Tema 4. Documentos Escritos Al Servicio de La Comunicación Empresarial.

 

 

Documentos Documentos Comunicacion

escritos escritos

1. La comunicación escrita: elementos y tipos. Se basa en el uso del lenguaje escrito, se dan una serie de caracteríscas específcas que la dierencian del resto de los procesos comunicavos, especialmente la comunicación oral:

   A    T    I    R    C    S    E    N     Ó    I    C

   A    T    N    E    M    U    C    O    D

No hay retroalimenta retroalimentación ción inmediata. Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje. Dominio de las palabras y de la gramáca.

Posibilita el envío de documentación documentaci ón adjunta.

2. Normas para una adecuada redacción.  Para transmir un mensaje concreto es necesario organizar las ideas que se van a transmir en los disntos párraos que contendrá el texto, así como elegir adecuadamente las rases y expresiones que se usarán.

CARACTERÍSTICAS La comunicación escrita se desarrolla de orma clara cuando la idea transmida con el escrito se

CLARIDAD

puede recibir sin dar lugar a equívocos. Un mensaje es claro cuando es ácil de comprender.

SENCILLEZ

CONCISIÓN

Se recomienda ulizar el lenguaje más usual porque resulta más cercano al receptor y da menos problemas de comprensión. Consis Con siste te en ul uliza izarr las pal palabr abras as jus justas tas para para trans transmi mirr aquello aquello que querem queremos os uliza ulizando ndo únicamente las palabras imprescindibles para expresar lo que se pretende. Parte de la adecuación y debemos tenerla muy en cuenta también en la elaboración de los

CORTESÍA

documentos escritos. Consiste en tratar con respeto y atención al receptor del escrito.

 

RIQUEZA DE VOCABULARI O

Conjunto de palabras que domina una persona o que uliza en sus comunicaciones codianas. Un texto rico en vocabulario es el que ene muchas palabras disntas que se repiten pocas veces.

Podemos dierenciar cinco pos de tratamiento para el remitente de nuestros escritos:  

MUY FORMAL. Suele ulizarse en los casos en los que el desnatario es considerado de rango superior al remitente.

       

EDUCADO.  Es neutral pero bastante ormal. Usado en la correspondencia general de ofcina. NEUTRAL. Amistoso pero neutral. Recomendado para toda la correspondencia, excepto las muy ormales. CORDIAL. Amistoso y respetuoso. Hay una relación personal, pero de respeto. PERSONAL E INFORMAL. Relación personal entre el remitente y el desnatario, de mucha confanza.

2.1 LA PRESENTACIÓN. Los principales requisitos para la presentación de un documento son los siguientes: 

En las comunicaciones en papel se suele ulizar el color blanco con un espesor mínimo 80 g y tamaño DIN A4. Las empresas suelen disponer de papel especial con membrete para cada po de documento.



Márgenes izquierdo y superior deben ser de 4 cm al menos y el derecho e inerior de 3 cm o más.



Todos los documentos se componen de párraos que conenen ideas que se expresan mediante rases entrelazadas unas con otras.

 

El uso de los párraos hace que la lectura del documento sea más sencilla. El interlineado se suele ulizar el sencillo o el 1,5 y la alineación a la izquierda, a la derecha, centrada o  jusfcada por ambos lados.



El po de letra debe de adaptarse al público al que va dirigida.



El tamaño de la letra debe ser 11 o 12 y el color de la uente preeriblemente en negro.

3. Documentos propios de la comunicación escrita.  El documento de comunicación más ulizado en la empresa es la carta comercial, en la Administración se suelen ulizar sobre todo la instancia y el ofcio.

3.1 DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA. Permiten a las organizaciones relacionarse directamente con c on las personas y agentes que parcipan en las acvidades que en ellas se desarrollan.

A. EL A AV VISO CARACTERÍSTICAS: Inorma a un gran número de desnatarios Lenguaje sencillo y comprensible  

Siempre lleva la palabra “aviso” o “anuncio”

 

Debe aparecer la echa, nombre del departamento que da el aviso y la frma de la persona responsable.

ESTRUCTURA: 

Cabecera con el departamento que está dando el aviso.



Cuerpo que describe el aviso



Pie con la echa, el lugar, la frma y el cargo

B. MEMO MEMORAN RANDUM DUM O NOT NOTA A DE REG REGIMEN IMEN INT INTERNO ERNO CARACTERÍSTICAS:

 

 

Se uliza para transmir ordenes, recomendaciones, solicitar algo. Redacción breve y sencilla, sin mucho protocolo.

 

Inormación clara, precisa y reerida a un único tema.

ESTRUCTURA: 

Cabecera: remitente, desnatario, asunto y echa. No lleva saludo.



Cuerpo: exposición de las peciones o comentarios



Pie; echa y frma, indicando si hay documentos adjuntos.

C. EL IN INFFORM RME E CARACTERÍSTICAS: 

Documento extenso que se elabora a peción de alguien.



Exposición detallada y ordenada de unos hechos o acvidades



Tipos: exposivo, valoravo y demostravo

ESTRUCTURA: 

Portada, índice, introducción, desarrollo, conclusiones, bibliograa y anexos.

D. LA CO CONV NVOC OCAT ATOR ORIA IA CARACTERÍSTICAS: 

Se cita a uno o varias personas para parcipar en un acto, reunión, junta.



Puede inormar a los empleados sobre temas de interés como ayudas comedores, transporte etc.

ESTRUCTURA: 

Deben aparecer personas convocadas, el orden del día y la hora, echa y lugar de la reunión.



Tiene que enviarse con sufciente antelación para que los asistentes puedan acudir a la reunión y preparar adecuadamente los temas a tratar.



Incluir la frma del remitente.

E. EL ACTA CARACTERÍSTICAS: 

Resumen de lo que ha ocurrido en una reunión



Acuerdos y votaciones que se hayan realizado



Fecha, hora y lugar de la reunión



Personas que parcipan en la reunión y las que no asisten



Temas a tratar



Decisiones y conclusiones que se hayan realizado

ESTRUCTURA: 

Nombre y apellidos de los asistentes a la reunión.



Encabezado con echa, hora y lugar de la reunión



Se debe recoger el orden del día



En el cuerpo se recogen las intervenciones de parcipantes, acuerdos tomados, ruegos y preguntas.



En el pie o párrao de cierre aparecen las frmas y la hora de fnalización. El secretario frmará el documento para dar e de lo sucedido en la reunión.

3.2 DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA.

 

Son aquellos que permiten a la empresa y la Administración relacionarse con agentes externos, como clientes, proveedores y endades gubernamentales, entre otros.  

A. LA CARTA CARACTERÍSTICAS: 

Principal documento de comunicación externa. Sirve para dirigirse a otras empresas o parculares.



Redacción clara y cuidada.

ESTRUCTURA:  

ENCABEZAMIENTO: con el membrete en la parte superior izquierda donde está la idenfcación del remitente. A la derecha, nombre y dirección del desnatario. Localidad y echa y asunto de la carta.

CUERPO: sa salu ludo do,, texto texto,, ex expo posi sici ción ón br brev eve e y conc concis isa a de dell mov movo o de la ca cart rta. a. Se su subes bestr truc uctu tura ra en introducción, desarrollo desarrollo y conclusión. Despedida  

CIERRE: incluye nombre, frma y cargo de la persona que envía la carta.

TIPOS DE CARTA: LA CARTA CIRCULAR: documento que comunica alguna nocia o inormación de interés. Se envía un  mismo modelo a varios desnatarios. Solo cambia el nombre y la dirección a la persona a la que se dirige. 

LA CARTA COMERCIAL: documento ulizado por la empresa como apoyo a su acvidad comercial. Intenta dar a conocer en el mercado a la empresa o promocionar sus productos o acvidades.

B. INV INVITAC ITACIÓ IÓN N CARACTERÍSTICAS: Carácter ormal que ene como objevo convocar a alguien a un acto  

Presentar un nuevo producto o servicio dentro del ámbito empresarial

ESTRUCTURA: 

Membrete del emisor



Lugar y echa



Saludo del desnatario



Movo



Peción de confrmación de asistencia



Despedida

C. SALUDA CARACTERÍSTICAS: 

Carácter breve y ceremonioso, se uliza de agradecimiento, elicitaciones o actos sociales.



Redacción sencilla, sincera, cortes y muy cuidada



Se uliza papel de tamaño cuarlla de muy buena calidad de color blanco o marfl



Se redacta en tercera persona y no lleva frma de la persona que lo remite



No fgura la dirección del desnatario.

ESTRUCTURA: 

Encabezado con el cargo de la persona que lo manda y la palabra “Saluda” con un po de letra disnto y mayor al ya usado.



Cuerpo con el contenido y objevo de la comunicación, por ejemplo, una invitación



Cierre con una rase cortes y solicitando confrmación de asistencia.

 

D. LA IN INSTA STANCI NCIA, A, SO SOLICI LICITUD TUD O RECU RECURSO RSO CARACTERÍSTICAS: 

Se usa para solicitar algo a una administración pública. Con menor recuencia se usan en el ámbito privado

ESTRUCTURA: 

Encabezamiento con datos personales de quien hace la peción; nombre y apellidos, DNI, domicilio.



Cuerpo es la parte principal y se compone de: 

Exposición de los hechos, precedida de la palabra “expone” resaltada. Explicación detallada de los argumentos en relación con la peción que se va a realizar.



Solicitud propiamente dicha que es, consecuencia de los argumentos expuestos anteriormente. Va precedida con la palabra “solicita” que irá resaltada del resto del texto.

Pie en el que indicamos los datos del organismo o persona a quien se dirige la instancia y la población sin indicar calle ni número.

E- OFICIO CARACTERÍSTICAS: Documento básico de la comunicación dentro de la administración pública para comunicarse entre sus disntas endades y con los parculares. Su fnalidad es avisar o inormar a las personas y a empresas de algún hecho que les aecte. Con los ofcios, las administraciones nos responden a los recursos presentados.

ESTRUCTURA: 

Logo-escudo y datos del organismo



Reerencias y datos del organismo que lo redacta



El texto del cuerpo desarrolla el contenido de lo que se comunica



Fecha y frma del organismo, nombre y cargo de la persona que lo frma



Datos y dirección del desnatario

F- CE CERT RTIF IFIC ICA ADO CARACTERÍSTICAS:

● ●

Documento mediante el cual se da e o se cerfca algún asunto Se usa tanto en administración pública como en empresas privadas

ESTRUCTURA: ●

Encabezado, en el la persona que lo expide escribe su nombre y sus apellidos, datos de empresa en el que trabaja y puesto que ocupa

●

Cuerpo precedido con la palabra “cerfca” de orma destacada

●

El cuerpo del documento comienza con la palabra que y desarrollara el asunto o hecho del cual se da e en el documento.

●

Párrao de cierre con expresión “que conste” y lugar y echa

●

Firma y sello de la persona que expide el cerfcado.

4. Soportes para transmitir documentos escritos Es el medio a través del cual c ual se produce la comunicación, lo primordial es el e l léxico escrito, pero eso no implica que el texto no pueda llevar gráfcos, dibujos o diseños.

 

4.1 EL SOPORTE PAPEL Se suele introducir en él manualmente o mecánicamente, existen muchos TIPOS de papel: ●

Papel OFFSET: ulizado en otocopiadoras, impresoras láser, etc.

●

Papel ESTUCADO: se uliza habitualmente para revistas, catálogos y olletos.

●

Papel ECO ECOLÓG LÓGICO ICO:: está más generalizado el uso de este po de papel para prevenir la degradación y proteger el medio ambiente.

4.2 NORMALIZACIÓN DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS NORMALIZAR NORM ALIZAR es hacer que algo se ajuste a una norma, modelo o regla. Cuando nos reerimos a normalizar es ajustar los tamaños para acilitar los trabajos de clasifcar, ordenar y extraer inormación. La normalización de los impresos y documentos establece los siguientes criterios:  

SERIE A: regula el tamaño de los papeles, doblándose por la mitad exacta sucesivas veces, se obenen ocho tamaños disntos de papel que van desde el A0 hasta el A8.

 

SERIE B: regula el ormato de los sobres de gran capacidad, está realizada en unción de la serie A del tamaño del papel. Cuando hay que realizar un envío numeroso de documentos de la serie A4 se ulizarán sobres de la serie B4.

 

SERIE C: regula el tamaño de los sobres de poca capacidad, está realizada en unción de la serie A. Cuando hay que realizar un envío de pocos documentos de la serie A3 se ulizarán sobres de la serie C3.

4.3 SOPORTES DIGITALES Gracias a los actuales soportes digitales podemos acceder a una candad ingente de inormación justo en el momento en que la necesitemos. La transmisión y ulización de la inormación digital ha tomado una nueva dimensión, podemos pasar de un documento a otro rápidamente y sin tener que haber leído todo el mensaje.

5. Canales para transmitir documentos escritos El ax y, sobre todo, el correo electrónico y los mensajes cortos po SMS presentan una ventaja undamental.

5.1 CORREO CONVENCIONAL Para hacer llegar sus comunicaciones escritas externas, las empresas y organismos pueden elegir entre ulizar el servicio de Correos, las empresas de mensajería externa o crear su propio servicio de mensajería.

5.2 FAX Es un sistema de telecomunicación que consiste en las transmisiones por vía teleónica de material escaneado a otro disposivo de salida, que nos imprime una copia exacta.

5.3 CORREO ELECTRÓNICO Es un instrumento imprescindible tanto en el ámbito personal como proesional, ya que nos acilita el envío de documentos a una o varias personas en empo real. Para ulizar el correo electrónico, nuestro ordenador ene que estar conectado a Internet, tener instalado un programa cliente de correo o ulizar un servidor de correo web.

5.4 INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

 



El BUZÓN DE SUGERENCIAS  para recoger ideas y propuestas de los empleados.

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Los TABLONES DE ANUNCIOS   recogen inorm inormación ación y deben de estar situados en un lugar bien visible para los empleados.



Di Disp spon oner er de un una a INTRANET  para el acceso a la inormación interna por parte de los miembros de la organización.

 

Tener un SITIO WEB CORPORATIVO  donde recoger contenidos sobre la organización en parcular Co Cons nstr trui uirr un PORTAL  que recoja inormaci inormación ón temáca temáca o admini administr strav ava a o el desarr desarroll ollo o de un servic servicio io electrónico.