grupo Formato. Nos permitirá ocultar o dar visibilidad a los elementos que deseemos.

Para volver a mostrar los elementos deseados, seleccionamos el área en la que se encuentran los elementos que queremos hacer visibles y elegimos la opción Mostrar. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Hojas de cálculo

Mostrar y ocultar elementos

3.3.4. Formato de la hoja de cálculo

Con respecto a la hoja de cálculo también podemos realizar algún que otro cambio que mejore la lectura a posteriori del documento. Podrá modificar el nombre asignado a su etiqueta, así como el color de esta. Para ello puede ir al botón comando Formato y elegir la opción deseada, o una vez seleccionada la hoja pulsar el botón derecho del ratón y buscar ahí la opción que necesite.

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Modificación de nombre y color etiqueta hoja de cálculo

3.3.5. Formatos condicionales Hasta el momento, todos los formatos que hemos ido aplicando a los diversos elementos de la hoja de cálculo han sido fijos. En los formatos condicionales dispondremos de una herramienta para resaltar las celdas que deseemos cuando se cumplan una serie de condiciones que hayamos especificado. Hay diversos grupos de formatos condicionales y se basan en una condición que se debe cumplir para que se desencadene la aplicación de dichos formatos. Para acceder a la aplicación de dichos formatos deberá dirigirse al botón de comando Formato condicional situado dentro del grupo Formato.

Formato condicional

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Hojas de cálculo

Podremos desplegar varias opciones para regular las condiciones de aplicación de formato que veremos a continuación, pudiendo añadir hasta 3 condiciones con el botón agregar.

Formato condicional



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Si elige por ejemplo Resaltar celdas cuando sea mayor que… deberá indicar el valor de referencia y mostrará tal y como le haya indicado las celdas que cumplan la condición.

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Hojas de cálculo

Ejemplo de aplicación de formato condicional



Así mismo podrá añadir nuevas reglas o borrar las existentes tanto en las celdas seleccionadas, como en la hoja entera.

3.3.6. Autoformatos o estilos predefinidos Si desea dotar a la hoja de trabajo o a las celdas seleccionadas de un estilo predefinido para ahorrarse tener que pensar cómo gestionar las diversas opciones del mismo, puede hacerlo usando el botón Estilo de celdas situado en la barra de herramientas principal dentro del grupo Formato. Podrá crear estilos predefinidos para que resulte más fácil su aplicación.

Aplicación de autoestilo de celda

4. Fórmulas, funciones e inserción de gráficos y otros elementos 4.1. Fórmulas La introducción de fórmulas es uno de los elementos por los que Excel y las hojas de cálculo tienen tanta utilidad. Permiten automatizar cálculos dentro de las hojas de cálculo y presentarlos, además de modificarlos automáticamente si cambian los datos sobre las que están referenciadas. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Hojas de cálculo

Iremos viendo varios aspectos de las fórmulas, para llegar a comprender y manejar correctamente la utilización de estas en el documento.

4.1.1. Operadores y prioridad Para introducir cualquier fórmula en cualquier sistema informático, primero deberá conocer los operadores de los que dispone y la prioridad de los mismos, para saber cuáles se ejecutarán antes. Veremos en este punto estos aspectos. Hay varios grupos de operadores para usar en las fórmulas: –

Aritméticos: generan resultados numéricos. Son operaciones matemáticas.

–

De Texto: manejan celdas que contienen texto.

–

Relacionales: comparan valores y obtienen un resultado lógico (0 o 1).

–

De Referencia: nos permiten relacionar los datos con otras celdas de la hoja.

En lo que respecta a la prioridad a la hora de llevar a cabo las operaciones indicadas en las fórmulas, las agruparemos por grupos. Debe tener en cuenta que con el uso del paréntesis ( ) puede modificar a su antojo el orden de ejecución de las operaciones.

GRUPO DE OPERADORES

Ejemplo de operadores

ORDEN DE PRIORIDAD

Aritméticos

El más prioritario por orden matemático de izq. a dcha.

^,*,/,+,-

De Texto

Tras “Aritméticos”

&

Relacionales

Tras “De Texto”. Todos con igual prioridad, de izq. a dcha.

< , > , , >= ,=

Lógicos

Los últimos en llevarse a cabo

And, Or, Not

4.1.2. Escritura de fórmulas Para escribir la fórmula en la celda, siempre deberá comenzar con un =. A continuación deberá incluir todas aquellas operaciones que desee realizar. Se pueden mezclar constantes, nombres, operadores, funciones, referencias a otras celdas y se escribirán en la barra de fórmulas.

4.1.3. Copia de fórmulas Para copiar una fórmula en otro lugar únicamente deberá hacer uso de las herramientas Copiar y Pegar vistas anteriormente.

4.1.4. Referencias relativas, absolutas y mixtas Las referencias son uno de los elementos más importantes en la introducción de fórmulas en la hoja Excel, ya que sirven para referenciar los datos a otras celdas de dicha hoja de cálculo. 96

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Hojas de cálculo

Copia de fórmulas

Hay varios tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas, que pasaremos a ver a continuación. – Referencias Relativas: es la opción que toma Excel por defecto. Toma los contenidos de las celdas indicadas. Cuando la fórmula se copia a otra celda, las casillas referenciadas cambian, ya que las toma en función de la distancia a la celda en la que se encuentra la fórmula. – Referencias Absolutas: se indican mediante el símbolo $ tanto en la fila como en la columna de la celda referenciada. Se mantendrá esa celda aunque se copie la fórmula a otro lugar de la hoja de cálculo. – Referencias Mixtas: mediante el uso de las dos anteriores formas de referenciar, podemos dejar fija una fila o columna y que el resto sea relativo. Veamos algunos ejemplos de uso de los tipos de referencias vistos anteriormente.

Al copiar referencias relativas, estas cambian en relación a la celda destino

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Hojas de cálculo

Al copiar una fórmula con referencias absolutas, estas se mantienen

Al copiar una fórmula con referencias mixtas, la absoluta se mantiene y la relativa cambia como corresponda

4.1.5. Referencias externas y vínculos Hasta ahora únicamente hemos visto referencias dentro de la propia hoja de cálculo, pero también podemos referenciar celdas de otras hojas del mismo libro o de otros archivos creando para ello referencias externas y vínculos. Para hacer referencia a otra hoja del libro únicamente debe poner el nombre de esta seguida de una admiración delante de la celda a la que quiera dirigirse. Si la hoja tuviera un nombre con espacios deberá ponerla entre comillas simples. Ej.: Para referenciar la celda D4 de la Hoja 2 pondremos = Hoja2!D4 si se llamara “Hoja sec”, deberíamos poner =’Hoja sec’!D4 Para hacer vínculos con otros libros y acceder a celdas de estos, deberá poner el nombre del libro en cuestión entre corchetes delante de la referencia a utilizar [ ] Si el nombre tuviera espacios, deberá poner comillas simples como antes. Ej.: Para referenciar la celda A2 de la hoja Diciembre del libro Balance 2010 deberemos escribir: ‘[Balance 2010]Diciembre’!A2

4.1.6. Resolución de errores en las fórmulas ¿Qué ocurrirá si se equivoca al escribir una fórmula? Lógicamente Excel nos permitirá revisar ese error y corregirlo. Veamos primero los tipos de errores que podemos cometer y luego las herramientas que nos proporciona la hoja de cálculo para solucionarlos. 98

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A) Tipos de errores Puede cometer errores al introducir la fórmula en la barra de fórmulas. En casos en los que Excel detecte que el formato es inapropiado, directamente le mostrará un cuadro de diálogo indicándole cuál es bajo su criterio la forma correcta de escribirla. Usted puede elegir esa corrección o no. En otros casos el error puede surgir al terminar de escribir la fórmula y no aparecer el resultado deseado en la casilla. Veamos los mensajes que puede escribir Excel en dicha casilla. –

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

–

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser intentar sumar textos.

–

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

–

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula (puede que le falte un número para ser una referencia válida o algo).

–

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

–

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

–

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

–

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

Aparte de estas muestras de error, podrá ver en otros casos un pequeño triángulo verde en la parte superior izquierda de la celda. Esto quiere decir que al Excel no le cuadra mucho la fórmula de esa casilla en relación a las adyacentes.

B) Herramientas de ayuda en la resolución de errores Una vez ha sido detectado el error y vemos el triángulo verde en la parte superior izquierda de la casilla, si nos situamos sobre él nos aparecerá un icono con una admiración que podremos desplegar para subsanar el error con las opciones que nos muestre Excel.

Herramientas para resolver errores

Para poder establecer las reglas que seguirá Excel para detectar los errores, nos iremos a las opciones de Excel en su apartado Comprobación de Errores, accediendo a éstas desde el Grupo Herramientas  Opciones.

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Reglas de verificación de fórmulas

4.2. Funciones Las funciones no son sino fórmulas que Excel tiene predefinidas para facilitar su utilización. Es una de las características más importantes de la hoja de cálculo y supone que se faciliten enormemente los cálculos para los que están pensadas. En este apartado aprenderá a manejar las funciones e introducirlas dentro de fórmulas para obtener los resultados deseados.

4.2.1. Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo Como hemos dicho anteriormente, las funciones están predefinidas en Excel y eso requiere que se utilicen de un modo especial. Así, deberá tener en cuenta la manera de acceder a ellas. Llamaremos Sintaxis a cómo debe escribir la función para que esta funcione correctamente. Básicamente la sintaxis de cualquier función Excel es la siguiente: Nombre_funcion(argumento1; argumento2;…;argumentoN) Observe que los argumentos van separados por ; y NO se deben dejar espacios en blanco a la hora de escribir la función. Como argumentos podremos utilizar constantes, fórmulas u otras funciones. Una de las mayores utilidades de las funciones es usar rangos de celdas para aplicarlas. SUMA(A1:A7) Excel realizará la siguiente operación: A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7 Hemos utilizado un operador de rangos ( : ) como argumento de la función SUMA. Como puede observar, las funciones están ordenadas en grupos para acceder a ellas más fácilmente. Veremos los distintos grupos de funciones existentes, aunque nos centraremos en las matemáticas. 100

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Tipos de funciones de Excel

Las funciones matemáticas le permitirán llevar a cabo operaciones de manera simple. En la tabla adjunta podrá ver alguna de las funciones matemáticas predefinidas en Excel. En este sentido, lo mejor será que vaya viendo y comprobando por usted mismo las distintas funciones y posibilidades que se le ofrecen. La ayuda de Excel le dará información detallada de cada una de ellas. Función

Descripción de lo que realiza

SUMA(número1;número2;…;númeroN)

Suma los números del argumento. Para restar deberá poner en negativo el número que desee

PRODUCTO(número1;número2;…;númeroN)

Devuelve el producto de todos los números del argumento

COCIENTE(numerador;denominador)

Devuelve la parte entera de una división

RESIDUO(número;divisor)

Devuelve el resto de la división

POTENCIA(número;exponente)

Eleva un número al exponente indicado

EXP(número)

Eleva el número ℮ al número indicado

RAIZ(número)

Devuelve la raíz cuadrada del número indicado

ABS(número)

Devuelve el valor absoluto de un número

ENTERO(número)

Trunca un número hasta el entero menor más próximo

FACT(Número)

Devuelve el factorial de un número

SEN(número)

Devuelve el seno de un número

COS(número)

Devuelve el coseno de un número

ALEATORIO()

Devuelve un número entre 0 y 1

PI()

Devuelve el valor de la constante π

M.C.M(Número1;número2;…;número N)

Devuelve el Mínimo Común Múltiplo de los números

Tabla de funciones matemáticas más usuales AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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4.2.2. Reglas para utilizar las funciones predefinidas Para utilizar las funciones predefinidas de Excel no hay reglas específicas que no hayamos visto en el punto anterior. Simplemente hay que recordar que debe tener en cuenta que sus argumentos pueden ser diversos y deben ir separados por ; Así mismo, cuando se utilicen directamente en una celda como fórmula deberán ir precedidas del signo =. No se deben dejar espacios en blanco entre sus componentes y por último se deben escribir en MAYÚSCULAS.

4.2.3. Utilización de las funciones más usuales Dependiendo del usuario de las hojas, se tendrán unas funciones más usuales u otras. Aquí supondremos que la hoja se utilizará en un ambiente en el que lo más usual será hacer hojas en las que predominen las sumas y productos. Veremos algunos ejemplos de utilización de estas funciones, que son las más usadas.

A) Suma La sintaxis de la función es la siguiente: SUMA(arg1;arg2;…;argN) Como argumento podemos incluir cualquier elemento de la hoja Excel que nos devuelva un número, es decir, podemos incluir números, referencias a otras celdas, funciones o números con operaciones. Comenzaremos por lo más usual, que es realizar la suma de varias casillas adyacentes.

Ejemplos de uso de la función SUMA

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B) Productos La sintaxis es prácticamente idéntica a la suma, PRODUCTO(num1; num2;…;numN)

Ejemplo uso producto

4.2.4. Uso del asistente para funciones El asistente de funciones es una herramienta que le facilitará el trabajo con estas cuando no las conozca bien. Veremos ahora cómo utilizarlo. Primeramente se debe situar en el grupo Insertar, ir a Fórmulas y seleccionar la deseada.

Acceso al asistente de funciones

Una vez hecho esto le aparecerá una ventana donde puede introducir una breve descripción de la operación que desea realizar o bien introducir directamente la función deseada.

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Selección de función a llevar a cabo

Tras elegir la función deseada, en este caso optaremos por la SUMA, le pedirá los argumentos de la función para poder realizar la operación deseada.

Selección de argumentos

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En este punto, si pulsa el botón al lado de la casilla de introducción de argumentos, Excel le permitirá seleccionar las celdas que formarán parte de ese número.

Elección sobre la hoja de los argumentos

Finalmente, tras aceptar la selección deseada, se introducirá la función en el lugar especificado. Gracias al asistente, la introducción de Funciones se convierte en una tarea fácil.

4.3. Inserción de gráficos, para representar la información contenida en las hojas de cálculo Ya hemos visto los elementos más importantes para trabajar con la hoja Excel. Ahora nos queda ver el trabajo con gráficos para ayudarnos a representar de una forma más directa e intuitiva los resultados obtenidos en nuestros cálculos.

4.3.1. Elementos de un gráfico Un gráfico se compone de varios elementos que enumeraremos a continuación: –

El gráfico en sí: la representación de los datos con ciertas formas elegidas.

–

Título: es el nombre que le damos al gráfico.

–

Leyenda: nos indica cómo interpretar los datos expresados en el gráfico.

–

Marca de datos: es el objeto usado para representar los datos (columnas, sectores, etc.).

–

Líneas de división: aparecen en el fondo para apreciar mejor donde llega cada elemento.

–

Texto: cualquier palabra o conjunto de ellas que se inserte en el gráfico.

–

Ejes: son la referencia sobre la cual se traza el gráfico. Suele haber dos ejes, uno horizontal X y otro vertical Y.

–

Área de gráfico: es donde se representa el gráfico en sí.

–

Series de datos: son el conjunto de datos que se utiliza para la realización del gráfico.

Identifique cada uno de los elementos indicados en la figura siguiente. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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Gráfico de Excel

4.3.2. Creación de un gráfico Ahora le mostraremos el proceso necesario para crear un gráfico de forma sencilla. Para crear un gráfico deberá partir de una serie de datos. El gráfico se creará más rápidamente si ya tiene seleccionada dicha serie de datos a representar. Una vez elegida, debe ir a la sección Insertar y desde ahí en el grupo de gráficos elegir el tipo de gráfico que desea. Automáticamente Excel le creará un gráfico del tipo elegido con los datos seleccionados. Por supuesto podrá usted modificar a su antojo cualquiera de los elementos del gráfico, desde la forma del mismo, a la selección de los datos para su realización.

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Creación de gráfico en Excel TRUCO: Si pulsa la tecla F11 con los datos seleccionados se creará un gráfico básico que luego podrá mover y modificar como desee. 108

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4.3.3. Modificación de un gráfico Una vez realizado el gráfico, por supuesto puede modificarlo como desee. Para ello deberá posicionarse sobre el gráfico y hacer click en el botón derecho del ratón. Como puede observar, se le ofrecen múltiples posibilidades de modificación del gráfico, desde añadir títulos o rótulos hasta cambiar la forma o el tipo de gráfico. Lo mejor para aprender a ver todas las posibilidades ofrecidas es que practique modificando de distintas formas el gráfico realizado para ver los distintos efectos conseguidos.

Modificación de gráfico

4.3.4. Borrado de un gráfico Si desea borrar un gráfico una vez realizado, no tiene más que posicionarse sobre él y elegir la opción Cortar del menú contextual del ratón o pulsar la tecla Suprimir del teclado. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. TEMARIO VOLUMEN II

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4.4. Inserción de otros elementos dentro de una hoja de cálculo Al igual que ocurría en Word, visto anteriormente, en Excel puede incluir diversos elementos que hagan que el documento sea más atractivo para el lector. Ya ha visto los gráficos que realiza Excel partiendo de una selección de datos de la hoja de cálculo. Ahora veremos elementos externos que no tengan que ver con los datos pero que le pueden dar al documento un aspecto más profesional.

4.4.1. Imágenes Podrá insertar imágenes desde un fichero o prediseñadas. Para hacerlo solo tendrá que dirigirse al apartado Insertar imagen dentro del grupo Insertar de la barra de herramientas.

Inserción de imágenes

4.4.2. Autoformas Las autoformas sirven para dibujar elementos que sirvan para entender mejor el documento… flechas, cuadros, globos de texto, etc. Para insertar una autoforma deberá ir también al menú Insertar y elegir en este caso el apartado Imágenes Autoformas… le aparecerá una selección de las posibles autoformas a insertar en su documento.

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4.4.3. Texto artístico Mediante estos elementos puede dar más énfasis a algunos aspectos del documento, de manera que el lector se fije más en lo que usted desee. Es lo que se llama en el paquete Office WordArt. Lo podrá seleccionar desde el menú Insertar en su apartado Imágenes

Inserción de WordArt

4.4. Otros elementos Como podrá observar en la barra de herramientas Insertar, podrá llevar a cabo la inserción de otro tipo de elementos en su hoja de cálculo, como pueden ser símbolos o vínculos a otros elementos. No es objeto de este manual el ir viendo con detalle cada una de estas posibilidades, por lo que queda a su curiosidad el ir indagando el resultado de llevar a cabo cada uno de estos procesos. Se muestra a continuación la barra de herramientas Insertar con las diversas posibilidades ofrecidas.

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Inserción de otros elementos

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