tecnicas de secretariado

09 de Fevereiro de 2010

Técnicas de Secretariado

Ricardo Magowsky

Características pessoais pessoais e profissionais de um profissional profissional de secretariado: Características pessoais:

Características profissionais:

• Boa cultura geral

• Facilidade de expressão

• Espírito de iniciativa • Espírito de colaboração • Poder de síntese • Capacidade de adaptação • Honestidade e entusiasmo • Estabilidade emocional

• Raciocínio lógico • Capacidade de organização • Facilidade de comunicação • Disponibilidade • Criatividade • Iniciativa

A secretária é responsável responsável por múltiplas tarefas, das quais quais se destacam as seguintes: 1. Organização Organização e execução execução de de todas todas as tarefas tarefas adminis administrativa trativas, s, visando a sua optimização. 2. Elaboração Elaboração de documentos documentos escritos escritos em divers diversas as línguas. línguas. 3. Difusão, Difusão, classific classificação ação e pesquisa pesquisa da da informação informação escrita escrita.. 4. Atend Atendim imen ento to tele telefó fóni nico co.. 5. Acolhim Acolhiment ento o de de visitan visitantes tes.. 6. Coorde Coordenaç nação ão de entrev entrevista istas. s. 7. Preparação Preparação de viagen viagens s ou outros eventos eventos sociais sociais.. 8. Planeamen Planeamento to e acompanhame acompanhamento nto de de reuniõe reuniões. s. 9. Actualização Actualização de de agendas agendas de trabalho trabalho e de de outros outros utensílios utensílios relacionados com a gestão de tempo. Etc.

Tipo Tipo de Organização

 i z  l  a  t r  n  C e  a d o

A secretária integra-se na organização

A secretária desconhece a organização como um todo

 l i  a  r  n t  e  s c  d o  e  D  z a

Por vezes o processo de comunicação não é eficaz e o objectivo que se pretende não é alcançado por:

Obstáculos de compreensão: • falta de clareza • mensagens não desejadas • várias fontes concorrentes

e

Obstáculos à recepção: • falta de atenção e/ou interrupções • não escutar a mensagem • interpretação errada e/ou deduções antecipadas

Tipos Tipos de arquivo De acordo com o tipo de documentação a conservar, existem três tipos de arquivo: 1. Activo – contendo informação com uma função operativa; 2.Semi-activo – constituído por documentos com uma função de controlo; 3.Inactivo – contendo toda a informação “histórica” da empresa, com um carácter documentário e somente com um índice de consulta não superior a 5% E diversos tipos d ordenação possível de conservar a informação: • Alfabética • Numérica • Cronológica • Geográfica • Ideológica ou por assuntos

Atendimento telefónico O telefone, sendo um elemento de comunicação comunicação muito utilizado, tem as suas vantagens e desvantagens:

Vantagens • Rápido – estabelece o contacto instantaneamente; • Prioritário – o seu toque exige atenção imediata; • Bilateral – permite perguntas e respostas; • Flexível – admite troca de impressões. Desvantagens • Anónimo – estamos ausentes e os gestos, a mímica, o olhar do nosso interlocutor não é visível; • Impreciso – é possível, por interferências, cometer facilmente enganos; • Exigente – na medida em que as demoras são insuportáveis; • Dispendioso Dispendioso – cada vez mais…

Conclusão Concluindo, trabalhar em secretariado é um trabalho que necessita de profissionalismo, iniciativa e muita eficiência porque exige muito esforço e dedicação. Na minha opinião ser fiel ao seu superior  também é muito importante porque é confiado muita informação ao secretário/a.