TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Centro Agropecuario – Regional Cauca Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de Empresas Agropecuarias Instructor: Mario Hernán Pérez

Fecha: Noviembre de 2012 Página 1 de 7

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racio ra cional nal del traba trabajo jo;; son indisp indispen ensab sable less duran durante te el proc proces eso o de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes: • • • • •

Manuales Diagramas de procedimiento o de flujo Organigramas Carta de distribución del trabajo o de actividades Análisis de puestos.

1. MANUALES Son Son docu docume ment ntos os detal detalla lado doss que que conti contien enen en en form forma a orden ordenad ada a y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: • • • • • • • •

De políticas, Departamentales, De bienvenida, De organización, De procedimientos, De contenido múltiple, De técnicas y De puesto.

Son de gran utilidad ya que: •

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Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa. Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

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Formato e índice de los manuales. El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas:

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Índice. Objetivos y antecedentes del manual. Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. Redacción clara, concisa y ordenada. Complementarse con gráficas.

1.2 Manuales de organización. Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen: • • •

Finalidad de cada elemento de la organización. Declaración de funciones. Glosario de términos utilizados.

Contienen: • • • • • • • • • • •

Objetivos generales de la organización. Políticas generales. Glosario de términos administrativos. Nombres de áreas o departamentos y puestos. Procedimientos de organización. Responsabilidades de los altos niveles. Funciones. Cartas de organización. Descripción de puestos. Introducción y objetivos del manual. Historia de la empresa.

1.2.1 Manuales departamentales Contienen: 1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas. 2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. 3. Carta de organización general y departamental. 2

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4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. 5. Análisis de puestos. 6. Gráficas de proceso, y de flujo.

Ventajas: • • • • •

Describen el funcionamiento de un departamento. Se emplean para dar instrucciones en el departamento. Presentan el flujo de trabajo. Delimitan funciones, actividades y responsabilidades. Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

1.2.2 Manuales interdepartamentales Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información: • •

Comprenden a todos los departamentos de la organización. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

2. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO  También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten: • •

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Una mayor simplificación del trabajo. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física. Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso. Eliminar demoras. Una mejor distribución de la planta.

2.1 Características de los Flujogramas. Entre las más predominantes están: Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos. •

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Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. •

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Los tipos de diagramas de procedimiento más usados son: • • • •

Gráfica de flujo de operaciones. Gráficas esquemáticas de flujo. Gráfica de ubicación de equipo. Gráfica de flujo de formas.

2.2 Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento. Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia. 1. Escoger el procedimiento por realizar. 2. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán d de utilizarse. 3. Analizar el trabajo. 4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. 5. Establecer el procedimiento más factible. 6. Presentar la proposición. 7. Obtener la aprobación. 8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. 9. Implantar el nuevo procedimiento. 10. Observar el procedimiento implantado. 11. Preparar una guía de adelantos logrados. 12. Llevar registros adecuados de realización.

3. ORGANIGRAMAS Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en: 4

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Por su objetivo Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales, Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades, sus relaciones y las principales funciones de los departamentos.

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Organigramas Por su área Generales. Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras Departamentales. Muestran la organización de un departamento o sección de la organización.

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Por su contenido Esquemáticos. Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles. Analíticos. Son más detallados y técnicos que los anteriores

Especiales. Destacan alguna característica particular de la organización. Existen tres formas básicas de representar los organigramas:

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. 4. CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

Ventajas: 5

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Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden. Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. Normaliza y estandariza procedimientos. Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos. Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Formulación Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen: 1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. 2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección. 3. Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades. 4. Se complementa la información con la observación y la entrevista. 5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona. 6. Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc. 7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

5. EL ANÁLISIS DE PUESTOS Analizar significa "separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática. Dichas técnicas se aplican en tres aspectos: 1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto. 2. Cómo ordenar dichos datos. 3. Cómo consignar los mismos. El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia. 6

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En la descripción se distingue: 1) El encabezado o identificación, que contiene: a) el título; b) la ubicación; c) el instrumental; d) la jerarquía: de quien depende, a quiénes manda; contactos permanentes internos y externos. 2) La descripción genérica, que es una definición lo más breve y precisa que sea posible 3) La descripción específica, donde se detalla cada operación, con estimación aproximada del tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, periódicas y eventuales. En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto, concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se subdividen en otros más específicos, tales como bienes, equipo o trámites, medio ambiente y riesgos.

6. TRABAJO COLABORATIVO Con toda la información anterior por CEAP deben: 1. Realizar en grupo la lectura de la guía 2. Responder en grupo las siguientes preguntas 2.1 Cuales son las principales técnicas y herramientas organizacionales mencionadas en la guía. Elabore un concepto personal de cada una de ellas 2.2 En sus propias palabras defina el concepto de Manuales de la organización y mencione cinco (5) tipos de ellos 2.3 Establezca un concepto propio sobre los diagrama de procedimiento o de flujo. Mencione tres (3) tipos de ellos 2.4 Defina con sus propias palabras que son los organigramas. Establezca la diferencia entre Organigramas estructurales, funcionales, generales y departamentales. 3. Elaborar un cuadro sinóptico en primera instancia individual y luego grupal que sintetice todo el contenido de la lectura anterior.

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