Tehnike i alati za upravljanje vremenom.docx

UNIVERZITET U BEOGRADU FAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA

SEMINARSKI RAD Predmet: Menadţment Tema: Tehnike i alati za upravljanje vremenom

Studenti: Vitomir Boţović Mia Bogdanović Nikola Bratić

Mentor: Danijela Toljaga

Beograd, oktobar 2009.

260/ 09/ I 56/ 09/ M 323/ 09/ I

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

Sadržaj

1. UVOD ………………………………………………………….…… 2 2. PET GLAVNIH PITANJA ……………………………….………… 4 2.1. Stvar neophodnosti ……………………………….…………….. 4 2.2. Ublaţujuće funkcije ……………………………………………. 5 2.3. Korisnost ……………………………………….………………. 5 2.4. Pouzdanost …………………………………….………………... 6

3. OSNOVNE KOMPONENTE 3.1. Lični računar …………………………………………………… 7 3.2. Elektronska pošta ………………………………………………. 8 3.3. Lični organizer …………………………………………………. 9 4. PROGRAMSKI ALATI …………………………………………… 10 4.1. Lični papirni organizatori ……………………………………… 11 4.2. Odlaganje dokumenata na vašem poslu …………………….….. 11 4.3. Ultimativni alat: radna okolina …………………………….…… 12 5. ZAKLJUČAK …………………………………………..……….… 13 LITERATURA ……………………...………………….……..……… 14

1

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

1. UVOD

Šta je time management – upravljanje vremenom? Upravljanje vremenom je pojam koji se počeo koristiti tek osamdesetih godina 20. veka, a ideja o upravljanju vremenom postoji duţe on jednog veka. Ovaj termin uglavnom koriste biznismeni, menadţeri i poslovni ljudi. Upravljanje vremeon predstavlja način ţivota i rada, to je stvar navike koja se nalazi duboko u nama i pomaţe nam pri izvšavanju sopstvenih potreba i obaveza. Bilo da je u pitanju naša lična profesija ili privatni ţivot. Svoje vreme treba da koristima na najekonimičniji, najracionalniji i najorganizovani način.

Kako definisati vreme? Vreme je novac! Tako ga uglavnom definiše gorepomenuta grupa ljudi. Ako ţelimo biti uspešni u svome poslu treba tako da glademo na vreme, da u njemu vidimo resurse, novac, kapital, investicija… Vreme se ne sme trošiti na stvari i procese koji ne daju rezultate! Moţemo ga smatrati neobnovljivim resursom, jer ne moţemo uticati na vreme niti ga moţemo vratiti (još uvek).

Galvni ciljevi upravljanja vremenom su: 

Povećanje efikasnosti i efektivnosti u poslovanju organizacije



Povečanje vremena bavljnja vaţnim poslovima



Delegiranje poslova koje neko moţe obavljati umesto nas

2

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

Vratićemo se šezdesetak godina unazad. Koje su uobičajene obaveze jedne sekretarice bile? To je danas malo zastareo termin, njen jednodnevni zadatak bi ovako glasio: Poslati 10 identičnih pisama na 10 različitih adresa. Ubacuje dva lista papira u svoju pisaću mašinu, sa indigo papirom između njih. Sigurna da je ime klijenta, adresu i uvodnu reč pozdravljanja korektno napisla, počinje sa kucanjem teksta. Kuca 80 reči u minutu, tako da prvo pismo završava za pet minuta. Onda opet, tako deset puta, potpuno identični tekst. S obzirom da čovek nije savršen, pravi oko pet grešaka po jednom pismu. Gledajući realno, treba joj u proseku 10 minuta da napiše jedno pismo. Uzimajući u obzir celokupno kucanje, adresiranje i kovertiranje pisama, treba joj oko sat i po vremena. U pitanju je 1950. godina tako da lično mora odneti pisma do pošte, pobrinuti se da su poslata i da će stići u regularnom vremenskom roku. Za to joj je potrebno pola sata, tako da joj je za celokupan posao potrebno izdvojiti dva sata. Da li se nešto u vezi sa ovom pričom čini vremenski nerealnim? Da je ste mogli danas uraditi taj zadatak, otkucali bi tekst preko WORD programa, prepravili greške skoro odmah, izbacili kopija svih 10 pisama, I onda verovatno ih poslali preko mejla ili faksa na 10 različitih adresa. Vremeski bi potrošili pola sata na ceo posao, mozda ni toliko. U poslednjih nekoliko decenija, tehnologija je toliko napredovala da postoji širok spektar alata koji nam omogućava da bolje upravljamo svojim vremenom. Neki na primer ručni elektonski organizatori, mobilni telfoni, pejdţeri, faks mašine, govorna pošta, mašine za fotokopiranje, personalni računari i čak video rekorderi i mikrotalasne pećnice – su potomci naprednih tehnologija. Naprave za upravljanje vremenom funkcionišu dobro samo ako se pravilno koriste.

3

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

2. PET GLAVNIH PITANjA Prilikom odabira bilo kog alata za upravljanje vremenom, postavite se sledećih pet pitanja:

1.

Da li mi je potreban?

2.

Da li su mi potrebne sve osobine koje poseduje?

3.

Da li je koristan?

4.

Koliko je pouzdan?

5.

Da li će brzo zastareti?

Paţljivim razmatranjem svojih odgovara na ovih pet pitanja, moćićete da ocenite koliko bi vam odreĎena alatka bila korisna shodno vašim obavezama, i koliko bi mogli njome uticati na upravnje vasim vremenom.

2.1. Stvar neophodnosti ”Da li vam je ova naprava stvarno potrebna?” Ovo je najosnovnije i najkorisnije, a istovremeno kritičko pitanje, koje moţete sebi postaviti prilikom kupovine nekih alatki kojim planirate korigovati vase upravljanje vremenom. Postoje ljudi koji kupuje uredjaje zato sto su u trendu ili su estetski lepi. Vremenom se pokaţe da ti uredjaju ne odgovaraju vasim potrebama, i ne samo to, već vam i oduzimaju vreme. Kako bi utvdili koji uredjaj za upravljanje vremena najvise odgovara vasim potrebama, za vas dom ili posao, najbolji nacin je da napravite paralelu izmedju njegovih koristi i potencijalnih nedostataka. Ukoliko dobro investirate novac, to bi trebalo uroditi plodom. Uglavnom ako nedostaci prevagnu odnosu na korisne funkcije proizvoda onda se cene ne mogu pravdati. 4

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

2.2. Ublažujuće funkcije (osobine) Kada proizvoĎač ili trgovač ţeli da ubedi potencijalnog kupaca da kupi neki proizvod, uglavnom promoviše osobine istog. Imajući to u vidu, pri odabiru bilo kog uredjaja za upravljanje vremenom postavite sebi dva pitanja: - Koji proizvod ima najviše funkcija koji su mi potrebne, bez mnogo funkcija koje mi nisu potrebne? - Da li ću imati ikad imati bilo kakve koristi od tih funkcija?

Koji god da je uredjaj upitanju, 80% njegovog korišćenja biće svedeno na svega 3-4 funkcije. Ovaj problem se naziva Paretov Princip (Pareto Principle). Pojedini modeli mogu posedovati stotine, čak i hiljade opcija koje uopšte nećemo koristiti. Dodatne funkcije, koje su uglavnom uključene u cenu proiyvoda, mogu zakomplikovati operacije i velike su šanse da sve ne bude u redu. Bilo bi poţeljno pročitati izveštaje istraţivanja ili neke publikacije, pre nego što donesete bilo kakvu odluku o kupovini odredjenog alata za upravljanje vremenom. Takodje moţete pričati sa prijateljima i posavetovati se o funkcijama i manama proizvoda koji vas interesuje.

2.3. Korisnost Komplikovanije alatke treba više izučavati u ţelji da ih koristimo efktivnije. Izučavanjem funkcija i opcija novog ureĎaja moţete samo izgubiti dragoceno vreme koje biste potrošili obavljaći svoj posao. Za početak treba odlučiti koje su vam funkcije potrebne, a zattim pronaĎite odgovarajući model i proizvod koji će vam omogućiti da posao obavite na što lakši način. Npr. ako štampač koristite uglavnom za štampanje pisanih dokumenata i prepiski, neće vam trebati laserski štampač u boji. Pri izučavanju korišćenja novog proizvoda, veza izmeĎu uloţenog vremena i napora treba biti proporcionalna. Sem toga, vaše sopstvene veštine i znanja će vam nagovestiti nivo sloţenosti datog proizvoda kako bi ga mogli efektivno koristiti.

5

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

2.4. Pouzdanost Pouzdanost je veoma bitan faktor prilikom kupovine bilo koje tehnološke naprave. Svaka neispravnost ili kvar oduzima mnogo vremena. Navešćemo nekoliko saveta koji će vam pomoći da proverite pouzdanost vašeg aparata: 

Pazite da prilikom svake kupovine dobijete garanciju na proizvod, kako biste

bili osigurani u slučaju nekog kvara ili greške. 

Razmenite iskustva sa prijateljima o kupovini sličnih ureĎaja.



Pogledajte publikacije ili internet strane koje ocenjuju pouzdanost proizvoda.



Potrudite se da imate drugi ureĎaj u rezervi u slučaju kvara.

6

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

3. OSNOVNE KOMPONENTE Postoje odreĎene tehnološke alatke bez kojih se posao u današnjem okruţenju ne bi mogao obavljati: telefon, računar (sa programima, modemima, skenerima i štampačima), faks mašine, pejdţeri i lični organizeri. Pored telefona, govorne poste i fax mašine, veoma su značajni za uštedu vremena i lični kompjuter i lični organizer. Ali oni takoĎe mogu i da nam oduzmu dosta vremena ukoliko ne znamo da ih koristimo.

3.1. Lični računar Lični računari su neophodni za posao, ali veoma je bitno da odlučimo koja vrsta programa nam je potrebna i na koji način ćemo koristiti računar kako bismo što bolje upravljali našim vremenom. Pri odabiru kompjutera, pored proizvodjača i cene, trebalo bi da obratimo paţnju i na još neke stvari kako bismo učinili da kompjuter radi za nas. 

Štampač - Treba izabrati najbolji štampač koji moţemo da priuštimo,ali ne

onaj sa funkcijama koje nam ne trebaju. 

Monitor - Kompjuterski monitori mogu da budu veoma naporni za oči, ali oni

najbolji i najkvalitetnije mogu višesatno gledanje učiniti manje opterećujućim. Zato treba izabrati najbolji monitor koji mozemo da priuštimo, npr. monitor sa ravnim ekranom ostavlja veću radnu površinu i troši manje energije, ali košta znatno više. 

Internet - Brza internet konekcija je veoma značajna. Iako mozda koristimo

internet samo za e-mail, tih 10-ak sekundi koje čekamo da pošaljemo ili otvorimo mail, se stvarno mogu nagomilati. MeĎutim, mnogi od nas internet koriste i za pretraţivanje, zato je bitno znati kako to najefikasnije uraditi. Takodje moramo biti svesni da nisu sve informacije na internetu pouzdane i zato se treba oslanjati samo na proverene izvore. 7

SEMINARSKI RAD



Tehnike i alati za upravljanje vremenom

Memorija - Komjuter brţe radi kada ima puno slobodne memorije, zato je

bitno da povećamo memoriju kompjutera. Veoma je vaţno imati odgovarajuću opremu, ali i znati kako je iskoristiti da bismo uštedeli vreme. Evo nekoliko saveta za koriščenje kompjutera i njegovih dodataka, koji će povećati našu produktivnost: - Treba brisati nekorišćene fajlove i foldere. Na taj način, pored toga što se oslobaĎa prostor na hard drive-u, smanjuje se broj fajlova koje antivirus treba da skenira, što rezultuje kraćim vremenom skeniranja računara. - Treba sačuvati podatke. Postoji nekoliko metoda za čuvanje podataka, npr. zip disk, CD, externi hard drive... TakoĎe veoma je vaţno koristiti funkciju SAVE tokom rada na nekom dokumentu, jer ukoliko se desi neka greška na računaru, sve promene nakon poslednjeg čuvanja će biti izgubljene. - Treba instalirati samo one softvere koji su nam neophodni, jer svaki instalirani program zauzima prostor i usporava rad računara. S obzirom da većina kompjutera već ima instalirane neke programe, treba obrisati one za koje smo sigurni da ih nećemo koristiti.

3.2. Elektronska pošta E-mail je veoma koristan zato što omogućava gotovo trenutnu komunikaciju, ali naravno ima i loše strane. Kako bismo sačuvali vremenski balans izmeĎu prednosti i mana email-a, evo nekoliko ideja: - Nije preporučljivo koristiti e-mail u situacijama koje zahtevaju seriju odgovora, uglavnom je najbolje slati jedan e-mail po temi. Najbolje je privući paţnju primaocu, subjektom poruke, jer u suprotnom se moţe desiti da je obriše i pre nego što pročita. - Veoma je vaţno da poruka bude gramatički ispravna, jer svaka greška čini komunikaciju manje profesionalnom. Takodje za naglašavanje bitnih stvari bolje je koristiti bold i italic, nego reči napisane velikim slovima, jer se mogu protumačiti kao vikanje i poruke napisane velikim slovima su nekim ljudima teţe za čitanje. - Treba znati u kojim situacijama koristiti e-mail, a kada upotrebiti telefon. Npr. ukoliko su u pitanju neke poverljive informacije ili razgovori koji se mogu pogrešno protumačiti, bolje je upotrebiti telefon, kao i kada je nešto veoma hitno, jer neki ljudi ne odgovaraju na mail-ove čim ih dobiju.

8

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

3.3. Lični organizer

Za razliku od telefona, faks mašina i računara, lični organizer je stvar ličnog izbora. Mnogi ljudi koriste klasične organizere, ali postoje i oni koji vole one elektronske, koji omogućavaju komunikaciju, a ponekad i wireless internet konekciju. Za mnoge ljude elektronski lični organizer je veoma korisna alatka. Navešćemo nekoliko najčešćih razloga za korišćenje ličnog organizera: 

Odgovarajuća veličina. Moţete ga nositi bilo gde i koristiti u skoro svim situacijama.



Mogućnost planiranja.



Mogućnost zapisivanja podataka i adresa. Većina ovih organizera ima više oblasti i omogućava lak unos podataka. Mogućnost zasebnog traţenja olakšava lociranje traţene adrese ili broja.



Cut, copy i paste funkcije omogućavaju da veoma lako prebacite podatke iz jedne oblasi organizera u drugu.



Mogućnost pretraţivanja. Moţete pretraţiti sve segmente memorije, ukoliko ste zaboravili gde ste sačuvali neku informaciju.



Oblast za zapisivanje troškova. Ova opcije moţe biti veoma korisna, jer pomoću nje moţete da vodite računa o poslovnim i ličnim troškovima.

Lični organizeri imaju i neke nedostatke od kojih su najčešći: 

Nedovoljno osvetljen ekran,što nekima oteţava čitanje sa ekrana.



Nedovoljna izdrţljivost baterije.



Raznolikost sistema za čuvanje podataka. Postoji puno načina da sačuvate podatke, ali nisu svi laki. Zato proverite ove funkcije pre kupovine,jer ukoliko su komplikovane, nećete čuvati svoje podatke onoliko često koliko je potrebno.

9

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

4. MEKI ALATI Do ovog dela, u ovom poglavlju smo uglavnom ispitali potencijal tehnoloških alata u upravljanju vremenom. Većina stvari koje koristimo da upravljamo vremenom su uglavnom niske tehnologije. Najbolji primer za to je upotreba 3 x 5 indeks kartica koje nam sluţe da postavljamo pitanja, rešavamo probleme i razmenjujemo informacije. Razlozi zašto se i pored nekih modernijih alatki i dalje koriste indeks kartice su: 

Njihova veličina



Krajnje su prenosivi



Mnogo jasnije nego ekran pun slova i brojeva



Pošto su pisane rukom, naglašavaju otvorenu komunikaciju i posvećenost Elektronska komunikacija je često pohvaljivana kao dobar način da se eliminiše

komunikacija zasnovana na papiru, tj. papir i sve njegove mane. Ovo su neki od načina da sačuvamo „papirno vreme”: 

Osloniti se na kompijuterske programe za upravljanje vremenom i biti umeren u proizvodnji štampanih primeraka



Odgovor na memorandum pisati direktno na njemu



Fotokopirati samo najpotrebnije stvari ali dokumenta koja bi mogla da nam prave probleme ako se izgube i fotokopirati i arhivirati



Označiti često korišćene adrese da bi sačuvali vreme kucanja



Standardizovati svoje najčešće korišćene formulare na taj način da npr. „Dospeo i plativ u roku od 30 dana” ne kucamo svaki put kada šaljemo formular već da to postoji na standardnoj formi formulara



Reciklirati papir kad god smo u mogućnosti

10

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

4.1. Lični papirni organizatori Lični organizatori su zamišljeni da budu samo to, lični. Ako se odlučite za papirne organizatore, provedite dosta vremena za poreĎenje različitih modela tako da izaberete onaj koji najviše odgovara vašem stilu. Ako se ipak odlučite za elektronske organizatore uverite se da su jednako dobri kao papirni.

4.2. Odlaganje dokumenata na vašem poslu Odlaganje dokumenata je jedna od velikih veština upravljanja vremenom. Dobar sistem odlaganja doprineće efikasnom skladištenju dokumenata i mogućnost preuzimanja dokumenata odmah. Ovo su par sistema od kojih svaki sluţi odredjenoj svrsi: 

Dokumenta na stolu koja su uglavnom veoma vaţne datoteke



Roling cart files su za vaţne i samostalne projekte



Hot files verovatno montirani na zid su za trenutne stavke koje se često razmatraju



Fajlovi u ormaru koji su rezervisani za datoteke od sekundarnog značaja



Skladišni fajlovi su datoteke za koje ne očekujemo da će nam biti potrebni osim u hitnim slučajevima



Samostalni harmonika fajlovi su za projekte sa ograničenim područjem. Mogu biti nezgodni za upotrebu i bolje su za organizovano skladište nego za aktivni status



Povezivači prstena po mogućstvu sa jasnim plastičnim dţepovima, su korisna alternativa za odlaganje datoteka, kako za aktivne tako i za skladišne



Elektronski fajlovi su daleko bolji od papirnih fajlova kada je u pitanju skladištenje podataka. Laki su za pristupanje i mogu se brzo odštampati kopije. I moţda najbolje od svega je to sto se brisu jednostavnim klikom na delete

Mnogo vaţnije od same lokacije fajlova je kako su oni rasporedjeni. Postoje četri alternative: 

Po abecedi



Po aktuelnosti



Numerički



Hronološki Svaki od ovih pricipa ima svoje prednosti i mane ali hibridni tj. oni koji kombinuju

dva pristupa se uglavnom najbolje pokazuju. Primer ovakvog hibridnog sistema je Dewey Decimal sistem koji grupiše knjige prvo po sadrţaju a zatim abecedno po imenima autora. Kongresna biblioteka koristi ovaj princip. 11

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

4.3. Ultimativni alat: radna okolina Radni sto, stolica, ormari, police, boja zidova, sve to spada pod ovaj ultimativni alatradno okruţenje. Efikasno okruţenje čini nas mnogo produktivnijim, dok neefikasno ili neprijatno moţe loše da utiče na naše vreme. Verovatno ćete se naći u situaciji da neko drugi diktira boje, raspored na stolu, kompletan raspored u vašoj kancelariji. Ako ste imali sreće, moći ćete dodati sliku voljene osobe, doneti lampu na sto ili okačiti slike po svom izboru. Što je vaše preduzeće „korporativnije”, manje stvari nam je dozvoljeno da uradimo sami. Najefikasnija radna okolina treba da sadrţi: 

Udobnu stolicu koja treba da podrţi drţanje i ne uzrokuje umor u leĎima i vratu



Jako osvetljenje koje je jako i ne baca senke tamo gde mi najčešće radimo



Opremu koja ne zauzima mnogo našeg radnog prostora



Mogućnost pristupa aktivnim materijalima tako da ne idemo mnogo daleko



Umirujuće boje



Mirnu okolinu tj. da okolina ne bude mnogo bučna



Prijatnu i konstantnu temperaturu u sobi



Prozor



Čiste radne površine, bez prljavštine, prašine itd. Ako vaše radno okruţenje ima sedam ili više stavki imate idealno radno okruţenje, a

ako ima manje od pet tvoja radna okolina moţe ozbiljno da utiče na tvoju produktivnost i efikasnost. Ako imate značajnu kontrolu nad svojim radnim okruţenjem onda bi trebalo lako da ga oblikujete za maksiman uspeh. Ako nije takav slučaj uzmite u obzir sledeće: 

Paţljivo gledajte da li ima ne upraţnjenog radnog prostora koji bi vama više odgovarao



Volontirajte za „odbor za radnu sredinu” ili čak pokrenite jedan



Prodiskutujte moguće promene u uslovima rada sa vašim šefom



Ako ništa ne uspe traţite dozvolu da donesete svoju stolicu, lampu, okrečite zidove u neku vama lepšu boju itd.

12

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

5. ZAKLJUČAK Imajući odgovarajuće alatke za upravljanje vremenom je samo jedan deo jedne velike slagalice. Nadam se da će vam strategije i praktične taktike u mnogo toga pomoći da budete produktivniji, smireniji, organizovaniji kako u svom poslu tako i u svom ţivotu. Ţelim vam puno sreće na putu čiji je cilj postati uspešan upravljač vremenom. Vreme ne mora biti vaš neprijatelj. Menadţer ni po koju cenu ne sme dozvoliti da vreme upravlja sa njim. U stvari, sa pravim alatima i tehnikama moţemo se i sloţiti sa rečima pesnikinje Sare Teasdale: „Život je vrsta prijatelja”.

13

SEMINARSKI RAD

Tehnike i alati za upravljanje vremenom

LITERATURA

[1] Marc Mancini: Time Management, McGraw-Hill Companies, 2003 [2]

http://www.link-

elearning.com/dlmaterijali/materijali//DLMLJR2/sadrzajNJpdf/DLMLJR2_05.pdf

14