TECNICAS SECRETARIALES 2014

2014 TECNICA SECRETARIAL I

CARRERA: SECRETARIADO EJECUTIVO

NOMBRE: ERIKA ROSMERY VICENTE MIRANDA

TECNICA SECRETARIAL I

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DEDICATORIA Esta pequeña monografía se la dedico a mis compañeros de trabajo por su afecto y diaria colaboración.

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INDICE Dedicatoria ………………………………………………………………….… Pag. 2 Introducción……………………………………………………………………. Pag. 3 1.- Presentación, objetivos generales ………………………………… Pag. 5 2.- Objetivos específicos………………………………………………...Pag. 6 3.- Población, objetivos, requisitos técnicos, programas…………. Pag. 7, 8 4.- Técnicas secretariales ………………………………………………. Pag. 9 5.- Funciones, actividades y/o tareas……………………………….. Pag. 10, 11, 12 6.- Definiciones de calidad …………………………………….. ….Pag. 13 7.- Función, cualidades y características de la secretaria …. ….Pag. 14, 15 8.- Tipos y niveles de secretaria, mecanografía ………………. Pag. 16 9.- Recepcionista, secretaria particular, secretaria de jefatura, Secretaria de gerencia y secretaria de dirección…………….. pag. 18, 19 10.- Conclusión 11.- Bibliografía

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PRESENTACIÓN:

Uno de los recursos más transversales de las empresas es aquel que desempeña funciones secretarias, independiente de la naturaleza o negocio de la industria. Su puesto es considerado, muchas veces, como fundamental dentro de la organización que privilegia las comunicaciones internas, el buen clima laboral, la excelencia en la relación con clientes externos, tanto presencial como por teléfono y la administración cuidadosa y profesional de archivos y documentos de distinta índole. El rol secretarial pasa a ser un verdadero centro de operaciones, de asistencia y consulta. Actualizar y desarrollar aquellas actitudes, comportamientos y habilidades que aseguren el eficiente desempeño secretarial se vuelve la única opción para mantener en el tiempo los principios mencionados. En este contexto planteamos una actividad de capacitación destinada a fortalecer las competencias secretariales que provea de conceptos, técnicas y herramientas específicas de apoyo secretarial.

OBJETIVO GENERAL: El presente curso se plantea como objetivo el dar a conocer el conjunto

de

conocimientos prácticos, habilidades, herramientas y SECRETARIADO EJECUTIVO

TECNICA SECRETARIAL I técnicas secretariales, y que le permitan el desarrollo y fortalecimiento de sus competencias, a la vez de identificar aquellas de orden personal, que le permitan apoyar efectivamente a los niveles ejecutivos y jefaturas en la toma de decisiones y el desarrollo de sus labores diarias. 6

OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Identificar y caracterizar los conceptos fundamentales asociados al rol y función secretarial. • Identificar, analizar y aplicar principios, normas y técnicas referidas a las

comunicaciones

dentro

de equipos detrabajo,

el

manejo

de

relaciones humanas al interior de una organización y la aplicación de protocolos. • Identificar las causas y origen de la pérdida de tiempo. • Analizar las consecuencias de una deficiente distribución de tareas, así como de las técnicas para su administración eficiente. • Reconocer los principios de calidad, servicio y atención, como pilares fundamentales en la relación con clientes. • Identificar y aplicar técnicas y métodos para el control, disminución y superación de conflictos en el equiposecretarial y del entorno laboral inmediato. •

Reconocer

las

características

de

un

líder, resaltando los

beneficios de su adopción dentro del rol secretarial. • Reconocer el conjunto de cualidades y atributos personales que conforman el perfil de competencias personales, relacionándolas con el ideal requerido de una secretaria moderna.

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TECNICA SECRETARIAL I • Promover el sentido de logro en el equipo secretarial, traspasando técnicas para su automotivación. •

Reconocer

la

influencia

positiva

que

tiene

para

personal

administrativo, el rol de la secretaria profesional. 7

POBLACIÓN OBJETIVO Secretarias

Ejecutivas,

Secretarias

de

Gerencia,

Secretarias

Administrativas, Contables y Computacionales, Asistentes de Gerencia, Relacionadoras Públicas y toda persona que se ejerza Funciones Secretariales.

REQUISITOS TÉCNICOS 1. 2.

85 % de asistencia a clases. Los asistentes deberán aprobar el curso con nota mínima 4.0 en

escala de 1 a 7. Esta se obtendrá del promedio obtenido entre una prueba teórica (50% de ponderación) al finalizar el curso y el promedio de 3 ejercicios grupales que se desarrollarán durante las sesiones de tipo práctica. (50% de ponderación).

PROGRAMA Conceptos y fundamentos: el rol secretarial y su relación con otros ámbitos de la organización Visión, misión, autoridad, gerenciación, liderazgo. Conceptos: aptitud, actitud, asertividad, creatividad Concepto: autoestima, automotivación, compromiso SECRETARIADO EJECUTIVO

TECNICA SECRETARIAL I Conceptos: información, petición Conceptos: dirección, supervisión, administración. Comunicación, protocolo práctico y relaciones humanas: Axiomas de la comunicación Comunicación interpersonal 8

Comunicación gestual y corporal Principios para el desarrollo y fortalecimiento de las relaciones humanas en la organización Normas protocolares en la empresa Ceremonias, eventos, reuniones. Precedencias Protocolos en la atención telefónicos Administración del tiempo eficiente: La importancia del tiempo en la organización Priorizar: la distribución de tareas Causas de la dilapidación del tiempo. Su solución Servicio y calidad en la atención de clientes: Concepto de calidad Actitud y comportamiento de servicio Servicio y atención telefónica La secretaria en el manejo de conflictos: Previendo la aparición de conflictos Identificando y manejando sus causas Previendo y calculando sus consecuencias Metodologías de control, disminución y anulación. Superando crisis. Liderazgo secretarial: Características de una secretaria líder.rol, funciones y responsabilidades de su liderazgo SECRETARIADO EJECUTIVO

TECNICA SECRETARIAL I La secretaria como facilitadora, promotora y transformadora de cambios. Perfil de las competencias personales de una secretaria ideal Auto diagnóstico de competencias personales Identificando fortalezas y debilidades 9

Midiendo el desafío de la superación Motivación y sentido de logro: La importancia de ser secretaria La secretaria como polo de motivación y desarrollo de secretarias, administrativos, auxiliares y personal Junior.

TECNICAS SECRETARIALES Prestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y ejecutando

actividades

administrativas

y

aplicando

técnicas

secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.

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FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS - Redactar correspondencia, informes, memorando, oficios, documentos varios de mediana complejidad. - Transcribir a máquina o en el computador la correspondencia, oficios, memorandos, informes y documentos varios de la dependencia. - Llevar registros de actas, informes, recaudos y expedientes. Recibir y verificar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, recaudos consignados por estudiantes y personal de la institución. - Revisa la correspondencia y/o de su superior. - Distribuir la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, previa revisión y/o firma de su superior.

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TECNICA SECRETARIAL I - Enviar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, convocatorias, agenda de consejos y otros documentos. - Llevar el control de archivos generales y confidenciales. - Preparar carpetas contentivas de los recaudos de casos o informes requeridos por su superior o usuarios de la dependencia. - Revisar y ordenar los casos que van a ser incluidos en la agenda del consejo y reuniones. - Revisar y analizar expedientes académicos y administrativos, cuando el caso lo amerite. - Elaborar actas de reuniones, actas de comisión delegada y otros documentos de mayor complejidad.

- Coordinar todo lo relativo a reuniones o sesiones de comisión delegada y las audiencias con su superior. - Elaborar agenda. - Informar al personal docente, y a estudiantes, de los recaudos que según el tipo de solicitud se deben presentar para su discusión y aprobación. - Custodiar actas originales, aprobadas en reuniones. - Recibir la nómina de pago del personal de la unidad. - Recibir los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad. - Controlar y tramitar reposición de caja chica y/o fondo de trabajo. Tomar dictados. - Realizar llamadas telefónicas. - Atender llamadas telefónicas.

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Tramitar citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su superior con otros organismos, personalidades, etc.

- Atender visitas y públicos en general. - Asistir a su superior en reuniones. - Colaborar en la organización de eventos, talleres, seminarios, 12

conferencias, etc. - Organizar eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y convocados por su superior. - Tramitar solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en caso de movilización de su superior o personas autorizadas por el mismo. - Elaborar las requisiciones internas de compra, órdenes de pago, de las dependencias adscritas a la unidad. - Mantener contacto permanente con el departamento de compras y el de mantenimiento para satisfacer las necesidades de la oficina. - Distribuir el trabajo del personal a su cargo. - Supervisar directa y constantemente al personal a su cargo. - Supervisar el mantenimiento de la oficina. - Llevar el control de los permisos solicitados por el personal. - Transcribir y acceder información operando un microcomputador. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la organización. - Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. - Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Realizar cualquier otra tarea afín que sea asignada. SECRETARIADO EJECUTIVO

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DEFINICIONES DE CALIDAD CON UN ENFOQUE AL SERVICIO SECRETARIAL

1.1 Definiciones de calidad Es la suma de las propiedades y características de un producto o servicio que tiene que ver con su capacidad de satisfacer una necesidad determinada. Es hacer las cosas bien y a la primera, buscando la perfección, excelencia, eficiencia y disposición.

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TECNICA SECRETARIAL I Es la concepción de bienestar del hombre, es una búsqueda de hacer bien las cosas desde el inicio con el propósito de ofrecer un producto o servicio cada vez mejor.

Es un proceso en el que están inmersos una serie de elementos o Indicadores para que el producto o servicio que se ofrezca satisfaga las necesidades del cliente-usuario y del prestador de servicio y el costo beneficio por ambas partes.

FUNCIÓN, CUALIDADESY CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARÍA

2.1 COMPETENCIAS Y LÍMITES Requisito indispensable para el bienestar en el trabajo, para el buen clima institucional y para la eficiencia de la empresa, es la clara definición de los puestos de trabajo. Los puestos acaban siendo únicos, como las personas que los ocupan, y muchas cosas sobre ellos no se aprenden más que sobre la marcha. Sin embargo, existen pautas aplicables en general que pueden ayudar a definir el puesto que ocupa:

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TECNICA SECRETARIAL I Pida información acerca de la organización. No tenga miedo en exponer sus dudas. Ante una perplejidad sobre cómo actuar o qué decisión tomar, pregunte: ¿Qué suelen hacer, o qué han hecho aquí en casos semejantes? A reserva de que la Institución le capacite sobre sus tareas, considere 15

esta panorámica general de actividades

a) Redactar y/o copiar oficios. b) Archivar todo tipo de documentos, c) Recordar al jefe compromisos de trabajo (reuniones, citas, pagos...) y compromisos sociales (cenas, felicitaciones...), d) Renovar suscripciones, e) Programar las citas de tu jefe y llevar la agenda de las mismas, f) Preparar informes, relaciones, listas, minuta, g) Elaborar y manejar la lista de personas a quienes se enviará felicitación navideña, o eventualmente de cumpleaños u otros aniversarios, h) Organizar viajes para su jefe, reservando hoteles y transporte, i) Organizar cócteles, bufetes y otras celebraciones sencillas dentro del recinto del trabajo

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TECNICA SECRETARIAL I j) Adquirir regalos en nombre del jefe y, si es el caso, enviarlos debidamente presentados, k) Manejar el equipo de cómputo y todos los programas de Internet, I) Cuando las visitas o las llamadas telefónicas así lo pidan, dar solución, o bien canalizar al departamento que corresponda (filtro). Por supuesto, las tareas de una secretaria varían según los puestos y niveles que ocupa ella, y también van íntimamente relacionadas con el nivel y las funciones del jefe

2.2 TIPOS Y NIVELES DE SECRETARIAS Ofrecemos una clasificación, a sabiendas de que los puestos secretariales no son paquetes perfectamente definidos y que presentan mucha variabilidad.

Mecanógrafa Ser mecanógrafa es a veces la primera oportunidad de familiarizarse con el trabajo de la oficina. De este puesto se espera seriedad, agilidad, exactitud, limpieza y buen gusto.

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Recepcionista Está orientada al cliente-usuario. Debe llenar algunos requisitos técnicos, como el conocimiento del conmutador y el manejo expedito de los directorios telefónicos. Mucho le favorecen la voz agradable, la sonrisa, la seguridad ser conciso en las respuestas, y un espíritu de servicio que transmita aún a través de la bocina.

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Secretaria Particular Además de las funciones de las dos anteriores, si ocupa este puesto, debe identificarse muy de cerca con los intereses profesionales de su jefe. Este puesto, desempeñado con interés y con entrega, es una llave que le lleva a tareas y experiencias enriquecedoras.

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Secretaria de Jefatura Aquí sus funciones son más específicas según las actividades de su área o departamento: compras, ventas, capacitación, relaciones industriales, crédito y cobranzas, asuntos legales, etc. Secretaria de Gerencia Este nivel exige de usted excelente mecanógrafa, excelente manejo de cómputo, excelente ortografía y excelente redacción. El jefe descarga en usted muchos asuntos y no supervisa de cerca sus trabajos. En muchos momentos se mueve sola y se autodirige. Su respuesta a estos retos es de suma responsabilidad, iniciativa y confidencialidad. Secretaria de Dirección

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TECNICA SECRETARIAL I Se le ha instalado, en la administración de la institución, y tiene acceso a las diferentes divisiones y departamentos. Sus relaciones con los miembros del consejo directivo son cercanas

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Tiene acceso a la información confidencial, sobre las políticas, los programas y también las dificultades y problemas de la Institución y de sus altos dirigentes. A este nivel se supone una notoria identificación, no solo con su jefe, sino con la institución, y una total entrega de lealtad a toda prueba En los niveles más elevados, se habla de “asistente de dirección”.

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CONCLUSION

 Desarrollar cualidades morales e intelectuales para el éxito y buen desempeño. 21

 Vigilar el cuidado de la apariencia personal  Analizar el ambiente de trabajo y adaptarse al mismo, manteniendo buenas relaciones con sus jefes.  Atender el teléfono, hacer y transferir llamadas.

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BIBLIOGRAFIA

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