Tema 02 Ayudante de Cocina - JCyL-ECLAP

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TEMA 02 APROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN.

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TEMA 2. APROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN. 1. - PROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS. 1.1. - EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 1.2. - FLUJOS DE ENTRADAS. 1.3. - EL CICLO DE COMPRAS. 1.4. - LA EVALUACIÓN PROVEEDORES. 1.5. - DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS. 2.-SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN. 2.1. - LA RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS. 2.2. - PROCEDIMIENTO DE LA RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS. 2.3. - FUNCIONES BÁSICAS DEL RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN DE GÉNEROS. 2.4. – ALMACENAMIENTO. 2.5. - DISTRIBUCIÓN DE GÉNEROS. 2.6. - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. 2.7. - VALORACIÓN DE EXISTENCIAS. 3.- BIBLIOGRAFÍA.

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APROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS.

1. 1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

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No todas las empresas pueden disponer orgánicamente de un departamento destinado único y exclusivamente a lo relacionado con las compras y el aprovisionamiento. Los grandes establecimientos hoteleros disponen de un departamento de Economato y Bodega, cuya misión alcanza incluso el almacenamiento.

Por ello, establecer una adecuada política de compras, o simplemente una buena función de compras, puede determinar:  

Que un porcentaje de los beneficios, incluso un 10 %, proceda de ahorros generados por compras. Que una buena función de compras puede aportar un ahorro de un 2-3 %.

Por tanto, diremos que el DEPARTAMENTO DE COMPRAS es el departamento de la empresa cuyo fin es comprar cada vez mejor para mantener de forma permanente y regular el abastecimiento necesario. Su integración posterior dentro de un departamento de Economato y Bodega lleva implícita la necesaria función de la distribución interna. Por tanto, el departamento de compras, a la hora de realizar su función, debe plasmar necesariamente cuatro objetivos fundamentales:

1. Que la calidad del producto o servicio sea la necesaria para alcanzar sus fines. Que el plazo de suministro sea adecuado.

3. Que el precio sea justo en la relación con la calidad. 4. Que las condiciones de pago sean óptimas.

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2.

Estos parámetros u objetivos principales se descomponen en otros secundarios que emanan de nuestra política de compras y de los condicionantes que deseemos incluir en nuestra metodología de evaluación y selección de proveedores. 1.2.- FLUJOS DE ENTRADAS.

Uno de los puntos críticos del circuito documental y del movimiento de la materia prima es el momento de recepcionar la mercancía y el tratamiento que hay que dispensar dependiendo de su naturaleza, tipología y necesidades de almacenamiento (temperatura, grado de luminosidad, humedad,...). Un buen control se considera completo si comienza con las compras y termina con la consumición de la materia prima.

La restauración, definida como empresa de transformación, puede esquematizarse de la manera siguiente:

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Al establecimiento hostelero llegan infinidad de materias primas, que llamaremos "flujos de entrada":

La explicación del gráfico anterior es:    

A: son los géneros con acceso directo al comedor sin pasar por la cocina, directo del economato (bebidas). B: es la entrada de géneros primero a economato, luego a cocina y después a comedor (hortalizas y guisantes en lata). C: supone la entrada de géneros con acceso directo a cocina sin pasar por el economato (carne y pescado). D: es la materia prima que accede directamente al comedor sin pasar por el economato ni la cocina (pan).

Esta diversificación plantea un problema de control por la disparidad física de los lugares de entradas y por el momento en que se van produciendo. Se pueden apuntar varias soluciones, sin que ninguna de ellas sea una panacea, sino que la empresa deberá probar cuál de todas le funciona mejor: 

SOLUCIÓN 1: Se trata de alinear todos los flujos de entrada de género, pasando de forma sistemática por el mismo circuito, haciendo coincidir los puntos de control.

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SOLUCIÓN 2: La solución presente considera las características de las materias primas y las distintas secciones de transformación y consumo, haciéndolas transitar y circular por un único servicio, que se encarga de su recepción y la posterior distribución a los departamentos implicados, y control cualitativo y cuantitativo.

La explicación es la siguiente:   

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

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A y B: son los géneros no perecederos. C: géneros perecederos a corto plazo. D: géneros que tienen que entrar por una urgencia o falta de los mismos en un momento determinado.

Podemos clasificar las entradas de otra manera, en directas e indirectas, indicando el ciclo y el diagrama que siguen las materias primas, según su naturaleza y quien las solicitó. Las entradas directas pasan de inmediato a cocina, las indirectas permanecen en el almacén, cuya extracción sólo puede hacerse mediante el vale de pedido. Observar el gráfico siguiente:

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1.3.- EL CICLO DE COMPRAS. Conocemos “comprar” como el mero hecho de adquirir una cosa, pero esta definición no es necesariamente útil a la hora de referirnos a la gestión de esas compras, que lleva relacionadas una serie de actuaciones de tipo administrativo irrenunciables. El proceso de compra empresarial incluye una serie de fases: a) DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES. En esta etapa se toman decisiones acerca de:   

Qué hay comprar. Cuánto hay que comprar. Cuándo hay que comprar.

Lógicamente, esta es una información que no procede únicamente del departamento de compras, sino que emana de otros departamentos de la empresa. b) SELECCIÓN DE PROVEEDORES. No debe confundirse con la evaluación y selección que se hace de los proveedores para convertirlos en habituales dentro de la organización. En este caso se trata de elegir, en cada momento, y de acuerdo con los parámetros fijados, el que más nos interese en cada momento. Normalmente, en este momento, la empresa dispone de varias ofertas, que debe analizar antes de escoger el proveedor más adecuado. La empresa empleará los criterios de valoración más adecuados. Por ejemplo:   

Cumplimiento de las especificaciones del producto. Precio. Plazo de entrega previsto.

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    

Experiencias previas con el proveedor. Equipo humano del proveedor. Garantías que ofrece respecto al producto. Sistema de calidad y certificación. Solvencia de la empresa.

c) REALIZACIÓN DE LA COMPRA.

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Esta operación se hará de la forma habitualmente reglamentada a tal efecto. Esta fase, además, no finaliza en el mero acto administrativo de la petición, sino que alcanza hasta la recepción del género y su paso a almacenamiento después de superar los controles fijados a la hora de la recepción. d) PUESTA A DISPOSICIÓN DE LO COMPRADO PARA EL RESTO DE DEPARTAMENTOS QUE ASÍ LO PRECISEN.

Así, cuando anteriormente nos referíamos al Departamento de Economato y Bodega de un gran establecimiento hotelero, estamos pensando en una amplia red de distribución interna en la cual existen pedidos a almacén que son solventados sin que deba realizarse una compra externa.

1.4.- LA EVALUACIÓN PROVEEDORES.

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   

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En este momento ya podemos asumir que el proceso de aprovisionamiento es un elemento clave para la buena marcha de un negocio del sector y que existen una gran cantidad de variedades en cuanto a las calidades de los géneros, las cantidades a aprovisionar, la composición de los precios de los lotes, etc. Por tanto, el aprovisionamiento en la empresa afecta a:

La calidad de los productos finales elaborados en el sector de la hostelería. El cumplimiento de los compromisos que se adquieren desde la carta y los menús elaborados. Los niveles de stock acumulado en almacenes y la composición de los lotes de reposición. La estructura de los costes, especialmente del food cost.

Por ello, la empresa de hostelería y turismo debe asegurar que sus proveedores le aseguren la efectividad y calidad de los productos, al tiempo que cumple perfectamente las condiciones económicas y los plazos de entrega fijados. Para que los objetivos se puedan cumplir en este particular, es aconsejable que la empresa defina e implante un sistema de evaluación de proveedores. Este sistema debe definir: 

El ámbito de la evaluación, con lo que se determinan los productos y servicios, si proceden, que van a ser objeto de evaluación.

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





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El sistema de clasificación, que servirá para fijar los niveles por producto y las condiciones que deben cumplirse en cada particular, por ejemplo, los niveles de calidad de los géneros culinarios. Los criterios de evaluación, que definen los criterios que van a valorarse para poder establecer la evaluación de cada proveedor, los indicadores a tener en cuenta y la frecuencia con que van a obtenerse. Las responsabilidades y comunicación, en las que se fija quien realiza cada área y como se traslada la información dentro y fuera de la empresa.

1.4.1.- El ámbito de la evaluación. Supone discriminar proveedores y productos que van a ser evaluados. En el sector de la Hostelería y el Turismo, el número de productos que entrar en el almacén es amplísimo, al igual que con una gran diversidad de proveedores. Evaluarlos a todos ellos supone un costoso esfuerzo que no siempre es asumible. Por ello, resulta aconsejable establecer un número de productos y proveedores que van a serlo. Es lo que conocemos como el ALCANCE DE EVALUACIÓN. Preferiblemente se escogerán aquellos productos y proveedores cuya situación pueda considerarse como crítica. 1.4.2.- El sistema de clasificación: Se establecen las bandas de clasificación en función de la puntuación obtenida en la evaluación. Por ejemplo, proveedores de tipo A, B y C. 1.4.3.- Los criterios de evaluación: Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluación cuantitativa y cuantificable. Por ejemplo:     

La calidad de los géneros. El cumplimiento de los plazos de entrega. La adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. La fiabilidad de los documentos del proveedor, como facturas, albaranes, recibos... El precio de los productos.

1.5.- DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS. PROPUESTA DE PEDIDO. Si queremos que nuestras relaciones con los proveedores funcionen, al igual que nuestra tesorería y el control de existencias, vayan por buen camino, tenemos que darnos cuenta que el sistema de compras es un pilar básico en este tema.

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La “propuesta de pedido” es un documento crucial en la gestión y previsión de las existencias en los diversos departamentos. Los jefes de cada departamento, en función de las necesidades futuras, y en base a la información, sobre ocupación, número de reservas, celebraciones especiales, grupos, actividades programadas como limpieza de salones, o limpiezas generales,... deben elaborar al final de la jornada su propuesta de pedido.





Impedir compras no autorizadas; de esta manera no se compra nada que el departamento encargado de las mismas no permita o autorice y tampoco se filtra a este departamento ninguna solicitud que el jefe de cada departamento no crea necesaria. Facilitar la recepción de los productos, porque como se van haciendo las solicitudes a medida que se hacen necesarios los artículos, pero sin esperar al último momento, transcurre un tiempo prudencial hasta que se reciben, así no se incurre en el riesgo de la rotura de stock. Además, cuando se realiza un pedido no siempre se realiza al mismo proveedor (de cocina nos solicitan carne, pescado, legumbres,...), y también coincide que a un mismo proveedor se le pueden encargar productos para varios departamentos (Coca Cola, para el bar, para el restaurante y para la discoteca). Si utilizamos este documento sabemos que productos corresponden a cada departamento.

LISTA DE MERCADO.

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La misión de este documento es doble:

Se la conoce también por “proposición o pedido de mercado”. Es un documento que se utiliza en el departamento de cocina cuando en el momento en que se ha efectuado el “relevé” (parte de consumo realizado por cocina. Para su cálculo se parte del inventario inicial de las materias primas, se le añaden las entradas, y se le restan las existencias finales, con lo cual conocemos el consumo diario) ya se conocen las existencias de que disponemos para el próximo día; y en base a las previsiones de servicio y las posibilidades del mercado, se solicitarán las cantidades necesarias de aquellos géneros que son recibidos directamente en cocina. El pedido se pasará al responsable de compras para que los curse a cada proveedor.

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A la hora de solicitar el género a los diferentes proveedores, o incluso de los diferentes departamentos a Economato – Bodega, emplearemos los siguientes métodos o tipos de pedido:  



Pedido verbal: Realizado normalmente a través del teléfono. Pedido en soporte papel: Ya sea en formato predefinido por la compañía o sin formato, pudiendo además en este caso proceder con la transmisión de los pedidos a través del fax. Pedido electrónico: A través de la red, pudiendo ser también en formato predefinido por la compañía o sin formato.

REPORTE DE COMPRAS DIARIAS. Es un documento de los que se denominan internos pues no tiene más relación que la interdepartamental. La función de este reporte es controlar tanto el cómputo total de las compras realizadas en el día, como la cantidad de las mismas que corresponde a cada departamento, es decir, realizar la imputación de las compras a aquellos departamentos que las solicitaron. 

Este documento lo formula el departamento encargado de controlar y recepcionar los pedidos, y más tarde se lo pasa al departamento de Compras para que coteje con los pedidos cursados en su momento, y los albaranes recibidos a la par que los artículos, y se puedan realizar las imputaciones de consumo.

Se envía una copia al departamento implicado en la compra y el original se archiva en Compras, o en Administración o en Facturación, dependiendo de la configuración de cada empresa.

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Restaurante Merlú C/ Verbena, 17 47005 VALLADOLID

PROVEEDOR

Albarán

REPORTE DE COMPRAS DIARIAS Artículo

TOTALES

PARTE DE CONSUMOS DIARIOS.

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Fecha_______

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IMPUTACIÓN DEL CARGO A: Cocina Economato Rte Otros

Es otro de los documentos de control denominados internos. Permite relacionar todas las salidas del día ocasionadas en el Economato, realizadas en base al “vale de pedido” para poder imputar a cada departamento los consumos originados. Si no se realizara este control, difícilmente se podrían evaluar los consumos de cada departamento y habría que imputar todos los costes al economato, cosa que no sería cierta.

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ALBARÁN.

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El documento se realiza al menos por duplicado, enviando una copia a cada departamento implicado y el original a Administración o a su equivalente.

Es el documento por el cual queda acreditada la entrega de mercancías. Es el documento que acompaña a la factura en el proceso de compras, cuando se han producido a crédito. Puede reconocerse también con el nombre de Nota de Entrega,

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pero en cualquier caso, sirve para probar la recepción del producto por parte del cliente, porque una vez comprobando el género cualitativa y cuantitativamente se le da el visto bueno firmando y sellando este documento. Puede ser:   

Albarán de entrega o de devolución, en cuanto al objeto de su existencia. Albarán parcial o total, sin incluye una parte de la mercancía solicitada o su totalidad, y siempre en casos en los que la mercancía se entrega dividida. Albarán valorado o sin valorar, si refleja o no los precios a facturar.

Se divide en las siguientes partes, siempre en relación de los datos que debe contener: 





Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en él deben figurar:  Datos del emisor: Nombre o Razón social, domicilio y C.I.F. como mínimo.  Datos del cliente: Nombre o Razón social, lugar de entrega,...  Identificación del documento: Número y fecha de emisión. Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artículos entregados. Debe indicar:  Código del artículo o referencia, si los posee.  Denominación o descripción del artículo o servicio.  Cantidad entregada.  Precio unitario del artículo y, si se desea, valoración del documento.  Los distintos tipos impositivos del IVA, y el importe del albarán. Pie: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son:  Fecha de entrega de la mercancía.  Firma de la persona que la recibe.  Observaciones que deseen indicarse.

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FACTURA. Es un documento externo que recoge la información sobre la operación de compraventa. Su función es acreditar legalmente esa operación. Lo habitual es que vaya por duplicado, quedándose una parte la empresa proveedora, que es quien la emite, y otra el cliente. Para que fiscalmente sea válida debe cumplir unas normas:  

Emiten facturas las empresas y profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad. Se emiten facturas por la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios, realizados por las personas en el desarrollo de su actividad, excepto, en las operaciones realizadas por sujetos pasivos del IVA acogidos al “Régimen de recargo de equivalencia”, y aquellas operaciones que se declaren exentas.

Los requisitos de la factura, se recogen en el Real Decreto 2402/85:    



 

Debe aparecer el número y la serie de numeración correlativa. Nombre y apellidos de la persona física o denominación social, si se trata de una persona jurídica. CIF o NIF. Domicilio del expedidor y del destinatario, aunque si éste fuera una persona física que no realiza ninguna actividad empresarial o profesional, respecto de ella, sólo hace falta el nombre, los apellidos y el NIF. Descripción de la operación (bienes y servicios) y su contraprestación económica. Se incluirá la base y el tipo tributario al que está sujeto cada artículo o servicio (4, 8 ó 18). Cuando el IVA vaya incluido en el precio deberá aparecer la expresión “IVA incluido” y el tipo de referencia. El IVA debe desglosarse en los diferentes tipos impositivos que cargan a cada una de las mercancías, el cual se aplicará sobre las distintas bases imponibles que resulten. Lugar y fecha de emisión. Firma.

Por último, decir que se pueden contemplar un par de situaciones especiales en cuanto a la factura:  

En vez de hacer y emitir una factura por operación, se puede hacer una sola para el mismo destinatario, de todas las operaciones del mismo mes natural. Cuando se pague antes de realizar la operación, es obligatorio dar factura por el importe que se haya abonado, tanto si es sólo una parte del global, como si es el montante total.

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Discal SA C/ Potasio, 7 47013 VALLADOLID

ENCABEZAMIENTO

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CLIENTE: Restaurante Merlú. C/ Verbena, 17 7005 VALLADOLID

CIF: A- 47485012

CIF: B/47002523

FACTURA Nº --------------------------------FECHA: CONCEPTO

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

CUERPO

CÓDIGO

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IMPORTE

PIE

I. V A .

4%..............................

I. V A .

8%..............................

I. V A .

18%..............................

TOTAL FACTURA................................

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SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN

2.1.- LA RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS. El proceso de recepción implica un conjunto de operaciones cuya finalidad es:  

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BASE IMPONIBLE...............................

Asegurar que las materias primas recibidas se correspondan con las pedidas en producto, medida, pvp, calidad,... Permitir que si una mercancía es rechazada por no cumplir los estándares marcados, pueda ser sustituida por otra.

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  

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Seleccionar y ordenar los productos por categorías, respetando su modo de conservación. Realizar el almacenamiento lo más rápido posible, para proteger los alimentos y minimizar los riesgos de contaminación. Asegurar una rotación óptima de cada lote de productos para que se garantice su frescura.

2.2.- PROCEDIMIENTO DE LA RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS. Debemos tener en cuenta que el proceso no es exactamente el mismo en todas las empresas de restauración, pero básicamente consiste en:      

Preparar el área de recepción y efectuar una higiene rigurosa del espacio físico y de los elementos de medida y control. Comprobar que las mercancías recibidas se corresponden con las especificaciones dadas en los vales de pedido. Pesar por separado cada producto, comprobando que el peso neto corresponde con el vale de pedido y el albarán de entrega. Comprobar que los pvp se ajustan al vale de pedido, al listado de pvp ofertados por los proveedores o a los que figuren en la hoja de mercado. Comprobar de consumo, caducidad y entrega de los géneros recibidos. Cambiar los productos de sus envases originales a los de uso interno para evitar contaminaciones.

La función del almacén, desde el punto de vista de la gestión de compras, consiste básicamente en recibir los pedidos esperados. Para ello, el responsable del almacén debe conocer los pedidos realizados por la empresa, donde se detallan las mercancías y su cantidad, sus especificaciones técnicas, el proveedor y el plazo de envío. Una vez contrastados los datos de los albaranes de entrega de los transportistas con los datos de los pedidos, el encargado del almacén ordena la descarga del material, recuenta los bultos comprobando que no existan daños externos y notorios (si existen daños, lo comunica al departamento de compras para que haga la reclamación oportuna) y acepta la mercancía a falta del examen final. A este recuento o conteo de las unidades recibidas se le denomina «control cuantitativo». La evolución tecnológica y, en concreto, los importantes avances producidos en el campo de la informática hacen que este control se efectúe utilizando distintos sistemas que permiten una identificación rápida y eficaz de los productos. Las mercancías recibidas deben ser sometidas a un proceso de control de calidad o control cualitativo antes de darles la entrada de manera definitiva en el almacén. Para ello, se remiten al departamento de control de calidad, el cual se encarga de verificar si las mercancías responden a las especificaciones de calidad establecidas en el pedido. Cuando el número de artículos sobre los que hay que realizar el control de calidad es muy elevado, se recurre al sistema del muestreo.

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El departamento de control de calidad debe emitir un informe favorable sobre la calidad de las mercancías recibidas para dar la entrada definitiva al pedido.

Una de las funciones más importantes del almacén es descubrir todos los errores de la compra: faltas, equivocaciones en los artículos (tipo, cantidad, etc.), daños, defectos, etc., ya que su detección a tiempo evitará muchos de los problemas que ocasiona darse cuenta de ellos demasiado tarde.

El empresario recibe la mercancía y comprueba que cumple las condiciones pactadas. Si es así, la acepta y firma un documento presentado por quien entrega la mercancía. La firma da conformidad a esta operación. Cada parte se quedará con una copia. Según el “Código de Comercio”:

Art. 329 “Si el vendedor no entregase en plazo estipulado los efectos vendidos, podrá el comprador pedir cumplimiento o la rescisión del contrato, con indemnización, en uno u otro caso, de los perjuicios que se les haya irrogado por la tardanza”.

Art. 330 “En los contratos en que se pacte la entrega de una cantidad determinada en un plazo fijo, no estará obligado el comprador a recibir una parte, ni aún bajo promesa de entregar el resto; pero si aceptare la entrega parcial, quedará consumada la venta en cuanto a los géneros recibidos, salvo el derecho del comprador a pedir por el resto el cumplimiento del contrato o su rescisión,...”

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Art. 334"Los daños y menoscabos que sufran las mercancías, aún por caso fortuito, serán por cuenta del vendedor...si la venta se hubiera hecho por número, peso o medida o la cosa vendida no fuere cierta o determinada con marcas o señales que le identifique”. Art. 336 “El comprador que al tiempo de recibir las mercancías las examinare a su contento, no tendrá acción de repetir contra el vendedor alegando vicio o defecto de calidad o cantidad en las mercancías. El comprador tendrá derecho de repetir contra el vendedor por defecto en la calidad o en la cantidad de las mercancías recibidas, enfardadas o embaladas, siempre que ejercite su acción dentro de los cuatro días siguientes al de su recibo, y no proceda la avería de caso fortuito, vicio propio de la cosa o fraude. El comprador podrá optar por la rescisión del contrato o por su cumplimiento con arreglo a lo convenido, pero siempre con la indemnización de los perjuicios causados. El vendedor podrá evitar esta reclamación exigiendo en el acto de la entrega que se haga reconocimiento en cuanto a calidad y cantidad a contento del comprador”.

Art. 337 “Si no se hubiere estipulado el plazo para entregas de mercancías, el vendedor deberá tenerlas a disposición del comprador dentro de las veinticuatro horas siguientes al contrato”.

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Art. 342 “El comprador que no haya hecho reclamación alguna fundada en los vicios internos de la cosa vendida, dentro de los treinta días siguientes a su entrega, perderá toda acción y derecho a repetir por esta causa contra el vendedor”. Art.355 “La responsabilidad del porteador comenzará desde el momento en que reciba las mercaderías,...” Art.366 "Dentro de las 24 horas siguientes al recibo de las mercancías, podrá hacerse la reclamación contra el porteador, por daño o avería que se encontrase en ellas al abrir los bultos, con tal que no se conozcan por la parte exterior de estos las señales del daño o avería que diere motivo a la reclamación, en cuyo caso, sólo se admitirá ésta en caso del recibo.” 2.3.- FUNCIONES BÁSICAS DEL RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN DE GÉNEROS.        

Inspeccionar y controlar la entrada de mercancías, comparando los albaranes, con el bono emitido por Compras. Registrar las diferencias sustanciales que se produzcan en las entradas y comunicárselos al Dpto. de Compras. Avisar al Dpto. Economato o al Dpto. usuario, de la llegada de géneros para que procedan a su retirada o almacenamiento de manera conveniente. Almacenar las diferentes mercancías en los lugares destinados a cada una de ellas (perecederos y no perecederos). Establecer los registros de entradas, devoluciones y retornos de géneros. Establecer y realizar controles de APPCC en los alimentos durante el proceso de recepción, con el fin de garantizar la calidad de los géneros. Controlar los procedimientos de entrega, provisión y salidas irregulares de las mercancías. Informar al Dpto. de Compras de los incidentes ocurridos durante el proceso de recepción.

2.4.- ALMACENAMIENTO. Una vez que la mercancía llega a poder de la empresa hay que almacenarla. Este hecho genera, además, una serie de gastos, que posteriormente veremos. El almacenamiento responde a tres actividades básicas: reunir, guardar y registrar. 



Almacenar supone reunir porque representa el acto de poseer aquello que resultará necesario en un futuro próximo y en cantidades suficientes para cubrir las necesidades. Almacenar supone guardar por el hecho de ubicarlo físicamente en un lugar en el cual se pueda realizar su vigilancia y cuidado.

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Almacenar supone registrar por la obligación de anotar lo que se guarda, es decir, existirá un control documental del almacén. Estos datos que proceden de la obligación de registro suponen la actualización de los datos del almacén.

Los costes de almacenamiento o de posesión son los costes que tiene la empresa por el hecho de tener existencias en el almacén. Los costes de almacenamiento o de mantenimiento de existencias comprenden los siguientes elementos: 

  

Costes de capital o financieros. El dinero empleado en mercancías que están almacenadas y que podría ser utilizado en actividades de mayor rentabilidad para la empresa tiene un coste financiero. Este coste se denomina coste de oportunidad del capital. Costes de servicio. El coste del seguro que cubre las mercancías depositadas en el almacén. Costes de almacén. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en el almacén (luz, agua, teléfono, vigilancia,...). Costes de riesgos. Dentro de este tipo de costes consideramos los costes por obsolescencia, que es el coste de tener en el almacén una mercancía que no tiene salida, debido a los cambios en las modas y en los gustos de los consumidores, y los costes por daños y desperfectos generados por deterioros, pérdidas, caducidad, roturas, etc., que sufren las mercancías al mantenerlas durante un determinado tiempo en el almacén.

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Una vez aceptados los géneros, se clasifican según su naturaleza. 

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Habitualmente se expresa el coste de almacenaje como un porcentaje anual del valor del artículo. Este porcentaje se determina calculando los costes de los diferentes elementos que componen el coste de almacenaje (costes de capital, servicio, obsolescencia, daños,...) y se utiliza el mismo para todas y cada una de las mercancías del inventario.

Productos frescos de consumo inmediato: conviene cambiarlos de envase para no introducir los que pudieran estar sucios o contaminados en las cámaras y recinto de producción.

Su almacenamiento se realiza en cámaras frigoríficas (refrigeradores) mediante lo que se denomina frío positivo (+3º C), o si son carnes, o pescados reduciendo la temperatura entre 1º C y 2 º C. Además, las cámaras deberán ser distintas en función de los géneros conservados, carnes, pescados, verduras y hortalizas,... 

Productos congelados: la norma básica es evitar que se rompa la cadena de frío, ya que un producto que se descongela, no debe volver a ser congelado, porque al descongelarse la primera vez suelta líquido, y al congelarse de nuevo se convierte en cristales de hielos que desgarran el interior del producto afectando a sus seguridad alimenticia, y sobre todo, porque al descongelarse el género se puede generar contaminación bacteriana.

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Este tipo de productos debe ser almacenado inmediatamente a su llegada en cámaras congeladoras mediante frío negativo (-18º C) y en su envase original intacto. 

Productos no perecederos. Se envían al economato o a la bodega en su embalaje original una vez realizada la recepción, donde se mantiene a temperatura ambiente.

En los locales destinados al almacenamiento de productos alimentarios, está prohibido almacenar productos no alimentarios. No pudiendo realizarse otras operaciones que no estén relacionadas con estos productos. Los alimentos se guardarán apilados, guardando las distancias de seguridad entre ellos, las paredes y los techos, evitando en todo momento el contacto de dichos productos con el suelo, y en especial aquellos que vayan a consumirse sin ninguna transformación posterior. El aire debe poder circular sin problemas y debe haber suficiente espacio físico para permitir una adecuada rotación de stocks y una limpieza escrupulosa. Los almacenes deben tener unas condiciones de temperatura y humedad adecuadas al tipo de alimento, de manera que no sufran ninguna alteración o cambio que pueda afectar a la calidad y a la salubridad del producto. El espacio destinado a almacenar productos alimenticios no perecederos tienen que ser secos, frescos y bien ventilados, evitando así posibles alteraciones de los productos. Los alimentos deben almacenarse protegidos de la luz solar, de la humedad. Los productos susceptibles de transmitir olores u otro tipo de contaminación se mantendrán aislados de aquellos que por sus características puedan ser susceptibles de absorberlos. Los productos almacenados en un mismo departamento, deberán tener similares características en cuanto a naturaleza y forma de envasado. El almacenaje debe ser ordenado, facilitando así las tareas de inspección y reconocimiento de los productos, retirando aquellos que estén deteriorados, infestados o contaminados, así como aquellos envases que aparezcan defectuosos o con desperfectos y que puedan suponer un deterioro del contenido. Los cereales, harinas, azúcar, legumbres secas deben almacenarse en recipientes herméticos y de fácil limpieza, o cuando están a embalados en pequeño formato se dejan en los envases originales. El almacenamiento en el interior de las cámaras frigoríficas, se hará de forma similar al utilizado en almacenes no refrigerados.

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La temperatura del interior de la cámara, así como su grado de humedad, será el adecuado a cada alimento, establecido por reglamentación técnico-sanitaria, debiendo mantenerse constante en todo el recinto frigorífico. El control de temperatura y humedad, se hará al menos dos veces al día en intervalos regulares. Se utilizarán los termómetros e higrómetros de los que están dotados las cámaras. Las cámaras de congelación y las de almacenamiento de productos refrigerados durante más de ocho días, tendrán la obligación de tener dispositivos de registro gráfico de temperaturas. Las cámaras no se deben utilizar para refrigerar o congelar alimentos, sino para mantener o conservar en adecuadas condiciones los productos previamente refrigerados o congelados. 

Conservar diferentes productos refrigerados en la misma cámara:

No se pueden almacenar materias primas con productos elaborados en las mismas cámaras. No se pueden almacenar productos de origen animal con otros de origen vegetal salvo que están envasados o cerrados debidamente.

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Los productos lácteos, los huevos, las aves, la caza de pelo o pluma, los pescados y mariscos, así como todas las carnes, deberán almacenarse de forma aislada. Los productos de origen vegetal mantendrán separados atendiendo a la reglamentación y las condiciones específicas de cada uno. 

Conservar diferentes productos congelados en la misma cámara:

Los productos envasados congelados no presentan incompatibilidad alguna, excepto las que se hagan mención en las reglamentaciones específicas. Si se trata de alimentos no envasados, se mantendrán separados unos de otros de forma adecuada siendo estos: pescados y mariscos, productos de caza, tripas, carne de équidos y despojos.

Normas para la correcta conservación de alimentos: 

Uso de recipientes adecuados.

La conservación de los diferentes alimentos se hará en recipientes adecuados, tanto de tamaño como de forma, cambiándolos por otros siempre que sea necesario. 

Adecuado aislamiento de materias primas.

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Las materias primas y los productos elaborados estarán aislados entre sí, y además por tipo de alimento, en el caso de que pueda haber riesgo de contaminación o transmisión de olores y sabores. En ningún caso estas estarán en contacto con el suelo, tanto en zona refrigerada como en no refrigerada. Poner los más antiguos, más cerca, dejando los más recientes más alejados para favorecer la rotación de stocks por fechas. A la hora de organizar los productos debemos recién traídos al fondo, haciendo así una buena rotación de existencias. Debemos conservar siempre todas las materias primas aisladas unas de otras por medio de envases o envoltorios, para evitar la contaminación entre ellos y el deterioro de los mismos. Este aislamiento se debe hacer tanto en refrigeración como en congelación. 

Uso correcto de las técnicas de conservación. Debemos utilizar de forma adecuada a cada alimento las técnicas de conservación. Controlando en grado de frescor y la fecha de utilización.



Conservación al vacío. La maquina de envasado al vacío debe estar en condiciones de limpieza y desinfección antes de cada uso. Las bolsas o barquetas de envasado deben guardarse y mantenerse de forma higiénica. El proceso debe hacer en condiciones adecuadas del alimento, siempre con la máxima garantía de frescura de éste. Debemos respetar la temperatura de conservación del alimento. Debemos etiquetar correctamente (al menos, fecha de envasado, nombre del producto, persona que lo hizo), de forma clara, mediante etiquetas o rotulador de punta blanda resistente a la humedad y al tiempo, ya que el bolígrafo puede romper la bolsa. Debemos mantener los productos envasados, en las condiciones particulares de cada uno, en cuanto a temperatura y humedad se refiere. Debemos conservarlos de forma organizada, teniendo mas cerca aquellos que lleven más tiempo de envasado.



Conservación de las hortalizas y frutas. Se mantendrán a una temperatura entre 5-10ºC Las hortalizas y frutas se mantendrán en lugar fresco y seco, aislado de la luz y de la humedad.

En caso de necesitar otro tipo de conservación, se aislarán de los demás. 

Conservación de las carnes y aves. Se mantendrán en cámara frigoríficas entre 1 y 3ºC. Se mantendrán separados por productos, en recipientes adecuados.

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

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Conservación de los pescados y mariscos. Se mantendrán en cámara frigoríficas entre 0 y 2ºC.

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Se mantendrán separados por productos, en recipientes adecuados, sobre una rejilla para escurrir posibles restos de agua y sangre, que por su pronta putrefacción, y por contacto directo, pueden deteriorar los pescados. 

Conservación de productos envasados. En ningún caso debemos mantener los envases originales de los productos.

Una vez abiertos los debemos pasar el contenido a envases propios adecuados, con cierre hermético.

Debemos tener en cuenta que, a los géneros además de por familias, y temperaturas de almacenaje y conservación, podemos almacenarlos por fechas de entrada para mejorar su rotación, sabiendo que lo primero que debemos usar y sacar del almacén, es el género que primero entró, y que por lo tanto más tiempo lleva en él.

2.5.- DISTRIBUCIÓN DE GÉNEROS.

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   

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Es la tercera de las funciones a realizar en un departamento de almacén o Economato – Bodega. Mediante la entrega de la petición procedente de alguno de los departamentos de un establecimiento, se procede a la entrega de los géneros solicitados. Este acto provoca en el almacén una serie de actuaciones: En el momento de la solicitud de género, se comprueba si hay o no existencia suficiente para cubrir el pedido del departamento afectado. De no haber género suficiente se procede a su pedido. Se entrega al departamento la cantidad solicitada. Se actualizan los datos del almacén y se comprueba la eficacia del stock máximo y stock mínimo fijados.

2.6.- DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOs. VALE DE PEDIDO.

Es el documento que se utiliza para retirar y solicitar cualquier artículo del Economato. Sin este control se produciría un caos administrativo al no poder controlar las existencias ni el destino de las salidas. Lo emite cada departamento y justifica las necesidades al retirar los artículos. Irá firmado por el jefe del departamento correspondiente, de manera que se autorice esa petición y por el jefe del economato, dando validez a esa salida.

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Suele ser un documento de original y dos copias, que además de los departamentos citados ya, se entrega una al departamento de Contabilidad o Administración.

RELEVÉ DE COCINA. Es un documento interno, que sirve como “hoja de control de consumo diario” de productos, porque se anotan los géneros que hay en la cocina, en base a las existencias iniciales, las entradas y las salidas, es decir sirve como parte de consumo en cocina. RELEVE FECHA: 10 mayo 2011 FAMILIA ARTICULO

STOCK

ENTRADA

SALIDA

TOTAL

CANTID CANTID CANTID UNIDAD TOTAL UNIDAD UNIDAD AD AD AD

HORTALI ZANAHORI ZA AS

KG

KG

KG

0

TOMATES

KG

KG

KG

0

CEBOLLA S

KG

KG

KG

0

SETAS

KG

KG

KG

0

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INVENTARIO.

Es una relación detallada de todos los artículos existentes en el almacén. Se relacionan y se clasifican todos y cada uno de los géneros disponibles en el establecimiento. Sirve para determinar los consumos correspondientes a un periodo en concreto (habitualmente un mes).

INVENTARIO FECHA: 20 mayo 2011

STOCK

FAMILIAS ARTICULOS

CANTIDA UNIDA D D

STOCK FAMILIAS ARTICULOS

CANTID UNIDAD AD

ZANAHORIAS

KG

POLLO ENTERO

KG

TOMATES

KG

POLLO PECHUGA

KG

CEBOLLAS

KG

POLLO MUSLO

KG

SETAS

KG

SOLOMILLO VACUNO

KG

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.

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Para mantener actualizados los inventarios de un establecimiento o empresa, debe tenerse en cuenta que: Existencias iniciales + Compras = Existencias finales + Consumos Si despejamos para calcular el consumo habido a lo largo de un periodo determinado: CONSUMO = Existencias iniciales + Compras – Existencias finales Análisis de inventarios: Posteriormente veremos la gran importancia que tiene la valoración de las existencias, sea cual sea el método empleado. No obstante, resulta muy importante también mantener un buen control sobre las existencias, en dos situaciones determinadas: Cuando el almacén está configurado por un número importante de referencias Cuando su configuración reporte determinados riesgos, como:  Aumentos o disminuciones imprevistos derivados de la producción, demanda o consumos puntuales.  Retrasos en aprovisionamientos, obsolescencia o roturas de stocks. Aumento de producto no conforme, lógicamente en su proceso final.  

Por ello se siguen técnicas de análisis de los inventarios que nos permiten clasificar cada uno de los artículos en función de dos grandes parámetros: el valor del artículo y su nivel de necesidad. En un rápido recorrido por cualquier inventario de una empresa tipo de restauración, se observará que existe un mayor control por artículos como la carne y el pescado que por otros del tipo de las especias o las harinas.

Para llevar a cabo este análisis se suelen utilizar dos métodos: 

Método 20 – 80. Su justificación es tan sencilla como reconocer que el 80 % de los consumos habidos en un restaurante se deben al 20 % de los artículos referenciados en el inventario También podríamos decir que el 80 % de los costes de una cocina se concentran en el 20 % de los artículos. Podemos afirmar que el 20 % de los artículos de una cocina, o de sus consumos, referidos a grupos de alimentos como la carne, los pescados, los huevos representarán el 80 % de los consumos o sus costes.



Método ABC. Mediante la aplicación de este método se clasifica a los artículos en tres grupos:   

A: artículos cuyo valor de consumo representa entre 65% y el 75 %. B: artículos cuyo valor de consumo representa entre el 20 % y 25%. C: artículos cuyo valor de consumo representa entre el 5 % y 10%.

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Este agrupamiento implica un incremento de los controles a realizar sobre aquellos artículos incluidos dentro del grupo A, con respecto de los otros. La ejecución de un correcto control sobre este grupo implica una mayor seguridad en cuanto a las posibilidades de éxito.

FICHA DE INVENTARIO PERMANENTE.

2.7.- VALORACIÓN DE EXISTENCIAS.

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Es un documento interno que sirve para mantener al días las existencias correspondientes a cada artículo en stock, generalmente se usa con los no perecederos.

Uno de los principales problemas del Economato es la contabilización de las existencias, debido, fundamentalmente, a que se han adquirido en diferentes momentos, a precios distintos e incluso, a varios proveedores, con lo que la valoración económica se complica.

De la buena gestión del Almacén dependen en buena manera la obtención de mayores o menores beneficios, porque si es el encargado de comprar, de almacenar y de abastecer de las materias primas o suministros de consumo al resto de los departamentos, si no desarrolla bien estas funciones, existirá un descontrol en los abastecimientos, no se podrán realizar las imputaciones de gastos a quien corresponda, no se tendrá control sobre la cantidad de inmovilizado real, las materias primas podrán caducar y estropearse,...

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Como vemos, un departamento “a priori” no demasiado importante, se convierte en un punto neurálgico de la empresa hostelera.  

Valoración de entradas. Que se hará según el precio de adquisición. Valoraciones de existencias finales y salidas. Este apartado se valora según distintos sistemas. Los más usuales en estos menesteres son:

FIFO. ( First In, First Out) Una traducción directa al español sería: “primera entrada, primera salida”. Esta traducción es la base del error extendido, de que lo primero que entra es lo primero que sale. Es conveniente aclarar, que aquí no se trata de ver qué mercancía saldrá antes, y cuál otra saldrá después. Lo lógico y normal, será llevar un sistema de rotación de salidas en el cual, efectivamente el primer artículo adquirido y almacenado, sea el primer artículo en abandonar el almacén, sobre todo en este tipo de empresas que trabajan con unos determinados productos cuya caducidad suele ser breve (carnes, pescados, frutas, hortalizas,...). En este sistema el error de traducción no se hace patente porque coincide el criterio de valoración económica, con el criterio de rotación física de los artículos. Sabemos ya, que los productos con los que se va a trabajar normalmente oscilan de precio, si no en cada entrada, si al cabo de varias de ellas. Unas veces la alteración es altamente patente (oscilaciones del precio del marisco y pescado en fechas navideñas), y otras no tanto. Por lo tanto, y en base a sus precios, tendremos en el almacén varias partidas de un mismo artículo. Cuando se va a efectuar alguna salida para suministrar a un departamento, puede que haya suficiente cantidad de ese producto a un precio determinado, pero puede que no sea suficiente, y haya que mezclar varios partidas, con sus respectivos precios distintos. Pues bien, en el primer caso no hay problema porque todas las unidades que salen, irán valoradas económicamente al mismo precio, que en este sistema es el precio al que fueron adquiridas. El problema se plantea en el segundo caso, cuando hay que mezclar varios precios, y la solución en este caso es ir valorando los artículos que salen por orden cronológico de entrada, y así utilizar las partidas con los diversos precios que sean necesarias para completar el pedido. Ejemplo: 

Supongamos.  Entradas de botellas de vino tinto: 22 de octubre, 10 unidades a 1€/ un. 25 de octubre, 5 unidades a 0.95 €/un. 30 de octubre, 4 unidades a 0.96€ /un.  Salidas de botellas de vino tinto: 1 de noviembre, 14 unidades. 3 de noviembre, 3 unidades.

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



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El precio al que serán valoradas las primeras unidades, como la partida inicial no tiene suficientes, será el siguiente: 10 unidades a 1€/un. 4 unidades a 0.95 €/un. Así tenemos las 14 que nos solicitaron. El precio de valoración de las segundas salidas quedará de la manera siguiente: 1 unidad a 0.95 €/un. 2 unidades a 0.96 €/un. De esta manera logramos valorar económicamente las 3 unidades que nos pidieron.

Este sistema es válido para economatos pequeños de ritmo rápido, o en aquellos que los precios de las materias primas tienen escasa repercusión sobre los p.v.p.

PRECIO MEDIO PONDERADO.

Posiblemente sea el sistema más real a la hora de informarnos sobre los precios de las materias que salen o que tenemos almacenadas. Es conveniente utilizarlo cuando se trabaja con varios proveedores del mismo producto, para de esta manera se amortigua la diferencia de precios y por consiguiente, la inflación.

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La fórmula de cálculo de los nuevos precios es: 

P.M.P. = ( P1 * Q1) + ( P2 * Q2) + ( P3 * Q3) +... / Sumatorio de Q

Ejemplo: 



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En este sistema cada vez que se origina una entrada se hace necesario volver a calcular el precio de valoración. Está relacionado con el anterior, pero es más complejo y fiable, porque además de contar con los precios de entrada, se ponderan con las cantidades, de tal modo que cada precio de entrada, tenga su reflejo de manera proporcional en el nuevo precio resultante.

Supongamos:  Entradas de botellas de vino tinto: 22 de octubre, 10 unidades a 1 €/un. 25 de octubre, 5 unidades a 0.95 €/un. 30 de octubre, 4 unidades a 0.96€/un.  Salidas de botellas de vino tinto: 27 de octubre 3 unidades. 1 de noviembre, 14 unidades. 3 de noviembre, 3 unidades. El precio al que serán valoradas las primeras unidades que salen y las que quedan almacenadas, será el siguiente: P.M.P. = (10 un. * 1 €) + (5 un. * 0.95€) / 15 un. P.M.P. = (10€ + 4.75€) / 15

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

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P.M.P. = 0.983 €. El precio de valoración de las segundas salidas quedará de la manera siguiente: En primer lugar hay que volver a calcular el precio porque hemos tenido una nueva entrada: 12 unidades que había en el almacén, multiplicadas por el precio de valoración 0.983 €, a lo que habrá que añadir la cantidad entrante (4 unidades) a su correspondiente precio (0.96 €). P.M.P. = (12 * 0.983€) + (4 * 0.96€ ) / 16 P.M.P. = (11.796€+3.84€) / 16 P.M.P. = 0.977€/un Las 14 unidades sacadas en la segunda remesa irán valoradas al precio recién calculado. Por último, la tercera salida de mercancía se valorará al mismo precio (0.977 €), puesto que no ha habido ninguna fluctuación en los precios, ya que no se ha producido ninguna entrada a “posteriori”.

*El restaurante el “Mejillón Chungalí”, realiza su ficha de control de producto del mes de enero. Son latas de ajos en conserva con salsa de pimienta. Las existencias iniciales, que fueron las finales del ejercicio anterior, son 220 latas, y están valoradas a 2.87 € cada una. Los movimientos y fluctuaciones son:    

El día 2 de enero se compra una remesa de 120 latas a 2.90 € cada una. El día 5 de enero se sirve al departamento de cocina un pedido de 15 latas. El día 12 de enero, hay que entregar al departamento de Bar 20 latas para que haga unos entremeses. El día 15 del mismo mes, adquirimos una partida de 18 latas a 2.82 € cada unidad.

Lo que se pide es calcular el precio de valoración de las salidas, y la valoración de las existencias finales. PMP

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EXISTENCIAS FINALES: 929.16 €

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FIFO

EXISTENCIAS FINALES: 929.71 € Antes de acabar con el ejemplo, y el tema de la valoración de las existencias, hacer una última observación y es que dependiendo del sistema utilizado habrá diferencias en la valoración económica: PMP

FIFO

929.16 €

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3.- BIBLIOGRAFÍA.

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ALONSO ÁLVAREZ, EMILIO. “OFERTAS GASTRONÓMICAS Y SISTEMAS DE APROVISIONAMIENTO”. CARBONELL CARQUÉS, OSCAR “PREELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ALIMENTOS”.

CERRA CULEBRAS, JAVIER Y OTROS. ED SÍNTESIS. “GESTIÓN DE PRODUCCIÓN DE ALOJAMIENTOS Y RESTAURACIÓN”.

DORADO, JOSÉ ANTONIO. ED SÍNTESIS. ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE EMPRESAS EN HOSTELERÍA Y TURISMO”. GALLEGO, JESÚS FELIPE. ED PARANINFO. “GESTIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA HOTELES, BARES Y RESTAURANTES”. GARCÍA BERMEJO, ÁNGEL Y OTROS. ED. MC GRAW GASTRONÓMICAS Y SISTEMAS DE APROVISIONAMIENTO”.

HILL.

”OFERTAS

MESTRES SOLER, JUAN R. ED GESTIÓN 2000. “TÉCNICAS DE GESTIÓN Y DIRECCIÓN HOTELERA”.

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OJUGO, CLEMENT. ED PARANINFO. “CONTROL DE COSTES EN RESTAURACIÓN”.

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