Tema 3 - Cuentas de Gastos - Ingresos - Resultados PDF

 

Tema 3.- Cuentas de Gastos, Ingresos y Resultados

1. INTRODUCCIÓN  Hasta el momento, hemos utilizado la partida Resultados para recoger los ingresos y gastos del ejercicio. No obstante, esta forma de proceder no es la correcta, aunque hasta el momento nos ha servido para “salir del paso”. En el presente tema vamos a estudiar el procedimiento contable que se debe seguir en estos casos. La obtención de beneficios es la principal razón de ser de las empresas. Los beneficios hacen que aumente el Neto patrimonial de la empresa. El cálculo del resultado se realiza mediante el empleo de las cuentas de ingresos y gastos. Hay que tener muy claro que se trata de ingresos y gastos, no de cobros y pagos. El cobro del ingreso y el pago del gasto se recoge en las cuentas de Tesorería (Bancos y Caja). Es muy frecuente, o casi lo más normal que primero se realice el ingreso y la cuenta Clientes recoja el derecho de cobro (esto es, que no se cobre todavía) y posteriormente se cobre a Clientes o se formalice el derecho de cobro en unas letras a cobrar. Lo mismo puede suceder con los gastos. Se trata de cuentas de carácter intermedio, es decir, que se utilizan a lo largo del ejercicio contable para el cálculo del resultado, pero que después no aparecen en el balance de situación final. Para que esto ocurra es necesario el traslado de su saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias mediante el asiento de regularización, tal y como veremos a continuación. En el siguiente cuadro aparece un esquema sobre la definición, el momento y la medición de los ingresos y gastos.

Cuadro 3.1

INGRESOS

GASTOS

DEFINICIÓN

MOMENTO

MEDICIÓN

¿Qué es?

¿Cuándo se registra?

¿Cómo se valora?

Valor de los bienes Al traspasar la propiedad vendidos y servicios (o control) de los bienes o prestados en el período realizar la prestación de servicios. No tiene porqué coincidir con el momento de cobro.

Cantidad cobrada al cliente (o deudor) o pendiente de cobro, pero acordada (se excluyen descuentos por pronto pago)

Al reconocer los gastos obtenidos por el consumo de los bienes y servicios (recursos), como es el gasto de personal, materias primas, etc.

Cantidades pagadas (o pendientes de pago) a los suministradores de los bienes y servicios consumidos para obtener los ingresos (se excluyen descuentos por pronto pago)

Valor de los bienes y servicios (recursos) que se consumen para obtener los bienes vendidos o servicios prestados

2. CUENTAS DE GASTOS E INGRESOS  A continuación se relacionan las cuentas de gastos e ingresos más frecuentes, que pueden tener lugar en un centro informativo-documental.

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2.1 CUENTAS DE GASTOS  2.1.1 Servicios exteriores Servicios de naturaleza variada, adquiridos por la empresa a otras empresas.

Arrendamientos y cánones: Gastos pagados o devengados por el alquiler de bienes muebles o inmuebles en uso o a disposición de la empresa. Incluye las cantidades fijas o variables que se satisfacen por el derecho al uso de las distintas manifestaciones de la propiedad industrial.

Reparaciones y conservación: Los de sostenimiento de los bienes comprendidos en el inmovilizado.

Servicios de profesionales independientes: Importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Comprende los honorarios de arquitectos, abogados, notarios, médicos, economistas, informáticos, etc.

Transportes: Transportes a cargo de la empresa, realizados por terceros, cuando no proceda incluirlos en el precio de adquisición del inmovilizado o de otros bienes. En esta cuenta se registrarán, entre otros, los transportes de ventas.

Primas de seguros: Cantidades satisfechas en concepto de primas de seguro, excepto las que se refieren al personal de la empresa.

Servicios bancarios y similares: Cantidades satisfechas en concepto de servicios bancarios y similares a las entidades financieras.

Publicidad, propaganda y relaciones públicas: Importe de los gastos satisfechos por los conceptos que indica la denominación de esta cuenta.

Suministros: Electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tuviera la cualidad de almacenable (agua, gas, etc.)

Otros servicios: Los no comprendidos en las cuentas anteriores. En esta cuenta se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa y el teléfono.

2.1.2 Gastos de personal Retribuciones del personal, cualquiera que sea la forma o el concepto por el que se satisfacen, cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los demás gastos de carácter social.

Sueldos y salarios: Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa. Indemnizaciones: Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente indemnizaciones por despido y jubilaciones ju bilaciones anticipadas.

en

esta

cuenta

las

Seguridad Social a cargo de la empresa: Cuotas de empresas a favor de los Organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan. Otros gastos sociales: Gastos de naturaleza social, realizados en cumplimiento de una disposición legal, o voluntariamente por la empresa. Se citan, a título indicativo, las dotaciones y complementos para cajas de jubilaciones y pensiones; subvenciones a economatos y comedores; sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional; becas para estudio; primas por contratos de seguros sobre la vida; accidentes, enfermedades, etc., excepto las cuotas de la Seguridad Social.

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2.1.3 Gastos financieros Intereses de deudas: Intereses de los préstamos y otras deudas semejantes. Pueden dividirse en Intereses de deudas a corto plazo o Intereses de deudas a largo plazo. plazo .

Descuentos sobre ventas por pronto pago: Descuentos y asimilados que conceda, por pronto pago, la empresa a sus clientes, estén o no incluidos en la factura.

Otros gastos financieros: Los que teniendo esta naturaleza no figuren en cuentas anteriores.

2.2 CUENTAS DE INGRESOS  2.2.1 Ingresos por servicios Ventas de servicios: Ingresos obtenidos por la prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa.

Prestaciones de servicios: Transacciones, con salida o entrega de servicios objeto de tráfico de la empresa, mediante precio.

2.2.2 Otros ingresos de gestión Los obtenidos por la empresa, distintos de los que constituyen su actividad o actividades básicas, excluidos los comprendidos en otros subgrupos. Ingresos por servicios al personal: Ingresos por servicios varios, tales como los economatos, comedores, transportes, viviendas, etc., facilitados por la empresa a su personal.

Ingresos por comisiones: Cantidades fijas o variables, percibidas como contraprestaciones a servicios de mediación, realizados de manera accidental.

Ingresos por servicios diversos: Los originados por la prestación eventual de ciertos servicios a otras empresas o particulares. Se citan, a modo de ejemplo, los de transporte, reparaciones, asesorías, informes, etc.

Ingresos de propiedad industrial cedida en explotación: Cantidades fijas o variables que se perciben por la cesión en explotación, del derecho al uso, o la concesión del uso de las distintas manifestaciones de la propiedad industrial.

2.2.3 Ingresos financieros  Descuentos sobre compras por pronto pago: Descuentos y asimilados que le concedan, por pronto pago, a la empresa sus proveedores, estén o no incluidos en factura.

Otros ingresos financieros: Los de naturaleza financiera, no comprendidos en otras cuentas.

2.3 R ESULTADOS ESULTADOS  Pérdidas y ganancias: Resultados corrientes de la explotación más resultados extraordinarios. Nota: Aquí se recogerán todos los tipos de resultados que obtenga la empresa.

3. ASIENTO DE LAS CUENTAS  Las cuentas de Gastos tienen una forma de asentarse común (al igual que las de Ingresos). Estas cuentas se tratan como las de Activo: los incrementos se apuntan en el Debe

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y los decrementos en el Haber. Así pues, cuando tenga lugar un gasto realizaremos el asiento cargando la cuenta de gasto y abonando la otra cuenta que participe en el hecho contable (la contrapartida). Veamos como ejemplo el asiento del siguiente hecho contable: Pago al contado del arrendamiento del local, por un valor de 900 €. El asiento en el Libro Diario sería:

900

Arrendamientos y cánones

a

Bancos

900

Se contabiliza al mismo tiempo el gasto y el pago. La cuenta Arrendamientos y Cánones registra el gasto y la cuenta Bancos el pago. En el caso de que el arrendamiento no se pague al contado sino que se deje a deber, el asiento será:

900

Arrendamientos y cánones

a

Acreedores por prestación servi900 cios

En este casoysólo se contabiliza el gasto. cuenta dede Arrendamientos y Cánones tra el gasto la cuenta de Acreedores porLaprestación servicios la obligación de regispago. Posteriormente, cuando se pague a los Acreedores el asiento será:

Acreedores por prestación servicios

900

a

Bancos

900

Las cuentas de Ingresos por su parte, se tratan como las de Pasivo: los incrementos se apuntan en el Haber y los decrementos en el Debe. En el asiento correspondiente a la contabilización del ingreso abonaremos la cuenta de Ingreso y cargaremos la contrapartida. Supongamos como ejemplo el asiento correspondiente al cobro de un arrendamiento (1.100€ al contado):

1.100

Bancos

a

Ingresos por prestación de servicios

1.100

Se contabiliza al mismo tiempo el ingreso y el cobro. La cuenta Ingresos por prestación de servicios registra el Ingreso y la cuenta Bancos el cobro. Análogamente en el caso de que el servicio de préstamo no se cobre al contado sino transcurridos unos días se hará: 1.100

Clientes

a

Ingresos por prestación de servicios 1.100

En este caso solo se contabiliza el ingreso y el derecho de cobro se recoge en la cuenta Clientes.

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Este esquema lo seguiremos para todas las cuentas de Ingresos y Gastos, hasta llegar al final del ejercicio, donde haremos el Asiento de Regularización.

4. ASIENTO DE R EGULARIZACIÓN EGULARIZACIÓN  Lo que se trata de hacer es saldar a cero todas las cuentas de Ingresos y Gastos, para que de esta forma no aparezcan en el Balance de Situación ya que son cuentas intermedias. Al fin y al cabo una de las pretensiones de la Contabilidad es la de informar sobre el desarrollo de la empresa. Nos conviene tener agrupados todos los gastos e ingresos del ejercicio en una sola cuenta, para saber de una forma directa si la empresa tuvo beneficios o pérdidas. De esa manera no tendremos que ir cuenta por cuenta para saber si el resultado final fue positivo para la empresa o no. Visto el objetivo del Asiento de Regularización, vamos a ver el esquema típico del mismo: X

Pérdidas y Ganancias

a

“Gastos”

X

Y

“Ingresos”

a

Pérdidas y Ganancias

Y

En “Gastos” pondremos los saldos de todas las cuentas de gastos asentadas durante el ejercicio, y en “Ingresos” los saldos de todas las cuentas de ingresos asentadas durante el mismo ejercicio. De esta forma habremos conseguido un saldo cero en todas estas cuentas, y tendremos en la cuenta Pérdidas y Ganancias el beneficio o la pérdida (según sea saldo acreedor o deudor, respectivamente). Por último, si el saldo fue acreedor, la cuenta de Pérdidas y Ganancias aparecerá en el Pasivo del Balance, y si fue deudor, en el Activo (esto es, la cuenta de Pérdidas y Ganancias no es ni de Activo ni de Pasivo, depende del saldo que presente). Al final del ejercicio, una vez realizado el asiento de regularización, la cuenta de Pérdidas y ganancias tiene el siguiente aspecto:

Pérdidas y Ganancias DEBE

HABER

Gastos de servicios externos

Ingresos por servicios

...

...

Gastos de personal

Ingresos de gestión

...

...

Gastos financieros ...

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5. CASOS PRÁCTICOS  CASO PRÁCTICO 1 Anota en el libro diario los siguientes hechos contables, así como el asiento de regularización al final de los mismos, para el cálculo de la ganancia: 1. Se paga en efectivo el arrendamiento del local, que asciende a 1.600 €. 2. Los honorarios del asesor jurídico en materia de derechos de autor ascienden a 1.500 €, los cuales se pagan en efectivo. 3. Llega el recibo de la factura por los trabajos de mantenimiento del edificio por un importe de 600 €., el cual se pagará a los 30 días de finalización de los mismos. 4. Se recibe el recibo del seguro de los equipos informáticos correspondiente al año actual, cuyo importe asciende a 400 € pagándose en efectivo. 5. Se aceptan efectos girados por la empresa publicitaria en concepto de los folletos de propaganda realizados para el presente año, que ascienden a 540 €. 6. El recibo de la luz del mes pasado asciende a 150 €, que se pagará la semana que viene. 7. La nómina del mes de los trabajadores supone un importe de 4.000 €, las cuales se pagan en efectivo el 80% y el resto se pagarán dentro de 6 días. 8. Las cuotas de la empresa a favor de los organismos de la seguridad social asciende a 1.900 €. 9. Se pagan los intereses del préstamo a largo plazo, por un importe de 500 €. 10. Se factura a los clientes la cantidad de 8.000 € por prestación de servicios. 11. Se pasa una factura por 600 € al departamento de ediciones por el alquiler del edificio propiedad de la empresa.

CASO PRÁCTICO 2 La empresa de documentación Biblio, cuenta el día 1 de enero de 2002 con los siguientes elementos patrimoniales que aparecen en el siguiente balance:

ACTIVO Mobiliario Equipos proceso información Documentos

PASIVO 1.000 500 1.300

Aplicaciones informáticas

700

Materias primas

200

Clientes

300

Banco Caja

TOTAL

Capital

4.400

Prestamos a largo

1.400

Proveedores

350

2.100 50

6.150

TOTAL

6.150

6

 

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Durante el ejercicio realiza las siguientes operaciones: Tiene arrendado el local por el que ha pagado 850 € a través el Banco, por la factura de todo el año. Paga a través de su cuenta corriente la cantidad de 250 € por la factura de la compañía telefónica. Factura a sus clientes la cantidad de 2.000 € por servicios de consulta. Por servicios de búsquedas bibliográficas ha extendido varias facturas por valor de 1.850 € que cobra por Banco. Abona la nómina a sus trabajadores que asciende a 1.175 € por Banco. Abona la seguridad social de sus trabajadores por un importe de 234 € por Banco. Los recibos de la luz del año han ascendido a 735 € Se ha pagado por un cheque a una imprenta la factura de diversos folletos publicitarios que asciende a 684 € El facultativo realiza un viaje a Alemania para asistir a un congreso, por lo que la empresa le abona 276 € mediante un cheque. Por servicios de realización realización de catálogos ha extendido varias facturas por valor de 685 € que cobrará en el mes de enero del próximo año. Se pide:   a) Realizar todos los asientos en el libro Diario y en el Mayor. b)  Realizar los asientos de regularización.

c)  Obtener el balance de situación final.

CASO PRÁCTICO 3 La empresa F es una agencia inmobiliaria constituida el 1 de julio de 2000, cuyo propietario es el señor H. Su año fiscal abarca desde el 1 de julio al 30 de junio. A 1 de junio de 2003, los saldos que se extraen de sus registros son los que se consignan seguidamente, en u.m.: Saldos deudores Caja y bancos Comisiones pendientes de cobro Local de oficinas

2.000 1.000 15.000

Mobiliario

3.000

Instalaciones

1.500

Ordenadores y otros equipos

1.200

Señor H., cuenta de capital Gastos de personal

17.700 12.000

Gastos por servicios recibidos

2.500

Gastos interés de préstamos

500

Préstamos bancarios Ingresos por comisiones

Saldos acreedores

5.000 15.000

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Ingresos servicios diversos

1.000

Durante el mes de junio de 2003 han tenido lugar las siguientes transacciones: 1.  La empresa, para aprovechar la capacidad ociosa de sus ordenadores, realiza trabajos de proceso a terceros de manera esporádica. Durante el mes de junio ha cobrado 100 u.m. por trabajos realizados este mes. 2.  Ha vendido varios locales comerciales de clientes, cobrando 1.800 u.m. en concepto de comisiones. 3.  De comisiones facturadas en meses anteriores ha cobrado 700 u.m. 4.  El señor H ha retirado del negocio 610 u.m. para sus necesidades personales. 5.  Ha comprado mobiliario a la empresa X por 500 u.m., quien se lo cargó en cuenta. 6.  Pagó por sueldos y seguridad social 250 u.m. 7.  Pagó por servicios de limpieza y otros varios 40 u.m. Al conciliar la cuenta con el cliente señor Z, por comisiones facturadas y no cobradas, se puso de manifiesto que 50 u.m. han sido pagadas por este cliente, sin que dicho cobro se haya registrado. Se ha averiguado que el tesorero de la empresa F se apropió de este importe, acordándose con el mismo que lo repondrá en el mes de julio de 2003, con cargo a su sueldo. Se pide: a)  Hacer los asientos en Diario correspondientes al mes de junio de 2003 y su pase al mayor. b)  Preparar el Balance de saldos ajustado a 30 de junio de 2003. c)  Realizar las operaciones de ajuste y regularización. d)  Hacer el asiento de cierre en Diario y Mayor correspondiente al ejercicio 2003. e)  Asientos en Diario, en julio, por el cobro al tesorero de su deuda.

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6. AUTOEVALUACIÓN  1. La amortización: a)  Es un gasto y un pago b)  Es un pago y no un gasto. c)  Nunca es un pago. d) Ninguna de las anteriores 2. De los siguientes pagos ¿cuál no es un gasto? a)  b)  c)  d)

anticipos de salarios amortización técnica intereses ninguna de las anteriores  anteriores 

3. En el Debe se reflejan: a)  Disminuciones de Activo y aumentos de Pasivo b)   Aumentos de Activo y disminuciones de Pasivo c)  Disminuciones de gastos y aumentos de ingresos d)   Aumentos de gastos y disminuciones de ingresos e)   Aumentos de ingresos y aumentos de Activo f)   Aumentos de gastos y aumentos de Activo g)  Disminuciones de ingresos y disminuciones de Pasivo

4. En el Haber se reflejan: a)  Disminuciones de Activo y aumentos de Pasivo b)   Aumentos de Activo y disminuciones de Pasivo c)  Disminuciones de gastos y aumentos de ingresos d)   Aumentos de gastos y disminuciones de ingresos e)   Aumentos de ingresos y aumentos de Pasivo f)   Aumentos de gastos y aumentos de Pasivo g)  Disminuciones de ingresos y disminuciones de Pasivo

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